Unidad 3 / Escenario 6

Lectura fundamental

Generación de reportes en bases

de datos

Contenido

1 Generación de reportes en bases de datos

2 Etapas para la generación de un reporte

3 Consultas de información en bases de datos

Palabras clave: reportes en bases de datos, consultas en bases de datos, generación de reportes, origen de datos,
bases de datos SQL.
1. Generación de reportes en bases de datos
El objetivo primordial de un reporte es informar de manera simple y objetiva los asuntos relevantes
que son pertinentes a una situación. Se puede definir un reporte para toma de decisión como
aquel que muestra de manera organizada los datos relevantes de una situación específica, en un
tiempo determinado, teniendo en cuenta el flujo de información proveniente de uno o varios
orígenes de datos.

Un reporte es una herramienta esencial para conocer las operaciones de la organización y para
observar el comportamiento histórico y análisis. Adicionalmente, es una forma que está organizada
para identificar y examinar problemas, eventos o encontrar aquello que ha ocurrido en una
organización o que es motivo de investigación. El objetivo primordial de un reporte es informar de
manera simple y objetiva los asuntos relevantes que son pertinentes a una situación.

Las organizaciones tienen frecuentemente necesidad de crear reportes en todas las áreas de negocio.
La complejidad o contenido de cada uno de ellos, dependerá de su finalidad.

Finalmente, cabe anotar que un reporte se diferencia de un ensayo o informe debido a su estructura,
ya que el reporte incluye encabezados en los cuales la información es organizada, indicando secciones
que muestran fácilmente los datos de interés, nos permite discutirlos y analizarlos y finalmente podría
llevarnos rápidamente a una conclusión.

Al realizar un reporte de toma de decisión se espera que:

• Incluya de forma resumida la información de interés relevante sin tener que centrarse en los
detalles. Independiente del número de datos que estén siendo consultados, el reporte debe
mostrar solo la información de interés durante el proceso de análisis.

• Los datos estén organizados de modo que sea de fácil entendimiento, estructurados en
secciones que puedan ser comparadas entre sí. Adicionalmente, los reportes con datos que no
muestran información con un significado para el área de interés deben ser rediseñados.

• La información pueda ser fácilmente comparada en otro espacio de tiempo ya que los
datos no son estáticos y cambian dependiendo del momento en que son consultados. Estas
comparaciones son usadas muy frecuentemente por los líderes organizacionales.

• Permita visualizar gráficamente los datos que este contiene. Un gráfico entendible
complementará la lectura que se tiene de los datos y permitirá mostrar al grupo de interés más
fácilmente el panorama en cierta situación.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 2
 1.1. Tipos de reportes en bases de datos

Una vez se haya decidido qué información será incluida en nuestro reporte y el o los orígenes de los
datos, se debería decidir qué tipo de reporte vamos a crear.

Algunos tipos de reporte de toma de decisión incluyen, no solo la información sobre la cual se
realizará el análisis, sino que además agregan nuevas características como los gráficos, utilizados
como herramienta de mayor comprensión de la información mostrada en el reporte. Adicionalmente
se puede agregar a los reportes información que no propiamente contiene datos provenientes de la
fuente de datos, sino que son datos descriptivos o informativos que ayudan a entender aún más el
reporte mostrado.

• Reporte de toma de decisión básico: contiene información resumida de los datos en la

estructura tradicional del reporte de toma de decisión.

• Reporte de toma de decisión con gráfico: es el mismo reporte de toma de decisión básico, pero
que incluye un gráfico.

• Reporte de toma de decisión con información descriptiva: además de los datos que provienen
de la(s) fuente(s) de información, se pueden agregar secciones informativas o descriptivas.
Algunos ejemplos de estas secciones son objetivo, descripción, audiencia, resumen, ficha
técnica y en general información que enriquece el contenido del reporte.

• Reporte de toma de decisión avanzado: en los reportes avanzados se pueden encontrar datos
de varias fuentes de información, en donde se incluyen escenarios de los mismos datos elegidos,
pero que conllevan a diferentes conclusiones.

