REPUBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2017

( )

Por la cual se adoptan las reglas y condiciones generales para la entrada en operación
del Sistema de Afiliación Transaccional – SAT.

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 7 del

artículo 173 de la Ley 100 de 1993, en el artículo 5 del Decreto Ley 1281 de 2002, en
el numeral 23 del artículo 2 del Decreto Ley 4107 de 2011 y los artículos 2.1.2.1,
2.1.2.2 y 2.1.2.5 del Decreto 780 de 2016, y

CONSIDERANDO

Que el artículo 42 de la Ley 715 de 2001 establece como competencia en salud por parte
de la Nación, la dirección del sector salud y del Sistema General de Seguridad Social en
Salud en el territorio nacional, entre otros, mediante la definición, diseño,
reglamentación, implantación y administración del Sistema Integral de Información en
Salud, con la participación de las entidades territoriales.

Que el artículo 4 de la Ley 1438 de 2011 establece que la dirección, orientación y

conducción del Sector Salud estará en cabeza del hoy Ministerio de Salud y Protección
Social, como órgano rector de dicho sector.

Que mediante el artículo 2.1.2.1 del Decreto 780 de 2016, Decreto Reglamentario Único
del Sector Salud y Protección Social, se contempló que el Ministerio de Salud y
Protección Social, administrará el Sistema de Afiliación Transaccional y definirá la
responsabilidad de cada uno de los actores en el registro y reporte de información en el
sistema, la estructura de datos y los medios magnéticos o electrónicos que se requieran
para procesar la información del mismo.

Que el artículo 2.1.2.2 del citado decreto facultó al Ministerio de Salud y Protección
Social para solicitar la información que considere relevante relacionada con algunos de
los elementos del Sistema de Afiliación Transaccional, como son la información de
referencia y el registro de aportantes y afiliados.

Que el artículo 2.1.2.5 del citado decreto, previó medidas de transición al Sistema de
Afiliación Transaccional, entre otras, establece que si el documento de identidad del
afiliado no figura o no coincide con la información de referencia, tratándose de mayores
de edad no ingresarán a la Base de Datos de Afiliados del Sistema de Afiliación
Transaccional y para el caso de los menores de edad, el Ministerio de Salud y Protección
Social definirá el plazo y los términos para su ingreso a la misma.

Que se hace necesario definir la responsabilidad de los diferentes actores en el registro

y reporte de información, definir la información relevante para la entrada en operación y
adoptar las medidas necesarias para la transición entre el proceso de reporte y
actualización de la información a la base de datos única de afiliados-BDUA y la
gradualidad de la información a registrar en el Sistema de Afiliación Transaccional para
su plena operación.

En mérito de lo expuesto,
RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2017 HOJA No 2

Continuación de la resolución “Por la cual se adoptan las reglas y condiciones generales para la entrada en
operación del Sistema de Afiliación Transaccional – SAT.
”

RESUELVE

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Objeto. La presente resolución tiene por objeto fijar las condiciones
generales para la operación del Sistema de afiliación Transaccional SAT, y las reglas
que deben cumplir quienes intervengan en la afiliación, el reporte de novedades y la
disposición de la información relevante en relación con el mismo.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. Las reglas y condiciones fijadas en esta resolución

aplican a las personas que van a afiliarse, a los afiliados al Sistema General de
Seguridad Social en Salud - SGSSS, a las entidades e instituciones responsables de la
afiliación colectiva, institucional y de oficio, a los empleadores y otros aportantes, a las
EPS de los regímenes contributivo y subsidiado, a las entidades territoriales, a las
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud -IPS, la Entidad Administradora de los
Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud – ADRES, a los operadores
de información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA, a la
Superintendencia Nacional de Salud, a las entidades que administran los regímenes
especiales y de excepción, y a quienes en el futuro deban adelantar trámites en el SAT.

Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de la presente resolución las expresiones que
se listan a continuación tendrán los siguientes alcances:

Autenticación: es el proceso mediante el cual el usuario el usuario ingresa su login y

calve para ingresar al SAT.

Autorizaciones: son permisos que el usuario da al SAT, para el uso y disposición de

su información en los procesos que se requiera, de acuerdo con la normativa vigente.

Declaraciones: son manifestaciones generales o específicas, que el usuario debe

hacer al realizar cualquier transacción en el SAT.

