Administracion Laboral en El Entorno Documental

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
1. Reflexione acerca de la importancia de las pautas para la administración de las comunicaciones

oficiales en las entidades públicas y privadas.
Inicialmente el artículo tercero del acuerdo Nº 060 por el cual se establecen pautas para la administración
de comunicaciones oficiales, expone sobre las unidades de correspondencia donde exhorta a las entidades
a establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera
centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de
tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los
programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión,
centrales e históricos.
La recepción de documentos es un conjunto de operaciones de verificación y control que una institución

debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Se
debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad
para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. En
este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción
(mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros); Recibo de documentos oficiales;
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas; Constancia de recibo (sello, reloj, radicador).
En ese orden, la radicación de comunicaciones oficiales es un procedimiento por medio del cual las
entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos
de vencimiento que establezca la ley. Así como, el Registro de ingreso de documentos que consiste en
controlar el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes
de dependencias, instituciones o personas naturales. Lo anterior se realiza en función de lo expresado en el
artículo 5 del acuerdo Nº 060 Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales donde
manifiesta que se velará por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se
podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados,
la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o
peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia
debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno,
utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
Por otra parte, la distribución de documentos se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al
exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con
mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen
actividades como:
1. Distribución de documentos externos:
 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

 Clasificación de las comunicaciones.
 Organización de documentos en buzones o casilleros.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Reasignación de documentos mal direccionados.
 Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribución de documentos internos
 Identificación de dependencias.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos internos.
3. Distribución de documentos enviados
 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado
aéreo, trámite en línea, página web, otros.
 Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje.
 Peso y porteo de documentos.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
 Registro de control de envío de documentos.
 Contratación de empresas especializadas.
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites
administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la
normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el
trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de:
1. Recepción de solicitud o trámite

 Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.
 Identificación del trámite.
 Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
 Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
2. Respuesta
 Análisis de antecedentes y compilación de información.
 Proyección y preparación de respuesta.
 Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.
Frente a la conservación preventiva de documentos se deben emplear estrategias y medidas de orden

técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de
archivo, preservando su integridad y estabilidad. En ese orden se emplean diversos mecanismos como:
1. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los
que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo,
estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia.
2. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de
retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios
3. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo, para su conservación permanente
4. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en
película.
5. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera
analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o
interpretada por computador.
Finalmente la consulta de documentos hace referencia al acceso a un documento o grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen, las actividades empleadas son:
1. Formulación de la consulta
 Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.
 Determinación de competencia de la consulta.
 Condiciones de acceso.
 Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación.
 Reglamento de consulta.
2. Estrategia de búsqueda
 Disponibilidad de expedientes.
 Disponibilidad de fuentes de información.
 Establecimiento de herramientas de consulta.
 Ubicación de los documentos.
3. Respuesta a consulta
 Atención y servicio al usuario.
 Infraestructura de servicios de archivo.
 Sistemas de registro y control de préstamo.
 Uso de testigos y formatos para el control de devolución.
 Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.
2. Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es

momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:
- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?
- Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.
- Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione
¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?
La clasificación de las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas en la Universidad Industrial de

Santander permite evidenciar grosso modo el siguiente proceso, inicialmente la organización de los
recorridos se hace para distribuir la documentación a las 8:00 am y a las 2:00 pm absolutamente toda la
documentación que ha llegado hasta el momento en la sede central. No obstante, existen horas específicas
para algunas dependencias como por ejemplo la sede Bucarica se va sobre las 10:00 am y las 4:00 pm.
Guatiguara en las horas de la mañana o de la tarde los días lunes, miércoles o viernes. De otra manera,
existe un recorrido adicional, debido a que la administración expide documentos de trámite urgente, es por
esto que sobre las 10:00 am y 4:00 pm se envía un mensajero para cubrir la ruta de administración. Los
recorridos están distribuidos según la ubicación territorial, por ejemplo el más grande es vicerrectoria que
termina en el conmutador con el formato Fe06. Posteriormente inicia escuela de Ingeniería mecánica
finalizando en escuela de ingeniería electrónica. En la sede de medicina, inicia en Pediatría hasta cubrir las
dependencias que se encuentre ubicadas allí. En la fase de ubicación de la correspondencia recibida y que
debe ser entregada hay unos cubículos donde se depositan los documentos que cuentan con una
numeración que corresponde a los códigos de la unidad académica y administrativa.
Cuando se realizan las acciones fuertes al interior de la universidad se llama a las empresas de correo para
que retengan la correspondencia hasta nueva orden. Hay un plan de contingencia que es habilitar una
oficina en la sede UIS Bucarica (2 piso) y desde allí se presta el servicio de documentos urgentes, que salgan
de la universidad.
Frente a la correspondencia despachada (interno –externo), la correspondencia despachada es aquella que

