SMARTHOTEL

Software Gestión Hotelera

Capturas de Pantalla

Descripción
SMARTHOTEL es un programa para la gestión hotelera (PMS) desarrollado por larspier.com.
Gracias a la gran versatilidad de su interfaz web puede satisfacer una amplia gama de exigencias,
desde las de bed & breakfasts o casas de verano con pocos apartamentos hasta las de hoteles con
centenares de habitaciones. Sus características principales son:

 Interfaz web accesible desde ordenadores, tabletas y smartphones

 Configurable en número y características de habitaciones, períodos, tarifas, etc.
 Asignación automática de las habitaciones con reglas definidas por el usuario. Detalles ->
 Costes añadidos, ofertas especiales y restricciones para las tarifas. Detalles  ->
 Documentos personalizables para recibos, facturas, emails, formularios, etc. Detalles  ->
 Multiusuario con sistema de privilegios. Detalles  ->
 Punto de venta (POS) para bares y restaurantes con gestión del inventario. Detalles  ->
 Estadísticas comparativas sobre ocupación y finanzas. Detalles  ->
 Creación de páginas para averiguar la disponibilidad desde un sitio web. Detalles  ->
 Y, además: reservas de grupo, sistema de backup, cuadro del mes con drag & drop, etc.

Asignación Automática de SMARTHOTEL

Descripción de la Asignación Automática
SMARTHOTEL puede asignar automáticamente las reservas significa que se puede insertar una
reserva dándole una lista de habitaciones, más bien que uno fijo, y SMARTHOTEL le asignará
una habitación de la lista considerando las características de las habitaciones y maximizando la
disponibilidad.

Las características de las habitaciones que son consideradas son el máximo número de personas
que pueden acoger y la prioridad, valores que son insertados a la creación de la base de datos y
pueden ser modificados desde la tabla con todas las habitaciones. El máximo número de personas
es considerado en que no puede ser más bajo del número de personas de la reserva. Se puede
igualmente insertar una reserva con más personas del máximo de la habitación en la que es
insertada utilizando un coste añadido que sea considerado como número de camas extras. La
prioridad es considerada en que las habitaciones que tengan la más baja son asignados los
primeros. Por último, si se insertan más reservas contemporáneamente, se pueden insertar en
habitaciones cercanas entre ellas.
Para maximizar la disponibilidad SMARTHOTEL desplazará las reservas entre sus habitaciones
asignadas si es necesario para liberar una habitación en el período pedido. Asumamos por
ejemplo que tenemos esta situación en un hotel con 4 habitaciones:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
  --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- ---
02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

1 10 12    

2 11  1  2   4  13 

3   8 7 5  

4     9   3    6      

donde por simplicidad hay solo reservas que pueden ser asignadas a cualquiera de las 4
habitaciones, en verde, y reservas que son asignadas a una sola habitación fija, en rojo. Si ahora
se inserta una nueva reserva, la número 14, en el período desde el día 8 al 10, SMARTHOTEL
moverá las reservas 10, 1, 2 y 7 para liberar una habitación y esta será la nueva situación:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
  --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- ---
02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

1     1 12    

2   11   7 4 13

3     8   2   14 5  

4   10 9   3   6    

Si se hubiese intentado insertar la reserva 14 en una habitación diferente a la número 3,

SMARTHOTEL habría respondido que no era posible insertar la reserva en las habitaciones
pedidas. Naturalmente las reservas que ya han empezado no serán movidas de la habitación
donde están, a menos que no se las desplace manualmente una por una. Así en el ejemplo
anterior, si hoy fuese el día 2, no se habría podido insertar la reserva 14 a menos que no se
hubiese desplazado antes la reserva 10 en la habitación 4.

Al insertar una reserva se puede escoger la lista de habitaciones directamente, especificando los
números o las características (casa, piso, número de personas), o escogiendo una tarifa con la
regla de asignación 2. Esta regla asigna a cada tarifa una lista de habitaciones que son
automáticamente seleccionadas cuando se escoge la tarifa y no se da otra lista directamente. Con
la regla de asignación 2 se puede por ejemplo asociar la tarifa "habitación doble" a todas las
habitaciones que pueden acoger 2 personas.

La regla de asignación 1 en cambio se puede utilizar para reservar algunos períodos de una
habitación a agencias. De esta manera SMARTHOTEL intentará no utilizar estos períodos hasta
que no sea necesario, y entonces avisará antes de insertar una reserva en uno de ellos.
Costes Añadidos en SMARTHOTEL
Descripción de los Costes Añadidos
Los costes añadidos se suman a la tarifa base y pueden ser utilizados para varios propósitos,
como por ejemplo para calcular los gastos y la gestión de la limpieza de las habitaciones, para
añadir camas o para ofertas especiales, haciendo muy flexible el sistema tarifario de
SMARTHOTEL.

