AP-Ai-pro-01 Programa de Gestion Documental

República de Colombia
Gobernación de Santander
PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
PGD
DEPARTAMENTO DE
SANTANDER
GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Elaborado por: Secretario General

Director de Contratación, bienes y servicios
Coordinadora Grupo de Gestión Documental
Aprobado por: Comité Institucional de Gestión y Desempeño
Acto Administrativo de aprobación: Acta No. 02 del 23 de septiembre de 2019
Gobernación de Santander, 2019

CÓDIGO AP-AI-PRO-01
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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA DE

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TABLA DE CONTENIDO
GLOSARIO................................................................................................................. 6
1 ASPECTOS GENERALES .................................................................................. 8
1.1 INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 8

1.2 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................... 9
1.3 ALCANCE ....................................................................................................... 9
1.4 PÚBLICO AL QUE VA DIRIGIDO ........................................................................ 10
1.4.1 Usuarios Externos ................................................................................... 10
1.4.2 Usuarios Internos .................................................................................... 10
1.5 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL - PGD ...................................................................................................... 11
1.5.1 Normativos .............................................................................................. 11
1.5.2 Económicos ............................................................................................ 11
1.5.3 Administrativos........................................................................................ 12
1.5.4 Tecnológicos ........................................................................................... 13
1.5.5 Gestión del Cambio................................................................................. 14
2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA

GOBERNACIÓN DE SANTANDER ................................................................................ 15
2.1 PROCESO DE PLANEACIÓN............................................................................ 15

2.2 PROCESO DE PRODUCCIÓN .......................................................................... 18
2.3 PROCESO DE GESTIÓN Y TRÁMITE ................................................................. 19
2.4 PROCESO DE ORGANIZACIÓN ........................................................................ 20
2.5 PROCESO DE TRANSFERENCIA ...................................................................... 21
2.6 PROCESO DE DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ................................................ 22
2.7 PROCESO DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ............................................... 23
2.8 PROCESO DE VALORACIÓN ........................................................................... 25
3 PROGRAMAS ESPECÍFICOS .......................................................................... 26
3.1 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES ..................................................... 26

3.2 PROGRAMA DE REPROGRAFÍA ....................................................................... 30
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3.3 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ............................. 35

3.4 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS .. 37
3.5 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES ..................................... 39
3.6 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS .............................................. 42
3.7 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN ......................................................... 44
3.8 PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL ........................................................... 46
4 ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA

GOBERNACIÓN DE SANTANDER ................................................................................ 51
5 FASES DE IMPLEMENTACIÓN PGD ............................................................... 53
5.1 ELABORACIÓN, EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA .......................................... 54

5.2 SEGUIMIENTO .............................................................................................. 62
5.3 MEJORA....................................................................................................... 63
ANEXOS .................................................................................................................. 64
A. DIAGNÓSTICO .................................................................................................. 64
B. CRONOGRAMA DE ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ..... 65
C. MAPA DE PROCESOS........................................................................................ 68
D. PRESUPUESTO ANUAL...................................................................................... 69
E. MAPA DE RIESGOS ........................................................................................... 70
F. TABLERO DE INDICADORES ............................................................................... 73
G. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ....................................................................... 75
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LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Pasos para la consulta del normograma de Gestión Documental ..................... 11
Figura 2. Jerarquía de la Gestión Documental en la Gobernación de Santander ............. 13
Figura 3. Logo del Software de gestión documental de la entidad ................................... 14
Figura 4. Mapa de procesos ............................................................................................ 68
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LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Requerimiento económico.................................................................................. 11
Tabla 2. Programa de documentos especiales ................................................................ 26
Tabla 3. Programa de reprografía .................................................................................... 30
Tabla 4. Programa de gestión de documentos electrónicos ............................................. 35
Tabla 5. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos ...................... 37
Tabla 6. Programa de documentos vitales o esenciales .................................................. 39
Tabla 7. Programa de archivos descentralizados ............................................................. 42
Tabla 8. Plan institucional de capacitación....................................................................... 44
Tabla 9. Programa de auditoría y control ......................................................................... 46
Tabla 10. Armonización con planes y sistemas de gestión de la Gobernación de
Santander ........................................................................................................................ 51
Tabla 11. Roles en cada fase de implementación del PGD.............................................. 53
Tabla 12. Plan de implementación del Programa de Gestión Documental de la
Gobernación de Santander .............................................................................................. 54
Tabla 13. Cronograma de elaboración del PGD de la Gobernación de Santander........... 65
Tabla 14. Mapa de riesgos de Gestión Documental ......................................................... 70
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GLOSARIO
Archivo Electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico- funcional del productor acumulados en
el proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su
gestión.
Carta u Oficio: Comunicación escrita que la Gobernación envía a través de las entidades
y/o personas naturales con el fin de tratar peticiones de su interés, relacionadas con la
Misión, Objeto y Funciones.
Circular: Comunicación escrita de carácter general o normativa dirigida a varios

destinatarios, con el fin de darles a conocer asuntos de interés común relacionados con el
Objeto y Misión de la Gobernación de Santander. El número consecutivo es asignado a
través de la dirección de Atención al ciudadano ventanilla única.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de

las funciones asignadas legalmente en esta entidad, independientemente del medio
utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámite para
la Entidad.
Código Postal: Es un Esquema que asigna a distintas zonas o lugares de un país un

Código, que junto con la dirección sirven para facilitar y mecanizar el encaminamiento de
un objeto postal (una pieza de correo como una carta, un sobre, un paquete o cualquier
elemento) que necesite ser llevado a un lugar
Dependencias productoras: Área o grupo que genera la comunicación. Ej.: Despacho del
Gobernador.
Digitalización documental: La digitalización de documentos es un proceso tecnológico

que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la
imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital.
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Memorando: Documento escrito, se utiliza al interior del Departamento de Santander, para

las comunicaciones formales internas entre las dependencias, con el fin de tratar asuntos
de interés, relacionados con sus funciones.
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Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las

operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada
entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final de los documentos.
Radicación de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las

entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones producidas o recibidas,
dejando constancia de la fecha y hora de la fecha de recibo o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las

entidades ingresan a sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas
las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como nombre de la
persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s)
competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite,
anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
FOREST: Herramienta de gestión documental y de procesos que permite gestionar

electrónicamente la producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación de
documentos, evitando su manejo en papel, garantizando la seguridad de la información y
la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante su función.
Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series y Subseries con sus

correspondientes tipos documentales a los cuales se le asigna el tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tipificar: Asignar nombre al documento de acuerdo con las TRD.
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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DEPARTAMENTO DE SANTANDER
1 ASPECTOS GENERALES
1.1 Introducción
El Programa de Gestión Documental (PGD) es el “conjunto de instrucciones en las que se
detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al
interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos” las cuales
también deben ser adoptadas por el Departamento de Santander, en cumplimiento al
artículo 21 de la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos
y se dictan otras disposiciones.”
La conformación del PGD está claramente establecida en el Decreto 1080 del 26 de mayo
de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”,
y para su elaboración cuenta con el “Manual de implementación de un programa de gestión
documental - PGD año 2014”, adicional a esto el personal de asistencia técnica del Archivo
General de la Nación dicta capacitaciones, donde se ofrece una guía clara para el desarrollo
del mismo.
El PGD se establece con el objetivo de normalizar y simplificar los procesos archivísticos

del departamento de Santander, para hacer más efectiva la atención a los ciudadanos del
departamento, a través de uso de tecnologías de Información y Comunicación, reducción
de las emisiones de papel, a la vez que otorga las directrices para conservar en excelentes
condiciones, el patrimonio cultural y documental archivístico del departamento de
Santander.
Así mismo, con el avance en la implementación de las nuevas tecnologías de la información

y comunicación (TIC), se hizo necesaria la aplicación de un software de gestión documental
denominado FOREST, para facilitar la interacción de los usuarios con el Departamento,
además de permitir el adecuado control de la información.
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El PGD debe mantenerse en constante actualización y es una herramienta muy valiosa para
entender la administración de los archivos al interior del departamento, a su vez que se da
cumplimiento a la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia
y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.”
que exige un riguroso control de la documentación en cada una de las entidades, siempre
a la vista y facilitando el acceso de los ciudadanos.
1.2 Política de Gestión Documental

La Gobernación de Santander está comprometida con la aplicación, control y apoyo de los
procesos de transparencia de documentos físicos y electrónicos, para ello mantiene
actualizados y alineados los diferentes procedimientos archivísticos, ya que por ser de
carácter transversal, se debe trabajar de manera articulada con las diferentes
dependencias, incluyendo los diferentes sistemas de Gestión, y esta debe ser la guía para
la producción, gestión, trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y
valoración de documentos.
De manera que se pueda atender eficientemente las solicitudes de los ciudadanos,

servidores públicos, contratistas y entes de control, con el apoyo del mejor equipo
multidisciplinario, herramientas, software y buenas prácticas para llevar a cabo el
cumplimiento de sus objetivos misionales.
1.3 Alcance
La importancia de ejecutar un buen programa de Gestión Documental, tiene repercusiones
en la agilidad, transparencia de los procesos, y disminución de la contaminación del medio
ambiente, ya que un programa adecuado reduce las emisiones de papel innecesarios, para
ello hace uso de un software que apoya a la reducción del uso de papel y que contribuye a
la eficiencia del proceso.
La elaboración del PGD se encuentra establecida dentro del Plan de Desarrollo del
Departamento “Santander nos une” con el fin de normalizar y orientar en la realización de
los procesos al interior de la Gobernación de Santander, abarca todo el ciclo vital de los
archivos.
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Asigna un orden, procedimientos y control de la documentación con el fin de simplificar los

trámites de los procesos administrativos, a la vez que busca cumplir con los parámetros
otorgados para la gestión de la transparencia, mejorando de esta forma la confianza en la
prestación del servicio archivístico de los Santandereanos.
1.4 Público al que va dirigido

Para la identificación de los usuarios externos e internos de la Gobernación de Santander
se tomó como base la ES-SIG-RG-50 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE
LAS PARTES INTERESADAS, del Grupo de Gestión Documental, disponible en el
aplicativo SIG.
1.4.1 Usuarios Externos

 Ciudadanos Santandereanos, personas naturales o jurídicas, públicas o privadas,
veedurías ciudadanas.
 Potenciales destinatarios de derechos que pretendan ejercer a través de los
mecanismos de participación ciudadana.
 Organismos de control, operadores judiciales, de control político y los facultados
para inspección y vigilancia de la gestión documental.
 Entidades educativas
 Archivo General de la Nación
 Investigadores/Historiadores
 Víctimas del conflicto armado
 Servicio de envío correspondencia
1.4.2 Usuarios Internos

 Comité Institucional de Gestión y Desempeño CIGD.
 Sistema Integrado de Gestión SIG.
 Secretaría de Planeación
 Secretaría General.
 Secretaría de Hacienda.
 Dirección de Atención al Ciudadano.
 Oficina de Control Interno.
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 Oficina de Control interno Disciplinario.

 Funcionarios, servidores públicos y contratistas de las Secretarías u oficinas
Gestoras del Departamento de Santander.
 Grupo de Gestión Documental.
1.5 Requerimientos para el desarrollo del Programa de Gestión Documental - PGD
1.5.1 Normativos
La Gobernación de Santander cuenta con un normograma donde se incluye toda la
normatividad aplicable a cada uno de los procesos del Sistema Integrado de Gestión SIG.
La cual se encuentra disponible en la página web de la Gobernación de Santander y la ruta

de acceso para el subproceso de Gestión Documental es la siguiente:
Figura 1. Pasos para la consulta del normograma de Gestión Documental
www.santander.gov.co/intra
Aplicativos
Sistemas Integrados de Gestión
3. Apoyo
Administración institucional
Normograma
Gestión Documental
1.5.2 Económicos
La Gobernación de Santander cuenta con recursos financieros para la elaboración y/o
actualización de los instrumentos archivísticos establecidos en:
Tabla 1. Requerimiento económico

“Santander nos une” para la vigencia
Plan de Desarrollo Departamental
2016-2019
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Apartado Derechos y deberes civiles
Fortalecimiento Institucional y Gestión

Tema de desarrollo
Pública moderna
Programa Gestión Documental
Fortalecer y modernizar en el 40% el

Meta de Producto procesos de Gestión Documental en la
administración Departamental”
Fortalecimiento modernización y
mantenimiento del Sistema Integrado de
Proyecto
Gestión Documental en el Departamento
de Santander
Valor $16.785’580.950
1.5.3 Administrativos
La Gobernación de Santander cuenta con el Comité Institucional de Gestión y Desempeño
creado bajo el Decreto 494 del 10 de diciembre de 2018 “Por el cual se adopta El Modelo
Integrado de Planeación y Gestión –MIPG y se organiza el funcionamiento del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño de la Gobernación de Santander”, en su artículo 4.
Integración del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se establecen que los
miembros son los siguientes:
1. El Secretario General, quien lo presidirá

2. El Secretario de Planeación, quien ejercerá la secretaría técnica.
3. El Secretario de las Tecnologías de Información y Comunicación.
4. El Secretario de Hacienda.
5. El Jefe de la Oficina Jurídica.
6. El Director de Prospectiva Territorial.
7. El Director de Sistemas Integrados de Gestión.
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8. El Director de Talento Humano.