Registro: proceso mediante el cual la persona natural o jurídica se identifica en el SAT,

con base en información de referencia de las entidades expedidoras de los documentos
de identificación.

Rol: es la condición de un usuario registrado en el SAT, que le da la competencia para

realizar determinadas transacciones.

Rol afiliado: es la persona que se encuentra afiliada al SGSSS y puede realizar

transacciones en el SAT.

Rol ciudadano: es la persona que no se encuentra afiliada al SGSSS y valida su

identificación en el portal web “Miseguridadsocial.gov.co”.

Rol empleador: es la persona natural o jurídica que tiene trabajadores por los cuales
tiene la obligación de afiliar, reportar novedades y pagar aportes al SGSSS, y en
consecuencia puede realizar transacciones en el SAT con este rol. Las personas
jurídicas se identificarán con nit, para personas naturales se identificaran con un
documento válido.

Transacción: es el trámite en línea que puede realizar un usuario en el SAT.

Usuario: persona que se registra y autentica en el SAT.

RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2017 HOJA No 3

Continuación de la resolución “Por la cual se adoptan las reglas y condiciones generales para la entrada en
operación del Sistema de Afiliación Transaccional – SAT.
”

OPERACIÓN DEL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL Y REPORTE DE

INFORMACIÓN

Artículo 4. Operación del Sistema de Afiliación Transaccional – SAT. Consiste en la

disposición, en el portal web “Miseguridadsocial.gov.co”, de las funcionalidades para que
los usuarios puedan registrarse y autenticarse, realizar las transacciones de afiliación,
reportar novedades, registrarse como aportante y consultar sobre la condición de
afiliación en el SGSSS.

La operación del Sistema de Afiliación Transaccional no releva a las EPS o EOC, del
cumplimiento de sus obligaciones legales relacionadas con la afiliación y verificación de
novedades, así como de las obligaciones derivadas de la gestión del riesgo en salud.

Artículo 5. Acceso al Sistema de Afiliación Transaccional – SAT. Para el acceso al

SAT y la realización de cualesquier transacción, las personas deberán registrarse
previamente en el portal Web www.miseguridadsocial.gov.co, con su documento de
identidad vigente y válido, y obtener una clave, siguiendo los pasos que el aplicativo le
indique. Si los datos del documento de identidad no coinciden con la información de
referencia, la persona no podrá registrarse.

Artículo 6. Transacciones en el Sistema de Afiliación Transaccional - SAT. Los

usuarios podrán realizar en el SAT las transacciones de afiliación, el reporte de
novedades y el registro de personas jurídicas que deban realizar transacciones de
acuerdo con la normativa vigente.

Artículo 7. Registro de personas autorizadas por las entidades e instituciones

competentes para la afiliación de oficio o institucional. Las entidades e instituciones
que de acuerdo con el Decreto 780 de 2016 tienen la competencia para realizar
afiliaciones institucionales o de oficio, deberán registrar las personas autorizadas para
adelantar dichas transacciones en el SAT.

Artículo 8. Disponibilidad horaria del SAT. Las transacciones de afiliación y reporte

de novedades se podrán realizar desde las 04:00 horas a las 24:00 horas, los 365 días
del año. Las consultas sobre condición de afiliación en el SGSSS estarán disponibles
durante los 365 días del año.

Artículo 9. Migración de la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA. El Ministerio

de Salud y Protección Social realizará la migración de la información actual de
aportantes y afiliados con inscripción vigente al 1 de marzo del 2018, con los datos de
la BDUA con corte al 23 de febrero de 2018.

Las inconsistencias que se detecten durante el proceso de migración serán reportadas

a las EPS o EOC, entidades que deberán resolverlas a través de novedades reportadas
a la BDUA de acuerdo con la Resolución 4622 de 2016 o la que la adicione, modifique
o sustituya. Las entidades que administran las afiliaciones están en la obligación de
reportar las novedades que resuelvan las inconsistencias informadas, dentro del término
que, según el tipo de inconsistencia, se establece en el anexo, que hace parte integral
de la presente resolución.

Las reglas de la migración se establecen en el anexo.

Artículo 10. Gradualidad. La entrada en operación del Sistema de Afiliación

Transaccional – SAT se realizará a partir del 1 de marzo de 2018 con la novedad de
RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2017 HOJA No 4

Continuación de la resolución “Por la cual se adoptan las reglas y condiciones generales para la entrada en
operación del Sistema de Afiliación Transaccional – SAT.
”

traslado, y de manera gradual se incorporarán la afiliación y demás novedades en el

transcurso del segundo trimestre de 2018.

