Cartilla Servicio Al Cliente
Cartilla Servicio Al Cliente
Cartilla Servicio Al Cliente
Abel Cortes
CONCEPTUALIZANDO 1:
1. CONCEPTO DE SERVICIO.
El trabajo que realiza una persona, entidad o empresa o su conjunto con base en la
calidad o medida de satisfacer una necesidad, resolver un problema o agregar un valor
adicional a lo que se hace. Es saber cómo se sentirá usted mejor atendido. Siempre
genera una satisfacción plena en virtud de un riesgo que puede o no suceder.
“Todas las actividades, acciones, eventos que generen un nivel de satisfacción en el
consumidor, mas allá de los derivados de la respuesta a las necesidades relacionadas
con el producto, servicio o bien adquirido y que genera una recordación y lealtad hacia
la empresa y sus productos”.
3. GESTION DE SERVICIO
Enfoque organizacional integral que hace de la calidad en el servicio, la principal fuerza
impulsadora de la organización en virtud de satisfacer el cliente.
6. MOMENTO DE VERDAD
Es el instante en que el cliente entra en contacto con la organización, el producto o
servicio y según su experiencia se forma una opinión sobre la calidad de la empresa,
del producto, del servicio como un todo.
En tiempos antiguos hablar de servicio se asociaba con labores menores e indignas, sin
embargo, después de la década de los cincuenta y especialmente durante los setenta
Instructor SENA: JENNY CAROLINA PEREZ TOBAR
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Celular: 315 2095 763
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CARTILLA SERVICIO AL CLIENTE
la expectativa del cliente, de tal manera que cada tipo de negocio deberá encontrar si
la comunicación con el cliente es masiva o personalizada y si los esfuerzos y recursos
que se dedican a este componente tienen retribución. El modelo de comunicación debe
analizarse no solamente en la manera como se hace presente la empresa en el cliente
y en su negocio si lo tiene, sino también en la calidad de la información que recibe
cuando se comunica con la empresa y en este sentido vale la pena considerar hasta los
mínimos detalles, como por ejemplo la oportunidad en la atención telefónica.
El prestador del servicio entonces hace parte de una cultura organizacional que pasa
por el concepto que tiene del cliente, de la importancia que le expresa, de la manera
como establece su relación de servicio y de todos aquellos componentes que tienen
que ver con los atributos propios del servicio al cliente, en este sentido no basta con
tener buena actitud y disposición para atender y superar los requerimientos del cliente,
es preciso que tenga autonomía y capacidad de decisión frente a todos aquellos
aspectos recurrentes en la prestación del servicio.
Finalmente, crear una cultura de servicio al cliente implica una estrategia corporativa
donde participen todos los niveles de la organización y se inicie con un diagnóstico
profundo sobre el cual exista la determinación por parte de la administración y la
gerencia de intervenir con el fin de establecer claros indicadores de mejoramiento que
tendrán su impacto y su recompensa cuando sean los mismos clientes los que perciban
y manifiesten con su comportamiento económico mayores niveles de satisfacción,
fidelidad e incluso compromiso con un modelo gerencial capaz de crear un
diferenciador significativo en la prestación del SERVICIO AL CLIENTE.
2. Personales o humanísticas
Habilidades de comunicación, desarrollo de hábitos positivos, crecimiento personal,
ampliación de paradigmas.
Cognitivas: Se refiere a elementos intelectuales, estructurales y al
manejo de información por parte del individuo
Adaptabilidad: Capacidad de manejar situaciones de cambio, retos y
explorar nuevas metodologías.
Orientado a resultados: Persistir a pesar de los obstáculos e
impedimentos
Aprendizaje continuo: Capacidad para aprender continuamente de la
experiencia, perseguir oportunidades de desarrollo, buscar
retroalimentación y modificar positivamente hábitos y conductas.
Responsabilidad: aceptar su propia responsabilidad para producir
Tolerancia: paciencia y entendimiento del otro.
3. Profesionales y técnicas
Conocimientos y comprensión de todos los aspectos técnicos que involucran el
trabajo del asociado con el cliente, habilidades de negociación con el cliente,
conocimiento y manejo de servicios
Desarrollo de estrategia: Adquirir conocimientos de la industria,
desarrollar conocimiento del cliente, desarrollar el plan de servicio al
cliente.
Logro de resultados: Responder a los clientes, dirigir proyectos, manejar
riesgos, aplicar conocimientos y aplicar tecnología.
Hacer bien las cosas: Mide la insistencia de una persona en hacer las cosas
bien.
Atención a políticas y procedimientos: Mide el sentimiento de respeto y de
compromiso de una persona hacia las políticas y procedimientos de la
organización.
Cumplir los programas y plazos límites: Mide la atención e insistencia de una
persona para cumplir los programas y fechas límite.
Actitud hacia la autoridad: Mide el grado de atención y respeto hacia la
autoridad o las fuentes sociales y organizativas.
Esta capacidad mide la habilidad para ver y comprender cuáles son los temas
fundamentales en situaciones problemáticas, así como para identificar soluciones
viables.
Evaluar qué hacer: Mide la habilidad de una persona para identificar temas y
destinar recursos para solucionar el problema.
Atención a detalles concretos: Mide la habilidad de una persona para ver y
prestar atención a detalles concretos, reconociendo defectos en las cosas y
situaciones.
Utilizar el sentido común: Mide la habilidad de una persona para utilizar el
sentido práctico y común en situaciones de resolución de problemas.
Introspección intuitiva: Mide la habilidad de una persona para basarse en
sentimientos internos intuitivos, para la identificación de problemas y la toma
de decisiones en una dirección fructífera.