9. El Director de Atención al Ciudadano.
10. El Director de Contratación, bienes y servicios.
11. El Director de Presupuesto.
12. El Director de Sistemas de Información.
La Secretaría General es la secretaría responsable del Archivo Departamental, este último

en cabeza del Coordinador del Grupo de Gestión Documental y la jerarquía es la siguiente:
Figura 2. Jerarquía de la Gestión Documental en la Gobernación de Santander
Secretaría
General
Dirección de
Contratación,
bienes y servicios
Grupo de Gestión
Documental
El Archivo Departamental cuenta con un espacio disponible de 17000 cajas para el

almacenamiento de Archivos, también cuenta con apoyo externo brindado por un tercero
que cumple con la normatividad establecida por el AGN para el almacenamiento de
archivos, en el cual se tienen almacenados aproximadamente 8000mL de Archivos.
1.5.4 Tecnológicos
La Gobernación de Santander con el objetivo de facilitar el acceso a la información, tener
un mejor control de entrada, salida de la documentación y para brindar un mejor servicio a
los ciudadanos, ha adquirido el Software de Gestión Documental FOREST, que permite
generar la trazabilidad de los documentos, no da lugar a pérdida de documentación y su
acceso se puede hacer de manera remota desde un computador o a través de las
instalaciones de la ventanilla única, además establece de manera automática un único
número de radicado para la correspondencia y genera reportes automáticos para el control
de los documentos.
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Figura 3. Logo del Software de gestión documental de la entidad
Así mismo, se tienen disponibles el aplicativo de contratos en el que se puede evidenciar la

digitalización de todos los procesos contractuales, para el seguimiento de la transparencia
de los contratos se hace uso de la plataforma SECOP (externo), el aplicativo GUANE para
apoyar el control financiero y el Sistema de Ambulancias de Santander.
Por otro lado, La Gobernación de Santander también cuenta con página web, un portal
intranet y correos electrónicos con los cuales los ciudadanos y funcionarios pueden
interactuar con el interior de la Gobernación, descargar información de la entidad, formatos,
documentos para el ejercicio de sus funciones, envío y publicación de información.
La infraestructura para el funcionamiento del centro de datos está constituida por 10

servidores físicos de diferentes marcas, planta eléctrica de 40 kVA, aires de precisión, UPS
de 80 kVA para respaldo de energía para los equipos, cuenta con una capacidad de
almacenamiento Global 80 TB, divididos en 40 TB para copias de seguridad y 40 TB de
Gestión, aproximadamente cuenta con 800 equipos de cómputo para los funcionarios, se
busca aumentar la capacidad de manera progresiva y de conformidad con las necesidades
de la entidad.
1.5.5 Gestión del Cambio

Con el compromiso de implementar las buenas prácticas en Gestión Documental, La
Gobernación de Santander tiene establecido dentro de su Plan Anual de Capacitación, dos
capacitaciones semestrales dirigidas tanto a contratistas como a funcionarios, en materia
de normatividad archivística, organización de Archivos e Implementación de TRD y PGD,
con el fin de sensibilizarlos en la importancia del desarrollo de la Gestión Documental al
interior de la entidad.
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Adicionalmente en los procesos de inducción y reinducción de funcionarios se incluyen los

temas relativos a la gestión documental.
2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA
GOBERNACIÓN DE SANTANDER
2.1 Proceso de Planeación

Todos los documentos de la Gobernación de Santander están precedidos de un estudio
que identifica los requerimientos de seguridad y preservación, los acuerdos de
confidencialidad y los lineamientos determinados para garantizar el acceso a la información
acorde con las directrices impuestas por la normatividad vigente, conforme a esto, se tienen
los siguientes lineamientos:
1. Se revisa la legislación vigente establecida por el AGN, las normas técnicas

Colombianas y demás normatividad que pueda tener procedencia en cada uno de
los procesos de la gestión documental y contextualizarla de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional, el Sistema Integrado de Gestión de Calidad, las
obligaciones y compromisos del Departamento de Santander.
2. Se identifican, elaboran y/o actualizan los instrumentos archivísticos requeridos para
gestionar adecuadamente la gestión documental en el Departamento de Santander.
3. Se formulan las directrices para la transferencia de documentos que deben ser
preservados a largo plazo.
4. Se establece el Programa de Visitas y/o Capacitaciones en cual se especifican:
Municipios a visitar, fecha de visita y temas a tratar. Este programa debe ser
aprobado por el Coordinador del Grupo de Gestión Documental y el Secretario
General.
5. Se presenta el Programa de Visitas al CDA para su revisión y aprobación.
6. Una vez se aprueba el Programa de Visitas por el CDA se procede a hacer la
solicitud de los viáticos correspondientes para los funcionarios encargados de la
visita y/o capacitación.
7. Se identifican los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las
funciones de las unidades administrativas de la Gobernación de Santander con el
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fin de ejercer el control de producción y elaboración de los documentos en forma

fiable y auténtica y en el formato que indique el Manual de Elaboración de
Documentos
8. Se definen los mecanismos que permiten la integración de los documentos físicos y
electrónicos, así como el modelo de requisitos para la gestión de documentos
electrónicos y mecanismos de autenticación conforme a los dispuesto en las tablas
de retención documental – TRD de la Gobernación de Santander, los manuales
dispuestos por el AGN y el Ministerio TIC.
9. Se definen los metadatos mínimos de los documentos de archivo que deben ser
vinculados durante todo el ciclo vital, acorde con la naturaleza de los tipos de
información de la Gobernación de Santander.
10. Se envía al AGN el Plan de Gestión del CDA para aprobación.
11. Se envía a la Mesa de Trabajo de Transparencia los informes y documentación para
dar cumplimiento a lo exigido por la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea
la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional
y se dictan otras disposiciones”
12. Se envía a la SETIC los avances correspondientes a las metas establecidas en el
Plan de Acción Anual de Gobierno Digital en los cortes establecidos.
13. Se envía a la Oficina de Control Interno los informes de seguimiento al Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y seguimiento al Mapa de Riesgos de
Corrupción en los cortes establecidos en el Plan.
14. Se envía a la Dirección de Sistemas Integrados de Gestión los informes de
seguimiento a los indicadores del Grupo de Gestión Documental en los cortes
establecidos por la Dirección de Sistemas Integrados de Gestión
15. Se envía a la Oficina de Control Interno y a la Dirección de Sistemas Integrados de
Gestión (según corresponda) las evidencias de los avances en Planes de
mejoramiento establecidos con el fin de subsanar los hallazgos generados a partir
de las Auditorías Internas y externas.
16. Solamente firman los documentos, el representante legal de la entidad, los
directores, coordinadores y jefes de cada dependencia u oficina.
17. Los lineamientos de seguridad de la información son establecidos por la Dirección
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de sistemas información, como control de acceso tiene establecido el procedimiento

AP-TIC-PR-05 CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE USUARIOS, por otro lado, de
requerirse un almacenamiento especial o especial resguardo de cierta información
existe un procedimiento denominado AP-TIC-PR-06 COPIAS DE SEGURIDAD DE
BASES DE DATOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN CRÍTICOS Y ARCHIVOS
EN DATACENTER.
18. Para dar cumplimiento a la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley
de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se
dictan otras disposiciones.” Se han adoptado los tres instrumentos de Gestión de
Información Pública que son: El Registro de activos de información, El Índice de
Información Clasificada y Reservada, y El Esquema de Publicación, mediante la
Resolución No.10106 de 2018 “Por la cual se adoptan los instrumentos de la Gestión
de Información Pública en el Departamento de Santander”. Los mismos se pueden
consultar en el link de transparencia de la Gobernación de Santander:
 RESOLUCIÓN NO.10106 DE 2018
http://santander.gov.co/index.php/gobernacion/documentacion/send/937-
2018/14988-resolucion-no-10106-de-2018-por-la-cual-se-adoptan-los-
instrumentos-de-la-gestion-de-informacion-publica-en-el-departamento-de-
santander
 AP-AI-RG-185 ESQUEMA PUBLICACION DE INFORMACION
http://www.santander.gov.co/index.php/gobernacion/documentacion/send/393-
datos-abiertos/4271-esquema-de-publicacion-de-informacion-gobernacion-de-
santander
 AP-AI-RG-186 INDICE DE INFORMACION RESERVADA Y/O CLASIFICADA
datos-abiertos/4237-indice-de-informacion-clasificada-y-reservada-
gobernacion-de-santander
 AP-AI-RG-187 REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACION
datos-abiertos/4264-registro-de-activos-de-informacion-gobernacion-de-
santander
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Para ampliar la información deberá consultar el procedimiento AP-AI-PR-67 PLANEACION

publicado en la página de intranet en Gestión Documental.
2.2 Proceso de Producción

La producción de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)
corresponde al desarrollo de las actividades del Departamento en armonía con los procesos
del Sistema Integrado de Gestión y lo establecido en el Manual de elaboración y control de
documentos, que se encuentra publicado en el aplicativo SIG del portal intranet. Para ello
la entidad cuenta con un procedimiento de Producción y de Recepción y radicación de
peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (PQRSD) ES-AC-PR-01.
Dentro de los lineamientos para la producción de documentos se incluye:
1. Para la impresión de documentos en papel se usa papel de 75 gramos y tinta negra

para las comunicaciones oficiales o color para informes o casos específicos que así
lo requieran.
2. Se usan fuentes entre 10 y 12 puntos para aquellos casos de documentos que
requieran ser digitalizados.
3. La impresión se realiza a doble cara.
4. La elaboración de los documentos se hace en soporte papel, formato carta y oficio.
5. Los elementos de diplomática documental que se usan son el logo y encabezado.
6. El control de versiones, creación, modificación o eliminación de formatos se realiza
a través de la Dirección de Sistemas Integrados de Gestión, diligenciando el formato
ES-SIG-RG-16 SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS.
7. Los formatos tienen su instructivo para el diligenciamiento, los cuales son
controlados de acuerdo con lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión.
8. Solamente firman los documentos, el representante legal de la entidad, los
directores, coordinadores y jefes de cada dependencia u oficina.
9. El registro y radicación se hacen conforme con la establecido en el Acuerdo 060 de
2001.
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10. El registro y captura del documento se hace a través del Software de Gestión
Documental FOREST, y esta información es almacenada en el centro de datos de
la entidad.
11. La sede donde se centraliza el servicio multicanal de Atención al ciudadano, se
encuentra en las instalaciones de la Gobernación de Santander.
Para ampliar la información deberá consultar el procedimiento AP-AI-PR-68 PRODUCCION

