Gestión de la información

Sistema de información

Cabrera Sañudo Darmen Camilo

Daza Salcedo Yuri Jasbleidy
Garzón Ramírez Ángela Cristina
Reyes González Jenny Alexandra
Suarez Pérez Diana Milena

Institución Universitaria Politécnico Grancolobiano

Pregrado Virtual
Año 2020
Tabla de contenido

Introducción i
Objetivo General ii
Objetivos Específicos 1
DESCRIPCIÓN BREVE DE LA EMPRESA SELECCIONADA 2
Misión 3
Visión 3
Instalaciones 4
BASE DE DATOS OLAP 6
Lista de referencias 14
 Introducción

Para las empresas es fundamental contar con un sistema de información que abarque
todas las áreas de la compañía. Esto permite tener una sola fuente de información para
todas las personas que requieran tener acceso a dicho contenido. En la actualidad, las
empresas han optado por implementar modelos de información que permitan un trabajo y
una gestión eficiente de la compañía. Dicho esto, es muy importante el control de las
bases que manejan las empresas ya que esto finalmente se transforma en un valor
tangible o intangible.

Es por esto que dentro del presente documento, exponemos la forma en que vamos a
trabajar los sistemas de información de la compañía Aviguamal S.A, teniendo acceso y
control de las bases de pedidos de sus clientes, el control de información financiera como
ingresos y egresos, con esta información que está en el cumplimiento de los requisitos
legales que le aplican a la misma frente a la protección de datos, queremos ayudar a la
empresa a tomar decisiones para mejorar sus procesos frente a los sistemas actuales de
información que se relacionen y se orienten a generar una ventaja competitiva que pueda
ubicarlos como líderes en la ejecución de su operación.
 Objetivo General

Elaborar un estudio factible implementando el proceso tecnológico en la empresa,

Avicultores Unidos De Guamal S.A por medio del procesamiento analítico en línea o por
sus siglas en inglés OLAP (On-Line Analítica Processing), para alcanzar la satisfacción y
expectativas de clientes, socios y proveedores, aportando innovación en el mercado
avícola y optimizando sus procesos, de tiempo e incremento de la utilidad.
 Objetivos Específicos

1. Determinar las necesidades internas de información y lograr su cumplimiento.

2. Manejar eficientemente los recursos de la información y optimizar su valor y

aprovechamiento organizacional, optimizando el uso de recursos para la reducción
de costos.

3. Lograr un excelente desarrollo del análisis e implementación de un sistema de

información empresarial e identificar los factores de riesgo q afectan la integridad
de los empleados.

4. Realizar trabajos de investigación, con el fin de liderar proyectos innovadores que

permitan abrir campo al mercado y atraer nuevos clientes.
 DESCRIPCIÓN BREVE DE LA EMPRESA SELECCIONADA

Avicultores Unidos De Guamal S.A

Es una empresa de capital S.A la cual se creó en el año 2008, se encuentra ubicada en
Dpto. del Meta, vereda san Miguel Guamal Meta y su área administrativa y servicio al
clientes en acacias , al cierre del año 2019 contaba en su planta con 75 empleados
directos, su actividad económica principal es el Sacrificio de Aves, lidera y desarrolla
actividades que buscan optimizar de la mejor manera el uso adecuado de los recursos
naturales, previniendo la contaminación y protegiendo el medio ambiente, ejerciendo los
controles necesarios para evitar los impactos socio ambientales y dando adecuado
manejo de los residuos generados en la operación, buscando acciones que disminuyan
los efectos negativos del cambio climático.

De igual manera se enfocan hacia la responsabilidad social, con un alto compromiso

comunitario hacia el desarrollo económico y mejoramiento del entorno social de las partes
interesadas, aportando a la generación de empleo y sostenibilidad en la región.
Se dedica al servicio de paenamiento de aves, cuenta con personal a la fecha en
promedio de 90 personas.

El perfil del cliente de Aviguamal S.A. va más allá de buscar una meta comercial, se
profundiza en generar vínculos que puedan fortalecer la planta en este orden de ideas
buscamos inversiones de capital para ser más fuerte más sólida más concreta la planta
de sacrificio.

