ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS

NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

TALLER 3
PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA

AUTOR:
Daniela Andrea Lara González

INSTRUCTORA:
Isabel María Arteaga Ríos

TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

CENTRO INDUSTRIAL DE ENERGIAS ALTERNATIVAS
SERVICO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SEDE MAICAO
2020
OBJETIVOS

Aplicar los procesos de Producción, Recepción, Distribución, Trámite, de

correspondencia interna y externa de acuerdo a las pautas del Archivo General de la
Nación, acuerdo 060 2001.

DURACION: (24 horas)

EVIDENCIAS:

Evidencia de conocimiento: Respuesta a cuestionario de preguntas.

Evidencia de desempeño Evidencia: Demostrar delante de su Instructora y

compañeros de grupo la aplicación de los procesos producción, recepción, distribución
y trámite de siete documentos.

Evidencias de producto:

● Trabajo escrito con las respuestas a la actividad teórica de este taller.

● Siete (7) documentos, radicados, registrados, controlados y legajados.
 ACTIVIDAD TÉORICA

1. ELABORA UN FLUJOGRAMA Q U E DESCRIBA LOS PASOS PARA LA

DISTRIBUCIÓN Y TRAMITE DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS.

 DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS

INICIO

¿Conoce el
procedimiento Consulta, manual de procedimientos de cada
para la dependencia según el caso.
distribución de
documentos?

Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si

los hay, a la dependencia destinada.

La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da

constancia de recibo.

FIN
  DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS

INICIO

La unidad de
correspondencia
genera plantilla
para la distribución
de los documentos
a las dependencias
correspondientes.

¿Conoce la Consultar: directriz para la distribución de

directriz para documentos recibidos.
la distribución?

La unidad de correspondencia aplica la directriz para la entrega

de los documentos a las dependencias.

¿Es Se devuelve a la unidad de correspondencia

competencia de para su re direccionamiento.
la dependencia?

La dependencia deja constancia de recibo de los documentos

en la plantilla de registro de comunicaciones recibidas.

FIN
 TRAMITE DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS
 2. HAS UN RESUMEN DE LA LEGISLACIÓN VIGENTE PARA EL ENVÍO DE
LOS DOCUMENTOS.

Para realizar un correcto envío de documentos y que estos lleguen a su

correspondiente destino a cumplir con su finalidad, es necesario que se establezca
orden y control en las organizaciones.

En el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se establece que:”

es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los
documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el
control de los documentos en sus diferentes fases".

el Acuerdo 042 de 2002 del archivo general de la nación especifica que. “todo ingreso
de documentos al archivo central se hará oficial mediante la entrega física de la
documentación, la cual deberá hacerse en el formato único de inventario documental”.
El formulario lo diligenciará el funcionario responsable del archivo de cada dependencia

Por último, para el desarrollo y transferencia de documentos hay que tener en cuenta
las Normas Técnicas establecidas por el Estado Colombiano, como lo son la NTC 4095:
Norma general para la descripción archivística, la NTC 4436: Información y
documentación, papel para documentos de archivo, requisitos para la permanencia y
durabilidad y la NTC 5029: Norma sobre medición de archivo.
3. ¿CUÁLES SON LAS NORMAS DE CORREO PARA EL EMBALAJE Y ENVÍOS
DE DOCUMENTOS?

 Decreto 1418 de 1945 – Reglamento de los servicios nacionales de correo,

telégrafos y teléfonos.

 Ley 19 de 1972 – Por la cual se aprueban las Actas del XVII Congreso de la
Unión Postal Universal suscritas en Lausana el 5 de julio de 1974.

 Decreto 1580 de 1974 – Regula lo referente a la inviolabilidad del correo.

 Decreto 75 de 1984 – Establece normas sobre la prestación de los servicios

postales dentro del territorio nacional y dispone que el servicio de este correo
este a cargo exclusivo del Estado a través de la Administración Postal Nacional.

 Artículo 37 de la Ley 80 de 1993 – Régimen de concesiones y licencias de

servicios postales.

 Decreto 229 de 1995 – Por el cual se reglamenta el servicio postal.

 Concepto del Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil,

Radicación No. 1363 de agosto 9 de 2001, Magistrado Ponente Flavio Augusto
Rodríguez Arce. “Referencia: SERVICIOS POSTALES. Obligación de las
entidades estatales del orden nacional en relación con el servicio de mensajería
especializada”.

 Concepto 01617 de 2006 – Ministerio de comunicaciones, Oficina Asesora

Jurídica, en la cual se conceptúa sobre la obligación de las entidades públicas
para contratar el servicio de correo con la empresa Servicios Postales
Nacionales S.A.

 Respecto a las Notificación Judicial (personales y por aviso) - Decreto 229 de

1995. – Por el cual se reglamenta el servicio postal.