2.3 Proceso de Gestión y Trámite

La entidad cuenta con los mecanismos para asegurar el adecuado trámite, acceso y
consulta de los documentos a sus usuarios, a través de los siguientes lineamientos:
1. Todo documento que ingresa o sale de la entidad, se registra en la Ventanilla Única

de Correspondencia con el formato establecido, puede consultar el procedimiento
AP-AI-PR-39 RECEPCIÓN, RADICACIÓN, CLASIFICACIÓN Y REMISIÓN DE LA
CORRESPONDENCIA.
2. Los documentos se deben entregar para su trámite atendiendo a cada una de las
funciones de las dependencias, y se realiza la trazabilidad a través del Software de
Gestión Documental FOREST.
3. Para el envío de documentación a través de correo tradicional el funcionario debe
acercarse al puesto de correspondencia con el documento y la planilla de salida del
mismo, que se genera de manera automática por medio del software de Gestión
Documental. Una vez entregados los documentos le será devuelta la planilla con el
recibido por parte del destinatario, de no ser posible la entrega, se devolverá el
documento.
4. La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos de
acceso a la información, teniendo en cuenta las excepciones establecidas en el AP-
AI-RG-186 ÍNDICE DE INFORMACION RESERVADA Y/O CLASIFICADA, ya sea
en los archivos de gestión o en el archivo departamental.
5. Todo préstamo de documentos se registra en el formato AP-AI-RG-128 PRÉSTAMO
DE REGISTROS Y CONTROL DE DOCUMENTOS con la firma de quien entrega y
de quien recibe, así como la fecha y la cantidad de folios por expediente entregado.
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6. En la entidad se generan alertas tempranas a través del software de Gestión

Documental FOREST sobre los tiempos de respuesta a los trámites, de acuerdo con
el tipo de trámite.
7. Mensualmente cada Secretaría debe presentar los informes de respuesta a PQRSD
exigidos por la Procuraduría General de la Nación para verificar la atención oportuna
a los ciudadanos.
8. Se envía al AGN el informe semestral de seguimiento al Plan de Gestión para
verificar el cumplimiento de las funciones del CDA y aplicar las recomendaciones
que el AGN considere.
Para ampliar la información deberá consultar el procedimiento AP-AI-PR-69 GESTIÓN Y

TRÁMITE publicado en la página de intranet en Gestión Documental.
2.4 Proceso de Organización

La organización de los archivos de la entidad se fundamenta en las Tablas de Retención
Documental TRD aprobadas y convalidadas por el Comité Institucional de Gestión y
Desempeño, de acuerdo con lo establecido en la infografía AP-AI-GI-04 GUÍA PARA
HACER TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL, el AP-AI-MA-03 MANUAL DE
GESTIÓN DOCUMENTAL y en el procedimiento de organización publicado en el aplicativo
SIG AP-AI-PR-70 ORGANIZACIÓN que contiene los siguientes lineamientos:
1. En la entidad se clasifican los documentos de acuerdo con la estructura orgánica y

las funciones de las dependencias.
2. Los documentos se clasifican de acuerdo con las Tablas de Retención debidamente
aprobadas y convalidadas.
3. Los documentos respetan la secuencia de los trámites.
4. Lo documentos que se componen de un expediente se ubican de forma
cronológicamente en forma de libro.
5. Se realiza la depuración de los documentos de apoyo.
6. Los documentos se ubican en orden, respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original, para conformar un expediente.
7. El sistema de ordenación documental depende del tipo de serie, en algunos casos
será alfabético y en otros, numérico o mixto.
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8. Todo expediente existente en las dependencias de la entidad, se les realiza el

proceso de foliación y se realiza el inventario documental en el FORMATO ÚNICO
DE INVENTARIO DOCUMENTAL FUID AP-AI-RG-120 publicado en el aplicativo
SIG.
9. Es responsabilidad de todo servidor público, tener todo expediente debidamente
inventariado en FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL FUID AP-AI-
RG-120.
10. Todo expediente generado debe tener la respectiva hoja de control del expediente
diligenciada al inicio del mismo, el formato corresponde al código AP-AI-RG-121
HOJA DE CONTROL DEL EXPEDIENTE, se encuentra publicado en el aplicativo
SIG.
11. Las cajas y carpetas de archivo se identifican con el AP-AI-RG-174 FORMATO
ROTULO PARA CAJAS Y/O CARPETAS publicado en el aplicativo SIG.
12. Las anteriores actividades se desarrollan para la organización de los archivos de
gestión, central e histórico teniendo como referente el Acuerdo AGN 005 de 2013
2.5 Proceso de Transferencia

Cada una de las dependencias prepara y transfiere los documentos al Archivo Central,
teniendo en cuenta los tiempos de retención estipulados en las Tablas de Retención
Documental, de acuerdo con la AP-AI-GI-04 GUÍA PARA HACER TRANSFERENCIAS AL
ARCHIVO CENTRAL y en las fechas estipuladas en el cronograma de transferencias
documentales del año en curso que se publica a través de una circular en intranet,
básicamente los lineamientos son los siguientes:
1. El Grupo de Gestión Documental elabora el cronograma de transferencias

documentales y lo publica a través de circular en el portal intranet de la Gobernación
de Santander.
2. Se retiran documentos que no son esenciales en el expediente, como impresos,
publicaciones periódicas, hojas en blanco, formatos sin diligenciar, entre otros.
3. Se ordenan los tipos documentales. El último documento recibido debe ser el último
que contenga la carpeta.
4. En cada carpeta se incorporan de 200 a 250 folios por unidad de conservación.
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5. Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la información proporcionada por

las Tablas de Retención Documental con el AP-AI-RG-174 FORMATO ROTULO
PARA CAJAS Y/O CARPETAS publicado en el aplicativo SIG.
6. Se realiza el inventario documental de toda la información a transferir y se registra
en el FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL FUID AP-AI-RG-120,
regulado por el Acuerdo 042 de 2002.
7. Toda transferencia de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial
mediante la entrega física de la documentación, en donde se revisan cajas y
carpetas a través de un muestreo aleatorio, previo envío de correo y/u oficio para
acordar la transferencia al Coordinador del Grupo de Gestión documental, el correo
electrónico es [email protected].
8. Si la transferencia está acorde con lo establecido, se recibe la documentación en el
Archivo Central y la dependencia se queda con una copia del FUID, de lo contrario
se devuelve en su totalidad, para que sea revisada por parte de la dependencia.
9. Por cuestiones de espacio, las transferencias deben ser enviadas a una empresa
especializada en custodia contratada por el departamento, en estos casos ellos
también conservan una copia del inventario de transferencia, y se encargan de
establecer su propia codificación para la documentación transferida.
Para ampliar la información deberá consultar el procedimiento AP-AI-PR-32

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL publicado en la página de intranet en Gestión
Documental y el AP-AI-MA-03 MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
2.6 Proceso de Disposición de Documentos

Conforme con lo estipulado en las Tablas de Retención Documental TRD, la entidad
cuenta con las siguientes directrices para la disposición de documentos:
1. Los documentos que son de conservación total, son realmacenados en carpetas

desacidificadas y cajas calidad archivo, conforme al tamaño del soporte, cada
carpeta y caja cuenta con el respectivo rótulo AP-AI-RG-174 FORMATO ROTULO
PARA CAJAS Y/O CARPETAS (publicado en el aplicativo SIG) que identifica la
información que contiene.
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2. A la información que es objeto de eliminación, se le elabora el Inventario

Documental, en el FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL FUID AP-
AI-RG-120, el cual es presentado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño
para su respectivo estudio y aprobación de eliminación. Como producto de esta
reunión se elabora un acta de eliminación a la cual se le adjunta el inventario
mencionado.
3. A la documentación aprobada para eliminación se le realiza eliminación mecánica
con de una picadora industrial de papel, que es irreversible y no permite la
reconstrucción recuperación del soporte ni de la información contenida en este.
4. El papel picado es transportado en cajas hasta el sitio de su disposición final, de
conformidad con el Acuerdo 004 de 2013.
5. A los documentos que por TRD son de selección, se les realiza un muestreo
aleatorio simple, para obtener una muestra representativa de la serie. Los
documentos son almacenados y tratados como los de conservación total. La
documentación no seleccionada se elimina, de acuerdo con el procedimiento de
eliminación establecido.
6. La entidad realiza el proceso de digitalización, como técnica de reproducción de los
documentos de mayor consulta o que presentan deterioros de tipo físico, químico o
biológico, con el fin de brindar de manera oportuna y eficaz la información al
ciudadano.
Para ampliar la información deberá consultar el procedimiento de DISPOSICIÓN FINAL y

el AP-AI-MA-03 MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL publicados en la página de intranet
en Gestión Documental.
2.7 Proceso de Preservación a Largo Plazo

Las diferentes dependencias de la entidad garantizan las condiciones mínimas
encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos
adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos
soportes, teniendo en cuenta las siguientes directrices:
1. Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas

cuatro aletas, tamaño 34 x 24 cm.
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2. Ningún documento de la entidad se perfora para garantizar que tanto el soporte

como la información contenida en este se mantengan íntegros.
3. La entidad cuenta con estanterías y cajas X200 para almacenar los documentos que
se encuentren en los archivos de gestión.
4. Actualmente el Archivo Central no cumple con las especificaciones técnicas de
mobiliarios, ni de condiciones ambientales requeridas, razón por la cual el
departamento tiene contratada una empresa especializada en custodia que si
cumple con la normatividad expedida por el AGN, para garantizar la preservación
de la documentación, en este caso las cajas utilizadas corresponden a cajas X300.
5. Los documentos que se encuentran en el Archivo Central se manipulan con
elementos de protección personal como bata, guantes de nitrilo y tapabocas.
6. Los documentos que se encuentran con deterioro de tipo biológico son rotulados en
la parte externa de la carpeta y caja con la siguiente reseña: “Biodeterioro”.
7. La entidad se encuentra en el proceso de elaboración del Sistema Integrado de
Conservación conforme con las acciones establecidas en el Acuerdo 006 de 2014.
8. La Gobernación está trabajando en la elaboración de las políticas de Seguridad de
la información y de protección de datos personales, así mismo en las Tablas de
control de acceso, que aplican tanto para documentos físicos como electrónicos, un
primer avance es el procedimiento AP-TIC-PR-05 CREACIÓN O MODIFICACIÓN
DE USUARIOS en el que se permite o restringe el acceso a las diferentes
plataformas utilizadas en la Gobernación de Santander a funcionarios o contratistas
sin contrato vigente, así como también cuenta con el AP-AI-RG-186 ÍNDICE DE
INFORMACION RESERVADA Y/O CLASIFICADA que establece las excepciones
de acceso a la información que tienen los archivos del Departamento y que se
encuentra publicado para conocimiento de todos los grupos de interés.
Para ampliar la información deberá consultar el procedimiento AP-AI-PR-71

PRESERVACION A LARGO PLAZO y el AP-AI-MA-03 MANUAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL publicados en la página de intranet en Gestión Documental.
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2.8 Proceso de Valoración

Los lineamientos para la valoración de los documentos que produce o recibe la entidad son
los siguientes:
1. En los archivos de Gestión se valoran cada una de las series y esta es la base de
lo expuesto en la TRD de la Gobernación de Santander.
2. Las transferencias primarias se hacen una vez se han agotado los valores primarios,
de acuerdo con la serie documental.
3. Se eliminan los documentos que han cumplido sus valores primarios en el Archivo
de Gestión y no tienen valores secundarios.
4. En enero de cada año en el Archivo Departamental se preparan los documentos que
de acuerdo con las TRD han perdido sus valores primarios para ser eliminados.
5. Los documentos que tienen valores secundarios se almacenan en el Archivo Central
de la Gobernación de Santander que también hace las veces de archivo histórico.
Para ampliar la información deberá consultar el procedimiento AP-AI-PR-72 VALORACION

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3 PROGRAMAS ESPECÍFICOS
3.1 Programa de documentos especiales

Tabla 2. Programa de documentos especiales
El Programa de documentos especiales de la Gobernación de
Santander, estará orientado a definir los estándares para los
documentos en los diversos formatos que hayan sido generados a
lo largo de su historia y que continua generando la entidad, dando
JUSTIFICACIÓN cumplimiento al lineamiento 2.7.1 Mantenimiento de la memoria

institucional de la Política de Gestión Documental en la cual se
establece el compromiso de preservar la memoria institucional del
departamento.
Garantizar la conservación, preservación y consulta de los

OBJETIVO contenidos en los diferentes formatos utilizados en la Gobernación
de Santander desde su creación hasta la actualidad.
El programa aplica para los documentos en todos sus formatos

gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, de comunidades indígenas,
ALCANCE entre otros, acudiendo a procesos técnicos como la migración a
otros formatos, en aras de garantizar la lectura, consulta y uso de
los mismos.
Ley 594 de 2000:"Por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos y se dictan otras disposiciones”.
Decreto 1080 de 2015: Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos

LINEAMIENTOS
archivísticos para la gestión documental.
Decreto 2527 de 1950 “Autoriza el uso del microfilm en los archivos

y les da valor probatorio”.
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Directiva Presidencial 04 de 2012 “Eficiencia administrativa y

lineamientos de la política cero papel en la administración pública”
Acuerdo 11 de 1996 “Por el cual se establecen criterios de

conservación y organización de documentos”
Acuerdo 47 de 2000 “ Por el cual se desarrolla el artículo 43 del

capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del
Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por razones
de conservación”
Acuerdo 049 “Según el cual se dictan las normas para la adecuada

conservación de documentos, tales como las condiciones de
edificios destinados a esta función y las características ambientales
en las que cada material documental deberá ser preservado”
NTC 3723 Micrografía. Microfilmación de documentos sobre

películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm.
Técnicas de operación.
NTC 4080 Micrografía. Símbolos gráficos para uso en procesos de

microfilmación.
NTC 5174 Procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina

y plata.
NTC 5238 Micrografía. Microfilmación de series. Procedimientos de

operación.
NTC 5421 Microfilmación. Microformas de gelatina y plata de

primera generación. Especificaciones de densidad y método de
medida.
NTC 5768 Micrografía. Películas de duplicación en plata y diazo.

