UNIDAD 2.

LA PREVISION

CAPITULO 1. LA PREVISION Y LA ADMINISTRACION

IMPORTANCIA

La actividad previsiva debe proporcionar en su trabajo la posibilidad de crear una gama de alternativas que, en
términos generales, le permitan derribar, evadir o eliminar el efecto negativo de las variables que lo afecten, y
aprovechar al máximo aquellas que actúan con efecto positivo.

• Le proporciona información sobre los efectos de muchas variables en su trabajo.

• Le permite adelantarse al futuro y conocer qué puede suceder.
• Facilita la tarea planificadora
• Da la base para tomar decisiones
• Permite plantear hipótesis y supuestos válidos
• Ayuda a minimizar errores y fallas.

UBICACIÓN DENTRO DEL PROCESO

La ciencia como tal trabaja intentando descubrir, por medio de la investigación y el razonamiento, basada en
fenómenos que la inquietan y que son motivo de frecuente observación, los hechos generales y particulares
que la afecten y/o se puedan derivar de ellos.

Conocer el pasado, entender el presente y predecir el futuro, permite al administrador tener un sólido
conocimiento de las situaciones que actúan sobre su trabajo y, sobre esta base, estar en capacidad de tomar
mejores decisiones.

BASADOS EN SITUACIONES REALES Y CONCRETAS, PODRA PLANTEAR SUPUESTOS

VALIDAS.

La previsión sienta base para la toma de decisiones relacionada con la planeación.

NATURALEZA DE PREVISION

No puede concretarse planes sin antes prever, dado que la previsión responde a la pregunta: ¿Qué puede
hacerse?

• Debe establecer con claridad el fin que desea alcanzar

• Debe investigar para recolectar toda la información necesaria y confiable sobre las variables que
influencian el propósito
• Debe coordinar los diversos medios a su disposición en la mejor forma posible, de bodoque le
permitan escoger la base de sus planes

PRINCIPIOS GENERALES

PREVISIBILIDAD
La previsión descansa sobre la base de un supuesto o hipótesis que se
plantea de acuerdo a las probabilidades, las cuales serán mayores a la
medida en que se apoye en datos reales, situaciones conocidas y ciertas, y
se haga con utilización de métodos estadísticos o de calculo eficientes

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 • Aplicar métodos adecuados para la determinación de los factores
• Hacer un estudio analítico de cada uno de los factores que han de
intervenir en la determinación de los hechos futuros de su trabajo.
• Utilizar instrumentos de investigación que sean consistentes en el
fenómeno que desea investigar.
OBJETIVIDAD
Ser objetivo en la apreciaciones que haga sobre los elementos que son
motivo de investigación
MEDICION
Entre mayor información se posea hay mayores probabilidades de acertar,
con estudios estadísticos dando así un carácter técnico y científico a su
actividad, porque le permite determinar matemáticamente las tendencias

CAPITULO 2. INICIACION DEL CAMBIO EN EL AMBIENTE EMPRESATIAL

Factor Interno

La investigación del funcionamiento de las diversas áreas de la compañía, han de permitirle la realización de
un diagnostico que indique cuáles son las fuerzas, capacidades y potencialidades, los puntos débiles, fallas o
errores que la puedan colocar en una situación de insuficiencia para la correcta consecución de un
determinado objetivo.

• Proporciona información que, comparada con el factor externo, presenta mayor indice de confiabilidad.
• Es más fácil el acceso a la información
• Es menos costosa la recolección de la información
• Es controlable y manejable por la empresa

Factor externo

Es importante que la información externa se integre con la referencia a las realidades internas de la empresa,
ya que las dos situaciones deben necesariamente complementarse para establecer tanto la viabilidad de un
objetivo como la forma de alcanzarlo.

• Proporciona información con un menor índice de confiabilidad

• Presenta mayor dificultad de acceso a la información
• Es mas costosa la recopilación de a información
• No es manejable ni controlable por la empresa

Para decidir sobre el curso de acción o sobre cualquier otro aspecto con base en la información recolectada,
debe, necesariamente, hacerse la previa ponderación de los dos factores: interno y el externo.

VARIABLES QUE INTERESA ANALIZAR

• Sobre Que variables está interesado en obtener información

• Cuál debe ser la amplitud de esa información
• Cuales variables presentan mayor dificultad de acceso o, en su defecto, más facilidad para llegar a las
fuentes.
• Cuáles son susceptibles de presentar mayor cantidades datos.
• Cuáles proporcionarían información más confiable, etc.

