Manual de Access

2003
 ÍNDICE
Unidad 1. Elementos básicos de Access2003 5
Arrancar y cerrar Access 2003. 5
Pantalla inicial 5
Las barras. 6
Las barras de herramientas 7
La barra de estado 7
Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una Base de Datos 7
Crear una base de datos. 7
Cerrar la base de datos. 9
Abrir una base de datos. 9
Unidad 3. Crear tablas de datos 10
Crear una tabla de datos. 10
Guardar una tabla. 13
Cerrar una tabla. 13
La clave principal 14
Unidad 4. Modificar tablas de datos 14
Modificar el diseño de una tabla. 14
Introducir y modificar datos en una tabla. 15
Desplazarse dentro de una tabla. 15
Buscar y reemplazar datos. 16
Unidad 5. Propiedades de los campos 18
Introducción 18
Tamaño del campo 18
Formato del campo 19
Lugares decimales 20
Máscara de entrada 20
Título 20
Valor predeterminado 20
Regla de validación 21
Texto de validación 21
Requerido 21
Permitir longitud cero 21
Indexado 21
Unidad 6. Las Relaciones 22
Crear la primera relación. 22
Añadir tablas a la ventana Relaciones. 23
Quitar tablas de la ventana Relaciones. 24
Modificar relaciones. 24
Eliminar relaciones. 25
Limpiar la ventana relaciones 25
Mostrar relaciones directas 25
Visualizar todas las relaciones 26
Unidad 7. Las Consultas 26
Tipos de consultas. 26
Crear una consulta. 27
La vista Diseño. 28
Añadir campos 29
Definir campos calculados 29

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 Encabezados de columna 29
Cambiar el orden de los campos 30
Guardar la consulta 30
Ejecutar la consulta 30
Modificar el diseño de una consulta 31
Ordenar las filas 31
Seleccionar filas 31
Consultas con parámetros 33
Las consultas multi-tabla 34
Combinar tablas 34
La composición externa 35
Unidad 8. Las Consultas de resumen 37
Definición 37
Las funciones de agregado 38
Agrupar registros 39
Incluir expresiones 40
Incluir criterios de búsqueda 40
Unidad 9. Las consultas de referencias cruzadas 41
Introducción 41
El asistente para consultas de referencias cruzadas 42
Las consultas de referencias cruzadas 45
La vista Diseño 45
Unidad 10. Las consultas de acción 46
Consultas de creación de tabla. 46
Consultas de actualización. 48
Consulta de datos anexados. 50
Consulta de eliminación 52
Unidad 11. Los formularios 54
Introducción. 54
El asistente para formularios. 55
Editar datos de un formulario 57
La vista diseño de formulario 57
La barra Diseño de formulario 58
El cuadro Herramientas 60
Trabajar con controles 62
Unidad 12. Los Informes 65
Introducción. 65
El asistente para informes. 66
La vista diseño de informe 71
La barra Diseño de informe 72
Imprimir un informe. 75
La ventana Vista previa 77
Agrupar y ordenar 78
Unidad 13. Los Controles de Formulario e Informe 80
Propiedades Generales de los Controles 80
Etiquetas y Cuadros de Texto 82
Cuadros Combinados y Cuadros de Lista 83
El Control Grupo de Opciones 85
El Control Ficha 86
Las Herramientas de Dibujo 87
Imágenes y Marcos de Objeto 88

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 El Botón de Comando 94
Controles ActiveX 95
Unidad 14. Las Macros 96
Introducción 96
Crear una Macro 96
Acciones más utilizadas 98
Acciones Condicionadas 99
Grupos de Macros 101
Crear Bucles 102
Depuración de errores 103
AutoKeys o Métodos abreviados de Teclado 104
Unidad 15. Configurar la Interfaz 105
Introducción 105
Visualizar Barras de herramientas 105
Crear Barras de Herramientas 106
Propiedades de los Elementos de una Barra 109
Propiedades de la Barra de Herramientas 111
Asociar Barras a Formularios o Informes 112
Opciones de Inicio 114
Unidad 16. Herramientas de Access 120
Introducción 120
Analizar Tablas 120
Analizar Rendimiento 122
El Documentador 123
Compactar y Reparar 124
Otras Herramientas 125
Unidad 17. Importar y Exportar datos 130
Importar datos 130
Exportar Datos 131
Exportar a Word y Excel 131
Obtener Datos por Vinculación 133
El Administrador de Tablas Vinculadas 135

-4-
 UNIDAD 1. ELEMENTOS BÁSICOS DE
ACCESS2003
Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access2003, la pantalla, las
barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman,
dónde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún
momento no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en
disposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.

ARRANCAR Y CERRAR ACCESS 2003.

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access2003.
Í Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se
despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los
programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego
Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.

Í Desde el icono de Access2003 del escritorio .

Para cerrar Access2003, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Í Hacer clic en el botón cerrar
Í Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
Í Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.

LA PANTALLA INICIAL.

Al iniciar Access
aparece una pantalla inicial
como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales.
Así conoceremos los
nombres de los diferentes
elementos y será más fácil
entender el resto del curso.
La pantalla que se muestra a
continuación (y en general
todas las de este curso)
puede no coincidir
exactamente con la que ves
en tu ordenador, ya que cada
usuario puede decidir qué
elementos quiere que se vean
en cada momento, como
veremos más adelante.

-5-
 LAS BARRAS.

La barra de título contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha

están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

La barra de menús contiene las operaciones de Access, agrupadas en menús

desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas
con los diferentes elementos que se pueden insertar en Access.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más
habituales se realizan más rápidamente desde los iconos de las barras de herramientas que
veremos en el siguiente punto.
Cada opción tiene una letra subrayada, esto indica que se puede acceder
directamente a la opción pulsando simultáneamente la tecla Alt y la letra subrayada, por
ejemplo si pulsamos Alt+A se abre la opción Archivo.

En Access2003 la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que

consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario
va utilizando. Si deseas más información sobre los menús desplegables, haz clic aquí.

Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma
inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen
porque a la derecha del nombre del comando, o no
aparece nada o bien aparece la combinación de teclas
para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el
menú (ayuda), F1 para entrar en la ayuda de Microsoft
Access.

Opción con otro menú desplegable. Al

situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado
con más opciones para que elijamos una de ellas. Se
reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por
ejemplo, en el menú, Bases de datos de ejemplo.

-6-
 Opción con cuadro de diálogo. Al hacer clic en la opción
aparece un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información y que
tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque
el nombre acaba con puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú,
Detectar y reparar...

LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS

Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata

algunas de las operaciones más habituales, como Guardar , Abrir , Imprimir ,
etc.
Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se
reconocen porque tienen el color atenuado.

La barra que te hemos mostrado es la de base de datos, existen más barras de

herramientas como por ejemplo la del panel de tareas (es la que ocupa la mitad derecha
de la pantalla), éstas son accesibles según la pantalla en la que estemos y las iremos viendo
a lo largo del curso hasta incluso nos podemos definir nuestras propias barras.

LA BARRA DE ESTADO

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene

indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la
pantalla en la que estemos en cada momento.

UNIDAD 2
CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS
CREAR UNA BASE DE DATOS.

Para crear una nueva base de datos debemos:

› Hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco del
panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.

-7-
 Si este panel no está visible podemos utilizar en
el menú Archivo de la barra de menús la opción
Nuevo...

O bien hacer clic sobre el icono Nuevo de la barra de herramientas. En estos dos
casos aparecerá el panel de tareas y podremos seleccionar Base de datos en blanco.

› A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre

de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.

En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la
carpeta donde vamos a guardar la base de datos.

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta

seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. Los iconos
que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en, te los explicamos aquí

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de

datos. Hacer clic sobre el botón Crear.

› Automáticamente se creará
nuestra nueva base de datos a la
cual Access asignará la extensión
.MDB, y aparecerá la ventana
Base de datos:

Si observas la ventana Base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los

diferentes tipos de objetos que podemos tener en la base de datos (tablas, consultas,
formularios, ...) y en la parte de la derecha, dependiendo del tipo de objeto seleccionado a
la izquierda, Access nos muestra los objetos que hay creados de este tipo y nos permite
crear nuevos de distintas formas.

En nuestro caso el tipo de objeto seleccionado es

la Tabla, principal elemento de cualquier base de datos
ya que todos los demás objetos se crean a partir de
éstas.
En este momento no hay tablas creadas, cuando las
haya éstas aparecerán en la parte derecha de la ventana
debajo de las opciones Crear...

-8-
 CERRAR LA BASE DE DATOS.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

› Ir al menú Archivo y elegir la opción Cerrar.
› O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.
› Si queremos además cerrar la sesión de Access elegimos la opción salir o
hacemos clic en el botón cerrar de la ventana de Access.

ABRIR UNA BASE DE DATOS.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:
› Desde la barra de menús:
o Ir al menú Archivo.
o Elegir la opción Abrir...

› Desde la barra de herramientas: Hacer clic sobre

el icono Abrir de la barra de herramientas.
Desde el panel de tareas: Tenemos un apartado Abrir un archivo
donde aparecen las últimas bases de datos que se abrieron y la
opción Más archivos... Elegir la opción Más archivos...

En cualquiera de los tres casos

anteriores aparecerá el cuadro de
diálogo Abrir:

› Elegir la carpeta donde está la base de datos que queremos abrir.

› Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.
› Al abrir una carpeta, ésta se situará en el cuadro superior Buscar en: y ahora en el
cuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.
› Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre
de archivo: y hacer clic sobre el botón Abrir.
› O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá directamente.

-9-
 Otra forma de abrir una base de datos, consiste en utilizar una
lista de documentos abiertos anteriormente.

Al final del menú desplegable de la opción Archivo de la barra

de menús aparece una lista con los últimos documentos abiertos.
También aparece esta lista en el panel de tareas como hemos
comentado anteriormente.

Para abrir la base de datos basta hacer doble clic sobre su

nombre en la lista.

El primer documento de la lista es el último que se abrió. Esta

forma de abrir la base de datos suele ser la más utilizada ya que
normalmente trabajamos siempre con la misma base de datos.

UNIDAD 3. CREAR TABLAS DE DATOS

Aquí veremos cómo crear una tabla de datos para poder en las unidades didácticas
siguientes introducir datos en la base de datos y luego trabajar con éstos utilizando las
ventajas que nos proporciona Access2003.

CREAR UNA TABLA DE DATOS.

Para crear una tabla de datos tenemos que

posicionarnos en la ventana base de datos con el objeto
tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono se
abre una ventana con las distintas formas que tenemos
para crear una tabla:
› Vista Hoja de datos consiste en introducir
directamente los datos en la tabla y según el valor
que introduzcamos en la columna determinará el tipo
de datos que tiene la columna.
› Vista diseño es el método que detallaremos en esta
unidad didáctica
› Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.
› Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra
base de datos.
› Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base
de datos.

Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método
consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las distintas columnas que esta
tendrá y otras consideraciones como claves etc...

Otra forma más rápida de llegar a la vista diseño es desde la ventana Base de datos
con el objeto tablas seleccionadas, haciendo doble clic en la opción Crear una tabla en
vista Diseño.

- 10 -
Aparecerá la ventana Diseño de tabla:

En la barra de título tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos

asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1; a
continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla,
se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos
la primera columna de la tabla y así sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la
izquierda dos fichas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir
características adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos
un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer,
por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la

- 11 -
columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el
nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

Vamos rellenando la rejilla

definiendo cada una de las
columnas que compondrá la tabla:

Podemos definir un campo utilizando el generador de campos que permite definir

campos a partir de los de unas tablas ejemplo y que se activa pulsando el icono de la
barra de herramientas. O bien podemos definir nosotros mismos los campos directamente
como explicaremos a continuación.

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la

tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como
tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la
flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda

columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades
del campo se activa para poder indicar más características del campo,
características que veremos con detalle en la unidad temática siguiente.
A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta
tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un
comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que tenga que
introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la
barra de estado de la hoja de datos. Repetir el proceso hasta completar la definición de
todos los campos (columnas) de la tabla.

- 12 -
 LA CLAVE PRINCIPAL

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave
principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de
identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de
equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal,
pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
› Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
› Hacer clic sobre el icono Clave principal de la barra de herramientas.
› A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho
campo es la clave principal de la tabla.
› Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos),
seleccionar los campos pulsando simultáneamente la tecla Ctrl y el campo a
seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el icono .

Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave

principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber
dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas,
el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

GUARDAR UNA TABLA.

Para guardar una tabla, podemos:

› Ir al menú Archivo y elegir la opción Guardar.
› O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas.

Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo:
› Escribir el nombre de la tabla.
› Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de
guardar la tabla, nos aparece un cuadro de
diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si

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 queremos que Access cree una, si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo
auto numérico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la
tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero
no obligatoria.
CERRAR UNA TABLA.

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:

› Ir al menú Archivo y elegir la opción Cerrar.
› O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la tabla de datos.

UNIDAD 4. MODIFICAR TABLAS DE DATOS

Aquí veremos las técnicas de edición de registros para modificar tanto la
definición de una tabla como los datos introducidos en ella.

MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA TABLA.

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo,
añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...)
tendremos que realizar una modificación en su diseño:
› Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo
estuviera.
› Seleccionar la tabla que queremos modificar, haciendo clic sobre ésta para que su
nombre aparezca remarcado.
› Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos.
› Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática anterior.

Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a

modificar y realizar las sustituciones necesarias.

Para añadir un nuevo campo,

› ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo, bien,
› situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el icono de la barra
Diseño de tabla, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que
estamos posicionados.

Para eliminar un campo,

› posicionarse en el campo y hacer clic en el icono de la barra Diseño de tabla, o
bien,
› seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo
y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.

Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo

también desaparecerán. Por último, guardar la tabla.

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 INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA.

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:

› Desde la ventana Base de Datos seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre
ésta para que su nombre aparezca remarcado.
› Hacer clic sobre el botón de la ventana Base de datos.
› Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en la ventana Base de Datos.
› Si estamos en la ventana Diseño de tabla, hacer clic sobre el icono Hoja de datos
de la barra Diseño de tabla.

En los tres casos aparecerá la ventana Hoja

de datos:

1. Cada fila nos sirve para introducir un registro.

2. Escribir el valor del primer campo del registro.
3. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
4. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO
para introducir los datos del segundo registro.
5. En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estábamos introduciendo
se almacenará, no haciendo necesario guardar los registros de la tabla.

Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Hoja de datos para terminar con
dicha tabla.

Si lo que queremos es borrar un registro entero:

1. Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del
registro.
2. El registro quedará seleccionado.
3. Pulsar la tecla SUPR del teclado o el icono de la barra Hoja de datos.

Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más que

situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista

Diseño haciendo clic sobre el icono de la barra Hoja de datos.

DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de
desplazamiento:

La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros
de la tabla. El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual.

- 15 -
 Al final donde pone de 4 nos indica el número total de registros que en nuestro
caso es cuatro.

Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a
continuación:
› para ir al primer registro de la tabla.
› para ir al registro anterior en la tabla.
› para ir al registro siguiente en la tabla.
› para ir al último registro de la tabla.
› para crear un nuevo registró que se situará automáticamente al final de la tabla.

Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma:

› Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual.
› Escribir el número del registro al cual queremos ir.
› Pulsar INTRO.

También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las
teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del
teclado.

BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS.

Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de

alguno de sus campos. Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición
la herramienta Buscar de Access2003.

Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la
vista Hoja de datos a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos
buscar y finalmente podemos desplegar el menú Edición y seleccionar la opción Buscar...

O bien hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas. Aparecerá el cuadro

de diálogo Buscar y reemplazar siguiente:

- 16 -
 1. En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.
2. En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar.
Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos
que busque en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla.

En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:

1. Hacer coincidir todo el campo para que el valor
buscado coincida exactamente con el valor introducido en
el campo.
2. Cualquier parte del campo para que el valor buscado se
encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir
exactamente con él.
3. Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
Después podemos indicarle Buscar:
1. Todos para buscar en todos los registros de la tabla.
2. Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que
nos encontramos situados.
3. Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos
situados y hasta el último.

Si activamos la casilla Mayúsculas y minúsculas diferencia a la hora de buscar entre

mayúsculas y minúsculas (si buscamos Maria no encontrará maria).

Hacemos clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se

posicionará en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si queremos seguir
la búsqueda, hacer clic sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar
todos los valores que buscamos.

Después cerrar el cuadro de diálogo.

Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opción
Reemplazar.
1. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la
vista Hoja de datos a continuación posicionar el cursor en el campo donde
queremos reemplazar y finalmente desplegar el menú Edición y seleccionar la opción
Reemplazar...
2. O bien hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas y seleccionar la ficha
Reemplazar.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

- 17 -
 La ficha Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y además un cuadro
para introducir el valor de sustitución, el cuadro Reemplazar por: y un botón Reemplazar
que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botón Reemplazar
todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitución. Esta opción hay que
utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados sobre
todo si no utilizamos la opción Hacer coincidir todo el campo.

UNIDAD 5. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

INTRODUCCIÓN
Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan
un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen
en la parte inferior izquierda de la ventana Diseño de tabla cuando tenemos un campo
seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha

General donde indicamos las características generales del
campo y la ficha Búsqueda en la que podemos definir una
lista de valores válidos para el campo, esta última ficha está
explicada en el tema 3 junto con el asistente de búsqueda.

Las propiedades de la ficha General pueden cambiar

para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de
la ficha Búsqueda cambian según el tipo de control
asociado al campo.

Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después
de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.

A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes

tipos de datos.

TAMAÑO DEL CAMPO

› Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres
que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor
máximo de 255.
› Para los campos Numérico, las opciones son:
1. Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros
entre 0 y 255.
2. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
3. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -
2.147.483.648 y 2.147.483.647.
4. Simple para la introducción de valores comprendidos entre -
3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre
1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

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 5. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -
4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308
y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.
6. Id. de réplica se utiliza para claves auto numéricas en bases réplicas.
7. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si
estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si
estamos en una base de datos .mdb)
› Los campos Autonumérico son Entero largo.
A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

FORMATO DEL CAMPO

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla
o en un informe.

Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
Autonumérico.
› Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:
1. Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.
2. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo
monetario asignado en Windows como puede ser €.
3. Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
4. Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
5. Estándar: presenta los valores con separador de millares.
6. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
7. Científico: presenta el número con notación científica.
› Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
1. Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor
es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los
valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93
05:34:00 PM.
2. Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo.
Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.
3. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-
2000.
4. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo:
01/08/00.
5. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el
31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas
comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre
1930 y 1999.
6. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
7. Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
8. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
› Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado.
› Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y
Desactivado.

- 19 -
Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que
en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de
verificación y no se ve el efecto de la
propiedad formato. Si queremos ver el efecto
tenemos que cambiar el control
predeterminado en la ficha Búsqueda de las
propiedades del campo, en la propiedad
Mostrar control elegir el Cuadro de texto
como te mostramos a continuación.

› Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos
Texto se tendrían que crear formatos personalizados.

LUGARES DECIMALES

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a
un tipo de dato Numérico o Moneda.

MÁSCARA DE ENTRADA

Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los
valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de
entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe
introducirse un número nuevo: (___) ___-____.

Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el

establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece
a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

TÍTULO
Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del
campo.

Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como

valor en la propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de
nacimiento.

VALOR PREDETERMINADO

El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo

si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado
campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para
indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el
campo a la hora de introducir los datos de la tabla.

Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de

clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor

- 20 -
predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes,
automáticamente aparecerá el valor Valencia y no lo tendremos que teclear.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE
y el Autonumérico.

REGLA DE VALIDACIÓN

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se
especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo
para que sea introducido correctamente.

Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y
2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.

Para formar la condición puedes utilizar el generador de expresiones como te

explicamos en la secuencia animada. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos
de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.

Para ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el generador de

expresiones que se abre al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la
propiedad cuando hacemos clic en ella.

TEXTO DE VALIDACIÓN

En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si

introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la
propiedad anterior.

Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir
los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE
y el Autonumérico.

REQUERIDO
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta
propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE
y el Autonumérico.

PERMITIR LONGITUD CERO

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se
puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

- 21 -
 INDEXADO
Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices
hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también
aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos,

puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda. Esta propiedad
dispone de tres valores:
1. No: Sin índice.
2. Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores
duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
3. Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

UNIDAD 6. LAS RELACIONES

En esta unidad veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones
que pueden existir entre dos tablas de una base de datos.

CREAR LA PRIMERA RELACIÓN.

Para crear relaciones en Access2003 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones,

podemos optar por:
› Estando en la ventana Base de datos, ir al menú Herramientas, y elegir la opción
Relaciones... O bien

› Hacer clic sobre el botón de la barra de

herramientas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la
derecha esperando indicarle las tablas que formarán
parte de la relación a crear.
1. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la
relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha
tabla remarcada.
2. Hacer clic sobre el botón Agregar.
3. Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas
las tablas de las relaciones a crear.
4. Hacer clic sobre el botón Cerrar.

Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las

tablas añadidas en el paso anterior.

- 22 -
Para crear la relación:
1. Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro
caso código).
2. Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado
arrastrar hasta el campo cliente de la tabla secundaria
(AULACLIC_FACTURAS).
3. Soltar el botón del ratón.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar

relaciones siguientes:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas
(AULACLIC_CLIENTES y AULACLIC_FACTURAS) y debajo de éstos el nombre de los
campos de relación (código y cliente). Ojo siempre deben ser campos que contengan el
mismo tipo de información y por lo tanto del mismo tipo.

Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las

características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios).

Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste. Si se desea,
se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar
en cascada los registros relacionados.

Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.

Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.

AÑADIR TABLAS A LA VENTANA RELACIONES.

Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero
no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos
añadir la tabla a la ventana:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo
clic sobre el icono de la barra de herramientas.

Para añadir la tabla podemos elegir entre:

› hacer clic sobre el icono Mostrar tabla o bien,
› del menú Relaciones elegir la opción Mostrar tabla

- 23 -
 Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.
Añadir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de diálogo.

QUITAR TABLAS DE LA VENTANA RELACIONES.

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic sobre el icono de la
barra de herramientas.

Después podemos elegir entre:

› Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción
Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá,

› Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y del menú Relaciones

elegir la opción Ocultar tabla desaparecerá de la ventana la tabla
y todas las relaciones asociadas a ella.

MODIFICAR RELACIONES.

Para modificar relaciones ya creadas:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:

› Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a modificar y
elegir la opción Modificar relación... del menú contextual que
aparecerá, o bien,

› Hacer clic sobre la relación a modificar y elegir del menú

Relaciones la opción Modificar relación...

Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado anteriormente. Realizar

los cambios deseados. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

- 24 -
 ELIMINAR RELACIONES.

Si lo que queremos es borrar la relación podemos:

› Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y
elegir la opción Eliminar del menú contextual, o bien,

› Hacer clic sobre la relación a modificar y elegir del menú

Edición la opción Eliminar

› Hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la

relación quedará seleccionada, y a continuación pulsar la
tecla DEL o SUPR.

