Sistemas y Procedimientos

República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del poder popular para la educación
Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”
Sistemas de informacion
Tarea 1: Sistemas y procedimientos
Alumno: Miguel Campos
CI: 27.136.927
Introducción
La administración se encamina de diferentes factores, una de ellas es que
los futuros ingenieros puedan actuar de acuerdo a los senderos establecidos en
su carrera de estudio. Hacer lo contrario vicia los actos de nulidad absoluta o
provoca las llamadas vías de hecho de la administración, que es el obrar de la
administración sin ningún fundamento legal.
El presente ensayo servirá de base para posteriores investigaciones que

tengan como idea el estudio de los sistemas y que a partir de ella se pueda
renovar su actual conocimiento del tema.
Sistemas administrativos
Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos

relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines
de una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos
relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema. Así,
el sistema de control de producción, por ejemplo, consiste en un conjunto de
procedimientos de pedidos de materiales, procedimientos de despacho o ruteo,
procedimientos de control, etcétera. Obsérvese la condición de “relación” como
elemento indispensable para que un conjunto de partes configuren un sistema. En
toda definición de sistema aparece siempre ese factor como común denominador
que transforma la individualidad de cada componente de tal modo que ya no tiene
sentido sino dentro de un conjunto.
Los profundos cambios experimentados en los últimos años en el ambiente

socio/político/económico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a
los avances de la tecnología, obligan a encara urgentemente la necesidad de su
remodelación y adecuación al concepto de sistema. Es indudable que en la
gestión empresarial sobreviven aquéllos que utilizan los mejores procedimientos y
emplean los mejores medios para alcanzar sus objetivos.
Imaginemos una empresa en función de dos estructuras: una, que podría

llamarse organizacional, que define las funciones y responsabilidades de sus
componentes y el grado de relación entre los mismos; se trata de una estructura
de carácter estático, dado que determina a través del organigrama y la definición
de tareas, qué es lo que debe efectuar cada sector responsable, pero no indica
qué movimientos son necesarios para que la organización se mantenga al compás
de la realidad del ambiente y le permita alcanzar sus fines. Este segundo aspecto
se cubre a través de una segunda estructura, de naturaleza dinámica que es el
reflejo de la aplicación de los sistemas administrativos a la resolución de los
problemas dinámicos surgidos en la empresa.
Procedimientos administrativos
Se definen a los procedimientos administrativos o rutinas como la secuencia de

operaciones de oficina ejecutadas generalmente con la participación de varias
personas en una o más oficinas, establecida para asegurar el manejo uniforme de
transacciones repetitivas.
Un procedimiento o rutina define:
 Qué tarea debe ser realizada por los distintos participantes;
 Quiénes son esos participantes;
 Cuándo deben ser realizadas cada una de esas tareas, es decir, su orden
sucesivo y el momento.
Que es la jerarquía o estructura jerarquica

La jerarquía es una estructura que se establece en orden a su criterio de
subordinación entre personas, animales, valores y dignidades. Tal criterio puede
ser superioridad, inferioridad, anterioridad, posterioridad, etc; es decir, cualquier
cualidad categórica de gradación agente que caracterice su interdependencia.
Importancia de la estructura jerarquica en una empresa

Toda empresa debe contar con una estructura jerárquica que indique la
posición y la función de cada empleado a sabiendas de que no todas las
empresas tienen la misma estructura.
La estructura jerárquica se realiza por lo general por niveles parecidos al de

una pirámide. En esta se definen la cadena de mando de la organización. En los
últimos tiempos se ha evolucionado sobre los modos de organización jerárquica
de las organizaciones y se plantean diferentes tipos de estructuras y formatos.
Pero por lo general, las empresas se estructuran de la siguiente manera:
La parte superior de la pirámide lo ocupa el presidente ejecutivo, el director

o propietario de la empresa en caso de que sea el único dueño. En cambio, si la
organización está conformada por una junta directiva, los accionistas pueden
ocupar diferentes posiciones o puestos o inclusive compartir funciones.
El segundo nivel es ocupado por el nivel de los vicepresidentes de cada una

de las áreas. Dependiendo del tamaño de la empresa puede tener varios que son
los que manejan las diferentes divisiones. Estos puestos de trabajo reportan
directamente al presidente ejecutivo y es muy común contar con este diseño de
organización en medianas y grandes empresas.
Luego están los gerentes también conocidos como directores o

supervisores, que son los que se encargan de dirigir determinados departamentos
y ser los líderes de equipo. Por ejemplo, un gerente de finanzas dirige las áreas de
cobro, pagos y contabilidad, entre otras.
Qué son las áreas funcionales de una empresa

