1

Aplicaciones
informáticas

Etapa 3: Transferencia
3

Tabla de contenido
Introducción ................................................................................................................................4

Pregunta orientadora ..................................................................................................................4

1. Consolidación de informes ...................................................................................................5

1.1 Articulación entre aplicaciones para la consolidación de informes......................... 5

1.2 Presentación efectiva de informes........................................................................12

Recursos complementarios .......................................................................................................14

Referencias...............................................................................................................................15

Glosario ....................................................................................................................................15
4

Introducción
La consolidación de informes es una de las tareas mejor recibidas en el mundo empresarial,
puesto que permite comprender información del negocio de una manera muy simple y rápida y
de esta manera tomar decisiones. Como técnicos administrativos es común que no se tomen
decisiones, pero si se va a solicitar por parte de cargos superiores ayuda en la presentación de
información, por lo que conocer de diversas estrategias para la presentación de estos será de
gran ayuda.

Uno de los conceptos que más se relacionan con este ejercicio es el del Business Intelligence o
Inteligencia de Negocio, vamos a iniciar definiéndolo para luego llevarlo a un escenario aplicado
y útil en el desarrollo de las competencias claves que se han planteado en este curso, y que le
permitirá hacer uso de múltiples estrategias para el procesamiento de datos a partir de propósitos
específicos siguiendo tareas, tales como:
1. Hacer uso de múltiples estrategias para el procesamiento de datos a partir de propósitos
específicos
2. Presentar información resultado del procesamiento de datos como apoyo en la toma de
decisiones

Pregunta orientadora
¿Cómo hacer uso de múltiples estrategias para el procesamiento de datos a partir de propósitos
específicos y de esta manera presentar información resultado del procesamiento de datos como
apoyo en la toma de decisiones al interior de las empresas o en la vida diaria?
5

1. Consolidación de informes

Como se mencionó anteriormente, los informes permiten presentar información con el fin de
conocer cómo va el negocio o cómo se vienen desarrollando determinadas actividades.

1.1 Articulación entre aplicaciones para la consolidación de informes

En los últimos años el concepto de Business Intelligence ha tomado fuerza, principalmente por
el poder de los informes que desde allí se presentan y la manera de manipular grandes
volúmenes de datos. Este concepto hace referencia al uso de estrategias y herramientas que
sirven para transformar información, con el objetivo de mejorar el proceso de toma de decisiones
tanto a nivel personal u organizacional. Es de esta manera, como se busca procesar toda la
información de múltiples fuentes para tomar las mejores decisiones posibles.

Para el año 2020 el mercado global de Business Intelligence creció a razón de un 7% anual, por
lo que se pueden desagregar algunas ventajas de estas herramientas:
1. La capacidad de analizar de forma combinada información interna y externa procedente
de distintas fuentes.
2. Una mayor profundidad de análisis al tener más información y mejor manera de tratarla.
3. La posibilidad de remontar ese análisis atrás en el tiempo en base a series históricas.
4. La capacidad de realizar proyecciones y pronósticos de futuro en base a toda esa
información.
5. Un reporte de información más completo y dinámico de cara a conseguir el
“empowerment” de los “stakeholders” del negocio

El flujo de información desde el momento en el que se recolectan los datos hasta el momento en
el que se toman las decisiones suele presentarse a partir de cinco tareas: a) extracción de las
fuentes de datos, b) limpieza y transformación de la información, c) visualización de los datos, d)
análisis de los datos y e) toma de decisiones.

Esta herramienta se combina muy bien con otras aplicaciones de la Suit de Office 365 como lo
es Excel y Word. Es por ello, que te invitamos a instalarla y desarrollar los ejercicios prácticos
que se recomiendan en este espacio. De esta manera, desarrollaras las habilidades necesarias
para el curso y tendrás la capacidad de adoptar múltiples herramientas en el logro de objetivos
concretos desde el campo académico y profesional.