La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos

LIMPIAR LA VENTANA RELACIONES

Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la

ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difícil interpretarla. Podemos
salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella únicamente las tablas que
nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opción Borrar diseño y Mostrar
relaciones directas que describiremos a continuación.

Para limpiar la ventana Relaciones:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos

formas:
› Elegir del menú Edición la opción Borrar diseño, o bien,
› Hacer clic en el icono de la barra de herramientas.

Desaparecerán todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones.

Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos,
únicamente hemos limpiado la ventana.

A partir de ese momento podemos ir añadiendo a la ventana las tablas que nos
interesan (con la opción Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas
con esas tablas con la opción Mostrar directas que explicaremos a continuación.

MOSTRAR RELACIONES DIRECTAS

Esta opción nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones
basadas en una tabla determinada para ello:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:

› Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción
Mostrar directas del menú contextual que aparecerá,

- 25 -
› Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y elegir del menú
Relaciones la opción Mostrar directas
› Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el
icono

Aparecerán todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las

tablas que intervienen en estas relaciones.

VISUALIZAR TODAS LAS RELACIONES

Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:

› Hacer clic con el botón derecho sobre el fondo de la ventana y
elegir la opción Mostrar todo del menú contextual que
aparecerá,

› Elegir del menú Relaciones la opción Mostrar todo

› Hacer clic en el icono

Aparecerán todas las relaciones existentes en la base de

datos y las tablas asociadas.

UNIDAD 7. LAS CONSULTAS

En esta unidad veremos cómo crear consultas y manejarlas para la edición de
registros de tablas creadas con Access2003.

TIPOS DE CONSULTAS.

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos
de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
› Consultas de selección: Son las consultas que extraen o nos muestran datos.
Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez
obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá
hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se
llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del
ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
› Consultas de acción: Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen
varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos
anexados y de creación de tablas.
› Consultas específicas de SQL: Son consultas que no se pueden definir desde la
cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas

- 26 -
 consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL,
cosa que no es objeto de este curso.

CREAR UNA CONSULTA.

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

› Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
› Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra en el lateral izquierdo de la
ventana Base de datos.

Esta es la pantalla que nos aparece:

Luego tenemos tres alternativas:

› Hacer doble clic sobre la opción Crear una consulta utilizando el asistente: En este
caso se abre la ventana del asistente en la que nos pide elegir la tabla de la que va a
sacar los datos, los campos que queremos visualizar y el título de la consulta, a
continuación genera automáticamente la consulta correspondiente.
› Hacer doble clic sobre la opción Crear una consulta en vista diseño: En este caso
se abre la ventana Diseño de consulta que detallaremos más adelante y en la que
podremos definir con más detalle nuestra consulta.
› Hacer clic sobre el botón de la ventana Base de datos: Aparecerá el siguiente

cuadro de diálogo:
El Asistente para consultas sencillas es lo mismo que la opción Crear una
consulta utilizando el asistente comentada más arriba. Los otros asistentes nos
permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante.

- 27 -
 La opción Vista Diseño tiene el mismo efecto que la opción Crear una consulta en
vista diseño. Esta es la opción que explicaremos a continuación.

Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide

primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con
un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón
Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás
tablas. Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.

Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

LA VISTA DISEÑO.
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde
aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior
denominada cuadrícula QBE definimos la consulta.

Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.

Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación, más adelante
iremos profundizando en la explicación:

- 28 -
 1. Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el
campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede
ser un campo calculado.
2. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando
definamos consultas basadas en varias tablas.
3. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
4. Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en
el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la
consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos
que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo
Población para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la población
en el resultado ya que todos son de la misma población.
5. Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda
es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la
consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por
los operadores Y (AND) y O (OR).
6. O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

AÑADIR CAMPOS

Para añadir campos a la cuadrícula podemos:

› Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se
colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.
› Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el
botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos
sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.
› Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la
derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que
aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos
reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla, así en la lista
desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.
› También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una
columna vacía de la cuadrícula.
› Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta
podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').

DEFINIR CAMPOS CALCULADOS

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión o de una
función.

ENCABEZADOS DE COLUMNA

Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.

Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si
queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribiéndolo delante del
nombre del campo y seguido de dos puntos (:). Se suele utilizar sobre todo para los campos
calculados. En la consulta que aparece más arriba tienes el ejemplo de la segunda columna,
esta tendrá en el encabezado mes_nacimiento y en la columna se visualizará el mes de la

- 29 -
fecha de nacimiento (tenemos un campo calculado que utiliza la función mes( ), función que
obtiene el mes de una fecha).

CAMBIAR EL ORDEN DE LOS CAMPOS

Si hemos incluido campos en la cuadrícula y queremos cambiar el orden de estos

campos podemos mover una columna (o varias) arrastrándola o bien cortando y pegando.
› Para mover una columna arrastrándola: Posicionar el cursor sobre el extremo
superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic, la columna aparecerá

resaltada (está seleccionada). Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha .
Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posición deseada.
› Para mover una columna cortándola: Seleccionar la columna (posicionar el cursor
sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic).

Hacer clic sobre el icono (o elegir la opción Cortar del menú Edición, o bien teclear
Ctrl+X), desaparecerá la columna. A continuación crear una columna en blanco en el lugar
donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opción Columnas del menú
Insertar.
Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono ( o eligir la opción Pegar del
menú Edición, o bien teclear Ctrl+V).

Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y

manteniendo la tecla May pulsada, seleccionar la última columna a seleccionar, se
seleccionarán las dos columnas y todas las columnas que se encuentren entre las dos.

GUARDAR LA CONSULTA

Podemos Guardar la consulta

› haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas, o bien,
› Seleccionando la opción Guardar del menú Archivo.

Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para

darle un nombre.

Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A

continuación hacer clic sobre el botón Aceptar. Para cerrar la consulta hacer clic sobre su
botón .

EJECUTAR LA CONSULTA

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien desde la
ventana Base de datos.
› Desde la ventana Base de datos: Primero seleccionar la consulta a ejecutar haciendo
clic sobre ella. A continuación hacer clic sobre el botón de la ventana de la base
de datos.

- 30 -
› Desde la vista diseño de la consulta: Haciendo clic sobre el botón de la barra de
herramientas. Cuando la consulta es de selección para visualizar el resultado también
podemos hacer clic sobre el botón (Vista Hoja de Datos)
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la
parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algún
dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto
algunas consultas que no permiten esas modificaciones).

MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA CONSULTA

Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:

1. Situarse en la ventana Base de datos, en el objeto Consultas,
2. Seleccionar la tabla a modificar haciendo clic sobre ella.
3. Hacer clic sobre el botón .

ORDENAR LAS FILAS

Para ordenar las filas del resultado de la consulta:

Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas,
hacer clic sobre la flecha que aparecerá para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenación.

Puede ser Ascendente en este caso se ordenarán de menor a mayor si el campo es

numérico, por orden alfabético si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el
campo es de tipo fecha/hora, etc..., o bien puede ser Descendente en orden inverso.

Podemos ordenar también por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de
todas las columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la
primera columna de ordenación, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan
por la segunda columna, y así sucesivamente. El orden de las columnas de ordenación es el
que aparece en la cuadrícula, es decir si queremos ordenar por ejemplo por provincia y
dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrícula primero la
columna provincia y después la columna localidad. El tipo de ordenación es independiente
por lo que se puede utilizar una ordenación distinta para cada columna. Por ejemplo
ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna, descendente por la
segunda columna.
SELECCIONAR FILAS

Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de búsqueda, un criterio de

búsqueda es una condición que deberán cumplir todas las filas que aparezcan en el
resultado de la consulta.

Normalmente la condición estará basada en un campo de la tabla por ejemplo para

seleccionar los alumnos de Valencia la condición sería población = "Valencia". Para escribir
esta condición en la cuadrícula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrícula el
campo población y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto de la condición o
sea ="Valencia".

- 31 -
 Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos
poner directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador
asume por defecto el =.

Tampoco es necesario poner las comillas, las añadirá él por defecto. Siempre que se
encuentra un texto lo encierra entre comillas.

Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor

(para comparar dos campos entre sí) tenemos que encerrar el nombre del campo entre
corchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la condición precio = coste en la que precio y
coste son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [coste], si no ponemos los
corchetes añadirá las comillas y entenderá Precio = "coste", precio igual al valor Coste no
al contenido del campo Coste.

Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.

En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador Y,

para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio >
100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio está comprendido entre 101 y
1199.

En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador O,

el registro aparecerá en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las
condiciones.

Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrícula quedan unidas

por el operador Y.

En el ejemplo siguiente serían alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento esté

comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.

Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que
colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes). Por ejemplo, si en la
cuadrícula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:

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 Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Población y
Fecha nacimiento, los alumnos aparecerán ordenados por Apellidos pero únicamente
aparecerán aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o
bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento.

¡Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento únicamente afecta a la población Valencia por

encontrarse en la misma fila. Access no diferencia entre mayúsculas y minúsculas a la hora
de realizar la búsqueda de registros.

CONSULTAS CON PARÁMETROS

A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en

ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la
consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una
determinada Población, la población la introducirá el usuario cuando Access se lo pida.

En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parámetro.

Un parámetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena
lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.

En una consulta cuando utilizamos un nombre

de campo que no está en el origen de datos, Access
considera este campo como un parámetro y cuando se
ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del
parámetro mediante un cuadro de diálogo como este:

En el ejemplo anterior, en la consulta tendríamos

que añadir una condición de búsqueda que especifique
que la Población es igual al Valor a introducir, de esta
manera:

¡Ojo! cuando pongamos el nombre del parámetro es importante escribirlo entre

corchetes, de lo contrario Access le añadirá comillas y no lo considerará como un nombre
de parámetro sino como un valor.

Otra forma de utilizar un parámetro

en una consulta es definiéndolo mediante la
opción Parámetros del menú Consulta. En
este caso, después de elegir la opción, se
abre el cuadro de diálogo Parámetros de la
consulta donde podemos indicar el nombre
del parámetro y el tipo de dato.

- 33 -
 La diferencia entre escribir directamente un nombre de parámetro y definirlo con la
opción Parámetros… es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba
automáticamente el tipo del valor introducido por el usuario.

LAS CONSULTAS MULTI-TABLA

Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo
que deberá contener en la zona de tablas de la ventana Diseño las distintas tablas de donde
obtiene esos datos.

Para añadir una tabla a la zona de tablas podemos (una vez en la ventana Diseño
de consulta):
› desplegar el menú Consulta y elegir la opción Mostar tabla, o bien,
› hacer clic sobre el icono de la barra de Herramientas.

Si las tablas no están relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la

consulta obtiene la concatenación de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de
la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenará cada una de las filas obtenidas
en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y así sucesivamente. Vemos
que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenación
puede alcanzar dimensiones gigantescas.

Además, normalmente la mayoría de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y

entonces tenemos que añadir algún criterio de búsqueda para seleccionar las filas que al
final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la
tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del
curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los
cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las dos
tablas.

COMBINAR TABLAS

Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unión de la misma forma que
relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unión de una de las
tablas sobre el campo de unión de la otra tabla. De hecho si añadimos a la zona de tablas
relacionadas, estas aparecerán automáticamente combinadas en la zona de tablas de la
ventana Diseño de Consulta.

También se combinan automáticamente tablas que tengan un campo con el mismo

nombre en las dos tablas aunque no exista una relación definidas entre ellas.

Cuando dos tablas están combinadas en una consulta, para cada fila de una de las
tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en
el campo de unión, con lo cual se emparejan sólo las filas que luego aparecen en el
resultado y la consulta es más eficiente.

Cuando las tablas están combinadas aparecen en la ventana diseño de la consulta de

la siguiente manera:

- 34 -
 Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los
valores de las filas del resultado son valores que están en las tablas que se combinan.

Con una composición interna sólo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de
la otra tabla que cumpla la condición, veamos un ejemplo:
En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrán los alumnos que no tengan
curso asignado.

Pues en los casos en que queremos que también aparezcan las filas que no
tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composición externa.

LA COMPOSICIÓN EXTERNA

La composición externa se utiliza cuando queremos que también aparezcan las

filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla.

Este tipo de combinación se define de la siguiente manera:

1. Añadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta.
2. Combinar las dos tablas por los campos de unión:
3. Hacer doble clic sobre la línea que une las dos tablas
4. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación

- 35 -
 Por defecto la combinación es interna (incluye sólo las filas donde los campos
combinados (campos de unión) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una
combinación externa deberemos seleccionar la opción 2 o la 3 según lo que queramos
obtener.

Si seleccionamos la opción 2

La combinación aparecerá de la
siguiente forma:

Si seleccionamos la opción 3

- 36 -
La combinación aparecerá de la
siguiente forma:

El sentido de la flecha nos

indica de qué tabla obtendremos
todos los registros.

UNIDAD 8. LAS CONSULTAS DE RESUMEN

DEFINICIÓN
En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un
resumen de las filas del origen de la consulta, por eso las denominamos consultas de
resumen, también se conocen como consultas sumarias.

Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen
una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de consultas, ya que
corresponden a varias filas de la tabla origen.

Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de
una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se
encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de
resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia
es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que
veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los
datos del origen.

En el ejemplo que viene a continuación tienes un ejemplo de consulta normal en la

que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por región, en este caso cada
fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la
segunda consulta
es una consulta
resumen, cada fila
del resultado se
corresponde con
una o varias filas
de la tabla oficinas.

- 37 -
Una consulta de resumen se define activando la opción Totales del menú Ver,
O bien haciendo clic sobre el icono de la barra de herramientas.

En cualquiera de los dos casos se añade una fila a la

cuadrícula QBE, la fila Total. Todas las columnas que incluyamos
en la cuadrícula deberán tener un valor en esa fila, ese valor le
indicará a Access qué hacer con los valores contenidos en el
campo escrito en la fila Campo: Los valores que podemos indicar
en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista
asociada a la celda como puedes ver en la imagen de la derecha:

LAS FUNCIONES DE AGREGADO

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado

basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que sólo se
pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los
valores contenidos en las filas de la tabla. Para utilizar estas funciones podemos
escribirlas directamente en la fila Campo: de la cuadrícula como veremos más adelante pero
podemos utilizar una forma más cómoda que es seleccionando en la fila Total: de la
cuadrícula la opción correspondiente a la función.

A continuación describiremos esas opciones.

› La opción Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que
se suman deben ser de tipo numérico (entero, decimal, coma flotante o
monetario...). El resultado será del mismo tipo aunque puede tener una precisión
mayor.
› La opción Promedio calcula el promedio (la media aritmética) de los valores
contenidos en el campo, también se aplica a datos numéricos, y en este caso el tipo
de dato del resultado puede cambiar según las necesidades del sistema para
representar el valor del resultado.
› La opción DesvEst calcula la desviación estándar de los valores contenidos en la
columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos
registros, el resultado es nulo.
› La opción Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en
el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado
es nulo.

Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de

resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un
valor, por lo tanto en el promedio y la desviación estándar los resultados no serán los
mismos con valores 0 que con valores nulos.

- 38 -
› Las opciones Mín y Max determinan los valores menores y mayores
respectivamente de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo
numérico, texto o fecha. El resultado de la función tendrá el mismo tipo de dato que
la columna. Si la columna es de tipo numérico Mín devuelve el valor menor
contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mín devuelve el primer valor
en orden alfabético, y si la columna es de tipo fecha, Mín devuelve la fecha más
antigua y Max la fecha más posterior.
› Las opciones Primero y Último se utilizan para obtener el primer y último registro del
grupo sobre el que se realizan los cálculos. El orden lo determina el orden cronológico
en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningún efecto
sobre estas opciones.
› La opción Cuenta, cuenta el número de valores que hay en la columna, los datos
de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la función siempre devuelve un
número entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si
en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.

Para que cuente en número de registros hay que utilizar la

función Cuenta (*) devuelve el número de filas por lo tanto
contará también los valores nulos. En este caso tenemos que
seleccionar la opción Expresión y escribirlo así:

AGRUPAR REGISTROS

Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la
tabla y producen una única fila resultado.

› La opción AgruparPor permite definir columnas de agrupación. Una consulta de

resumen sin columnas de agrupación obtiene una única fila resultado y los cálculos se
realizan sobre todos los registros del origen. Cuando se incluye una columna de
agrupación Access forma grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en
la columna de agrupación y cada grupo así formado genera una fila en el resultado de
la consulta y además todos los cálculos definidos se realizan sobre los registros de
cada grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales.

Por ejemplo queremos saber cuántos alumnos tenemos en cada población. Tenemos
que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes
agrupándolos por el campo Población. De esta manera la función cuenta () la calculará
sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma población). La consulta quedaría
así:

- 39 -
Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupación.

› Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los
registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupación.
› Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupación, pasan a formar
un único grupo.

INCLUIR EXPRESIONES

› La opción Expresión permite poner en la fila Campo: una expresión en vez de un

nombre de columna. Esta expresión tiene ciertas limitaciones. Sólo puede contener
operando que sean funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver
(suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mín( ), Max( )...) valores fijos o nombres de
columna que aparezcan con la opción AgruparPor.

En una expresión se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se

pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresión puedo poner
Max(nºhoras)-Mín(nºhoras) pero no Max(suma(nºhoras)).

INCLUIR CRITERIOS DE BÚSQUEDA

› La opción Dónde permite poner un criterio de búsqueda que se aplicará a las filas del
origen de la consulta antes de realizar los cálculos. Por ejemplo queremos saber
cuántos alumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la
tabla alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definiría de la
siguiente forma:

- 40 -
› También podemos incluir un criterio de búsqueda en una columna que no tenga la
opción Dónde, en este caso la condición se aplicará a las filas resultantes de la
consulta. Para la condición de selección se pueden utilizar los mismos operadores de
condición que en una consulta normal, también se pueden escribir condiciones
compuestas (unidas por los operadores OR, AND, NOT), existe una limitación, en la
fila Criterios: no se podrá poner un nombre de columna si esta columna no es una
columna de agrupación.

UNIDAD 9. LAS CONSULTAS DE REFERENCIAS

CRUZADAS

INTRODUCCIÓN
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando
queremos representar una consulta resumen con dos columnas de
agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una
de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de
nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que
diseñar una consulta resumen calculando la suma de los importes de
los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.
La consulta quedaría mucho más elegante y clara presentando
los datos en un formato más compacto como el siguiente:

- 41 -
 Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta de referencias
cruzadas. Observa que una de las columnas de agrupación (empleado) sigue definiendo las
filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de
agrupación (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una
columna en el resultado, y la celda en la intersección de un valor de empleado y un valor de
mes es la columna resumen, la que contiene la función de agregado (la suma de importes).
Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es mucho
más cómodo y rápido utilizar el asistente.

EL ASISTENTE PARA CONSULTAS DE REFERENCIAS

CRUZADAS

Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que estar en la
ventana Base de datos en el objeto Consultas.

› Hacer clic sobre el botón de la ventana

Base de datos. Elegir la opción Asist.
consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro
de diálogo que aparecerá:

Aparece la primera ventana del

asistente:

En esta ventana nos pide

introducir el origen de la consulta,
la tabla o consulta de donde cogerá
los datos.

En el apartado Ver podemos

elegir si queremos ver la lista de
todas las Tablas, la lista de todas
las Consultas o Ambas.

Si la consulta que estamos

creando necesita sacar los datos de
todos los registros de una sola tabla
utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir una consulta
normal para seleccionar las filas que entrarán en el origen o para combinar varias tablas si la
consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta será el origen
de la consulta de referencias cruzadas.

Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botón Siguiente>
para pasar a la ventana siguiente:

- 42 -
 En esta ventana el
asistente nos pide introducir el
encabezado de filas. Como
hemos dicho una de las columnas
de agrupación servirá de
encabezado de filas y la otra
como encabezado de columnas,
si una de esas columnas puede
contener muchos valores
distintos y los otros pocos,
elegiremos la primera como
encabezado de filas y la segunda
para encabezado de columnas.

Para seleccionar el
encabezado de filas, hacemos clic
sobre el campo y clic sobre el
botón . Al pasar el campo a
la lista Campos seleccionados: aparece en la zona inferior un ejemplo de cómo quedará la
consulta; hemos seleccionado el campo nºhoras y vemos que en la consulta aparecerá una
fila por cada valor distinto del campo nºhoras.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la

lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habrá en el

resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres
campos hayan en el origen de la consulta.

Los botones con las flechas dobles son para

pasar de golpe todos los campos.

A continuación pulsamos el botón Siguiente>

y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente
página...

En esta ventana el asistente nos pide introducir

el encabezado de columnas. Aquí sólo podemos
elegir un campo y por cada valor distinto existente en
el origen, generará una columna con el valor como
encabezado de columna.

En la parte inferior de la ventana se puede ver cómo quedará el resultado, vemos que
al seleccionar el campo Fecha Inicio, aparecerá en el resultado de la consulta una columna
por cada valor que se encuentre en la columna Fecha Inicio de la tabla Cursos.

Como el campo que hemos elegido como encabezado de columna, es de tipo Fecha,
el asistente nos permite refinar un poco más el encabezado de columna con la siguiente
ventana:

- 43 -
 Cuando el encabezado de columna es una fecha, normalmente querremos los totales
no por cada fecha sino por mes, año o trimestre por eso el asistente nos pregunta en esta
ventana qué tipo de agrupación queremos. Por ejemplo hemos seleccionado el intervalo
Mes, pues en el resultado aparecerá una columna por cada mes del año en vez de por cada
fecha distinta. Aquí también podemos apreciar el efecto en la zona inferior de la ventana.

Después de pulsar el botón

Siguiente> pasamos a la siguiente
ventana:

En esta ventana nos pregunta qué valor debe calcular en la intersección de

columna y fila.

En la lista Funciones: seleccionamos la función de agregado que permite calcular ese

valor, y en la lista Campos: elegimos el campo sobre el cual actuará la función de agregado.
Por ejemplo hemos seleccionado Código Curso y la función Cuenta, por lo tanto en cada
intersección tendremos el número de cursos iniciados en ese mes con ese nº de horas.

- 44 -
 Si tienes dudas sobre las funciones de agregado repasa el tema Consultas de
resumen.

El asistente nos permite también añadir a la consulta una columna resumen de cada
fila, esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. En nuestro
ejemplo me daría el número total de cursos con el nº de horas de la fila. Para que el
asistente añada esta columna tenemos que activar la casilla Sí, incluir suma de filas.

LAS CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS

En esta ventana el asistente

nos pregunta el nombre de la
consulta, este nombre también será
su título.

Antes de pulsar el botón

Finalizar podemos elegir entre:
› Ver la consulta en este caso
veremos el resultado de la
consulta, por ejemplo:

o bien Modificar el diseño, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de

consulta donde podremos modificar la definición de la consulta.

LA VISTA DISEÑO

La vista diseño de una

consulta de referencias cruzadas es
muy parecida a la de una consulta
resumen con una fila añadida, la
fila Tab ref cruz.

