República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Bolivariana de Venezuela

Eje Geopolítico Precusor “José Leonardo Chirinos”

U.C: Planificación y control

Estudiante: Jossue Arteaga C.I: 27.420.131

Actividad. Tema 2: Ciclo de vida de un proyecto

Ciclo de vida de un proyecto

Todo proyecto puede considerarse como algo vivo, en constante evolución a través de una
planificación, donde se aplican unas metodologías y se disponen de herramientas, pero su inherente
dinamismo hace que el ciclo de vida de un proyecto no pueda preverse nunca al cien por cien. Este
hecho complica la toma de decisiones que, a veces, puede verse sujeta a requisitos de tiempo muy
ajustados o no darse en las mejores condiciones. La formación en gestión de proyectos es el mejor
aliado para poder dar una respuesta rápida y satisfactoria que garantice el buen curso del proyecto.
Por tanto el ciclo de vida, es el conjunto de fases por las que transcurre un proyecto desde que nace
hasta que finaliza. Dichas fases, son de igual manera un conjunto de actividades, generalmente
secuenciales, con entidad propia y relacionada entre sí, que cubren un objetivo parcial del proyecto.
Cada fase se caracteriza por generar un conjunto de salidas concretas y medibles (entregas o hitos)
que se materializan en documentación y en resultados (paquete o librería software, componente
hardware, prototipo, etc.).

Todo directivo debe de conocer de las diferentes fases del ciclo de vida de un proyecto que son el
conjunto de actividades que están relacionadas de manera lógica puesto que en el mundo de
planificación de proyectos se utilizan las fases porque tienen ciertas ventajas en su empleo, tales
como:

 Dividir un problema complejo en otros de menor complejidad que son manejables desde el
punto de vista técnico y de gestión.
 Permite consolidar etapas y reducir, por tanto, las incertidumbres y el riesgo.
 Facilita el seguimiento del proyecto, el control y la toma de decisiones.
  Facilita la detección y resolución de imprevistos.
 Permite conocer con más certeza el grado de avance del proyecto.

Todo esto facilita que en un proyecto se pueda dividir en cualquier número de fases, las mismas que
se utilizan cuando la naturaleza del trabajo a realizar en una parte del proyecto es única. Es por ello
que la estructuración en fases permite la división del proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar
su dirección, planificación y control y a medida que el proyecto se desplaza a través de su ciclo de
vida, diferentes empresas, personas y recursos desempeñan distintos papeles importantes en el
desencadenamiento del proyecto, que nace cuando un cliente, las personas o la organización están
dispuestas a proporcionar los fondos para satisfacer una necesidad que se ha identificado, un
problema.

Cada una de las fases del proyecto culmina con la realización de uno o varios entregables (plan de
negocio, especificación, documento de diseño preliminar, plan de pruebas, etc.). Las fases suelen
tomar el nombre del de alguno de sus entregables (por ejemplo, fase de diseño, fase de ensayos).
Además, cada una de las fases puede considerarse como un sub proyecto en sí mismo con fases
específicas diferenciadas. El fin de cada fase viene acompañado de un proceso de revisión cuyo
objeto es:

 Revisar los entregables obtenidos en la fase antes de proceder a su aceptación por el

sponsor o cliente.
 Evaluar el rendimiento del proyecto hasta la fecha prediciendo su actuación futura.
 Determinar si el proyecto debe proceder o no a la fase siguiente. Para ello será necesario en
muchos casos revisar el plan de negocio del proyecto.
 Revisión del plan de proyecto.

Puede producirse un solapamiento entre fases consecutivas durante el ciclo de vida del proyecto. El
conjunto de fases del proyecto se denomina ciclo de vida del proyecto, siendo conveniente
distinguir este concepto del de ciclo de vida del producto del proyecto. Un proyecto tiene un ciclo
de vida, que es la secuencia de actividades necesarias hasta alcanzar el producto del proyecto.
Normalmente, el ciclo de vida del proyecto cubre desde la realización del estudio de viabilidad,
especificación de requisitos, diseño del producto, fabricación y pruebas, hasta su entrega para su
uso operacional. Las fases del ciclo de vida de un proyecto genérico, sin pretensión de generalidad
ni en lo referente a sus nombres, número de fases, o las actividades y entregables de cada una de
ellas. Estas fases son 5 y pueden cambiar según el tipo de proyecto.
Fase De Visualización

