Sistemas de Gestión Empresarial

UT3 - Uso del sistema ERP-CRM

Gestión de la contabilidad
Previo a ver como organiza Odoo la contabilidad de la empresa, vamos a definir algunos conceptos
de contabilidad que conviene conocer.
L a contabilidad es la ciencia que determina el conjunto de técnicas y procedimientos para poder
registrar todos los hechos económicos que se producen en la empresa, determinando la composición
cualitativa y cuantitativa de su patrimonio.
La AAA (American Accounting Association) la define como el sistema que permite identificar,
medir y comunicar información económica para facilitar a los usuarios de la misma el diagnóstico y
la toma de decisiones.
Podemos concretar el concepto de contabilidad como la representación de todo el desarrollo
empresarial, de las variaciones y modificaciones que se van produciendo.
Además, el Código de Comercio, en su artículo 25, establece lo siguiente:
“Todo empresario deberá llevar a cabo una contabilidad ordenada, adecuada a la
actividad de su empresa, que permita el seguimiento cronológico de todas sus
operaciones...”
De lo que extraemos la obligatoriedad de realizar la contabilidad en una empresa.
E l patrimonio de una empresa está compuesto por el conjunto de bienes, derecho de cobro y
obligaciones de pago que tiene la empresa en un momento dado.
Los elementos patrimoniales son:
• Bienes: son todos los elementos que son propiedad de la empresa: mobiliario, mercancías,
maquinaria, dinero, edificios...
• Derechos de cobro: el dinero que le deben a la empresa por las ventas de productos
realizadas con cobro aplazado.
• Obligaciones de pago: formadas por el conjunto de deudas que la empresa ha contraído con
terceras personas y todavía no ha pagado.
El valor patrimonial de una empresa se denomina patrimonio neto.
PATRIMONIO NETO = BIENES + DERECHO – OBLIGACIONES
También podemos definir:
ACTIVO = BIENES + DERECHOS
PASIVO = OBLIGACIONES

1 de 12
Sistemas de Gestión Empresarial

PATRIMONIO NETO = ACTIVO - PASIVO

Ambos conceptos (activo y pasivo) se desglosan en corriente y no corriente indicando si

corresponden a plazos inferiores a un año o superiores al año. Así, un activo no corriente serían
aquellos bienes o derechos adquiridos que se pretende permanezcan en la empresa más de un año.

Cálculo del patrimonio neto

La empresa ELECTRO XXI se dedica a la compraventa de electrodomésticos. Su patrimonio está
compuesto y valorado en: local de la tienda: 250000€, unos mostradores: 1200€, una furgoneta:
15000€, lavadoras: 3000€, dinero en el banco: 15200€, deudas con proveedores 1000€, deudas con
el banco para un préstamo para la compra de la furgoneta: 12000€, deudas de los clientes: 800€
Clasifica y calcula el patrimonio de la empresa
Solución

Bienes Obligaciones
Local 250000 Deudas proveedores 1000
Mostradores 1200 Préstamo bancario 12000
Furgoneta 15000
Lavadoras 3000
Dinero en el banco 15200
Derechos
Deudas de clientes 800
TOTAL 285200 TOTAL 13000

Patrimonio neto = 284400 + 800 – 13000 = 272200

Cálculo del patrimonio neto
La empresa DENIÑOS, una tienda de ropa infantil ubicada en Alquerías, es propiedad de Teresa y
Rosario. Su patrimonio está compuesto por los siguientes elementos:
Dinero en efectivo= 900€. Dinero ingresado en cuentas bancarias=3200€. Local comercial
valorado en 190000€. Deudas con los proveedores ascienden a 2000€. Un préstamo que deben al
banco por valor de 50000€,. Ropa para bebés que asciende a 800€. Letras pendientes de pago por
compras de camisetas por valor de 600€. Camisetas 1100€. Facturas pendientes de pago por
compras de vestidos por valor de 1100€. Vestidos 1900€. Estanterías por valor de 2100€. Caja
registradora valorada en 950€. Facturas pendientes de cobro de los clientes 400€. Mostradores
valorados en 1100€

2 de 12
Sistemas de Gestión Empresarial

Clasifica y calcula el patrimonio de la empresa

Las cuentas, se utilizan como elemento básico en contabilidad, para la representación contable de
un elemento patrimonial y de los gastos e ingresos de la empresa. Consisten en fichas individuales
donde se reflejan todos los movimientos contables.
Todas las cuentas se representan de la misma manera, en forma de “T”. El Debe, en la parte
izquierda y el Haber, en la parte derecha

Debe Nombre de la cuenta Haber

En terminología contable encontramos los conceptos:

• Si anotamos una cantidad en el Debe, se dice que hacemos un cargo. Si lo hacemos en el
Haber, hacemos un abono.
• Cada cuenta solo puede ser de un tipo, activo, pasivo, ingresos(ganancias) o
gastos(pérdidas).
• Cuando el Debe es mayor que el Haber hablamos de saldo deudor. Si el Haber es mayor
que el debe hablamos de saldo acreedor. En otro caso se dice que el saldo es nulo.

