P-Proceso para El Agendamiento General.

PROCESO PARA AGENDAMIENTO, ASIGNACIÓN Y IMAP
CANCELACIÓN DE CITAS MÉDICAS A TRAVÉS DEL

Versión: P-<código>
SOFTWARE SAHI (MÉDICINA GENERAL Y PROGRAMAS)
PROCESO: Página 1 de 9
1. PROPÓSITO
Establecer un procedimiento que permita orientar de manera clara los pasos de: agendamiento, asignación
y cancelación de citas médicas mediante la aplicación y uso de herramienta ofimática, al personal de
coordinación del modelo y al personal de Contact Center, ejecutando acciones de manera oportuna y
conforme a las necesidades del paciente.
2. ALCANCE
Ejecución y programación de servicios médicos en atención a pacientes beneficiarios del IMAP.
3. RESPONSABLE
Supervisor(a) del Contact Center
Agentes de Contact Center.
Coordinación del modelo
4. DEFINICIONES
SAHI: Sistema de agendamiento web de citas médicas.
SAGIS: Sistema de aseguramiento y gestión integral en salud. Software de verificación de información

personal de los pacientes.
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5. 1 AGENDAMIENTO DE CITAS MÉDICAS
Inicia con el aval de la coordinación del modelo quien entrega a el Supervisor (a) del Contact Center la
disponibilidad del talento humano(fechas y horarios) para la apertura de agenda de consultas de medicina
general y programas requeridos por los pacientes , dicha actividad tendrá una frecuencia equivalente a tres (3)
días hábiles, de acuerdo a la resolución número 1552 de 2013 del Minsalud, transcurridos los cuales, se
renovará la agenda (teniendo en cuenta las novedades de horarios médicos).
El Supervisor (a) del Contact Center realiza el agendamiento de citas médicas de la siguiente manera:
Ingresa al ícono del sistema SAHI, que se muestra en la Fig. 1, de inmediato se despliega el menú principal
donde se accede (con el usuario y contraseña personales e intransferibles entregados por el personal de
sistemas, ver Fig 2). Una vez se haya accesado al sistema, ingresa al módulo de citas, visualiza la ventana de
configuración dando clic en: asignación médicos por día (ver Fig. 3), allí se ingresa la información necesaria
para la programación y el agendamiento: nombre del médico tratante, consultorio asignado, fecha y hora (ver
Fig. 4).
Elaborado por: <Nombre del grupo o cargo que elaboró el Aprobado por: <Nombre del grupo o cargo que aprobó el
documento> documento>
Revisado por: <Nombre del grupo o cargo que revisó el Fecha de Aprobación: aaaa-mm-dd <Fecha en que se recibe la
documento> solicitud en la página de Calidad>
Todos los derechos reservados. FCV y FCV Zona Franca S.A.S

Fig.1 Icono SAHI
Fig.2 Menú principal SAHI
Fig.3 Icono Configuración agendas por día Fig.4 Icono asignación

médicos
5.2 ASIGNACIÓN DE CITA MÉDICA
Los agentes de Contact Center, asignarán citas médicas en los horarios comprendidos: lunes a viernes de
8 am a 5 pm, vía telefónica a través de la línea: 6782828, en donde el paciente será atendido, teniendo en
cuenta el orden de llamadas. Para la asignación de citas, los agentes se deben registrar en el sistema
SAGIS y en el sistema SAHI, (haciendo uso del usuario y contraseña personales e intransferibles
entregados por el personal de sistemas, ver Fig.5), teniendo en cuenta la ley de protección de datos, este
registro será inhabilitado al momento de terminación del contrato laboral por cualquiera de las partes.
La asignación de citas médicas se llevará a cabo, una vez verificada la información del paciente en
SAGIS, de no evidenciar novedades, se continuará con el proceso de agendamiento de citas teniendo en
cuenta : la sede donde el paciente se encuentre zonificado (Piedecuesta, Bucaramanga, Floridablanca o
Girón), el médico asignado para la zona, fecha sugerida por el paciente y su disponibilidad, se informará
la hora de la cita al paciente y el tiempo de anticipación con el que debe reportarse al consultorio o a la tele
consulta.
Para dar cumplimiento de manera efectiva al proceso es importante que:

a) Los agentes de Contact Center, apliquen, PROTOCOLO DE RECEPCIÓN DE LLAMADAS,

designado para la atención en línea de asignación de citas médicas (##PROTOCOLO
RECEPCIÓN DE LLAMADAS).
b) El personal de Contact Center, se comunica con el paciente para conocer cuál es el tipo de
servicio a solicitar y verifica la información suministrada y el estado en el que se encuentra en
la EPS(activo o inactivo) mediante el sistema SAGIS, el cual permite ingresar novedades y
actualización de datos de los pacientes (ver Fig.7), si el paciente no se encuentra activo o
presenta estado de retirado, pendiente ingreso o traslado, sin evidencia de autorización, se le
informa que se debe comunicar directamente con la EPS para atender las posibles novedades
encontradas y el proceso de agendamiento finaliza, si por el contrario hay evidencia de
autorizaciones, es decir, se valida el correo del paciente por parte de la EPS, el agente
continua con el proceso. Después que el agente asigna la cita en el sistema, se suministra la
información pertinente a cada paciente.
c) En el caso que el paciente requiera cita resolutiva (prioritaria) no se comunica vía telefónica,
debe dirigirse directamente a la sede de Bucaramanga o Piedecuesta en donde se le asignará
una cita de momento.
d) En el caso que el paciente requiera cancelar la cita médica, deberá comunicarse con máximo
dos (2) horas de anticipación a la cita, a la línea: 6782828, donde será atendido por un agente
quien hará el respectivo trámite para asignar la cancelación de esta.
VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DEL SISTEMA SAGIS
1. Ingreso al sistema SAGIS (ver Fig.5)
Fig. 5. Registro e inicio de sesión
2. De inmediato se despliega una nueva ventana en el menú principal, allí se escoge el Módulo de
Aseguramiento ubicado en la parte superior izquierda de la ventana. (Ver Fig.6)

Fig. 6 Menú principal
3. Seleccionar consulta de afiliados, e ingresar número de documento del paciente para verificar estado en la
EPS. (Ver Fig.7).
Fig.7 Verificación de estado del afiliado
4. Seleccionar flecha ubicada en la parte inferior izquierda para conocer más información personal del
paciente (Ver Fig.8-9)

Fig.8 Flecha a seleccionar
Fig.9 Información personal del paciente
5. Después de verificar el estado activo del paciente en el sistema SAGIS, se procede a dar clic en el icono
del sistema SAHI que se muestra en la Fig.10, de inmediato se despliega el menú principal donde se
ingresa (con el usuario y contraseña, ver Fig.11).
Fig.10 Icono SAHI Fig.11 Menú principal SAHI
6. Una vez se haya accesado al sistema, se procede a dar clic en configuración (paciente). Ver fig.12

Fig.12 Icono de ingreso información
7. Se ingresa el número de documento del paciente y de inmediato se despliega toda la información

relacionada. Ver fig.13
Fig.13 Información relacionada
8. Dando clic en el icono del reloj se da apertura al recuadro de asignación de citas. Ver Fig.14
Fig.14 Recuadro asignación de citas
9. Diligenciar el recuadro de asignación de citas: En entidad se debe seleccionar Fundación Salud MIA
EPS, se verifica el plan del paciente: régimen contributivo o régimen subsidiado, solicitante: paciente, vía de
solicitud: telefónica, tipo de asistencia: presencial o tele consulta, como el paciente desee, si es tele consulta se
pregunta por qué medio quiere recibir el servicio (vía whatsapp o vía telefónica) a solicitud del paciente. Según

el horario deseado y zonificación, se asigna el médico y consultorio. Para dar agendamiento de la cita, se da
clic en el recuadro ubicado en la parte inferior con nombre “cita”. Una vez se agende la cita el sistema envía
un recordatorio al correo electrónico del paciente con tipo de servicio, día, hora, lugar. Ver Fig.15.
Fig.15 Selección a petición del paciente
10. Una vez agendada la cita, el agente selecciona el icono de novedades de citas, ubicado en la parte
superior, para verificar si el paciente tiene alguna cita pendiente, si se evidencian pendientes, se informa al
paciente y se pregunta si va a participar en las citas que tiene pendientes o si va a cancelar alguna de ellas.
Ver Fig.16
Fig.16 Icono de novedades de citas
11. Para dar cancelación a citas, el agente de Contact Center selecciona el icono de novedades
mencionado en la Fig.16 que da apertura a la ventana de citas médicas donde se ingresa el número de
documento del paciente, se selecciona el recuadro de pendientes que da apertura a la lista de citas
pendientes donde se da clic en la cita o servicio que el paciente desea cancelar en la tecla ubicada en la
parte inferior “C”. Ver Fig.17