Esta nueva fila sirve para

definir los conceptos que ya hemos
visto con el asistente.
Normalmente nosotros no
tendremos que cambiar el diseño,
si acaso el título de las columnas

- 45 -
que no sean encabezado de columna y el orden de las columnas que no sean encabezado de
columna.

UNIDAD 10. LAS CONSULTAS DE ACCIÓN

Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los
datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a
partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o
eliminar registros.

En todos los casos antes de hacer efectiva la modificación sale una cuadro de diálogo
para confirmar la operación dándonos así la oportunidad de cancelarla. Se pueden eliminar
estos mensajes, A continuación te explicaremos cada uno de los tipos de consultas de
acción.

CONSULTAS DE CREACIÓN DE TABLA.

Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva
tabla el resultado de una consulta de selección.

Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para
una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja
que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos
terminado esa tarea las borramos. También puede ser útil para sacar datos en una tabla
para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas.

Para crear una consulta de Creación de tabla:

1. Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
2. Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los
datos a grabar en la nueva tabla.
3. Diseñamos la consulta como una consulta de selección
normal de tal forma que en el resultado de esa consulta
aparezcan exactamente los registros que queremos guardar
en la nueva tabla.
4. Desplegamos el menú Consulta y elegimos la opción
Consulta de creación de tabla...

O bien desplegamos el botón de la barra de

herramientas y elegimos la opción Consulta de
creación de tabla...

- 46 -
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla:

Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el

nombre de la nueva tabla.

Normalmente crearemos la tabla en la misma

base de datos (opción Base de datos activa) pero
podemos crear la tabla en otra base de datos, en este
caso tenemos que activar la opción Otra base de
datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde
se creará la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo
buscar la base de datos con el botón Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecerá el
cuadro de diálogo para buscar en el árbol de carpetas la base de datos donde queremos
guardar la nueva tabla.

Por último hacemos clic sobre el botón

Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de
consulta:

La ventana de diseño será igual a la de una

consulta de selección en ella definimos la consulta de
selección para obtener los datos a grabar en la
nueva tabla, la única diferencia es que en la barra de
título después del nombre de la consulta pone
Consulta de creación de tabla y si abrimos las
propiedades de la consulta haciendo clic sobre el
icono de la barra de herramientas veremos en la
propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla
que se tiene que crear y en Base de datos de
destino la base de datos donde se creará:

Para ver los datos que se grabarán en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de
vista Hoja de datos de la barra de herramientas o bien desplegar el menú Ver y
elegir la opción Vista hoja de datos. Esta opción nos permite visualizar los datos sin que se
cree la nueva tabla.

- 47 -
 La opción Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos
de la consulta. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono o bien desplegar el menú
Consulta y elegir la opción Ejecutar.

Cuando ejecutamos una consulta de creación de tabla, nos avisa de esta creación,
también nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.
Los campos de la nueva tabla se llamarán como el encabezado de los campos de la consulta
y heredarán el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave
principal, índices, etc...

CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN.

Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datos
almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se
pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o sólo los que cumplan una
determinado condición.

Para crear una consulta de actualización:

1. Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
2. Añadimos la tabla que queremos actualizar.
3. Desplegamos el menú Consulta y elegimos la opción Consulta
de actualización

O bien desplegamos el botón de la barra de

herramientas y elegimos la opción Consulta de
actualización

A partir de ese momento la cuadrícula cambia de

aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por
carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila
Actualizar a: como puedes ver en el ejemplo que te
ofrecemos a continuación:

- 48 -
 El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinación de
tablas.
 En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los
criterios de búsqueda y los campos que se quieren actualizar.
 En la fila Actualizar a: escribimos la expresión que calcula el nuevo valor a
asignar al campo.

La expresión puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier
expresión basada en campos del origen, también podría ser un parámetro.
Esta expresión debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna
indicada.

La expresión debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se está
actualizando.
 Si para el cálculo de la expresión se utiliza una columna que también se modifica,
el valor que se utiliza es el antes de la modificación, lo mismo para la condición
de búsqueda.
 Para que la actualización afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que
seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de búsqueda. Si la
consulta no incluye criterio de búsqueda se actualizarán todos los registros de la
tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de búsqueda [Código curso] = 0,
y en la fila Actualizar a: del campo [código curso] hemos puesto nulo, lo que
significa que actualizará el campo código curso al valor nulo en los registros donde
código curso sea igual a cero.
 Si actualizamos una columna definida como parte de una relación, esta columna
se podrá actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial. (Ver unidad
6)
 Para ver los datos que se modificarán antes de realizar la actualización podemos
hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la barra de herramientas o bien
desplegar el menú Ver y elegir la opción Vista hoja de datos.
 Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono o bien desplegar el menú
Consulta y elegir la opción Ejecutar. Al ejecutar la consulta se realizará la
actualización de la tabla.
 Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos
en la fila Actualizar a: sin más, Access se encargará de añadir las comillas si el campo
es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha.
 Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos está contenido en un campo
de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que
Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le añada las comillas. Por
ejemplo, supongamos que hemos añadido a la tabla alumnado un nuevo campo
Provincia para almacenar en él la provincia del alumno y como la mayoría de nuestros
alumnos viven en capital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el
campo provincia de todos los alumnos con el nombre de su localidad y luego cambiar
manualmente los pocos alumnos cuya localidad no coincida con la provincia.

En la consulta a crear habría de poner en la cuadrícula la columna Provincia y en la

fila Actualizar a: poner [Población] entre corchetes para que Access entienda que tiene
que coger el valor del campo Población.

- 49 -
 También podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresión basada en el
campo que estamos actualizando u otro campo que también actualizamos en esa
consulta. En estos casos se utilizará, para calcular la expresión, los valores antes de la
actualización. por ejemplo queremos subir un 5% el precio de nuestros artículos, la
expresión a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sería [precio] * 1,1 (esta
expresión es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)).
 Cuando el valor a utilizar se encuentra
en otra tabla tenemos que definir el
origen de la consulta de tal forma que
cada fila del origen contenga el campo a
actualizar y el campo que contiene el
valor a utilizar para la actualización. Por
ejemplo supongamos que hemos
añadido un campo horas restantes a
la tabla alumnado para guardar el
número de horas que le quedan al
alumnos para acabar el curso.
Podríamos crear una consulta para
actualizar ese campo con el nºhoras
del curso ya que se supone que al
principio a todos los alumnos les quedará la totalidad de horas del curso. En este caso
el origen de la consulta tiene que contener el campo horas restantes y el campo
nºhoras del curso en el que está matriculado el alumno, por eso habría que combinar
las tablas Alumnado y Cursos. La consulta quedaría así:

CONSULTA DE DATOS ANEXADOS.

Las consultas de datos anexados son consultas que añaden filas enteras a una
tabla. Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla.

La inserción se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmente

cogiendo los datos de otra tabla por eso una consulta de datos anexados tendrá un origen
(la tabla o tablas de donde cogerá los datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos
datos). El mecanismo es similar al de la consulta de creación de tabla ya que definimos una
consulta de selección que permite obtener los datos a grabar y lo que varía es que ahora
indicaremos en qué columna del destino queremos almacenar cada valor.

Para crear una consulta de datos anexados:

1. Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
2. Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar
los datos a insertar en el destino.
3. Diseñamos la consulta como una consulta de selección
normal de tal forma que en el resultado de esa
consulta aparezcan los datos a insertar.
4. Desplegamos el menú Consulta y elegimos la opción
Consulta de datos anexados...

- 50 -
O bien desplegamos el botón de la barra de
herramientas y elegimos la opción Consulta de datos
anexados...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos

insertar los nuevos registros.

Normalmente la tabla estará en la misma base de datos (opción Base de datos

activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que
activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre de archivo: el
nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. De ser el nombre completo incluida
la ruta, por eso es más cómodo buscar la base de datos con el botón Examinar.... Pulsamos
Examinar... aparecerá el cuadro de diálogo para buscar en el árbol de carpetas la base de
datos que queremos.
Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y
volvemos a la ventana Diseño de consulta.

La ventana de diseño será parecida a la de una

consulta de selección, en ella definimos la consulta de
selección para obtener los datos a grabar en la nueva
tabla, la única diferencia es que tiene una nueva fila
Anexar a.
Si abrimos las propiedades de la consulta
haciendo clic sobre el icono de la barra de
herramientas veremos en la propiedad Tabla de
destino el nombre de la tabla destino y en Base de datos de destino la base de datos
donde se encuentra la tabla destino.

En la fila Anexar a: indicamos el campo

destino, en qué campo de la tabla destino queremos
dejar el valor definido en esa columna.

En la fila Campo: indicamos el valor que

queremos se grabe en el campo destino, este valor
puede ser un campo del origen, un valor fijo, o
cualquier expresión válida.

- 51 -
 Podemos incluir un criterio de búsqueda para seleccionar del origen los registros
que se insertarán en el destino.

Cuando no rellenamos algún campo del destino, el campo se rellenará con el valor
que tenga en su propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo no se anexa nada a
los campos Fecha inicial y Fecha final por lo que se rellenarán a nulo (su valor
predeterminado).

Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar

valor a esa columna para que el sistema le asigne el valor que le toque según el contador,
si por el contrario queremos que la columna tenga un valor concreto, lo indicamos en la fila
Campo.

Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar

valor, asignar el valor nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no añade la fila y da
un mensaje de error de 'infracciones de clave'. Por eso en nuestro ejemplo asignamos al
campo Código Curso el valor de la expresión [Código Curso] + 1000 para que no se
generen códigos duplicados que ocasionarían errores (suponiendo que los códigos de curso
que tenemos actualmente no llegan a 1000).

Si tenemos definido un índice único (sin duplicados) e intentamos asignar un valor

que ya existe en la tabla también devuelve el mismo error.

Si la tabla destino está relacionada con otra, se seguirán las reglas de

integridad referencial.

CONSULTA DE ELIMINACIÓN

Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los
registros que cumplen el criterio de búsqueda especificado.

Para crear una consulta de eliminación:

1. Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
2. Añadimos la tabla de la que queremos borrar los registros.
3. Desplegamos el menú Consulta y elegimos la opción
Consulta de eliminación

O bien desplegamos el botón de la barra de herramientas

y elegimos la opción Consulta de eliminación

- 52 -
 A partir de ese momento la cuadrícula cambia de
aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar:
por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila
Eliminar: como puedes en el ejemplo que te ofrecemos
a continuación:

El Origen de la consulta puede ser una tabla,

una consulta o una combinación de tablas. Se
utiliza una combinación de tablas cuando necesitamos
borrar registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla para el criterio de búsqueda.

En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los

criterios de búsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna
para indicar de qué tabla queremos eliminar los registros.

En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos

opciones, la opción Dónde indica un criterio de
búsqueda, y la opción Desde indica que queremos
borrar los registros de la tabla especificada en esa
columna. Por ejemplo:

Con esta consulta eliminamos los cursos

(Desde la tabla Cursos) que tengan alumnos de
Valencia (Dónde Población = "Valencia").

Cuando el origen es una sola tabla la

columna Desde no es necesaria.

Si NO se indica un criterio de búsqueda, se borran TODOS los registros de la

tabla. Para ver los datos que se borrarán antes de realizar la eliminación podemos hacer
clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la barra de herramientas o bien desplegar
el menú Ver y elegir la opción Vista hoja de datos.

Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono o bien desplegar el menú
Consulta y elegir la opción Ejecutar. Al ejecutar la consulta se realizará la eliminación de
los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y
nosotros podemos cancelar esa eliminación.

Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar.

Si la tabla donde borramos está relacionada con otras tablas se podrán borrar o
no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas
relaciones. Si no puede borrar todas las filas que tenía que borrar nos manda un mensaje
avisándonos que no ha podido eliminar tantas filas por infligir esas reglas.

- 53 -
 UNIDAD 11. LOS FORMULARIOS
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los
registros de una tabla o consulta.

En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de

registros y cambiar su diseño.

INTRODUCCIÓN.
Para crear un formulario tenemos que
posicionarnos en la ventana Base de datos con el
objeto Formularios seleccionado, si hacemos clic
en el botón se abre una ventana con las
distintas formas que tenemos para crear un
formulario:
› Vista Diseño abre un formulario en blanco
en la vista diseño y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que
queremos aparezcan en él. Este método no se
suele utilizar ya que en la mayoría de los
casos es más cómodo y rápido crear un auto
formulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el
diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más
adelante cómo modificar el diseño de un formulario.
› Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en
la creación del formulario.
› Auto formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que
contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.

Según el tipo de formulario que elijamos (en columnas, en tabla,...) el formulario

presentará los datos de manera diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la
parte izquierda aparece un esquema de cómo se presentarán los datos con esa opción. Por
ejemplo Auto formulario: en columnas presenta cada registro en una pantalla mientras
que Auto formulario: en tabla presenta varios registros en una misma pantalla y cada
registro en una fila.

Para poder utilizar esta opción tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la
tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del
formulario. Este será el único dato a introducir, una vez introducido, seleccionamos el tipo
de auto formulario y pulsamos el botón Aceptar, Access se encarga del resto.
› Asistente para gráficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creación del gráfico.
› Asistente para tablas dinámicas utiliza un asistente que nos va guiando paso por
paso en la creación de la tabla dinámica.

Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

- 54 -
 EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS.

Para arrancar el asistente para

formularios podemos hacerlo como lo
vimos en el punto anterior o bien, otra
forma más rápida es desde la ventana
Base de datos con el objeto
Formularios seleccionado, haciendo
doble clic en la opción Crear un
formulario utilizando el asistente.

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los

campos a incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o

consulta de donde cogerá los datos del
cuadro Tablas/Consultas, este será el origen
del formulario. Si queremos sacar datos de
varias tablas lo mejor será crear una consulta
para obtener esos datos y luego elegir como
origen del formulario esa consulta.

A continuación seleccionamos los

campos a incluir en el formulario haciendo clic
sobre el campo y clic sobre el botón o
simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo

pulsamos el botón y el campo se quita de
la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos

a la vez haciendo clic sobre el botón o
deseleccionar todos los campos a la vez
haciendo clic sobre el botón .

- 55 -
 A continuación pulsamos el botón Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver
en la siguiente página...
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario.
Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el
formulario con esa distribución.

Una vez seleccionada la distribución que nos

interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la
siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos el estilo que

queremos dar al formulario, podemos elegir entre
los estilos que tiene definidos Access.
Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la
izquierda el aspecto que tendrá el formulario con
ese estilo.

Una vez seleccionado el estilo

que nos interesa pulsamos el botón
Siguiente y aparece la última pantalla
del asistente para formularios:

En esta ventana el asistente nos

pregunta el título del formulario, este título también será el nombre asignado al
formulario.

Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

› Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el
resultado del formulario preparado para la edición de registros, por ejemplo:

- 56 -
o bien

› Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista

Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por
ejemplo:

EDITAR DATOS DE UN FORMULARIO

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el

formulario posicionándonos en la ventana Base de datos con el objeto Formularios
seleccionado, y hacer clic en el botón o simplemente hacer doble clic sobre el
nombre del formulario en la ventana Base de datos.

Aparecerán los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario
(la vista Formulario). Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores,
modificarlos como si estuviéramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a
lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los
registros que ya conocemos, lo único que cambia
es el aspecto de la pantalla.

LA VISTA DISEÑO DE FORMULARIO

La vista diseño es la que nos

permite definir el formulario, en ella le
indicamos a Access cómo debe
presentar los datos del origen del
formulario, para ello nos servimos de los
controles que veremos más adelante.
› Para entrar en la vista diseño
debemos posicionarnos en la
ventana Base de datos con el
Formulario seleccionado y a
continuación hacemos clic en el
botón .

Nos aparece la ventana Diseño de

formulario:

- 57 -
El área de diseño consta de tres secciones:
1. La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo
que queremos que aparezca al principio del formulario.
2. La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del
origen del formulario, o varios registros o uno sólo por
pantalla según el tipo de formulario. Aunque se visualicen
varios registros en una pantalla, debemos indicar en la
sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo
registro.
3. La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que
queremos aparezca al final del formulario.

Podemos eliminar el encabezado o el pie con el menú Ver la

opción encabezado o pie de formulario.

La marca a la izquierda de la opción nos indica si las secciones

están abiertas o cerradas, si quitamos las secciones perderemos
todos los controles definidos en ellas.

Para abrirlas, sólo tenemos que volver a seleccionar la opción.

Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y
los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los
controles dentro del área de diseño.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos en el menú Ver las opciones
Regla y Cuadrícula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

LA BARRA DISEÑO DE FORMULARIO

Si has entrado en Diseño de formulario y no aparece esta barra la puedes hacer

aparecer desde el menú Ver, Barras de Herramientas, opción Diseño de formularios.

A continuación describiremos los distintos botones que

pertenecen a esta barra. El primero permite pasar de una
vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista
Diseño la que estamos describiendo ahora, la Vista Formulario
que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo
tenemos definido en la vista diseño y la Vista Hoja de Datos
que ya conocemos, las otras dos vistas no entran en el curso.

- 58 -
 El botón Guardar nos permite guardar los cambios que vayamos haciendo en el
diseño sin salir del formulario.

El botón Buscar permite buscar archivos. Después tenemos los botones

Imprimir y Vista preliminar (para ver cómo quedará la impresión antes de mandar
el formulario a impresora).

Luego tenemos los botones Cortar , Copiar , Pegar , y Copiar formato

para aplicar estas mismas acciones a los controles de nuestro formulario. Para que
Cortar, Copiar y Copiar formato estén activados deberemos previamente seleccionar el/los
control/es sobre los que queremos aplicar la acción. Por ejemplo, seleccionar el control a
copiar, hacer clic en el botón Copiar, posicionar el cursor en la sección donde queremos
dejar la copia y hacer clic sobre el botón Pegar.

Los botones Deshacer y Rehacer para deshacer las últimas acciones

realizadas por si nos hemos equivocado o rehacerlas después de deshacer.

Para insertar un hipervínculo tenemos el botón .

El siguiente botón hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el

que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en
el área de diseño como veremos más adelante.

El botón hace aparecer y desaparecer el cuadro Herramientas en el que

aparecen todos los tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de
diseño como veremos más adelante.

Con el botón Auto formato podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro
formulario asignándole un diseño de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que
aparecen también en el asistente para formularios.

Todo formulario tiene asociada una página de código en la que podemos programar
ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta
página de código haciendo clic sobre el botón .

Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control

seleccionado.

El botón arranca el generador de expresiones, de macros o de código.

Si queremos pasar a la ventana Base de datos tenemos el botón .

- 59 -
 Para crear una nueva tabla, consulta, formulario, informe, macro, etc... Sin salir de
nuestro formulario podemos utilizar el botón , al desplegarlo indicaremos qué tipo de
objeto queremos crear en la base de datos.

Por último podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botón .

EL CUADRO HERRAMIENTAS
Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué
formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control
no es más que un objeto que muestra datos, realiza
acciones o se utiliza como decoración. Por ejemplo,
podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un
botón de comando para abrir otro formulario o informe, o
una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles
con el fin de hacerlos más legibles.

En el cuadro Herramientas tenemos un botón por cada tipo de controles que se

pueden añadir al formulario.

Si no aparece el cuadro Herramientas haz clic sobre el botón de la barra de

herramientas.

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el
control haciendo doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura), a partir
de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin
necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo
hacemos clic sobre el botón .

El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:

1. Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente
dentro del control o en su propiedad Título.
2. Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en
un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de
texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el
contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen.
Los cuadros de texto también pueden ser independientes, por ejemplo para
presentar los resultados de un cálculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario.
Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningún sitio. En la
propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está
asociado (cuando es un dependiente) o una fórmula de cálculo cuando queremos que nos
presente el resultado de ese cálculo, en este último caso hay que preceder la fórmula por
el signo de igualdad =.
3. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas.
Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor, ya que el usuario sólo tiene que
hacer clic en el valor que desee. Sólo se puede seleccionar una opción del grupo a la vez.

- 60 -
 Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro
combinado en vez de un grupo de opciones.

Un grupo de opciones consta de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas

de verificación, botones de opción y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario
un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones.

1. Botón de alternar , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de
opciones ya creado, también se puede utilizar para presentar un campo de tipo
Sí/No, si el campo contiene el valor Sí, el botón aparecerá presionado.
2. Botón de opción , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de
opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene
el valor Sí, el botón tendrá este aspecto , sino, este otro .
3. Casilla de verificación , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un
grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo
contiene el valor Sí, la casilla tendrá este aspecto , sino, este otro .
4. Cuadro combinado . En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor
de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda
también a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no
disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo
momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un
sólo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista,
la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando añadimos un cuadro
combinado al área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.
5. Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista
de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros
combinados un cuadro de lista puede tener una o más columnas, que pueden
aparecer con o sin encabezados. Cuando añadimos un cuadro de lista al área de
diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.
6. Botón de comando . Un botón de comando permite ejecutar una acción con un
simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro,
etc... Al hacer clic en el botón, no sólo se ejecutará la acción correspondiente, sino
que también parecerá que se presiona y se suelta el botón. También tiene un
asistente asociado que permite crear botones para realizar más de treinta acciones
predefinidas distintas.
7. Control imagen para insertar imágenes en el formulario, esta imagen no variará
al cambiar de registro.
8. Marco de objeto independiente para insertar controles como un archivo de
sonido, un documento Word, un gráfico, etc... Serán controles que no variarán al
cambiar de registro.
9. Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que
cambia de un registro a otro.
10. Salto de página , el salto de página no tiene efecto en la vista Formulario pero
sí en la vista preliminar y a la hora de imprimir.

- 61 -
 11. Control ficha , se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del
origen muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos
en varias fichas.

También podemos agregar un sub formulario . Un sub formulario es un formulario

que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el
formulario dentro del formulario se denomina sub formulario. Una combinación
formulario/sub formulario se llama a menudo formulario jerárquico, formulario
principal/detalle o formulario principal/secundario. Los sub formularios son muy eficaces
cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios. Por
ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un sub
formulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso.
El formulario principal y sub formulario de este tipo de formularios están vinculados para
que el sub formulario presente sólo los registros que están relacionados con el registro
actual del formulario principal (que el sub formulario presente sólo los alumnos matriculados
en el curso activo).
1. Línea para añadir una línea en el formulario.
2. Rectángulo para añadir un rectángulo al formulario.

Por último podemos añadir más controles, controles más complejos con el botón .

TRABAJAR CON CONTROLES

› Seleccionar controles: Para seleccionar un control basta hacer clic sobre él. Cuando
un control está seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos
controladores de movimiento (los más grandes) y controladores de tamaño (los
más pequeños) como vemos en la siguiente imagen:

A veces puede resultar un poco complicado

seleccionar controles porque, o bien son demasiado
pequeños o finos (como en el caso de las líneas), o
porque se encuentran solapados. En estos casos es
muy útil utilizar la lista desplegable de selección de
controles que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla bajo la barra de menús.

Seleccionar un control de esta forma es muy

sencillo, solo tienes que desplegar la lista y
seleccionar el control que te interesa.