Se dividen en dos categorías principales: costes únicos, que se aplican una vez para toda la
duración de la reserva, y costes diarios (o semanales si se utilizan períodos semanales), que se
pueden aplicar en un número de días a escoger en la reserva. Cada una de estas dos categorías se
divide a su vez en otras dos categorías, la de los costes fijos, con un precio establecido, y la de los
costes porcentuales, con precio calculado como porcentual de la tarifa. Además, que por
pertenecer a estas categorías un coste se caracteriza por:

 Días en los que se aplica (si es diario). Se puede escoger entre todos los días, todos menos
uno, en días alternos, solo en días de la semana seleccionados, o se pueden escoger los
días cada vez que se inserta el coste.
 Número por el que está multiplicado. Se puede escoger multiplicar el coste por el número
de personas de la reserva o por un número a escoger cada vez que se inserta el coste.
 Períodos en los que está permitido insertarlo. Se puede escoger autorizar insertar el coste
solo en períodos seleccionados.
 Aplicación como cama extra. Si es considerado como cama extra el coste aumentará el
número de las personas de la reserva, haciendo posible insertar reservas con un número de
personas mayor de la capacidad máxima de la habitación.
 Número máximo de costes contemporáneos. Se puede escoger poner un límite al número
de veces que un coste puede aparecer en un mismo período.
 Tarifas incompatibles. Se puede escoger no autorizar insertar el coste si es asociado a una
tarifa seleccionada.
 Habitaciones incompatibles. La reserva a la que se asigna el coste no podrá ocupar las
habitaciones seleccionadas.
 Bienes del inventario a eliminar. Se puede escoger borrar algunos bienes del inventario de
la habitación ocupada o de un almacén en el momento en el que el coste es seleccionado.

Para añadir un coste a una reserva se puede seleccionar manualmente cuando se inserta o
modifica una reserva, o se puede hacer de manera que se inserte automáticamente cuando se
selecciona una tarifa a la que está asociado el coste. También se puede asociar el coste a la tarifa
según la duración de la reserva, si es mayor o menor de un valor establecido por nosotros, o
teniendo en cuenta los días que faltan al principio de la reserva o el número de reservas insertadas
contemporáneamente.

Si el coste es diario se puede asociar a días específicos de la reserva, de manera que se pueda ver
en qué días está aplicado el coste desde la tabla con todas las reservas o desde la página de
modificación de la reserva.

Como dicho anteriormente combinando las características de un coste este puede ser utilizado
para gestionar varias exigencias de la administración de un hotel o una residencia, se muestran
algunos ejemplos aquí debajo.

Limpieza de las Habitaciones

 Utilizando el inventario de una habitación es posible gestionar la limpieza de las habitaciones.
Bastará con insertar en el inventario de cada habitación un bien llamado "limpieza" y crear su
respectivo coste añadido llamado "limpieza", también de precio nulo, que cuando sea insertado
borre el bien "limpieza" en el inventario de la habitación.

Al personal de limpieza bastará con controlar en que habitaciones falta el bien "limpieza" para
saber cuáles limpiar, y cuando estén limpias podrán recargarlo. A través del sistema de
privilegios de SMARTHOTEL es posible crear usuarios a los que esté permitido solo ver y
modificar la cantidad del bien "limpieza " en los inventarios de las habitaciones.

Además, antes de registrar la entrada de una reserva, se podrá seleccionar para ella el coste
añadido "limpieza", de tal manera la reserva será desplazada en una habitación que esté limpia y
esa habitación ya no resultará como limpia.

Si la limpieza no se hace todos los días será útil configurar un coste diario asociado a días
específicos de la reserva, de manera que cuando desde la tabla con todas las reservas pedimos las
que están presentes en un día, el coste aparecerá en su propria columna solo si está asociado a ese
día. También se puede multiplicar el coste por el número de personas para saber cuántas sábanas
hay que cambiar. Si por ejemplo tenemos una reserva de dos días en la que el coste "limpieza"
está asociado solo al primer día, seleccionando el primer día (desde el 1 al 2 abril 2005) en la
tabla con todas las reservas tendremos:

Mientras que seleccionando el segundo día (desde el 2 al 3 abril 2005) el coste ya no estará
presente:

Para tener una tabla como esta con solo apellido, fecha inicial y final, y limpieza se puede crear
un usuario con login no habilitado llamado "limpieza" y poner en sus preferencias solo la
columna del coste limpieza para la tabla con todas las reservas. De esta manera en la tabla del
usuario administrador se podrá escoger el perfil limpieza y ver solo las columnas deseadas.

Si en el cálculo de la tarifa total no se tiene en cuenta la limpieza se puede insertar un coste con
precio cero.

Ofertas Especiales
Si por ejemplo queremos insertar un descuento para los que reservan el entero mes de agosto se
puede insertar un coste con valor negativo (también porcentual) y asociarlo, cuando posible, a las
tarifas deseadas aplicándolo solo a reservas de 30 o más días. Después se pondrá entre los
períodos en los que está permitido insertar el coste solo el mes de agosto. También se puede
hacer que el descuento se asigne solo a las primeras reservas poniendo un número límite de
costes contemporáneos.

Se pueden ofrecer descuentos también a los que reservan al último minuto o con mucha
antelación, gracias a la capacidad de los costes añadidos de poder ser asociados según los días
que faltan al principio de la reserva cuando esta es insertada. Finalmente, también se pueden
insertar descuentos para grupos, aprovechando la posibilidad de asociar un coste según el número
de reservas insertadas contemporáneamente.