• Una combinación de cualquiera de los anteriores reportes.

El criterio de selección de elegir o no cualquiera de los anteriores reportes, dependerá del objetivo
para el cual fue creado.

1.2. Elección del tipo de reporte

El criterio para elegir uno de los tipos de reporte de toma de decisión está dado básicamente en el
objetivo del reporte y el tipo de audiencia que va a consultarlo.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 3
Por ejemplo, un reporte de toma de decisión básico, el cual sólo contiene un resumen de los datos,
organizados en una sola vista, puede ser utilizado por jefes de operaciones o áreas de negocios que
conocen el detalle de los datos y quieren visualizar un consolidado de toda esta información para
la toma de decisión. El hecho de tener solamente los datos no será complicado para este tipo de
audiencia ya que, como se dijo, tienen un conocimiento de los datos que se utilizaron en el reporte.

Por otro lado, el reporte que incluye un gráfico puede ser utilizado en presentaciones a la alta
gerencia. Es probable que este grupo de personas no necesite ver los datos, sino que, con el gráfico,
puedan visualizar más fácilmente la toma de una decisión.

Podemos tener los reportes de toma de decisión con información descriptiva, cuando se van a pasar
informes más detallados (y generalmente impresos) a cierto grupo de interés.

Información como objetivos, introducción, resumen, entre otros, pueden ampliar el entendimiento de
los datos del reporte.

Los reportes de toma de decisiones avanzadas son utilizados en reuniones en donde se hacen
comparaciones entre varias áreas o en espacios diferentes de tiempo de la misma información. El
tener más de un escenario de los mismos datos amplía el espectro dentro de la decisión.

Finalmente, se podría utilizar una combinación de cualquiera de los anteriores reportes, dependiendo
de los requerimientos solicitados por el grupo de interés o tal vez por lineamientos corporativos
existentes para los reportes.

1.3. Partes de un reporte

• Encabezado del reporte: muestra la información relevante sobre el reporte que se va a

presentar.

• Encabezado de página: representa un criterio general de la información que se muestra en

cada sección o página del reporte. Es asignada por un campo del origen de datos que se tomará
como criterio de filtro de visualización de los datos por cada página. Generalmente esta zona se
encuentra en la parte superior del reporte.

• Campos de fila: esta información, conformada por una serie de campos de fila, representa los
datos que serán mostrados en el reporte de manera horizontal.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 4
 Si en el reporte sólo se incluyeran los campos de fila, obtendríamos simplemente un listado con
los detalles correspondientes al campo elegido, sin que nos arrojara un significado concreto,
por lo que esta información deberá ser comparada con otros datos dentro del mismo reporte;
se pueden ubicar campos de una lista o de una tabla de origen a los que se quiera asignar una
orientación de fila en el reporte.

• Campos de columna: representan los datos que serán mostrados en el reporte de manera
vertical. Al igual que la información mostrada de manera horizontal, si solo se incluyera este tipo
de información en el reporte, no tendrían sentido los datos para la toma de una decisión, por lo
que también deben ser combinados con otra información del reporte.

• Área de datos: es la parte del reporte que contiene el resultado de los datos. La información
en el área de datos muestra los datos resumidos de los elementos de las áreas que vienen
organizadas de manera horizontal y vertical. Los valores de cada uno de estos campos, dentro del
área de datos, representan un resumen de los datos procedentes de filas o registros de origen.
Estos datos serán utilizados para realizar cálculos entre ellos, de acuerdo con lo que necesitemos
en el reporte.

• Campo de datos conforman el área de datos: cada uno de ellos tiene una correspondencia
con un dato proveniente de la información del área horizontal como del área vertical. Del
mismo modo, pueden ser recalculados a través del cálculo de una operación matemática o de
comparación lógica.