Densidad visual. Especificaciones y medición.
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NTC 5912 Micrografía. Tabla de prueba de resolución. Descripción

y uso.
Ley 141 de 1961
Ley 39 de 1981 “Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado

y se suprime el impuesto correspondiente”
Ley 80 de 1989 “por la cual se crea el Archivo General de la Nación

y se dictan otras disposiciones”.
Ley 6 de 1992. "Por la cual se expiden normas en materia tributaria,

se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se
dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se
dictan otras disposiciones". Artículo 74. Valor probatorio de la
impresión de imágenes ópticas no modificables
Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre

racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los
organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen
funciones públicas o prestan servicios públicos”.
Decreto 3354 de 1954
Decreto 2620 de 1993 “Por el cual se reglamenta el procedimiento

para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los
archivos de los comerciantes”
Código de Comercio. Conservación de libros y papeles de comercio

Artículo 60.
Acuerdo 07 de 1994. Artículo 58. Nuevas tecnologías. En los

archivos se podrán utilizar las tecnologías que permitan el registro y
recuperación ágil de la información, siempre y cuando los sistemas
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no impliquen la destrucción de originales o copias únicas de

documentos, excepto cuando la Ley lo autorice expresamente.
Acuerdo 008 de 2014 "Por el cual se establecen las especificaciones

técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo y demás procesos de la función archivística
en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de
la Ley 594 de 2000"
Realizar levantamiento de información sobre los documentos

especiales producidos, gestionados y custodiados en el Archivo
Departamental
Elaborar el diagnóstico de la situación actual de los documentos

especiales en la Entidad.
Establecer el inventario de los documentos especiales de la Entidad.
Definir los lineamientos de los documentos especiales en cada uno

METODOLOGÍA de los procesos de la gestión documental (producción, gestión y
trámite, organización, transferencia, disposición de los documentos,
preservación a largo plazo y valoración).
Elaborar el cronograma de implementación del Programa de

Gestión de Documentos Especiales
Ejecutar y realizar seguimiento las acciones anteriores de acuerdo

con el cronograma definido y las fases de implementación del PGD
Recursos Humanos:
RECURSOS 1 Archivista
1 Ingeniero de sistemas
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1 Restaurador
Recursos Logísticos:
Espacio que cumpla con las condiciones para la conservación.
Estantería Especializada
Planoteca
Equipo digitalizador de Microfilm
Escáner de alta Definición
Recursos Financieros:
Recursos de funcionamiento e inversión.
Secretario General
Secretario TIC
RESPONSABLES
Director de contratación, bienes y servicios.
Coordinador Grupo de Gestión Documental
3.2 Programa de reprografía

Tabla 3. Programa de reprografía
El Programa de Reprografía estará determinado por la conservación
y preservación de las series misionales y de valor histórico que
JUSTIFICACIÓN genera la Gobernación de Santander.
Garantizar la conservación, preservación y consulta de los

OBJETIVO documentos que hacen parte de los archivos de gestión y central de
la Gobernación de Santander.
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El programa de reprografía de la Gobernación de Santander incluye

los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización de
ALCANCE
documentos que forman parte del acervo documental, a nivel de los
archivos de gestión y Central.
Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos y se dictan otras disposiciones”
Decreto 2527 de 1950 “Autoriza el uso del microfilm en los archivos

y les da valor probatorio”.
Directiva Presidencial 04 de 2012 “Eficiencia administrativa y

lineamientos de la política cero papel en la administración pública”
Acuerdo 11 de 1996 “Por el cual se establecen criterios de

conservación y organización de documentos”
Acuerdo 47 de 2000 “ Por el cual se desarrolla el artículo 43 del

capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del
Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por razones
LINEAMIENTOS
de conservación”
Acuerdo 48 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 59 del

capítulo 7 -conservación de documentos-, del reglamento general
de archivos sobre conservación preventiva, conservación y
restauración documental”
Acuerdo 56 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 45,

"Requisitos para la Consulta" del capítulo V, "ACCESO A LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO", DEL REGLAMENTO GENERAL
DE ARCHIVOS”
Acuerdo 37 de 2002 “Por el cual se establecen las especificaciones

técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de
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documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus

Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.
NTC 3723 Micrografía. Microfilmación de documentos sobre

películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm.
Técnicas de operación.
NTC 4080 Micrografía. Símbolos gráficos para uso en procesos de

microfilmación.
NTC 5174 Procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina

y plata.
NTC 5238 Micrografía. Microfilmación de series. Procedimientos de

operación.
NTC 5421 Microfilmación. Microformas de gelatina y plata de

primera generación. Especificaciones de densidad y método de
medida.
NTC 5768 Micrografía. Películas de duplicación en plata y diazo.

Densidad visual. Especificaciones y medición.
NTC 5912 Micrografía. Tabla de prueba de resolución. Descripción

y uso.
Ley 141 de 1961
Ley 39 de 1981 “Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado

y se suprime el impuesto correspondiente”
Ley 80 de 1989 “por la cual se crea el Archivo General de la Nación

y se dictan otras disposiciones”.
Ley 6 de 1992. "Por la cual se expiden normas en materia tributaria,

se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se
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dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se

dictan otras disposiciones". Artículo 74. Valor probatorio de la
impresión de imágenes ópticas no modificables
Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre

racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los
organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen
funciones públicas o prestan servicios públicos”.
Decreto 3354 de 1954
Decreto 2620 de 1993 “Por el cual se reglamenta el procedimiento

para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los
archivos de los comerciantes”
Código de Comercio. Conservación de libros y papeles de comercio

Artículo 60.
Acuerdo 07 de 1994. Artículo 58. Nuevas tecnologías. En los

archivos se podrán utilizar las tecnologías que permitan el registro y
recuperación ágil de la información, siempre y cuando los sistemas
no impliquen la destrucción de originales o copias únicas de
documentos, excepto cuando la Ley lo autorice expresamente.
Acuerdo 008 de 2014 "Por el cual se establecen las especificaciones

técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de
documentos de archivo y demás procesos de la función archivística
en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de
la Ley 594 de 2000"
Efectuar la planeación del programa
METODOLOGÍA Establecer el diagnóstico de necesidades del servicio de reprografía

para los documentos de archivo de la entidad según su ciclo de vida
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y establecer las técnicas reprográficas que se aplicarán

(fotocopiado, impresión, digitalización, microfilmación).
Determinar los requisitos técnicos que se deben cumplir en los

métodos reprográficos inherentes al procedimiento de digitalización
certificada en el que se certifiquen las características de
autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
Precisar las agrupaciones documentales que requieran el servicio

de reprografía.
Formular el documento en el que se registren la metodología y

directrices que se deban cumplir para la implementación de este
programa.
Recursos Humanos:
1 Restaurador
1 Archivista.
RECURSOS
Escáner de alta Definición
Impresora
Computador
Secretario General
RESPONSABLES
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3.3 Programa de gestión de documentos electrónicos

Tabla 4. Programa de gestión de documentos electrónicos
Con el fin de garantizar el cumplimiento de las directrices
establecidas a nivel Nacional y para prestar un mejor servicio a los
usuarios, la Gobernación de Santander hace uso de los avances
JUSTIFICACIÓN tecnológicos para aumentar la cobertura en la atención de los
ciudadanos.
OBJETIVO Garantizar el ciclo vital de los documentos electrónicos de Archivo
Aplica para los trámites en línea que están a disposición de los

ALCANCE
usuarios, en la página web de la Gobernación de Santander.
Ley 594 de 2000. “Ley General de Archivos”
Acuerdo 003 de 2015 “Por el cual se establecen lineamientos

generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de
documentos electrónicos generados como resultado del uso de
medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el
capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de
la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”.
LINEAMIENTOS
Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo SGDEA 2017
NTC Seguridad de la información 27000 Tecnología de la

Información, Técnicas de seguridad de Sistemas de Gestión de
seguridad de la información.
Además, el Programa de Gestión de documento electrónico debe
contar con los siguientes atributos y contribuir con lo siguiente:
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VERSIÓN 0

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 Autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad.

 Cumplir con los requisitos funcionales para la preservación a
largo plazo, tales como: diseño, creación, mantenimiento,
difusión y administración.
 Facilidad de disponibilidad y en uso en el desarrollo de las
actividades de la entidad.
 Apoyo a la formulación de políticas y toma de decisiones de la
entidad.
 Confianza y fiabilidad para la preservación de la memoria
institucional.
 Aseguramiento para que los documentos conserven sus
características mediante fórmulas de autenticación y perfiles de
acceso.
 Inclusión de metadatos, interacción con otros documentos e
interrelación con expedientes físicos mixtos.
 Transferencia documental dotada de medidas de seguridad que
garantice su autenticidad, reproducción completa, así como la
migración y emulación que preserve sus propiedades de manera
fidedigna y exacta al original.
Se hace la solicitud del trámite en línea requerido.
Se documenta la necesidad del trámite en línea.
Se aprueba ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Se elige proveedor a través de un proceso contractual.
Se procede a la elaboración del trámite en línea.
Se aprueba por la Secretaría TIC.
METODOLOGÍA Se presenta ante Comité Institucional de Gestión y Desempeño
para aprobación final de los entregables realizados por el
proveedor.
Se hace revisión por parte de la Dirección del Sistema Integrado
de Gestión.
Se publica en la página web.
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Recursos Humanos:
1 archivista.
RECURSOS
 Firmas y certificados electrónicos
 Sistemas Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos -
SGDEA
Secretario TIC
RESPONSABLES Secretario General
3.4 Programa de normalización de formas y formularios electrónicos

Tabla 5. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos
La Gobernación de Santander elabora el programa de
normalización de formas y formularios electrónicos que permite
avanzar en el cumplimiento de las directivas Nacionales de Cero
Papel y eficiencia administrativa así como de centralizar y controlar
JUSTIFICACIÓN la producción, conservación y recuperación de la información
contenida en las formas y formularios electrónicos diligenciados por
los funcionarios y ciudadanos.
OBJETIVO Establecer una única forma de controlar la producción de

documentos en medios electrónicos, su almacenamiento y
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recuperación para el desarrollo de las actividades de los

funcionarios.
El Programa de Normalización de formas y formularios electrónicos

aplica a las plantillas de documentos que ya están en
ALCANCE
funcionamiento así como aquellos que se produzcan en
posterioridad a la socialización del mismo.
Ley 594 de 2000
Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo SGDEA 2017
LINEAMIENTOS
Se diseña el formulario electrónico

Se diligencia la Solicitud Creación, modificación o eliminación de
documentos y formularios electrónicos
Se revisa la Solicitud en la Dirección de Sistemas Integrados de
METODOLOGÍA Gestión
Se revisa la Solicitud en la Dirección de Sistemas de Información
Se procede a la creación del formulario
Se publica en la página web
Recursos Humanos:
RECURSOS Director de Sistemas Integrados de Gestión
Director de Sistemas de Información
Ingenieros de Sistemas
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Datacenter con capacidad suficiente para el soporte de formularios

electrónicos
Computadores
Secretario TIC
Secretario de Planeación
Secretario General
RESPONSABLES Director de Sistemas Integrados de Gestión
Director de Sistemas de Información
3.5 Programa de documentos vitales o esenciales

Tabla 6. Programa de documentos vitales o esenciales
Teniendo en cuenta, que por cuestiones geológicas existe un alto
riesgo sísmico que podría generar la pérdida parcial o total de la
información, la Gobernación de Santander formula el programa de
JUSTIFICACIÓN documentos vitales con el objeto de garantizar la conservación y
preservación de la información producida en el territorio.
Proteger los documentos vitales o misionales de la Gobernación de

OBJETIVO
Santander.
39
VERSIÓN 0

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Está enfocado a las Historias Laborales, Contratos, Actos

administrativos, nómina de la entidad, documentos históricos y
ALCANCE
demás documentos de conservación permanente o con valores
históricos.
Acuerdo 50 del 2000 del AGN “Por el cual se desarrolla del artículo
64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento
General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los
documentos de archivo y situaciones de riesgo”.
Acuerdo 49 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 61 del

capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de
archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a
LINEAMIENTOS archivos””
Decreto 310 del 23 de octubre de 2018 “Por el cual se adopta la

actualización del Plan Departamental para la Gestión del Riesgo de
Desastres y de la Estrategia para la respuesta a Emergencias del
Departamento de Santander”.