Para seleccionar varios controles hacer clic sobre

uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada la
tecla SHIFT y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar.

- 62 -
 Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma más rápida:
pulsar el botón izquierdo del ratón sobre el fondo del área de diseño y sin soltarlo
arrastrarlo, vemos que aparece dibujado en el área de diseño un cuadrado, cuando soltemos
el botón del ratón, todos los controles que entren en ese cuadrado quedarán seleccionados
(no hace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado).

› Añadir controles: Para añadir al formulario un nuevo campo del origen, lo más
rápido y cómodo es abrir el cuadro Campos (si no está abierto) haciendo clic en el
botón de la barra de herramientas. En este cuadro aparecen todos los campos del
origen del formulario. A continuación hacer clic sobre el campo a añadir y sin soltar el
botón del ratón arrastrar el campo en el área del formulario hasta el lugar donde
queremos que aparezca el campo. Access creará automáticamente una etiqueta con el
nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo.

Si queremos añadir otro tipo de control como por ejemplo una imagen, abrir el
cuadro Herramientas, hacer clic sobre el tipo de control que queremos añadir, soltar el
botón del ratón, vemos que el cursor ha tomado otra forma, ahora nos posicionamos en el
área del formulario donde queremos definir el control, apretamos el botón izquierdo del
ratón y manteniéndolo apretado arrastramos el ratón hasta dejar el control del tamaño
deseado.

› Copiar controles: Copiar controles es muy rápido y útil si deseas introducir varios
controles de un mismo tipo. Sólo tienes que seleccionar el control a duplicar y
hacer clic en la opción Copiar del menú Edición (también puedes utilizar la
combinación de teclas Ctrl + C). Luego pégalos en el formulario utilizando el
comando Pegar del menú Edición o la combinación de teclas Ctrl + V.
Este método te ayudará a crear rápidamente varios controles de un mismo tipo sin
tener que repetir la operación de seleccionar el tipo de control que quieres dibujar en el
formulario en el cuadro de controles.
Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre
diferente. Puedes modificar este nombre haciendo clic derecho sobre él y seleccionando la
opción Propiedades en el menú contextual.

› Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratón

sobre el control hasta que el puntero del ratón tome forma de mano. En ese momento
pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar el control hasta su posición
definitiva. Cuando seleccionamos un control también se selecciona la etiqueta que
tiene asociada y se moverán tanto el control como su etiqueta.

Para mover únicamente su etiqueta mover el ratón encima del controlador de

movimiento de la etiqueta y cuando el puntero del ratón toma la forma de un dedo índice
arrastrar la etiqueta.

También podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo índice
debe aparecer encima del controlador de movimiento del control.
Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos, se moverán todos.

› Cambiar el tamaño de los controles: Para cambiar el tamaño de un control

seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamaño, a continuación mover el
ratón encima de uno de los controladores de tamaño, cuando el puntero toma la forma

- 63 -
 de una flecha doble pulsar el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastrarlo hasta
que el control tome el tamaño deseado.
Para cambiar el tamaño de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamaño de
uno de ellos, se cambiarán todos.
› Para alinear varios controles, podemos
moverlos uno a uno guiándonos por la cuadrícula
pero tenemos una opción del menú Formato que
nos permite realizarlo de forma más cómoda.
Seleccionamos los controles a alinear,
desplegamos el menú Formato, el menú Alinear
y elegimos la opción deseada según queramos
alinear los controles a la izquierda, derecha,
arriba, abajo, a la cuadrícula. Para ver el
efecto de cada opción tenemos un dibujo en la
parte izquierda de la opción.

› Ajustar el tamaño de los

controles: Si queremos que
varios controles tengan el mismo
tamaño para dejar nuestro
formulario más homogéneo y
agradable a la vista tenemos una
herramienta muy útil, la opción
Tamaño del menú Formato.

Se procede de la misma forma que para

alinear controles, seleccionamos los controles
que queremos ajustar, desplegamos el menú
Formato, el menú Tamaño y elegimos la opción más adecuada a lo que queremos hacer.

Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa
todo su contenido.

1. A la cuadrícula: ajusta a la cuadrícula.

2. Ajustar al más alto: todos los controles toman la altura del más alto.
3. Ajustar al más corto: todos los controles toman la altura del menos alto.
4. Ajustar al más ancho: todos los controles toman la anchura del más ancho.
5. Ajustar al más estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.

Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamaño es preferible primero ajustar el
tamaño y después alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineación.

- 64 -
  Ajustar el espacio entre controles: Si
queremos cambiar la distancia entre
controles, además de moverlos libremente
por el área de diseño, podemos utilizar
unas opciones del menú formato.

Seleccionamos los controles que queremos

ajustar, desplegamos el menú Formato, el menú
Espacio horizontal y elegimos la opción más
adecuada a lo que queremos hacer, dejarlos con
el mismo espacio entre controles (Igualar),
aumentar el espacio entre todos los controles
seleccionados tal como muestra la imagen a la
izquierda de la opción (Aumentar), o reducir ese
espacio (Disminuir).

También podemos hacer lo mismo con el espacio

vertical, seleccionamos los controles que queremos
ajustar, desplegamos el menú Formato, el menú
Espacio vertical y elegimos la opción más adecuada
a lo que queremos hacer dejarlos con el mismo
espacio entre controles (Igualar), aumentar el
espacio entre todos los controles seleccionados tal
como muestra la imagen a la izquierda de la opción
(Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).

UNIDAD 12. LOS INFORMES

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta
generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos
que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y
en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.
En esta unidad veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo cambiar su
diseño una vez creado.
INTRODUCCIÓN.
Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos
con el objeto Informes seleccionado, si hacemos clic en el botón se abre una
ventana con las distintas formas que tenemos para crear un informe:

- 65 -
 Vista Diseño abre un informe en blanco en
la vista diseño y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que
queremos aparezca en él. Este método no se
suele utilizar ya que en la mayoría de los
casos es más cómodo y rápido crear un
autoinforme o utilizar el asistente y después
sobre el informe creado modificar el diseño
para ajustar el informe a nuestras
necesidades. En esta unidad veremos más
adelante cómo modificar el diseño de un
informe.
 Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creación del informe.
 Autoinforme consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene
todos los datos de la tabla o consulta origen.

Según el tipo de autoinforme que elijamos, el informe presentará los datos de manera
diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un
esquema de cómo se presentarán los datos con esa opción. Por ejemplo Autoinforme: en
columnas presenta cada registro en una página mientras que Autoinforme: en tablas
presenta varios registros en una misma página y cada registro en una fila.

Para poder utilizar esta opción tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la
tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del
informe. Este será el único dato a introducir, una vez introducido seleccionamos el tipo de
autoinforme y pulsamos el botón Aceptar, Access se encarga del resto.
 Asistente para gráficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creación del gráfico.
 Asistente para etiquetas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creación etiquetas.

Explicaremos a continuación la forma de crear un informe utilizando el asistente.

EL ASISTENTE PARA INFORMES.

Para arrancar el asistente para

informes podemos hacerlo como lo
vimos en el punto anterior o bien, otra
forma más rápida es desde la ventana
Base de datos con el objeto
Informes seleccionado, haciendo
doble clic en la opción Crear un
informe utilizando el asistente.

Aparece la primera ventana del

asistente:

- 66 -
 En esta ventana nos pide introducir los campos a
incluir en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde

cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el
origen del informe. Si queremos sacar datos de varias
tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos
datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos haciendo clic

sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botón o
simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la

lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .

A continuación pulsamos el botón

Siguiente> y aparece la ventana que
puedes ver en la siguiente página...

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe.

Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada
concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se
visualizarán totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el

campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente hacer
doble clic sobre el campo).

- 67 -
 En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá
nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada
registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por población, y encima un grupo
por código postal.

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al

grupo para seleccionarlo y pulsar el botón .

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los

botones, la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia
abajo baja el grupo un nivel.

Con el botón

podemos refinar el
agrupamiento. Haciendo
clic en ese botón aparecerá
el siguiente cuadro de
diálogo:

En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada
grupo tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos
de agrupamiento, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor
completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc...

Después de pulsar el botón

Aceptar volvemos a la ventana
anterior.

- 68 -
 En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenación. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán
en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente, para
elegir una ordenación descendente hacer clic sobre el botón Ascendente y pasará a ser
Descendente.

Podemos elegir un tipo de ordenación diferente en los distintos campos de

ordenación. Esta pantalla nos permite además añadir totales de forma casi automática, si

queremos añadir líneas de totales tenemos que hacer clic sobre el botón
aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de resumen:

En el cuadro de diálogo aparece la lista de los campos numéricos que tenemos en

el informe, y las funciones de agregado que se pueden seleccionar para calcular algún
total. Para que en el informe aparezca la suma de algún campo sólo tenemos que
seleccionar la casilla que se encuentra en la fila del campo y en la columna Suma. Podemos
así elegir varios totales.

En el cuadro Mostrar si activamos la opción Detalle y resumen, aparecerán en el

informe tanto las líneas de detalle (los registros del origen) como las líneas de totales. Si
activamos la opción Resumen sólo, no aparecerán las líneas de detalle.

Si activamos la casilla Calcular el porcentaje del total por sumas añade un total
el porcentaje que representa la suma calculada sobre la suma total de todos los registros.
Por ejemplo si sumamos las horas por grupo el porcentaje sería el porcentaje que
representan las horas del grupo sobre el total de horas de todos los grupos.

Una vez rellenadas las opciones correspondientes hacemos clic en el botón Aceptar
para volver a la ventana del asistente.

Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botón Siguiente> y aparece la
siguiente ventana:

- 69 -
 En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe.
Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el
informe con esa distribución.

En el cuadro Orientación podemos elegir entre

impresión Vertical u Horizontal (apaisado). Con la
opción Ajustar el ancho del campo de forma que
quepan todos los campos en una página, se
supone que el asistente generará los campos tal como
lo dice la opción. A continuación pulsamos el botón
Siguiente> y aparece la ventana siguiente:

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir
entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de
la izquierda el aspecto que tendrá el informe con ese estilo.

Una vez seleccionado el estilo que nos

interesa pulsamos el botón Siguiente y
aparece la última pantalla del asistente para
informes:

En esta ventana el asistente nos

pregunta el título del informe, este título
también será el nombre asignado al informe.

Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

- 70 -
 Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado
para la impresión, o bien
 Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana
Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

LA VISTA DISEÑO DE INFORME

La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access
cómo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los
controles que veremos más adelante de la misma forma que definimos un formulario.

 Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos

con el informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón .

Nos aparece la ventana diseño:

- 71 -
 El área de diseño consta normalmente de cinco
secciones:
1. La sección Encabezado del informe, en
ella ponemos lo que queremos que
aparezca al principio del informe.
2. La sección Encabezado de página, en ella
ponemos lo que queremos que aparezca al
principio de cada página.
3. La sección Detalle, en ella aparecerán los
registros del origen del informe, o varios
registros o uno sólo por página según el
tipo de informe. Aunque se visualicen varios
registros en una página, debemos indicar
en la sección Detalle el diseño
correspondiente a un sólo registro.
4. La sección Pie de página, en ella ponemos
lo que queremos aparezca al final de cada
página.
5. La sección Pie de informe, en ella
ponemos lo que queremos aparezca al final
del informe.

Podemos eliminar los encabezados y pies con el menú Ver las opciones encabezado
o pie de página y encabezado o pie de página del informe.

La marca a la izquierda de la opción nos indica si las secciones están abiertas o

cerradas, si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.
Para abrirlas, sólo tenemos que volver a seleccionar la opción.
Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y
los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los
controles dentro del área de diseño.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos en el menú Ver las opciones
Regla y Cuadrícula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

LA BARRA DISEÑO DE INFORME

Si has entrado en diseño de informe y no aparece esta barra la puedes hacer

aparecer desde el menú Ver, Barras de Herramientas, opción Diseño de informe.

Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los

formularios. A continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a esta
barra.

- 72 -
 El primero permite pasar de una vista a otra, si lo
desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos
describiendo ahora, la Vista preliminar que nos presenta los
datos del origen del informe tal como se imprimirán y la Vista
previa del diseño que permite examinar rápidamente el diseño,
ya que incluye únicamente una muestra de los datos del informe.

Si el informe está basado en una consulta que pide parámetros, no es necesario

escribir ningún valor, tan sólo hacer clic en Aceptar.

1. El botón Guardar nos permite guardar los cambios que vayamos haciendo en el
diseño sin salir del informe.
2. El botón Buscar permite buscar archivos.
3. Después tenemos los botones Imprimir para enviar el informe a la impresora y
Vista preliminar para ver cómo quedará la impresión antes de mandar el informe a
impresora.
4. Luego tenemos los botones Cortar , Copiar , Pegar , y Copiar formato
para aplicar estas mismas acciones a los controles de nuestro informe. Para que Cortar,
Copiar y Copiar formato estén activados deberemos previamente seleccionar el/los
control/es sobre los que queremos aplicar la acción. Por ejemplo, seleccionar el control a
copiar, hacer clic en el botón Copiar, posicionar el cursor en la sección donde queremos
dejar la copia y hacer clic sobre el botón Pegar.
5. Los botones Deshacer y Rehacer para deshacer las últimas acciones
realizadas por si nos hemos equivocado o rehacerlas después de deshacer.
6. Para insertar un hipervínculo tenemos el botón .
7. El siguiente botón hace aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que
aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el
área de diseño como veremos más adelante.
8. El botón hace aparecer y desaparecer el cuadro Herramientas en el que aparecen
todos los tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño
como veremos más adelante.
9. El botón permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos más adelante.
10. Con el botón Autoformato podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro
informe asignándole un diseño de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que
aparecen también en el generador de informes.
11. Todo informe tiene asociada una página de código en la que podemos programar
ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a
esa página de código haciendo clic sobre el botón .
12. Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control
seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.
13. El botón arranca el generador de expresiones, de macros o de código.
14. Si queremos pasar a la ventana Base de datos tenemos el botón .

- 73 -
15. Para crear una nueva tabla, consulta, informe, informe, macro, etc... sin salir de
nuestro informe podemos utilizar el botón , al desplegarlo indicaremos qué tipo de
objeto queremos crear en la base de datos.
16. Por último podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botón .
17. El cuadro Herramientas

Para definir qué información debe aparecer en el

informe y con qué formato, se pueden utilizar los mismos
controles que en los formularios aunque algunos son más
apropiados para formularios como por ejemplo los botones
de comando.

En el cuadro Herramientas tenemos un botón por cada tipo de controles que se pueden
añadir al informe.

Si no aparece el cuadro Herramientas haz clic sobre el botón de la barra de

herramientas.

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control
haciendo doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura), a partir de ese
momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de
hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic
sobre el botón .

El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:

1. Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente
dentro del control o en su propiedad Título.
2. Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en
un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de
texto dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto
también pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un
cálculo. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al
que está asociado (cuando es un dependiente) o una fórmula de cálculo cuando
queremos que nos presente el resultado de ese cálculo, en este último caso hay que
preceder la fórmula por el signo de igualdad =.
3. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas.
Se suele utilizar más en formularios, para más detalle repasar la unidad de formularios.
4. Botón de alternar , se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No, si el
campo contiene el valor Sí, el botón aparecerá presionado.
5. Botón de opción , se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el
campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este aspecto , sino, este otro .
6. Casilla de verificación , se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No. Si
el campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá este aspecto , sino, este otro .

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7. Cuadro combinado , Cuadro de lista , Grupo de opciones , Botón de
comando y Control ficha . Se suelen utilizar más en formularios, para más
detalle repasar la unidad de formularios.
8. Control imagen para insertar imágenes en el informe, esta imagen no variará al
cambiar de registro.
9. Marco de objeto independiente para insertar controles como un documento Word,
un gráfico, etc... Serán controles que no variarán al cambiar de registro.
10. Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que cambia
de un registro a otro.
11. Salto de página , el salto de página produce un cambio de página aunque no se
haya llegado al final de la página.

También podemos agregar un subinforme . Un subinforme es un informe que se

inserta en otro. El informe primario se denomina informe principal, y el informe dentro del
informe se denomina subinforme. Una combinación informe/subinforme se llama a menudo
informe jerárquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario. Funciona de
forma idéntica a los subformularios que vimos en el tema anterior.
1. Línea para añadir una línea en el informe.
2. Rectángulo para añadir un rectángulo al informe.
Por último podemos añadir más controles, más complejos con el botón .

IMPRIMIR UN INFORME.

Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos

puntos dentro de Access.

 Imprimir directamente: Si nos encontramos en la ventana Base de datos:

1. Seleccionar la ficha del objeto Informes.
2. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
3. Hacemos clic sobre el botón de la barra de herramientas, el informe será enviado
directamente a la impresora. En este caso se imprimen todas las páginas del documento,
con las opciones definidas en ese momento. Antes de mandar la primera impresión del
documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello
tenemos que abrir el cuadro de diálogo Imprimir.

 Abrir el cuadro de diálogo Imprimir: Si nos encontramos en la ventana Base de

datos:
1. Seleccionar la ficha del objeto Informes.
2. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
3. Si desplegamos el menú Archivo y elegimos la opción Imprimir... se abrirá el cuadro
de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar algunos parámetros de impresión como
te explicaremos a continuación:

- 75 -
 Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando están
instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora
a la que queremos enviar la impresión.

En el recuadro Intervalo de impresión, podemos especificar si queremos imprimir Todo el

informe o bien sólo algunas páginas.

Si queremos imprimir unas páginas, en el recuadro desde especificar la página

inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la página final.

Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de diálogo, podremos

activar la opción Registros seleccionados para imprimir únicamente esos registros.

En el recuadro Copias, podemos especificar el número de copias a imprimir. Si la

opción Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia,
mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas.

La opción Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresión a un

archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora.

Con el botón Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la

impresora, esta ventana cambiará según el modelo de nuestra impresora pero nos permite
definir el tipo de impresión por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el
tipo de papel que utilizamos, etc...

Con el botón Configurar... podemos configurar la página, cambiar los márgenes,

impresión a varias columnas, etc...

Por último pulsamos el botón Aceptar y se inicia la impresión. Si cerramos la

ventana sin aceptar no se imprime nada.

 Abrir el informe en vista previa: Para comprobar que la impresión va a salir bien es
conveniente abrir una vista previa del informe en pantalla para luego si nos parece
bien mandar la impresión definitiva. Para abrir la vista previa desde la ventana Base
de datos tenemos que seguir los siguientes pasos:

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 Con el objeto Informes seleccionado, hacer clic sobre el nombre del informe que
queremos imprimir, para seleccionarlo.

A continuación hacemos clic sobre el botón se abrirá la vista previa del informe.

LA VENTANA VISTA PREVIA

En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora. Para pasar por las
distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por
los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera página, a la página
anterior, a una página concreta, a la página siguiente o a la última página.

En la parte superior tenemos una barra de herramientas (la barra Vista preliminar) con
iconos que ya nos son familiares:
1. Para pasar a la vista diseño, para enviar el informe a la impresora, para
pasar a la ventana Base de datos, para crear un nuevo objeto y para acceder a
la ayuda. Además tenemos nuevos botones:
2. La lupa permite acercarnos o alejarnos del informe,
3. Permite visualizar una página entera en pantalla,
4. Reduce el tamaño del informe para poder ver dos páginas en una sóla pantalla,
5. Permite visualizar hasta seis páginas en la misma pantalla,
6. Ajustar ajusta el tamaño para que se vea una página entera en
pantalla, si desplegamos el cuadro podremos elegir un porcentaje de zoom para ver la
página de más o menos cerca, hace la misma función que la lupa pero permite más
tamaños.

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7. Abre la ventana Configurar página donde podemos cambiar los márgenes, la
orientación del papel, etc...
8. Envía el informe a un documento Word, desplegando el cuadro podemos elegir
también enviarlo a una hoja de cálculo Excel por ejemplo.
9. Cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.

AGRUPAR Y ORDENAR

Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de

agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una
cabecera especial o una línea de totales, también podemos definir una determinada
ordenación para los registros que aparecerán en el informe.

Para definir la ordenación de los registros,

crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar
los niveles que ya tenemos definidos en un
informe que ya tenemos definido, lo abrimos en
vista Diseño y hacemos clic sobre el botón
de la barra de herramientas. Se abrirá el cuadro
de diálogo Ordenar y agrupar que te
mostramos a continuación:

En la columna Campo/Expresión se escriben las columnas por las que queremos

ordenar o agrupar, las columnas que sirven para definir grupos aparecen con el símbolo
a su izquierda. Normalmente se pone un nombre de columna pero en ocasiones podemos
escribir una expresión por ejemplo si queremos agrupar los registros por el mes de un
campo fecha que se encuentra en el origen del informe, pondremos la expresión
=mes(fecha). La expresión debe ir siempre precedida del signo =.

El orden en que ponemos los diferentes campos es importante. En el ejemplo

anterior, primero hemos escrito Nombre Curso, después nºhoras y al final Código Curso,
esto hará que primero se agrupen los registros por Nombre Curso, dentro de un mismo
nombre de curso se ordenarán los cursos por nºhoras, y dentro del mismo número de horas
se ordenarán por código de curso.

Podemos crear hasta diez niveles de agrupamiento, estos

niveles estarán anidados (uno dentro de otro) en el mismo orden
que aparecen en el cuadro Ordenar y agrupar:

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 En la columna Orden definiremos el tipo de ordenación que queremos para cada
campo, puede ser Ascendente (en orden alfabético si el campo es de tipo texto, de menor
a mayor si el campo es numérico y más antiguo a más reciente si el campo es de tipo fecha)
o Descendente, en orden inverso.

En la parte inferior tenemos las propiedades de cada columna de agrupación u

ordenación.

La propiedad Encabezado del grupo nos indica si queremos incluir un encabezado

del grupo, contendrá todos los datos que queremos imprimir sólo cuando empiece el grupo.
Si cambias la propiedad a Sí verás que aparece una nueva sección en la ventana Diseño de
informe para el encabezado del grupo.

La propiedad Pie del grupo nos indica si queremos incluir un pie de grupo,
contendrá todos los datos que queremos imprimir sólo cuando termine el grupo, es el que
normalmente se utiliza para imprimir los totales del grupo. Si cambias la propiedad a Sí
verás que aparece una nueva sección en la ventana diseño de informe para el pie del grupo.

En la propiedad Agrupar en podemos elegir entre . Si elegimos

Cada valor, ordenará los registros del informe por el campo y cada vez que el campo
cambie de valor, terminará el grupo y empezará un nuevo grupo de valores. Si elegimos
Intervalo, en la propiedad Intervalo del grupo pondremos un número n de caracteres, y
agrupará por los n caracteres del campo.

La propiedad Intervalo de grupo sirve para indicar un número de caracteres si

tenemos la propiedad Agrupar en con el valor Intervalo. También sirve para formar
grupos de un número fijo de registros, por ejemplo queremos agrupar los registros de cinco
en cinco, queremos formar grupos de cinco registros, pondremos Cada valor en la
propiedad Agrupar en y pondremos 5 en Intervalo de grupo.