Instalación y personalización del entorno de BI de Microsoft

1. Descargar Power BI Desktop (free): https://powerbi.microsoft.com/es-es/desktop/
2. Ejecutar el archivo de descarga e instalarlo en la PC
3. Registrarse con una dirección de correo institucional UCompensar puesto que hace parte
de los servicios de Office 365
4. Descargar R Studio https://cran.r-project.org/bin/windows/base/
5. Activar R en Power BI

Revisa los siguientes video tutoriales para comprender el procedimiento:

1- Instalación de Power Bi https://www.youtube.com/watch?v=KfbRLnNf6zg
2- Entorno de trabajo de Power BI https://www.youtube.com/watch?v=cGCHEneY3Ro
6

Fuentes de datos susceptibles de ser incorporados en Power BI

En relación con la extracción transformación y carga de la misma en PowerBI, debemos recordar

la importancia de contar con fuentes de información fiables y de calidad garantizando la
integridad de los datos. De allí, se hace necesario recopilar la información y limpiarla antes de
ser procesada en términos de la generación de informes.

En primer lugar, vamos a hacer un pequeño resumen de las fuentes de información que podemos
importar en PowerBI como lo es: Excel, Facebook, Google Analytics, etc. Consulta este enlace
para que te puedas hacer una idea de la potencia de esa herramienta
https://docs.microsoft.com/es-es/power-bi/connect-data/power-bi-data-sources

Para el ejemplo que guiará este curso, vamos a cargar una fuente de datos con las ventas de
una empresa entregada en un archivo DataBaseSales.xls (recomendamos descargar el archivo
y seguir el paso a paso). Únicamente con esta información veremos que se pueden sacar
bastantes conclusiones comparado con otra fuente adicional. Los pasos para iniciar a trabajar
son:

1- Abre PowerBi y en el menú Home seleccione Get Data. Seleccione el archivo que acaba
de descargar o el que contiene los datos a ser analizados.

2- Una vez cargados los datos seleccione la hoja de Excel que contiene la información y dé
clic en Load.
7

3- Una vez cargada la información podrás darte cuenta de que en el menú de Fields al lado
derecho de la aplicación se despliegan todos los campos presentes en la hoja de Excel. Es
de esta forma, como si el documento es modificado desde Excel y se adiciona nueva
información asociada con las ventas, no será necesario volver a cargar la información
nuevamente, sino que bastará con presionar el botón de Refresh ubicado en la cinta de
Home.
8

4- Ahora queremos cruzar la información de los clientes con la renta per cápita por país.
Para ello vamos a realizar una búsqueda tradicional en Google con el criterio renta per
cápita por país. Podemos identificar que Google nos recomienda una información
presente en el portal de Wikipedia, vamos a tomarlo como referencia para conocer cómo
PowerBi se sincroniza con información presente en la Web

Fuente:
https://es.wikipedia.org/wiki/Anexo:Pa%C3%ADses_por_PIB_(nominal)_per_c%C3%A1pita

5- Diríjase nuevamente a Get Data, seleccione web dentro de las fuentes y en From Web
seleccione básica y copie la URL de Wikipedia.
9

Y luego Conectar

6- Una vez realizado el ejercicio vemos que encontramos 6 tablas con la información
presente en Wikipedia. La tabla 3 por ejemplo, nos muestra la información de los países
con su renta en dólares, de esta manera, si la información cambia en la web,
automáticamente cambiará la información al interior de nuestro PowerBI tan solo con dar
clic en refrescar.
10

7- Explora cada una de las tablas extraídas y valida la información allí presente.
8- Da clic en Load y verifica los campos presentes en Fields
9- Da clic en Rename y da un nombre significativo a la tabla, por ejemplo, renta per cápita

Como podrás ver ya cuentas con todos los datos al interior de PowerBi lo que permitirá pasar a
la etapa de Limpieza de datos y transformación con Query Editor.
11

Limpieza de datos y transformación con Query Editor.

Al dar clic en Recent Sources tendremos un listado de las últimas fuentes de datos utilizados y
al dar clic sobre él, permite editarlo con el Power Query Editor. Allí podrá realizar todo el ejercicio
de limpieza de los datos para posteriormente ser tratados. Por limpieza se entiende validar que
todos los cambios tengan información coherente y certera y en caso de no, acudir a las fuentes
que le permiten completarlo garantizando información de calidad.