Artículo 11. Operación simultánea del Sistema de Afiliación Transaccional – SAT

y la Base de Datos Única de Afiliados. Durante la incorporación gradual del reporte de
novedades a través del SAT se mantendrá sincronizada semanalmente la Base de Datos
Única de Afiliados- BDUA y el SAT, para lo cual el SAT reportará a la BDUA en los
archivos establecidos en la resolución 4622 de 2016 o la que la modifique, adicione o
sustituya, las novedades que se reporten a través de éste. Así mismo, ADRES dispondrá
al Ministerio de Salud y Protección Social las novedades reportadas por las EPS y/o
Entidades Territoriales a la BDUA.

Parágrafo: Cuando las novedades sean reportadas a través del SAT, los usuarios no
requerirán el diligenciamiento del formulario único de afiliación y registro de novedades
al SGSSS, establecido en la Resolución 974 de 2016 o la norma que la modifique,
adicione o sustituya.

Artículo 12. Prevalencia del medio de reporte de novedades Cuando el reporte de

novedades se realice a través del SAT, o de la BDUA, durante el término de operación
simultánea con el SAT, y de la PILA para efectos de la afiliación primará la novedad
reportada en el SAT.

Articulo 13. Reporte de entidades autorizadas para la afiliación institucional y de

oficio. Las entidades e instituciones autorizadas por el Instituto Colombiano de Bienestar
familiar -ICBF y las entidades territoriales del orden departamental, distrital o municipal,
que en mérito de lo establecido en el artículo 2.1.5.1. del decreto 780 de 2016, facultadas
para realizar afiliaciones a nombre de un tercero deberán reportar los autorizados de
acuerdo con la estructura del archivo definida en el anexo, que hace parte integral de la
presente resolución.

Artículo 14. Reporte de internación en una IPS. Las Instituciones Prestadoras de

servicios de salud - IPS, las EPS o EOC deberán reportar la información relacionada con
la internación de los afiliados en una IPS. También este reporte podrá ser realizado por
el cotizante o cabeza de familia. Para tal el efecto el SAT dispondrá la funcionalidad que
permita dicho reporte de acuerdo con el anexo, que hace parte integral de la presente
resolución.

Cuando el traslado se hace efectivo, y el afiliado se encuentre internado en una IPS sin
que se hubiere efectuado el reporte de la internación, la EPS de la cual se traslada será
responsable del pago de los servicios de salud que demande el afiliado durante la
internación y estará facultada para solicitar el reembolso de la UPC percibida durante el
periodo de internación.

Artículo 15. Reporte cobertura EPS y excepción a la regla general de permanencia.

La Superintendencia Nacional de Salud, en aplicación de los numerales 4 y 5 del artículo
2.1.7.3 del decreto 780 de 2016, deberá reportar las personas que tienen excepción a la
regla general de permanencia, para tal fin el SAT dispondrá a la entidad la funcionalidad
en el ROL de la SNS.

De igual manera, dispondrá la información de la cobertura de habilitación de las EPS y

los actos administrativos relacionados con los numerales 1, 2 y 3 del artículo 2.1.7.3 del
decreto 780 de 2016 reportada al Ministerio.
RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2017 HOJA No 5

Continuación de la resolución “Por la cual se adoptan las reglas y condiciones generales para la entrada en
operación del Sistema de Afiliación Transaccional – SAT.
”

Artículo 16. Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, términos y

condiciones. Los obligados a reportar información, de conformidad con lo previsto en
los artículos 116 y 130 de la Ley 1438 de 2011, que no cumplan con el suministro
oportuno, confiable, suficiente y con la calidad necesaria para la operación integral y
monitoreo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serán reportados por el
Ministerio de Salud y Protección Social, ante las autoridades competentes para que
impongan las sanciones a que hubiere lugar.

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 17. Carta de derechos y deberes. En cumplimiento de lo establecido en el

artículo 9 de la resolución 4343 de 2012, las EPS o EOC deberán mantener publicado,
actualizado y disponible la carta de derechos y deberes en su portal web. El Ministerio
de Salud y Protección Social, a través del SAT, dispondrá los vínculos necesarios para
acceder a la carta de derechos y deberes.