2. Etapas para la generación de un reporte

2.1. Definir el propósito del informe por generar

Antes de iniciar el diseño de un reporte, debe tenerse total claridad sobre la finalidad del informe y
sobre las necesidades de información que el decisor espera al momento de recibir el reporte.

Es conveniente hacer un listado de las preguntas que se espera resolver al momento de ver el reporte
y responder cada pregunta con la identificación del mecanismo que se utilizará para presentar la
información que dé respuesta a la pregunta planteada.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 5
Por ejemplo, si se espera que el reporte permita determinar cuál sucursal es la que muestra el
mayor nivel de ventas trimestrales, el mecanismo para presentar esta información sería una tabla
comparativa de las ventas por sucursal (tanto en valores monetarios como porcentuales respecto al
total de ventas) y un gráfico de barras.

2.2. Elegir el origen de datos

Todo informe se basa en información que suele estar alojada en tablas o consultas a dichas tablas,
junto con las etiquetas y títulos que identifiquen la información presentada en el informe o reporte. El
conjunto de tablas y consultas que hacen parte del reporte se conocen como registros del informe, y
su selección dependerá de la complejidad del reporte que se desee construir.

2.3. Seleccionar el nivel de jerarquía de la información por presentar

Dependiendo del nivel de granularidad que se espere al momento de presentar el reporte, es

aconsejable hacer un diagrama de árbol en el que se visualice, desde lo general hacia lo particular, el
nivel de jerarquía que se manejará para presentar el reporte. Por ejemplo, si, en un informe de ventas
para el balance de fin de año del área comercial, se desea presentar el reporte de bonificaciones
por ventas al finalizar el año, un diagrama de árbol permite identificar que las bonificaciones totales
se pueden dividir por unidad de negocio y que a su vez cada unidad de negocio puede mostrar las
bonificaciones a cada vendedor discriminadas por grupo de clientes o por trimestre.

De acuerdo con esta jerarquía, se puede elegir que mientras las bonificaciones por unidad de negocio
van en el encabezado de reporte, el nombre del vendedor iría en el campo de fila y el trimestre en el
encabezado de columna.

2.4. Configurar las consultas a través de tablas o gráficos

Después de seleccionar en qué nivel jerárquico irán las distintas agrupaciones de datos, se procede
a configurar cada una de las consultas utilizando las herramientas de la plataforma en la que esté
almacenada la información.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 6
Si los datos están almacenados en Microsoft Excel, la consulta se suele realizar con las herramientas
para construcción de tablas o gráficos dinámicos. Si en cambio la información está en una base de
datos relacional implementada en un lenguaje como SQL, las consultas pueden realizarse a través de
instrucciones sencillas.

3. Consultas de información en bases de datos

La apropiada utilización de la información alojada en una base de datos depende de los métodos con
los que se cuente para tener acceso a dicha información. Para acceder a la información en una base
de datos, no es conveniente que los usuarios ingresen directamente a las tablas de datos, ya que se
puede afectar la integridad de la base de datos con una manipulación inadecuada. Además, sería difícil
filtrar la información relevante cuando se tiene toda la base de datos sin procesar.

Por esta razón las consultas a bases de datos son esenciales al momento de modificar, borrar,
mostrar y agregar datos de acuerdo con las restricciones de acceso configuradas para cada usuario
según su rol.

Una consulta es el método que se utiliza para acceder a los datos, y se realiza mediante un lenguaje de
manipulación de datos DML (Data Manipulation Language).

Realizan consultas a la BD. Este acceso se realiza a través de una consulta a la base de datos.

