TD 1250
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LA PAZ – BOLIVIA
2014
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DEDICATORIA
A mis padres quienes me dieron la vida, una educación y por ello una profesión,
Siendo en toda mi etapa Universitaria y saliendo de ella, un gran apoyo con su paciencia
y apoyo, sacrificio y comprensión.
De : H.S.A.M.
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AGRADECIMIENTO
En primer lugar a Dios, por estar siempre cuidando cada uno de mis pasos, por ser el sostén de mi vida y
la de mi familia en los buenos y malos momentos
A mi tutor académico, Lic. Juan Pérez Vargas, quien con su sabiduría tuvo la paciencia de enseñarme,
guiarme y aconsejarme, durante mi mida Universitaria y ahora con la misma paciencia durante mi
proyecto de Grado, sin el cual no hubiera sido posible el presente Trabajo.
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La evaluación del Control Interno tiene una gran influencia sobre el desarrollo del
trabajo de Auditoría, la cual se refleja en los procedimientos de Auditoría a ejecutar,
pues de acuerdo a las fortalezas y debilidades encontradas en el sistema, el auditor
puede determinar las pruebas a realizar, la extensión de las mismas y la oportunidad
en que estas deban ser practicadas.
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INDICE Pag.
CAPITULO I
CONSIDERACIONES GENERALES
CAPITULO II
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
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CAPITULO III
MEDODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
CAPITULO IV
MARCO REFERENCIAL
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4.4.1 Componentes del Control Interno ………………………………………………………………...……………….
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a) Ambiente de Control …………………………………………………..……………………….……………………
26
b) Evaluación de Riesgo…………………………………………………..……………………….………….…………
28
c) Actividades de Control ……………………………………………………………………………..…………….…
29
d) Información y Comunicación …………………………………………..…………………………………....….
30
e) Supervisión ………………………………………………………………………………………………………………. 31
4.4.2 Importancia del control Interno …………………………………………………………………..…….………….. 32
4.4.3 Clasificación de Controles ………………………………………………………………………………….…………. 33
Ambiente de Control …………………………………………………………………………………….…………. 33
Controles Directos………………………………………………………………………………….……...………… 34
Controles generales………………………………………………………………………….…..………..……….. 35
4.4.4 Riesgo de Control………………………………………………………………………………………………..………... 35
4.4.5 Controles aplicables a los Inventarios……………………………………………..……………………..……… 35
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l) Conciliación ……………………………..…………………………………………………………..…………………. 40
m) Confirmación de Saldos Por Terceros…………………………………………………..……………………. 40
n) Confirmación positiva……………………………………………………………………………….………………. 40
o) Confirmación Negativa…………………………………………….………………………………………………… 40
p) Confirmación Directa ………………………………………………………………………….……………………. 41
q) Confirmación Indirecta………………………………………………………………………….………………….. 41
r) Recalculo ………………………………………...………………………………………………………………………. 41
s) Análisis de Eventos Posteriores o Subsecuentes……………………….….…………………………… 41
4.6 RIESGO DE AUDITORIA………………………………………..…………………………………………………………….……. 41
1. Riesgo 42
Inherente………………………………………………………………………………………………...………………..
Factores generales…………………………………………………………………….….…………………………… 42
Factores específicos………………………………………….……………………………..………………………… 43
2. Riesgo de Control…………………………………………………………………………………………….………… 43
3. Riesgo de Detección…………………………………………………………………………………..……………… 44
4.7 PAPELES DE TRABAJO…………………………………………………………………………………………………..…………. 45
Características de los Papeles de Trabajo…………………………………..……………………………… 47
CAPITULO V
MARCO LEGAL
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CAPITULO VI
ETAPA DE PLANIFICACIÓN
6.1 PLANIFICACIÓN…………………………………………………………………………………………………………………..………. 63
6.2 MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA” (MPA)……………………………………………….……… 64
CAPITULO VII
MARCO PRACTICO
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CAPITULO VIII
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE LA CUENTA INVENTARIOS Y LA
TOMA DE INVENTARIOS
CAPITULO IX
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
9.1 Conclusiones……………………………………………………………………………………………….…………………………..…. 128
9.2 Recomendaciones………………………………………………………………………………………………………………………. 130
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CAPÍTULO I
CONSIDERACIONES GENERALES
1.1 INTRODUCCIÓN
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Aportar con Eficacia, Eficiencia y Economía al desarrollo social y económico del país y
demostrar el nivel de conocimientos técnicos y científicos adquiridos en los estudios
realizados en la Facultad, durante el periodo de formación académica.
1 Contraloría general de la república “Guía de auditoria para el examen de confiabilidad de los registros y
estados financieros”, Resolución CGR – 1/002/98, La Paz, 4 de Febrero de 1998, Pág. 2
2 CGR “Normas de Auditoria Gubernamental”, Código CE/10, Versión 3, Res. CGR-1/119/2002, Pág. 72
3 Manual de Organización y Funciones – Gestión 2012
4 Nota FCEF/CARR/AUD/No 1389/2012 – que Autoriza realizar Trabajo Dirigido en el GAMLP (Anexo 1)
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Nivel II – Dirección.
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Conformado por las Subalcaldías Urbanas y Rurales y por las Unidades Municipales
Desconcentradas, con el propósito de acercar la gestión municipal y la prestación de
servicios públicos de calidad a la comunidad del Municipio de La Paz, contribuyendo de
manera directa a la satisfacción de sus necesidades.