 Decreto 229 de 1995, expedido por el Ministerio de Comunicaciones, el cual en

su artículo 4º dispone: “Artículo 4º. Se entiende por servicio de correo la
prestación de los servicios de giros postales y telegráficos, así como el recibo,
clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales,
transportados por las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas,
debidamente autorizadas por concesión otorgada mediante contrato, por el
 Ministerio de Comunicaciones vía superficie y/o aérea, a través de la red oficial
de correos, dentro del territorio nacional e internacional”

 Ley 9 de 1991 – Por el cual se dictan normas generales a las que deberá
sujetarse el Gobierno Nacional para regular los cambios internacionales y se
adoptan medidas complementarias.

 Decreto 1735 de 1993 – Por el cual se dictan normas en materia de cambios

internacionales.

 Resolución Externa No. 8 de mayo 5 de 2000 – Por el cual se compendia el

régimen de cambio internacional.

Existen normas precisas por la oficina de correos para el embalaje, envió de

documentos y paquetes. Algunas de ellas son:

 Prohibido el envío de armas, dinero, originales de obras, revistas pornográficas,

entre otros.
 Los envíos deben embalarse teniendo en cuenta que aseguren la manipulación
por parte de los funcionarios del correo. Deben utilizarse cajas de cartón o de
madera para los casos especiales
 Los envíos deben incluir identificación clara y legible de datos del destinatario y
el remitente.

4. ¿CUALES SON LOS SERVICIOS FINANCIEROS DE CORREOS?

Son los servicios de correo que comprenden los servicios tradicionales de correo
recomendado o certificado, asegurado, de entrega inmediata, de correo expreso,
apartados postales, lista de correos, respuesta comercial, acuse de recibo, cupón de
respuesta internacional, solicitud de devolución o modificación de dirección,
almacenaje, así como los nuevos servicios que implementen los concesionarios en
orden a ofrecer un servicio de alta calidad que satisfaga los requerimientos de los
usuarios. Los servicios financieros de correos, comprenden el servicio de cartas,
impresos, paquetes y encomiendas con valor declarado y la prestación del servicio de
giros postales y telegráficos.
5. ¿COMO CLASIFICA LA EMPRESA DE CORREO LOS ENVÍOS?

Los clasifica según su embalaje o forma de empaque:

 PEQUEÑOS PAQUETES

Son los artículos que sirvan como pruebas o muestras que no tengan valor
comercial, por ejemplo: clises de imprenta, llaves, tubos de sueros, medicinas, etc.
También se aceptan objetos susceptibles de tener un valor de venta. Sus
dimensiones son iguales a las de las cartas y su peso máximo es de 1 kilogramo.

 CARTAS

Es la correspondencia propiamente dicha y los demás objetos que por cualquier

causa vayan dentro de cubierta o envoltura totalmente cerrada y que presente las
siguientes dimensiones: Las máximas en largo, ancho y alto de 90 cm y las mínimas
que no sean inferiores a 9x14 cm y el peso máximo de un envío tipo carta es: El
urbano de 2 kilogramos y el de interior y exterior de 5 kilogramos.

 IMPRESOS

Son las reproducciones de un original obtenidas sobre papel, cartón u otra materia
similar de habitual empleo en la imprenta. Sus dimensiones son iguales a las de las
cartas, el límite de peso en servicios urbano e interior de 10 kilogramos y de servicio
exterior entre 3 y 15 kilogramos, según el país.

 ENCOMIENDAS

Son artículos cuyo peso exceda el de los pequeños paquetes y sea como máximo
de 20 kilogramos. El empaque de las encomiendas debe ser especialmente sólido,
bien acondicionado y correctamente cerrado.

 TARJETAS POSTALES

Son las piezas rectangulares de cartulina resistente, ilustradas o no, que circulan al
descubierto, es decir, sin faja ni sobre y cuyo texto tenga carácter personal. Sus
dimensiones máximas son de 15 x 10.7 cm y las mínimas iguales a las cartas. El
límite de peso es de 20 gramos.
6. ¿QUE SERVICIOS POSTALES PRESTA LA EMPRESA DE CORREO?

 ENVÍOS CON VALOR DECLARADO

Servicio accesorio a los servicios de correspondencia y encomienda, que permite
asegurar el envío por el valor declarado por el remitente, en caso de pérdida, robo o
deterioro.

 ENVÍOS DE CORRESPONDENCIA
Servicio a través del cual el Operador Postal Oficial o Concesionario de Correo
recibe, clasifica, transporta y entrega objetos postales. Se clasifican en envíos de
correspondencia prioritarios y no prioritarios de correo de hasta dos (2) kilogramos.

 ENVÍOS PRIORITARIOS DE CORREO

Servicio a través del cual el Operador Postal Oficial o Concesionario de Correo
recibe, clasifica, transporta y entrega objetos postales de hasta dos (2) kg de peso,
por la vía más rápida, sin guía y sin seguimiento.

