UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

CENFOTI
Guía Práctica N°4

MICROSOFT EXCEL 2016

I. DATOS INFORMATIVOS:

1.1. Nombre de la asignatura : Hojas de Calculo

1.2. Semestre Académico : 2020
1.3. Tipo de Ciclo : Ciclo Intensivo – julio 2020
1.4. Escuelas Profesionales : Administración, Administración de Negocios
Internacionales, Arquitectura, Contabilidad,
Derecho, Educación, Enfermería, Estomatología,
Finanzas, Ingeniería Civil, Ingeniería de Sistemas,
Ingeniería Industrial, Marketing, Medicina Humana,
Obstetricia, Psicología, Turismo

1.5. Nombre del Docente : Ing. Cupi Qquellón, Edson Jhosimar

Ing. Espetia Huamanga, Hugo
Ing. García Linares, Gonzalo
Ing. Palomino Núñez del Prado, Milner
Ing. Pezo Carlotto, Mary Isabel

II. COMPETENCIAS A CONSEGUIR

Conocer las bibliotecas de funciones de Microsoft Excel 2016, así como elaborar tablas aplicando
las funciones simples. Así estará en condiciones de realizar cálculos con funciones en Excel.

III. CAPACIDAD

Utiliza una hoja de cálculo que le permita elaborar funciones simples en diferentes actividades
tales como máximo, mínimo, promedio, referencias absolutas y relativas.

IV. FUNDAMENTO TEÓRICO:

1. FUNCIONES: La función es una fórmula predefinida para realizar operaciones más

complejas. El objetivo principal de las funciones es simplificar la tarea de construir una hoja
de cálculo.

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2. BOTONES DE FICHA FORMULAS:

2.1. Autosuma: En el menú Inicio o en menú Fórmulas se encuentra el botón de

Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida seleccionando
rangos continuos.
☺ Promedio: Calcula el promedio de las celdas especificadas en el rango
(calcula la media aritmética).
SINTAXIS: =PROMEDIO(número1, [número2], ...)
☺ Contar número: La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que
contienen números y cuenta los números dentro de la lista de
argumentos.
SINTAXIS: =CONTAR(valor1; [valor2]; ...)
☺ Máximo: Devuelve el MAYOR valor numérico que encuentra en el rango
especificado.
SINTAXIS: =MAX(número1; [número2]; ...)
☺ Mínimo: Devuelve el MENOR valor numérico que encuentra en el rango
especificado.
SINTAXIS: =MIN(número1; [número2]; ...)
☺ Contara: La función CONTARA cuenta la cantidad de celdas que no están
vacías en un intervalo.
SINTAXIS: = CONTARA(valor1; [valor2]; ...)

3. TIPOS DE FUNCIONES
Tenemos otros tipos de funciones en Menú Formulas / Bibliotecas de funciones

Para ver más detalladamente clic en el Insertar función aparecerá la siguiente ventana:

CATEGORÍAS:

1. Búsqueda
2. Cubo
3. Estadística
4. Fecha y hora
5. Financiera
6. Información
7. Ingeniería
8. Lógicas
9. Matemáticas y trigonométricas
10. Texto
11. Tiempo
Descripción
de cada
función

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4. Valores de errores estándar

CÓMO CORREGIR UN ERROR #¿NOMBRE?

La principal razón por la que el error ¿#NOMBRE? aparece en la fórmula es que hay un
error ortográfico en el nombre de la fórmula. Vea el ejemplo siguiente:

Importante: El error ¿#NOMBRE? indica que hay que corregir algo en la sintaxis, por lo
que si ve este error en la fórmula, debe resolverlo. No use ninguna función de control
de errores, como SI.ERROR, para enmascarar el error.

Para evitar errores ortográficos en los nombres de fórmula, use el asistente para
fórmulas de Excel. Cuando empiece a escribir un nombre de fórmula en una celda o en
la barra de fórmulas, una lista de fórmulas coincidentes con las palabras que escribe se
muestra en una lista desplegable. Una vez que escribe el nombre de la fórmula y el
paréntesis de apertura, el asistente para fórmulas muestra la sintaxis como activación
de texto.

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La fórmula hace referencia a un nombre que no se ha definido

¿Cuándo la fórmula contiene una referencia a un nombre que no está definido en Excel,
verá el error ¿#NOMBRE?.