Por último en la propiedad Mantener juntos podemos elegir entre

. Si elegimos Grupo completo intentará escribir el encabezado de grupo, la sección de
detalle y el pie de grupo en la misma página, es decir, si después de imprimir los registros
del primer grupo le queda media página vacía pero el siguiente grupo no cabe entero en ese
espacio, pues saltará de página y empezará el nuevo grupo en una página nueva.

Si elegimos Con detalle inicial imprime el encabezado de grupo en una página sólo
si puede imprimir también el primer registro de detalle.

Si elegimos No imprime el grupo sin mantener en la misma página el encabezado de

grupo, la sección de detalle y el pie de página del grupo.

- 79 -
 UNIDAD 13. LOS CONTROLES DE FORMULARIO E
INFORME
PROPIEDADES GENERALES DE LOS CONTROLES
En temas anteriores vimos cómo crear formularios e informes utilizando el asistente,
también hemos aprendido a manejar los controles para copiarlos, moverlos, ajustarlos,
alinearlos, etc.…

En este tema vamos a repasar los

diferentes tipos de controles y estudiar sus
propiedades para conseguir formularios e
informes más completos.

Empezaremos por estudiar las propiedades

comunes a muchos de ellos:
 Nombre: Aquí indicaremos el nombre del
control. Puedes darle el nombre que tú
quieras, pero asegúrate de que es lo
suficientemente descriptivo como para poder
reconocerlo más tarde.

Un buen método sería asignarle el nombre del

control más una coletilla indicando de qué control
se trata. Por ejemplo, imagina que tenemos dos
controles para el campo Curso, una etiqueta y un cuadro de texto. Podríamos llamar a la
etiqueta curso_eti y al campo de texto curso_txt. De este modo facilitamos el nombre de
dos controles que referencia a un mismo campo.

 Visible: Si la propiedad se establece a No el control será invisible en el formulario.

Por el contrario, si lo establecemos a Sí el control sí que será visible.

Su uso parece obvio, pero nos puede ser muy útil para cargar información en el
formulario que no sea visible para el usuario pero sin embargo sí sea accesible desde el
diseño.

También podemos utilizar esta propiedad para ocultar controles, para mostrarlos
pulsando, por ejemplo, un botón.

 Mostrar cuando: Utilizaremos esta

propiedad para establecer cuándo un
control debe mostrarse. De este modo
podemos hacer que se muestre únicamente
cuando se muestre en pantalla y esconderlo
a la hora de imprimir (muy útil por ejemplo para los botones de un formulario que no
queremos que aparezcan en el formulario impreso).

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 Izquierda y Superior: Estas dos propiedades de los controles hacen referencia a
su posición. Respectivamente a la distancia del borde izquierdo del formulario o
informe y de su borde superior.
Normalmente sus unidades deberán ser introducidas en centímetros. Si utilizas otras
unidades de medida, como el píxel, Access tomará ese valor y lo convertirá en centímetros.

 Ancho y Alto: Establecen el tamaño del control indicando su anchura y altura. De

nuevo la unidad de medida utilizada es el centímetro.

 Color del fondo: Puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo más
sobre el resto del formulario. Para cambiar el color, teclea el número del color si lo
conoces o bien coloca el cursor en el recuadro de la propiedad y pulsa el botón que
aparecerá a la izquierda.

Entonces se abrirá el cuadro de diálogo que ya conoces desde donde podrás

seleccionar el color que prefieras.

 Estilo de los bordes: Cambia el estilo

en el que los bordes del control se
muestran.

 Color y Ancho de los bordes: Establece el color del borde del control y su ancho
en puntos.

 Efecto especial: Esta propiedad modifica

la apariencia del control y le hace tomar
una forma predefinida por Access.

Al modificar esta propiedad algunos de los valores introducidos en las propiedades

Color del fondo, Estilo de los bordes, Color de los bordes o Ancho de los bordes se
verán invalidadas debido a que el efecto elegido necesitará unos valores concretos para
estas propiedades.

Del mismo modo si modificamos alguna de las propiedades citadas anteriormente el

Efecto especial dejará de aplicarse para tomarse el nuevo valor introducido en la propiedad
indicada.

 Nombre y Tamaño de la fuente: Establece el tipo de fuente que se utilizará en

el control y su tamaño en puntos.

 Espesor de la fuente, Fuente en Cursiva y Fuente subrayada: Estas propiedades

actúan sobre el aspecto de la fuente modificando, respectivamente, su espesor

- 81 -
 (de delgado a grueso), si debe mostrarse en cursiva o si se le añadirá un
subrayado.

 Texto de Ayuda del control: Aquí

podremos indicar el texto que queremos
que se muestre como ayuda contextual
a un control.

 Texto de la barra de estado: Aquí podremos indicar el texto que queremos que se
muestre en la barra de estado cuando el usuario se encuentre sobre el control. Un
ejemplo muy claro de su uso sería que cuando el usuario se encontrase sobre el campo
Nombre en la barra de estado se pudiera leer Introduzca aquí su nombre.

 Índice de tabulación: Una de las propiedades más interesantes de los controles. Te

permite establecer en qué orden saltará el cursor por los controles del
formulario/informe cuando pulses la tecla TAB. El primer elemento deberá
establecerse a 0, luego el salto se producirá al control que tenga un valor
inmediatamente superior.

Una alternativa a utilizar esta propiedad es

utilizar el comando Orden de tabulación en el
menú Ver:

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En él aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulación. Puedes

arrastrar y colocar los controles en el orden que prefieras, de esta forma, las propiedades
Índice de tabulación de los controles se configurarán de forma automática.

ETIQUETAS Y CUADROS DE TEXTO

Ya hemos visto cómo insertar un campo en el origen de datos, este campo, la
mayoría de las veces estará representado por un cuadro de texto y una etiqueta
asociada.

Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los
campos y los títulos, mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor
que va cambiando, normalmente será el contenido de un campo del origen de datos.
 La propiedad que indica el contenido de la etiqueta es la propiedad Título.

- 82 -
 La propiedad que le indica a Access qué valor tiene que aparecer en el cuadro de
texto, es la propiedad Origen del control.

Si en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos, cuando el

usuario escriba un valor en el control, estará modificando el valor almacenado en la
tabla, en el campo correspondiente del registro activo.

Cuando queremos utilizar el control para que el

usuario introduzca un valor que luego utilizaremos,
entonces no pondremos nada en el origen del
control y el cuadro de texto se convertirá en
independiente.

También podemos utilizar un cuadro de texto para presentar campos calculados,

en este caso debemos escribir en la propiedad Origen del control la expresión que
permitirá a Access calcular el valor a visualizar, precedida del signo igual =.

Por ejemplo para calcular el importe si dentro

de la tabla sólo tenemos precio unitario y cantidad.

En el ejemplo anterior hemos creado un campo calculado utilizando valores que

extraíamos de otros campos (en el ejemplo los campos precio y cantidad). También es
posible realizar cálculos con constantes, por lo que nuestro origen de datos podría ser
=[precio]*0.1 para calcular el 10% de un campo o incluso escribir =2+2 para que se
muestre en el campo el resultado de la operación.

CUADROS COMBINADOS Y CUADROS DE LISTA

Estos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario puede
elegir uno o varios de los valores.

El cuadro de lista permanece fijo y

desplegado mientras que el cuadro
combinado aparece como un cuadro de
texto con un triángulo a la derecha que
permite desplegar el conjunto de los
valores de la lista.

Una de las formas más sencillas para crear un

control de este tipo es utilizando el Asistente para
controles. Su uso es muy sencillo, sólo tendrás que activar
el asistente antes de crear el control sobre el formulario o
informe haciendo clic en su icono en el Cuadro de
herramientas.

Una vez activado el Asistente, cuando intentes crear un control de Cuadro de lista
o Cuadro combinado se lanzará un generador automático del control que, siguiendo unos

- 83 -
cuantos pasos sencillos, cumplimentará las propiedades del control para que muestre
los datos que desees.

En el tema 3, con el asistente para búsquedas, ya tuvimos nuestro primer contacto con
los cuadros combinados y de lista, aquí repasaremos las propiedades más importantes.
 Tipo de origen de la fila: En esta propiedad indicaremos de qué tipo será la fuente
de donde sacaremos los datos de la lista.
Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla
o de una consulta. Si seleccionamos Lista de valores el control mostrará un listado
de unos valores fijos que nosotros habremos introducido. La opción Lista de
campos permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos
pertenecientes a una tabla o consulta. En cualquier caso se deberán indicar qué
campos o valores serán mostrados con la siguiente propiedad:
 Origen de la fila: En esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar
en el control.
Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta
deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta o también podremos escribir
una sentencia SQL que permita obtener los valores de la lista. Si en la propiedad
Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de campos deberemos indicar el
nombre de una tabla o consulta. Si, por el contrario, habíamos elegido Lista de
valores, deberemos introducir todos los valores que queremos que aparezcan en el
control entre comillas y separados por puntos y comas:
"valor1";"valor2";"valor3";"valor4"...
 Columna dependiente: Podemos definir la lista como una lista con varias
columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qué columna se
utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el número de orden de la
columna.
 Encabezados de columna: Indica si en la lista desplegable debe aparecer una
primera línea con encabezados de columna. Si cambiamos esta propiedad a Sí,
cogerá la primera fila de valores como fila de encabezados.
 Ancho de columnas: Permite definir el ancho que tendrá cada columna en la
lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un
punto y coma.
 Ancho de la lista: Indica el ancho total de la lista.
 Limitar a lista: Si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el
campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si seleccionamos Sí
obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un
valor que no está en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar
este valor.
 Filas en lista: Indica cuántas filas queremos que se visualicen cuando se
despliega la lista. Esta propiedad sólo se muestra para el control Cuadro
combinado.
 Selección múltiple: Esta propiedad puede tomar tres valores, Ninguna, Simple y
Extendida.

Si seleccionamos Ninguna el modo de selección de la lista será único, es decir sólo

podremos seleccionar un valor.

Si seleccionamos Simple permitiremos la selección múltiple y todos los elementos

sobre los que hagas clic se seleccionarán. Para deseleccionar un elemento vuelve a hacer clic
sobre él.

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 Seleccionando Extendida permitiremos la selección múltiple, pero para seleccionar
más de un elemento deberemos mantener pulsada la tecla CTRL. Si seleccionamos un
elemento, pulsamos la tecla MAYUS y dejándola pulsada seleccionamos otro elemento,
todos los elementos entre ellos serán seleccionados.

Esta propiedad sólo se muestra para el control Cuadro de lista.

Una vez incluido el control

sobre el formulario o informe
podremos alternar entre estos
dos tipos haciendo clic derecho
sobre él y seleccionando la
opción Cambiar a...

Este es un modo de transformar un control de un tipo de una clase a otra

manteniendo prácticamente todas sus propiedades intactas, sobre todo aquellas
relativas a los orígenes de datos.

Esta opción también está disponible en el menú contextual de los cuadros de texto.

EL CONTROL GRUPO DE OPCIONES

Ahora veremos un nuevo grupo de controles que nos servirán para mostrar al usuario
un conjunto limitado de alternativas representadas por Botones de opción, Casillas de
verificación o Botones de alternar.

Si queremos utilizar este grupo de controles la forma más sencilla será insertando un
control de tipo Grupo de opciones . Dentro de este grupo de opciones introduciremos
tantos controles de tipo botón de opción, casillas de verificación o botón de alternar
como deseemos.

La mayor ventaja del grupo de opciones es que hace fácil seleccionar un valor, ya que
el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee y sólo puede elegir una
opción cada vez de entre el grupo de opciones.

 En este control deberemos de tratar el Origen del control de una forma especial: El
control Grupo de opciones deberemos vincularlo en su propiedad Origen del
control al campo que queremos que se encuentre vinculado en la tabla.

Los controles de opción que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad
llamada Valor de la opción, que será el valor que se almacene en la tabla al seleccionarlos.

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 Por tanto, deberás establecer la propiedad Valor de la opción para cada uno de los
controles de opción de forma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a almacenar
en el campo que indiquemos en el Origen del control del control Grupo de opciones.
La propiedad Valor de la opción sólo admite un número, no podrás introducir texto por lo
que este tipo de controles únicamente se utilizan para asociarlos con campos numéricos.

En un formulario o infirme, un grupo de opciones puede ser declarado como

independiente y por lo tanto no estar sujeto a ningún campo.

Por ejemplo, se puede utilizar un grupo de opciones independiente en un cuadro

de diálogo personalizado para aceptar la entrada de datos del usuario y llevar a cabo a
continuación alguna acción basada en esa entrada.

La propiedad Valor de la opción sólo está disponible cuando el control se coloca

dentro de un control de grupo de opciones. Cuando una casilla de verificación, un botón
de alternar o un botón de opción no está en un grupo de opciones, el control no tiene la
propiedad Valor de la opción. En su lugar, el control tiene la propiedad Origen del
control y deberá establecerse para un campo de tipo Sí/No, modificando el registro
dependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario.

Del mismo modo que vimos con los controles de lista, es aconsejable crear estos
controles con la opción de Asistente para controles activada.

Así, al intentar introducir un Grupo de opciones en el formulario o informe se

lanzará el generador y con un par de pasos podrás generar un grupo de controles de forma
fácil y rápida.

Si no quieres utilizar el asistente, primero crea el grupo de opciones arrastrándolo

sobre el área de diseño, a continuación arrastra sobre él los controles de opción, y
finalmente tendrás que rellenar la propiedad Valor de la opción de cada control de opción
y la propiedad Origen del control del grupo de opciones.

EL CONTROL FICHA

Cuando tenemos una gran cantidad de información

que presentar, se suele organizar esa información en
varias fichas para no recargar demasiado las pantallas.
Para ello utilizaremos el control Ficha:

Un control Ficha es un contenedor que contiene

una colección de objetos Página. De esta forma cuando el
usuario elige una página, ésta se vuelve Activa y los
controles que contiene susceptibles de cambios.

Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada página

individualmente. Una vez insertado el control Ficha deberemos hacer clic sobre el título de
una de las Páginas para modificar sus propiedades. El título de la página se podrá modificar
a través de la propiedad Nombre.

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 Para insertar elementos dentro de una página
deberemos crearlo dentro de ella. Una vez hayas
seleccionado en el Cuadro de herramientas el control que
quieres insertar, solamente deberás colocar el cursor sobre la
página hasta que quede sombreada y entonces dibujar el
control:

Cuando termines sólo tendrás que cambiar de página haciendo clic sobre su título y
rellenarla del mismo modo.

Es posible añadir nuevas Páginas o eliminarlas,

para ello sólo tienes que hacer clic derecho sobre el control
Ficha y seleccionar Insertar página para añadir una
nueva página o hacer clic en Eliminar página para
eliminar la página activa.

Si tienes más de una página incluida en el control

Ficha deberás utilizar la opción Orden de las páginas... en
el menú contextual para cambiar su disposición. Aparecerá el
siguiente cuadro de diálogo:

Utiliza los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposición de la
página seleccionada de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estará
situada más a la izquierda y, al contrario, la que se encuentre en la parte inferior estará
situada más hacia la derecha.

Cuando hayas terminado pulsa el botón Aceptar y podrás ver el control Ficha con
las Páginas ordenadas.

LAS HERRAMIENTAS DE DIBUJO

Nuestro siguiente paso será echarle un vistazo a dos de los controles que nos
ayudarán a mejorar el diseño de los formularios o informes que creemos: las Líneas y los
Rectángulos.

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 En ambos casos su creación es la misma (e igual también para el resto de los
controles). Basta con seleccionar el control en el Cuadro de Herramientas o y luego
dibujarlo en el formulario o informe. Para ello sólo tienes que hacer clic en el punto en el que
quieras que empiece el control, y sin soltar el botón del ratón, desplazamos el cursor
hasta que el control alcance el tamaño deseado.

En el caso del control Línea la tecla MAYUS nos será de mucha utilidad. Si
mantenemos esta tecla de nuestro teclado pulsada mientras realizamos las acciones
anteriores podremos crear líneas sin inclinación, es decir, completamente horizontales o
verticales.

Estos controles deberán ser utilizados sobre todo para separar elementos y marcar
secciones en nuestros documentos. De esta forma alcanzaremos diseños más limpios y
organizados, lo cual, además de causar que el usuario se sienta más cómodo trabajando con
el formulario o informe, hará que realice su trabajo de una forma más rápida y óptima.

Las propiedades de estos controles son prácticamente todas las que vimos en el
primer punto de este tema y que son comunes a todos los controles.

Lo único que añadiremos es que si bien su uso es muy aconsejado para lo

mencionado anteriormente, un diseño cargado con demasiados controles Línea y
Rectángulo al final resultan difíciles de trabajar tanto desde el punto de vista del usuario
como de la persona que está realizando el diseño, tú.

IMÁGENES Y MARCOS DE OBJETO

En este apartado veremos cómo mostrar imágenes (u otro tipo de objetos) en
un formulario o informe de Access. Para ello nos serviremos de los controles Imagen,
Marco de objeto independiente y Marco de objeto dependiente.

Pero antes de comenzar partiremos desde los principios básicos. Primero que nada
deberemos saber que una imagen no es más que un tipo de objeto que se ha creado
en otra aplicación y que más tarde utilizaremos en Microsoft Access. De este mismo
modo, Access permite la visualización de otros tipos de documentos (como archivos de
Excel, Word, PowerPoint, PDFs, etc...) y su inclusión en un formulario o informe.

Por tanto, Access nos va a permitir mostrar este tipo de información en nuestros
documentos de una forma muy sencilla. Veamos cómo...

 El control Imagen nos va a servir para mostrar imágenes en nuestros trabajos. Para
ello sólo tendrás que seleccionar el control en el Cuadro de Herramientas y
dibujarlo sobre el formulario o informe. En este momento se abrirá un cuadro de
diálogo donde tendrás que seleccionar la imagen que quieras mostrar:

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 Aquí elegiremos la imagen que queremos mostrar y pulsaremos el botón Aceptar. La
imagen estará lista para utilizarse en el formulario o informe.

Una vez tenemos el control Imagen listo en el documento podremos acceder a sus
propiedades. Veámoslas:

1. Imagen: Aquí deberá indicarse la ruta de la imagen en nuestro disco duro. En un

principio visualizarás la ruta de la imagen que escogiste en el paso anterior.

2. Modo de cambiar el tamaño: En esta propiedad podremos escoger entre tres

opciones, Recortar, Extender y Zoom.

Si seleccionamos la opción Recortar sólo se mostrará un trozo de la imagen que

estará limitado por el tamaño del control Imagen. Si hacemos más grande el control se
mostrará más parte de la imagen.

Seleccionando la opción Extender hará que la imagen se muestre completa dentro del
espacio delimitado por el control. Esta opción deforma la imagen para que tome
exactamente las dimensiones del control.

Con la opción Zoom podremos visualizar la imagen completa y con sus

proporciones originales. El tamaño de la imagen se verá reducido o aumentado para que
quepa dentro del control.

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 Distribución de la imagen: Esta propiedad
nos permitirá escoger la alineación de la
imagen dentro del control. Puede tomar los
valores Esquina superior izquierda, Esquina
superior derecha, Centro, Esquina inferior
izquierda o Esquina inferior derecha.

Esta opción es más útil cuando mostramos la imagen en modo Recortar.

1. Mosaico de imágenes: Puede tomar los valores Sí y No. En el modo Zoom

utilizaremos esta opción para que se rellenen los espacios vacíos que se crean al
ajustar la imagen con copias de esta.

2. Dirección de hipervínculo: Puedes incluir una dirección a un archivo o página web

para que se abra al hacer clic sobre el control.

Por último hablaremos de la propiedad más interesante del control Imagen: Tipo de
imagen.

El Tipo de imagen puede ser Incrustado o Vinculado. Seleccionando un tipo u otro

decidiremos si Access almacenará el objeto dentro del archivo de la base de datos o
simplemente lo vinculará y la imagen deberá existir siempre en un archivo externo
de imagen.

En otras palabras, un archivo incrustado forma parte del archivo de la base de datos y
por tanto los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejarán únicamente en el
archivo en la base de datos.

Un archivo vinculado se enlaza al archivo de la base de datos y no forma parte de ella.

Si modificamos el archivo de imagen que corresponde al objeto vinculado, cuando abras la
base de datos la imagen se actualizará y mostrará los cambios realizados.

 Los controles de Marco extienden la funcionalidad del control Imagen y lo hacen

todavía más versátil.

En un principio, el control Marco de objeto independiente es muy parecido al

control Imagen. Permite la inclusión de un objeto dentro de un formulario o informe. En
este caso el control de Marco de objeto independiente es capaz de insertar casi cualquier
tipo de objeto en él.

La forma en la que lo insertaremos será el mismo. Deberemos seleccionarlo en el

Cuadro de Herramientas y colocarlo en el formulario o informe. Una vez hecho esto se
abrirá un cuadro de diálogo:

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 Aquí se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y
modificarlo desde cero, o seleccionar la opción Crear desde archivo y se nos dará la opción
de seleccionar un archivo ya existente.

El listado que aparece en Tipo de objeto: muestra todos los tipos de objeto que
Access es capaz de incluir dentro del control.

Si dejamos la casilla Mostrar como icono desmarcada, el objeto se mostrará con una
pequeña previsualización que podremos tratar como hicimos con el control Imagen. En el
caso contrario, si marcamos la opción, el control Marco de objeto independiente se
mostrará como el icono de la aplicación que lo abre, por ejemplo si el objeto es un archivo

de Word, se mostrará así .

Las propiedades que debemos tener en cuenta de este objeto son las siguientes:
1. Tipo de presentación: Escoge entre Contenido para previsualizar parte del archivo,
o Icono para que se muestre el icono de la aplicación encargada de abrir el archivo.

2. Activación automática: Aquí podremos seleccionar el modo en el que queremos

que se abra el archivo contenido en el marco.

Podemos elegir entre Doble clic, Manual y RecibirEnfoque.

Normalmente las dos últimas opciones requerirán de un trabajo de programación

adicional, pero al encontrarse fuera del ámbito de este curso pasaremos a ver directamente
la primera opción.

Si seleccionamos la opción Doble clic podremos abrir el archivo haciendo doble clic
sobre el control o, con este seleccionado, pulsando la combinación de teclas CTRL +
ENTER.

1. Activado: Selecciona Sí o No. Esta propiedad permite que el control pueda abrirse o
no.

- 91 -
2. Bloqueado: Si cambiamos esta propiedad a Sí, el objeto se abrirá en modo de sólo
lectura. Podrá ser modificado, pero sus cambios no serán guardados.

Esta función es muy útil para mostrar información que sólo queremos que sea leída.
Nosotros como administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder al
objeto y actualizarlo a nuestro gusto.

Por último la propiedad Tipo OLE nos indica si el archivo está siendo tratado como un
archivo vinculado o incrustado.

Esta propiedad es de sólo lectura y se nos muestra a título informativo, no podremos

modificarla.