CAPITULO 3. PROCEDIMIENTOS GENERALES Y PARTICULARES DE PREVISION

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 • Experimentación
• La observación
• Extrapolación de
• Las encuestas
tendencias
PROCEDIMIENTOS • Análisis de
• Las correlaciones PROCEDIMIENTOS
evolución
• Las covariaciones PARTICULARES
GENERALES • Análisis de
• Las comparaciones y los
decisiones
auto controladores
• Índices de
coyuntura

CAPITULO 4. LA INVESTIGACION

PROCEDIMIENTOS GENERALES DE INVESTIGACION

Descansa sobre la idea de que una tendencia cualquiera del pasado puede renovarse,
continuar vigente en la empresa siempre y cuando sea correctamente observada y se
halle desprovista de variaciones de tipo de accidental o estacionario.
LA
EXTRAPOLACION
El administrador debe tener acceso al conocimiento necesario para establecer una
prolongación de la curva de una función lineal. El tiempo designado debe ser corto
con respecto al de referencia para tener mayor índice de validez
Es la existencia de una relación entre dos variables de una distribución estadística,
se utiliza para análisis de factores de mercado.
LA CORRELACION
La correlación mide las variaciones en las dos series de datos históricos. Es una
medida más precisa
Perfeccionamiento de la correlación. La variación correlativa de las variables (2) no
LA COVARIACION se manifiesta con un desfase más o menos constante en el tiempo. Permite prever la
fecha de evolución ulterior de una variable a partir de la evolución actual de otra.
LAS
Compara en el espacio y en el tiempo el comportamiento de las variables
COMPARACIONES
consideradas como medio de previsión, le permitirá contar con datos MAS
Y LOS
REALES y concretos
AUTOCONTROLES

PROCEDIMIENTOS PARTICULARES DE INVESTIGACION

LA Es una forma de obtener información o decidir entre diferentes alternativas,

EXPERIMENTACION experimentando o probando a ver qué sucede. El experimentador debe:

• Identificar perfectamente el fenómeno sobre el cual quiere investigar.

• Definir las características y las variables que intervienen en el fenómeno
• Introducir un cambio o transformación en una de las variables, manteniendo las
demás constantes.
• Si el fenómeno lo permite, debe rotar dicha transformación por las otras variables,
manteniendo siempre el resto constantes.
• Introducir todos los cambios que sean necesarios para la obtención de
información.
• Clasificar y tabular la información para permitir la toma de decisiones.

Sucintamente: Cuando se introduce un cambio en una variable y las demás

permanecen constantes, las reacciones de los elementos del fenómeno seran

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 resultado único y exclusivo de dicho cambio de dicha variable. Habiendo recopilado
la información de cada experimento en las variables del fenómeno, se prodrá tomar
una decisión.
Consiste en obtener información en forma directa, a través de un conjunto de
operaciones mediante las cuales particularidades de un fenómeno se identifican,
describen y se clasifican en forma correcta:

• Hechos: Se ajusta a la observación de aquellos hechos que a usted le interesa

analizar, para aplicarlos posteriormente a su labor administrativa. Reglas:

• Determinar con anterioridad los aspectos precisos del hecho que desea
LA OBSERVACION
observar.
• Tomar notas breves de los datos más importantes y de los detalles de su
contenido
• Distinga los hechos observados de la interpretación con otros le den a los
comentarios que se hagan. Todo es útil pero no debe confundirlos.
• Experiencias: Mirada retrospectiva del pasado
• Registro: Todo registro sistemático llevado le servirá como valioso medio
de control
LA ENCUESTA Medio que permite obtener información de la opinión de otros sobre determinados
factores que a usted le interese analizar o verificar. Toda encuesta se prepara con una
batería de preguntas consignadas en un cuestionario que facilita posteriormente su
tabulación. Debe referirse solamente a la parte del fenómeno que le interesa en la
función administrativa. Formas

• Encuesta directa: certeza de quién la responde

• Encuesta telefónica
• Encuesta por correo

LA ENCUESTA POR CUESTIONARIO

• Determinar el ámbito de lo que va a investigar

• Muestreo
• Formular el cuestionario

• Tamaño
• Naturaleza de las preguntas
• Objetivo
• Secuencia lógica (encadenamiento de lo sencillo a lo complejo buscando el
interés del encuestado)
• Claridad (lenguaje claro)
• Recolectar datos
• Tabular datos
♦ Organizar el medio de tabulación al momento de diseñar el
formulario
♦ Utilice números índices
♦ Analizar e interpretar resultados