Vea el siguiente ejemplo de una función SUMA con referencia a Ingreso, que es un
nombre no definido en el libro.

Solución: Defina un nombre en Administrador de nombres y luego agregue el nombre a

la fórmula.

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La fórmula contiene un error ortográfico en el nombre definido

Si la sintaxis hace referencia incorrectamente a un nombre definido, verá el error

#¿NOMBRE?.

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Continuando con el ejemplo anterior, se creó un nombre definido para Ingreso en la
hoja de cálculo. En el siguiente ejemplo, el nombre no está bien escrito, por lo que la
función sigue generando el error #¿NOMBRE?.

=SUMA(Ingresos)

Solución: Corrija el error ortográfico en la sintaxis y pruebe a aplicar la fórmula de

nuevo.

Sugerencia: En lugar de escribir manualmente los nombres definidos en las fórmulas,

puede establecer que Excel lo haga automáticamente. Para ello, vaya al grupo Nombres
definidos de la pestaña Fórmulas, haga clic en Utilizar en la fórmula y seleccione el
nombre definido que quiera agregar. Excel agregará el nombre a la fórmula.

En la sintaxis faltan comillas dobles para valores de texto

Cuando incluya referencias de texto en fórmulas, tiene que escribir el texto entre
comillas, aunque solo use un espacio. Si la sintaxis omite comillas dobles "" para un valor
de texto, verá el error #¿NOMBRE?. Vea el ejemplo siguiente.

En la sintaxis de este ejemplo faltan comillas dobles para tiene; por eso aparece el error.

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Solución: Vuelva a la sintaxis e inspecciónela manualmente para asegurarse de que los
valores de texto están entre comillas.

Se omitieron los dos puntos (:) en una referencia de rango

Si omite los dos puntos (:) en una referencia de rango, la fórmula mostrará un error
¿#NOMBRE?

En el siguiente ejemplo, la fórmula de ÍNDICE genera el error ¿#NOMBRE? porque faltan

los dos puntos (:) en el rango de D2 a D5.

Solución: Compruebe la sintaxis para asegurarse de que todas las referencias de rango
incluyen los dos puntos (:).

Está usando una función que requiere un complemento específico que no está
habilitado en Excel

Hay algunas funciones de Excel que solo funcionan cuando se habilitan determinados
complementos. El uso de estas funciones de otra manera generará un error ¿#NOMBRE?
Por ejemplo, para usar la función EUROCONVERT, debe estar habilitado el complemento
Herramientas para el euro. Si usa funciones o macros personalizadas que requieren
herramientas para análisis, asegúrese de que el complemento Herramientas para
análisis está habilitado.

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Para habilitar complementos en Excel:

1. Haga clic en Archivo > Opciones.

2. Haga clic en Complementos.
3. En el cuadro Administrar lista, elija Complementos de Excel y haga clic en Ir.
4. Active la casilla correspondiente y haga clic en Aceptar.

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CÓMO CORREGIR UN ERROR #¡DIV/0!

Microsoft Excel muestra el error #DIV/0! cuando un número se divide por cero
(0). Esto puede suceder al escribir una fórmula simple (como =5/0) o si una
fórmula hace referencia a una celda con valor 0 o en blanco, tal como se muestra
en esta imagen.

Evaluar el denominador para 0 o ningún valor

La forma más sencilla de suprimir el error #¡DIV/0! es usar la función SI para evaluar la
existencia del denominador. Si es 0 o ningún valor, entonces muestra 0 o ningún valor
como resultado de la fórmula en lugar del valor de error #¡DIV/0!, de otro modo calcula
la fórmula.

Por ejemplo, si la fórmula que genera el error es =A2/A3, use =SI(A3,A2/A3,0) para que
se devuelva 0 o =SI(A3,A2/A3,””) para que se devuelva una cadena vacía. También
puede mostrar un mensaje personalizado como este: =SI(A3,A2/A3,"Entrada
necesaria"). Con la función COCIENTE del primer ejemplo usaría
=SI(A3,COCIENTE(A2,A3),0). Esto indica a Excel SI(A3 existe, entonces devuelve el
resultado de la fórmula, de otro modo lo ignora).