Cálculo de las Tasas

Se puede utilizar un coste único calculado como porcentual del precio total de la reserva, o sea el
precio que comprende la tarifa base más los otros costes añadidos y eventuales descuentos. Si se
selecciona en las opciones del coste mantener el valor porcentual, su valor cambiará cada vez
que, modificando la reserva, cambiará el precio total.

Período Mínimo de Permanencia

Para imponer un período mínimo de permanencia a una tarifa será suficiente asociarle un coste
añadido, también de valor nulo, que sea aplicado siempre con un número mínimo de días. De esta
manera recibiremos un mensaje de error cada vez que intentamos insertar una reserva con esta
tarifa y un número de días por debajo del mínimo. También es posible imponer un período
mínimo de permanencia solo en algunos períodos utilizando la opción "siempre en períodos
permitidos" cuando se asocia el coste a la tarifa.

Documentos en SMARTHOTEL
Descripción de los Documentos
SMARTHOTEL permite imprimir documentos insertados por el usuario. Estos documentos
pueden representar contratos de alquiler, recibos fiscales, formularios para las autoridades
públicas, resúmenes para el personal del hotel o cualquier otro documento a imprimir con datos
presentes en SMARTHOTEL. De hecho, se pueden insertar en los documentos algunas variables
predefinidas que contienen los datos de las reservas y de los clientes.

Las variables se distinguen por estar encerradas en paréntesis cuadras. Su lista completa está
disponible cuando se modifica un documento desde "configurar y personalizar" y contiene,
además de las predefinidas, las que haya añadido el usuario. El usuario de hecho puede añadir
variables personalizadas que cambian su valor según el de otras variables. Se puede crear por
ejemplo una variable [cuartos] que asuma el valor "un cuarto" si la tarifa seleccionada
corresponde a una doble, "dos cuartos" si la tarifa corresponde a una triple.

Los documentos pueden tener cuatro formatos distintos. El primer formato es el HTML y permite
mirar el documento directamente desde el navegador. El segundo es el RTF que tiene la ventaja,
con respecto al HTML, de poder definir los márgenes de las páginas a imprimir porque los
archivos RTF se abren en elaboradores de texto como Word u OpenOffice. El tercer formato es el
texto simple, útil si hay que guardar archivos preformateados en XML o similares.

El último formato disponible es el email que permite enviar correos electrónicos directamente
desde SMARTHOTEL. Para que esto sea posible el servidor sobre el que funciona
SMARTHOTEL tiene que estar adecuadamente configurado para permitir enviar emails. El
mensaje tendrá como texto predefinido el del documento, pero se podrá modificar antes de
enviarlo. El destinatario predefinido será la dirección de correo electrónico del cliente, si está
disponible. También es posible salvar un archivo a adjuntar al correo electrónico, lo que puede
ser útil para adjuntar mapas o imágenes.

 Los documentos en formato HTML o RTF pueden ser salvados como archivos sobre el servidor
donde corre SMARTHOTEL. La segunda parte de los nombres de los archivos será compuesta
por el año y un número progresivo con respecto al último archivo presente en el directorio donde
estos son salvados. Este número progresivo será disponible, como variable, también dentro del
documento, haciendo posible la registración de una serie de facturas.

Se puede mirar el documento de una sola reserva o también el de más reservas juntas. Por
ejemplo, desde la página con todas las reservas podemos seleccionar, también temporalmente, las
reservas de las que queremos ver el documento y después escoger el documento a mirar. En este
caso, si el texto del documento no tiene límites para las secciones a repetir, el documento será
repetido por entero para cada reserva, y con documento en formato email se podrán enviar tantos
correos electrónicos distintos cuantas son las reservas. Sin embargo, si el texto contiene límites
para la repetición entonces solo las secciones delimitadas serán repetidas, y con formato email
podremos enviar un único correo electrónico con todas las direcciones de los clientes en el campo
del destinatario. En las partes del documento que no son repetidas se pueden insertar algunas
variables con valor que contiene la suma de los valores de todas las reservas.

Otra manera de obtener repeticiones dentro del documento es creando un bucle con los valores de
una variable del documento contenidos en un array. Por ejemplo, se puede asignar al array de
manera predefinida los valores de las fechas incluidas entre las seleccionadas, creando un bucle
que se repite para cada fecha.

Se pueden crear también partes de documento a repetir dentro de cada reserva, para generar listas
con las variables disponibles. Por ejemplo, todas las variables que acaban con "_huesped" pueden
ser utilizadas para crear la lista con los datos de los huéspedes.

Gestión de Usuarios y Privilegios en

SMARTHOTEL
Descripción de la Gestión de Usuarios y Privilegios
  Nuevos usuarios pueden ser creados en SMARTHOTEL para dar acceso directo a agencias u
otros operadores externos autorizados, o para diferenciar los operadores internos, como por
ejemplo para el mostrador de un hotel. Podrían ser creados también viceversa por una agencia
para dar la posibilidad a los propietarios de controlar la disponibilidad y bloquear períodos,
aunque SMARTHOTEL no ha sido optimizado para este propósito.

Configurando los privilegios de un usuario se puede limitar sus acciones y las informaciones a las
que puede acceder. Las únicas funcionalidades a las que un usuario normal, es decir cualquier
usuario distinto del administrador, no puede acceder son la inserción de las tarifas, de las reglas
de asignación y de las características de los apartamentos, además de algunas funcionalidades
relacionadas a la gestión del programa como la creación de backups y de los modelos para
internet.