Identificar los documentos misionales
Establecer si los documentos vitales se encuentran organizados
Definir como se intervendrán los documentos misionales.

METODOLOGÍA
Establecer la ubicación física de los documentos dentro del Archivo
Central.
Establecer el mapa de riesgos para los archivos, es decir

identificación de las acciones encaminadas a prevenir emergencias
40
VERSIÓN 0

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y mitigar daños enmarcadas en el Acuerdo 50/2000 proferido por el

AGN.
Demarcar las rutas de evacuación de las diferentes áreas; así

mismo, identificar los sistemas de extinción de fuego, camilla,
botiquín y silla de ruedas que serán utilizados en caso de
emergencias.
Realizar un simulacro de emergencia aplicada al material

documental.
Elaboración de las buenas prácticas para la prevención de

desastres, el manejo de equipos de emergencias y las medidas de
contingencia en los archivos (Elaboración de un manual de
Prevención y Manejo de Emergencias y Contingencias en Archivos).
Recursos Humanos:
Profesional en Gestión del Riesgo
Historiador
Archivista
Personal con experiencia en organización de Archivos
RECURSOS Personal de la oficina de seguridad y salud en el trabajo
Estantería industrial
Señalización
41
VERSIÓN 0

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Secretario General
Director de Gestión del Riesgo
RESPONSABLES Director de contratación, bienes y servicios.
Coordinador Grupo de Seguridad y salud en el trabajo
3.6 Programa de archivos descentralizados

Tabla 7. Programa de archivos descentralizados
Teniendo en cuenta que el Departamento de Santander no cuenta
con espacio suficiente para custodiar los documentos de la entidad
y requiere contratos los servicios de custodia y consulta de
documentos con tercero especializado, la Gobernación de
JUSTIFICACIÓN Santander formula el Programa específico de Archivos
descentralizados con el objeto de garantizar la conservación y
preservación de la información.
Otorgar las directrices para la correcta custodia de los documentos

OBJETIVO
descentralizados.
Está enfocado a los documentos físicos entregados en custodia a

una empresa especializada en la actividad. Para los documentos
ALCANCE
electrónicos, igualmente se contrata copias de seguridad de la
información en servidores extremos.
De conformidad con el acuerdo 005 de 2014 de AGN, por el cual se

establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la
LINEAMIENTOS prestación de los servicios de depósito.
Acuerdo 49 de 2000 Archivo General de la Nación Por el cual se

desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos
42
VERSIÓN 0

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el reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y

locales destinados a archivos”

Cada dependencia solicita la transferencia primaria mediante el

envío del FUID con el acta de transferencia.
El funcionario encargado del Archivo Central, revisa mediante

muestreo los documentos a transferir que cumplan con las
operaciones técnicas de organización y hace enlace con la empresa
encargada de la custodia.
La empresa encargada de la custodia codifica cada uno de las
METODOLOGÍA unidades documentales a transferir y asigna el rótulo de

identificación mediante código de barras, identificando la ubicación
física del documento en sus instalaciones.
La Gobernación de Santander, cada mes, revisa las condiciones

físicas, ambientales y de seguridad, mediante visita técnica a las
instalaciones, quedando como registro la lista de chequeo.
Protocolo para acceder a un documento
Recursos Humanos:
Personal del Archivo Central
RECURSOS Personal de la empresa contratista
Personal con permiso de trabajo en alturas
43
VERSIÓN 0

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Transporte asignado por el contratista
Montacargas
Estibas
Secretario General
RESPONSABLES Director de contratación, bienes y servicios.
3.7 Plan institucional de capacitación

Tabla 8. Plan institucional de capacitación
La Gobernación de Santander comprometida con la formación de
sus funcionarios, como clave para el éxito, ha creado un plan
institucional de Capacitación que incluye, entre otras cosas, un
módulo de Gestión Documental, pues reconoce que es un tema
JUSTIFICACIÓN transversal y de mucha atención, pues es en los archivos, donde se

registra la ejecución de la labor que desarrolla cada una de las
dependencias y los mismos, deben estar disponibles para su
consulta y control.
Capacitar a los funcionarios de la Gobernación de Santander en

OBJETIVO
gestión documental.
Está enfocado en capacitar a los funcionarios de planta de la

ALCANCE Gobernación de Santander, en temas tales como: Normatividad
archivística, sensibilización en la importancia de los archivos,
44
VERSIÓN 0

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organización de archivos, implementación de TRD, socialización de

PGD.
Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto

Único Reglamentario del Sector de Función Pública”.
Decreto 051 de 2018 “Por el cual se modifica parcialmente el

Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Función
Pública, y se deroga el Decreto 1737 de 2009”
LINEAMIENTOS Resolución 390 del 30 de mayo de 2017 “Se actualiza el Plan

Nacional de Formación y Capacitación para el Desarrollo y la
Profesionalización del Servidor Público 2017 – 2027”.
Resolución 12047 del 17 junio 2015 “Por el cual se adopta el

programa de bienestar social, laboral, incentivos y estímulos y Plan
Institucional de Capacitación”
Se realiza un diagnóstico de necesidades de capacitación
Se envía la programación y el presupuesto de capacitación y

bienestar
Se crea el Plan Institucional de Capacitación PIC

METODOLOGÍA
Se presenta para aprobación en el Comité Institucional de Gestión
y Desempeño
Una vez aprobado, se ejecuta.
Recursos Humanos:
Coordinador de Bienestar Social Laboral

RECURSOS
Docentes con conocimiento en Gestión Documental
45
VERSIÓN 0

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Cronograma de capacitación
Salones o Auditorios
Video Beam
Comité Institucional de Gestión y Desempeño
Secretario General
Director de Talento Humano

RESPONSABLES
Coordinador de Bienestar Social Laboral
3.8 Programa de auditoría y control

Tabla 9. Programa de auditoría y control
El Programa de auditoría y control de la Gobernación de Santander,
en materia de gestión documental, está orientado a que el Grupo de
Gestión Documental en trabajo coordinado con la Dirección de
Sistemas Integrados de Gestión SIG, la Oficina de Control Interno y
JUSTIFICACIÓN las otras áreas que intervienen en la implementación del PGD,
capaciten, midan y evalúen la consecución de las metas y objetivos
de cada dependencia.
Garantizar el conocimiento y la adecuada implementación del

OBJETIVO Programa de Gestión Documental PGD por parte de los funcionarios
de la Gobernación de Santander.
46
VERSIÓN 0

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Aplica para el proceso de Gestión Documental que se desarrolla de

ALCANCE
manera trasversal en la Gobernación de Santander.
Decreto 338 de marzo de 2019 “Por el cual se modifica el Decreto

1083 de 2015, único reglamentario del sector de Función Pública
en lo relacionado con el sistema de control interno y se crea la red
anticorrupción”
MANUAL OPERATIVO MIPG VERSION II
Decreto 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto

1083 de 2015, Decreto único reglamentario del sector función
pública, en lo relacionado con el sistema de gestión establecido en
el artículo 133 de la ley 1753 de 2015”.
Decreto 0943 de 2014 “Por el cual se actualiza el modelo estándar

de control interno MECI 2014”
NTCGP1000 2009 “Norma técnica de calidad en la Gestión pública”

LINEAMIENTOS
Manual OHSAS 18001 2007 “Manual para la implementación de un
Sistema de Gestión”.
Ley 872 de 30 de diciembre de 2003 “Por la cual se crea el sistema

de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en
otras entidades prestadoras de servicios”
Decreto 2145 de 1999 “Por el cual se dictan normas sobre el sistema

nacional de control interno de las entidades y organismos de la
administratorio publica del orden nacional y territorial y se dictan
otras disposiciones”.
Ley 190 de 1995 “Por la cual se dictan normas tendientes a

preservar la moralidad en la administración pública y se fijan
disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa”.
47
VERSIÓN 0

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Decreto 494 del 10 de diciembre de 2018 “Por el cual se adopta el

Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG y se organiza el
funcionamiento del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de
la Gobernación de Santander”
Decreto 493 del 10 de diciembre de 2018 “Por el cual se integra y

se establece el reglamento de funcionamiento del Comité
Departamental de Gestión y Desempeño del departamento de
Santander”
Decreto 0370 de 6 de noviembre de 2015 “Por el cual se adopta el

Sistema Integrado de Gestión bajo las normas NTC OSHAS 18001
SST - NTC ISO 14001 SGA - NTC ISO 9001 - NTC GP 1000 – MECI”
Resolución 00-18562 de 2018 “Por la cual se integra y se establece

el reglamento de funcionamiento del Comité Institucional de
Coordinación de Control Interno del Departamento de Santander”
Resolución 00-19558 de 2018 “Por la cual se crea el Comité

Departamental de Auditoria del Departamento de Santander y se
establece el reglamento de funcionamiento”
Resolución 15604 de 2017 “Por el cual se adopta el estatuto de

auditoria interna de la Gobernación de Santander”
Resolución 15603 de 2017 “Por el cual se adopta el código de ética

del auditor interno de la Gobernación de Santander”
Resolución 15600 de 2017 “Por el cual se conforma el Comité

Institucional de Coordinación de Control Interno de la Gobernación
de Santander”
Resolución no. 12051 de 2012 “Por la cual se designa el

representante de la alta dirección, se conforma y organiza el comité
48
VERSIÓN 0

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operativo de los sistemas integrados MECI - CALIDAD , para el

sostenimiento y mejora continua de los procesos de la
administración”
Elaborar, presentar y aprobar el programa de auditoría al Comité

Coordinador de Control Interno donde se incluye el proceso de
Gestión Documental (puede ampliar la información con el
procedimiento EV-CYE-PR-06 AUDITORÍAS INTERNAS
EFECTUADAS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO)
Se define y aprueba el Programa de Auditoría Interna, estipulando

el proceso, las secretarias, grupos u oficinas a auditar, el equipo
auditor y la programación de las fechas con base en el Programa de
Auditorías Internas Integrales aprobado por el Comité Coordinador
de Control Interno, donde se incluye el proceso de Gestión
Documental (Puede ampliar la información con el procedimiento ES-
SIG-PR-01 AUDITORIA INTERNA AL SISTEMA INTEGRADO DE
METODOLOGÍA GESTIÓN)
Presentación de evidencias solicitadas a los auditores.
Realización y presentación de los informes de auditoría en relación

al proceso de Gestión Documental realizada en todas las
dependencias.
Generación de planes de mejoramiento y planes de acción de

mejora, correctiva o preventiva, para subsanar los hallazgos de las
auditorías. (Puede ampliar la información con el procedimiento ES-
SIG-PR-03 ACCIÓN MEJORA CONTINUA, PREVENTIVA Y
CORRECTIVA)
Recursos Humanos:
RECURSOS
1 Auditor de la Dirección de Sistemas Integrados de Gestión SIG
49
VERSIÓN 0

