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TECNICAS DE
PRODUCTIVIDAD
TECNICAS
DE PRODUCTIVIDAD
La productividad no se trata sólo de chequear nuestra lista de
pendientes, se trata de asegurarnos de recibir las cosas correctas en el
tiempo previsto y de una manera exitosa y efectiva.
Hay técnicas y procesos que nos permiten aumentar nuestra
productividad mediante la creación de un flujo de trabajo que mejor se
adapte a nuestras necesidades.





LA REGLA DEL 80/20
La idea principal de esta regla es que el 80% de los
beneficios provendrá del 20% de sus clientes. Por lo EL 20% DE NUESTRAS TAREAS
tanto, cuanto mas invirtamos en nutrir la porción mas TIENE EL MAYOR IMPACTO
pequeña de nuestros clientes mas ganancias
podemos generar de los mismos.


El mismo principio se aplica a nuestra propia
productividad. 20% por ciento de las tareas que
hagamos probablemente van a tener el 80% del
impacto.

Al priorizar las tareas que tienen mayor impacto

primero, podemos dejar que otras tareas que no sean
tan impactantes para el final o bien delegar las
mismas a otras personas.
 LA REGLA DE LOS 5

LA REGLA DE LOS 5 TAREA A REALIZAR AHORA MISMO

Joel Spolsky, cofundador de Trello y CEO de Stack TAREA A REALIZAR AHORA MISMO
Overflow desarrolló la Regla de 5.

El concepto es que ninguna persona debe tener más de

5 tareas en su lista de tareas pendientes en un momento
TAREA A REALIZAR DESPUES
dado.


De acuerdo con esta regla, dos de las tareas deben ser
las que se estén trabajando en este momento, dos deben
TAREA A REALIZAR DESPUES
ser las tareas que se trabajarán después, y una tarea
debe ser algo que la gente probablemente espera que lo
que hagamos y que realmente no pensamos realizar
todavía.
TAREA QUE NO ESTA PREVISTA A
REALIZARSE POR EL MOMENTO
LA MATRIZ DE EISENHOWER
Esta matriz nos permite crear un sistema de priorizacion
MENOS URGENTE URGENTE
de las tareas más importantes para que no se pierdan
ante las tareas inesperadas que siempre surgen de la Planificar metas a cumplir por Examen mañana
nada. propósitos importantes. Trabajo a entregar mañana.
Cuidar cada aspecto de la vida Imprevisto que debe resolverse

IMPORTANTE
para prevenir problemas mayores. de inmediato.

IMPORTANTE
Estudiar y leer sobre lo que te
La idea es que todas sus tareas se pueden clasificar en interesa por el hecho de aprender.
Presentación para un cliente
Operación en unos días a
cuatro cuadrantes, con ejes de importante y urgente. Pagar poco a poco las deudas causa de una enfermedad que
para no tener problemas
Estos cuatro cuadrantes reciben valores numéricos del 1 mayores.
no se previno
al 4 basados en su prioridad. Las tareas que son Hacer ejercicio. 3 1
Comer sano.
importante y urgente reciben un nivel de prioridad de 1 y
estas deberían de ser nuestro foco. En el otro extremo, 4 2

MENOS IMPORTANTE

MENOS IMPORTANTE
las tareas que se consideran no importante y no urgente Priorizar ver televisión o distraerse en
algo, cuando hay cosas más
deberían de dejarse de lado. En el centro están las tareas importantes que debes hacer primero.
Llamadas o correos no tan
importantes o prioritarios.
que pueden ser programadas para después o incluso Distraerse al hacer ejercicios hablando Problemas de otros no tan
con los demás en las redes, por el
delegado a otra persona. celular.
importantes que aceptas
resolver.

 Gastar en cosas que no son
Limpiar o ordenar la casa.
imprescindibles, cuando se tienen
Asignar una tarea a cada cuadrante nos ayuda a deudas. Lavar ropa o platos.
eliminar la toma de decisiones del proceso.
MENOS URGENTE URGENTE
TECNICAS DE
PRODUCTIVIDAD &
GESTION DEL TIEMPO
Una vez que tengamos armada nuestra lista de pendientes tenemos que pensar como
administrar el tiempo que vamos a dedicar a cada actividad.
A continuación están sólo algunas maneras en las que podemos estructurar mejor nuestro
tiempo si queremos ser más productivo.
LA TECNICA POMODORO
La Técnica Pomodoro maximiza el tiempo y la eficiencia mediante el bloqueo de 25
minutos de enfoque ininterrumpido seguido de 5 minutos de tiempo de descanso.