Así que será el administrador que decidirá si un usuario puede insertar reservas y en que
apartamentos y períodos, si y durante cuánto tiempo podrá modificar o borrar esas reservas, y
cuales tarifas, costes añadidos, descuentos y otras características de la reserva podrá aplicar o
modificar. Se puede además decidir cuales tablas enseñar y si enseñar todos los datos de la tabla
o solo los que ha insertado el usuario.

Se puede por ejemplo hacer de manera que un usuario de una agencia, después de haber
confirmado una reserva, o pasados un cierto número de dias después de la inserción, ya no la
pueda borrar. O podemos coger como otro ejemplo un usuario que se conecta desde el bar de un
hotel y tenga que acreditar sobre la cuenta de un cliente lo que este consume. En este caso
daremos al usuario como único privilegio el de poder modificar los costes añadidos de las
reservas y le permitiremos utilizar solo los costes añadidos relativos a las consumiciones del bar.

Para limitar los apartamentos que un usuario puede utilizar hay dos maneras. La primera, que
permite limitar también los periodos además de los apartamentos, consiste en hacer de manera
que el usuario pueda insertar reservas solo en períodos con la motivación seleccionada de la regla
de asignación 1. La segunda en cambio consiste en hacer de manera que el usuario pueda utilizar
solo tarifas acopladas a determinados apartamentos por medio de la regla de asignación 2 y que
no pueda insertar ni modificar la asignación directa de los apartamentos.

Para ilustrar como cambia la visualización de la tabla del mes según los privilegios veamos como
dos usuarios distintos ven la misma tabla. El primer usuario, cuyas reservas están marcadas con
"U1", tiene la posibilidad de ver todas las reservas e insertarlas en todos los cuatro apartamentos:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
  --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- ---
02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

1     U2 U1    

2   U2   U1 U1 U1

3     U2   U1  U1 U2  

4   U1 U1   U1 U1    

En cambio, los privilegios del segundo usuario, cuyas reservas están marcadas con "U2", le
permiten ver solo sus reservas e insertarlas solo en los apartamentos 1, 2 y 3:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
  --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- --- ---
02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

1     U2      

2   U2    

3     U2     U2  

  Si queremos identificar fácilmente en las tablas a que usuario pertenecen los clientes y las
reservas presentes podemos hacer de manera que se anteponga un prefijo a escoger delante de
todos los apellidos de los clientes insertados por el usuario. Otra manera es hacer que el usuario
pueda utilizar solo un único cliente y no pueda insertar nuevos.

La regla de asignación 3 nos permite asociar unas tarifas a un usuario de manera que cuando el
administrador inserta una reserva con una de esas tarifas, la reserva y el eventual cliente
resultarán como si hubiesen sido insertados por ese usuario. De esta manera el usuario en su login
sucesivo podrá ver las reservas que el administrador ha insertado para él.

Punto de Venta de SMARTHOTEL

Descripción del Punto de Venta con Gestión del Inventario
 SMARTHOTEL dispone de un punto de venta (llamado también "point of sale" o POS) que
permite insertar rápidamente los costes añadidos, o bien cargándolos sobre las reservas presentes
o registrando el importe en una caja. Los costes pueden estar divididos en categorías para un
acceso más rápido. La interfaz está dimensionada para poder ser utilizada también desde una
touch screen:
 Es posible registrar en un inventario los bienes presentes en una habitación o almacén, de manera
que se pueda individuar fácilmente los bienes que faltan y su cantidad. Por ejemplo, a través del
inventario de una habitación es posible controlar el abastecimiento de un minibar en la habitación
o con el inventario de un almacén el de un restaurante o bar.

A tal fin, de hecho, se puede hacer de manera que, en el momento en el que se inserta un coste
añadido, este borre automáticamente algunos bienes específicos en el inventario de la habitación
ocupada por la reserva o en el de un almacén. Así que por ejemplo se puede hacer de manera que,
cuando se asigna a una reserva un coste añadido llamado "primer plato", se borren todos los
ingredientes necesarios para ese primer plato en el inventario de un almacén llamado
"restaurante". Siguiendo con este mismo ejemplo, utilizando el sistema de privilegios de
SMARTHOTEL, los usuarios que acceden al programa desde el restaurante podrán ser
autorizados a modificar las reservas solo añadiendo o quitando los costes añadidos que se refieren
al menú del restaurante.

Si cuando se inserta el coste añadido los bienes pedidos no están presentes en el inventario se
obtendrá un mensaje de error. En el caso que se trate del inventario de una habitación, y la
reserva todavía pueda ser desplazada en otras habitaciones, la asignación automática de
SMARTHOTEL intentará desplazar la reserva en una habitación en cuyo inventario estén
disponibles los bienes pedidos por el coste añadido.

Si, entrando en el inventario de una habitación o almacén, hubiese un bien cuya cantidad actual
estuviese por debajo de la mínima predefinida, será posible recargarlo desde otras habitaciones en
las cuales la cantidad de ese bien esté por encima del mínimo o desde almacenes en los cuales el
bien esté disponible.

