Manual de Procedimientos de Promotores - 2013 PDF
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INDICE
CONTENIDO Pág.
2. CARTERA DE CLIENTES 4
4. PLANES DE INCENTIVO 7
7. LOS VOLANTES 9
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1. Capta a los clientes en los puntos de promoción o stands, aplicando las diferentes
herramientas de promoción tales como entrega de volantes, captación de datos del
cliente, aplicación de encuestas y cualquier otra herramienta que se le suministre para
la realización del trabajo.
2. Ofrece el producto, dando a conocer la descripción y características del proyecto
urbanístico, y del inmueble en específico, según la información estándar del mismo y las
instrucciones de la Coordinación de Ventas.
3. Expone el plan de ventas según la información estándar del mismo y las instrucciones
de la Coordinación de Ventas.
4. Brinda asesoría general según requerimiento del cliente, manejando información acerca
de créditos (Deudor Hipotecario y Fondo de Ahorro Habitacional).
5. Motiva en los clientes la reserva del inmueble para asegurar la compra.
6. Informa al cliente los documentos que conforman los requisitos para realización de
reservas según información estándar.
7. Envía valija a la oficina principal con atención a Coordinación de Ventas de cualquier
documento.
8. Recibe material publicitario, volantes, planes de ventas, entre otros.
9. Apoya Jornadas de Promociones, de Inducción a nuevos Promotores y de cooperación a
compañeros en puntos o stands de confluencia masiva según planificación y
cronogramas de trabajos de la Coordinación de Ventas.
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10. Cumple con el horario preestablecido, el cual recibirá al inicio de cada mes.
11. Finalmente se arma una cartera de clientes personal, de los cuales será responsable de
hacer el respectivo seguimiento y por los cuales recibirá bonificación, de hacerse
efectiva la reserva según la tabla de bonificaciones establecida.
2. CARTERA DE CLIENTES
Como se expuso anteriormente, todos los Promotores tienen como función aplicar todas las
herramientas de ventas, sin embargo un cliente no pasa a formar parte de la cartera del
Promotor que toma sus datos si no ha sido atendido en forma directa y consecutiva por él. Es
por ello que en la presente sección se detallará la normativa para crear una cartera de clientes.
Los Promotores que alcancen y/o superen el mínimo de datos señalados anteriormente por día
podrán escoger desde cinco (5) y hasta diez (10) datos para crear su cartera de clientes,
obligatoriamente deberán ser identificados en la planilla en la columna “cartera de clientes”. En
caso contrario, es decir, en el caso de que el Promotor no alcance la meta diaria establecida,
sólo podrá escoger hasta cinco (5) datos.
La planilla de datos será entregada semanalmente al Supervisor inmediato. Se sugiere que cada
Promotor mantenga una copia y/o transfiera los datos de sus clientes a alguna agenda para
realizar el seguimiento.
Estimación mínima por mes: un Promotor que trabaje 5 días a la semana, durante un mes (4
semanas) y escoja 5 clientes diariamente tendrá una cartera mensual de clientes de cien (100)
clientes en cartera.
Se recomienda:
(1) Escoger el número de datos que puedan ser debidamente atendidos, ya que al siguiente día
cada Promotor tendrá que cumplir nuevamente con un número mínimo de captación.
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(2) Planificar una agenda de llamadas diarias, a fin de realizar la debida atención a cada cliente y
no acumular el trabajo, ya que cada Promotor tomará ciertos momentos de su turno para hacer
los contactos telefónicos de los clientes diarios escogidos.
(3) Se sugiere, informar al Promotor de casa modelo la cartera de clientes personal (los que has
escogido para atenderlos y contactarlos), así la Promotora de casa modelo y el Analista de
Ventas en la oficina, sabrá a quienes tú estás atendiendo.
El resto de los contactos de la lista diaria quedará como data para que sean atendidos por ti en
un futuro o por otro personal designado para tal fin.