Cuando hablamos de inversiones es para que la planta crezca, tener nuevos proyectos,
nueva maquinaria, realizar reparaciones locativas, remodelaciones de infraestructura, de
esta manera lo que buscamos en el perfil del cliente es que sea un socio que quiera
invertir en Aviguamal.
 Misión
Es una empresa que se dedica a ofrecer el servicio de beneficio avícola, realizando los
procesos técnicos con las mejores condiciones de higiene y calidad, para contribuir a una
alimentación sana; tiene un alto compromiso ambiental y social, generando
progreso a la comunidad con la generación de empleo y buenas prácticas, siempre
velando por el bienestar del personal.

Visión
Aviguamal S.A para el 2025 será una empresa reconocida a nivel nacional,
distinguiéndose por la calidad del servicio de Beneficio Avícola, diferenciados con marca
propia y con los más altos estándares de calidad, que le permitan ser reconocidos por
proveedores externos, clientes y demás partes interesadas, como la mejor opción por la
trazabilidad e innovación en todos los procesos y productos, soportados en el alto grado
de competencia del recurso humano y la alta tecnología de las plantas, siempre
innovando en sus tecnologías y superando las expectativas del consumidor.
 Instalaciones

A continuación, se hace un breve recorrido por las principales zonas de acceso a las que
se pudo ingresar con autorización.

ZONA DE DESCARGUE: Se recibe el pollo en canastillas, transportado en camiones

descubiertos para evitar el ahogamiento, cantidad de operarios para esta labor 8.

ZONA DE ATURDIMIENTO: El pollo es colgado de las patas en una cadena que lo dirige

al aturdidor para recibir una descarga eléctrica.

ZONA DE SACRIFICIO: Una vez aturdido por la descarga pasa a la zona de sacrificio.

OBSERVACIÓN: La empresa aviguamal, tiene un amplio y extenso campo para trabajar,

se pueden identificar posibles cambios, con base a información que no está utilizando en
provecho de sacar ventajas, en el presente proyecto identificaremos las fortalezas y
debilidades para trabajar.
 BASE DE DATOS OLAP

La base que trabajamos en nuestra empresa Aviguamal SA es la OLAP ya que es un

sistema confiable para procesar datos que posteriormente se podrán utilizar para llevar
acabo análisis e informes que permitan mejorar las operaciones productivas, tomar
decisiones inteligentes frente a la competencia en el mercado.
Con este sistema de datos se puede manejar el tema de ventas desde diferentes
dimensiones, se pueden sacar estadísticas por ejemplo en qué lugar se vende más un
producto, en que temporada del año se vende más un producto etc.

Una ventaja para nuestra empresa es que los datos son resumidos de esta forma en
temporadas de alta demanda agiliza los procesos de pedidos y despacho.

QUE TIPO DE BASE DE DATOS SE RECOMIENDA A LA EMPRESA?

La empresa Aviguamal S.A. es una empresa mediana ubicada en el Departamento del

Meta, por lo que se recomienda una base de datos centralizada.

Los datos centralizados y ordenados son mucho más fiables por lo que la planificación
empresarial y la toma de decisiones se ponen completamente al servicio de los objetivos
de la empresa. Así la centralización de los datos para su mejor gestión se convierte en
una ventaja competitiva.
Uno de los problemas de las empresas es la duplicidad de la información, y esto se debe
porque se trabaja con sistemas independientes y diferentes bases de datos, con la base
de datos centralizada todos los datos se almacenan bajo un modelo de datos común
permitiéndole a la empresa ingresar la información ordena y sin posibilidad de duplicar la
información.

La base centralizada posibilita la generación de reglas automatizadas para acciones o

tareas teniendo en cuenta los datos previamente ingresados.

Para una empresa resulta imposible visualizar una panorámica de su trayectoria si sus
datos no los tiene centralizados, la obtención de la información en tiempo real sobre el
estado del negocio posibilita la creación de informes que le permite a su gerente tomar
mejores decisiones y puede resultar más rentable.

Contar con una base de datos centralizada proporciona varios beneficios para servicio al
cliente, con lo que cualquier gestión relacionada con pedidos y ventas se soluciona de
manera mucho más ágil, también se agiliza considerablemente el acceso a cualquier tipo
de registros y así mejorar la atención al cliente.
Con una base de datos centralizada y segmentada correctamente se puede ejecutar una
buena gestión de guías. Si los datos se guardan correctamente es posible organizarlos
que permitan realizar campañas de marketing dirigidas y personalizadas que pueden
llegar al aumento de las ventas de la empresa.