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1 Auditor de la Oficina de Control Interno
1 Líder de Gestión Documental
Otros Recursos:
Revisiones periódicas
Planes de Mejoramiento
Informes de Indicadores
Informes de Mapa de Riesgos
Acciones de Mejora
Secretario de Planeación
Secretario General
Director de Sistemas Integrados de Gestión

RESPONSABLES
Jefe de la Oficina de Control Interno
50
VERSIÓN 0

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4 ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA
GOBERNACIÓN DE SANTANDER
Tabla 10. Armonización con planes y sistemas de gestión de la Gobernación de

Santander
PLANES Y SISTEMAS DE
ARMONIZACIÓN EN:
GESTIÓN DE LA ENTIDAD
Proyecto: 2.2. TURISMO DE CARÁCTER MUNDIAL
Actividades y/o subproyectos: 2.2.3. Recuperación
y conservación del patrimonio histórico-cultural (teatro
Santander, iglesias, museos, centros históricos
Plan Prospectivo
urbanos, centro cultural del oriente en pro del Turismo
Santander Visión 2030
religioso, histórico y cultural).
Descripción: Recuperación, remodelación y
adecuación la infraestructura histórico-cultural del
departamento, para que los turistas puedan disfrutar
de una ruta histórica-cultural con excelentes servicios.
Apartado: Derechos y deberes civiles
GESTIÓN DOCUMENTAL
Tema de desarrollo: Fortalecimiento Institucional y

Plan de Desarrollo "Santander Gestión Pública moderna
Nos UNE" para la vigencia 2016- Programa: Gestión Documental
2019 Meta de Producto: Fortalecer y modernizar en el
40% el procesos de Gestión Documental en la
administración Departamental”
Decreto 494 del 10 de diciembre de 2018 “Por el cual
se adopta el modelo integrado de planeación y
gestión - MIPG y se organiza el funcionamiento del
Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la
Gobernación de Santander” en su artículo 6,
específicamente establece las funciones con respecto
del Comité Interno de Archivo.
Modelo Integrado de Planeación
FURAG Formulario Único Reporte de Avances de la
y gestión MIPG
Gestión
Autodiagnóstico Política de Gestión Documental
Política de Gestión Documental
Plan de acción para la implementación de la Política
de Gestión Documental
Manual de Gestión Documental
Instrumentos Archivísticos
Plan Anticorrupción y de Atención Instrumentos de Gestión de la Información

al ciudadano Informe Mapa de Riesgos de corrupción
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VERSIÓN 0

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Informe de Declaración de Compromisos por la

Promoción de la Transparencia, la Integridad y la
Prevención de la Corrupción.
Declaración de Compromisos por
9. Ley de Archivos: La Gobernación se compromete
la Promoción de la
a implementar de manera plena las disposiciones de
Transparencia, la Integridad y la
la Ley General de Archivos y sus decretos
Prevención de la Corrupción.
reglamentarios. Así mismo, se compromete: diseñar e
implementar acciones orientadas a la digitalización
efectiva de sus archivos.
Plan de Inversión -Plan de
Presupuesto asignado a la Gestión Documental
compras
El Plan de Acción Anual para Gestión Documental se
Plan de Acción Anual
encuentra disponible en el link de transparencia
Programa de Gestión Documental que incluye

Plan de Acción Gobierno Digital
documento electrónicos de Archivo
Plan Institucional de Archivos de Los recursos destinados para el Plan de acción se

la Entidad - PINAR encuentran también en este instrumento.
Plan Institucional de Capacitación
Capacitación en Gestión Documental
PIC
Sistema Financiero y Contable Sistema Contable y de nómina Guane

Proceso de Administración Institucional
Formatos y Registros de Gestión Documental
Manuales, Guías, Instructivos y planes de Gestión
Documental
Normograma de Gestión Documental
Mapa de Riesgos de Gestión Documental
Indicadores de Gestión Documental
Informes de Gestión Documental
Sistema Integrado de Gestión
Procedimientos de la Gestión Documental
Matriz de comunicación informativa de gestión
documental
Matriz de identificación y evaluación de las partes
interesadas de gestión documental
Ciclo de Vida Administración Institucional- Gestión
Documental
Instrumentos Archivísticos.
Fortalecimiento el Hardware y el software para el
Plan Estratégico de Tecnologías
soporte del Sistema de Gestión Documental de la
de Información
Entidad.
52
VERSIÓN 0

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5 FASES DE IMPLEMENTACIÓN PGD
La implementación del PGD en la Gobernación de Santander, tal como lo establece el

decreto 1080 de 2015, se divide en cuatro grandes fases: elaboración, ejecución,
seguimiento y mejora del mismo. La siguiente figura muestra los roles, según la estructura
del ciclo PHVA - Planear-Hacer-Verificar-Actuar, para el cumplimiento efectivo de las
acciones determinadas en cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD:
Tabla 11. Roles en cada fase de implementación del PGD
EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA

Responsable Verifica Aprueba Divulga
• Secretarías u oficinas • Grupo de Gestión • Comité Institucional de • Grupo de Gestión
Gestoras del Documental Gestión y Desempeño Documental
Departamento de • Sistema Integrado de • Secretaría TIC
Santander Gestión SIG
• Secretaría General • Oficina de Control Interno
SEGUIMIENTO
Responsable Verifica Aprueba
• Grupo de Gestión Documental • Secretaría General • Comité Institucional de Gestión y
• Sistema Integrado de Gestión SIG Desempeño
• Oficina de Control Interno
MEJORA
Responsable Revisa Aprueba Ejecución
• Grupo de Gestión • Secretaría General • Comité Institucional de • Grupo de Gestión
Documental • Sistema Integrado de Gestión y Desempeño Documental
Gestión SIG • Secretarías u oficinas
Gestoras del
Departamento de
Santander
53
VERSIÓN 0

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5.1 Elaboración, ejecución y puesta en marcha

El Departamento de Santander con el propósito de fortalecer el proceso de gestión
documental, identifica la necesidad de la actualizar el PGD y se establece el siguiente plan
de implementación.
Tabla 12. Plan de implementación del Programa de Gestión Documental de la

CORTO PLAZO MEDIANO PLAZO LARGO PLAZO

ASPECTO A IMPLEMENTAR
(2020) (2021-2022) (2023-2026)
Adquisición de
equipos de cómputo
que cumplan con las
especificaciones del
SGDEA
Incluir los
Adquisición de
documentos de
licencias
tipo electrónico
Ajustar la
dentro del PGD
herramienta
Contratar un
tecnológico conforme
asesor en Sensibilizar y
a los instrumento
SGDEA capacitar al
archivísticos
Definir los personal en
Elaborar programa
requisitos SGDEA.
Introducción de gestión de
técnicos, Realizar pruebas
documentos
legales, previas al SGDEA.
electrónicos, elaborar
humanos, Implementación del
el programa de
económicos, SGDEA
ASPECTOS formas y formularios
GENERALES administrativos
electrónicos, política
y
de seguridad,
administrativos
procedimientos,
para elaborar el
instructivos, guías
SGDEA
para la generación o
recepción de
documentos
electrónicos o
digitales
Gestionar
recursos para el
cumplimiento de Realizar seguimiento Actualización de los
los planes a los planes planes
Alcance establecidos por establecidos relacionados con la
la entidad relacionados con la Gestión
relacionados Gestión Documental Documental
con la Gestión
Documental
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VERSIÓN 0

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(2020) (2021-2022) (2023-2026)
Estudiar la
"Guía de
caracterización
de ciudadanos,
usuarios e
interesados" Identificar los
adaptación de la objetivos de la
Secretaría de caracterización y su
Automatizar la
Transparencia a alcance.
información y
la guía Establecer un líder
establecer grupos o
metodológica del ejercicio de
segmentos de
del DNP. caracterización.
ciudadanos,
Público al cual Definir los Establecer variables
va dirigido usuarios o
requisitos y niveles de
interesados con
técnicos, desagregación de la
características
legales, información.
similares.
humanos, Priorizar variables.
Divulgar y publicar
económicos y Identificación de
la información.
administrativos mecanismos de
para su recolección de
elaboración información
Solicitar
capacitación por
parte del DNP o
la Secretaría de
Transparencia
55
VERSIÓN 0

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(2020) (2021-2022) (2023-2026)
Requerimiento
normativo:
Actualizar
constantemente
el normograma
de cada uno de
los procesos de
la entidad
Requerimiento
administrativo:
La instancia
asesora es el Requerimiento
Comité económico:
Requerimiento
Institucional de Involucrar dentro del
Tecnológico:
Gestión y Plan de Acción y de
Adquisición de
Desempeño Inversión del nuevo
nuevos equipos y
Requerimiento Gobierno, metas y
adecuación de
Requerimientos económico: actividades para el
hardware, software,
para el Apropiación de mejoramiento
desarrollo del equipos y demás
los recursos continuo de la
Programa herramientas que
financieros a Gestión Documental
permitan el
través del Plan en el Departamento,
desarrollo de la
de Desarrollo que permitan la
Gestión
Departamental ejecución, la
Documental en la
del nuevo implementación y el
entidad.
Gobierno que cumplimiento de los
permita la objetivos propuestos.
ejecución, la
implementación
y el
cumplimiento de
los objetivos,
metas y
actividades para
el mejoramiento
continuo de la
Gestión
Documental.
56
VERSIÓN 0

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(2020) (2021-2022) (2023-2026)
Establecer Revisar TRD con
cronograma de cada dependencia
entrevistas para para ajustes finales.
la actualización Presentar las TRD
de las Tablas de ante el Comité
Retención Institucional de
Documental Gestión y
TRD de la Desempeño para
Gobernación de aprobación
Santander. Enviar las TRD para
Actualizar las Convalidación por Socialización de la
TRD de la parte del AGN. actualización de las
Planeación
entidad. Contratar equipo TRD y creación de
Definir los multidisciplinario TVD
requisitos especializado para la Implementación de
técnicos, realización de la las TRD y TVD
legales, TVD.
humanos, Presentar las TVD
económicos y ante el Comité
administrativos Institucional de
para la Gestión y
elaboración de Desempeño para
las Tablas de aprobación
PROCESOS DE Valoración Enviar las TVD para
LA GESTIÓN Documental de Convalidación por
DOCUMENTAL la Entidad. parte del AGN.
Establecer los
parámetros para la
Producción
creación de
documentos
electrónicos de
Archivo
Armonizar la
Migrar a la creación de actos
realización de administrativos con
Gestión y trámite
trámites en el software del
formularios sistema de gestión
electrónicos de documental de la
archivo Gobernación de
Santander
Revisar necesidades Adecuar los
de espacio, de archivos de gestión
estantería y unidades con los
de archivo para requerimientos
Organización almacenamiento de solicitados de
documentos espacio, de
especiales, para estantería y
adecuar los archivos unidades de
de gestión de la archivo para
57
VERSIÓN 0

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(2020) (2021-2022) (2023-2026)
Gobernación de almacenamiento de
Santander documentos
especiales.
Preparar las
transferencias
primarias de
documentos
Dar electrónicos de
Preparar las
cumplimiento al Archivo
transferencias
cronograma de Preparar las
Transferencia primarias al nuevo
transferencias transferencias
espacio de
documentales secundarias de
almacenamiento
por Secretarías documentos
análogos y de
documentos
electrónicos de
Archivo
Revisar las
series que
Una vez
hayan cumplido Revisar las series
implementada la
con los ciclos en que hayan cumplido
TVD se procede a
el Archivo de con los ciclos en el
Disposición de hacer eliminación
documentos Gestión y el Archivo de Gestión y
de documentos que
central para el central para
hayan perdido sus
realizar la realizar la respectiva
valores primarios y
respectiva disposición (anual)
secundarios
disposición
(anual)
Mejoramiento
Traslado del
continuo de las
Archivo
instalaciones del
Departamental a
Archivo
un lugar Dotar con nuevos
Departamental
adecuado para equipos las
Contratación de
su instalaciones del
personal
funcionamiento Archivo
especializado para la
Definir los Departamental que
Preservación a elaboración del
largo plazo requisitos sean aptos para la
Sistema Integrado de
técnicos, correcta
Conservación que
legales, implementación del
incluye Conservación
humanos, SIC
Documental
económicos y Socializar el SIC
(Archivos análogos) y
administrativos Implementar el SIC
Preservación Digital
para la
(Archivos
elaboración del
electrónicos o
Sistema
digitales)
58
VERSIÓN 0