Revisa la vista del Power Query Editor con el fin de realizar la limpieza de la base de datos.
Observa con atención el siguiente ejemplo y aplica el procedimiento a la tabla de ventas y de
ingreso per cápita cargado en nuestro ejemplo https://www.youtube.com/watch?v=ylgxcHgB35o

Como podrás notar hay datos de venta que se obtienen al aplicar formulas básicas de columnas
calculadas. Revisa el siguiente tutorial para comprender la diferencia entre columna calculada y
medidas https://www.youtube.com/watch?v=Dyev54Q2Rvk . Realiza las operaciones que sean
necesarias para que la base de datos sea de calidad y proporcione datos sin errores susceptibles
de ser eliminados o corregidos desde un inicio.

Ya finalmente, una vez analizada la información en PowerBi podemos proceder a redactar un

informe en Microsoft Word que permita comprender todo aquello que los datos quieren presentar,
12

para ello te invitamos a revisar el siguiente tutorial

https://www.youtube.com/watch?v=w7M__yj0qlQ

1.2 Presentación efectiva de informes

Como ya lo hemos revisado, el contar con información organizada permite que el presentarla en
diversas herramientas como Word, PowerPoint o Canva sea realmente muy sencillo. En este
espacio revisaremos como proceder con una presentación en Microsoft PowerPoint. Por lo
general, estas presentaciones serán utilizadas en presentaciones a viva voz o presenciales,
revisemos algunas recomendaciones de Sebastian Lora, un reconocido comunicador, en relación
con el cómo realizar presentaciones efectivas:

1- Cómo hablar en público y lograr impacto usando pausas inteligentes

https://www.youtube.com/watch?v=4usdgGgfNbo
2- Las muletillas y las presentaciones efectivas
https://www.youtube.com/watch?v=hNpRnN7d_fQ
3- Cómo Hablar en Público con Naturalidad y Como un Profesional | 5 Consejos de oratoria
básica https://www.youtube.com/watch?v=bCfu0odGiWI

Ahora que hemos revisado algunos aspectos de nuestra forma de actuar a la hora de realizar
presentaciones, te invitamos a revisar el aspecto técnico.

Una presentación visual efectiva es sin duda, considerada como un recurso valioso para atraer
la atención de otros y para lograr que aquello que queremos comunicar sea escuchado. Es de
esta manera como los expertos recomiendan que las presentaciones no deben ser
improvisaciones y se deben planear para que logren alcanzar el objetivo que pretenden. Algunos
de los pasos recomendados son:

1- Planear el contenido, para ello es importante tener claridad sobre ¿Qué es lo que se
quiere comunicar? ¿Cuál es el objetivo de ese mensaje? ¿Qué se quiere que la audiencia
piense, sienta o realice? ¿Cuántas partes o secciones tiene ese mensaje?
2- Conocer la audiencia, en este aspecto es clave definir ¿Quién conforma la audiencia?
¿Con qué tipo de lenguaje está familiarizada? ¿Qué tipo de intereses específicos posee?
3- Establecer los recursos, en este aspecto conviene establecer ¿Qué tipo de elementos
visuales requiere (imágenes, gráficos, íconos, videos)? ¿Qué textos se requieren?
¿Cuál es su extensión? ¿Cuál es la relación texto-imagen?

Revisa esta guía con el fin de establecer una secuencia adecuada a la hora de realizar una
presentación. Es clave comprender que la herramienta es lo de menos, lo clave es contar con un
guion y establecer qué se quiere https://leo.uniandes.edu.co/index.php/oralidad-sec-menu/87-
guia-para-elaborar-una-presentacion-efectiva-en-power-point

Para complementar la información anterior, a continuación, se resumen algunos de los

principales consejos que podrás encontrar en forma reiterativa en los recursos de soporte
recomendados. Ellos son:

1. Empieza con pie derecho y en firme: Cuando comienzas una presentación las personas
están atentas a lo que quieres decir y contar así que se debe iniciar con un discurso que
permita a las personas estar conectadas por un buen tiempo. Se recomienda iniciar con:
13

