Carta de Control Interno

REFINERÍA LA PAMPILLA S.A.A.
INFORME DE RECOMENDACIONES SOBRE ASPECTOS DE CONTROL

INTERNO CONTABLE Y OTROS
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2019
A los señores Directores y a la Gerencia de
28 de febrero de 2020
Muy señores nuestros:
Como parte del examen de los estados financieros de Refinería la Pampilla S.A.A. (en
adelante “la compañía”) por el año que terminará el 31 de diciembre de 2019, hemos evaluado
el sistema de control interno de la Compañía, en la medida necesaria para determinar la
naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoría; y así estar en
condiciones de expresar una opinión sobre los estados financieros, de acuerdo con normas de
auditoría generalmente aceptadas en el Perú. En adición y en cumplimiento a las normas
impartidas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (en adelante “la SBS”), en este
informe se incluyen comentarios sobre diversos aspectos requeridos por dicha entidad, que se
presentan en las secciones adjuntas.
Como es de su conocimiento, el sistema de control interno de la Compañía tiene como

finalidad principal salvaguardar sus activos, asegurar que las transacciones se contabilicen
adecuadamente y comprobar que los estados financieros sean preparados de conformidad con
las prácticas contables prescritas por la SBS. Establecer y mantener el sistema de control
interno es una responsabilidad de la Gerencia, que debe someterlo a una continua supervisión
para determinar que funciona según lo prescrito, modificándolo si fuera preciso de acuerdo
con las circunstancias, evaluando los beneficios a obtener en relación con los costos de
implantar los procedimientos de control. Asimismo, es responsabilidad de la Gerencia el
mantenimiento de los sistemas necesarios para asegurar el cumplimiento de la normativa
aplicable a la Compañía.
En este sentido, hay que destacar que todo sistema de control interno tiene limitaciones.
Siempre existe la posibilidad de que al aplicar los procedimientos de control surjan errores por
una mala comprensión de las instrucciones, errores de juicio, falta de atención del personal,
fallo humano, entre otros. Además, aquellos procedimientos cuya eficacia se basa en la
segregación de funciones pueden eludirse como consecuencia de colusión de los empleados
implicados en el control interno. Igualmente, los procedimientos cuyo objetivo es asegurar que
las transacciones se ejecuten según los términos autorizados por la Gerencia son ineficaces si
las decisiones de ésta se toman de forma errónea o irregular. Por todo ello, no podemos
asegurar que todos los errores y/o irregularidades de procesamiento, deficiencias del sistema
y/o incumplimientos de la normativa legal se hayan puesto de manifiesto en el curso de
nuestra auditoría; por lo que no expresamos una opinión sobre si la totalidad de los
procedimientos administrativos, de control interno y de cumplimiento de la normativa legal
establecidos por la Gerencia han sido permanente y correctamente aplicados durante el
ejercicio sujeto a revisión.
Como resultado de la revisión que efectuamos, hemos reunido ciertas recomendaciones que
presentamos en las siguientes páginas para ayudar a la Compañía en el proceso continuo de
perfeccionamiento de sus procedimientos y controles. Tales recomendaciones no cubren,
necesariamente, todas las debilidades que el sistema de control interno existente pudiera tener
dado que, tal como se explicó en los párrafos anteriores, nuestro estudio y evaluación no
tuvieron por objeto expresar una opinión sobre dicho sistema tomado en su conjunto.
Este informe se emite únicamente para uso de los señores Directores y de la Gerencia de
Refinería la Pampilla S.A.A, y para información de la Superintendencia de Banca, Seguros y
AFP, por lo que no debe usarse con ningún otro propósito.
De usted muy atentamente,
Refrendado por
--------------------------------------------------------(Gerente General)
George Charles Urrutia Carbajal
Contador Público Colegiado Certificado
Matrícula No.01-007576
INFORME DE RECOMENDACIONES SOBRE ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

CONTABLE Y OTROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2019
S/. = Nuevo sol
US$ = Dólar estadounidense
INFORME AMPLIATORIO DE RECOMENDACIONES SOBRE ASPECTOS DE

CONTROL INTERNO CONTABLE Y OTROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2019
I ASPECTOS OPERATIVOS, CONTABLES Y DE CONTROL INTERNO
-PARA EL ÁREA CAJA Y BANCOS
a) NO EXISTEN MECANISMOS QUE GARANTICEN PROCEDIMIENTOS

