Guía Paso a Paso

Implementación de

Last Planner System

Fernando Rodríguez
a3leanconstruction.com
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Implementa Last Planner® System

INTRODUCCIÓN

Last Planner® System se ha convertido en la mejor herramienta, que yo haya utilizado, para gestionar
la producción de obras de construcción.

Ha entrado con fuerza en las pymes españolas desde hace unos años, y cada día son más empresas
las que comienzan a aplicarlo en sus obras.

Y no es de extrañar, ya que su aplicación puede hacerse a cualquier nivel y en cualquier tipo de

obra.

Incluso despachos de arquitectura lo utilizan para planificar el desarrollo de los proyectos en fase de
diseño.

Con esta guía pretendo explicar las bases del sistema y que puedas comenzar a aplicarlo
inmediatamente.

Uno de sus grandes valores es que no necesitas ningún software específico para su uso, ni nada que
no puedas conseguir fácilmente.

Desde mi punto de vista, para empezar, lo mejor es ir a lo básico y ser lo más ligero posible.

Lo único que necesitas en material de papelería, hojas de cálculo básicas y ganas de hacer mejor
las cosas.

Al avanzar en su uso irás viendo lo que mejor te funciona. Si haces una inversión en material, puedes
verte comprometido con algo que no se adapta a tus necesidades.

En etapas avanzadas de su aplicación, con equipos experimentados en su uso, se puede pensar en

introducir alguna herramienta tecnológica para gestionar el sistema.

Los primeros resultados llegarán en poco tiempo.

No obstante, para que funcione de manera estable en el tiempo, hay que trabajar con las personas
que conforman los equipos para conseguir que ésta, sea la herramienta de gestión de obras de la
empresa.

Fernando Rodríguez

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CONCEPTOS BÁSICOS
Actividades de transformación y flujo
En todos los proyectos podemos distinguir dos tipos de actividades:

Actividades de transformación: son aquellas que hacen que la construcción avance y aportan valor.

Y actividades de flujo: son aquellas que hacen posible que se produzcan las actividades de
transformación.

En el diagrama se puede observar la gran cantidad de actividades de flujo necesarias para producir
dos actividades de transformación.

Por lo tanto, son actividades que no debemos dejar olvidadas a la hora de planificar.

Restricciones
Son aquellos eventos que impiden que una actividad de transformación se pueda realizar.

Las restricciones están en las actividades de flujo y los tipos más normales, pudiendo haber muchos
más, son:

 Información, material, equipo auxiliar y mano de obra.

Por lo que, uno de los puntos en los que debemos enfocar los esfuerzos, es en destapar todas las
restricciones posibles para gestionarlas, liberarlas y así favorecer el flujo.

De esta forma, las actividades de transformación podrán realizarse de manera continuada y sin
interrupciones.

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Compromisos
El sistema trabaja con personas, por lo que, un líder consciente de este detalle, será capaz de crear
un ambiente de colaboración y de conducir los intereses del equipo hacia los del proyecto.

Para que un compromiso sea efectivo, debe cumplir ciertos requisitos mínimos:

1. Actividad: Qué es lo que nos comprometemos a hacer.

2. Criterios de cumplimiento.
3. Responsable: Quién se encarga de gestionar la actividad y rendir cuentas por ella.
4. Fecha: Cuándo se compromete el responsable a realizar la actividad.

De esta forma los compromisos son medibles y se puede definir si se han completado o no.

Por lo tanto, Last Planner®, es un sistema que gestiona los compromisos que hacen las personas
responsables de las actividades y favorece un ambiente de colaboración.

Personas. Quiénes son los últimos planificadores

Sin pensar en el uso de este sistema, lo normal es que los planes de obra los haga una persona, por
supuesto con todo su mejor hacer y con el objetivo de cumplirla, pero con la colaboración de muy pocos,
y asumiendo gran cantidad de supuestos.

Cada supuesto es un punto débil del plan, porque son eventos que no se pueden saber con garantías y
que no dependen del planificador.

Cuantos más supuestos tenga un plan, mayor es el riesgo de que falle.

Y también, cuanto más a largo plazo, más incertidumbre.

Por lo que un plan de obra completo, a partir del tercer mes tiene una alta probabilidad de no cumplirse.

Con una gestión basada en Last Planner®, los planes se hacen en conjunto con los integrantes del equipo
de obra y se retroalimentan sistemáticamente, reduciendo los supuestos y la incertidumbre.

Se consideran los últimos planificadores porque después de ellos ya no se planifica más, se ejecuta.

Por tanto, éstos deben tener conocimiento específico de su actividad.