se origina dentro de la universidad y va hacia fuera de la universidad cono interna y externamente. Según el
comité hay unas pautas especificas a la hora de recibir las cartas que posteriormente serán enviadas y es
que debe venir el original junto con una copia que ira ha gestión documental. El original debe ir con firma
autentica de quien está elaborando la carta. La correspondía se identifica con un código de asunto, ese
código debe venir a la parte izquierda de la comunicación, en el original y en su respectiva copia. La
documentación debe llegar sin fecha solamente con la palabra Bucaramanga. Así mismo, debajo de la firma
debe tener el número de folios que anexa al documento original, en caso de no ser enviados los anexos
deben ir respaldado con un memorando. Ejemplo: no envió anexos a gestión documental por ser
confidencial o el volumen del a documentación. Este debe ir firmado por quien elaboró la carta el jefe de la
unidad. Para identificar la seria o subserie del documento, debe leerse (diariamente aproximadamente 100
-200 cartas). Esa subserie va en el original y en la copia adjunta a la unidad académica. Para la radicación
aparece D=14 (correspondencia despachada 2014), se escribe la numeración que le pertenece al
documento y si la correspondencia viene con anexos también se le da numeración. Cuando la
correspondencia es interna (dentro de la UIS), debe elaborarse sin membrete de la UIS, cuando la
correspondencia sale de la UIS debe llevar membrete. El sobre en el que se deposita el documento a
entregar, debe llevar el código de la unidad que elaboro la correspondencia, y el numero de radicación que
lleva el documento. Cuando la correspondencia es devuelta por la oficina que recibe debido a que no
cumple a cabalidad con las normas mínimas, es devuelta justificadamente a través de un formato donde
identifica la falencia del documento este es devuelta posteriormente junto con la carta corregida y
guardado para llevar un control cuando se realizan auditorias.
Correspondencia recibida, radicada y digitalizada, el proceso inicia desde que llegan las empresas
encargadas de la correspondencia a nivel urbano, nacional e internacional se recepciona la
correspondencia, cuidando de que venga detalladamente identificada, que tenga competencia con la
universidad y su destino preciso. Una vez recibida se selecciona para darle prioridad al documento de
manera urgente en las unidades académicas de su competencia. En la recepción se debe adherir el sello
junto con la fecha y la hora de recibido, porque hay documentos que vienen por hora como derechos de
petición, tutelas que son prioridad a la unidad académica correspondiente. Una vez recibida se envía una
parte a clasificación, que no requiere abrirse debido a su confidencialidad y la otra parte es abierta por el
encargado. Una vez se abre se debe identificar la fecha en el documento, que venga con firma original, se
da lectura al documento para asignarle las series y subseries. Tras recibir el documento la UIS creó una
plantilla que consta de un número de radicación que es consecutivo. Allí se maneja R 14: recibido 2014.
La digitalización consta de toda la información que viene adjunta con el original, este procedimiento se
realiza a través del programa destinado por la UIS, que es un programa de almacenamiento y consulta de
manera inmediata (5 años atrás). Una vez digitalizado se sella el sobre de la misma forma en que llego. Se
manejan tres ellos uno que es el de recepción de documentos, uno que avisa que es abierto por la
administración de documentos y otro sello que dice que es oficial. Se debe presentar un informe mensual
(el día, las fechas, las cantidades nacionales, locales, totales, mensuales). Así mismo se lleva control cuando
el documento es solicitado por la secretaria y de nuevo debe imprimirse, se realiza el debido reporte.
3. Mapa Conceptual

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1. Reflexione acerca de la importancia de las pautas para la administración de las comunicaciones

La recepción de documentos es un conjunto de operaciones de verificación y control que una institución

1. Distribución de documentos externos:

 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

3. Distribución de documentos enviados

1. Recepción de solicitud o trámite

Frente a la conservación preventiva de documentos se deben emplear estrategias y medidas de orden

2. Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es

La clasificación de las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas en la Universidad Industrial de

Frente a la correspondencia despachada (interno –externo), la correspondencia despachada es aquella que

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