Estadísticas en SMARTHOTEL
Descripción de las Estadísticas
 La página de las estadísticas aporta varios gráficos que ilustran la tendencia de la ocupación de
las habitaciones/apartamentos y de las entradas que se refieren a las reservas. Cada gráfico está
dividido en meses y proporciona la media de todos los meses debajo del título. Es posible
comparar la tendencia de varios años, hasta 5 simultáneamente, y dentro de cada año escoger
cuales meses enseñar. Además, es posible restringir los resultados a un subgrupo de habitaciones
seleccionando una tarifa que les haya sido asociada con la regla de asignación 2.
 Entre los varios datos proporcionados por los gráficos está el RevPAR, un indicador muy
utilizado en la industria hotelera, que representa los ingresos medios diarios generados por cada
habitación/apartamento disponible. El RevPAR tendría que ser calculado sobre la tarifa básica,
sin incluir los costes adicionales, pero en el caso en el que la estructura turística utilice para el
cálculo de la tarifa básica también los costes añadidos de SMARTHOTEL, entonces se podrá
consultar el gráfico del RevPAR calculado incluyendo también los costes añadidos en los precios
de las habitaciones.

 Los últimos gráficos no están divididos por meses porque representan respectivamente el número
de reservas y las entradas divididas por origen de las reservas y las entradas divididas por
métodos de pago.

Páginas para Sitio Web de SMARTHOTEL

Descripción de las Páginas para el Sitio Web
 SMARTHOTEL permite la creación de páginas web, ósea de páginas a integrar en tu proprio
sitio de manera que los visitadores puedan acceder a las informaciones de la base de datos
actualizadas en tiempo real. La integración gráfica de la página con el sitio puede ser total en
cuanto puedes insertar tu proprio HTML alrededor del elemento central de la página.

Una vez creada, la página puede ser desplazada en cualquier punto de tu proprio sitio o de otros
sitios, hasta que los datos para acceder a la base de datos insertados durante la creación sigan
siendo válidos. Sin embargo, es más conveniente configurar el recorrido donde se irá a posicionar
el archivo antes de crearlo, así, si hubiese necesidad de volver a crear la página para aportar
modificaciones, se podrá volver a empezar desde las configuraciones insertadas la vez anterior, y
además la página se actualizará automáticamente cuando se actualiza SMARTHOTEL o cuando
se crea un nuevo año.
Página Para el Control de la Disponibilidad
 Esta página permite a los visitadores del sitio controlar la disponibilidad para las tipologías de
habitaciones y los períodos a los que están interesados y calcular el precio correspondiente. Si las
habitaciones están disponibles se ofrece la posibilidad de rellenar un formulario para enviar un
pedido de reserva que nos podrá llegar como correo electrónico o como nuevo mensaje dentro de
SMARTHOTEL. En el segundo caso tendremos la posibilidad de insertar la reserva, con los
datos insertados por el cliente en el formulario, a través de un botón al lado del mensaje. O si la
reserva no es insertada inmediatamente se podrá, utilizando los documentos de SMARTHOTEL,
responder con un correo electrónico con un texto predefinido que de todos modos podrá ser
modificado, antes de enviar, para responder a eventuales preguntas del cliente.

El cliente, además del período y la tipología de las habitaciones, puede pedir también eventuales
costes añadidos, insertar el número de personas o hacer consultas múltiples. También los campos
del formulario para el pedido de reserva son personalizables, pudiendo escoger cuales pedir y
cuales son necesarios para enviar el pedido. También se pueden añadir campos, por ejemplo, para
pedir los datos de la tarjeta de crédito, en este caso sin embargo será necesario coger las
adecuadas medidas de seguridad (para ello se aconseja utilizar la página para reservas
instantáneas).
Página Para Generar el Calendario con la Disponibilidad
Esta página permite generar un recuadro que contenga el calendario que indica los días en los que
cada tipología de habitación está todavía disponible. Eventualmente se puede escoger no
reagrupar las habitaciones en tipologías y enseñarlas todas separadamente. El calendario se
actualizará automáticamente siguiendo los cambios efectuados dentro de SMARTHOTEL.

Páginas Para Generar la Tabla de las Tarifas

Esta página permite generar con la tabla que contiene los períodos seleccionados y los respetivos
precios de las tarifas seleccionadas. Se pueden seleccionar también los costes añadidos a enseñar
debajo de la tabla. La tabla y los datos de los costes añadidos se actualizarán automáticamente
cuando fueran modificados dentro de SMARTHOTEL.
SMARTHOTEL README
###########################################################
# #
# SMARTHOTEL no ofrece ABSOLUTAMENTE NINGUNA GARANTIA; #
# ver el archivo COPYING para los detalles. #
# #
###########################################################

SMARTHOTEL versión 2.2.4

Programa para la gestión de habitaciones de hotel o de alquiler semanal y
diario de apartamentos.

http://www.SMARTHOTEL.com

SEGURIDAD
Si SMARTHOTEL es utilizado en un ambiente de red inseguro es aconsejable
activar la contraseña del usuario administrador y eventualmente utilizar
conexiones ssl.
No debería haber problemas si varios ordenadores acceden contemporáneamente a
la base de datos y los usuarios normales no deberían poder hacer acciones no
permitidas por los privilegios a ellos asignados.