Deben tener autoridad para asignar recursos.

Y además, serán responsables para comprometerse con la entrega de los trabajos asignados.

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LAST PLANNER SYSTEM

Es un sistema de planificación llevado a cabo por las personas encargadas de la producción.

Divide la programación de obra en partes más pequeñas, con el objetivo de hacerla más intuitiva y
entendible por todos los participantes.

Se enfoca en producir un flujo de trabajo continuo y sin interrupciones.

Material de trabajo
La idea es crear un entorno visual e intuitivo, para que se pueda
leer fácilmente lo que se quiere transmitir.

Para ello, lo normal es preparar un mural para cada fase.

Los murales estarán divididos en meses, semanas o días.

Se utilizan tarjetas de colores y se asigna un color a cada oficio,

subcontrata o empresa colaboradora.

Las tarjetas se colocarán en la semana o día en que se esté

planificando su ejecución.

En ellas se puede incluir información sobre el número de trabajadores que se planea usar y el tiempo
estimado para su ejecución.

Fases
Last Planner® descompone la planificación en:

1. Pull Planning, Lo que se DEBE hacer.

2. Look ahead plan. Lo que se PUEDE hacer.
3. Weekly plan. Lo que SE HARÁ.
4. Seguimiento, PPC

Antes de comenzar a planificar cada fase, y a reunirnos con todas las personas que van a participar,
se realiza una reunión interna del equipo que gestiona la obra para trazar la estrategia.

En ella se establece el plan de hitos y el tren de trabajos.

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ESTRATEGIA: Plan de hitos

Acota las entregas parciales que tendrá la obra.

La Pull Session será más efectiva, ya que se acotan los objetivos y cada participante sabrá en qué
momento tiene el grueso de su trabajo.

ESTRATEGIA: Tren de trabajos

Se trata de establecer la secuencia que seguirán los oficios.

Al inicio de la Pull Session, trataremos este aspecto con los responsables de cada oficio para
consensuar la secuencia y que todos los participantes estén de acuerdo con ella.

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PULL PLANNING, Lo que se DEBE hacer.

Este es el punto de partida de la planificación colaborativa.

Se realiza con todos los participantes de la obra, y es muy interesante que esté presente la Dirección
Facultativa e incluso el promotor.

Se busca establecer la mejor secuencia de oficios y destapar el mayor número de restricciones.

El planning se realiza con los tiempos estimados por los responsables de cada oficio.

Es posible que, en la primera iteración, el tiempo de duración del proyecto que se obtenga, no se
ajuste a las expectativas del cliente o a la lógica productiva de la empresa constructora*.

* Estamos buscando reducir los tiempos de ejecución aumentando la coordinación.

** Por supuesto sin reducir seguridad, ni calidad, ni alcance.

Por lo que seguramente, habrá que hacer una segunda iteración para alinear el plan con los intereses
del proyecto.

Las restricciones se recogen en una ficha para gestionar su trazabilidad de liberación. Y aquí es donde
se reflejan los factores de un compromiso.

Cuando las personas que harán los trabajos aportan datos específicos de sus objetivos, internamente
se están obligando a cumplir. Están formulando el compromiso.

Además, esta sesión sirve para que tod@s entiendan la esencia de lo que se quiere construir.

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LOOK AHEAD PLAN. Lo que se PUEDE hacer.

Con los objetivos a medio plazo fijados en el plan de hitos, y el pull planning realizado, ahora se
establecen las actividades que se pueden ejecutar a 4-6 semanas vista*.

*El tiempo look ahead (4 ó 6 semanas) no es aleatorio. Depende del tiempo de reacción en
que el equipo sea capaz de liberar las restricciones. Personalmente, aunque seamos rápidos
recomiendo un mínimo de 4 semanas.

Se tata de detallar lo plasmado en el plan general para aumentar las posibilidades de cumplimiento.

Se planifica hoy, mirando 4 semanas adelante. Y la semana que viene, otras 4 semanas adelante.

Así iremos superponiendo semanas para tener siempre 4 ó 6 semanas a la vista por delante.

Esto se realiza todas las semanas, de forma que:

 Se centralizan las consultas: El jefe de obra reducirá una

gran cantidad de llamadas de teléfono, pudiendo
enfocarse en aportar más valor a su trabajo.

 Al tener la planificación plasmada a la vista de todos, cada

encargado y el jefe de obra descargan su mente.
Ya no están pendientes de que no se les olvide nada y
pueden enfocarse en hacer mejor lo que están haciendo
en este momento.