Nivel VI – Descentralizado.
Conformado por las Empresas Públicas Municipales que operan de manera autónoma y
sectorial, bajo tuición del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz a través de los
Directorios, cuya Presidencia es ejercida por el Alcalde Municipal o su representante
expresamente designado.
Tal como lo establecen las normas de auditoria gubernamental, las entidades públicas
están en la obligación de establecer los sistemas de administración, de información y
control interno adecuados para lograr la transparencia de la gestión.
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La Unidad de Auditoria Interna del GAMLP es parte integrante del Control Interno
Gubernamental, de acuerdo a la Ley 1178 de 20 de julio de 1990, sus Decretos
Reglamentarios, Normas de Auditoria Gubernamental, Normas de Control Interno y
demás disposiciones Legales en actual Vigencia
La Unidad de Auditoría Interna ejerce el control gubernamental interno y tiene por objeto
ejecutar auditorías que le sean asignadas por el Concejo, la Alcaldía Municipal, y/o las que
estén programadas en su Programa de Actividades Anual (POA), manteniendo el principio
institucional de la independencia del trabajo de la Unidad de Auditoría Interna.
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m) Determinar si los fondos administrados por las diferentes reparticiones del Gobierno
Municipal han sido adecuadamente utilizados y administrados, en sujeción a la Ley
1178 de 20 de julio de 1990 y disposiciones legales externas e internas.
n) Verificar si las personas naturales o jurídicas que directa o indirectamente participan
en las actividades de la comuna, cumplen con los términos contractuales y si
registran en su contabilidad y en sus estados financieros los desembolsos y el uso de
fondos de la Municipalidad.
o) Verificar las conciliaciones bancarias e información referente a ingresos y egresos.
Determinar la oportunidad y corrección del registro e información, así como su
corrección.
p) Revisar la efectividad y corrección de las operaciones de ejecutores de proyectos
con fondos de la comuna o de financiamientos externos. Revisar las transacciones
contables de fondos operativos y de funcionamiento.
q) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes en la contratación
de personal, adquisiciones de materiales, equipos, activos, ejecución de obras y
servicios, etc., conforme a las Normas Básicas del Sistema de Administración de
Bienes y Servicios. Uso y control, registros de activos, sistema de inventario,
almacenes, disposición y baja de bienes en desuso, remates, etc.
r) Verificar los procedimientos sobre la administración de cajas chicas.
s) Revisar la corrección de planillas de salarios y verificar si los niveles de sueldos
corresponden a los aprobados en el presupuesto oficial y si se han pagado los
respectivos impuestos.
Dentro el marco general de las disposiciones legales que regulan el desarrollo de una
auditoría, enumerándose las siguientes normas:
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De Orden Interno.-
- Ley No. 1178 de 20 de julio de 1990, Administración y Control Gubernamental.
- D.S. No. 23215 de 22 de julio de 1992, Atribuciones de la Contraloría General de la
República.
- D.S. No. 23318-A de 3 de noviembre de 1993, Responsabilidad por la Función Pública.
- Guía de Auditorías, emitida por la Contraloría General de la República para la
preparación de informes de auditoría - junio 1998
- Normas Generales de Auditoría (SAS)
- Normas Internacionales de Auditoría (NIA)
- Declaración sobre Normas de Auditoría del Instituto Americano de Contadores
Públicos.
- Organización Internacional de Instituciones Superiores de Auditoría (INTOSAL),
Instituto de Auditores Internos (IAI), Consejo Técnico nacional de Auditoría y
Contabilidad de Bolivia (CTNAC).
- Ley Orgánica de Municipalidades.
- Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa (SOA) R.S. No.
217055 de 20 de mayo de 1997.
- Reglamento Específico del Sistema de Administración de Personal R.S. No. 217064 de
23 de mayo de 1997.
- Reglamento Interno del Gobierno Municipal.
- Manual de Funciones del Gobierno Municipal.
- Programación de Operaciones Anual del Gobierno Municipal.
De Orden Externo.-
- Ley No. 1333 de 27 de abril de 1992 de Medio Ambiente.
- R.S. No. 216145 de 3 de agosto de 1995, Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios.
- Ley No. 1551 de 20 de abril de 1994 de Participación Popular.
- D.S. No. 23813 de 30 de junio de 1994, Reglamento de la Ley de Participación Popular
- D.S. No. 23858 de 9 de septiembre de 1994, Reglamento de las OTB´s.
- Ley No. 1654 de 28 de julio de 1995, sobre Descentralización Administrativa.
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CAPÍTULO II
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Por esta razón es necesario realizar una adecuada Evaluación del Control Interno en la
Auditoria de Confiabilidad de los registros y estados financieros, en nuestro caso específico
sobre la “Evaluación del Control Interno de la Cuenta Inventarios del Examen de
Confiabilidad de Registros y Estados Financieros del GAMLP Al 31 de Diciembre de
2012”.
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En la medida que el Control Interno muestre grandes fortalezas, las pruebas y la extensión
de las mismas será menor, por el contrario en el caso de las debilidades, el auditor debe
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CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
Por lo tanto corresponde a los procedimientos que se aplicarán para alcanzar los objetivos
en el tema de investigación en nuestra caso la Evaluación del Control Interno de la Cuenta
Inventarios como parte de las actividades relativas al Examen de Confiabilidad de Registros
y Estados Financieros del GAMLP al 31/12/2012, por lo tanto en este acápite se describe la
definición operacional, así mismo, se contempla el diseño del estudio, las técnicas y
procedimientos que se utilizará para alcanzar los objetivos propuestos.