LA ENCUESTA POR ENTREVISTA

Depende de la habilidad del entrevistador. Poco costosa,

experiencias de relaciones humanas e incremento de la capacidad de

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 análisis y criterio. Se utiliza para:

♦ Admisión de personal
♦ Salida de personal
♦ Problemas del empleado
♦ Colaboración de los empleados
♦ Particularidades de los accidente de trabajo
♦ Cosechar opiniones para mejorar

CAPITULO 5. EL DIAGNOSTICO

El principal objetivo del diagnostico empresarial es la localización y análisis de las fallas existentes a distintos
niveles en la empresa, y poder llegar al planteamiento de una gama de alternativas de solución con base en un
plan de acción que sea acorde con el análisis integral de la organización.

El diagnostico debe ser en el menor tiempo posible y el plan que elabore con este fin debe mostrar la forma de
obtener buenos resultados, preferiblemente a corto plazo.

• El diagnostico preventivo: Se realiza periódicamente, respondiendo a políticas. Se presenta sin necesidad de

que existan señales de algún mal funcionamiento y su finalidad es la de detectar problemas incipientes.
• El diagnóstico correctiva: Se aplica cuando existe un problema en la compañía. Permite establecer cuales y
de que tipo son las medidas correctivas necesarias para eliminar las caudas y hacer desaparecer tanto el
síntoma como el problema.

FASES PARA LA ELABORACION DEL DIAGNOSTICO

La empresa debe preparar la información preliminar que le servirá como base para su
tarea. Se debe plantear a la gerencia cual será un programa de acción, describiendo las
PREPARACION
actividades que se requieren para realizar el estudio. Programar reuniones con las
personas que puedan colaborarle.
Las áreas de las compañías son interdependiente y por lo tanto el análisis de todas y cada
una de ellas constituye la base primordial del diagnostico para localizar los puntos débiles
y fuertes de cada área.
ANALISIS
LAS GRAFICAS E INDICADORES SON SU VALIOSO INSTRUMENTO DE
ANALISIS
DEFINICION Con una lista de orden de importancia de las fallas principales de cada área, para
DEL establecer el problema fundamental y las ramificaciones que se presentan en los puntos
PROBLEMA neurálgicos de la compañía.
PLAN DE Es la formulación de pautas de comportamiento y criterios sobre la forma de darle
ACCION solución al problema o problemas, en un determinado tiempo.
Respuesta por escrito, respaldada por información verbal. Se inicia con la descripción de
REDACCION
los objetivos, los resultados obtenidos global y específicamente, debe constar los cambios
DEL INFORME
y modificaciones.

METODOLOGIA PARA EL ANALISIS DEL DIAGNOSTICO

Es el sistema de evaluación de las actividades por medio de indicadores de resultados, utilizando la

información estadística de que se puede disponer.

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El análisis estadístico de las diferentes áreas funcionales le permiten una interpretación eficiente de las
distintas situaciones de la compañía.

Tipos de graficas indicadoras

• De maximización (ventas)
• De minimizar (personal)
• Estabilización (productiva)

PLANES

EL DESEO

ECONOMIA

PROVEEDORES

GOBIERNO

COMPETENCIA

INFLACION

CONSUMIDORES

FILTRO DE

NECESITA

INFORMACION

Para ver

LA FACTIBILIDAD

De convertirse en

OBJETIVOS

FACTOR EXTERNO

• Situación Económica del país

• Situación social del país
• Situación política MACROAMBIENTE
• Avance tecnológico Ambiente general
• Grado de intervención estatal
• Mercadeo
• Competencia MICROECONOMICOS
• Proveedores Medio ambiente especificado
• Intermediarios

FACTOR INTERNO

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 • Actividades administrativas
• Actividades financieras
• Actividades de producción
• Actividades comerciales

ESTUDIO Y ANALISIS DE LA INFORMACION

INVESTIGACION

PROPOSITO

TOMA DE DECISIONES

LABOR INVESTIGATIVA INTERNA

SUMINISTRA INFORMACION

QUE PERMITE DETECTAR PROBLEMAS

CAUSA − EFECTO

EMPRESA/ AREAS OPERACIONES

LLEVA AL DISEÑO DE

UN PLAN DE ACCION

DIAGNOSTICO