Las áreas funcionales de una empresa son conglomerados de actividades,
tareas, labores y procesos que se realizan de manera conjunta y coordinada con
el fin de alcanzar los objetivos de una organización en todos los niveles,
satisfaciendo las necesidades de sus clientes, generando bienestar para sus
empleados, produciendo utilidades para sus propietarios y creando beneficios
sociales para su comunidad y su entorno.
Es común pensar que áreas funcionales y departamentos empresariales

son lo mismo, la diferencia está en que las áreas están compuestas por funciones
o grupos de actividades mientras que los departamentos lo están por puestos de
trabajo. Las áreas funcionales tienen más que ver con lo que se hace y los
departamentos con la estructura organizacional que sirve de base para coordinar
los esfuerzos de las personas que la conforman.
Para ejemplificar lo anterior se puede pensar en un emprendedor cuya

empresa unipersonal se dedica a la elaboración y venta de muebles para baños y
cocinas. Esta persona realiza, entre otras, las siguientes actividades:
 Diseña, fabrica e instala el mobiliario, selecciona los materiales en los que

lo hace, decide a quién le compra esa materia prima y en qué cantidades,
además, si requiere almacenarla o no.
 Lleva las cuentas, presenta y paga las declaraciones de impuestos, decide

en qué máquinas invierte y cuándo es el mejor momento de hacerlo,
negocia y paga las facturas a los proveedores, gestiona los cobros, obtiene
financiación.
 Busca nuevos clientes activamente a través de diferentes canales,

gestionando redes sociales, generando voz a voz, enviando emails y
haciendo llamadas en frío a clientes institucionales, encargándose de todo
el proceso de venta, asimismo, mantiene una buena comunicación y
relación con los clientes existentes, brindando y cumpliendo la garantía
sobre sus productos e instalaciones y atendiendo a otros requerimientos,
todo el proceso de posventa.
 Vigila que el taller sea seguro, se aprovisiona con los implementos que le
brinden esa seguridad física al elaborar los productos, se encarga de que
cuente con las condiciones adecuadas de iluminación, ventilación y
salubridad. Además, se encarga de mantenerse al día con las principales
tendencias de diseño y fabricación mediante cursos online.
 Elige el rumbo de su empresa mediante el establecimiento de una visión de

futuro y la fijación de metas y objetivos generales y específicos de corto y
largo plazo, decide qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo, es decir, se
encarga de la coordinación de las diferentes actividades.
De esta manera se hace evidente que en esta empresa unipersonal se

llevan a cabo todas las funciones básicas de una organización a pesar de que, por
su tamaño, no cuenta con departamentos empresariales.
La coordinación entre áreas funcionales de la empresa es indispensable

para su buena marcha:
Imagine el lector que el mismo emprendedor del ejemplo anterior es un

magnífico diseñador, carpintero e instalador, con lo cual sus productos resultan ser
de excelente calidad y del gusto de sus clientes, pero, sistemáticamente incumple
con las entregas finales y también con los pagos de los materiales.
En este caso sus remarcables habilidades de producción se ven opacadas

por sus incumplimientos en entregas y pagos, con los cuales podrá ver mermados
tanto la cantidad de nuevos pedidos, porque sus clientes no darán buenas
referencias de él (no habrá voz a voz), como su flujo de caja, al tener que pagar
más a sus proveedores, lo que se traduce al final en un detrimento de los objetivos
empresariales.
Cuáles son las áreas funcionales de la empresa

 Dirección
 Producción
 Finanzas
 Marketing
 Recursos Humanos
Conclusión
Las técnicas de Sistemas y Procedimientos Administrativos, son la forma o
manera en la cual se basan las empresas para la administración de los negocios y
para desarrollar sus tareas. La elaboración de formularios le es de gran utilidad,
pues, estos guían y controlan el trabajo. El formulario es un instrumento que sirve
para recolectar información precisa sobre personas, actividad o evento. Las
técnicas y los formularios son de gran importancia en la empresa, a través de ellos
se puede tener precisión y garantía de la información necesaria. También existen
métodos de planeación y control, tanto para los proyectos, como para las
diferentes actividades que se realizan en la organización.

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El presente ensayo servirá de base para posteriores investigaciones que

Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos

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Imaginemos una empresa en función de dos estructuras: una, que podría

Se definen a los procedimientos administrativos o rutinas como la secuencia de

 Qué tarea debe ser realizada por los distintos participantes;

 Quiénes son esos participantes;

Que es la jerarquía o estructura jerarquica

Importancia de la estructura jerarquica en una empresa

La estructura jerárquica se realiza por lo general por niveles parecidos al de

Pero por lo general, las empresas se estructuran de la siguiente manera:

La parte superior de la pirámide lo ocupa el presidente ejecutivo, el director

El segundo nivel es ocupado por el nivel de los vicepresidentes de cada una

Luego están los gerentes también conocidos como directores o

Qué son las áreas funcionales de una empresa

Es común pensar que áreas funcionales y departamentos empresariales

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 Diseña, fabrica e instala el mobiliario, selecciona los materiales en los que

 Lleva las cuentas, presenta y paga las declaraciones de impuestos, decide

 Busca nuevos clientes activamente a través de diferentes canales,

 Elige el rumbo de su empresa mediante el establecimiento de una visión de

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