Planificación
Supervisión
Control Interno
Evidencia
Comunicación de Resultados
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Según Zorrilla el “método deductivo es aquel que parte de datos generales aceptados como
válidos y que por medio del razonamiento lógico, puede deducirse varias suposiciones “ 10
Por lo tanto este método parte de lo general para llegar a lo particular, de acuerdo a los
aspectos actuales de la problemática presentados a partir de la recolección, clasificación y
cálculo de cada una de las principales variables como objeto de estudio.
Consiste en lograr una conclusión general partiendo de hechos particulares, este método
será utilizado en:
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Se aplicaran tantos procedimientos como sean necesarios para obtener suficiente evidencia
de auditoria que permita concluir sobre la validez de la información, solo se tomara
procedimientos aplicables a la evaluación del control interno de la cuenta inventarios en el
examen de confiabilidad de registros y estados financieros, que nos puedan demostrar su
confiabilidad y cumplimiento.
Descriptivo
Por qué se espera que atreves de la Evaluación del Control Interno, en nuestro caso
específico de la cuenta inventarios, se pueda describir algunos controles existentes en el
GAMLP, en las cuentas a ser evaluadas
Las técnicas aplicables en la Auditoria durante la ejecución de cada una de las fases y con
el propósito de obtener y reunir evidencias son las siguientes:
Observación
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Indagación.
Se obtendrá la información por medio del contacto directo del personal, con
funcionarios del GAMLP a través de entrevistas, cuestionarios de control interno,
etc.
Documentación.
Encuesta.
Diagramación.
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CAPÍTULO IV
MARCO TEÓRICO
El marco conceptual está referido a todo el respaldo teórico conceptual sobre el cual está
fundamentado el proceso del trabajo realizado en la Unidad de Auditoria Interna del
GAMLP., en este sentido para desarrollar nuestro trabajo es necesario desarrollar algunos
conceptos:
4.2 AUDITORIA
El examen del auditor interno gubernamental será suficiente para opinar sobre la
confiabilidad de los registros y estados financieros si es realizado conforme a las Normas
de Auditoria Gubernamental.
12 Gabriel A. Vela Quiroga “Auditoria Interna un Enfoque Prospectivo” primera edición 2007, Pág. 2
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13Contraloría General de la Republica “Guía de Auditoria para el Examen de Confiabilidad de los Registros y
Estados Financieros “ RS. CGR – 1/002/98. Pág. 2 y 3
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b) Determinar si:
• La información financiera se encuentra presentada de acuerdo con criterios
Establecidos o declarados expresamente.
• La entidad auditada ha cumplido con requisitos financieros específicos.
• El Control Interno relacionado con la presentación de informes financieros, ha sido
diseñado e implantado para lograr los objetivos
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“El control interno es un proceso compuesto por una cadena de acciones extendida a todas
las actividades inherentes a la gestión, Integradas a los procesos básicos de la misma e
incorporados a la infraestructura de la organización, bajo la responsabilidad de su concejo
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de administración y su máximo ejecutivo, llevado a cabo por estos y por todo el personal de
la misma, diseñado con el objeto de limitar los riesgos internos y externos que afectan las
actividades de la organización, proporcionando un grado de seguridad razonable en el
cumplimiento de los objetivos de eficacia y eficiencia de las operaciones, de confiabilidad
de la información financiera y de cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas, así
como las iniciativas de calidad establecidas”14
Debe efectuarse un estudio y una evaluación apropiada del control interno, como
base para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de
auditoria.
El control interno es un proceso efectuado por la dirección y todo el personal, diseñado con
el objeto de proporcionar una seguridad razonable para el logro de los objetivos de la
entidad.
El control interno está conformado por cinco componentes que interactúan entre si y se
encuentran integrados al proceso de gestión: ambiente de control, evaluación de riesgos,
actividades de control, información y comunicación y supervisión
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La auditoría financiera otorga fundamental importancia a los controles que tienen relación
directa e importante con los registros financieros a efectos de evaluar dichos controles
para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos sustantivos.
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Estructura organizacional
Una estructura organizacional bien diseñada proporciona una base para la planificación,
la dirección y las operaciones de control. Esta divide la autoridad, las responsabilidades
y los deberes entre los miembros de una organización.
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b) Evaluación de Riesgo
Es el proceso que debe conducir la entidad para identificar y evaluar cualquier riesgo
que tenga relevancia para sus objetivos. Una vez hecho esto, la Gerencia debe
determinar cómo se manejan los riesgos.
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Los riesgos existentes pueden ser igualmente afectados debido a circunstancias internas
o externas inherentes a la gestión de una entidad, pueden estar afectados por:
Nuevo personal
Sistemas de organización nuevos y reorganizados
Crecimiento rápido
Nuevas tecnologías
Nuevas líneas, productos o actividades
Reestructuración de la entidad
Operaciones externas
Pronunciamientos contables
La valoración de los riesgos de una entidad, no es lo mismo que las consideraciones del
auditor en los riesgos de auditoria al planificar una auditoria a los estados financieros.
El riesgo de una entidad, consiste en identificar, analizar y manejar aquellos aspectos
que afecten los objetivos trazados para el cumplimiento de sus finalidades
c) Actividades de Control
Estas son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar el cumplimiento de las
direcciones de la Gerencia
Al respecto un manual de procedimientos de la UAI señala:
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que las acciones de la institución se estén llevando a cabo normalmente, ayudan a que ellas
se encaminen a una adecuada dirección de los riesgos en cumplimiento de los objetivos
que se propone alcanzar la institución.