En esta primera fase se originan los proyectos de inversión. Las ideas que originan los proyectos
pueden provenir, en cualquier momento, de cualquier parte de la Corporación, pero son
generalmente el producto de los análisis del ambiente externo e interno a ella, o del análisis
F.O.D.A (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) que se realiza como parte de los
ciclos de planificación. Estos análisis se efectúan en equipo con la participación de todas las
organizaciones de la Corporación y bajo la responsabilidad integradora de las unidades de
Planificación Corporativa. Así mismo ellos establecen los objetivos y propósitos del proyecto y se
debe enumerar claramente los propósitos requeridos de los proyectos del plan corporativo, tales
como:

 Productos y volúmenes de producción

 Calidad de los productos
 Alimentación requerida (volumen y calidad)
 Tiempo de desarrollo estimado y qué tan sensible es para la ventana de oportunidad del
negocio
 Las premisas consideradas para establecer estos objetivos y propósitos
 Requerimiento de pruebas / investigación adicional para verificar estos objetivos y
propósitos
 El margen de incertidumbre o la banda de variación de estos objetivos para el análisis de
sensibilidades
 Dependencia y relación con otros proyectos del plan.

Una vez verificado la alineación de los objetivos del proyecto con las estrategias corporativas Se
debe poner especial atención en verificar que el proyecto en cuestión esté enmarcado dentro de las
estrategias y lineamientos del plan de negocios. Esta tarea le corresponde a las organizaciones de
Planificación de la Corporación, las cuales verificarán que el proyecto añade valor y forma parte
integral del plan corporativo. Al estar establecido los objetivos y propósitos, y verificada su
alineación con las estrategias corporativas, se procede al desarrollo preliminar del proyecto.

Este desarrollo preliminar del proyecto, se elabora de una ficha del proyecto con base en un alcance
preliminar, con el objeto de verificar si la idea tiene los méritos suficientes para proseguir
analizándola y desarrollándola. Las actividades para lograr este objetivo son:

1. Elaborar el alcance del proyecto

 2. Elaborar el estimado de costos Clase V
3. Preparar el plan de ejecución Clase V
4. Evaluar la factibilidad técnica y económica de proseguir con el proyecto.

Luego de que los objetivos y propósitos del proyecto han sido establecidos, y los grupos de
planificación han constatado que cumplen con las estrategias y lineamientos del plan de negocios,
se debe elaborar un alcance preliminar, a fin de utilizarlo de base para estimar su costo y tiempo de
ejecución. Estos estimados se utilizarán en el análisis para confirmar la factibilidad económica del
proyecto y la conveniencia de proseguir con su desarrollo.

La elaboración del alcance preliminar debe ser un trabajo de equipo, a fin de contar con la
experiencia e información tanto del dueño como de la organización de ingeniería y proyectos. Las
organizaciones dueñas del proyecto, tales como operaciones, apoyo tecnológico, planificación
funcional, etc., cuentan con información y criterios de peso, a fin de lograr que el alcance planteado
sea lo más parecido a la instalación que finalmente sería construida. Con esto, las bases para el
estudio de factibilidad tendrán un mejor fundamento. Este alcance es importante para cumplir
fielmente con los objetivos y propósitos del dueño. Se debe evitar introducir elementos adicionales
que los distorsionen, como por ejemplo, diseñar para una capacidad superior a la realmente
requerida o plantear instalaciones asociadas no indispensables.

En otras palabras el objetivo fundamental de esta fase es establecer los objetivos del proyecto de
acuerdo a las necesidades o requisitos del cliente y sponsor. Aunque no siempre las necesidades del
cliente vienen claramente definidas y aun cuando así sea, es preciso traducirlas o plasmarlas en
objetivos o requisitos de proyecto (de alcance, calidad, costes y plazos) a partir de los cuales pueda
gestionarse el proyecto. Ya que un proyecto no puede gestionarse a partir de necesidades de cliente,
sino a través de objetivos específicos, medibles, realistas y relacionados con el tiempo. Así por
ejemplo, en el caso de proyectos desarrollados para el mercado, en los que todos los clientes son
potenciales, será necesario realizar una estimación cualitativa y cuantitativa de la demanda
(encuestas, ensayos piloto, etc) para determinar características del producto tales como: precio
venta, características funcionales, lanzamiento (time to market), entre otras. A partir de éstas, será
posible establecer los objetivos del proyecto (coste, plazo, alcance, calidad, etc). Los objetivos
constituyen el “que” del proyecto.