El funcionamiento de estos cuatro tipos de cuentas es el siguiente:

Cuentas de activo: nacen y aumenta el Debe y disminuyen en Haber.

Debe Cuentas de activo Haber

+ -

Cuentas de pasivo: nacen y aumentan en el Haber y disminuyen en el Debe.

Debe Cuentas de pasivo Haber
- +

Cuentas de gastos: nacen o se incrementan en el debe y se anotan en el Haber las disminuciones de

éstos.
Debe Cuentas de gastos Haber
+ Disminución de gastos

Cuentas de ingresos: nacen o se incrementan en el Haber y disminuyen en el Debe.

Debe Cuentas de ingresos Haber

3 de 12
Sistemas de Gestión Empresarial

Disminución de ingresos +

Otro concepto a tener en cuenta en contabilidad es el de hechos contables. El hecho contable es

todo acontecimiento económico-contable que influye en el patrimonio de la empresa y qué, por
tanto, se necesario incorporar o registrar formalmente en la contabilidad.

El registro de los hechos contables se realiza basándose en el método de partida doble: “todo hecho
contable afecta al menos a dos cuentas”. Por ejemplo, un ingreso de 100€ de la caja en el banco,
tiene como partida la caja y como contrapartida el banco por el mismo importe.

Los hechos contables se reflejan en la empresa en forma de asientos contables con el formato:

__________________fecha__________________
importe CUENTA a CUENTA importe

Funcionamiento de las cuentas

MiCASA se dedica a la venta de productos del hogar. El día 8 de agosto de 2014 ha abonado, por
CajaMadrid, una factura que asciende a 1450€ a SALMERON, SL que es un proveedor habitual.

Indica a las cuentas que afecta y cómo es su movimiento.

Solución:

Masas Aumentan /
Cuentas Cargo o abono Importe
patrimoniales disminuyen
Proveedores Pasivo corriente Disminuye Cargo 1450
Bancos Activo corriente Disminuye Abono 1450

Funcionamiento de las cuentas

MiCASA ha ingresado en una cuenta bancaria a su nombre la recaudación del día de hoy, que
asciende a 2430,50€.

Indica las cuentas a las que afecta y cómo es su movimiento.

Elementos de las cuentas anuales

La empresa de catering EL BUEN SABOR, ubicada en la localidad de Alquerías, presenta los

siguientes elementos patrimoniales en sus cuentas anuales.

4 de 12
Sistemas de Gestión Empresarial

Indica sin son de activo, pasivo, patrimonio neto, gasto o ingreso.

Patrimonio neto → constituye la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos sus pasivos.
Incluyen aportaciones realizadas por los socios.
Cuentas Activo/Pasivo/Ingreso/ Cuentas Activo/Pasivo/Ingreso/
Gasto/Patrimonio neto Gasto/Patrimonio neto
Maquinaria Presta un servicio de
transporte
Pago del recibo de la Deuda con los
luz proveedores
Pago de la nómina Estanterías
Venta de mercancías Edificio
Pago transporte Compra de folios
mercancías
Debe el recibo del Adquisición de
teléfono verduras
Capital aportado por el Cámaras frigoríficas
propietario
Debe un préstamo Beneficios no
repartidos

El PGC especifica una lista de cuentas para llevar el control y los libros de contabilidad de la
empresa. Podemos consultar más información en http://www.plangeneralcontable.com

El PGC de 2008 especifica 9 grupos de cuentas:

Grupos de cuentas del PGC
Grupo Denominación Clase de cuentas
1 Financiación básica
2 Inmovilizado
3 Existencias Cuentas de patrimonio
4 Acreedores y deudores por operaciones de tráfico
5 Cuentas financieras
6 Compras y gastos
7 Ventas e ingresos
Cuentas de gestión
8 Gastos imputados al patrimonio neto
9 Ingresos imputados al patrimonio neto

Existe una codificación de cuentas, de tal manera que los grupos tienen un dígito, los
subgrupos dos dígitos, las cuentas tres dígitos y las subcuentas 4 dígitos. Estas subcuentas

5 de 12
Sistemas de Gestión Empresarial

quedan abiertas para hacer fracciones más pequeñas, añadiéndoles un dígito cada vez que se
dividan.