Artículo 18. Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el registro

de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de
datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea
aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el
Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas
que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables
de la privacidad, seguridad y confidencialidad y veracidad de la información suministrada
y sobre los datos a los cuales tiene acceso.

Artículo 19. Divulgación de Sistema de Afiliación Transaccional SAT. Las EPS

apoyarán la implementación del Sistema de Afiliación Transaccional a través de sus
Oficinas de Atención al Afiliado y al Aportante, para lo cual el ministerio dispondrá los
tutoriales en el portal mencionado.

Artículo 20. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha

de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los

ALEJANDRO GAVIRIA URIBE

Ministro de Salud y Protección Social
RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2017 HOJA No 6

Continuación de la resolución “Por la cual se adoptan las reglas y condiciones generales para la entrada en
operación del Sistema de Afiliación Transaccional – SAT.
”

ANEXO

El presente anexo está dividido en 3 capítulos así:

1. PROCESO MIGRACIÓN
2. REPORTE DE INFORMACION EN EL SAT
3. AFILIACIÓN Y NOVEDADES EN EL SAT

1. PROCESO MIGRACIÓN
1.1 MIGRACION AFILIADOS

Tratándose de mayores de edad identificados con cedula de ciudadanía, permiso

especial de permanencia, carnet diplomático, salvoconducto de permanencia y cedula
de extranjería en la BDUA, si estos documentos no han sido reportados por la RNEC o
Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad responsable de su
expedición, o no coinciden los datos básicos, no se cargarán en el SAT, para lo cual las
EPS o EOC deberán adelantar la gestión correspondiente en los términos establecidos
en el artículo 2.1.2.5 del decreto 780 de 2016.

Tratándose de mayores de edad identificados con tipo de documento adulto sin

identificar que pertenezcan al régimen contributivo, no se cargarán en el SAT. Si
pertenecen al régimen subsidiado y estos documentos no han sido reportados por la
entidad responsable de su expedición, o no coinciden los datos básicos, no se cargarán
en el SAT, para lo cual las entidades territoriales deberán adelantar la gestión
correspondiente de conformidad con el artículo 2.1.5.1 del decreto 780 de 2016.

Tratándose de menores de edad identificados con tarjeta de identidad, que no ha sido

reportada por la RNEC, no se cargarán en el SAT y el administrador del sistema aplicará
lo dispuesto en la resolución 4894 del 2015 o la norma que la modifique, adicione o
sustituya.

1.2 MIGRACION DE PERSONAS JURÍDICAS Y EMPLEADOR PERSONA NATURAL

El empleador persona natural deberá existir en información de referencia de

identificación para ser cargado en el SAT; para los casos en que el documento no exista
en la información de referencia no serán cargados en el SAT. Si la razón social del
empleador persona natural no coincide con la información de referencia se cargaran en
el SAT siempre y cuando haya coincidencia entre PILA e información de referencia.

La persona jurídica que no exista en información de referencia no se migra. Si la razón

social de la persona jurídica no coincide con la información de referencia se cargaran en
el SAT siempre y cuando haya coincidencia entre PILA e información de referencia.

Las inconsistencias en el registro de persona jurídica se deberá resolver mediante el

registro en el sistema de afiliación transaccional - SAT. Las novedades que se generen
con esta actualización, se deberán reportar por parte del Sistema de Afiliación
Transaccional - SAT a la BDUA.

Los trabajadores asociados a un aportante inconsistente no migrado, no pueden ser

migrados al SAT.

Es responsabilidad de la persona jurídica garantizar que tanto en la BDUA como en el

registro de los pagos efectuados a través del Sistema PILA, hay coincidencia en la
identificación y la razón social. Por lo tanto, para el caso en que el número de
RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2017 HOJA No 7

Continuación de la resolución “Por la cual se adoptan las reglas y condiciones generales para la entrada en
operación del Sistema de Afiliación Transaccional – SAT.
”

identificación de la persona jurídica en PILA no está registrado en la BDUA, deberá

efectuar la corrección ya sea en PILA o en la BDUA según corresponda.

1.3 OTROS

Los miembros de un grupo familiar registrado en la BDUA en el momento de la migración

que no cumplen las condiciones contempladas en el Decreto 780 de 2016 para formar
parte del grupo, podrán ser cargados en el SAT y se enviaran como auditoria a las EPS
para que en un plazo no mayor de tres meses reporten las novedades correspondientes
a través de la BDUA. Vencido dicho término sin que se hubiere reportado la novedad
que corrija la inconsistencia, se suspenderá el reconocimiento de la Unidad de Pago por
Capitación (UPC) a la EPS hasta cuando se resuelva la inconsistencia, sin que ello
afecte la prestación de los servicios de salud.