En un principio los archivos insertados mediante un Marco se incrustan directamente en

la base de datos para mayor comodidad. Sólo existe un modo de que, al insertar el objeto,
éste quede vinculado y es insertando un archivo ya existente.

En el momento en el que estamos insertando el objeto desde un archivo deberemos

marcar la casilla Vincular si queremos que el archivo no se incruste en la base de datos y
pueda ser manipulado directamente desde fuera.

 El Marco de objeto dependiente es muy similar a este último. La única diferencia es

que este control deberá vincularse siempre a un campo de una tabla o consulta
utilizando su propiedad Origen del control.

De este modo, podemos, por ejemplo, incluir las fotos de los productos y almacenarlos
en la misma tabla que el resto de su información.

Una de las características que derivan de este hecho es que para cada uno de los
registros (filas) de la tabla se almacenarán imágenes (u objetos) diferentes.
Este objeto tiene las mismas propiedades que el anterior.

Es imprescindible que el campo de la tabla al cual se vincula el control sea de tipo

Objeto OLE, para que sea capaz de almacenar la información del archivo y guardarla en la
tabla.

- 92 -
 Así, una vez creado el formulario, podremos incluir el tipo de archivo que queramos
simplemente haciendo clic derecho sobre el control y seleccionando la opción Insertar
objeto....

Se abrirá el cuadro de diálogo que vimos anteriormente cuando queríamos insertar

un objeto en un Marco independiente.

En este caso, de nuevo deberemos elegir entre crear el objeto desde cero o abrir uno
existente. Si decidimos abrir uno que ya existe se nos dará la opción de Vincularlo en vez
de Incrustarlo.

Ten en cuenta que si quieres que el Marco muestre correctamente una imagen esta
deberá ser del tipo BMP y este tipo de imagen suele ocupar bastante...

 Así que, resumiendo, estás son las consideraciones que deberás tener en cuenta
cuando utilices controles de Imagen o Marcos de objeto:

En un formulario o informe podemos incluir una imagen o un objeto.

Tanto los objetos dependientes como los independientes pueden ser vinculados o
incrustados.

Cuando incrustamos un objeto en un formulario o informe, Access lo guarda en un

archivo en la base de datos, por lo que un archivo incrustado siempre estará
disponible.
Si cambiamos de ruta un archivo vinculado, Access no será capaz de encontrarlo.
Deberemos actualizar también la ruta almacenada en la base de datos.

Cuando tenemos un objeto vinculado podremos verlo y modificarlo desde la base de

datos, pero los cambios se almacenarán en un archivo externo.

Incrustar archivos muy grandes no es aconsejable, pues hace que la base de

datos pese más y sea más lenta.

- 93 -
 EL BOTÓN DE COMANDO
En este apartado hablaremos de los Botones de Comando, que con diferencia es
uno de los controles que más nos ayudarán a realizar determinadas acciones.

Como su nombre indica estos controles sirven para ejecutar comandos cuando
son pulsados.

Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchísimas acciones en

un solo botón gracias a la integración de este programa con el lenguaje de programación
Visual Basic y al uso de macros. Pero nosotros nos centraremos en el uso de este control a
través del Asistente para controles .

Cuando, teniendo el asistente

activado, intentamos crear un Botón de
Comando nos aparece una cuadro de
diálogo. Veremos paso a paso cómo
deberemos seguirlo para conseguir nuestro
objetivo.

En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se

pulse el botón. Como puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupadas en
Categorías.

Selecciona la Categoría que creas que se

ajusta más a lo que quieres realizar y luego
selecciona la Acción en la lista de la derecha.
Pulsa Siguiente para continuar.

Ahora podrás modificar el aspecto del botón. Puedes elegir entre mostrar un Texto
en el botón, o mostrar una Imagen.

En el caso de escoger Imagen, podrás seleccionar una entre las que Access te
ofrece. Marca la casilla Mostrar todas las imágenes para ver todas las imágenes que
Access tiene disponible para los botones.

También podrías hacer clic en el botón Examinar para buscar una imagen en tu disco
duro.

- 94 -
Cuando hayas terminado pulsa Siguiente para
continuar.

En esta última pantalla le daremos un nombre al control Botón de Comando para

poder reconocerlo más tarde en la lista de controles.

Si marcas la casilla Mostrar Ayuda sobre cómo personalizar el botón se lanzará

la ayuda de Access mostrándote unos pequeños puntos de ayuda para cambiar el tamaño,
posición o imagen del botón al terminar con el asistente.
Pulsa Finalizar para terminar.

Al ser tan fácil añadir Botones de comando con el Asistente este control se
convierte en una forma muy versátil de añadir acciones a tus formularios e informes.
Como podrás ver en las primeras ventanas del Asistente para controles existen varias
acciones que podrás realizar.

Con la categoría de Exploración de registros podrás moverte de forma rápida por

todos los datos del formulario, buscando registros o desplazándote directamente a
alguno en particular.

Utiliza las acciones de Operaciones con registros para añadir nuevos,

duplicarlos, eliminarlos, guardarlos o imprimirlos.

Del mismo modo podrás jugar con los formularios aplicándoles filtros y
actualizándolos. En cualquier momento podrás añadir un botón para abrir, cerrar o
imprimir informes, formularios y consultas.

En la categoría Aplicación utiliza las acciones de Ejecutar MS Excel y MS Word

para combinar las diferentes aplicaciones de oficina que te ofrece Microsoft Office.

CONTROLES ACTIVEX
Access también nos ofrece la posibilidad de añadir un sinfín de controles que podrás
encontrar desplegando la lista de controles ActiveX haciendo clic en el botón Más
controles del Cuadro de Herramientas.

Debido a que existen muchísimos de estos controles, y a que sus propiedades son
prácticamente únicas en cada caso, simplemente comentaremos que puedes acceder a ellas
haciendo clic derecho sobre el control (una vez esté sobre el formulario o informe) y
seleccionando la opción Propiedades.

- 95 -
 En algunos controles (en la imagen el
control Calendario) podrás acceder a un
menú de propiedades más amigable
accediendo a través de su menú contextual:

UNIDAD 14. LAS MACROS

INTRODUCCIÓN
Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas
básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar
informes, etc...

También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten
tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.

Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base
de datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca
una macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de
lanzar cualquier otro.

Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar

procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.

CREAR UNA MACRO

Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de
acciones que automatizarán un proceso. Cuando ejecutemos una
Macro, el proceso se realizará automáticamente sin necesidad, en
principio, de interacción por nuestra parte.

Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario

cuando el usuario haga clic en un botón, o una Macro que abra una
consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros productos.

Crear una Macro es relativamente, fácil, sólo tienes que hacer clic
en la ficha Macros en la lista de Objetos de la base de datos. Del mismo
modo que creamos tablas, formularios e informes, podremos crear Macros
haciendo clic en Nuevo .

- 96 -
Se abrirá la Vista de diseño de Macro.

Esta ventana es muy parecida a la ventana Diseño de tabla que ya conoces y tiene
la misma dinámica pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que
queremos que se ejecuten.

Como podrás observar, al principio consta de dos columnas: Acción y Comentario.

En la imagen puedes ver cómo en la columna Acción deberemos seleccionar una

acción de entre las existentes en el cuadro desplegable.

En la columna Comentario podremos escribir una pequeña descripción opcional

sobre el por qué de la acción o un comentario sobre su efecto.
Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda
aparecerán sus opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción.

Podemos añadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos

colocarlas una después de otra y en el orden que queremos que se ejecuten.

Recuerda que deberás tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones,
pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran
un formulario. El formulario deberá estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el
formulario, por lo que la acción de apertura debería ir antes de la de cierre.

- 97 -
En todo momento podrás utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas para
insertar nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una acción.

Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar

algunas de ellas y arrastrarlas con el ratón para colocarlas en otra posición.

Cuando la Macro está terminada, puede

guardarse , ejecutarse y cerrarse. Más tarde
podremos llamarla desde un control Botón de
comando, o ejecutarla directamente desde la ventana
de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien
haciendo doble clic directamente sobre ella.

ACCIONES MÁS UTILIZADAS

En este apartado veremos las acciones más utilizadas en las Macros. Siempre
puedes recurrir a la ayuda de Access para obtener información sobre acciones que aquí no
tratemos.

Cuando selecciones una Acción en la lista

desplegable, en la parte inferior izquierda
aparecerán sus opciones:

A continuación veremos las acciones más

comunes.

Esta acción abre una consulta escogida entre las

Abrir consulta
existentes en la base de datos.
Del mismo modo que la acción anterior, abre un
Abrir formulario
formulario.
Igual que las acciones anteriores, permite abrir un
Abrir informe
informe.
Abrir tabla Esta acción permite abrir una tabla.
Utilizaremos esta acción para buscar registros. Esta
acción busca el primer registro que cumpla los
Buscar registró criterios especificados. Puedes utilizar esta
acción para avanzar en las búsquedas que
realices.

- 98 -
 Se posiciona en el siguiente registro que cumpla
Buscar siguiente con los criterios indicados en la acción Buscar
registró anterior. No tiene argumentos.
Esta acción cancela el evento que produjo la
Cancelar evento
ejecución de la macro. No tiene argumentos.
Con esta acción podrás cerrar cualquier objeto
Cerrar
que se encuentre abierto.
Con las Macros incluso podremos mostrar
Cuadro Msj
mensajes para interactuar con el usuario.
Introduce esta acción en una Macro para detener
Detener macro su ejecución. No tiene argumentos. Verás su
utilidad más adelante.
Esta acción detendrá todas las Macros que se
Detener Todas Macros estén ejecutando en ese momento. No tiene
argumentos.
Esta acción es muy útil para ocultar al usuario
las operaciones que se están realizando con
Eco
una Macro. Permite la activación o desactivación
de la visualización de las acciones en pantalla.
Utiliza esta acción para lanzar comandos que
Ejecutar comando puedas encontrar en cualquier barra de
herramientas.
Una acción muy útil que te permitirá modificar
Establecer valor
los valores de los campos.
Esta acción te permitirá guardar cualquier
Guardar objeto que se encuentre abierto en ese
momento.
Utiliza esta acción para imprimir el objeto
Imprimir activo. Podrás imprimir Hojas de datos,
Informes o Formularios.
Te permitirá saltar a un registro en particular
Ir a Registro
dentro de un objeto.
Esta acción maximiza la ventana activa para
Maximizar
que ocupe todo el espacio de la ventana de Access.
Al contrario que la anterior, esta acción minimiza
Minimizar la ventana activa convirtiéndola en una barra de
título en la parte inferior de la ventana de Access.
Esta acción permite mostrar u ocultar una barra
Mostrar Barra De Herramientas
de herramientas determinada.
Salir Esta acción hace que Access se cierre.

ACCIONES CONDICIONADAS
Ahora que ya conocemos las acciones y cómo introducirlas y ordenarlas, veremos un
modo que nos ayudará a crear acciones con muchas posibilidades. Para ello
utilizaremos las condiciones.
Puedes activar este modo haciendo clic en el botón de Condiciones en la barra
de Diseño de macro.

- 99 -
 La vista de Diseño de Macro
cambiará para tomar este aspecto
(observa como se ha añadido una
columna a la izquierda):

En esta columna podremos introducir condiciones para que la acción

establecida en la fila se ejecute o no según el resultado de la condición.

Por ejemplo si escribimos [Formularios]![Cursos]![Código Curso] = 4 en la

columna Condición, su acción sólo se ejecutará en el caso de que la condición sea
afirmativa, es decir, que el código de curso sea igual a 4.

Esto nos abre muchas posibilidades, sobre todo si lo combinamos con los puntos
suspensivos (...).

Si escribimos una condición y resulta verdadera se ejecutará la acción que se

encuentre en la misma fila, ¿Pero qué pasa si queremos que la condición ejecute más de
una acción? Muy fácil, escribe puntos suspensivos en la columna Condición para todas
aquellas acciones siguientes que quieres que se ejecuten al resultar afirmativa la
condición.

Si la condición diese como resultado falso, la Macro saltará a la siguiente acción

que no tenga puntos suspensivos en la columna Condición.

En el campo Condición también podemos incluir expresiones más complejas, como:

[Formularios]![Cursos]![Fecha Inicio] Entre #2-Mar-2006# Y #9-Nov-2007# para
indicar si la fecha se encuentra en un intervalo, o
EsNulo([Formularios]![Cursos]![nºhoras]) para realizar la acción si no hay nada
guardado en el campo nºhoras.

Puedes unir varias condiciones utilizando los operadores Y y O como vimos en el

tema de consultas.

Aunque a primera vista el uso de Macros en Access pueda parecer algo limitado,
veremos en las próximas páginas que podemos crear grupos de macros y definir bucles
repetitivos que nos permitirán realizar operaciones mucho más complejas.

- 100 -
 GRUPOS DE MACROS
Cuando tenemos muchas macros, puede llegar a ser dificultoso localizar una macro
dentro de la ventana Base de Datos. Al igual que es más cómodo agrupar los archivos en
carpetas, puede ser útil agrupar nuestras macros en grupos de macros que contengan
macros relacionadas.

También los grupos de macros pueden ser útiles para definir macros a modo de
subrutinas dentro de una macro principal.
Para definir un grupo de macros haremos uso de la opción Nombres de macro
en la barra de Diseño de Macros.

Si activas el botón verás que la Vista

de Diseño de Macros cambia para añadir
una nueva columna a la izquierda:

Esta columna nos da la opción de crear diferentes macros dentro de una Macro
principal.

Imagina que tenemos la siguiente

macro y la guardamos como Macro1:

Macro1 aparecerá en la ventana Base de Datos como una macro, pero realmente
será un grupo de macros formado por las macros nombre1, nombre2 y nombre3.

A partir de este momento podremos ejecutar las acciones accion4, accion5,

accion6 y accion7 simplemente llamando a la macro Macro1.nombre2.
Sencillo, ¿verdad?

Observa que para llamar a una macro que forma parte de un grupo de macros, hay
que primero indicar el nombre del grupo y después el nombre de la macro separados por un
punto.

- 101 -
 CREAR BUCLES
Si una macro se puede asemejar a un programa porque consiste en una serie de
acciones que se ejecutan según un determinado orden, y que además incluye alternativas
(gracias a la columna Condición), nos faltaba un concepto imprescindible en programación,
el concepto de estructuras repetitivas (bucles). Pues bien, ahora aprenderemos una nueva
acción que nos permite en cierta medida resolver el problema. Se trata de la acción
EjecutarMacro.

EjecutarMacro: Nos da la posibilidad de llamar a una macro desde dentro de otra macro
y repetir la ejecución de dicha macro, definiendo así un bucle repetitivo.

Para ello deberemos especificar el Nombre de macro que queremos ejecutar. Por
ejemplo, en el caso anterior, Macro1, Macro1.nombre1, Macro1.nombre2 o
Macro1.nombre3.

Podemos indicar que la Macro se ejecute más de una vez escribiendo en Número
de repeticiones un número que indique cuántas veces queremos que se repita la ejecución
de la macro (el número deberá ser mayor que 1).

En Expresión de repetición podremos introducir una expresión condicional para

que se repita la ejecución de la macro mientras la condición se cumpla (sea verdadera).
Se evalúa la condición antes de ejecutar la macro así que si al empezar, la condición no se
cumple, la macro no se ejecutará.

¡Ojo con los bucles infinitos! si utilizas el argumento Expresión de repetición la

condición que pongas deberá depender de un parámetro que cambie dentro de la macro que
se repite, sino podrás entrar en un bucle que no se acabe nunca!
Para componer la condición se nos dará la opción de utilizar el Generador de Expresiones.

Ahora veremos una estructura que ilustrará el uso de la combinación de ambas técnicas.

Como puedes ver en la imagen, si reproducimos esta estructura seremos capaces de

generar un bucle. Veamos que hemos hecho.

En un punto de la macro necesitamos ejecutar unas acciones que se repitan hasta

determinado momento.

- 102 -
 Para lograrlo lo que hacemos es incluir una llamada a la macro repite que se
encuentra en Macro1. Por lo que en el argumento Nombre de macro de la acción
Ejecutar macro escribiremos Macro1.repite.

En el argumento Expresión de repetición escribiremos la condición que ha de

cumplirse para que se vuelva a repetir el proceso. En caso de que la condición sea falsa,
el proceso dejará de repetirse y continuará con la lista de acciones que siguen hasta la
acción Detener macro que terminar la ejecución de la macro.

Observa que al final de la macro Macro1.repite, hemos incluido la acción Cerrar, si

como argumento de la acción pusiésemos la macro Macro1, este bloque solamente se
ejecutaría como mucho una vez ya que la macro se cerraría antes de que se pueda repetir el
bloque.

DEPURACIÓN DE ERRORES

Cuando creamos una Macro con diferentes condiciones y saltos de ejecución puede
que al final la comprobación de que actúa correctamente sea cada vez más difícil.

Access incorpora una herramienta que permite seguir la ejecución de la Macro

paso a paso pudiendo en cada momento ver qué procesos se están llevando a cabo y los
resultados que recibe de la base de datos.

Para activar esta opción solamente deberemos de hacer clic sobre el botón de Paso a
paso en la barra de Diseño de Macros.

Una vez activada, cada vez que se ejecute una macro en el sistema lo hará en modo
Paso a paso.

Cuando una Macro se ejecuta de este

modo para cada acción que realiza produce
una salida de información que nos llega a
modo de Cuadro de diálogo:

Como puedes ver en la imagen este cuadro de diálogo te mostrará el Nombre de la

macro que se está ejecutando.

Si tiene condición, y en caso afirmativo, en qué consiste dicha condición y su estado

de coincidencia (Verdadero: o Falso:).

También podrás ver el Nombre de la acción que se va a ejecutar, y los

Argumentos que tiene.

- 103 -
 En la imagen la función Establecer valor cambiaría el valor del campo Nombre
Curso a "Diseño Web" si la condición no hubiese dado falso.

Para continuar con la reproducción Normal de la Macro pulsa Continuar. Si

pulsas Paso a Paso seguirás en el mismo modo.

Puedes detener la Macro pulsando el botón Detener. En cualquier momento en la

reproducción de una Macro puedes detenerla también utilizando la combinación de teclas
CTRL + INTRO. Esto te puede ser muy útil si una Macro entra en un bucle infinito y el
sistema deja de responder.

AUTOKEYS O MÉTODOS ABREVIADOS DE TECLADO

Las Macros también te permitirán crear métodos abreviados de teclado. Esto es,
podremos asignar a través de una Macro diferentes acciones mediante una
combinación de teclas.

El modo de construir una Macro que actué de este modo es muy sencillo. Sólo
tendrás que seguir los siguientes pasos:
1. Crea una nueva Macro y llámala AutoKeys.
2. Activa la opción Nombres de Macro para añadir la columna con el mismo nombre.
3. En la columna Nombre de Macro deberás indicar la combinación de teclas que
activarán las acciones que escribas en la columna Acción.

De este modo podrás crear varias combinaciones y

asignarlas a un grupo de acciones.

En vez de Combinación1, Combinación2, Combinación3, etc... Deberás escribir

la combinación de teclas que quieres que ejecuten las acciones, siguiendo la sintaxis que
encontrarás en la siguiente tabla:

Sintaxis de la Combinación Combinación de Teclas

^C or ^1 CTRL+C ó CTRL+1
{F3} F3
^{F3} CTRL+F3
+{F3} MAYUS+F3
{INSERT} INSERT
^{INSERT} CTRL+INSERT
+{INSERT} MAYUS+INSERT

- 104 -
 El modo en el que indicaremos las combinaciones es muy sencillo. Simplemente
tendremos que escribir los nombres de las teclas que forman la combinación en la columna
Nombre de Macro. Lo único que deberás tener en cuenta es que la tecla CTRL se escribirá
como ^, y la tecla MAYUS como +. Las teclas que contengan más de una letra deberán ir
encerradas entre llaves {} para que no se confundan con combinaciones.

Por ejemplo, END sería el equivalente a la combinación de teclas E+N+D, mientras

que {END} equivaldría a pulsar la tecla FIN. En la siguiente tabla podrás ver algunos
ejemplos con sus equivalencias para que te hagas una idea más aproximada:

Observa cómo es interesante también asociar combinaciones de teclas a la acción

Ejecutar macro para que estas se puedan lanzar con sólo pulsar unas teclas.

UNIDAD 15. CONFIGURAR LA INTERFAZ

INTRODUCCIÓN
La interfaz es la forma en la que el usuario verá y trabajará con la base de
datos. En esta unidad aprenderemos cómo deberemos configurar Microsoft Access 2003
para que una persona que vaya a trabajar con la base de datos vea y pueda realizar
únicamente aquello que sea conveniente para nosotros: los creadores y
administradores de la base de datos.

Aprenderemos a crear nuestras propias barras de herramientas, nuestros menús de

inicio e incluso los menús contextuales dentro de Access.

Verás que tareas tan vistosas como cambiar el icono de la base de datos o ejecutar
desde un menú no es tan complicado como parece.

En resumen, veremos cómo controlar el aspecto y comportamiento de un

archivo cuando se abre.

VISUALIZAR BARRAS DE HERRAMIENTAS

Access ofrece la configuración de sus barras de

herramientas a un nivel muy superior que el resto de
aplicaciones. De esta forma, permite la creación de
nuevas barras así como la personalización de las
existentes.

A partir de este momento recuerda que los cambios

que se realicen sobre las barras de herramientas no sólo
afectarán al archivo en particular sino a toda la aplicación
Access completa.

Por ejemplo, si eliminas opciones de las barras de

herramientas predeterminadas, cuando abras cualquier otra
base de datos las barras continuarán igual. Deberás volver
a configurarlas para que se muestren como quieres.

- 105 -
Existen dos formas distintas para acceder al menú de Personalización de las barras de
herramientas:
 Puedes hacer clic derecho sobre cualquiera de las barras de herramientas y seleccionar
la opción Personalizar.
 También puedes hacer clic en el menú Herramientas y seleccionar Personalizar.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Desde la pestaña de Barras de herramientas podremos seleccionar las barras que

queremos que sean utilizadas en el programa.

Puedes activarlas o desactivarlas haciendo clic sobre su casilla de activación. Cuando

salgas del cuadro de diálogo las barras que hayas seleccionado se podrán ver en el menú de
barras de herramientas al hacer clic derecho sobre ellas:

Desactivar las barras de herramientas predeterminadas (la Barra de menús y de

Base de datos) es una buena idea. Así el usuario no tendrá acceso a la base de datos en sí,
y solamente a las barras que creemos para tal fin.

La de base de datos podrás desactivarla desde el cuadro de lista. Más tarde

veremos cómo eliminar también la de menús.

CREAR BARRAS DE HERRAMIENTAS

Crear una nueva barra de herramientas es

muy sencillo, basta con abrir el cuadro de diálogo
anterior (Personalizar), hacer clic sobre el botón

- 106 -
Nueva... e introducir un nombre para la barra en el cuadro de diálogo que se
muestra:

Cuando introduzcas el nombre y aceptes, la barra de herramientas aparecerá flotante

en la ventana del programa. Como puedes ver en la imagen, la barra en un principio estará
vacía, la rellenaremos para que muestre exactamente lo que queremos.