Grupo 7. VENTAS E INGRESOS

Subgrupo 70. VENTAS DE MERCADERÍAS, DE PRODUCCIÓN PROPIA, DE SERVICIOS...
Cuenta 706. Descuentos sobre ventas por pronto pago.
Cuenta 7060. Descuentos sobre ventas por pronto pago de mercaderías.

El ciclo contable es el conjunto de operaciones que una empresa realiza durante un ejercicio
económico y que tiene una duración cronológica de un año.
Se distinguen las siguientes fases:
• Balance inicial: representa sus bienes, derechos y obligaciones. El balance de cierre del
ejercicio anterior es el balance inicial del presente ejercicio.
• Asiento de apertura: se abre el libro de diario y se apuntan las cuentas del balance inicial.
• Libro mayor: se abrirán tantos libros como cuentas o subcuentas se utilicen y se anotarán
las cantidades que intervienen en los asientos. Se representa en forma de T
• Libro de diario: en este libro se registran día a día todos los hechos y operaciones
contables. Es obligatorio. Sigue el formato:

FECHA
IMPORTE CUENTA CUENTA IMPORTE
1210€ 572 BANCOS A VENTAS DE 700 1000€
MERCADERÍAS
IVA REPERCUTIDO 477 210€

• Balance de sumas y saldos: aparecen las sumas y los saldos de cada cuenta
• La liquidación del IVA
El IVA es un impuesto que recae sobre el consumo y grava:
• Las entregas de bienes y prestación de servicios efectuadas por empresarios o
profesionales.
• Las adquisiciones intracomunitarias de bienes.
• Las importaciones.
Cada empresario soporta un IVA por los bienes y servicios que adquiere y a la vez lo
repercute o le cargan el IVA por los que vende. Trimestralmente el empresario tiene que
presentar en Hacienda su liquidación del IVA, pudiéndose dar la situación que esta
liquidación le salga a pagar o devolver.
IVA soportado > IVA repercutido → IVA deudor → A devolver
IVA soportado < IVA repercutido → IVA acreedor → A pagar

Esto quiere decir que si por ejemplo, hacemos una compra de mercaderías a proveedores por
valor de 300.000€+IVA, lo dejamos a deberemos

300.000 Compra de mercaderías a proveedor X 363.000

63.000 IVA soportado

6 de 12
Sistemas de Gestión Empresarial

Las cuentas que intervienen en el IVA y en su liquidación son:

472 IVA soportado.
477 IVA repercutido.
4700 deudora por IVA
4750 acreedora por IVA

• Ajustes contables al final del ejercicio

Las operaciones de cierre para presentar imagen fiel del patrimonio, de la situación
financiera y los resultados. Consiste en comparar los datos inventariados con los saldos
contables para ver si coinciden. Por ejemplo, arqueo de caja.
• Valoración de existencia: valor de mercaderías a fin de periodo y amortizaciones.
• Regulación: consiste en ajustar la información contable para que las cuentas anuales
reflejen el valor real de los elementos patrimoniales y de los ingresos y gastos. Se compone
del balance de comprobación de sumas y saldos, inventario final, asientos de regularización
que cierran las cuentas de gestión centralizando las cuentas para la obtención del resultado
de beneficio o pérdida, impuesto sobre beneficios para sociedades y aplicación del resultado
para SA o SL
• Asiento de cierre: ya cerradas las cuentas de gestión, se procede a cerrar las cuentas de
patrimonio.
• Balance final: al final el año o la disolución de la empresa se debe reflejar la situación de
las cuentas patrimoniales (activo y pasivo) y el resultado del ejercicio

La contabilidad en Odoo
La contabilidad está totalmente integrada con los sistemas de compras y ventas, lo que permite a la
información fluir en tiempo real. En el momento que creamos un pedido con su factura asociada, se
dan de alta los asientos contables necesarios quedando reflejado de forma automática en el sistema
contable. El contable deberá validar facturas y comprobar que estas son correctas, dejando que el
programa haga las anotaciones automáticamente. La persona que se encargue de la contabilidad
solo tendrá que recoger los informes y añadir aquellas facturas que no se traten directamente, como
puede ser limpieza, etc.
El módulo de contabilidad se abastece de dos fuentes para su correcto funcionamiento. La primera
es la configuración de ejercicios y periodos, diarios, el plan contable, impuestos y sus plazos y los
tipos de pago. La segunda es la actividad diaria del sistema que genera automáticamente
información y la introducida a mano por el contable. Con todo ello produce el resultado necesario
para gestionar correctamente la contabilidad empresarial, pudiendo conciliar facturas, ver balances,
crear informes internos, oficiales, etc.