Lista de citas pendientes
Fig.17 Lista de citas pendientes
12. Una vez se haya seleccionado “C” de cancelación, se apertura una ventana donde se diligencia:
persona que cancela, causal: motivos personales, observaciones: motivo de la cancelación.
Se selecciona el icono de guardar ubicado sobre la “x” y finaliza el proceso de cancelación. Ver Fig.18.
Fig.18 Motivo de cancelación
6. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

##PROTOCOLO RECEPCIÓN DE LLAMADAS)
7. BIBLIOGRAFIA
N.A
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL PARTICIPANTES

CAMBIO
<La versión es asignada por la <Fecha en que se revisó el <Breve descripción de la <Nombre del participante y cargo
Oficina de Planeación y documento> modificación realizada a la de quien participó en la revisión

Calidad> nueva versión versus la del documento>

anterior, incluir ubicación
especifica(numeral y/o literal)
donde se realizó el cambio>
NOTA: Recuerde que para la elaboración y modificación de documentos, se deben seguir los lineamientos
definidos en el procedimiento P-GCAL201-01 Gestión Documental.

P-Proceso para El Agendamiento General.

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

P-Proceso para El Agendamiento General.

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

P-Proceso para El Agendamiento General.

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

PROCESO PARA AGENDAMIENTO, ASIGNACIÓN Y IMAP

CANCELACIÓN DE CITAS MÉDICAS A TRAVÉS DEL

SAHI: Sistema de agendamiento web de citas médicas.

SAGIS: Sistema de aseguramiento y gestión integral en salud. Software de verificación de información

5. 1 AGENDAMIENTO DE CITAS MÉDICAS

Todos los derechos reservados. FCV y FCV Zona Franca S.A.S

Fig.1 Icono SAHI

Fig.2 Menú principal SAHI

Fig.3 Icono Configuración agendas por día Fig.4 Icono asignación

5.2 ASIGNACIÓN DE CITA MÉDICA

Para dar cumplimiento de manera efectiva al proceso es importante que:

Todos los derechos reservados. FCV y FCV Zona Franca S.A.S

a) Los agentes de Contact Center, apliquen, PROTOCOLO DE RECEPCIÓN DE LLAMADAS,

VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DEL SISTEMA SAGIS

1. Ingreso al sistema SAGIS (ver Fig.5)

Fig. 5. Registro e inicio de sesión

Todos los derechos reservados. FCV y FCV Zona Franca S.A.S

Fig. 6 Menú principal

Fig.7 Verificación de estado del afiliado

Todos los derechos reservados. FCV y FCV Zona Franca S.A.S

Fig.8 Flecha a seleccionar

Fig.9 Información personal del paciente

Fig.10 Icono SAHI Fig.11 Menú principal SAHI

Todos los derechos reservados. FCV y FCV Zona Franca S.A.S

Fig.12 Icono de ingreso información

7. Se ingresa el número de documento del paciente y de inmediato se despliega toda la información

Fig.13 Información relacionada

Fig.14 Recuadro asignación de citas

Todos los derechos reservados. FCV y FCV Zona Franca S.A.S

Fig.15 Selección a petición del paciente

Fig.16 Icono de novedades de citas

Todos los derechos reservados. FCV y FCV Zona Franca S.A.S

Lista de citas pendientes

Fig.17 Lista de citas pendientes

Fig.18 Motivo de cancelación

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

VERSIÓN FECHA DE REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL PARTICIPANTES

Todos los derechos reservados. FCV y FCV Zona Franca S.A.S

Calidad> nueva versión versus la del documento>

Todos los derechos reservados. FCV y FCV Zona Franca S.A.S

También podría gustarte