 Los participantes son conscientes de lo que impacta su

trabajo en el de otros: Aumenta su respeto por el trabajo de
los demás.

Esta etapa es el motor del sistema y es donde se destapan las restricciones que dan flujo a la obra.

Los responsables de los oficios ven cercano el inicio de los trabajos y visualizan mejor las necesidades,
por lo tanto, sienten más la necesidad de prepararse para el momento de la ejecución.

No dejan las cosas para después.

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PLAN SEMANAL. Lo que SE HARÁ.

Partiendo del Look Ahead Plan detallamos de manera precisa las tareas que se van a ejecutar la
semana próxima.

Todas las tareas que se planifiquen deberían estar liberadas*, es decir, sin restricciones para garantizar
que se ejecutarán sin interrupciones.

*Si incluimos actividades afectadas por alguna restricción, estamos asumiendo el riesgo de
que se interrumpa el trabajo, incurriendo en desperdicios.

De esta forma se llega a planificar lo que se hará en la obra cada día.

Esta información se transcribe a un formato digital del que más adelante se puedan extraer datos.

Se puede trabajar con un formato Excel o ir a herramientas tecnológicas específicas.

PLAN SEMANAL Y PPC SEMANA Nº

ACTIVIDAD ZONA EMPRESA RESPONSABLE L M X J V
02/03 03/03 04/03 05/03 06/03
REGISTRO PARED 1 1

TECHO GIMNASIO 1 1 1 1 1 1

TERRAZAS 1 1 1

FUENTE 7 1 1

FALSO TECHO 4 1 1 1

TRDS GARAJE 4 1

CUADROS GENERALES 3 1 1 1 1 1

MARCAR LUCES 3 1

BOMBAS IMPULSIÓN 4 1

ACCESORIO CASCADA 7 1

PISO 3 1 1 1 1 1

CHIMENEA 3 1 1

FUENTE 7 1 1 1

FONDEAR 1 1

FONDEAR 2 1

FOSO PISCINA 1 1 1 1 1 1

PRUEBAS 1 1 1 1 1

PANELADO MADERA 1 1 1 1 1 1

Una vez con los datos en una tabla, se facilita la comunicación a través de email u otras herramientas
de comunicación.

Y se facilita el cálculo de indicadores de rendimiento (KPI´s) en la siguiente fase.

Reunión diaria:

Como refuerzo del sistema, puede ser interesante realizar una breve reunión diaria. Sería antes de
iniciar la jornada, de pie para que sea ágil y de menos de 5 minutos.

Servirá para repasar las actividades programadas y verificar que se pueden acometer sin restricciones
de última hora.

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SEGUIMIENTO, Porcentaje del Plan Completado

Se trata de medir las actividades completadas, frente al total que se había planificado, para llegar a
un porcentaje de complimiento.

Cada reunión semanal comienza por este punto.

Se recogen también los motivos de no cumplimiento, ya que serán la base para implementar mejoras.

Conociendo en qué está fallando el proyecto, se pueden diseñar acciones enfocadas a mejorar los
puntos débiles.
PLAN SEMANAL Y PPC SEMANA Nº 10 lunes, 2 de marzo de 2020
ACTIVIDAD ZONA EMPRESA RESPONSABLE L M X J V S Comple ID. Razones de No Cumplimiento
02/03 03/03 04/03 05/03 06/03 ### (S/N) N.
REGISTRO PARED 1 1 S

TECHO GIMNASIO 1 1 1 1 1 1 N A COLOCACI ÓN DE ESTRUCTURA ADICI ONAL

TERRAZAS 1 1 1 S

FUENTE 7 1 1 N C EN OTROS TAJOS

FALSO TECHO 4 1 1 1 S

TRDS GARAJE 4 1 S

CUADROS GENERALES 3 1 1 1 1 1 S

MARCAR LUCES 3 1 S

BOMBAS IMPULSIÓN 4 1 S

ACCESORIO CASCADA 7 1 S

PISO 3 1 1 1 1 1 S

CHIMENEA 3 1 1 S

FUENTE 7 1 1 1 N C TRABAJANDO EN CHIMENEA

FONDEAR 1 1 S

FONDEAR 2 1 S

FOSO PISCINA 1 1 1 1 1 1 S

PRUEBAS 1 1 1 1 1 S

PANELADO MADERA 1 1 1 1 1 1 S

Nº TOTAL DE ACTIVIDADES 18
Nº TOTAL DE ACTIVIDADES NO FINALIZADAS 3
Nº TOTAL DE ACTIVIDADES SI FINALIZADAS 15

11 10 9 8 10 0 83% PPC

Es normal que los porcentajes de cumplimiento sean bajos al principio, pero en el momento que el
equipo se acostumbre al sistema, se estabilizarán.