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(2020) (2021-2022) (2023-2026)
Integrado de
conservación
Realizar el
inventario de
Definir los
documentos y
requisitos
archivos
técnicos,
relacionados con
legales, Contratar personal
DDHH, DIH,
humanos, especializado para
archivos grupos
económicos y realizar valoración de
étnicos.
administrativos los documentos y
Valoración Rotular las cajas y
para valorar los archivos relacionados
carpetas que
documentos y con DDHH, DIH,
contengan
archivos archivos grupos
documentos y
relacionados étnicos
archivos
con DDHH, DIH,
relacionados con
archivos grupos
DDHH, DIH,
étnicos.
archivos grupos
étnicos
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VERSIÓN 0

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(2020) (2021-2022) (2023-2026)
Actualizar el plan
Establecer el mapa de capacitación
de riesgos para los que incluya los
archivos, es decir siguientes temas:
identificación de las Sistema de gestión
acciones de documentos
Formular los
encaminadas a electrónicos de
programas de
prevenir emergencias Archivo, TVD y
formas y
y mitigar daños socialización del
formularios
enmarcadas en el manual de
electrónicos y el
Acuerdo 50/2000 Prevención y
programa de
proferido por el AGN. Manejo de
gestión de
Elaboración de un Emergencias y
documentos
manual de Contingencias en
1. Programa de electrónicos
normalización de Prevención y Manejo Archivos,
Identificar los
formas y de Emergencias y documentos y
documentos
formularios Contingencias en archivos
electrónicos. misionales
Archivos. relacionados con
2. Programa de Establecer si los
documentos Efectuar la DDHH, DIH,
documentos
vitales o planeación del archivos grupos
vitales se
esenciales programa étnicos.
3. Programa de encuentran
Establecer el Determinar los
gestión de organizados
documentos diagnóstico de requisitos técnicos
Definir como se
electrónicos. necesidades del que se deben
PROGRAMAS intervendrán los
ESPECÍFICOS
4. Programa de servicio de cumplir en los
archivos documentos
reprografía para los métodos
descentralizados misionales.
5. Programa de documentos de reprográficos
Establecer la
reprografía archivo de la entidad inherentes al
ubicación física
6. Programa de según su ciclo de procedimiento de
documentos de los
vida y establecer las digitalización
especiales documentos
7. Plan técnicas certificada en el
dentro del
Institucional de reprográficas que se que se certifiquen
Archivo Central.
Capacitación. aplicarán las características
8. Programa de Realizar
(fotocopiado, de autenticidad,
auditoría y levantamiento
control. impresión, integridad,
de información
digitalización, fiabilidad y
sobre los
microfilmación). disponibilidad.
documentos
Elaborar el Precisar las
especiales
diagnóstico de la agrupaciones
producidos,
situación actual de documentales que
gestionados y
los documentos requieran el
custodiados en
especiales en la servicio de
el Archivo
Entidad. reprografía.
Departamental
Establecer el Formular el
inventario de los documento en el
documentos que se registren la
especiales de la metodología y
Entidad. directrices que se
deban cumplir para
60
VERSIÓN 0

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APROBACIÓN
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(2020) (2021-2022) (2023-2026)
la implementación
del programa de
reprografía.
Definir los
lineamientos de los
documentos
especiales en cada
uno de los
procesos de la
gestión documental
(producción,
gestión y trámite,
organización,
transferencia,
disposición de los
documentos,
preservación a
largo plazo y
valoración).
Elaborar el
cronograma de
implementación del
Programa de
Gestión de
Documentos
Especiales
Ejecutar y realizar
seguimiento las
acciones anteriores
de acuerdo con el
cronograma
definido y las fases
de implementación
del PGD
61
VERSIÓN 0

12/05/2020
APROBACIÓN
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(2020) (2021-2022) (2023-2026)
Realizar el
autodiagnóstico
de la Política de
Gestión
Documental
Elaborar el Plan
de Acción para
la
implementación
de la Política de
1. Modelo Gestión
integrado de Documental
planeación y Presentar el
gestión.
2. Plan plan de acción Hacer seguimiento al
estratégico de la plan de acción para Crear nuevo plan
ARMONIZACIÓ institucional. implementación la política de Gestión de acción para la
N CON 3. Plan de de la Política de Documental política de Gestión
PLANES Y inversión.
SISTEMAS DE 4. Plan de acción Gestión Hacer seguimiento al Documental
GESTIÓN DE anual. Documental PINAR de la Actualizar el PINAR
LA ENTIDAD 5. Plan para aprobación Gobernación de de la Gobernación
institucional de del Comité Santander a través de Santander
archivos de la
entidad. Institucional de de sus indicadores
6. Otros Gestión y
sistemas de Desempeño
gestión. Ejecutar el plan
de acción
Armonizar el
Plan
Institucional de
archivos de la
Gobernación de
Santander con
el Sistema
Integrado de
Gestión
5.2 Seguimiento
El Grupo de Gestión Documental, como responsable en la implementación del PGD, de la
mano con la Oficina de Control Interno y la Dirección de Sistemas Integrados de Gestión
SIG, harán monitoreo y evaluación permanente del PGD, el cual se verá reflejado en el
levantamiento de acciones preventivas, correctivas y en el plan de mejoramiento de los
mismos.
62
VERSIÓN 0

12/05/2020
APROBACIÓN
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5.3 Mejora
La Oficina de Control Interno, la Dirección de Sistemas Integrados de Gestión SIG y el
Grupo de Gestión Documental en su función de realizar auditorías internas y visitas de
seguimiento a las dependencias, determinaran acciones de mejora para el cumplimiento
del plan de trabajo del PGD de la Gobernación de Santander.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REVISÓ APROBÓ
63
VERSIÓN 0

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APROBACIÓN
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ANEXOS
A. Diagnóstico
El diagnóstico integral de Archivos está bajo la custodia del Grupo de Gestión Documental.
64
B. Cronograma de elaboración del Programa de Gestión Documental
Tabla 13. Cronograma de elaboración del PGD de la Gobernación de Santander

República de Colombia
CRONOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL
AÑO
ACTIVIDADES
2016 2017 2018 2019
DIAGNOSTICAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE
1
LA ENTIDAD
1. ADMINISTRATIVOS
IDENTIFICAR LOS 2. ECONÓMICOS

REQUERIMIENTOS
2
DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL 3. TECNOLÓGICOS
4. NORMATIVOS
1. PLANEACIÓN
2. PRODUCCIÓN
3. GESTIÓN Y TRÁMITE
FORMULAR LOS 4. ORGANIZACIÓN

PROCESOS DE LA
3
GESTIÓN
DOCUMENTAL 5. TRANSFERENCIA
6. DISPOSICIÓN DE
DOCUMENTOS
7. PRESERVACIÓN A LARGO
PLAZO
8. VALORACIÓN
4 1. ELABORACIÓN
VERSIÓN 0

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APROBACIÓN
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AÑO
ACTIVIDADES
2016 2017 2018 2019
2. EJECUCIÓN Y PUESTA EN
MARCHA
DEFINIR LAS
FASES DE 3. SEGUIMIENTO
IMPLEMENTACIÓN
4. MEJORA
1. PROGRAMA DE
DOCUMENTOS ESPECIALES
2. PROGRAMA DE
REPROGRAFÍA
3. PROGRAMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
4. PROGRAMA DE
NORMALIZACIÓN DE
ESTABLECER FORMAS Y FORMULARIOS
5 PROGRAMAS ELECTRÓNICOS
ESPECÍFICOS
5. PROGRAMA DE
DOCUMENTOS VITALES O
ESENCIALES
6. PROGRAMA DE
ARCHIVOS
DESCENTRALIZADOS
7. PLAN INSTITUCIONAL DE
CAPACITACIÓN
8. PROGRAMA DE
AUDITORÍA Y CONTROL
1. MODELO INTEGRADO DE
PLANEACIÓN Y GESTIÓN
ARMONIZAR CON 2. PLAN ESTRATÉGICO
EL MODELO INSTITUCIONAL
6 INTEGRADO DE
PLANEACIÓN Y 3. PLAN DE INVERSIÓN
GESTIÓN
4. PLAN DE ACCIÓN ANUAL
66
VERSIÓN 0

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APROBACIÓN
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AÑO
ACTIVIDADES
2016 2017 2018 2019
5. PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVOS DE LA ENTIDAD -
PINAR
6. OTROS MODELOS DE
GESTIÓN
1. APROBACIÓN DEL
COMITÉ INSTITUCIONAL DE
GESTIÓN Y DESEMPEÑO
7 PUBLICAR
2. PUBLICACIÓN EN PÁGINA
WEB
67
VERSIÓN 0

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C. Mapa de Procesos
Figura 4. Mapa de procesos
68
VERSIÓN 0

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APROBACIÓN
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D. Presupuesto Anual
Presupuesto General
El presupuesto General en cumplimiento de La Ley 1712 de 2014 se debe publicar en la

página web de la Gobernación de Santander.
A continuación se anexa link del Presupuesto General donde se encuentra El Decreto

No.514 de 2018 "Por medio del cual se liquida el presupuesto general de ingresos y gastos
del departamento de Santander para la Vigencia Fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre
del año 2019" y La Ordenanza No.046 de 2018 "Por medio de la cual se fija el presupuesto
general de ingresos y gastos del departamento de Santander, para la vigencia fiscal del 1
de enero al 31 de diciembre del año 2019 y se dictan otras disposiciones":
http://santander.gov.co/index.php/gobernacion/documentacion/category/1821-
presupuesto-2019
En el Decreto 514 de 2018 los rubros que corresponden a Gestión Documental son los
siguientes:
Gastos de Funcionamiento
1.2.2.2.01 impresos y publicaciones (pág. 167)
1.2.2.5.01 arrendamientos (pág. 167)
1.2.2.10.01 comunicaciones y transporte (pág. 168)
Gastos de inversión
A.17.2.05 Gestión Documental (Pág. 181)
69
VERSIÓN 0

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APROBACIÓN
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E. Mapa de riesgos
Tabla 14. Mapa de riesgos de Gestión Documental
República de Colombia CÓDIGO ES-SIG-RG-15
VERSIÓN 4
MAPA DE RIESGOS
FECHA DE APROBACIÓN 16/05/2017
Gobernación de Santander PÁGINA 1 de 1
Fecha de Formulación: 26/07/2017
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PLAN DE MANEJO
VALORACIÓN
PROCESO RIESGO ZONA DE
POLÍTICA DE ACCIONES DE
N° RIESGO CAUSAS EFECTOS CONTROLES DE CORRUPCIÓN VALORACIÓN DEL RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR
MANEJO MITIGACIÓN
(SI ó NO) RIESGO
P I C
*sanciones disciplinarias,
*No devolución de la
penales y fiscales
documentación por parte de *Control de préstamo
Perdida en el préstamo *Perdida de la memoria Mayor control en Coordinador del
las dependencias. de documentos No de devoluciones / No de
1 de documentación del institucional NO 4 3 12A ALTO Reducir Riesgo los prestamos de grupo de Gestión bimestral
*Falta de concientización del *Restricción al área prestamos* 100
archivo central *Reprocesos y perdidas la documentación Documental
ciudadano de archivo
económicas
*Mala imagen institucional
*Ausencia o falta de las *Sanciones disciplinarias,

herramientas tecnológicas penales y fiscales
Capacitación de
Publicación errónea o *Demora del outsourcing en *Perdida de la memoria Coordinador del actos administrativos para
supervisión al personal y
2 tardía de los actos la entrega de la institucional SI 3 2 6M MODERADO Reducir Riesgo grupo de Gestión Anual publicar/actos administrativos
contrato acompañamiento
administrativos documentación *Reprocesos y perdidas Documental publicados * 100
al outsourcing
*Errores de digitación del económicas
acto administrativo *Mala imagen institucional
70
VERSIÓN 0