Ver problemas potenciales: Mide la habilidad de una persona para evaluar
situaciones e identificar causas y soluciones para los problemas
Esta capacidad mide la habilidad de una persona para sentirse satisfecho y competente
en su trabajo, así como para trabajar de forma persistente y coherente.
Satisfacción con su papel: Mide la habilidad de una persona para sentirse
confiado y competente.
Rendimiento: Mide el efecto de las actitudes dogmáticas, rígidas y extremas
hacia uno mismo y hacia el mundo
Índice salud tensión: Mide la habilidad de una persona para equilibrar
tensiones y ansiedades.
Persistencia-Tolerancia: Mide la habilidad de una persona para mantener el
rumbo, a pesar de los obstáculos e independientemente de las
circunstancias. Implica ser paciente, entender otros puntos de vista,
escuchar atentamente sin prejuicios y tener alta sensibilidad y empatía hacia
los demás
Coherencia: Mide la habilidad de una persona para mantener una sensación
de orden, coherencia y continuidad en las decisiones propias, para gestionar
con fiabilidad el paso de la decisión a la acción.
Las empresas siguen teniendo dinero ilimitado para el marketing. Muy pocas
organizaciones entienden que es 10 veces más barato retener a un cliente que atraer
uno nuevo. A los empleados NO se les permite tomar decisiones que puedan retener al
cliente. Su decisión pudiera estar equivocada. Quitar una cuota de $39 por un pago
retrasado es muy costoso, pero la misma organización gastaría hasta $300 por
conseguir un cliente nuevo. Muy pocas empresas conocen el valor de la duración de los
clientes.
Todas las empresas dirán hemos entrenado a nuestros empleados. Eso es como tomar
una lección de golf y esperar que todos sean tan buenos como Tiger Woods. Si usted
quiere desarrollar una fuerza laboral que esté enfocada en el servicio entonces necesita
cada año introducir 2 a 3 nuevos y diferentes programas de entrenamiento en servicio.
En una economía difícil, las organizaciones deberían gastar más tiempo y esfuerzo en
retener a sus clientes. OK, el servicio al cliente no es suficiente. Solo el servicio WOW o
asombroso funcionará si su meta es la lealtad del cliente y publicidad de boca en boca.
En mi libro Servicio al Cliente, he dicho por años que debe gastar 10% de su
presupuesto de marketing entrenando a toda su fuerza laboral en servicio al cliente.
Un solo programa se convierte en el sabor del mes y eventualmente muere. Por lo
general después de 5-10 años la empresa dice vamos a implementar algo otra vez.
Imagínate que tu departamento de marketing hiciera lo mismo, sería una locura.
Hay una cantidad inmensa de dinero y negocios que puedes atraer a través de un
increíble servicio. La buena noticia es que tu competencia usualmente tiene un servicio
deficiente. Tú tienes que ser dos veces mejor, no solo un poco mejor. Esto significa
que si tienes 40,400 ó 4000 empleados, cada empleado debe ser entrenado en proveer
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un asombroso servicio. SIN excepciones. Una manzana podrida puede arruinar toda la
canasta de manzanas.
Muchas empresas en países en vías de desarrollo tienen un 25% más empleados de los
que realmente necesitan. Cuando tienen posiciones disponibles usualmente reclutan a
2 personas para cada puesto con muy pocas expectativas y muy poco salario. Los
líderes del servicio contratan a 1 de 50 solicitantes, no 1 de 2. Desarrolla a tus
empleados, usa “fertilizante” para ayudarlos a crecer. Muchos responderán y otros
simplemente se “secarán”. Esos que se “secan” debes mandarlos con tu competencia.
Muchas organizaciones mantienen empleados de bajo desempeño. En una economía en
recesión esto no es inteligente. Muchas organizaciones tienen mínimo un 10% de
personal que no es efectivo. Si el entrenamiento en servicio al cliente no funciona con
este empleado entonces desalójelo.
John Tschohl
Una tortuga y una liebre siempre discutían sobre quién era más rápida. Para
dirimir el argumento, decidieron correr una carrera. Eligieron una ruta y
comenzaron la competencia. La liebre arrancó a toda velocidad y corrió
enérgicamente durante algún tiempo. Luego, al ver que llevaba mucha ventaja,
decidió sentarse bajo un árbol para descansar un rato, recuperar fuerzas y luego
continuar su marcha. Pero pronto se durmió. La tortuga, que andaba con paso
lento, la alcanzó, la superó y terminó primera, declarándose vencedora
indiscutible.
Pero la historia tampoco termina aquí: Tras ser derrotada, la tortuga reflexionó
detenidamente y llegó a la conclusión de que no había forma de ganarle a la
liebre en velocidad. Como estaba planteada la carrera, ella siempre perdería.
Por eso, desafió nuevamente a la liebre, pero propuso correr sobre una ruta
ligeramente diferente. La liebre aceptó y corrió a toda velocidad, hasta que se
encontró en su camino con un ancho río. Mientras la liebre, que no sabía
nadar, se preguntaba "¿qué hago ahora?", la tortuga nadó hasta la otra orilla,
continuó a su paso y terminó en primer lugar.
Siempre existirán situaciones para las cuales no estamos preparados y que otras
personas pueden enfrentar mejor. La liebre y la tortuga también aprendieron otra
lección vital: cuando dejamos de competir contra un rival y comenzamos a
competir contra una situación, complementamos capacidades, compensamos
defectos, potenciamos nuestros recursos... y obtenemos mejores resultados!
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