ATENCIÓN
Es aconsejable guardar todos los datos también en maneras más seguras y hacer
frecuentes backups sobre archivo de la base de datos utilizando el sistema de
backup de SMARTHOTEL.

REQUISITOS SOFTWARE
-apache (>=1.3.26) o otro servidor de web que soporte php
-php (>=3.0.18) con estensión para postgresql, mysql o sqlite3
-postgresql (>=7.4.7) o mysql (>=4.1.11) o sqlite (>=3.7.9)
-un navegador que soporte html 4.01 con encoding utf-8

Las versiones indicadas son las que se han probado, podría funcionar también
sobre las anteriores. El programa ha sido provado solo bajo Linux, en teoría
tendría que funcionar también sobre otros sistemas operativos que soporten los
programas precedentes.

CONFIGURACIÓN DE APACHE: Apache tiene que tener el soporte para php y ejecutar
con este las páginas con extensión .php. Esto normalmente está ya predispuesto
para php4, mientras que para php3 tendría que añadirse la línea:

AddType application/x-httpd-php3 .php

en el archivo de configuración de Apache (httpd.conf o srm.conf).

CONFIGURACIÓN DE MYSQL: Para crear un usuario en mysql conectarse a la base de

datos mysql como root (comando "mysql --user=root mysql") y ejecutar la query:

GRANT ALL PRIVILEGES on nombredatabase.* to usuario@localhost IDENTIFIED BY

'pass';

substituyendo respectivamente nombredatabase, usuario y pass con vuestros

datos.

CONFIGURACIÓN DE POSTGRESQL: asegurarse que el servidor postgres sea arrancado

con la opción para permitir conexiones por TCP/IP (en Debian 9 poner
"listen_addresses = 'localhost'" en /etc/postgresql/x.x/main/postgresql.conf,
en Red Hat 7.2 poner "tcpip_socket = true" en
/var/lib/pgsql/data/postgresql.conf).
Además, tienen que estar atribuidos los permisos justos en el archivo
pg_hba.conf (normalmente van bién los de default). Para crear un usuario en
postgresql utilizar el comando "createuser -d -P nombre_usuario" desde usuario
postgres ("su postgres" desde root).
CONFIGURACIÓN DE SQLITE: la base de datos sqlite en realidad es un archivo
creado en el directorio dati, así que si se utiliza una versión 5.3 o superior
de php no hace falta ninguna configuración especial. Entre los datos para
conectarse a la base de datos no hace falta insertar ni el nombre de usuario,
ni la contraseña ni el nombre del servidor.

INSTALACIÓN
Copiar el directorio SMARTHOTEL bajo un directorio alcanzable desde el web
(DocumentRoot en los archivos de configuración de apache), y puntar el
navegador sobre http://localhost/SMARTHOTEL/inizio.php (o donde hayas puesto
el directorio). El directorio dati dentro de SMARTHOTEL tiene que ser
accesible en escritura al usuario con el que funciona el servidor web (usuario
www-data en Debian), también después de la instalación. Así que si se usa un
servicio de hosting podría ser necesario cambiarlos a través de ftp: por
ejemplo con cuteftp (win) o gftp (linux) conectarse y pinchar con el botón
derecho sobre el directorio dati sobre el servidor (columna de la derecha),
escoger la opción CHMOD y añadir los permisos de escritura (755 o 777).
Después de la pantalla inicial, donde se podrá escoger el idioma español, se
tendrán que insertar los datos para conectarse a la base de datos, de los que
algunos ya están presentes con valores que tendrían que estar bien para la
mayoría de los casos. La contraseña es necesaria solo si activada en el
servidor PostgreSQL o MySQL. En Debian con php3 responder si a la pregunta
sobre la extensión "pgsql.so". Después de haber insertado los datos sobre los
apartamentos (por lo menos el número), se tendrá que crear el año que se
quiere gestionar (más tarde se podrán añadir al período escogido meses al
final, pero no quitar). Si existe el año anterior se pueden importar
eventuales precios y reservas de meses en común. Al final se llega al menú
principal, que creo sea bastante intuitivo. Antes de poder insertar reservas
se tendrán que insertar los precios de los períodos relativos.

Para la desinstalación borrar el directorio SMARTHOTEL y destruir la base de

datos creada (destroydb nombredatabase o dropdb nombredatabase según la
versión para PostgreSQL).

ACTUALIZACIÓN DESDE VERSIONES PRECEDENTES

¡Antes de actualizar es oportuno hacer un backup de la base de datos con el
sistema de backup de SMARTHOTEL y guardar el archivo hoteld_backup.php, en
caso contrario se podrían PERDER TODOS LOS DATOS! Controlar también que los
nuevos requisitos software sean compatibles con los actuales.
Dejar en el directorio donde está instalado SMARTHOTEL o php-residence solo el
directorio dati (siempre con los permisos de escritura para el servidor web),
borrando todo el resto.
Después copiar allí los archivos de la nueva versión (menos el directorios
dati naturalmente) y POR PRIMERA COSA acceder al menú principal (como usuario
administrador si está activado el login) y pulsar el botón "actualiza"
esperando que se acabe de cargar la página. Si se utilizan módulos o temas
añadidos recordar copiar ellos también con los archivos de la nueva versión.
Es posible pasar del utilizo de una base de datos PostgreSQL a una MySQL o
viceversa utilizando el sistema de backup.