Al reunir toda la información en una misma base de datos y centralizar todos los procesos
de la empresa en una única plataforma hace que su tiempo se maximice y pueda disfrutar
de las ventajas que le brinda el disponer de los datos en un solo sistema.

La base de datos que se adjunta, es una base de consulta y proyección de gastos, con el
fin de tener presente las cifras y un buen análisis de gastos correspondientes al mes
actual, esto permite llevar un control, monitoreo e identificación de variaciones que
puedan afectar al PyG de la empresa.

Adjuntamos la base de datos diseñada según algunos parámetros que nos compartió
AVIGUAMAL, la información fue modificada para darle uso académico.

Adjunto hipervínculo de la base de datos incluida en el presente trabajo.

CODIG NIT NOMBRES DIRECCION
O

TERCERA ENTREGA

PROCESO DE FACTURACIÓN AVIGUAMAL

 1) Se recepcionan documentos soportes de entradas y salidas de aves sacrificadas
se organizan por orden de cliente.
2) Se registran en el documento control de sacrificio (documento en Excel) se
imprime y se anexa con los soportes manuales.
3) Se ingresa al sistema de facturación (HELISA PROACSITEMAS) se carga la
factura electrónica a través de un documento denominado SVE.
4) Se registran todas las cantidades sacrificadas por cliente.
5) Se debe guardar las facturas en un documento PDF en la ruta disco local
D/Carpeta Aviguamal2020/contabilidad//facturación PDF por días.
6) Se finaliza guardando todo, se hace un resumen quincenal, se hacen cuentas de
cobro quincenal por número de documento del cliente, se deben relacionar datos
numéricos de texto, documentos de identidad y fechas, valor unitario y valor total.
7) Se envían las respectivas cuentas de cobro por correo electrónico, para que los
clientes efectúen el pago por medio de consignación bancaria.
8) El cliente tiene 5 días después de recibir la cuenta de cobro para efectuar el pago.
9) Cuando se recibe soporte, se registra en HELISA por documento de ingreso
denominado CI y se hace el respectivo abono o pago total de la cartera.

A continuación, se muestran algunas imágenes compartidas por la empresa para poder

visualizar el orden de ingreso de datos y como se registra la información para consolidar
en base de datos de facturación y contabilidad.

Remisión control de entrada de aves, registro de información manual.

Remisión control salida de aves, registro de información manual.

Registro de información en HELISA, información en base de datos, esta base permite
ingresar datos numéricos, de texto, documentos y fecha, igualmente se puede consultar.

Se registran en archivo de Excel valores numéricos para totalizar cantidades.

Por último, se genera la factura electrónica que se envía por correo electrónico y que
debe ser pagada dentro de los 5 días siguientes a la fecha de recepción.
Como se puede observar, Aviguamal maneja un programa contable y de facturación que
le permite capturar datos numéricos, fecha, documentos de identidad, datos de texto, para
consolidar la información financiera, contable y de facturación, donde se pueden generar
cuentas por cobrar y por pagar.
Por lo tanto, se investigó a más profundidad el sistema HELISA.
El software Helisa, es un sistema ampliamente reconocido para el manejo de la
información Administrativa y Operativa de cualquier tipo de empresa, La sencillez,
confiabilidad y rapidez en su funcionamiento, son características que permiten al sistema,
a través de todos sus módulos, brindarle eficiencia al usuario final en la realización de sus
labores diarias.

ADMINISTRADOR

El administrador es la base estructural de la serie de productos Helisa y es totalmente

configurable y adaptable a cualquier estructura contable. Se puede definir el tamaño, los
niveles del código de la cuenta contable y del centro de costos, se establecen diferentes
tipos de cartera, se diseña la forma y distribución de los documentos, el valor de las
tarifas, los topes, las bases, las cuentas que afectan cada operación y así se instala con el
perfil que tendría un programa hecho a la medida. Se complementa con una barra de
herramientas en línea con iconos para ayudas, guías visuales, calendario tributario y
actualizaciones.
Configuración de estados financieros NIIF de acuerdo a los requerimientos y presentación
independiente de los estados financieros PCGA local. Ingreso de notas y revelaciones
desde la elaboración de documentos y consultas. Preparación, Cálculo y registro del
impuesto de renta e impuesto diferido. Registro de transición a las NIIF para saldos
contables, activos fijos e inventarios, de forma detallada. Control de transacciones por
financiación implícita de acuerdo a las NIIF.