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APROBACIÓN
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intervención del
espacio físico para
*Sanciones disciplinarias, el control de
penales y fiscales humedades y
*De forma natural o de forma *Perdida de la memoria prevención de
accidental institucional incendios Coordinador del fumigaciones realizadas /
Deterioro de los tablas de retención
3 *Ausencia de equipos de *Reprocesos y perdidas NO 5 3 15E EXTREMO Reducir Riesgo digitalización del grupo de Gestión Semestral fumigaciones programadas +
documentos documental
control del ambiente y de económicas archivo central Documental 100
prevención de incendios *Mala imagen institucional fumigación y
*Enfermedades mantenimiento de
ocupacionales las condiciones
ambientales del
espacio
*Elaborar
anualmente
*Desinformación de las
programa de
tablas de retención *Acumulación de archivos en
*Tablas de Retención transferencias
No realización de documental las oficinas gestoras (Numero de oficnas que
Documental involucrando a Coordinador del
transferencias primarias *Miedo a archivar *Pérdida del patrimonio realizaron transferencia de
4 *Procedimiento de NO 3 2 6M MODERADO Reducir Riesgo todas las grupo de Gestión Anual
y desactualizacion de documentos valiosos documental acuerdo con TRD) /(Numero
transferencia de dependencias Documental
las TRD *Apatía en temas *Investigaciones y sanciones De Oficinas Productoras)*100
documentos *Revisión y
archivísticos disciplinarias
actualización de
*Falta de capacitación
las TRD por
dependencias
*Incumplimientos
*Beneficios particulares
*Sanciones administrativas y (Numero De documentos
*Eliminación de documentos Seguimiento
disciplinarias Planilla de registro y Coordinador del perdidos en la ventanilla
Perdida de documentos de manera involuntaria mensual mediante
5 *Insatisfacción de los reparto de SI 4 3 12A ALTO Reducir Riesgo grupo de Gestión Mensual única/Numero De Documentos
en la ventanilla única *Falta de control en la muestreo a 20
clientes, quejas y reclamos correspondencia Documental recepcionados en la ventanilla
recepción de la documentos
*Hallazgos administrativos. única)*100
documentación
*Demandas por corrupción
Expedir
documento de
confidencialidad de
*Vulnerabilidad al robo de *Procedimientos la información para
*Beneficios particular sobre el (Numero de personas firmaron
información documentados ser firmado por los Coordinador del
uso inadecuado de la institucional documento de confidencialidad
6 *Sabotaje institucional *Manual de SI 1 4 4A ALTO Reducir Riesgo funcionarios de la grupo de Gestión Semestral
información en custodia *Falta de actualización de la ) /(Numero de personas
*Daño de la imagen comunicación e oficina de Gestión Documental
ley de archivo vinculadas al proceso) * 100.
institucional información publica Documental.
Revisión mensual
aleatoria de 10
certificaciones
71
VERSIÓN 0

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APROBACIÓN
PÁGINA 72 de 75
*Incumplimientos normativos Capacitación por

*Sanciones disciplinarias dependencias
*Inadecuada socialización de *Procedimientos (Numero de capacitaciones
*Hallazgos administrativos sobre la aplicación Coordinador del
Incumplimiento a la ley la normatividad documentados efectivas)/(Numero de
7 *Reprocesos NO 4 4 16E EXTREMO Reducir Riesgo de las normas grupo de Gestión Anual
de archivo *Falta de recursos *Instrumentos solicitudes de capacitación)
*Desorganización archivísticas y la Documental
administrativos archivísticos. *100
documental correcta aplicación
*Perdida de documentos de las TRD
* Seguimientos
* Investigaciones
bimestrales a los
disciplinarias y fiscales.
Indicadores del Plan
* Pérdida de recursos.
* Inadecuada planificación de Desarrollo a través
* No inversión de recursos de
* Falta de seguimiento en los del plan de acción. Reducir el riesgo Realizar acciones
manera eficaz y eficiente.
Incumplimiento de la indicadores y las metas * Tablero control para optimizando los de seguimiento Coordinador del Metas cumplidas en la
* Pérdida de la calificación en
8 meta propuesta en el * Falta de recursos el cumplimiento de NO 3 3 9A ALTO procedimientos e Bimestral al grupo de Gestión Bimestral vigencia/metas programadas
el ranking del plan de
Plan de Desarrollo. administrativos metas. implementando el cumplimiento del Documental en la vigencia
desarrollo
* Incumplimiento de los * informe de gestión debido control Plan de Acción
* Pérdida de imagen
cofinanciadores externos de la Secretaria.
institucional.
* Informe de
* Hallazgos de auditorías.
Rendición de Cuentas
de la Secretaria.
* Desconocimiento de las
PQRSD
* Fallas en el reparto de las
PQRSD
* Fallas en el aplicativo de
* Procedimiento * Seguimiento
Ventanilla Única de * incumplimiento normativo.
documentado. semanal del
Correspondencia * Insatisfacción del
* Software de aplicativo en la
* Distribución inoportuna de ciudadano. Reducir el riesgo
ventanilla única de Secretaria.
Incumplimiento en la las solicitudes presentadas y * Sanciones disciplinarias y optimizando los Coordinador del
correspondencia. * Seguimiento PQRSD respondidas/PQRSD
9 atención y/o respuestas direccionadas al sector o fiscales. NO 1 3 3M MODERADO procedimientos e grupo de Gestión mensual
* Indicadores de mensual por parte presentadas
a las PQRSD - grupo correspondiente. * Pérdida de imagen implementando el Documental
Gestión. de atención al
* No clasificación de las institucional. debido control
* Norma ciudadano.
peticiones presentadas ante * Sanciones económicas a la
Departamental responsable e
la Secretaria frente a la entidad.
existente para tal fin. idónea.
Dirección o Coordinación
pertinente.
* Desconocimiento del
proceso actual de dichas
peticiones y su curso.
* Desconocimiento del
manual de supervisión
* Socializar las
* Falta de capacitación,
* Investigaciones responsabilidades
competencia y experiencia
disciplinarias, penales y * Manual de estipuladas en el
para supervisar
fiscales. Supervisión e Manual de
* Favorecimientos personales Reducir el riesgo Número de funcionarios
Indebida supervisión * Incumplimiento en los interventoría. Supervisión e
* Exceso en la cantidad de optimizando los Coordinador del públicos capacitados en
voluntaria o involuntaria objetivos del contrato * Informe del Interventoría y la
10 proyectos y contratos a SI 1 2 2B BAJO procedimientos e grupo de Gestión Bimestral competencias para la labor de
a la ejecución de * Quejas contratista normatividad
supervisar implementando el Documental supervisión / Total de
contratos * Reprocesos * Informe de vigente.
* Manual de supervisión debido control funcionarios con supervisiones.
* Insatisfacción de la supervisión * Realizar la
desactualizado en la
comunidad acta de liquidación supervisión
normatividad legal vigente
* Mala imagen institucional pertinente frente al
* Falta de supervisión al
contrato y/o
supervisado
convenio de
manera oportuna
CONVENCIONES PARA PROBABILIDAD POSIBLE CASI SEGURO

RIESGOS DE
CORRUPCIÓN IMPACTO INACEPTABLE INTOLERABLE 72
VERSIÓN 0

12/05/2020
APROBACIÓN
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F. Tablero de Indicadores
PROCESO: Administración Institucional-Grupo de gestión documental VIGENCIA: 2018
RANGO DE GESTIÓN
TIPO
ITEM
INDICADO NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA UNIDAD DE MEDIDA META Crítico FRECUENCIA RESPONSABLE
Satisfactorio Aceptable
R (Mayor o igual) (Entre)
(Menor o
igual)
(Número de Reuniones de
Comites y Consejos de Secretaría General - Director
Sesiones de Comité y Consejos de Archivo Realizadas) /(Número Contratación, Bienes y
1 Eficacia Porcentaje 100% 90% 80% 90% 80% Bimestral
Archivo de Reuniones de Comites y Servicios - Coordinador del
Consejos de Archivo Grupo de Gestión Documental
Programadas)*100
(Número De Solicitudes de
Secretaría General - Director
información efectivas / Número
Contratación, Bienes y
2 Eficacia Búsquedas o Consultas De Solicitudes De Busqueda Porcentaje 100% 80% 70% 80% 70% Mensual
Servicios - Coordinador del
De Informacion
Grupo de Gestión Documental
solicitadas)*100
(Número De Certificados De
Tiempos De Servicio, Salarios Secretaría General - Director
Y Estudios Realizados / Contratación, Bienes y
3 Eficacia Certificaciones Porcentaje 100% 90% 80% 90% 80% Mensual
Número De Certificados De Servicios - Coordinador del
Tiempo De Servicio, Salarios Grupo de Gestión Documental
Y Estudios Solicitados)*100
73
VERSIÓN 0

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APROBACIÓN
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RANGO DE GESTIÓN
TIPO
ITEM
INDICADO NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA UNIDAD DE MEDIDA META Crítico FRECUENCIA RESPONSABLE
Satisfactorio Aceptable
R (Mayor o igual) (Entre)
(Menor o
igual)

Sumatoria de documentos
4 Eficacia Préstamos Externos devueltos al mes/Sumatoria de Porcentaje 100% 90% 80% 90% 80% Mensual
documentos prestados al mes.

Número de transferencias
5 Eficacia Transferencias primarias recibidas Numero 16 12 8 12 8 Trimestral
semestralmente

(Capacitaciones realizadas /
6 Eficacia Capacitaciones Capacitaciones Porcentaje 100% 80% 70% 80% 70% Mensual
programadas)*100
74
VERSIÓN 0

12/05/2020
APROBACIÓN
PÁGINA 75 de 75
G. Estructura Organizacional
75

AP-Ai-pro-01 Programa de Gestion Documental

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República de Colombia

Elaborado por: Secretario General

Gobernación de Santander, 2019

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA DE

1 ASPECTOS GENERALES .................................................................................. 8

1.1 INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 8

2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA

2.1 PROCESO DE PLANEACIÓN............................................................................ 15

3 PROGRAMAS ESPECÍFICOS .......................................................................... 26

3.1 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES ..................................................... 26

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA DE

3.3 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ............................. 35

4 ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA

5 FASES DE IMPLEMENTACIÓN PGD ............................................................... 53

5.1 ELABORACIÓN, EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA .......................................... 54

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA DE

Figura 2. Jerarquía de la Gestión Documental en la Gobernación de Santander ............. 13

Figura 3. Logo del Software de gestión documental de la entidad ................................... 14

Figura 4. Mapa de procesos ............................................................................................ 68

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA DE

Tabla 1. Requerimiento económico.................................................................................. 11

Tabla 2. Programa de documentos especiales ................................................................ 26

Tabla 3. Programa de reprografía .................................................................................... 30

Tabla 4. Programa de gestión de documentos electrónicos ............................................. 35

Tabla 5. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos ...................... 37

Tabla 6. Programa de documentos vitales o esenciales .................................................. 39

Tabla 7. Programa de archivos descentralizados ............................................................. 42

Tabla 8. Plan institucional de capacitación....................................................................... 44

Tabla 9. Programa de auditoría y control ......................................................................... 46

Tabla 10. Armonización con planes y sistemas de gestión de la Gobernación de

Tabla 11. Roles en cada fase de implementación del PGD.............................................. 53

Tabla 12. Plan de implementación del Programa de Gestión Documental de la

Gobernación de Santander .............................................................................................. 54

Tabla 13. Cronograma de elaboración del PGD de la Gobernación de Santander........... 65

Tabla 14. Mapa de riesgos de Gestión Documental ......................................................... 70

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA DE

Archivo Electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

Circular: Comunicación escrita de carácter general o normativa dirigida a varios

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de

Código Postal: Es un Esquema que asigna a distintas zonas o lugares de un país un

Digitalización documental: La digitalización de documentos es un proceso tecnológico

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

Memorando: Documento escrito, se utiliza al interior del Departamento de Santander, para

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA DE

Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las

Radicación de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las

Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las

FOREST: Herramienta de gestión documental y de procesos que permite gestionar

Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series y Subseries con sus

Tipificar: Asignar nombre al documento de acuerdo con las TRD.

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA DE

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El PGD se establece con el objetivo de normalizar y simplificar los procesos archivísticos

Así mismo, con el avance en la implementación de las nuevas tecnologías de la información

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA DE

1.2 Política de Gestión Documental

De manera que se pueda atender eficientemente las solicitudes de los ciudadanos,

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA DE

Asigna un orden, procedimientos y control de la documentación con el fin de simplificar los

1.4 Público al que va dirigido