Esto es esencial para alcanzar el éxito en el proyecto ya que unos objetivos mal planteados
conducirán al fracaso del proyecto, aun cuando la gestión sea adecuada y se alcancen todos los
objetivos. Además de importante es un proceso que puede requerir considerable esfuerzo. Por
ejemplo, si el proyecto se desarrolla para un cliente interno será preciso coordinar a todos los
clientes, usuarios; etc, para establecer los objetivos. De igual manera sucede en un proyecto que se
lanza al mercado, donde será preciso realizar un estudio de mercado para determinar los objetivos o
características del producto final (calidad, alcance, instante de lanzamiento, precio de venta, etc.).
Una vez establecidos éstos será posible elaborar el plan de proyecto que incluirá plazos, costes,
recursos necesarios, riesgos y contingencias asociadas del proyecto.

Fase de Diseño o fase contextualizar

En esta fase los productos de la fase de visualizar constituyen el insumo de trabajo para continuar
con el desarrollo del proyecto y ejecutar la fase de “conceptualizar”. El propósito de esta fase es la
selección de la(s) mejor(es) opción(es) y la mejora en la precisión de los estimados de costos y
tiempo de implantación. Todo esto para lograr lo siguiente:

• Reducir la incertidumbre y cuantificar los riesgos asociados

• Determinar el valor esperado para la(s) opción(es) seleccionada(s). Básicamente, esta fase
busca cumplir con dos objetivos principales:
• Organizarse para la fase de planificación del proyecto
• Seleccionar la(s) opción(es) preferida(s) y solicitar los fondos para ejecutar las actividades
que permitan obtener un estimado de costo Clase II.

Organización para la etapa de planificación del proyecto.

Las actividades principales para lograr este objetivo son:

1. Conformar el equipo de trabajo

2. Formalizar los objetivos, roles, y responsabilidades
3. Preparar el plan para conceptualizar y definir el proyecto.

Seleccionar la(s) opción(es) preferida(s) Las actividades principales para lograr este objetivo son:

1. Evaluar la tecnología
2. Evaluar el sitio
3. Preparar los alcances conceptuales de las opciones seleccionadas y sus estimados de costo
Clase IV.
4. Evaluar la rentabilidad de las opciones.
Algunos objetivos claramente definidos en trabajo de investigación han develan que dificultades en
proyectos que son causadas principalmente por:

 La falta de definición clara de los objetivos del dueño

 La interpretación inconsistente de los objetivos
 La falta de comunicación clara de los objetivos del proyecto.

El primer paso en la planificación y organización de los proyectos es definir claramente y

detalladamente los objetivos del dueño. Este, a su vez, debe comunicar estos objetivos a los
participantes en el proyecto. Se debe lograr la consistencia en el entendimiento de los objetivos
entre las gerencias de proyectos, unidades de negocios y operaciones. Los objetivos deben ser
precisos, definidos en términos de resultados medibles, específicos en cuanto al tiempo para
lograrlos, flexibles, aceptar cambios en la medida que se avance y justifique, y jerarquizados.

En algunos casos, se forman alianzas para permitir a los negocios una competencia más eficiente
por la cuota del mercado. Una alianza es una asociación a largo plazo, con una o más
organizaciones externas a la filial. Las alianzas pueden ser conformadas para un proyecto
específico, tal como es el caso de la aplicación de la filosofía E.C.O. En otros casos se forma una
alianza para atender algún aspecto específico de los proyectos de una filial, como por ejemplo la
ingeniería de detalles. Un aspecto de especial relevancia en el caso de las alianzas consiste en lograr
que sus miembros se comprometan fuertemente con el equipo y compartan los objetivos del
proyecto, sobreponiéndose a las potenciales diferencias entre los objetivos corporativos, valores y
cultura de cada una de las organizaciones.

Formalizar objetivos, roles y responsabilidades.