 ENVÍOS NO PRIORITARIOS DE CORREO

Servicio a través del cual el Operador Postal Oficial o Concesionario de Correo
recibe, clasifica, transporta y entrega objetos postales de hasta dos (2) kg de peso,
con un plazo de distribución más largo, sin guía y sin seguimiento. Este servicio
implica una tarifa más baja.

 CORREO CERTIFICADO
Definido por la Unión Postal Universal (UPU) como servicio accesorio a los servicios
de correspondencia y encomienda, que comporta una garantía fija contra los riesgos
de pérdida, expoliación o avería, y que facilita al remitente, a petición de este, una
prueba de depósito del envío postal y de su entrega al destinatario.

 ENCOMIENDA
Servicio obligatorio y exclusivo que solo puede prestar el Operador Postal Oficial o
Concesionario de correo, y que consiste en la recepción, clasificación, transporte y
entrega no urgente de objetos postales, mercancías, paquetes o cualquier artículo
de permitida circulación en el territorio nacional o internacional, con o sin valor
declarado, hasta un peso de treinta (30) kg., conforme a lo establecido por la Unión
Postal Universal.

 SERVICIO DE CORREO TELEGRÁFICO

Servicio de admisión de telegramas y su transmisión mediante el operador habilitado
para prestar el servicio de telegrafía y la posterior entrega, de manera física, a un
destinatario.
 SERVICIO DE MENSAJERÍA EXPRESA
Servicio postal urgente que exige la aplicación y adopción de características
especiales para la recepción, recolección, clasificación, transporte y entrega de
objetos postales hasta de 5 kilogramos. Este peso será reglamentado por la
Comisión de Regulación de Comunicaciones.

 SERVICIOS POSTALES DE PAGO

Conjunto de servicios de pago prestados mediante el aprovechamiento de la
infraestructura postal exclusivamente. Se consideran servicios postales de pago
entre otros.

 GIROS INTERNACIONALES
Servicio prestado exclusivamente por el Operador Postal oficial o concesionario de
Correo, mediante el cual se envía dinero a personas naturales o jurídicas por cuenta
de otras, en el exterior. La modalidad de envío podrá ser, entre otras, física o
electrónica. Los giros internacionales están sometidos a lo señalado en la Ley 9ª de
1991, sus modificaciones, adiciones y reglamentos.

 GIROS NACIONALES
Servicio mediante el cual se ordenan pagos a personas naturales o jurídicas por
cuenta de otras, en el territorio nacional, a través de una red postal. La modalidad de
envío podrá ser entre otras, física o electrónica.

7. ¿QUÉ OBJETOS ESTÁN PROHIBIDOS PARA ENVÍOS A TRAVÉS DE

EMPRESAS DE CORREO?
8. ¿QUÉ TARIFAS TIENEN LAS EMPRESAS DE CORREO PARA LOS
SIGUIENTES SERVICIOS?

 ENVIOS RECOMENDADOS O CERTIFICADOS

Es la correspondencia que, previo el pago de una tasa especial fija, independiente

del porte ordinario del envío, se admite y se entrega bajo recibo y su eventual
pérdida ocasiona una indemnización. Esta correspondencia son todos aquellos
envíos que contengan documentos de valor e importancia, puede ser: cartas,
tarjetas, impresos, cheques, expedientes judiciales o pólizas.

 ENVIOS ASEGURADOS

Son aquellos que, mediante el pago de una tasa especial, variable y proporcional al
valor asegurado e independiente del porte ordinario del envío, se admiten, circulan y
se entregan con garantías especiales. Estos envíos pueden ser: encomiendas o
cartas que cumplan con las condiciones de embalaje, dimensiones y peso.

 VALOR ASEGURADO

Este valor no puede ser superior al valor real del contenido del envío y el remitente
puede solicitar el servicio de Acuse de Recibo para tener un comprobante de la
entrega.

 ENTREGA INMEDIATA

Son envíos que se realizan dentro del país o fuera de él, es decir, a otros países. Se
paga una tarifa especial, el envío es despechado y entregado con anticipación sobre
los demás envíos que tienen carácter de ordinarios.

 SERVICIOS DE GIRO

Este servicio facilita el envío de dinero de prohibida circulación postal de una ciudad
a otra.

 ARRIENDO DE APARTADOS

Este servicio contiene un pago de tarifa anual. El apartado es una caja metálica
distinguida por un número, el cual a su arrendatario le entregan una llave para que el
la maneje y todos los envíos que lleguen a ese número de apartado son colocados
allí y es responsable de la recolección de la correspondencia.
 9. ¿QUIENES TIENEN DERECHO A TENER UNA FRANQUICIA?

Una franquicia postal se les otorga a ciertas entidades oficiales y eclesiásticas para
hacer envíos de carácter institucional y no personal, sin ningún pago de portes.
Entre los que poseen este derecho a obtener una franquicia postal se encuentra: el
Presidente de la Republica, el Clero, el Ejército y los Centros Penitenciarios.