EXISTENTES PARA PAGOS, CONTROL DE TRANSACCIONES Y
REGISTROS DE OPERACIONES CONTABLES.
No existen mecanismos que puedan garantizar los procedimientos existentes para

pagos, control de transacciones y registros de operaciones contables, es decir
documentos sustentarios para dichas operaciones.
RECOMENDACIÓN:
Se recomienda al Gerente en coordinaciones con el Jefe del área de Caja y Bancos

implementar mecanismos con los cuales el personal encargado de dichas
operaciones pueda garantizar que las operaciones se hayan realizado de la manera
adecuada.
-PARA EL ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR
b) NO SE EFECTÚAN VERIFICACIONES PERIÓDICAS Y SORPRESIVAS

DE LOS DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN LAS CUENTAS PENDIENTES
DE COBRO A CADA DEUDA.
No se están efectuando las verificaciones de forma periódica y sorpresiva de los

documentos que sustetan las cuentas pendientes de cobro a cada deuda, por lo cual
podría realizarse opinión o situación económica de la empresa con cifras que no son
las correctas.
RECOMENDACIÓN:
Se recomienda al Gerente en coordinaciones con el Jefe del área de Caja y Bancos,

que se efectúen verificaciones sorpresivas y periódicamente para verificar los
documentos que sustentar las cuentas pendientes de cobro a deuda, para estar
actualizados y así ver la manera más fácil de poder pagara a sus deudas, para
beneficio de la empresa.
-PARA EL ÁREA DE ALMACÉN
c) NO EXISTEN POLÍTICAS DEFINIDAS EN CUANTO A LA RECEPCIÓN,

ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN PARA LOS INVENTARIOS.
La empresa no se ha establecido políticas referido a recepción, almacenamiento y
para la conservación de los inventarios, los trabajadores realizan sus funciones sin
saber cuáles son las políticas que tienen que tomar en cuenta para realizar un buen
trabajo en cuanto a los inventarios.
RECOMENDACIÓN:
Se recomienda implementar un nivel operativo de supervisión que detecte el

cumplimiento metodológico, el cumplimiento de políticas y procedimientos; así
como las necesidades de ajustes individuales por operación. Asimismo, esta
supervisión operativa se realizará normalmente mediante visitas planificadas o
sorpresivas que permitan comparar el contenido de reportes o informes con la
situación real del área a supervisar.
-PARA EL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS
d) EXISTE EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES, PERO NO

SON APLICADAS POR LOS EMPLEADOS
El área de recepción de los activos fijos no está cumpliendo con el Manual de
Organización y Funciones, a pesar que la empresa si cuenta con esta y fue
comunicado a los respectivos empleados.
RECOMENDACIÓN:
Se recomienda al Gerente, conjunto con el área administrativa que les haga llegar a
los empleados que cumplan con dichos reglamentos, porque son políticas de la
empresa, de lo contrario habrá descuento para los que se nieguen a cumplir y en
caso más grave el respectivo despido.
-PARA EL ÁREA DE GASTOS
e) EXISTE UN INCREMENTO DE GASTOS FINANCIEROS, EN EL CUAL

SE REGISTRA UNA VARIACIÓN DEFICIENCIA DE COMUNICACIÓN
ENTRE EL PERSONAL.
Incremento de Gastos Financieros correspondientes al mes de junio 2019 registra

una variación de $1,824,000 (un millón ochocientos veinticuatro mil dólares)
respecto al mes de mayo 2019.
RECOMENDACIÓN:
La empresa debe mejorar el sistema de comunicación entre las áreas, a través de la

implementación de estrategias sencillas en la puesta en práctica y de impacto
positivo; como la comunicación directa por medio de las plataformas virtuales
(correos corporativos, sistemas de mensajes internos, etc.) que permitan transmitir
todo tipo de información relevante, por compleja y extensa que sea, entre las áreas
administrativas. Así mismo, evitar caer en morosidad con las obligaciones
financieras de la empresa y optar por los pagos puntuales para tener acceso a nuevos
créditos con una tasa de interés preferencial; y así, poseer un historial crediticio
limpio y obtener la confianza de las entidades financieras.

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Muy señores nuestros:

Como es de su conocimiento, el sistema de control interno de la Compañía tiene como

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a) NO EXISTEN MECANISMOS QUE GARANTICEN PROCEDIMIENTOS

No existen mecanismos que puedan garantizar los procedimientos existentes para

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b) NO SE EFECTÚAN VERIFICACIONES PERIÓDICAS Y SORPRESIVAS

No se están efectuando las verificaciones de forma periódica y sorpresiva de los

Se recomienda al Gerente en coordinaciones con el Jefe del área de Caja y Bancos,

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c) NO EXISTEN POLÍTICAS DEFINIDAS EN CUANTO A LA RECEPCIÓN,

Se recomienda implementar un nivel operativo de supervisión que detecte el

-PARA EL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

d) EXISTE EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES, PERO NO

-PARA EL ÁREA DE GASTOS

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