Desde el momento en el que entramos en el cuadro de diálogo Personalizar TODAS

las barras de herramientas se vuelven susceptibles de cambios.

Puedes hacer la prueba haciendo clic en cualquier menú u opción de una barra y

verás cómo aparece un recuadro negro rodeándolo: . Esto indica que estamos en
el modo de edición de la barra.
Si mantenemos el ratón pulsado sobre un menú u opción cambiará y tomará esta
forma . Ahora será posible arrastrar el menú u opción para cambiarlo de sitio, ya
sea de posición dentro de la misma barra o a otra diferente.
Arrastra un menú u opción sobre una parte vacía de la ventana hasta que el ratón tome

esta forma para eliminarlo.

Si lo que queremos es añadir más opciones a

una barra haremos clic en la pestaña Comandos.
En la pestaña Comandos del cuadro del diálogo
Personalizar encontrarás multitud de opciones y
menús que podrás arrastrar sobre las barras de
herramientas y añadir nuevas funcionalidades. De
hecho, así es como rellenaremos las barras que
creemos.

Como ves, los comandos están organizados por Categorías:, la mayoría las
conocerás porque ya hemos trabajado con ellas.

Sólo tendrás que seleccionar un comando de la lista de la derecha y arrastrarlo

sobre el lugar en la barra de herramientas que prefieras.

Antes de ver las opciones que podemos agregar, deberemos diferenciar bien entre lo
que es un menú y un comando. Un comando es un botón u opción que realiza una
acción en particular (como el botón Nuevo o la opción Guardar). Un menú, por lo
contrario no lanza ninguna acción sino que contiene comandos o submenús y se usa
para organizar la información.

- 107 -
 De este modo, Edición es un menú que contiene varios comandos y dos submenús:
Grupos y Añadir al grupo.

En el listado de comandos podrás encontrar

también menús para crear barras de comando más
complejas y mejor organizadas. Los menús en este
listado se reconocen porque tienen una punta de
flecha apuntado hacia la derecha:

Veamos ahora qué categorías encontramos en la lista:

 Al principio tenemos las categorías que se corresponden con las opciones de la barra
de menús y las barras de herramientas incorporadas de Access. Hay que destacar en la
categoría Archivo el comando Personalizado que nos permite definir un comando
propio diferente de los comandos predeterminados de Access.
 Después tenemos la categoría Menús integrados donde encontrarás los menús
integrados de Access correspondientes a las opciones de las Barras de menús.

 Luego encontrarás categorías para crear lanzadores que abran los objetos de la base
de datos.

Todas las tablas, Todas las consultas, Todos los formularios, Todos los
informes, Todas las páginas Web y Todas las macros.

Por ejemplo en la categoría Todos los formularios tenemos los comandos que abren
cada uno de los formularios que tengamos definidos en la base de datos.

- 108 -
 Utiliza la categoría Controles ActiveX para añadir comandos para insertar controles
ActiveX en tus formularios e informes. Del mismo modo que los comandos que
añadamos desde la categoría Cuadro de herramientas, estos comandos sólo estarán
activos cuando nos encontremos en la Vista de Diseño de algún objeto.
 Finalmente, la categoría Nuevo menú contiene únicamente un elemento: Nuevo
menú. Esta opción nos da la oportunidad de insertar un nuevo menú en nuestra barra
personalizada para crearlo desde cero.

PROPIEDADES DE LOS ELEMENTOS DE UNA BARRA

Una vez insertado un comando o menú en nuestra barra de herramientas podremos
personalizarlo aún más haciendo clic derecho sobre él para acceder a su menú contextual.
Con el mismo resultado podríamos seleccionar el elemento haciendo clic sobre él y pulsando
el botón Modificar selección en la pestaña Comandos del cuadro de diálogo
Personalizar.

Se presentará el menú contextual que puedes ver a tu derecha.

Con la opción Eliminar podremos quitarlo de la barra de

herramientas sin necesidad de arrastrarlo fuera.

Utilizando estas opciones podrás cambiar la imagen del

botón que se muestra, copiando y pegando imágenes ya
existentes en otros botones, o cambiándolo por alguna imagen
que Access ofrece en el menú Cambiar imagen del botón.
La opción Modificar imagen del botón abre el Editor de
botones que te permitirá modificar el diseño del botón o dibujar
uno desde cero.

Cualquier cambio que realices se podrá eliminar haciendo

clic en Restablecer y todas sus opciones volverán a su estado
inicial.

Pero veamos la opción Propiedades que nos abrirá un cuadro de diálogo desde
donde podremos configurar aún más el aspecto y comportamiento de nuestro menú o
comando.

Al hacer clic sobre la opción Propiedades verás esta

ventana:

- 109 -
 En el desplegable Control seleccionado podrás cambiar de elemento dentro de la
barra de herramientas para modificar sus propiedades. Así evitarás tener que acceder a sus
propiedades uno a uno. Desde aquí podrás ir cambiando de elemento rápidamente y
modificar sus propiedades.

Una vez seleccionado el elemento con el que queremos trabajar pasaremos a ver las
opciones que se nos muestran en la sección Propiedades del control.
 En Título: escribiremos el texto que queremos que aparezca en nuestro comando o
menú. Trata de asignarles nombres significativos para que cuando el usuario los vea
pueda hacerse una idea de la acción que realiza. Aquí podremos aprovechar para
aumentar la accesibilidad de nuestro menú utilizando el símbolo &. Por ejemplo, si
escribimos como nombre &Acción, una vez abandonemos el cuadro de diálogo, en la
barra de herramientas podrá leerse Acción. El símbolo & ha hecho que la letra A
aparezca subrayada, lo cual indicará al usuario que podrá acceder a esta opción a
través de la combinación de teclas ALT + A. También
podríamos haber escrito A&cción, y el resultado sería:
Acción. Ahora la combinación de teclas para acceder al
menú o comando sería ALT + C.
 En la opción Texto del método abreviado podremos escribir el texto que aparecerá
en el menú para indicar la combinación de teclas que activa ese comando.

Esta combinación de teclas no surte efecto con solo escribirla en el cuadro de

propiedades, deberá ser definida en una Macro llamada AutoKeys (ver la unidad
anterior).

 En Información de pantalla escribiremos la

descripción del menú o comando para que aparezca
en modo de ayuda contextual al colocar el ratón sobre él.

En caso de dejarlo en blanco el texto de ayuda será el mismo que se escribió en la propiedad
Título.

 En el desplegable Acción podremos configurar el comportamiento de un comando

asociándole una Macro o grupo de Macros existente en la base de datos. En
caso de seleccionar alguna, el comportamiento predeterminado del comando
desaparecerá y su funcionalidad será aquella definida por la Macro. Si sabes programar
y definir funciones podrás asignarle también una función, en este caso la llamada a la
función deberá estar precedida del signo =.
 Podemos establecer el Estilo del menú o comando seleccionando una de las cuatro
opciones que se nos presentan en el desplegable: Estilo predeterminado, Sólo
texto (siempre), Sólo texto (en menús) o Imagen y texto.
 Las propiedades Archivo de ayuda e Id de contexto de ayuda nos facilitarán el
enlace a archivos de ayuda que hayamos creado a propósito para la base de datos. En
Archivo de ayuda deberás escribir la ruta donde Access podrá encontrarla; en Id de
contexto de ayuda indicarás la Id a la que tendrá que acudir para mostrar la ayuda
sobre el menú o comando en particular. Los archivos de ayuda no entran en este
curso.

Activando la casilla de verificación Iniciar un grupo podremos

insertar separadores entre los menús o comandos. Los grupos se muestran de forma

- 110 -
diferente en función de si se encuentran en una barra o un menú, observa las siguientes
imágenes, hemos marcado la casilla Iniciar un grupo de la segunda acción:

PROPIEDADES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS

Hemos aprendido a crear nuestra propia barra personalizada. Ahora veremos cómo
acceder a sus propiedades.

Para ello deberemos volver a la pestaña Barra de herramientas del cuadro de

diálogo Personalizar.

Allí selecciona en el listado de Barras de herramientas la barra que quieras

modificar. Si te fijas, no es necesario que una barra esté activada para poder entrar en sus
propiedades. Sólo selecciónala y pulsa el botón Propiedades que encontrarás a la derecha.

Se abrirá el siguiente cuadro de

diálogo:

Desde el desplegable Barra de herramientas seleccionada seleccionaremos la

barra que queremos modificar. Si lo despliegas verás todas las barras que se encontraban
en el listado anterior de Barras de herramientas.

Veamos qué podemos encontrar en el marco Propiedades de la barra de

herramientas:
 La propiedad Nombre de la barra de herramientas te permitirá cambiar su nombre.
Si lo modificas, se cambiará tanto en el listado de Barras de herramientas como en
el menú contextual (al hacer clic derecho sobre cualquier barra en la ventana) de las
barras de herramientas.

 En Tipo de barra de herramientas podremos especificar cómo será visualizada la

barra en el espacio de la ventana de Access.

- 111 -
 El tipo Barra de menús hará que la barra tome un aspecto plano como la Barra de
menús.

El tipo Barra de herramientas hará que la barra tenga un aspecto de resaltado

(como la barra de Base de datos).

Si seleccionamos Emergente haremos que la barra se convierta en un menú

contextual o emergente. Más adelante veremos cómo asociar barras de herramientas y
menús a controles y formularios o informes.

 En Acople permitido seleccionaremos si queremos que la barra se pueda acoplar a la

ventana de forma Vertical u Horizontal. También puedes seleccionar las opciones
Permitir cualquiera o No se puede cambiar la barra para que no pueda acoplarse a
ningún borde o desacoplarse en el caso de que lo estuviese. Permanecerá con el acople
que tenga al terminar su modificación.
 Activa la casilla Mostrar en el menú Barras de herramientas para que la barra se
muestre en el menú contextual de barras de herramientas.

 Puedes impedir que el usuario agregue, mueva o quite la barra de herramientas a

la interfaz marcando la casilla Permitir personalizar.
 Selecciona la casilla Permitir cambiar tamaño si quieres que el usuario pueda hacer
más grande o pequeña la barra de herramientas.
 Del mismo modo la opción Permitir mover hará que el usuario pueda o no mover la
barra de herramientas de lugar.
 Selecciona la casilla Permitir mostrar y ocultar para que el usuaio pueda visualizar o
no la barra de herramientas activándola desde el menú contextual de Barras de
herramientas que puedes ver en la imagen anterior.

Cuando estés modificando barras predefinidas por Access (aquellas que no hayas
creado tú) podrás pulsar el botón Restaurar valores predeterminados para que vuelvan
a tomar sus propiedades originales. Ningún cambio que hayas aplicado sobre ellas
permanecerá.

En el diálogo Personalizar también podrás realizar la misma acción desde la pestaña

Barra de herramientas, seleccionando la barra y haciendo clic en el botón Restablecer....

ASOCIAR BARRAS A FORMULARIOS O INFORMES

Ahora ya sabemos crear nuestras propias barras de herramientas y modificar las que
ya existen. También hemos aprendido a configurar sus propiedades. Veremos ahora cómo
podemos asociarlas a distintos formularios o informes.

- 112 -
 Es decir, vamos a ver cómo hacer que una barra se muestre al abrir un
formulario o que en determinados controles se muestren menús contextuales.
Si lo que quieres es que se muestre una barra de herramientas o menú contextual
permanentemente en la ventana de Access, eso lo veremos más adelante en el siguiente
apartado "Opciones de Inicio".

Para asociar barras de herramientas y menús contextuales a determinados

objetos tenemos que colocarnos en la Vista de Diseño del Formulario o Informe donde
queramos que aparezca la barra.

Si hacemos clic derecho sobre el selector de Formulario o Informe (arriba a la

izquierda) podremos acceder a sus propiedades seleccionando en el menú contextual la
opción Propiedades.

Allí podrás encontrar las siguientes

opciones:

 En Barra de menús podrás seleccionar, de las definidas de tipo Barra de menú, la

barra que quieras que se muestre al abrirse el Formulario o Informe.
 Selecciona en la propiedad Barra de herramientas aquella barra definida como
Barra de herramientas que se mostrará también al abrir.
 Del mismo modo, selecciona en Barra de menús contextuales una barra definida
como Menú contextual para que al hacer clic derecho sobre el Formulario o
Informe se muestre.

También es posible asignar Barras de

menús contextuales o emergentes a los
determinados controles. Sólo tendrás que ir a
las propiedades del control donde encontrarás
la opción Barra de menús contextuales:

Selecciona aquella que quieres que se muestre

al hacer clic derecho sobre el control y listo.

- 113 -
 OPCIONES DE INICIO
En este apartado veremos cómo configurar las opciones de Inicio. Estas opciones
se encuentran en el cuadro de diálogo Inicio, sólo se aplican al archivo de Access activo (es
decir, al archivo de la base datos con el que estamos trabajando) y actúan sobre el modo en
el que se abrirá la base de datos.

Para abrir el cuadro de diálogo Inicio, selecciona en el menú Herramientas la

opción Inicio.

Verás la siguiente ventana:

Desde aquí podremos configurar todas las opciones del archivo de la base de datos.

 En el cuadro de texto Título de la aplicación puedes escribir el texto que se muestre

en la Barra de título de la ventana.
 En Icono de la aplicación podrás establecer un icono para que se muestre al lado del
título en la Barra de título y para que se convierta en el icono del archivo.
 También podrás ver el icono del archivo en el Explorador de Windows y en el
Escritorio.

Para asociar un icono sólo tienes que hacer clic en el botón Examinar y seleccionar
una imagen de tu disco duro. Ten en cuenta que el archivo debe ser de tipo .ico o .cur. Si
estableces un icono para la aplicación podrás activar también la opción Usar como icono
Formulario e informe, que activada hará que los iconos de la barra de título de los
Formularios e Informes con los que se trabaje en la base de datos tomen también el
icono indicado en Icono de la aplicación.

 En la opción Barra de menús podrás seleccionar una barra de tipo Barra de menús
para la base de datos.
 En la opción Barra de menú contextual podrás seleccionar una barra definida como
Menú Contextual para que aparezca cuando hagas clic derecho sobre cualquier parte
de la ventana de Base de datos.

- 114 -
 Si activamos la casilla de Permitir el uso de menús no restringidos, en la Barra de
menús se permitirán determinadas acciones no restringidas, como la Ayuda, los
comandos de Salir o Cerrar y la disposición de las ventanas en Mosaico o Cascada.
 Desactivando la opción Permitir el uso de menús contextuales
predeterminados, el usuario al abrir la base de datos sólo podrá ver la barra de
menú contextual que hayas indicado en el desplegable Barra de menú contextual.
 Del mismo modo, si deseleccionamos la casilla de Permitir el uso de barras de
herramientas incorporadas el usuario sólo podrá ver aquellas barras de
herramientas que hayas creado. Las que vienen por defecto con la aplicación no
podrán mostrarse.
 La opción Permitir cambios en barras de herramientas y menús autorizará o no
al usuario para que pueda entrar en el cuadro de diálogo Personalizar de las barras
de herramientas y realizar algún cambio sobre cualquiera de ellas.
 En el desplegable que encontrarás arriba a la derecha podrás hacer que se Muestre
un formulario/página automáticamente al abrir la base de datos.
 Nota: Ten en cuenta que las acciones de la Macro AutoExec se ejecutan después de la
configuración de Inicio. Si abres ventanas con esta macro, estas quedarán por encima
de la definida en Inicio.
 Si desactivas la opción Presentar la ventana Base de datos cuando se abra el
archivo de la base de datos la ventana desde donde hemos trabajado durante todo el
curso, la que muestra todas las Tablas, Consultas, Formularios, etc..., esta ventana
habrá desaparecido.
 También podrás elegir si la barra de estado es visible o no. Para ello haz clic sobre
la casilla Presentar la barra de estado para activarla o no.
 Finalmente, selecciona la opción Usar las teclas especiales de Access (abajo a la
derecha) para activar o desactivar las combinaciones de teclas que realizan
diferentes acciones sobre la base de datos.

Aquí tienes un listado de esas combinaciones:

Combinación de Teclas Resultado

F11 Trae al frente la ventana Base de Datos
CTRL+G Trae al frente la ventana Inmediato
Alterna entre la barra de menús personalizada y la barra de
CTRL+F11
menús por defecto de Access
Detiene la recuperación de registros en Tablas, Formularios
CTRL+ENTER
o Informes por parte de la Access.
ALT+F11 Abre el editor de Visual Basic.

Toda esta configuración será muy útil a la hora de trabajar con una base de datos
como si fuera una aplicación. Puedes configurarla de forma que sólo se muestren formularios
con los que trabajar.

Si creas barras de herramientas con suficiente habilidad serás capaz de acceder a

todas las opciones y comportamientos de la base de datos y será como si estuvieses
trabajando con una aplicación propia!

- 115 -
 Recuerda que la configuración que indiques en Inicio afectará al modo en que el
archivo de la base de datos se abre. Por tanto si eliminas o escondes objetos y barras de
herramientas no podrás verlos si abres la base de datos normalmente.

Para saltarte la configuración de Inicio de un archivo de Access deberás

mantener la tecla MAYUS pulsada mientras haces doble clic sobre el icono del archivo en el
Explorador de Windows para abrirlo, y no soltarla hasta que la base de datos se haya
cargado completamente.

Para lograr mayor funcionalidad y poder

conseguir mayor efectividad recuerda que
puedes acceder a las Propiedades de los
Formularios e Informes haciendo clic
derecho sobre su selector en la Vista de
Diseño de Formulario o Informe.

Aquí podrás modificar los valores de las propiedades Emergente y Modal de la ventana del
Formulario o Informe.

 Abrir un objeto en una ventana Emergente supone que sólo podrá visualizarse la vista
Formulario o Informe. Las Vistas de Diseño estarán desactivadas.
 Si seleccionas Sí en Modal, la ventana al abrirse inhabilitará el resto de ventanas
hasta que no se cierre. En otras palabras será la única ventana con la que sea
posible trabajar.

Desde la ventana de diálogo de Propiedades también podrás decidir si los botones de

Minimizar, Maximizar y Cerrar se muestran o no.

Nota: Al utilizar estas opciones deberemos asegurarnos de que el objeto de Formulario o

Informe disponga de los suficientes comandos (por ejemplo en forma de botones o
barras de herramientas) para que el usuario pueda cerrarlos guardando los
cambios que ha realizado.

PANEL DE CONTROL
Otra de las funcionalidades de Access que nos ayudarán a mejorar la forma en la que
el usuario interactuará con nuestra base de datos es el Panel de Control.

Crear un Panel de Control nos ayudará a crear un formulario que podremos lanzar
al inicio donde, por medio de Botones de comando, daremos acceso a los distintos
Formularios e Informes de nuestra base de datos.

En esta imagen podemos ver una página del Panel de control justo después de
haberlo creado con el Administrador:

- 116 -
 Pero veamos cómo podemos crearlo. Haz clic en el menú Herramientas y despliega
el menú Utilidades de la base de datos. Haz clic sobre la opción Administrador del
panel de control.

Si aún no creaste un Panel de Control, Access te preguntará si quieres crear uno.

Pulsa Sí para continuar.

Se abrirá el siguiente cuadro de

diálogo:

- 117 -
 Desde aquí configuraremos de forma muy sencilla los elementos que queremos que
aparezcan en el Panel de Control.

Como puedes ver en la imagen, el panel de control estará organizado en una o varias
páginas. Si tenemos muchas opciones dentro del panel, organizarlas en varias páginas
mejorará el manejo del mismo, estaremos creando menús con submenús.

Para crear nuevas páginas sólo tienes que hacer clic en el botón Nueva... y escribir el
nombre que quieres dar a la nueva página.

La página del panel de control que marques como predeterminada será la que se
muestre en primera instancia cuando se abra el Panel de Control. Si quieres que otra
página creada por ti sea la predeterminada (y no la que viene por defecto) selecciónala en el
listado y pulsa el botón Predeterminado.

Puedes eliminar páginas que no estén definidas como Predeterminado

seleccionándolas y pulsando el botón Eliminar.

Pero veamos cómo configurar una página del Panel de Control para que muestre
los accesos y comandos que nosotros queramos.
Para ello sólo tendrás que seleccionar del listado la página que quieras configurar y pulsar el
botón Modificar....

Se abrirá el siguiente
cuadro de diálogo:

Desde aquí podrás modificar el Nombre de esta página de control. Esto es bastante
recomendado pues es el título que mostrará la ventana cuando se abra, sobre todo si lo que
estamos modificando es una página que será un submenú. Es recomendable que el usuario
sepa en cada momento en qué lugar se encuentra para que no se sienta desorientado.

Escribe el nombre que prefieras en el cuadro de texto y listo.

Ahora pasaremos a rellenar el Panel de control con los elementos que necesitemos.
Como puedes ver, el listado de Elementos de este panel de control en un principio se
encuentra vacío. Deberemos agregar todos los elementos que queremos que se muestren
utilizando el botón Nueva....

- 118 -
Se abrirá el siguiente
cuadro de diálogo:

Rellenar los datos para la creación de un elemento es bastante sencillo. Deberemos

darle un nombre en la propiedad Texto que debe ser suficientemente descriptivo para
que el usuario sepa qué acción ejecuta el elemento.

Luego en Comando seleccionaremos la acción que queremos que se lance al pulsar

el botón del elemento que aparecerá en el Panel de Control.
Las opciones son muy sencillas:

› Ir al panel te permitirá abrir una página de Panel de Control para que cuando se
pulse el botón de este elemento se muestre dicha página. Como hemos dicho antes,
utiliza esta opción para organizar mejor los elementos del Panel de Control.
› Si seleccionas la opción Abrir el formulario en modo Agregar podrás elegir un
formulario en el desplegable que se mostrará más abajo. Esta opción abrirá el
formulario que selecciones en modo Agregar. Es decir, no se verán los registros
existentes, sólo se abrirá el formulario para que puedas insertar nuevos registros.
› Abrir el formulario en modo Edición te permitirá abrir el formulario que escojas de
forma que se muestren todos los registros existentes y así poder modificarlos. Esta
opción también te permitirá agregar nuevos registros.
› La opción Abrir el informe te permitirá abrir un Informe en Vista Preliminar.
Combina esta acción añadiéndole una barra de herramientas al Informe para que el
usuario pueda imprimirlo. Te será muy útil.
› Seleccionando Diseñar aplicación harás que al pulsar el botón de este elemento se
lance el cuadro de diálogo de Administrador de Panel de Control (con el que
estamos trabajando en estos momentos). Esta opción no es recomendable si no
queremos que los usuarios de la base de datos puedan modificar el Panel de Control
libremente.
› La opción Cerrar la aplicación sirve para que el usuario pueda cerrar la base de datos
haciendo clic en un elemento del Panel de Control.
› También puedes Ejecutar una Macro que especifiques seleccionando dicha opción en
el desplegable.