Incluso alguna semana podemos conseguir un 100% de cumplimiento, lo cual es buena señal.

Si esto se repite, podríamos plantearnos aumentar la cantidad de programa para avanzar más rápido
en la obra.

Seguramente estemos por debajo de las posibilidades del equipo de trabajo.

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QUIÉN ASISTE A LAS REUNIONES

No es necesario que todos asistan a todas las reuniones. Buscamos se ágiles y aprovechar el tiempo.

Asistirá cada interesado 4 ó 6 semanas antes de que le corresponda entrar a trabajar, y éste mismo
una semana antes de su entrada a la obra.

Durante ese tiempo se podrán gestionar necesidades sin asistencia a la obra.

Mientras se esté trabajando, sí hay que estar en las reuniones de planificación.

Pull Session:

 Todos los Subcontratistas, instaladores y encargados de oficios.

 Dirección Facultativa, Promotor.
 Equipo gestor de la obra: Planificador y personal de apoyo para recoger información.

Look Ahead – Reunión semanal:

 Subcontratistas, instaladores y encargados de oficios.

o Los que se encuentren en ejecución.
o Los que entran a la obra en las próximas semanas.
 Planificador y/o Jefe de Obra.
 Posible ayudante de jefe de obra, dependiendo del tamaño de la misma.

LAST PLANNER EN FASE DE DISEÑO

Este sistema no sólo sirve para gestionar obras, sino que también se puede llevar al estudio de
arquitectura o ingeniería.

De la misma forma que en la fase de construcción, en la de diseño intervienen diferentes profesionales

(delineantes, calculistas, técnicos, etc…), en un flujo de trabajos, para completar un producto.

Por lo que podemos planificar el flujo de trabajo ayudados por esta herramienta.

De hecho, un proyecto que se gestione desde el inicio bajo la filosofía Lean, debería incluir la etapa
de diseño en la planificación del proyecto; de esta forma se conseguirán resultados aún mejores.

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BENEFICIOS
El sistema enriquece las gestiones que hacemos en las obras, aportando la estabilidad de un proceso
sistemático que repetimos cada semana.

Aporta agilidad a la hora de resolver imprevistos, ya que somos capaces de anticipar casi todos los
eventos que puedan darse.

El compromiso de los participantes en la obra aumenta cada semana. Y al ver resultados positivos
aumentan también la motivación y la productividad.

Se eliminan drásticamente las urgencias y se aumenta el control sobre los trabajos a corto, medio y
largo plazo.

A las personas encargadas de la gestión, les aporta la tranquilidad de tener la obra controlada.

Si la producción no sufre de urgencias continuamente, la seguridad lo agradece. La obra será mucho

más segura.

Ni que decir tiene, que la calidad aumentará, ya que cuando se preparan los trabajos con
antelación, siempre salen mejor y a la primera.

Una vez que se estabiliza la producción, se abren espacios para implementar otro tipo de mejoras, y
entrar así en una espiral de crecimiento hacia la mejora continua.

Además, si hay cambios, que los habrá, es muy posible que se puedan amortiguar y que no afecten
al plazo de la obra, terminando a tiempo incluso con los cambios solicitados.

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IMPLEMENTA LAST PLANNER EN TU EMPRESA

Con todo esto puedes ponerte manos a la obra desde hoy mismo e implementar Last Planner®
System.

Los resultados llegarán, pero siempre se requiere esfuerzo, constancia y foco.

Un esfuerzo bien enfocado se transformará rápidamente en beneficios.

Desde a3 Lean Construction, ayudo a empresas a marcar la diferencia implementando Last Planner®
System.

 Aumenta la seguridad.
o Si todo está organizado, la obra es más segura.

 Aumenta la calidad.
o Si preparas los trabajos adecuadamente, se hacen bien a la primera.
o Además, repercute positivamente en los costes.

 Aumenta el control de las compras y subcontrataciones.

o Si sabes con certeza lo que vas a hacer a medio y largo plazo, puedes priorizar las
gestiones.

 Aumenta la producción.
o Si haces énfasis en la planificación, aumentas la coordinación, y por tanto los
profesionales y empresas que has contratado para producir, producen.
o Y así, reduces los plazos y garantizas tus entregas de obra a tiempo.

Contacta para saber cómo puedo ayudarte a aplicar en tus obras,

las técnicas que están entregando mejores resultados hoy en día.

Fernando Rodríguez, [email protected]

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Sin acción no hay reacción.

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