Comprende todas aquellas medidas adoptadas por Institución, con la finalidad de establecer
un sistema apropiado de autorización, aplicable a todos los niveles de la organización, de
tal forma que sus operaciones normales no se vean afectadas por la falta de una decisión
oportuna
d) Información y Comunicación
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e) Supervisión.
Es el proceso que evalúa la calidad del Control Interno en el tiempo, para determinar si
es necesario hacer o no modificaciones, incluye dirigir los esfuerzos del equipo de
Auditoria hacia la consecución de los objetivos
Se deberá tener un apropiado conocimiento de las más importantes actividades para las
cuales la entidad existe y se debe supervisar como esas actividades son usadas para
corregir situaciones que se producen en diversas condiciones diarias.
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Debe tenerse presente que los estados financieros representan el informe de la gestión
administrativa y en general, los resultados que están sujetos a la aplicación de los
procedimientos de auditoria para efecto de dictaminar
Permite salvaguardar los recursos de la entidad tales como: dinero en Caja, Bancos,
Inventarios de materiales, Muebles y enseres, etc.; asegurando su integridad.
Permite la toma de decisiones a base de una información financiera y administrativa
oportuna, correcta, segura y confiable.
Evita que se contraigan obligaciones o deudas impropias innecesarias o superiores a
la capacidad de pago.
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Los controles de una entidad para su estudio en las tareas de la auditoria de confiabilidad
sobre los registros y estados financieros se pueden dividir en:
Ambiente de control
Controles directos
Controles generales
Ambiente de Control.
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Controles Directos.
Los controles directos proporcionan satisfacción de auditoria directa sobre la validez de las
afirmaciones contenidas en los estados financieros. Están diseñados para evitar errores e
irregularidades que puedan afectar a los estados financieros y a las funciones de
procesamiento.
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Controles generales
Es el riesgo de que los sistemas de control estén incapacitados para detectar o evitar errores o
irregularidades significativas en forma oportuna.
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los, niveles, de modo que exista independencia y separación entre las funciones de
autorización, ejecución, registro, custodia de fondos de autorización, valores y bienes y
control de las operaciones
Seguridad de los bienes.- Las entidades deberán contratar los seguros necesarios para
proteger sus bienes en general, contra los distintos riesgos o siniestros que puedan
ocurrir y tomaran las medidas necesarias de custodia física y seguridad material.
Entre los procedimientos de auditoria aplicable con relación a los inventarios podemos
mencionar:
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b) Encuesta:
Esta técnica consiste en aplicar directa o indirectamente cuestionarios relacionados con las
operaciones de una entidad, unidad, programa o actividad importante sea interna o externa.
La encuesta es directa cuando los datos son tomados y registrados por el auditor en el
ejercicio de sus funciones y es indirecta cuando la información es proporcionada y
registrada por los servidores públicos de la propia entidad.
c) Observación:
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adicionales para satisfacernos que los controles observados han operado en forma efectiva
durante todo el periodo bajo examen.
d) Comparación:
Permite identificar las diferencias existentes entre las operaciones realizadas y los
lineamientos normativos, técnicos y prácticos disponibles para manejar los recursos
públicos.
e) Procedimiento de Diagnóstico:
f) Actualización de Sistemas:
Es una forma práctica de actualizar los conocimientos sobre los sistemas de la institución e
identificar los cambios que se hayan producido desde la última evaluación. Este
procedimiento debe ser aplicado tanto en la etapa de programación, como en la etapa de
ejecución.
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Consiste en recorrer por medio de una muestra de transacciones, los controles o las
funciones de procesamiento, para asegurarse de la corrección de una operación o un saldo,
esta técnica se la puede usar progresivamente, cuando se parte de la autorización de
ejecutar las operaciones hasta su culminación o una parte del proceso; también se la puede
usar regresivamente cuando se parte de los resultados de una operación o grupo de
obligaciones y se concluye en la autorización inicial.
j) Procedimientos Analíticos:
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l) Conciliación:
n) Confirmación Positiva:
o) Confirmación Negativa:
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p) Confirmación Directa:
q) Confirmación Indirecta:
r) Recálculo:
El riesgo de auditoria implica la posibilidad de emitir una opinión incorrecta sobre los
estados financieros auditados de una determinada entidad. El auditor para determinar
factores de riesgo debe evaluar a la institución en su conjunto
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1. Riesgo Inherente.-
Factores Generales:
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Factores Específicos:
2. Riesgo de control.-
Para determinar el Riesgo de Control, el auditor debe evaluar el diseño de los controles y
la efectividad con que estos operan.
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3. Riesgo de detección.-
La falta de un juicio técnico con absoluta certeza sobre las afirmaciones que se presentan en
los estados financieros, genera un concepto de riesgo de auditoria, por tanto el auditor
empleará los procedimientos adecuados para sus labores y reducirá el riesgo a un nivel
aceptable.