Si bien suena super fácil pero estar completamente concentrado durante 25 minutos
seguidos puede ser todo un desafío.
Para empezar es recomendable realizar un bloque de un día de enfoque ininterrumpido y
seguir los siguientes pasos:

1. Elegí una tarea a realizar.

2. Ajusta el temporizador a 25 minutos.

3. Trabaja en la tarea hasta que termine el tiempo

4. Descansa 5 minutos, este descanso marca la finalización de Un Pomodoro

5. Cada cuatro Pomodoros toma una pausa más larga.


Si pensas en un tema o tarea no relacionado que tenes que realizar, asegurate de anotar
un recordatorio para realizarlo mas adelante.

Trabajo

Descanso

15 min 30 45 60 75 90 105 120 135

 LUNES MARTES

TIME BOX 8∶00 AM REVISAR EL

CORREO

TERMINAR
9∶00 AM PROYECTO 1
Tiempo de boxeo es otra técnica de sesión
REUNIONES
estructurada pero a una escala más grande. 10∶00 AM PROGRAMADAS
Es muy fácil caer en una semana de trabajo de
60 o 80 horas y con tanto por hacer podemos
11∶00 AM
usar este método de boxeo que nos ayudara a
establecer limites y a mantener el equilibrio entre REUNIONES
12∶00 AM
nuestra vida personal y laboral. TRABAJAR EN EL PROGRAMADAS
PROYECTO 1
1∶00 PM

2∶00 PM PREPARAR
PRESENTACION

TRABAJAR EN EL
3∶00 PM
PROYECTO 2

TERMINAR
4∶00 PM PROYECTO 2

5∶00 PM DESCANSO

REVISAR EL REVISAR EL
6∶00 PM CORREO CORREO
 BATCHING re Ag
un en
io da
ne r
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ar as
a la
Re u n s
sp dí
Batching es una técnica muy simple que te on
de a
r lo
prepara para lograr una gran cantidad de sm
ail
pequeñas tareas similares en una sola sesión. s


Al agrupar las tareas repetitivas y regulares en Factur
ar todo
sesiones de trabajo concentradas convertis
muchas tareas en una sola tarea, lo que nos
permite sentir que tenemos más bloques de Escribir todos lo
s
memos
tiempo ininterrumpidos durante e día para
realizar tareas más grandes y exigentes.
Agendar todas las
reuniones
También nos permite ajustar nuestro flujo de
trabajo por la mañana comenzando con tareas
fáciles y repetitivas primero o nos mantiene Enviar los mails
productivos al final del día de trabajo cuando
nuestro cerebro ha maximizado la estrategia y
la resolución de problemas.
ULTRADIAN RHYTHM
Otra técnica importante que podemos usar es el ritmo ultradiano de nuestro cuerpo. El ritmo ultratradiano se
compone de ciclos de 90 a 120 minutos en los que estaremos en la máxima productividad, seguido de 20
minutos de calma.
Concéntrate en las tareas más difíciles durante los ciclos más productivos y después completa menos tareas
difíciles y mentalmente intensivas durante tus pausas de 20 minutos.
Una vez que hayas tomado el tiempo para conocer tu propio ritmo natural podes utilizar estos datos
personales para establecer un programa más productivo para vos. No te olvides de anotar los días o las horas
en que te sentis menos enérgico o productivo y toma nota de cualquier circunstancia que afecte tu
productividad. Tal vez tuviste un resfriado un día, o tal vez te das cuenta de que te sientes letárgico alrededor
de la 1 pm todos los días. Al tomar notas, podemos marcar nuestros descansos para hacer mas productivos
nuestros días.
Al final, toma todas tus conclusiones y arma tu programa de productividad que mejor funcione para vos
basado en tu productividad máxima.

Maxima Maxima
Productividad Productividad

Descanso Descanso Descanso

DATOS
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Phone: + 595981438930
Skype: ana.guanes
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anaguanes.com
GRACIAS