Usar SI.ERROR para suprimir el error #¡DIV/0!

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CÓMO CORREGIR UN ERROR #¡REF!

La #REF! error muestra cuando una fórmula hace referencia a una celda que no es válida.
Esto ocurre con mayor frecuencia cuando obtengan eliminadas o pegan celdas que se
hace referencia en las fórmulas.

Ejemplo: el error #¡REF! se ha provocado al eliminar una columna

En el siguiente ejemplo se usa la fórmula =SUMA(B2,C2,D2) en la columna E.

Si desea eliminar la columna B, C y D crearía un #REF! error. En este caso, deberá

eliminar la columna C (ventas 2017), y la fórmula debe indicar ahora
=SUM(B2,#REF!,C2). Cuando usa referencias de celda explícitas así (cuando se hace
referencia a cada celda individualmente, separados por punto y coma) y eliminar una
referencia de fila o columna, Excel no puede resolver, por lo que devuelve el #REF! error.
Esta es la razón principal, porque no se recomienda utilizar referencias de celda
explícitas en las funciones.

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Solución

Si, por error, ha eliminado filas o columnas, puede hacer clic inmediatamente en el
botón Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido (o presionar CTRL+Z) para
restaurarlas.

Ajustar la fórmula para que utilice una referencia de rango en lugar de celdas
individuales, como =SUMA(B2:D2). Ahora puede eliminar cualquier columna dentro del
rango de suma y Excel ajustará automáticamente la fórmula. También puede utilizar
=SUMA(B2:B5) para una suma de filas.

Solución

(Pacheco Contreras, 2016) (Sunat, s.f.)la columna para que coincida con el rango de
referencia. =BUSCARV(A8;A2:E5;5;FALSO) sería un rango de referencia válida, como lo
haría =BUSCARV(A8;A2:D5;4;FALSO)

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Referencias relativas

De forma predeterminada, una referencia de celda es una referencia relativa, lo que

significa que la referencia es relativa a la ubicación de la celda. Si, por ejemplo, hace
referencia a la celda A2 de la celda C2, en realidad se hace referencia a una celda de dos
columnas a la izquierda (C menos A), en la misma fila (2). Cuando se copia una fórmula
que contenga una referencia de celda relativa que cambiará la referencia de la fórmula.

Referencias Absolutas

Si desea mantener la referencia de celda original, realice la referencia de celda

absoluta antes de las columnas (B y C) y filas (2) con un signo de dólar ($). A
continuación, cuando copie la fórmula = $B$ 4 * $C$ 4 de D4 en D5, la fórmula sea la
misma.

Estilo de referencia 3D

Hacer referencia de manera conveniente a varias hojas de cálculo (Microsoft, 2018)

=SUMA(Hoja2:Hoja10!A1)

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5. Función SI

La función si es una de las funciones más populares de Excel y le permite realizar

comparaciones lógicas entre un valor y lo esperado.

Por ejemplo, =SI(C2="Sí";1;2) dice: SI(C2 = Sí, entonces devolver un 1, en caso contrario
devolver un 2)

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V. REFERENCIAS

AprendeLibre, G. (25 de JUNIO de 2017). Microsft Excel 2016. Obtenido de

https://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/microsoft_excel_2010/aprende_a
_usar_las_celdas_filas_y_columnas/7.do

aulaClic. (26 de JUNIO de 2017). Curso de Excel 2016. Obtenido de

http://www.aulaclic.es/excel-2016/index.htm

Microsft. (25 de JUNIO de 2017). Obtenido de Novedades en Excel 2016 para Windows:
https://support.office.com/es-es/article/Ocultar-columnas-95146525-ce4f-4ff6-a118-
c0724deb1a98?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

Microsoft. (1 de Marzo de 2018). Información general sobre fórmulas en Excel. Obtenido de

Información general sobre fórmulas en Excel: https://support.office.com/es-
es/article/informaci%C3%B3n-general-sobre-f%C3%B3rmulas-en-excel-ecfdc708-9162-
49e8-b993-c311f47ca173

Pacheco Contreras, J. (2016). Aplicaciones prácticas con EXCEL 2016. Lima: Macro EIRL.

Sunat. (s.f.). Sunat. Obtenido de Sunat: http://www.sunat.gob.pe/index.html

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