El procedimiento para armar una cartera de clientes para Promotores de casa modelo y oficina
es exactamente el mismo, solamente que parte desde la data que quedo de los clientes que no
forman parte de ninguna cartera de clientes de los Promotores de Stands, es decir, de los que
no han sido escogidos ni atendidos. Toda esa data estará disponible para ser trabajada de la
misma forma antes expuesta para los otros Promotores, Ejecutivos de Venta y cualquier otro
empleado de la empresa.
Seguimiento al cliente:
1. Hacer contactos telefónicos: estos contactos telefónicos son muy importantes ya que te
dirá cuál es el interés del cliente y qué tan potencial es. Invítalo a visitar la obra. Realiza
preguntas tales como ¿Ha visitado la obra?, ¿Le puedo aclarar alguna duda? Dependiendo
de sus respuestas y de ser necesario, cuadra una próxima cita con él en el horario que tu
estés en el stand, si en ésta segunda cita el cliente aún no ha visitado la obra insiste y
trata de definir el día en que visitará la obra y realizará la reserva.
También se dará el caso de clientes que deseen hacer el negocio pero no podrán hacerlo
en al momento, ya que no cuentan con los recursos necesarios, siendo así, dile que estas
a la orden para atenderle cuando se decida o cuando este dentro de sus posibilidades
hacer la negociación, y pregúntale si desea que lo llames dentro de algún tiempo.
Recuerda: del cierre de la reserva dependerá cuanta bonificación extra puedes recibir en
base a la tabla de bonificación establecida en la empresa.
Número de viviendas
Bonificación
vendidas
A partir de 03 viviendas al mes Bs. 100 c/u
De 4 a 7 casas en el mes Bs. 200 c/u
De 8 a 12 casas en el mes Bs. 400 c/u
De 13 en adelante. Bs. 600 c/u
Los empleados con mínimo 12 reservas por mes participarán, el que logre mayor número de
reservas recibirá un reconocimiento como “MEJOR VENDEDOR DEL MES” y obtendrá un
bono adicional correspondiente al 20% de lo devengado en su bonificación por número de
reservas para dicho mes.
Las reservas serán verificadas por la Supervisión de Ventas, a fin de corroborar el perfil y la
consistencia de cada una de las ventas, y evitar bonificar futuros desistimientos. Por tal motivo
se insta a perfilar muy bien al cliente, a fin de que cada cliente que reserve se mantenga en el
tiempo hasta formalizarse como una venta efectiva con la protocolización.
Por dicho motivo se cancelarán las ventas cuatrimestralmente, es decir cada cuatro meses, a fin
de evaluar y prever posibles desistimientos.
6. LOS VOLANTES
Cada Promotor podrá personalizar los volantes, con un sello o a mano, colocando
nombre y teléfono. Sin embargo, el solo hecho de que sus datos estén en el volante de algún
cliente potencial no da lugar a que el cliente sea del Promotor que anotó dichos datos, pero sí
permite que el cliente potencial llame al número del Promotor y no a cualquier otro número. En
definitiva el cliente será del Promotor que lo escoja y le haga el seguimiento hasta reserva
(cartera de clientes).
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7. NORMATIVA GENERAL
Dentro del stand existen dos turnos, los cuales son rotativos, de igual manera casa modelo
tiene un horario de atención al público; todos estos horarios deberán ser cubiertos por
Promotores, por tal motivo:
Los permisos deberán ser solicitados por escrito y con tanta anticipación como sea
posible según el caso (mínimo un día de anticipación).
Los imprevistos del mismo día que le impidan asistir al puesto de trabajo a un Promotor
y/o que no le permitan cumplir con la hora de llegada (retrasos) deberán ser
informados vía telefónica al Supervisor. Estas inasistencias y/o retrasos serán
descontados y se tomaran en cuenta para amonestaciones, suspensiones o finiquito de
la relación laboral, al ser continuos y/o repetitivos.
De necesitar un intercambio eventual deberá ser justificado; en este caso deberás
conversarlo con anticipación con algún compañero que pueda cubrirte o sustituirte, y
deberás notificarlo al Supervisor.