La segunda actividad del objetivo: “Organizarse para la planificación del proyecto” consiste en
desarrollar el mandato, cometido o encomienda del proyecto. Este mandato ayuda a definirle al
equipo, su misión, roles y responsabilidades para permitirle transformar el concepto del proyecto en
una estrategia viable para la ejecución del mismo y la constitución del equipo siempre llevará
asociada en mayor o menor medida la negociación con los dueños de los recursos normalmente
responsables funcionales de la organización ejecutante sobre las personas que trabajarán en el
proyecto. La asignación de personas debe llevarse a cabo de acuerdo a las competencias y
experiencia requeridas por el proyecto, por lo que es necesario que el director de proyecto las defina
con claridad. Es importante además que la asignación se produzca con la mayor prontitud posible ya
que las personas de más valía son siempre las más demandadas por otros proyectos y actividades, y
el éxito de nuestro proyecto dependerá en gran medida de la calidad de los miembros del equipo de
proyecto. Si esperamos a que alguien nos asigne recursos sin mas, posiblemente obtengamos los
recursos menos útiles de los distintos departamentos de la organización. En proyectos con múltiples
fases, en los que pueden requerirse diversas competencias a lo largo de las distintas fases, el director
de proyecto deberá ir modificando el equipo de proyecto al inicio de cada fase. Pero se deben tomar
ciertos aspectos como:

• La ventana de tiempo disponible.

• Estas guías corporativas para proyectos de capital.

Objetivos

Un proyecto debe satisfacer los objetivos corporativos y específicos. Los cuales pueden necesitar
uno o más proyectos para su cumplimiento. Estos objetivos son más conceptuales y amplios que los
objetivos específicos de cada proyecto. A pesar de esto, deben abordarse en términos
completamente entendibles por el equipo del proyecto. Los objetivos específicos, sirvieron para la
conformación del equipo, deben ser compatibles con los objetivos corporativos. En el caso de
alianzas o cualquier otra modalidad de contratación/ejecución de proyectos, los objetivos
corporativos deben reflejar el consenso de todas las unidades, compañías u organizaciones
participantes.

Por otra parte, los objetivos corporativos deben definir los requerimientos y/o la oportunidad del
negocio en términos amplios, sin enfocar prematuramente proyectos / áreas específicas que podrían
no ser después la mejor opción para satisfacer las necesidades del negocio. A manera de ejemplo,
no es lo mismo un objetivo de: “Instalar una nueva caldera” que “Suministrar mayor volumen de
vapor que el actual”. Lo primero establece claramente la necesidad de un nuevo equipo, mientras lo
segundo podría satisfacerse mediante la ampliación de lo existente o en última instancia con la
instalación de equipos adicionales. Factores de éxito en la ejecución de un proyecto La percepción
del éxito de un proyecto depende de la perspectiva de quien está midiéndolo. El éxito para el dueño
es el “producto operacional” y “el cumplimiento de las especificaciones”, mientras que para los
diseñadores y contratistas estriba en “los procesos de diseño y construcción” y en “el cumplimiento
con las metas de costo y tiempo de ejecución”. Algunos factores indispensables para una
planificación exitosa:
  Objetivos del proyecto bien definidos
 Congruencia de objetivos entre los participantes claves
 Una planificación extensiva y temprana. • Participantes competentes técnicamente en todas
las áreas requeridas por el proyecto
 Compromiso de dedicación (tiempo) de los participantes claves.
 Química adecuada del equipo.
 Un sentido de urgencia /respuesta entre los miembros del equipo.
 Comunicaciones abiertas.
 Actitudes que propicien el trabajo en equipo Contenido del mandato o cometido.

En los proyectos mayores, el mandato o cometido formal, consiste en un memorándum a los

miembros del equipo, el cual deberá apuntar a los siguientes elementos claves:

 Misión
 Definición de la calidad de los productos
 Organigramas con roles y responsabilidades
 Identificación de actividades e hitos principales para la planificación del proyecto
 Procedimientos para optimar el trabajo en equipo
 Definición de requerimientos de medición y reportes de progreso
 Procedimientos de coordinación
 Definición de límites de autoridad
 Parámetros presupuestarios.