Una afirmación llamativa, a manera de ejemplo: «Para mí, #PrincePhilip era una estrella
de rock. Solo lo vi una vez y tuvieron que retenerme, como cuando escuché
#PaulMcCartney en el Garden … lo perdí», Midler escribió en el sitio de redes sociales;
También se puede acudir a una cifra sorprendente, “Según el Instituto Johns Hopkins,
al lunes 16 de marzo de 2020 existen casi 170.000 casos confirmados de coronavirus
COVID-19 en todo el mundo”; una historia o anécdota personal “Fecha: Agosto 2000
Lugar: Salzburgo (Austria) Anécdota: Estaba escuchando tranquilamente a la guía como
nos describía la Casa Natal de Mozar, de repente, me da por coger la mano de mi novio
que en “teoría” estaba detrás de mí y oigo una vocecilla como salida de ultratumba
diciendo: “perdona, pero creo que mi mano no es la que quieres coger” me giro y TIERRA,
TRÁGAME!!!! Allá estaba una adorable viejecilla plantada y mi mano estaba enlazada a
la suya así que podéis imaginar: ¡¡¡yo roja como un tomate y salí de allí lo más rápido que
pude!!!”. Estos son solo unos ejemplos, pero también suele recomendarse una nota de
humor (chiste o broma), una pregunta, ya sea retórica o no; una cita hecha por alguien
famoso que pueda ser aplicada al tema; una metáfora sencilla, sobre todo si el tema que
vas a exponer es complejo.
Aquí te recomendamos 10 charlas imperdibles de TED en español
https://www.cuentafacto.es/tu-interes/10-charlas-imprescindibles-ted-espanol-
emprendedores/

3- El segundo gran consejo es simplifica el contenido de tu presentación, es importante

considerar que las personas que te oyen no van a recordar todo aquello que les digas,
pero si puedes nombrar lo más importante y recomendar otros escenarios, documentos,
libros, donde se puede profundizar sobre el tema. A manera de ejemplo, es mucho más
agradable para el lector, encontrar aquí información clave y una serie de vínculos donde
puede practicar lo aprendido, explorar nuevos escenarios y ampliar su conocimiento. “Una
de las técnicas más utilizadas para simplificar adecuadamente el contenido de una
presentación es dividirla en sus tres puntos o secciones más importantes. Si los
mencionas al inicio, los desarrollas, y los vuelves a citar antes de concluir, esos tres
puntos serán realmente asimilados por el público” (Hello Creatividad, 2021).

4- Otros de los aspectos a considerar es trabajar el ritmo y la entonación, para mantener la

atención es importante que las personas sientan algo con lo que dices. Una de las
variables que más juego te va a dar para conseguirlo es el ritmo, para ello, puedes hablar
en forma lenta en los apartados que presentan una mayor dificultad en términos de
comprensión y acelera el ritmo en aquellos fragmentos formados por contenidos ligeros
y notas irónicas.

5- Sin duda una de las recomendaciones que más potencia genera es contar historias,
puesto que nosotros estamos formados para escuchar y comprender historias, sin duda,
esta ha sido una capacidad que disfrutamos y que ha permitido que las historias no pasen
en el tiempo. Sebastián Lora tiene una charla muy interesante en relación con el arte de
contar historias, revísala con atención y ten presente los elementos que él te recomienda
https://www.youtube.com/watch?v=TxnOmmwoMZU&t=2s

Ahora que conoces los principales consejos a la hora de realizar una presentación. Aquí algunos
videotutoriales de ayuda para desarrollar tus capacidades en PowerPoint y Canva:
Hurtado, D (2020). Curso completo de Power Point.
https://www.youtube.com/channel/UCUnwzUFwZvQRcuIVgv5pD7Q
14

Recursos complementarios

(2020). Generación aprende. Cómo usar Canva. URL:

Recurs
https://www.youtube.com/watch?v=kdE6ZmT5MI
o video
1
Recurs (2020). Generación aprende. Presentaciones con Canva.
o videoURL: https://www.youtube.com/watch?v=P2gSJ61v4MA
2
Recurs (2020). Hurtado, D. Curso completo de Word y Excel.
o3 https://www.youtube.com/channel/UCUnwzUFwZvQRcuIVgv5pD7Q
Recurs Hello creatividad (2021). ¿Cómo hacer presentaciones efectivas?
o https://hellocreatividad.com/como-hacer-presentaciones-efectivas/
lectura
1
Recurs
o
lectura Universidad Politécnica de Valencia (2021). Excel: gestión de
2 datoshttps://www.edx.org/es/course/excel-gestion-de-
(según datos?index=spanish_product&queryID=71b364b15fec565a8a1b7a228f2d66e8&positi
horas on=2
del
curso)
Recurs Análisis y diseño detallado de aplicaciones informáticas de gestión / Mario G Piattini
o (et...al) https://biblioteca.ucompensar.edu.co/cgi-bin/koha/opac-
lectura detail.pl?biblionumber=2898&query_desc=aplicaciones%20inform%C3%A1ticas%20
2
(según Corad Carlberg (1996). Análisis de los negocios con Excel
horas https://biblioteca.ucompensar.edu.co/cgi-bin/koha/opac-
del detail.pl?biblionumber=12994&query_desc=excel%20
curso)
15

Referencias

(2021). Hello creatividad. ¿Cómo hacer presentaciones efectivas?

