Notariado-Documentos Privados y Publicos

1.
El Documento
A lo largo de nuestras vidas en sociedad, de manera normal, nos acostumbramos a hablar acerca de los
documentos. Desde nuestra primera manifestación en la sociedad, es decir, con el nacimiento, hasta nuestro
fallecimiento, pasando por multiplicidad de actos y hechos que tienen significado de acuerdo a la evolución
de nuestra vida, se va dejando constancia de todo ello en formas escritas, que tienden a perpetuar la memoria
de tales actos y suceso. Así, es posible dejar constancia del nacimiento de una persona en su partida de
nacimiento, también de su bautismo, de la aprobación de sus grados escolares, de la adquisición de su
mayoría de edad y así de una multiplicidad de eventos importantes que relacionan con su vida, su
patrimonio, su estado civil, sus relaciones contractuales, etc., hasta llegar a la partida de defunción de un
individuo y. si corresponde, a cuáles fueron sus disposiciones de última voluntad contenidas en un
testamento. Al hacer referencia a ellos, es decir, a todos contenidas en un testamento. Al hacer referencia a
ellos, es decir, a todos estos documentos, inmediatamente acude a nuestras mentes la idea de que constan,
tienen materialidad y realidad, a través de la forma escrita, en un cuerpo físico, como por ejemplo en papel o,
más modernamente, en forma magnética, en un archivo
Con estas ideas, que nos resultan familiares e inmediatas a nuestra experiencia, podemos partir para iniciar
nuestro estudio acerca de los documentos, y así aproximarnos a una mejor comprensión de lo que son los
alcances de función notarial, la cual, por excelencia, se manifiesta y adquiere realidad a través de la forma
documental.
1.1 Definición
Con estas ideas, que nos resultan familiares e inmediatas a nuestra experiencia, podemos partir para iniciar
nuestro estudio acerca de los documentos, y así aproximarnos a una mejor comprensión de lo que son los
alcances de función notarial, la cual, por excelencia, se manifiesta y adquiere realidad a través de la forma
documental.
De acuerdo a la segunda acepción del término documento en la 22 edición del Diccionario de la Lengua
Española, esta palabra proviene del latín documentum, y se refiere al “escrito en que constan datos
fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.
Guillermo Cabanellas, en un sentido más jurídico, expone que documento es: “El escrito, escritura,
instrumento con que se prueba, confirma, demuestra o justifica una cosa o, al menos, que se aduce con tal
propósito. Sin embargo, en un sentido más amplio, Cabanellas reconoce otros significados para la palabra
documento:
En la acepción más amplia, cuanto consta por escrito o gráficamente; así lo es tanto un testamento, un
contrato firmado, un libro o una carta, como una fotografía o un plano; y sea cualquiera la materia sobre
la cual se extiende o figure, aunque indudablemente predomine el papel sobre todas las demás.
En el código procesal civil y mercantil guatemalteco, decreto ley 107, se encuentra recogida esta acepción
amplia de lo que es un documento, específicamente en el siguiente del artículo:
Artículo 178. Documentos admisibles. Podrán presentar toda clase de documentos, así como fotografías,
fotostáticas, fotocopias, radiografías, mapas, diagramas, calcos y otros similares.
Nos serán admitidas como medio de prueba las cartas dirigidas a terceros, salvo la materia relativa al estado
civil de las personas, ejecución colectiva y en procesos de o contra el estado, las municipalidades o entidades
autónomas o descentralizadas.
“no hay uniformidad en el lenguaje jurídico respecto al significado y ámbito de las voces documento e
instrumento”. Algunas definiciones sobre el instrumento y el documento o han pretendido establecer
sinonimia entre ambos términos. Otras por el contrario, han pretendido establecer una diferencia
significativa entre ambas, sin embargo, con un criterio orientador, el mismo Oscar salas manifiesta que
dentro de la doctrina española se han admitido tres rangos de instrumentos:” en General, el redactado y
suscrito por cualesquiera personas y puede probar, con más o menos fuerza la verdad de un hecho (a decir de
las casas). Instrumento auténtico el autorizado por un notario o funcionario público, que hace fe por sí
mismo: E instrumento público, el autorizado por un notario para asegurar la propiedad y perpetuar los
hechos que por su naturaleza conviene queden consignados para el porvenir (conforme de las casas).
Lo importante de lo afirmado por Oscar Salas consiste en que, según los programas regulares de las
universidades guatemaltecas, se estudia esta clasificación de los documentos, o instrumentos, en tres
manifestaciones, lo cual, como queda dicho, tiene antecedentes en la legislación española. Siguiendo con
esta tradición, en lo que continua, en los correspondientes apartados, se analiza cada tipo de documentos,
atendiendo a esa clasificación. (p. 276)
1.2 Clasificación
a) Documentos privados; y
b) Documentos públicos.
Documentos privados.
La definición de documento privado que en sentido legal proporciona el Diccionario de la Real Academia de
la Lengua, es la siguiente: “Documento privado: el que, autorizado por las partes interesadas, pero no por
funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos.”
En el Diccionario Espasa Jurídico, de la Fundación de Tomás Moro, se lee que: “Documentos privados son
los confeccionados sin intervención de fedatario público y que, además, no hayan sido emitidos por
organismos públicos, tengan o no atribuida la fe pública; si la tienen, serán documentos públicos, y si no la
tienen, serán documentos oficiales, pero no privados.”
Para Guillermo Cabanellas el documento privado es “el redactado por las partes interesadas, con testigos o
sin ellos, pero sin intervención de notario o funcionario público de le de fe o autoridad.”
Con base en las definiciones transcritas es posible arribar a una conclusión: El documento privado es el que
redactan o elaboran por si mismas las partes interesadas, sin intervención de funcionario o notario, por lo que
en él no se ha ejercitado la fe pública y, así, su eficacia probatoria se encuentra disminuida, aunque
constituye un principio de prueba en el caso de que llegue a necesitarse.