El mandato se enfoca el equipo hacia la tarea que tiene en frente y es la base de referencia a lo largo
del proceso de planificación del proyecto. El mandato debe prepararse basado en los requerimientos
de las guías corporativas de la empresa. Una vez establecido el “mandato” y acordado con los
miembros del equipo, deberá ser revisado y avalado por el dueño del proyecto, antes de proceder
con el trabajo de planificación. El objetivo de esta revisión es asegurar la alineación del proyecto
con los objetivos corporativos y el compromiso del dueño de ceñirse a este mandato a lo largo del
proyecto.

Fase Definir.

Las decisiones tomadas en la fase de Conceptualización constituyen el insumo de trabajo para

continuar con el desarrollo del proyecto y ejecutar la fase de Definir. El propósito de esta fase es
desarrollar en detalle el alcance y los planes de ejecución de la opción seleccionada para: • Permitir
a la Corporación comprometer los fondos u obtener el financiamiento requerido para ejecutar el
proyecto.

 Preparar la documentación que sirva de base para la ingeniería de detalle y la contratación

de la ejecución del proyecto.
 Confirmar si el valor esperado del proyecto cumple con los objetivos del negocio.

La fase definir consiste en tres objetivos básicos:

1. Desarrollar el paquete de definición del proyecto; para lograr desarrollar este objetivo, es
necesario ejecutar las siguientes actividades:
 Analizar los riesgos
 Precisar el alcance y elaborar el diseño básico
 Desarrollar en detalle el plan de ejecución
 Preparar el estimado de costos Clase II
 Evaluar el grado de definición del proyecto
 Establecer las guías para el control del proyecto
 Desarrollar el plan de aseguramiento tecnológico.
2. Establecer el proceso de contratación y el documento de solicitud de ofertas (D.S.O). El
proceso de contratación consiste en la planificación y ejecución de todas las actividades que
conllevan a un entendimiento formal entre el dueño del proyecto y uno o más contratistas.
Este entendimiento llamado contrato tiene carácter legal, ya que los compromisos que se
acuerdan entre las partes pasan a ser de obligatorio cumplimiento ante la ley. Un contrato
formal presenta las siguientes ventajas: • Facilita el desarrollo de términos y condiciones
mutuamente aceptables.
 Clarifica con exactitud la intención de las partes.
 Documenta estas intenciones, de manera que puedan ser comprendidas por cualquier
lector futuro.
 Provee bases a los equipos del proyecto para el logro de los resultados deseados.
 Minimiza las disputas y malos entendidos. Ayuda a resolver problemas.
 Establece las bases para liquidar reclamos y, en última instancia, es el elemento clave
para resolver querellas por vía judicial. Como se verá más adelante, el lenguaje
utilizado es de suma importancia para conceder ventajas relativas o proteger a alguna
de las partes a la hora de resolver diferencias ante la ley.
Por ello, es importante el involucramiento de expertos en la materia como lo son los departamentos
legales de las empresas. Sin embargo, un contrato, por muy bien hecho que esté, no logrará escoger
al contratista más adecuado o establecer la modalidad de contratación que optime los intereses del
dueño, preservando al mismo tiempo el mercado de obras y servicios. A la gerencia del proyecto le
corresponde la responsabilidad de planificar adecuadamente el proceso de contratación, a fin de que
esto ocurra antes de comenzar con la contratación propiamente dicha. La planificación debe incluir
cómo asegurar la transparencia del proceso de contratación y un ambiente de justicia para todos los
concursantes.

El establecimiento del proceso de contratación puede dividirse en dos actividades:

A. Elaborar / validar estrategia de ejecución / contratación

B. Desarrollar documento de solicitud de ofertas (D.S.O).
3. Preparar el paquete para la autorización del proyecto Este es el último objetivo antes de
someter el proyecto para aprobación de fondos y consiste en:
 Revisar la evaluación para solicitar fondos propios / financiamiento
 Preparar la documentación para aprobación.