Si se está actualizando desde una versión anterior a la 1.1 entonces los

modelos para internet eventualmente presentes en los lugares predefinidos
serán renombrados. Archivos con los viejos nombres incluyendo los contenidos
de los archivos con los nuevos nombres serán creados también, pero se
recomienda actualizar los enlaces en el resto de su sitio para apuntar a
los nuevos nombres.

Si se utiliza SQLite como base de datos, entonces no se podrá actualizar desde

versiones de SMARTHOTEL anteriores a la 2.0.
Para versiones anteriores a la 2.0 habrá primero que cambiar de base de datos
pasando a MySQL o PostgreSQL con el sistema de backup.

Si se utiliza una versión de MySQL anterior a la 4.1 se recomienda crear un

archivo de backup antes de actualizar MySQL a una versión igual o superior a
la 4.1 y restaurar ese archivo justo después.

CONSEJOS
- Utilizar los botones del navegador para volver atrás después de haber visto
un documento.
- Insertar siempre números con al máximo 2 decimales como dinero. Para separar
los decimales se puede utilizar la coma o el punto, pero NO separar nunca los
miles.
- Si no se inserta ningún método para la asignación de un apartamento en una
reserva el programa asignará automáticamente el apartamento teniendo en cuenta
el número de personas y la prioridad de los apartamentos (cuanto más baja
antes es asignado).
- Las reservas ya empezadas y las que han registrado el horario de entrada son
consideradas fijas. Para desplazar las ya empezadas hay una opción cuando se
intenta moverlas en apartamentos que no están libres.
- La regla de asignación 1 puede ser usada para apartamentos reservados a
agencias que tienen que ser avisadas en caso de reserva.
- Con la regla de asignación 2 se puede por ejemplo asociar una tarifa llamada
"4 personas" a los apartamentos que pueden acoger 4 personas.
- Si no se quiere que el programa asigne automáticamente los apartamentos
basta con asignar siempre a todas las reservas un apartamento fijo.
- Se puede asignar un precio distinto para cada período a pesar de que en la
página de inserción de precios hay solo 8 (se insertan 8 cada vez).
- Si se opera entre 2 años no crear el nuevo año hasta cuando no empiece, sino
continuar a insertar las reservas del año siguiente desde el menú del año
corriente, eventualmente se pueden añadir los períodos necesarios. Después
cuando llega el nuevo año crearlo importando las reservas del año anterior
(para poder hacerlo hay que utilizar el mismo tipo de períodos del año
anterior y si los períodos son semanales también el mismo día de principio/fin
de semana). Se aconseja dejar activada la opción en "configurar y
personalizar" para crear el nuevo año en automático el 10 de enero.
- Para el nombre de los apartamentos utilizar por ejemplo 07 o 007 en lugar de
7 para tener las tablas de los meses ordenadas.
- El navegador recomendado para el back- office es Mozilla, Firefox o
cualquier otro navegador basado sobre Mozilla (www.mozilla.org).
- Se pueden añadir nuevos usuarios desactivados y cambiar sus columnas
seleccionadas en la página de personalizaciones para tener distintos perfiles
en la tabla con todas las reservas.
- Si SMARTHOTEL es usado desde internet, se puede instalar una copia también
en el ordenador de casa y subordinarla (desde configurar - - >
interconexiones) a la instalación de internet en caso de que falte
temporáneamente la conexión.

INSERCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Desde "configurar y personalizar", haciendo clic sobre sus números, se pueden

editar los textos de los documentos a imprimir, salvar o enviar por correo
electrónico. Los textos han de ser insertados en formato HTML, RTF, o en texto
simple para enviar correos electrónicos. Después de haber instalado SMARTHOTEL
se encontrarán algunos ejemplos de documentos ya utilizables. Para insertar
fácilmente un documento RTF escribir primero el texto en el programa preferido
(por ejemplo, Word u OpenOffice), salvar el archivo en formato RTF y volver a
abrirlo con un editor de textos, después copiar todo el texto y pegarlo en el
documento.

En los documentos se pueden utilizar unas variables predefinidas que, en caso

de que sean vacías, serán substituidas por espacios a rellenar. Las partes del
documento dentro de los tags [r][/r] serán repetidas para cada reserva (si los
tags no son presentes todo el documento será repetido). Dentro de estas partes
se pueden insertar listas con los tags [r2][/r2] (para huéspedes) o [r3][/r3]
(para costes añadidos). Por ejemplo, para la lista con los datos de los
huéspedes las variables acaban todas con el sufijo "_huesped".