3.1. Generación de consultas en bases de datos SQL

La estructura típica de consultas a bases de datos relacionales diseñadas en SQL se conoce como
consulta Select-From-Where:

• Select indica el conjunto de atributos que se quieren consultar;

• From hace mención de las tablas o relaciones que serán utilizadas para ejecutar la consulta; y

• Where corresponde a las condiciones que acotarán la búsqueda de los registros a recuperar o
consultar.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 7
Para el caso de una consulta a la base de datos de empleados de una fábrica, estos son algunos
ejemplos de posibles consultas SQL:

• Consulta del nombre, apellido y nivel de ingresos de los empleados que devenguen un salario
superior a 1.500.000:

SELECT nombre, apellido, ingresos

FROM empleado

WHERE empleado.ingresos > 1500000;

• Consulta de todos los atributos contenidos en la tabla empleados y que sean mujeres:

SELECT *

FROM empleado

WHERE género LIKE “F”;

En muchas ocasiones es de interés para el usuario obtener alguna medida cuantitativa relacionada
con los datos numéricos contenidos en las tablas de la base de datos. Por ejemplo, un promedio,
valor máximo, mínimo o desviación estándar permiten conocer el comportamiento de una variable de
interés para la toma de decisiones, o pueden ser utilizadas para alimentar un indicador de desempeño
al interior de la organización.

• Consulta de los ingresos promedio de todos los empleados:

SELECT avg(ingresos)

FROM empleado;

Este tipo de operaciones de consulta de bases de datos en SQL hacen parte de lo que se conoce
como operaciones CRUD (Create, Read, Update and Delete): operaciones de creación, lectura,
actualización y borrado de datos.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 8
 3.2. Ejemplos de consultas en bases de datos aplicando condiciones o restricciones

A continuación, se presentan otros tipos de consulta de bases de datos en los cuales se hace uso de
diferentes patrones de búsqueda:

Instrucción LIKE:

• Consulta de todos los empleados cuyo apellido empieza por la letra “J”:

SELECT *

FROM empleado

WHERE apellido LIKE “A%”;

• Consulta de todos los empleados cuyo nombre termina por la letra “Z”:

SELECT *

FROM empleado

WHERE nombre LIKE “%Z”;

Instrucción BETWEEN:

• Consulta de todos los empleados cuyos ingresos están entre 900.000 y 1.200.000:

SELECT *

FROM empleado

WHERE ingresos BETWEEN 900000 y 1200000

• Consulta de todos los empleados cuya fecha de nacimiento esté entre el 2 de mayo de 1978 y el
31 de enero de 1995:

SELECT *

FROM empleado

WHERE fechanacimiento BETWEEN ‘19780502’ AND ‘19950131’

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 9
Instrucción ORDER BY:

• Consulta de todas las empleadas organizadas por fecha de nacimiento de forma ascendente y
por apellido de forma descendente:

SELECT *

FROM empleado

WHERE género LIKE “F”

ORDER BY fechanacimiento, apellido DESC

Dado el amplio uso de las bases de datos relacionales como SQL, se eligió este lenguaje de
manipulación de datos como ejemplo para mostrar la facilidad de uso de las consultas en sistemas
de información. Cabe anotar que en otros lenguajes de programación y plataformas orientadas a la
gestión de bases de datos.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 10
Referencias
Filip, F. G. (2007). Management Information Systems: Managing the Digital Firm (Book Review).
International Journal of Computers Communications & Control, 2 (1), 103-105.

Guerrero, H. (2010). Excel Data Analysis, Modeling and Simulation. New York: Springer.

Heijden, H. (2009). Designing Management Information Systems. New York, USA: Oxford University
Press.

Lache, L., León, A., Bravo, E., Becerra, L. y Forero, D. (2016). Las tecnologías de información y
comunicación como prácticas de referencia en la gestión de conocimiento: una revisión sistemática de la
literatura. Revista UIS Ingenierías, 15 (1), 27-40.

Oz, E. (2009). Management Information Systems (6.a ed.). Pennsylvania, USA: Thomson Course
Technology.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 11
 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Gestión de la Información

Unidad 3: Reportes e indicadores en bases de datos
Escenario 6: Generación de reportes en bases de datos

Autor: Oscar Javier Parra Ortega

Asesor Pedagógico: Luisa Esperanza Rincón Jiménez

Diseñador Gráfico: Cristian Navarro
Asistente: Ginna Quiroga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 12