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Alto Moderado
Moderado Moderado Moderado
Bajo Bajo
Alto Bajo
Bajo Moderado Alto
Bajo Alto
La preparación de los papeles de trabajo debe ajustarse a las técnicas de elaboración de los
mismos, tales como incluir los programas de auditoria, debidamente referenciados con los
demás papeles de trabajo; registrar el objetivo de la respectiva auditoria, así como su
alcance, procedimientos y resultado de su aplicación; ser escritos con claridad y buena
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Los papeles de trabajo constituyen la mejor evidencia que el trabajo de auditoria se efectuó
con la calidad y competencia profesional requerida y además de sustentar el informe del
auditor gubernamental, sirven para: facilitar la supervisión y el control de calidad de la
auditoria, demostrar que se cumplen con las Normas de Auditoria Gubernamental,
fundamentar reclamos o litigios posteriores, utilizar como salvaguarda en procesos
judiciales futuros y ayudar a la planificación y programación de auditorías subsiguientes.
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Los papeles de trabajo deben cumplir con ciertas características y requisitos, las cuales se
detallan a continuación:
Concisos: Significa que los Papeles de Trabajo ocupen solo temas y contener
únicamente datos y aspectos relevantes para el logro de los objetivos de auditoria
definidos durante la etapa de programación, evitando incluir comentarios extensos
superfluos que crean confusión o dificulten la supervisión. Deben ser breves y
puntuales, sin comentarios excesivos que dificultan su revisión y adecuada
interpretación.
Pertinentes: Deben incluir solo información y datos relacionados con los objetivos
de la auditoria, los cuales deberán constituirse en soporte suficiente y competente
para la formación de un juicio profesional.
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Ordenados: Los papeles de trabajo deben ser archivados bajo un sistema uniforme,
coherente y de lógico ordenamiento, de tal forma que facilite la supervisión y el
acceso por parte de terceras personas, para que permita manejar, entender y
supervisar las cédulas que la conforman los legajos de papeles de trabajo.
Íntegros: para que un papel de trabajo pueda ser considerado como tal, debe ser
completo, es decir, deberá constituirse en testimonio suficiente e inequívoco del
trabajo realizado y de las razones que fundamentan las conclusiones alcanzadas.
Lógica: Implica que los papeles de trabajo se elaboran según el raciocinio lógico,
estableciendo una secuencia natural entre los hechos analizados, los procedimientos
aplicados, la evidencia de auditoria obtenida y los objetivos de auditoria alcanzados,
soportando de esta manera, la opinión formulada
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CAPÍTULO V
MARCO LEGAL
La auditoría sobre la confiabilidad de los registros y estados financieros está vinculada a las
siguientes disposiciones legales y profesionales:
Esta Ley regula los Sistemas de Administración y Control de los recursos del Estado y su
relación con los Sistemas Nacionales de Planificación e Inversión Pública, con el objeto de:
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Lograr que todo servidor público, sin distinción de jerarquía, asuma plena
responsabilidad por sus actos rindiendo cuenta no solo de los objetos a que se
destinaron los recursos públicos que le fueron confiados, sino también de la
forma y resultado de su aplicación.
Lograr la administración eficaz y eficiente de los recursos públicos para ello se requiere
programar, ejecutar y controlar la captación y uso de los recursos públicos, para el
cumplimiento y ajuste oportuno de las políticas, los Programas, la prestación de Servicios y
proyectos del sector público.
Lograr que todo servidor público rinda cuenta de los recursos públicos que le fueron
confiados, sino también de los resultados de su aplicación.
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Son 8 los Sistemas que regulan la Ley 1178 y están agrupados por actividades de la
siguiente manera:
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Los componentes del Sistema de Crédito Público son: la deuda pública interna y la deuda
pública externa, sean éstas de corto o largo plazo.
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El Control Interno está conformado por cinco componentes que interactúan entre sí y son:
Ambiente de control
Evaluación de riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Monitoreo.
Objetivos generales del sistema de cada entidad:
Los procedimientos de Control Interno previo se aplicarán por todas las unidades de la
entidad antes de la ejecución de sus operaciones y actividades o de que sus actos causen
efecto. Comprende la verificación del cumplimiento de las normas que regulan y los hechos
que los respaldan, así como de su conveniencia y oportunidad en función de los fines y
Programas de la entidad. Se prohíbe el ejercicio de controles previos por los responsables
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Por los responsables superiores, respecto de los resultados alcanzados por las
operaciones y actividades bajo su directa competencia.
Debe ser aplicado por los "responsables superiores", respecto de los resultados alcanzados
por las operaciones y actividades bajo su directa competencia; y por las "Unidades de
Auditoria Interna" del sector público, por medio de auditorías sobre las operaciones ya
ejecutadas.
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El Sistema de Control Externo Posterior que se aplicará por medio de la Auditoria Externa
de las operaciones ya ejecutadas.
Estas actividades de Auditoria Externa posterior podrán ser ejecutadas en forma separada,
combinada o integral, y sus recomendaciones, discutidas y aceptadas por la entidad
auditada, son de cumplimiento obligatorio
5.2.1 Objetivo
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5.2.2 Aplicación
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El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan
las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y el análisis de
riesgos relevantes, se identifica el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza
y se evalúa la vulnerabilidad del sistema. para ello, debe adquirirse un conocimiento
práctico de la entidad y sus componentes, de manera de identificar los puntos débiles y
los riesgos internos y externos que puedan afectar las actividades de la organización.
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b) Facilitar que todo servidor público que reciba, pague o custodie fondos
valores o bienes del estado rinda cuentas de la Administración a su
cargo.
