OPERACIÓN Y LOGISTICA DE EVENTOS

CRISTOBAL LARA GUTIERREZ /PROFESOR CARLOS

ENRIQUE PAREDES CHAVEZ / MEXICO CDMX 09
SEPTIEMBRE 2018

MEXICO CDMX 09 SEPTIEMPRE 2018

U3 ACTIVIDAD 1
ETAPAS DE LA LOGISTICA
Propósito

Esta primera actividad te permitirá describir las etapas de la logística de eventos turísticos.
Desarrollo

CASO PRÁCTICO

Eres EL ORGANIZADOR DEL TRIATLON-COPA DEL MUNDO-HUATULCO-2018.

Para ello es necesario que consideres los siguientes puntos:

Grupo de 38 competidores de los cuales 20 son del género masculino y 18 del género femenino.

Equipo de transporte de calidad turística

Introducción

La importancia de entender la logística de eventos como una disciplina profesional que se

encuentra claramente estructurada debe estar siempre en manos de organizadores que tengan
plena conciencia de su responsabilidad. De tal modo que el entender cuáles son los características
alcances y límites de la organización de un evento nos lleva a crear una eficiente estructura
organizacional que si bien no será del todo perfecta (considerando factores fuera de lo ordinario )
si nos permitirá crear eventos que se encuentren dentro de los parámetros óptimos, para que
tanto nosotros como nuestros clientes puedan considerarnos como sus mejores opciones y por
tanto ser competitivos en campo de la logística de eventos

Este trabajo muestra que una de las principales herramientas para llegar a buen término en la
elaboración de un evento es la comunicación eficiente de cada una de las áreas que participaran
en ella asimismo, entendemos a partir del análisis de esta actividad la importancia del estudio
formal de esta asignatura con el propósito de encontrar aportes y buscar superar las limitantes
que se pueden ir presentando.
Triatlón copa Preparación Ejecución Seguimiento
del mundo
Huatulco
2018
Antes Todos los eventos de
Objetivos, estrategias y Triatlón deben estar
políticas. avalados por lo que se
requiere tramitar ante el
gobierno municipal de
Huatulco una Carta de
compromiso de apoyo
por parte del Gobierno
del Ayuntamiento
especificando los apoyos
técnicos y logísticos
relacionados con la
seguridad del evento

Planeación y Se concertará con el

organización Integración del equipo de Se creara carpeta de Delegado Técnico cita
trabajo (estructura presentación del evento, para la Visita Técnica a
organizacional y la cual será enviada al los circuitos y reunión
funciones por comité). director Técnico de la para comprobar la
FMTRI con al menos 3 buena marcha de la
Establecer características meses de anticipación prueba.
límites y alcances del del evento
evento.
Se enviará al Delegado
Procedimientos de Técnico toda la Recabar todos los
trabajo. información de que se permisos necesarios
dispone hasta el para la realización
Programación y momento: recorridos,
presupuesto de horarios, instalaciones,
actividades. premios, cartelería, Confirmación de
publicidad patrocinadores
Fuentes y estrategias de
financiamiento Contratación de
(patrocinadores y precios voluntarios Imprimir carteles y
de servicios). folletos informativos
cumplir con los plazos de para el circuito o
 Lugares donde se llevar a cierre de inscripciones campeonato con todos
cabo el evento los datos que faciliten
(Establecimiento de información a los
fecha, horarios de posibles participantes
arranque, distancias, El Organizador deberá y los logos respectivos.
categorías oficiales y contratar un Seguro de
premios) Responsabilidad Civil Hacer llegar nota de
que cubra cualquier prensa a los medios de
contingencia comunicación.
Reservación y
contratación de bienes y Envío y colocación de
servicios. Solicitar el Servicio de carteles y folletos a
Cruz Roja Institutos Municipales
Pronóstico de asistentes de Deportes, Clubes y
e ingresos. Disponibilidad de un Revistas
médico oficial de la especializadas.
Estrategias de prueba
mercadotecnia y El comité organizador
relaciones públicas. Solicitar el servicio de deberá pagar
Protección Civil hospedaje,
Programa de trabajo. alimentación, traslado
Circuito de y honorarios de los
comunicaciones, así jueces y Delegado
Búsqueda y selección como locutor y sistema Técnico
Hotel sede de megafonía
costo, ubicación, número
de cuartos, otras Si es necesario, sistema
opciones de acreditaciones para el
personal que intervine
en la Organización
Búsqueda y selección
servicio de traslado en Prever el vehículo escoba
autobús para los o de cierre de carrera.
participantes

Montaje y Supervisión del montaje Verificar que las zonas

equipamiento de Salida y Meta
Coordinación con El cierre total del Deben ser espacios
recepcionista y asistente recorrido al tránsito amplios, bien
la entrega de folletos, vehicular obligatorio delimitados con
registro y señalizaciones, vallas y
gafetes para las pancartas de
participantes Proporcionar a cada SALIDA y META
participante el servicio correspondientes.
 Descripción detallada del de cronometraje por
recorrido Mapa de ruta chips y se deben La zona de post-meta
Plano de distribución de proporcionar tiempos deberá estar cerrada
áreas (transición, meta, parciales de cada etapa, con vallas al público.
arranque, flujos) así como de cada Delimitar en espacio
transición. reservado a prensa.
Examen calidad del agua Pintar en el suelo la
Condiciones del línea que define la
pavimento meta.
Ancho de las avenidas A unos 5m.de meta
Apoyos y detalle de El área de transición es otra línea para
infraestructura básica un espacio cerrado (con fotógrafos de prensa.
con la que se cuenta para vallas, no sólo cinta) al
la organización del público, donde sólo
evento: racks, boyas, acceden triatletas y
vallas para delimitación oficiales. El DT podrá
de áreas, arco de meta y autorizar el acceso a
arranque, radios, prensa o miembros de la
silbatos, tarjetas, cuerpo organización en
de jueces, motos, determinados casos.
lanchas, altavoz,
seguridad en transición,
etc.