Los registros de la BDUA identificados como poblaciones especiales no contempladas

en el Decreto 780 de 2016, serán cargados en el SAT como afiliados al régimen
subsidiado.

2. REPORTE DE INFORMACION AL SAT

2.1 Reporte de entidades autorizadas para la afiliación institucional y de oficio

Las entidades e instituciones autorizadas por el Instituto Colombiano de Bienestar familiar -

ICBF y las entidades territoriales del orden departamental, distrital o municipal, pueden
realizar afiliaciones a nombre de un tercero, la entidad que autoriza deberá reportar los datos
de dichas instituciones en la siguiente estructura y disponerlo en el SFTP del Ministerio de
salud y Protección Social que para tal fin ha sido creado.

Tabla 1 Estructura del archivo entidades autorizadas para la afiliación institucional y de oficio
Código

Obligatorio
Permitida

Nombre del Campo Valores Permitidos

Longitud

1 Número de identificación de la persona jurídica 9 Numérico X

X
2 Dígito de verificación 1 Numérico
Vacío
3 Nombre o razón social de la persona jurídica 500 Texto
4 Tipo de documento del representante legal 2 TI, CC, CE, SC, CD X
5 Número de identificación del representante legal 3-16 X
6 Primer apellido del representante legal 60 X
7 Segundo apellido del representante legal 60
8 Primer nombre del representante legal 60 X
9 Segundo nombre del representante legal 60

Parágrafo. Con posterioridad al registro inicial de autorizados que se conformará a partir de

los archivos que se remitan en cumplimiento del presente anexo, las actualizaciones,
deben ser realizadas a través del Sistema de Afiliación Transaccional _ SAT, por parte del
representante legal o su delegado, previamente registrados ante el SAT.

Es competencia del Instituto de Bienestar Familiar reportar al Sistema de Afiliación

Transaccional, las dependencias, sucursales, regionales, instituciones, Comisarías de
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Continuación de la resolución “Por la cual se adoptan las reglas y condiciones generales para la entrada en
operación del Sistema de Afiliación Transaccional – SAT.
”

Familia, y Defensorías de Familia, autorizadas por el Instituto, para realizar afiliaciones de

terceros.

Es responsabilidad de la autoridad del orden departamental, distrital o municipal, reportar

las Personerías Municipales y las dependencias, entidades e instituciones autorizadas por
la entidad para tramitar afiliaciones e inscripción a EPS de terceros.

2.2 Reporte cobertura EPS y excepción a la regla general de permanencia

La Superintendencia Nacional de Salud reportará la información al SAT sobre la

cobertura geográfica de las EPS que se utilizará para validar la elección de EPS por
parte de los afiliados, mediante el mecanismo que se establezca.

Igualmente dará respuesta a la solicitud de confirmación de las excepciones al

cumplimiento del período de permanencia en la EPS para la novedad de traslado, que
son de su competencia, de acuerdo con los numerales 1, 2 y 3 del artículo 2.1.7.3 del
decreto 780 de 2016.

3. NOVEDADES EN EL SAT

En la operación del Sistema de Afiliación Transaccional se realizarán las siguientes

novedades

Número Novedad
0 Afiliación
1 Modificación de datos básicos de identificación
2 Corrección de datos básicos de identificación
3 Actualización del documento de identidad
4 Actualización y corrección de datos complementarios
5 Terminación de la inscripción en la EPS
6 Reinscripción en la EPS
7 Inclusión de beneficiarios o de afiliados adicionales
8 Exclusión de beneficiarios o de afiliados adicionales
9 Inicio de relación laboral o adquisición de condiciones para cotizar
Terminación de relación laboral o pérdida de las condiciones para seguir
10
cotizando
11 Vinculación a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas
Desvinculación de una entidad autorizada para realizar afiliaciones
12
colectivas
13 Movilidad
14 Traslado
15 Fallecimiento
16 Protección al cesante
17 Calidad de pre-pensionado
18 Calidad de pensionado
19 Internación en una IPS
Terminación de la inscripción en la EPS en el régimen Subsidiado por las
20
entidades territoriales