MODULOS:

CONTABILIDAD GENERAL
CUENTAS POR COBRAR
CUENTAS POR PAGAR
ADMINISTRACIÓN DE TERCEROS
RENTA Y COMPLEMENTARIOS
CENTROS DE COSTO
CONTROL DE NEGOCIOS
DISEÑO DE FORMATOS PARA DOCUMENTOS Y CHEQUES.
ANALISIS FINANCIERO
INVERSIONES
OBLIGACIONES FINANCIERAS

Este programa nos permite parametrizar y elegir las cuentas contables de acuerdo a
nuestra actividad económica, también maneja módulos para inventarios y compras, se
puede adecuar la lista de precios de los productos vendidos, diariamente actualiza saldos
de Inventarios y cartera, con este programa podemos elaborar informes mensuales,
bimensuales, semestrales y anuales y podemos acceder a través del remoto.

Helisa es un software que tiene módulos para los campos de contabilidad, tesorería,
facturación, nómina etc. Cuenta con un plus que es helisa cloud ya que te puedes
conectar desde cualquier lugar a la nube.
Características importantes del programa:

Contabilidad con Normas Internacionales de Información Financiera y Conciliación Fiscal.

Cartera
Proveedores
Centros de Costos
Tesorería
Gestión de Ventas (Generación de Cotizaciones, Pedidos, Remisiones, Facturas)
Gestión de Compras (Generación de órdenes de compra, Control sobre facturas de
compra y entradas de mercancía)
Administración de Inventarios (Kits, Ensambles, Seriales, Fecha de vencimiento, Lotes)
Presupuesto
Nómina (Manejo de hasta 20.000 empleados activos con administración de talento
humano y programación automática de turnos, Reporte a la UGPP e Información
Exógena)
* Incluye Facturación electrónica hasta 240.000 validaciones anuales, (Validación de
documentos electrónicos: facturas, Notas débito, Notas crédito), (Únicamente para la
empresa titular de la licencia de uso)
Manejo de hasta 100 empresas independientes y/o consolidadas.

CONCLUSIONES
 En el recorrido realizado a los procesos contables y de operación de la empresa
Aviguamal, podemos decir que tiene un trayecto con grandes avances, donde se
puede observar un gran provecho en la manipulación de la información.
 También se puede decir que Aviguamal maneja un modelo de gobierno de datos,
que claramente deja en evidencia que algunos sistemas son restringidos y solo
pueden utilizarlos roles autorizados por funciones de cargo.
 Los registros contables, tienen diferentes tipos de datos, como son los numéricos,
alfanuméricos, de texto, fecha y documento.
 Se puede sugerir a la empresa trabajar en una base de datos funcional que pueda
determinar las horas de trabajo en planta, identificando una debilidad en las
novedades de personal y a la cual hay que intervenirla con un plan de acción para
movilizar nuevos resultados.
 Lista de referencias

https://www.lasempresas.com.co/villavicencio/avicultores-unidos-de-guamal-aviguamal-

sa/

https://www.rues.org.co/RUES_Web/Consultas/Consultasext

https://guiaempresas.universia.net.co/AVICULTORES-UNIDOS-GUAMAL-AVIGUAMAL-

SA.html

https://pc-solucion.es/2018/04/23/diferencias-entre-oltp-y-olap/

https://searchdatacenter.techtarget.com/es/definicion/Definicion-de-OLAP-procesamiento-

analitico-en-linea

https://helisa.com/courses/helisa-complemento/

https://www.guiadesolucionestic.com/sistemas-de-informacion/gestion-financiera/software-

contable/1846-helisa-software-contable

http://www.fce.unal.edu.co/unidad-de-informatica/proyectos-de-estudio/contaduria/792-

helisa.html