El Promotor que falte a su turno y no haya previamente conversado con algún
compañero para cambiar turnos, no podrá recuperarlo en otro horario, por tanto se le
descontará el día de trabajo.
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Causas de despido
Falta de probidad, integridad o conducta inmoral en el sitio de trabajo.
Vías de hecho, salvo en legítima defensa.
Injuria o falta de respeto y consideración al patrono, a sus representantes dentro del
puesto de trabajo o de la empresa, o a los miembros de su familia que vivan con él.
Hecho intencional o negligencia grave que afecte a la seguridad o higiene del trabajo.
Omisiones o imprudencias que afecten gravemente a la seguridad o higiene del trabajo.
Inasistencia injustificada al trabajo durante tres (3) días hábiles en el período de un (1)
mes.
La enfermedad del trabajador se considerará causa justificada de inasistencia al trabajo.
El trabajador deberá notificar al patrono la causa que lo imposibilite para asistir al
trabajo y deberá presentar justificativo médico que lo avale, avalado por el IVSS.
Perjuicio material causado intencionalmente o con negligencia grave en los equipos y
útiles de trabajo, mobiliario de la empresa u otras pertenencias.
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Se ha determinado que la venta inmobiliaria es más efectiva cuando existe contacto personal
entre Cliente-Promotor, que permita aclarar dudas y genere interés en las bondades del
producto, lo cual se logra durante el trato personal (entrevistas) y en su defecto a través de
llamadas telefónicas, es por ello que éstas serán las herramientas a utilizar durante la venta; en
este sentido se desecha el uso de mensajes electrónicos (e-mails) para brindar información
inicial al cliente.
Los Promotores en conjunto, y luego de revisar el Stand, deberán notificar los requerimientos
de materiales, útiles y papelería, contemplando que la provisión deberá durar en promedio una
semana. El Supervisor será el responsable de la dotación del Stand, es por ello que la solicitud
deberá ser dirigida a él.
7.6 DE LA IDENTIFICACIÓN
Una vez entregado el carnet es de carácter obligatorio portarlo, esto además genera confianza
y seguridad en el cliente potencial. Aplica igual en caso de ser entregado uniforme.
Todo Promotor tiene contacto directo con el cliente, por lo tanto son parte de la imagen de la
empresa; por esta razón es necesario cumplir con lo siguiente:
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Stand de Venta:
Los Promotores del primer turno son los responsables de la apertura a tiempo del
stand, antes de ello deberán garantizar su limpieza.
Los Promotores encargados de cerrar deberán dejar el stand en óptimas condiciones.
En ambos casos se deberá:
Limpiar el mobiliario y los equipos.
Barrer.
Pasar coleto.
Se deben encender/apagar los monitores y poner a funcionar los videos.
Ubicar los volantes, encuestas, croquis y todo el material que se esté utilizando para la
atención al cliente en su respectivo lugar.
Se debe prever el abastecimiento del stand, para ello se debe notificar con antelación al
Supervisor (ver sección “dotación del stand”)
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Es muy importante ser amable, discreto y cuidadoso en el trato con el público, es por ello que
hacemos las siguientes recomendaciones.
El teléfono es una herramienta de trabajo y como tal es necesario saber utilizarlo. En este
sentido cada Promotor o Ejecutivo deberá utilizar el teléfono correctamente, para ello se
deberá cumplir con las siguientes normas.
Uno de los puntos importantes para que un equipo de trabajo sea efectivo es la
comunicación, para ello se deben realizar las siguientes tareas:
ANEXO
Planilla de Recolección de Datos:
Promotor:______________________________________________
Fecha:_________________. Datos recolectados: _________
R.I.F. J-31002005-1 Planilla de Recolección de Datos Turno:_________________. Meta alcanzada: ____________
No. Cartera: _______________
Cartera Cartera
Nombre Teléfono Cliente Nombre Teléfono Cliente
1 14
2 15
3 16
4 17
5 18
6 19
7 20
8 21
9 22
10 23
11 24
12 25
13 26