Configuración → Gestión de facturas → Gestión de asientos → Gestión de conciliación →

Generación de informes → Cierre de periodos fiscales → Cierre del año fiscal
Configuración

7 de 12
Sistemas de Gestión Empresarial

1. Ejercicios fiscales. Contabilidad / Configuración / Periodos / Ejercicios fiscales

2. Periodos. Contabilidad / Configuración / Periodos / Periodos

No pueden solaparse por defecto. Únicamente se solapa con el Periodo de apertura/cierre del
año.

3. Diarios. Contabilidad / Configuración / Diarios.

Libros contables en los que se registran los asientos que se producen en el funcionamiento
diario de la empresa. Odoo permite tener tantos libros como necesitemos y utilizarlos como
si fuera uno solo a nivel contable. La documentación recomienda crear un diario diferente
para cada tipo de operación y como mínimo tres (compras, ventas y efectivo).

En cada diario es obligatorio su nombre y el código. Tendremos que especificar el tipo de diario y
las cuentas contables por defecto que se usarán para añadir los asientos, un modo de visualización a

8 de 12
Sistemas de Gestión Empresarial

la hora de gestionar los asientos y el mecanismo de numeración de los asientos (secuencia de

asiento), generalmente se puede usar la misma para todos. Existe un módulo account_cancel que,
una vez instalado, permite la cancelación de asientos en el diario.

4. Impuestos. Contabilidad / Configuración / Impuestos

Al instalar la localización española ya tenemos los impuestos que podamos necesitar
configurados.

5. Mecanismos de pago. Contabilidad / Configuración / Varios y Configuración /

Contabilidad / Banco y efectivo

6. Plan contable.
El PGC es una estructura jerárquica de cuentas contables definido según la norma.
Normalmente usamos la plantilla del PGC completo o del PGC para pymes. La gestión del
plan contable nos dará acceso a todos los asientos ordenados según las cuentas y permite un
análisis avanzado de los datos gracias a los filtros.

9 de 12
Sistemas de Gestión Empresarial

7. Cuentas. Contabilidad / Configuración / Cuentas / Cuentas

8. Pestañas contabilidad en las fichas de productos y socios. Para los productos fijar las
cuentas de ingresos y gastos, la de stock para la contabilidad analítica y los impuestos del
producto. En proveedores las cuentas a cobrar y pagar se establecen por defecto.

Gestión de las facturas

La factura es el elemento contable que justifica el pago.
Facturas a clientes. Facturas rectificativas. Facturas a proveedor.
Gestión de asientos
Un apunte es una entrada registrada en un libro contable al debe o al haber. Del mismo modo un
asiento es un conjunto de apuntes que representan un movimiento contable.
Los apuntes y asientos se realizarán de forma automática pero es posible crearlos de forma manual.
Para ello iremos a Contabilidad / Asientos contables / Apuntes contables.
Generación de informes contables
Contabilidad / Informe / Tablero / Tablero contabilidad

10 de 12
Sistemas de Gestión Empresarial

Desde aquí podremos consultar las facturas pendientes de pago,

asientos realizados, o el movimiento de efectivo.

Para ayudar a la contabilidad, Odoo proporciona informes

contables como el libro mayor, el balance de sumas y saldos, las
ganancias y pérdidas y la hoja de balance.

Cierre contable
Al llegar al fin de un periodo fiscal o al terminar el ejercicio fiscal el contable debe realizar
procedimientos especiales. Para ayudar a esos momentos el sistema presenta opciones y asistentes
que realizarán todo el trabajo. Generalmente con el fin del periodo fiscal se suelen calcular los
informes necesarios para el pago de impuestos, en el cierre del ejercicio el procedimiento es más
complejo.
Para cerrar un periodo fiscal simplemente lo buscaremos en el correspondiente submenú, lo
abriremos para editar y pulsamos sobre cerrar periodo. El procedimiento es reversible y no destruye
datos.
Para cerrar el año fiscal debemos realizar varias tareas para realizarlo de manera correcta. En primer
lugar habrá que comprobar que no falte nada por contabilizar, que no se hayan hecho apuntes
incorrectos y alguna otra comprobación. A continuación, creará un inventario físico de existencias y
se reflejarán las variaciones posibles (a través del módulo de almacén).

11 de 12
Sistemas de Gestión Empresarial

Se amortizarán los activos que tengamos, ajustará la cuentas que influyan sobre el ejercicio y
calculará el impuesto de sociedades, para terminar renumerará los asientos contables.
Debemos:
1. Cerrar periodos
2. Cerrar ejercicio

12 de 12