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5.4.2 Aplicación
Las Normas Básicas y Principios del Sistema de contabilidad integrada son de uso y
aplicación obligatoria para todas las entidades del sector público señaladas en los
artículos 3 y 4 de Ley 1178 de Sistema de Administración y Control Gubernamental
bajo la responsabilidad de la Máxima Autoridad Ejecutiva de los funcionarios públicos
encargados de su aplicación.
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CAPÍTULO VI
ETAPA DE PLANIFICACIÓN
6.1 PLANIFICACIÓN
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En esta etapa se deberá primero realizar cierto trabajo administrativo como: coordinación
con funcionarios del área examinada, o responsables de las diferentes operaciones,
requerimiento de la información, revisión de legajos de auditorías anteriores o informes ya
efectuados.
La información obtenida durante esa etapa, debe ser organizada y ordenada de forma tal
que sirva principalmente como un instrumento de trabajo para planificar las siguientes
etapas, debiendo resumir el plan final en un documento denominado “Memorándum de
Planificación de Auditoria” (MPA), que será comunicado a todos los miembros del equipo
de auditoria formado para la realización del trabajo, de forma tal que cada integrante tenga
un buen entendimiento de la entidad y de su propio papel en la auditoria
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I. TÉRMINOS DE REFERENCIA
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1.3 Alcance
Nuestro examen comprenderá los Estado Financieros (Evaluación del Control Interno), los
Registros contables y la documentación de respaldo, por el ejercicio terminado al 31 de
diciembre de 2012.
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ACTIVIDADES FECHAS
Planificación
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CAPÍTULO VII
MARCO PRÁCTICO
Una de las primeras tareas que se realiza, para la Evaluación del Control Interno de las
diferentes partidas contables, es la obtención de información.
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Además se obtuvo los estados financieros básicos y complementarios, así como las
notas a los estados financieros de la gestión pasada, El objetivo de obtener esta
información, fue para verificar el importe que registraba la cuenta inventarios la
gestión pasada, para determinar su importancia en relación al total del activo de la
entidad.
17 Anexo 4
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Se realizó una revisión de los Legajos de la Evaluación del Control Interno de la Cuenta
Inventarios de la gestión pasada, y la demás documentación con los siguientes objetivos
Una de las técnicas más utilizadas en auditoria para documentar la comprensión de los
sistemas de información, contabilidad y control (Evaluación del Control Interno), son los
Cuestionarios de Control Interno, que consiste en hacer una serie de preguntas que exigen
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una respuesta ilustrativa, esta fue una de las técnicas utilizadas para evaluar la existencia
de controles en el GAMLP con relación a la cuenta inventarios.
Este cuestionario, acompañado de una nota, fue entregado al responsable del Área de
Almacenes Generales, dependiente de la Unidad de Bienes Muebles de la Dirección de
Administración General, ya que esta unidad es la encargada entre otros de optimizar la
disponibilidad, distribución y control, de los materiales, la minimización de costos en sus
operaciones en todos los almacenes desconcentrados del Gobierno Autónomo Municipal de
La Paz, supervisar, normar y hacer cumplir las disposiciones sobre la gestión de bienes de
consumo, realizar toma de inventarios, etc. 19
71
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72
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10. ¿Se registran en esta cuenta, todos los inventarios de materias primas,
materiales y suministros, adquiridos y aplicados exclusivamente al uso de
las operaciones de la entidad?
- Movimiento de ingresos
- Movimiento de salidas
- Saldos
- Importes
- Cantidades
- Responsables de almacén
- Ubicación del almacén
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74
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20. ¿En caso de existir faltantes y sobrantes, bienes en exceso sin poco
movimiento, dañados o vencidos. ¿Qué acciones se realiza con los
materiales y suministros identificados como tales?
21. ¿Los almacenes cuentan con ambientes adecuados que permitan resguardar
los bienes, contra deterioros físicos y condiciones climatológicas?
25. ¿Cuenta el archivo físico, con índices y correlatividad que permita una
rápida individualización de la documentación para su consulta?
Preparado por:……………………………….Fecha:……………………………
Aprobado por:……………………………………Fecha:……………………….
Además varias de las preguntas del cuestionario de control interno, fueron enviadas a los
diferentes responsables de los almacenes del GAMLP, para evaluar el control interno de la
cuenta inventarios.
75
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Gobierno Autónomo
Municipal de La Paz
REF.
RESPUESTAS AL CUESTIONARIO
P/T
INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS, MATERIALES Y
SUMINISTROS
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REF.
RESPUESTAS AL CUESTIONARIO
P/T
Bienes Muebles de la Dirección de Administración General, aplica las
Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios
(NBSABS), debido a las modificaciones efectuadas al Decreto Supremo
0181 y aprobadas con Decreto Supremo Nº 0956 del 10/08/2011, el
Reglamento Especifico RE-SABS del GAMLP fue objeto de reajustes y
modificaciones, fue remitido al órgano Rector para su compatibilización.
Una vez compatibilizado deberán derivar al Concejo Municipal para su
aprobación final.
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REF.
RESPUESTAS AL CUESTIONARIO
P/T
modificación o baja de almacenes desconcentrados que establece los
procedimientos para la creación de almacenes, para el cambio de
responsable de almacén, baja, fusión, actualización de almacén y la
prohibición de depósitos transitorios o temporales.
- Instructivo DAG-UBM Nº 02/2011 del 03/05/2011 registro de bienes de
consumo almacenes que recuerda a los responsables de los CAFs del
GAMLP que en los almacenes bajo su dependencia, tiene la obligación
de registrar todos los materiales y suministros recibidos provenientes
de procesos de compra, transferencias, donaciones y otros, identificando
su procedencia, valor y destino.