En la vida real, las personas pueden decidir, no obstante un mandato legal o la búsqueda de la certeza
jurídica, no acudir ante un Notario para formalizar un negocio jurídico, como por ejemplo la compraventa de
una motocicleta a plazos. A efecto de evitarse el gasto en la contratación de los servicios de un Notario, las
partes acuerdan, de manera alternativa, faccionar o elaborar por sí mismas un documento en el que conste el
negocio jurídico. En este caso, las partes, de la mejor manera que pueden, es decir, sin técnica jurídica ni
notarial alguna –por carecer de la preparación para hacerlo- elaboran por sí mismas este instrumento. Con
base en la materialidad física de este instrumento privado, puede, en principio, probarse la existencia del
negocio jurídico. Sin embargo, en términos legales, este instrumento así redactado, puede, y efectivamente
así sucede las más de las veces, adolecer de inconsistencias legales y no goza de presunción de veracidad,
como veremos ocurre con un instrumento público. Además, la ley, en determinados casos, establece que los
negocios jurídicos deben constar en instrumento público como requisito formal y solemne para la prueba y
validez de los mismos.
El instrumento privado, así, no goza de la presunción de veracidad que tienen los instrumentos públicos. Son
un principio de prueba porque deben ser sometidos a un procedimiento para ser convalidados como plena
prueba en un proceso de conocimiento jurisdiccional, pero el mismo puede, eventualmente, no cumplir con
tal propósito y ser descartado el elemento probatorio así aportado. Por tanto, la certeza jurídica que en
determinadas circunstancias buscan las partes, se ve vulnerada por haber elegido una forma documental no
adecuada como la es, en estos casos, la del documento privado.

Documento público.
Para Guillermo Cabanellas, el documento público es: “El otorgado o autorizado, con las solemnidades
requeridas por la ley, por notariado, escribano, secretario judicial o por otro funcionario público competente,
para acreditar algún hecho, la manifestación de una o varias voluntades y la fecha en que se producen.
De la definición de Cabanellas se pueden tomar algunos aspectos fundamentales que caracterizan al
documento público: a) Cumple con las solemnidades que la ley establece, en particular porque es un perito y
conocedor del derecho quien lo elabora; b) Es otorgado o autorizado, en nuestro caso, por un notario o
funcionario público competente, por lo que se le reconoce fe pública o facultad para otorgarlo; c) Acredita
un hecho o la manifestación de voluntad de las partes, lo cual se encuentra respaldado legalmente por una
presunción de veracidad; d) También demuestra la fecha en que se otorgó el documento. Más adelante,
dentro de esta misma definición Cabanellas comenta lo siguiente: “La mayor parte de los documentos
públicos está constituida por los instrumentos públicos, que son los de aquella clase autorizados por notario
y comprensivos de escrituras públicas, actas notariales y testimonios.
En el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, se define el documento público, en los siguientes
términos: “El que, autorizado por funcionario para ello competente, acredita los hechos que se refiere y su
fecha.
En conclusión, se puede afirmar que el documento público es el autorizado por funcionario público o
Notario, quienes, con las formalidades de ley, dan certeza de los hechos y voluntades contenidas dentro del
mismo, y proveen también seguridad en cuanto a la fecha en que se confeccionó. El documento público,
además, goza de un estatus preeminente frente a los demás documentos, debido a que, en principio,
constituye plena prueba y hace fe, de acuerdo a lo establecido en el art. 186 del Código Procesal Civil y
Mercantil, si bien las partes tienen derecho de redargüirlos de nulidad, es decir, de “convertir el argumento
contra quien lo hace”.

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nacimiento, también de su bautismo, de la aprobación de sus grados escolares, de la adquisición de su

individuo y. si corresponde, a cuáles fueron sus disposiciones de última voluntad contenidas en un

más modernamente, en forma magnética, en un archivo

fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.

amplia de lo que es un documento, específicamente en el siguiente del artículo:

fotostáticas, fotocopias, radiografías, mapas, diagramas, calcos y otros similares.

instrumento”. Algunas definiciones sobre el instrumento y el documento o han pretendido establecer

universidades guatemaltecas, se estudia esta clasificación de los documentos, o instrumentos, en tres

atendiendo a esa clasificación. (p. 276)

funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos.”

organismos públicos, tengan o no atribuida la fe pública; si la tienen, serán documentos públicos, y si no la

tienen, serán documentos oficiales, pero no privados.”

sin ellos, pero sin intervención de notario o funcionario público de le de fe o autoridad.”

en él no se ha ejercitado la fe pública y, así, su eficacia probatoria se encuentra disminuida, aunque

constituye un principio de prueba en el caso de que llegue a necesitarse.

validez de los mismos.

adecuada como la es, en estos casos, la del documento privado.

De la definición de Cabanellas se pueden tomar algunos aspectos fundamentales que caracterizan al

y comprensivos de escrituras públicas, actas notariales y testimonios.

En el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, se define el documento público, en los siguientes

contra quien lo hace”.

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