1
https://hellocreatividad.com/como-hacer-presentaciones-efectivas/
(2021). Universidad Politécnica de Valencia. Excel: gestión de
2 datoshttps://www.edx.org/es/course/excel-gestion-de-
datos?index=spanish_product&queryID=71b364b15fec565a8a1b7a228f2d66e8&position=2
(1996). Corad Carlberg. Análisis de los negocios con Excel
https://biblioteca.ucompensar.edu.co/cgi-bin/koha/opac-
3
detail.pl?biblionumber=12994&query_desc=excel%20

Glosario

Objeto: Un objeto en power point es una forma, un fragmento de texto, una línea o una imagen.

Diapositiva: Las diapositivas de power point son cada uno de los elementos que constituyen la
presentación y cada una de ellas podría identificarse con una lámina o página.

Presentación: Una presentación PowerPoint, es un archivo PPS que muestra una serie de
diapositivas digitales multimedias y que, por lo general, permiten presentar un determinado tema.

Hipervínculo: un hipervínculo es una conexión entre dos diapositivas de la misma presentación.

Transición: Las transiciones de diapositivas son efectos de tipo animación que se producen en
la vista Presentación con diapositivas, cuando pasa de una diapositiva a la siguiente.

Presentación personalizada: Hay dos tipos de presentaciones personalizadas: básicas y con

hipervínculos.

Comentario: Un comentario es una nota que puede adjuntar a una letra o palabra de una
diapositiva o a una diapositiva completa.

Clasificador de diapositivas: La vista Clasificador de diapositivas es una vista de las diapositivas

en forma de miniaturas.

Patrón de diapositivas: Un patrón de diapositivas es la diapositiva principal en una jerarquía de

diapositivas que guarda toda la información sobre el tema y los diseños de diapositiva de una
presentación.

Orientación de la diapositiva: La orientación de las diapositivas en un archivo de PowerPoint no

se puede alternar, es la misma para todas las diapositivas de ese archivo.

Recorte de pantalla: Se trata de imágenes que genera PowerPoint automáticamente a partir de

una captura de pantalla, es decir, que representan ventanas o elementos que se están mostrando
en nuestro ordenador.
16

WordArt: WordArt es una característica que viene implementada en Word, Excel, PowerPoint y
Publisher de Microsoft Office desde hace bastantes versiones, que permite diseñar diferentes
estilos de texto con efectos especiales, texturas, sombras.

Nueva diapositiva: Para insertar una nueva diapositiva en blanco, en su documento.

Asistente para auto contenido:está diseñado para que sea más fácil crear la presentación al
proponer ideas y sugerencias para el tipo de presentación, formato de entrega y opciones de
diapositivas.

Diagrama: Un diagrama es una representación gráfica de las relaciones que existen en

determinada información.

Hipertexto: Links o código HTML... es cuando usas el lenguaje de las páginas web para
representar vínculos o cosas en power point.

Intervalo: Los intervalos son los tiempos asignados a cada diapositiva durante una presentación,
es lo que dura en pantalla cada una de ellas.

Marcador de posición: Los marcadores de posición son cuadros con bordes punteados que
forman parte de todos los diseños de diapositivas.

Narración: Una narración puede mejorar las presentaciones basadas en Web o las que se
ejecutan automáticamente.

Notas del orador: son las notas escritas al pie de página en una presentación de PowerPoint.

Panel de tareas: El Panel de Tareas muestra las tareas más utilizadas en PowerPoint y las
clasifica en secciones, por ejemplo crear una nueva presentación en blanco o abrir una
presentación.

Presentación web: En PowerPoint, cuando guarda una presentación como una página Web de
un solo archivo, todo lo que necesita para ejecutar la presentación está guardado con el archivo.