- Formulario de Registro de almacenes.
- Formulario de Identificación de almacenes.
78
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REF.
RESPUESTAS AL CUESTIONARIO
P/T
R. 3. Todas las adquisiciones de materias primas, materiales y suministros
del GAMLP se efectúan para uso general de todas las unidades ejecutoras,
aplicando el instructivo de Pagos aprobado mediante Resolución Municipal
020/2009. La existencia de materiales y suministros adquiridos se
encuentran en custodia de los 52 almacenes con que cuenta el GAMLP en
las diferentes unidades ejecutoras.
79
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REF.
RESPUESTAS AL CUESTIONARIO
P/T
materiales y suministros funcionarios competentes?
80
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REF.
RESPUESTAS AL CUESTIONARIO
P/T
No existe a la fecha disposición contraria, es decir el SIAFIM continua
vigente.
10) ¿Se registran en esta cuenta, todos los inventarios de materias primas,
materiales y suministros, adquiridos y aplicados exclusivamente al uso
de las operaciones de la entidad?
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REF.
RESPUESTAS AL CUESTIONARIO
P/T
11) ¿Cuenta la Unidad responsable del registro y control de inventarios de
materias primas, materiales y suministros, con una base de datos para
controlar entre otros:?
- Movimiento de ingresos
- Movimiento de salidas
- Saldos
- Importes
- Cantidades
- Responsables de almacén
- Ubicación del almacén
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REF.
RESPUESTAS AL CUESTIONARIO
P/T
se tiene un catalogo único que es generado por el sistema de almacenes.
Adjuntamos algunas páginas del documento debido a que es muy
voluminoso.
Como ejemplo citamos los ingresos y salidas de los almacenes que fueron
considerados en la muestra seleccionada para la presente evaluación.
13) ¿Están respaldados los ingresos de inventarios de materias primas,
materiales y suministros, con el formulario de recepción de materiales
y suministros?
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REF.
RESPUESTAS AL CUESTIONARIO
P/T
destino final de las mismas?
84
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REF.
RESPUESTAS AL CUESTIONARIO
P/T
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REF.
RESPUESTAS AL CUESTIONARIO
P/T
Consumo – Almacenes) incisos a) y b) determina las tareas a ser
realizadas y las fechas de cumplimiento relativas al cronograma para la
toma de inventarios y la elaboración del inventario final de materiales y
suministros. Ver MPO.
20) ¿En caso de existir faltantes y sobrantes, bienes en exceso sin poco
movimiento, dañados o vencidos. ¿Qué acciones se realiza con los
materiales y suministros identificados como tales?
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REF.
RESPUESTAS AL CUESTIONARIO
P/T
Se evidencio que todos ellos cuentan con un ambiente adecuado que
permite resguardar los bienes, contra deterioros físicos y condiciones
climatológicas adversas, a excepción de los almacenes de la Subalcaldia
Max Paredes y Hampaturi que, al momento de la verificación física tenían
material de construcción provisionalmente depositado en la parte externa
del almacén debido a que por la cantidad y gran dimensión de los
materiales no es factible su depósito dentro del almacén; sin embargo, no
se reporta este hecho, debido a que existen medidas de seguridad y se
cuenta con servicio de portería que vigila y no permite el acceso de
personas ajenas al almacén, además el almacén principal donde se
encuentran todos los materiales y suministros cuentan con un ambiente
adecuado y de acceso restringido.
22) ¿El acceso a los almacenes es restringido?
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REF.
RESPUESTAS AL CUESTIONARIO
P/T
Como ejemplo, citamos el caso de Subalcaldia Centro que en la gestión
2010 se procedió al retiro de materiales faltantes de los registros contables
con el respaldo del auto inicial de sumario el ex responsable de almacén e
informe del área de Contabilidad.
25) ¿Cuenta el archivo físico, con índices y correlatividad que permita una
rápida individualización de la documentación para su consulta?
Todas las respuestas a los cuestionarios de control interno son respaldadas con la
documentación proporcionada por la Unidad de Bienes Muebles, dicha documentación es
revisada y trabajada (P/T), además la unidad de auditoria interna pide como respaldo los
últimos movimientos de ingreso y salida de almacén de unas 15 unidades del GAMLP,
para respaldar el cuestionario de control interno, en estos se realiza pruebas de
cumplimiento para verificar el control
88
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE LA PAZ
Como una de las tareas que respaldara la Evaluación del Control Interno de la Cuenta
Inventarios, y nos servirá de mucho para determinar los procedimientos y enfoque de
auditoria a aplicar, es la Toma de Inventarios que se realiza anualmente en todos los
almacenes del GAMLP, esto en cumplimiento al Instructivo de cierre que se saca
anualmente mediante resolución Ejecutiva.
89
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La toma de inventarios es un proceso que dura varios días, por la cantidad de almacenes
con los que cuenta el GAMLP, para la asistencia a la toma de inventarios, el personal es
capacitado de forma general de las funciones a desempeñar, además que se nos proporciona
algún material escrito, para tener una idea del trabajo a realizar 21
Una vez finalizado la toma de inventarios, este es resumido y evaluado para confirmar los
saldos, y como resultado de dicha toma de inventarios se prepara un informe donde se
describe las observaciones y/o resultados de dicha toma.