Algunas de las variables disponibles para insertar son (la lista completa está
en la página para modificar los documentos):

Datos del cliente:

[apellido] Apellido
[nombre] nombre
[fecha_nacimiento] fecha de nacimiento
[el] 'el' (masculino) o 'la' (femenino)
[El] 'El' (masculino) o 'La' (femenino)
[al3] 'al' (masculino) o 'a la' (femenino)
[a] '' (masculino) o 'a' (femenino)
[o3] 'o' (masculino) o 'a' (femenino)
[Mr] '' (masculino) o 's' (femenino)
[nacion] nación de proveniencia
[ciudad] ciudad de residencia
[calle] calle
[calle2] como $calle pero inserta la palabra calle delante de los
espacios si no es definida
[numero_calle] número en la calle
[codigo_postal] código postal
[telefono] número de teléfono
[telefono2] segundo teléfono
[telefono3] tercer teléfono
[fax] número de fax

Datos de la reserva:
[num_personas] número de personas
[num_camas_extras] camas extras de los costes
[num_personas_tot] número de personas + camas extras
[precio_tot] precio total
[fianza] fianza
[resto_fianza] precio total - fianza
[fecha_inicial] fecha de legada
[fecha_final] fecha de llegada
[nombre_tarifa] nombre de la tarifa
[precio_tarifa] precio sin costes añadidos y descuento
[descuento] descuento
[comentario] comentario
[unidad_ocupada] número de la habitación o apartamento
[lista_unidades] lista de la habitaciones o apartamentos
asignables, separados por comas
[pagado] Cuanto ha sido pagado hasta ahora
[nombre_coste_agna] nombre del coste añadido, definido solo
dentro de las repeticiones de los costes
[valor_coste_agna] valor del coste añadido, definido solo dentro
de las repeticiones de los costes
[multiplicado_max_coste_agna] máximo número por el que se multiplica el
coste, definido solo en las repeticiones de
los costes. Si también dentro de una
repetición de un array de días, representa el
número por el cual el coste se multiplica ese
día
[valor_diario_max_coste_agna] máximo valor diario (no multiplicado) del
coste, definido solo en las repeticiones de
los costes. Si también dentro de una
repetición de un array de días, representa el
valor del coste (ya multiplicado) en ese día
[todos_costes_agnadidos] lista con todos los costes añadidos con los
respectivos valores
[nombre_coste_agna_sel] nombre del coste añadido seleccionado antes
de ver el documento
[valor_coste_agna_sel] valor del coste añadido seleccionado antes de
ver el documento
[hoy] fecha de hoy
[precio_tot_p], como los precedentes sin _p final pero
[fianza_p],[pagado_p], formateados con puntos y comas para
[resto_fianza_p], decimales y miles
[precio_tarifa_p],
[descuento_p],
[todos_costes_agnadidos_p],
[valor_coste_agna_sel_p]

[fecha_insercion_reserva] cuando no es nula la reserva corriente no es

añadida al documento
[email_ya_enviada] 1 si un email con el mismo objeto ha sido ya
enviado al cliente, si no 0
[mensaje_de_error] cuando no es nula se enseña su contenido en
vez del documento
Además, también se pueden crear variables personalizadas del tipo [var] o
arrays del tipo [var1(var2)]. Para asignar a un array un valor fijo dentro del
documento, se puede utilizar la notación [var1('valor')].

PÁGINAS PARA EL SITIO WEB

Es posible crear unas páginas para insertar en un sitio internet, por ejemplo,
para permitir a los visitantes de controlar la disponibilidad y eventualmente
pedir reservar por correo electrónico. Se accede a la creación de las páginas
desde "Configurar y personalizar".

Los archivos pueden ser creados directamente en su posición final ajustando el

directorio donde son creados en "configurar y personalizar". De este modo las
páginas serán automáticamente actualizadas cuando se crea un nuevo año o
Cuando se actualiza la base de datos. Si se desplaza la página a otro sitio
web (siempre con soporte para php), esta tendrá que poder acceder igualmente a
la base de datos a través de los datos insertados al momento de su creación.
Se puede insertar el html al principio y al final del archivo, pudiendo así
por ejemplo encerrar el formulario de disponibilidad en una tabla o dentro de
la estructura de una página de su sitio. Creando otra vez el archivo se pueden
modificar todas las opciones y las frases del formulario insertadas en
precedencia.

Las páginas para el sitio web pueden ser visualizadas en modalidad frame
añadiendo ?framed=1 a sus URLs, de esta manera se mostrará una versión
simplificada de la página, personalizable con un archivo css externo. Esta
modalidad puede ser utilizada por ejemplo para empezar los pedidos de
disponibilidad en un panel (iframe) dentro de otras páginas del sitio. Si
también se añade &blank=1 a la URL el formulario se abrirá en una nueva
ventana.

GESTIÓN DE USUARIOS
Se puede acceder a la gestión de usuarios desde la página "Configura y
personaliza". Nuevos usuarios pueden ser utilizados para dar acceso directo a
agencias por parte del propietario, o por una agencia para dar la posibilidad
a los propietarios de controlar la disponibilidad y bloquear períodos.

Se pueden limitar los apartamentos que un usuario puede utilizar de dos

maneras: haciendo que se puedan insertar reservas solo en períodos
seleccionados de la regla de asignación 1, o haciendo que se puedan utilizar
solo tarifas asociadas a determinados apartamentos a través de la regla de
asignación 2 y que no se pueda ni insertar ni modificar la asignación de los
apartamentos.

Si se olvida la contraseña del usuario administrador se puede borrar el

archivo abilita_login al interior del directorio dati, de esta manera será
desactivado el login inicial y cualquiera podrá acceder con los privilegios
del usuario administrador.