Fase de Implantación o Despliegue

Consiste en la puesta en marcha y ejecución de las acciones previstas en la planificación. Son el

conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, cuando
se deben gestionar los recursos en la forma y el tiempo adecuados, con una orientación a la
consecución de los objetivos establecidos. En muchos casos el proyecto finaliza en la fase de
construcción y pruebas, tras la entrega y aceptación del producto por parte del cliente. En otros sin
embargo es preciso influir sobre el comportamiento del cliente y de los usuarios del producto para
que éstos lo adopten. Esta fase es típica de proyectos internos de cambio en una organización (como
por ejemplo, en un proyecto de rediseño de procesos, reingeniería, implantación de solución
informática tipo “ERP”, etc) en los que el personal de la organización debe aceptar y aprender a
manejar el nuevo producto. Los objetivos fundamentales de esta fase son:

 Conseguir que el producto sea utilizado por los usuarios dándoles el apoyo y la formación
que precisen.
 Asegurar que los beneficios alcanzados gracias al proyecto se mantengan una vez el equipo
de proyecto se retire y finaliza el proyecto. Por ejemplo, los indicadores de un proceso de
negocio rediseñado deben mantenerse en el tiempo.
Al igual que las fases anteriores, esta fase debe ser planificada asignándole un presupuesto y un
plazo de ejecución determinados, ya que no es infrecuente que su coste y duración supere con
creces a las de las fases anteriores para el tipo de proyectos considerado. Esta fase es más
importante de lo que a primera vista pueda parecer y de hecho muchos proyectos fallan en esta fase,
cuando ya se ha invertido una gran parte del presupuesto del proyecto. Entre las causas más
frecuentes de fallo se encuentran:

1. El producto no satisface las necesidades del usuario o cliente al no haber tenido en cuenta
sus necesidades,
2. Errores en la estrategia de implantación.
3. Falta de formación y de apoyo durante la fase inicial de operación,
4. Errores en la estrategia de comunicación (por ejemplo, tipo de mensajes, momento en que
se comunicarán los objetivos del proyectos y su impacto en personas y trabajos, etc),
5. Resistencia al cambio de los usuarios no adecuadamente gestionada por el director de
proyecto.

Por ello es en esta fase es cuando más se precisarán las habilidades de liderazgo, comunicación, y
resolución de problemas del director de proyecto para conseguir la aceptación del producto por
parte de todas las partes interesadas.

Fase de Operación.

Es aquella donde la inversión ya materializada está en ejecución y una vez instalada, el proyecto
entra en operación y se inicia la generación del producto, orientado a la solución del problema. Así
el proyecto se institucionaliza mediante la creación de una organización responsable por su
operación en el tiempo. Dicha gerencia debe estar atenta para introducir modificaciones o mejoras
que aumenten la eficiencia del sistema. Por tanto hay 2 situaciones que se van presentando en el
tiempo:

A. La necesidad de ampliación del sistema para extender su cobertura a nuevos usuarios.

B. El desgaste y obsolescencia de las instalaciones y equipos implican la necesidad de
renovación-reposición.

Una vez que el proyecto ya esté en esta fase, el equipo involucrado y los beneficiarios serán capaces
de satisfacer la necesidad o resolver el problema que dio origen al proyecto inicial. Esta fase tiene
como objetivo satisfacer el requerimiento inicial planteado, valga la redundancia, debe satisfacer el
objetivo inicial y la medición del éxito o fracaso del proyecto está directamente relacionada con su
cumplimento.

Mientras se hace el seguimiento a la operación de las actividades del proyecto, ya que es en esta
etapa donde se inicia la generación del bien, producto o servicio para dar solución al problema,
necesidad u oportunidad planteada. La vida útil de un proyecto puede determinarse en base al
periodo de obsolescencia del activo fijo más importante (ejemplo: maquinarias y equipo de
procesamiento) o en el momento que se estima dejarán de recibirse de forma constante los
beneficios esperados. Para efecto de evaluación económica y financiera, el horizonte o vida útil del
proyecto más utilizado por los expertos es de 10 a 15 años

En conclusión es importante conocer el ciclo de vida del proyecto en desarrollo, ya que en muchas
ocasiones cuando tenemos una idea que da solución a una problemática planteada en la sociedad,
empezamos a ejecutarla sin hacer un previo análisis de la información primaria y secundaria que
podamos recolectar, o en algunos casos nos quedamos con la primer alternativa que nos viene a la
cabeza y no hacemos una lluvia de ideas donde podamos obtener posibles soluciones para después
de un proceso ejecutemos la solución más viable y así no concurrir en errores que cuentan dinero y
tiempo a los ejecutores del proyecto.