Tablón oficial
En él se publicarán
anteriormente al inicio a
la prueba: los recorridos,
horarios, planos con las
instalaciones, y otra
información que el
organizador quiera
presentar.

Realización Entrega de Material Todos los voluntarios

del evento obligatorio a cada deben usar petos en los
participante cruces y estar
debidamente informados
de su cometido por el
jefe de área responsable
de su segmento. Deben
ser mayores de edad.

Al término de la prueba
debe haber un espacio
de descanso especial y
disponer además de
 agua, de otros productos
tales como fruta, barritas
energéticas, bebida
isotérmicas

ACTO DE ENTREGA DE
PREMIOS

En el tablón será
publicado desde el
momento de apertura de
la entrega de dorsales un
listado completo de los
inscritos en el que cada
deportista .Al finalizar la
prueba se colgará en ese
mismo tablón la
clasificación general

Servicio de masaje y
duchas al finalizar la
prueba.

Desmontaje Retiro de materiales y Verificar que no se

elementos ya utilizados haya dejado equipo o
basura en los lugares
Revisión final para donde se llevó a cabo
entrega del el evento y hacer una
equipamiento y de las junta de
instalaciones, en las agradecimiento con
mismas condiciones en las autoridades locales
las que fueron recibidas
Recoger a los 40
participantes y
llevarlos hasta el hotel
sede.
Evaluación de Recopilar información Analizar Realizar un balance
resultados posible del evento que tanto se cumplieron contable
los objetivos
expectativas y que tan
rentable fue

Actividades Recopilar información de Recopilar información de Se evalúa la

pos evento toda la operación toda la operación información Se
incluyen documentos
gráficos e impresos,
fotografía, prensa, etc.
También la evaluación
de los participantes a
través de encuestas.

Este servirá como base

a futuros eventos y se
presentará a los
patrocinadores para
respaldar de manera
documental los
resultados obtenidos.
todas las acciones y  gestiones que se
implementarán a lo largo del
proyecto, y a la preparación del Planificación y producción
equipo material y humano necesarios,
para el logro de un correcto
desarrollo y concreción del evento. 

Lo que utilizarán, y del grupo  humano

que estará trabajando durante el
evento. Implementación de
tecnología para la comunicación de Montaje y disposición del
asistentes e invitados, y equipamiento y materiales
especialmente en el  manejo de las
acreditaciones.

participantes y público presentes,

compartiendo las distintas actividades
planificadas, buscando respetar los
tiempos estipulados en cada rutina; Ejecución del evento
inicio, coffee breaks, cierre, etc., y
viendo de cubrir y solucionar las
distintas dificultades que puedan
presentarse. 

Desmontaje del equipo, para retiro de

materiales y elementos ya utilizados,
luego de realizado el evento. Revisión
final para entrega del equipamiento y
de las instalaciones, en las mismas
condiciones en las que fueron
recibidas.

Evaluación de resultados,
estableciendo el grado de
cumplimiento de los objetivos
planteados, y lo eficiente del evento,
midiendo también su rentabilidad. El
balance contable reflejará el resultado
económico, y se cotejará con los
resultados esperados. 

Post evento recopilando la

información de toda la operación
realizada antes, durante, y después
del evento, para su evaluación. Se
incluyen documentos gráficos e
impresos, fotografía, prensa, etc.
También la evaluación de los
participantes es relevante, por lo
que se puede incluir encuestas. Este
documento servirá como base a
futuros eventos a desarrollar, y se
presentará a los  patrocinadores
para respaldar de manera
documental  los resultados
obtenidos.
Conclusión

Cuando analizamos cada uno de los pasos para la organización de un evento lo primordial que
tenemos que considerar, es la clarificación de los distintos aspectos involucrados tales como el
diseño, la comunicación, las finanzas y los aspectos legales. Coordinar la correcta articulación
entre la planeación y el desarrollo, además de adaptarla a las necesidades reales del evento, es
quizá una de las habilidades más importantes que el estudiante de logística puede llevar a cabo.

De tal modo podemos afirmar que quien realice los eventos junto con su equipo de trabajo debe
tener una plena conciencia de la responsabilidad además de una adecuada comunicación,
entendiendo a final de cuentas que los eventos deben representar una actividad de valor en
beneficio de la sociedad.

FUENTES:

GOAL, (2018, 01). Conmebol pidió a FIFA ampliar a 48 equipos el Mundial 2022.
http://www.goal.com. Obtenido 09, 2018, de http://www.goal.com/es-mx/noticias/conmebol-
pidio-a-fifa-ampliar-a-48-equipos-el-mundial-2022/e9l3j20ta19n1myrfnr3x6iw4

Magaz González, A. (2012, 01). ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Y GESTIÓN DE

PROYECTOS: FACTORES, FASES Y ÁREAS. http://cdeporte.rediris.es. Obtenido 09, 2018, de
http://cdeporte.rediris.es/revista/revista45/artorganizacion209.htm

FEDERACION MEXICANA DE TRIATLON, (2011, 01). http://www.triatlon.com.mx. Obtenido 09,

2018, de http://www.triatlon.com.mx/fmt-index.asp

FEDERACION MEXICANA DE TRIATLON, (2011, 01). PAGINA OFICIAL FEDERACIÓN MEXICANA DE

TRIATLON. http://www.triatlon.com.mx. Obtenido 09, 2018, de http://www.triatlon.com.mx/fmt-
index.asp