21 Anexo 8
90
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CAPITULO VIII
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE LA
CUENTA INVENTARIOS Y LA TOMA DE INVENTARIOS
Como consecuencia del análisis del control interno (Planilla de Puntos Fuertes), se
identifican determinados controles denominados claves, de los que se comprueba su
vigencia y correcto funcionamiento. Esta comprobación se realiza a través de la aplicación
de pruebas de cumplimiento que forman parte de los programas de trabajo de auditoria.
A continuación se representa la Planilla Resumen de Controles Claves Detectados:
Nª DESCRIPCION P/T
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Como consecuencia del análisis del Control interno, se identifican los puntos fuertes de
Control, que son las fortalezas encontradas. A continuación se describe los puntos fuertes
de control encontrados en la Evaluación del Control interno de la cuenta Inventarios:
23 Anexo 10
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24 Anexo 11
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EFECTO SOBRE
Nª DESCRIPCIÓN NUESTRO P/T
ENFOQUE DE
AUDITORIA
En la evaluación del control interno de la cuenta
Inventarios, se identificó puntos débiles a ser Es una deficiencia
reportado respecto a la falta de aprobación del de Control Interno
1 sistema que fue implantado en la gestión 2012, para
el registro y administración de almacenes (Sistema de
Administración de Gestión de Almacenes).
98
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Una vez establecidos los puntos fuertes de control, puntos débiles de control y controles
claves, estos son analizados por el equipo de trabajo (supervisores) por ser un factor
totalmente relacionado con la determinación de la naturaleza, alcance y oportunidad de las
pruebas de auditoria a realizarse en las siguientes etapas del Examen de Confiabilidad de
los Registros y Estados Financieros del GAMLP. A continuación se describe la conclusión
General de la Evaluación del control interno de la Cuenta Inventarios:
100
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En nuestra opinión, los controles internos operan tal como fueron establecidos y proveen
una base razonable para depositar nuestra confianza sobre los mismos, a los fines del
respaldo de los saldos registrados, excepto por:
- Se estableció que el sistema que fue implantado en la gestión 2012, para el registro y
administración de almacenes (Sistema de Administración de Gestión de Almacenes, no
se encuentra aprobado.
101
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AIE-000/2012
I N F O R M E
A: Luís Revilla
ALCALDE MUNICIPAL DE LA PAZ
103
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1.1 Antecedentes
1.2 Objetivo
1.3 Objeto
1.4 Alcance
104
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1.5 Metodología
105
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Es decir que para que exista un control interno efectivo, el enfoque hacia el control
de la dirección superior, dentro de esa jerarquía de cargos, es una condición
necesaria. Ese control efectivo se materializa cuando existe, entre otros, un control
106
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GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE LA PAZ
Se estableció que el sistema que fue implantado en la gestión 2012, para el registro
y administración de almacenes (Sistema de Administración de Gestión de
Almacenes), no se encuentra aprobado
Recomendación
Recomendamos al Alcalde Municipal, instruya a la Dirección de Administración
General y a la Unidad de Bienes Muebles, hacer el seguimiento y los tramites
necesario para que el RE-SABAS sea declarado compatible por el Órgano Rector y
108
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Recomendación
109
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Recomendación
110
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Recomendación
111
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Al cierre de gestión no se pudo realizar el inventario físico del Hospital La Paz, toda vez
que no se contaba con saldos definitivos a esa fecha, lo cual impidió efectuar el inventario
físico, por lo que no se puede validar su saldo al 31/12/2012.
Esta situación es una deficiencia de control que incide en el Saldo de la cuenta inventarios
al 31/12/2012, que incumple el instructivo de cierre y las Normas de Control Interno
gubernamental
Recomendación
Recomendados al Alcalde Municipal, Instruir la realización de una auditoria especial del
saldo de la cuenta inventarios del Hospital La Paz, afín de establecer el saldo real y
responsabilidades en caso de existir faltantes.
112
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Recomendación
Recomendamos al Alcalde Municipal, Proceder a la regularización o recuperación de los
faltantes determinados por Auditoria Interna, detallados en el Anexo del presente informe.
113
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INFORME
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1.1 ANTECEDENTES
1.2 OBJETIVO
1.3 OBJETO
1.4 ALCANCE
1.5 METODOLOGÍA
33400 Calzados 2
34700 Minerales 4
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33400 Calzados 1
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34700 Minerales 5
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Total Ítems 95
121
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Lavandina de 4 litros 1
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33400 Calzados 2
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34700 Minerales 2
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CAPITULO IX
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
9.1 CONCLUSIONES
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Faltantes de Inventario
Revisada la documentación proporcionada por la Unidad de Bienes Muebles, en el
recuento físico de materiales realizado por la Comisión de Auditoria en los
Almacenes de la Dirección Municipal de Salud, se identificaron faltantes en
relación a los registros que los respaldan, registros que además no incluyen
información actualizada del movimiento de entradas y salidas de materiales en el
sistema informático implementado. En dicha dirección, esta situación es una
deficiencia de control que incide en el Saldo de la cuenta inventarios al 31/12/2012
por el importe significativo que se refleja en el SIGMA.
9.2 RECOMENDACIONES
Instruir la realización de un inventario físico con el 100% de los ítems en todos sus
almacenes lo más pronto posible, a fin de establecer un saldo real de la cuenta
inventarios.
Proceder a la regularización o recuperación de los faltantes determinados por
Auditoria Interna (toma de inventario 2012)
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BOBLIOGRAFIA
Otros.
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