Una vez tengas todos los elementos creados puedes ordenarlos utilizando los botones
de Mover arriba y Mover abajo en el cuadro de diálogo Modificar página del panel de
control.

- 119 -
 Una vez hayas acabado de configurar todas las páginas del Panel de Control cierra el
cuadro de diálogo.

Verás que se han creado un par de elementos nuevos en tu base de datos.

Si vas al listado de Tablas encontrarás una llamada Swichboard Items, esta tabla
almacena la configuración de las páginas y los elementos que forman parte del Panel de
Control.

No deberás modificar esta tabla bajo ningún concepto si no quieres que el Panel
de Control deje de funcionar correctamente. Si quieres realizar algún cambio acude de
nuevo al Administrador del Panel de Control en el menú Herramientas.

En el listado de Formularios verás que se ha añadido un nuevo formulario con el

nombre Panel de Control. Este es el resultado de lo que acabamos de hacer en este
apartado.

Puedes modificar su aspecto entrando en su Vista de Diseño seleccionando el

formulario y haciendo clic en el botón Diseño .

Nota: Cuando crees un Panel de Control es aconsejable que lo lances al principio de la

aplicación seleccionándolo en el desplegable Mostrar formulario/página del cuadro
de diálogo Inicio (Herramientas → Inicio).

UNIDAD 16. HERRAMIENTAS DE ACCESS

INTRODUCCIÓN
En esta unidad veremos algunas de las herramientas incorporadas de Access que
nos ayudarán a optimizar y gestionar mejor nuestra base de datos.

Veremos herramientas que nos permitirán mejorar el rendimiento de la base de

datos encontrando y corrigiendo errores de diseño, reparando la base de datos, otras
herramientas nos permitirán documentar la base de datos, hacer copias de seguridad,
etc...

ANALIZAR TABLAS
Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego
gestionar y recuperar de forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben estar
repartidos en tablas de la mejor forma posible, en esto consiste el diseño de datos. Este
curso no pretende enseñar a diseñar una base de datos (más que un tema necesitaríamos
un curso entero) pero podemos apuntar algunas características que deben cumplir las tablas
obtenidas en la fase de diseño.

Uno de los objetivos a alcanzar cuando se diseña una base de datos es que no
exista redundancia, es decir datos repetidos innecesariamente. La redundancia, a

- 120 -
parte de generar más espacio ocupado en disco, puede generar una serie de
problemas indeseables que puedan hacer que los datos almacenados sean incorrectos.

Veámoslo con un ejemplo: Imaginemos una tabla de facturas con los campos
número de factura, fecha, importe, iva, cliente, domicilio del cliente, teléfono del
cliente, más datos del cliente... Cuando un cliente tenga varias facturas, su nombre,
dirección, teléfono y más datos estarán repetidos en la tabla; y repetidos innecesariamente
porque el cliente normalmente tendrá el mismo nombre, domicilio, teléfono, etc en todas sus
facturas, estamos en presencia de un caso de redundancia.

¿Qué nos puede provocar esta redundancia?

1. Más espacio ocupado en disco.
2. Si cambia el teléfono del cliente, habrá que cambiarlo en todas sus facturas, lo que
genera mayor tiempo de proceso, y lo que es más grave, si se nos olvida cambiarlo en
una de las facturas, habremos generado errores en los datos (una factura con el
teléfono incorrecto).
3. A la hora de introducir nuevas facturas de ese cliente habría que volver a introducir sus
datos con el engorro que supondría y el peligro otra vez de equivocarnos y generar otro
error en los datos.

... Podríamos enumerar más problemas pero pienso que habrá quedado claro que la
redundancia no es buena y que cuando diseñemos nuestras tablas hay que evitarla.

La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseño

de nuestras tablas.

Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartirá los datos en varias tablas,
relacionándolas, y de esta forma podrás almacenar tus datos de una forma más eficaz
eliminando la redundancia. En nuestro ejemplo anterior, se crearía una tabla para almacenar
los datos de nuestros clientes y así los datos de un cliente concreto estarían almacenados
una sola vez y las tablas de facturas y clientes estarían relacionadas por el campo código de
cliente.

Hay que tener en cuenta que será mejor utilizarla una vez tengamos nuestros
datos introducidos en la base de datos, para que Access pueda utilizar los valores
almacenados en cada campo y "adivinar" mejor un diseño mejorado.

Como cualquier programa corrector, este nos ayudará ya que puede detectar
muchos errores pero no se garantiza al final una base de datos óptima porque casi
siempre existen determinadas circunstancias que el programa no podrá "adivinar".
Cualquiera que haya utilizado un corrector ortográfico sabe que te corrige la mayoría de las
faltas pero no te garantiza un documento libre de faltas de ortografía al cien por cien.

Para ejecutar la herramienta, en el menú

Herramientas de la Barra de menús, selecciona la
opción Analizar -- Tabla.

- 121 -
 ANALIZAR RENDIMIENTO

Esta opción permite analizar todos los objetos

que tienes definidos en tu base de datos te dará varios
consejos sobre cómo alcanzar un mayor rendimiento
en tu base de datos. Ábrela desde el menú
Herramientas, Analizar y seleccionando
Rendimiento.

Analizará los objetos de la base de datos para obtener un informe sobre los
cambios que deberían realizarse para que la base de datos sea más eficiente.

Cuando haces clic sobre la

opción aparece este cuadro
de diálogo:

Si quieres analizar todos los objetos de la base de datos, lo más aconsejable es

seleccionar la pestaña Todos los tipos de objetos para que se listen todos los objetos de
la base de datos y pulsar el botón Seleccionar todo para que analice los cambios que
deberían hacerse en todos y cada uno de los objetos.

Si ya has analizado tu base de

datos y quieres volver a analizarla,
será conveniente analizar únicamente
los objetos nuevos o los que hayan
cambiado, en este caso haz clic sobre
la pestaña del tipo de objeto a analizar
y luego en la lista que te aparecerá
marca la casilla del o de los objetos
que quieres analizar.

Cuando hayas seleccionado los

objetos que quieras analizar pulsa el
botón Aceptar y Access te devolverá

- 122 -
un informe sobre qué modificaciones deberías de hacer para optimizar la base de datos.

Puedes seleccionar una a una cada Sugerencia, Recomendación o Idea y leer una
nota sobre el análisis en particular de ese caso en la parte inferior de la pantalla en el
recuadro Notas del análisis.

En nuestro caso el resultado sólo nos devuelve Ideas que podríamos aplicar. Si
Access devolviese alguna Sugerencia o Recomendación podríamos seleccionarla y pulsar
el botón Optimizar para actualizar la base de datos de forma que se apliquen los cambios
aconsejados. En este caso el resultado aparecerá marcado con el símbolo de Resuelto.

EL DOCUMENTADOR
Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchas objetos de todo tipo, cuando
trabajan varias personas en el mantenimiento a nivel de diseño de la base de datos, puede
ser útil tener documentada toda la información referente a las características de cada objeto
de la base de datos, esta documentación la podríamos realizar a mano, y sería una tarea
larga y tediosa, pero Access nos proporciona una herramienta que automatiza ese proceso
de documentación.

Nosotros le indicaremos qué objetos y cuáles de sus características queremos

documentar y Access obtendrá toda la información en un formato que luego podremos
imprimir y archivar.

Accede a esta herramienta desde el

menú Herramientas, luego selecciona
Analizar y haz clic en la opción
Documentador.

Se abrirá el cuadro de diálogo

Documentador:

- 123 -
 Esta opción, igual que en la anterior nos dará a elegir entre todos los objetos de la
base de datos (Todo tipo de objetos) o por tipos de objetos.

Cada tipo de objetos tiene sus propias características y a través del botón
Opciones... podremos indicarle qué características queremos que nos documente.

Una vez hayamos seleccionado los objetos y sus características, hacemos clic en el
botón Aceptar, Access nos devolverá el informe solicitado en vista previa.

Lo podremos visualizar, imprimir o enviar a un

documento Word o Excel utilizando el botón Vínculos con
Office de la barra de herramientas

Si quieres puedes realizar varias pruebas por ti mismo, no te preocupes, porque esta
acción es meramente informativa y no realizará ningún cambio sobre tu base de datos.

COMPACTAR Y REPARAR
Una herramienta muy útil que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la de
Compactar y Reparar.

Como puedes ver en la imagen para utilizarla deberás acceder al menú

Herramientas, seleccionar la opción Utilidades de la base de datos y hacer clic sobre
Compactar y reparar base de datos....

Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar,

insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos (el .mdb) se va
haciendo cada vez más voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse más
lento y pesado con el tiempo.

El aumento del tamaño no es debido sólo al aumento de la información sino

también a que se va generando espacio utilizado en algún momento pero que ya no sirve y

- 124 -
sigue ocupando espacio en el archivo, este espacio es un espacio innecesario que se
puede recuperar al compactar la base de datos.

La reparación le permite a Access reorganizar mejor la información a nivel

interno lo que hará que la base de datos funcione mejor.

Esta herramienta recuerda un poco al Desfragmentador de Windows,

reorganizando el archivo y compactándolo para eliminar huecos y que funcione mejor.
La compactación también restablecerá el orden de los campos auto numérico del
final de la tabla.

Por ejemplo, imagina que tienes un campo autonumérico que contiene registros del 1
al 10. Ahora borramos los registros 9 y 10, el siguiente registró que creásemos tomaría
el valor 11 porque a pesar de haber eliminado los registros 9 y 10 Access tiene registrado
que el 10 ha sido utilizado y entonces el siguiente tiene que ser el 11.

Compactando la base de datos, Access restablecerá el número del último registro al

real, es decir a 8, y por lo tanto el siguiente registro que introduzcas tomará el valor 9,
pues es el siguiente libre después del último registro.

Esta renumeración no afectará a los huecos generados entre dos registros existentes,
es decir que si borramos el registro 4, seguirá habiendo un hueco entre el 3 y el 5.

Todos estos cambios no afectarán al funcionamiento de la base de datos, sino que, al

contrario, hará que funcione mucho mejor.

La herramienta Compactar y reparar también se encarga de detectar si un archivo

de Access ha sufrido algún tipo de daño e intentará repararlo.

Ejecuta esta herramienta cuando tu base de datos actúe de forma imprevisible o

dejen de funcionar algunas acciones.

OTRAS HERRAMIENTAS

› Copia de Seguridad: Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando

almacenas información de importancia que quieres mantener.

Cuando se trata de una empresa, es fácil comprender el desastre que sería

perder toda la información almacenada en la base de datos, pero también a nivel
particular cuando tenemos una base de datos es porque queremos guardar una gran
cantidad de información que nos importa y podemos pensar en cuánto supondría
volver a introducirla toda!

Si realizas copias de seguridad a menudo te asegurarás de que si en algún

momento sufres una pérdida de información (bien porque se estropee el equipo en el
que se trabaja habitualmente con la base de datos o por cualquier error por parte del
usuario) tengas una copia a mano que te ayude a hacerle frente.

- 125 -
 Recuerda también que es mejor que guardes la copia de seguridad en un disco
diferente de donde se encuentra la original. Así evitarás pasar un mal trago si lo que
se estropea es el disco.

Access también te permite crear una copia de seguridad de tu base de

datos en cualquier momento para utilizarla en caso de que le ocurriese algo a la
original.

Para realizar una copia de seguridad sólo tendrás que acceder al menú
Herramientas, seleccionar la opción Utilidades de la base de datos y hacer clic
sobre Realizar copia de seguridad de la base de datos.

Access te preguntará en qué lugar quieres crear la copia y con qué nombre.

› Convertir Base de Datos: Esta opción nos permite cambiar el formato de la base
de datos para que sea compatible con otras versiones de Microsoft Access.
Para acceder a ella selecciona el menú Herramientas, luego Utilidades de la base
de datos, Convertir base de datos y finalmente selecciona el formato al cual
quieras transformar la base de datos:

- 126 -
 Esta herramienta sólo te será útil y conveniente si quieres trabajar en versiones
anteriores al formato de tu base de datos, pues las nuevas versiones de Office
soportan el formato de las más antiguas.

Así que, por ejemplo, si has creado una base de datos en formato 2002-2003 y
necesitas que funcione en un Access 97 sí deberás convertirla.

Sin embargo si tienes una base de datos en formato 97 no hará falta que la
conviertas a formato 2000 si trabajas con Access 2000 porque éste será capaz de
leerla y trabajar con ella.

› Crear archivo MDE: Si diseñas una base de datos para que sea utilizada por terceros,
otra de las herramientas muy útiles que podrás utilizar en Access 2003 es la de Crear
archivo MDE.
Esta opción es recomendada para que el usuario final trabaje con la base de
datos sin poder modificar nada del diseño de la base de datos.
Un archivo MDE desactiva la opción de modificar o crear nuevos
formularios, informes o módulos. Además los comandos de importación y
exportación (los veremos en el siguiente tema) también estarán deshabilitados.
Sin embargo el usuario podrá seguir utilizando los formularios para actualizar
los datos y abrir informes para visualizarlos de forma normal.
Ten en cuenta que si creas un archivo MDE no hay vuelta atrás, a partir del .mde
no puedes obtener el .mdb que lo generó. Por eso es conveniente que mantengas una
copia de la base de datos en formato normal (.mdb) para poder realizar allí todos los
cambios que puedan surgir a lo largo del tiempo.
Para crear un archivo MDE tendrás que acudir al menú Herramientas, Utilidades
de la base de datos y seleccionar la opción Crear archivo MDE....

Nota: Para poder convertir un archivo en MDE deberá tener un formato de Access 2002-
2003. Utiliza la herramienta Convertir Base de datos para ello.

- 127 -
 OPCIONES DE LA BASE DE DATOS
Para personalizar el aspecto y comportamiento predeterminado de Access
tenemos el cuadro de diálogo Opciones.

No estudiaremos todas las opciones existentes porque sería muy largo y tedioso,
además algunas opciones no entran en los objetivos de este curso, pero os enseñaremos las
que nos parecen más útiles.

Puedes acceder a él desde el menú Herramientas seleccionando Opciones....

› Se abrirá el siguiente
cuadro de diálogo con la
pestaña Ver:

En esta pestaña podemos determinar qué cosas mostrar por defecto, por ejemplo
tienes las opciones Columna de nombres y Columna de condiciones en el marco
Mostrar en diseño de macros. Si activamos estas opciones el comportamiento de la Vista
de Diseño de Macros cambiará, y al abrirse, por defecto, las columnas Nombre de macro
y Condición se mostrarán.

› Veamos, el contenido de la pestaña

General.

- 128 -
 Aquí podemos modificar aspectos generales de la aplicación, como los Márgenes
de impresión, el número de Archivos usados recientemente que deben recordarse o la
Carpeta de bases de datos predeterminada, la que se abrirá por defecto en los cuadros
de diálogo Abrir y Guardar como.

Otra opción interesante es la de Compactar al cerrar, si quieres que cada vez que
cierres la base de datos se ejecute automáticamente la opción Compactar y Reparar base
de datos vista anteriormente.

› Recuerda que en el tema 10 utilizamos la pestaña Modificar/Buscar para

deshacernos de los avisos de confirmación de eliminaciones, actualizaciones o
creación de nuevos registros por parte de las consultas de acción.

Podrás encontrar estas

opciones en el marco
Confirmar.

› En la pestaña Hoja de
datos encontrarás
parámetros que definan el
aspecto predeterminado de
la vista Hoja de datos.

- 129 -
 UNIDAD 17. IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS
IMPORTAR DATOS

Access te permite exportar objetos de tu base de datos a otra rápidamente. Para

ello, sólo tendremos que acudir a la opción Obtener datos externos del menú Archivo:

Una vez allí selecciona la opción Importar y se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

› Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla,
formulario, informe, macro, etc... Solo tendremos que seleccionar la base de datos de
origen y pulsar el botón Importar.

En el siguiente cuadro de diálogo sólo

tendremos que seleccionar los objetos que
queremos añadir a nuestra base de datos
y pulsar el botón Aceptar.

En la imagen verás que el botón

Opciones... se encuentra desactivado, es
porque hemos hecho clic sobre él y entonces
han aparecido las opciones en la parte inferior

- 130 -
del cuadro. Desde allí podrás seleccionar cómo y en qué medida quieres importar los
objetos.

› Pero también podemos importar datos desde otros tipos de ficheros.

En el cuadro de diálogo Importar podemos seleccionar un Tipo de archivo diferente

si lo que queremos es que el origen de la importación sea otra fuente diferente a una
base de datos Access, por ejemplo, un archivo de texto:

En este caso se abrirá el Asistente para importación de texto, donde podrás indicar
la forma en la que está formateado el archivo del que vas a tomar la información, incluso te
podrás guardar esa descripción y volver a utilizarla para importar datos de otro fichero con
las mismas características.

A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no
coincidir con la definición de la tabla, en este caso Access nos avisará que se han producido
errores en la importación y creará una tabla con esos errores para que los podamos analizar
y comprobar.
EXPORTAR DATOS
En el apartado anterior veíamos como
podíamos recuperar datos de otras bases de
datos o incluso de archivos con otro formato,
por ejemplo de texto.

Ahora veremos el proceso contrario,

enviar la información de nuestra base de
datos a otra base de datos o a un archivo
de otro tipo, por ejemplo de texto.

Para ello, sólo tienes que seleccionar

la opción Exportar que encontrarás en el
menú Archivo de la barra de menús.

› Este comando te permitirá copiar

tablas, informes, formularios,
macros y en definitiva cualquier
objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro
lugar.

Para utilizar esta opción sólo tendrás que seleccionar el objeto en la ventana Base
de datos y entonces ejecutar el comando Exportar.

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 Se abrirá el cuadro Exportar tabla 'tabla1' a... y sólo tendrás que indicar en qué
base de datos quieres copiar el objeto, a continuación Access abrir un cuadro de diálogo
Exportar donde te permitirá cambiar el nombre del objeto en la otra base de datos y se
encargará de exportarlo íntegramente sin ninguna otra interacción por tu parte.

Si el objeto es una tabla se te

presentará un cuadro de diálogo Exportar
como este:

Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a
una base de datos llamada prueba.mdb.

Podemos indicar el nombre que tendrá la tabla en la base de datos de destino y

también elegir qué parte queremos exportar.

En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definición y datos para

exportar la tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o exportar
únicamente su estructura seleccionando la opción Sólo definición.

› Además este comando te

permitirá exportar las
tablas a otros formatos,
como TXT o XML. Para
ello, cuando debas indicar
a qué base de datos vas a
copiar la tabla, selecciona
el tipo de archivo al cual
irá destinada en el
desplegable Guardar
como tipo:

En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos

marcar la opción Con formato (a la derecha de Nombre de archivo).

Si activamos la opción Con

formato podremos elegir el modo
en el que se guarda la información
en el archivo de texto mediante este
cuadro de diálogo:

- 132 -
 Aquí podrás seleccionar el tipo de codificación de los datos de tipo Texto de la
tabla. Aunque el predeterminado sea Windows, Unicode (UTF-8) suele ser el formato
que mayor compatibilidad presenta. Aunque si tu intención es seguir trabajando dentro de la
plataforma Windows deja la opción predeterminada seleccionada.

Si no activas la opción Con formato, se abrirá el Asistente para exportación de

texto, que es muy parecido al que hemos visto en el apartado anterior de importación.
Podrás especificar el modo en el que se formateará el archivo de salida e incluso
guardar esa especificación.

EXPORTAR A WORD Y EXCEL

También, desde la
opción Vínculos con Office
del menú Herramientas,
podremos exportar el
contenido de nuestras
tablas, informes o
formularios a aplicaciones
del mismo paquete como
Word o Excel.

Publicar con
Microsoft Office Word
copia y formatea el
contenido de nuestro objeto
y lo presenta en una tabla
dentro de un archivo tipo
DOC.

Analizar con Microsoft Office Excel copia y formatea el contenido de nuestro

objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLS.

Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrás

seleccionar la opción Combinar con Microsoft Office Word y así crear desde Access un
archivo combinado para por ejemplo crear cartas personalizadas o enviar emails
personalizados a todos los clientes (por ejemplo) que tengas en tu tabla de base de datos.

OBTENER DATOS POR VINCULACIÓN

Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente
pero que actué como si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la
incluyamos en nuestra base de datos estableciendo una conexión para poder ver y
editar sus datos aunque ésta se encuentre en un archivo diferente.

Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas
normales, con una restricción, no podremos cambiar su estructura (su diseño).

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 Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se
crea una conexión con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya.
Este proceso es completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en
otra base de datos podrás trabajar con ella del mismo modo que si lo estuviese en la
tuya. Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarán reflejados en la base de datos
origen, y cualquier cambio que efectúen en la base de datos origen, quedará reflejado en tu
base de datos. Mientras que si importas una tabla, estarás copiando los datos actuales a tu
base de datos pero no quedará ninguna conexión entre tu tabla y la del origen de la
importación.

Para importar una tabla

vinculada sólo deberás acceder al
menú Archivo y seleccionar la opción
Obtener datos externos. En el
desplegable que se abrirá selecciona
Vincular tablas....

Se abrirá un cuadro de diálogo. Allí deberás buscar la base de datos que contiene
la tabla que quieres vincular. Una vez seleccionada pulsa Aceptar y verás el siguiente
cuadro:

Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botón Aceptar. La tabla se
añadirá automáticamente a tu base de datos.
Las tablas vinculadas se visualizarán con este símbolo en la ventana Base
de datos.

Nota: Las tablas vinculadas a veces son bastante útiles para mantener la parte de datos
separada de los formularios e informes. Incluso de esta forma varias personas a
la vez pueden trabajar con la misma base de datos desde ordenadores diferentes.

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 EL ADMINISTRADOR DE TABLAS VINCULADAS
Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser útil poder cambiar la
ubicación del origen de esas tablas o saber en qué lugar se encuentra nuestra tabla
vinculada. Para ello disponemos del Administrador de tablas vinculadas.

Para acceder al cuadro de diálogo Administrador de Tablas Vinculadas tendrás

que hacer clic en el menú Herramientas, luego seleccionar la opción Utilidades de la
base de datos y hacer clic en Administrador de tablas vinculadas:

Esta herramienta nos permitirá actualizar nuestra base de datos cuando la

ubicación de la tabla vinculada haya cambiado.

Este es el aspecto que muestra el Administrador.

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 Desde aquí podremos seleccionar la tabla que queremos actualizar haciendo clic en
su casilla. Una vez seleccionadas todas las tablas que nos interesan haremos clic en
Aceptar y Access actualizará las estructuras de las tablas seleccionadas en nuestra
base de datos.

Para cambiar la ubicación de las tablas originales sólo tenemos que marcar la
opción Preguntar siempre por la nueva ubicación.

Con esta casilla activada, cuando pulsemos Aceptar, Access nos preguntará dónde
debe buscar la tabla vinculada. En el momento en que le digamos la ruta de la base de
datos, el programa la recordará y actualizará la estructura y ubicación de las tablas.

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