Microsoft Teams

para administrativos
 Microsoft Teams es una herramienta que
orienta la consolidación de equipos de
trabajo digitales en ecosistemas educativos
y empresariales.

• Realizar llamadas y mantener conversaciones

vía chat con compañeros de trabajo.

• Agendar y realizar reuniones grupales con

personas dentro y fuera de tu organización

• Consolidar equipos de trabajo en canales

temáticos diferentes.

• Asignar responsabilidades y hacer

seguimiento a la ejecución de las tareas.

• Gestionar documentos y archivos de manera

grupal y con posibilidad de edición en
tiempo real.

• Programa eventos en vivo con tu comunidad

organizacional o educativa.
 Antes de iniciar,
¿ya descargaste Teams?

Tener la aplicación de Teams en el escritorio es esencial para el

desempeño de la plataforma y para poder acceder a todas sus
funcionalidades. La opción de descarga se podrá encontrar en
la página de Microsoft o a través del menú de aplicaciones de
tu correo.

¡En el link descarga Microsft TEAMS para

cualquier dispositivo!

https://products.office.com/es-co/microsoft-
teams/download-app

Para descargarlo por el correo deberás ir a el menú en la

esquina izquierda en donde te saldrán todas las aplicaciones.
Al hacer clic en Teams, te llevará a la página de Teams que te
dará la opción de obtener la aplicación o usar la aplicación
web. Al hacer click en Obtener la aplicación se habilitará la
descarga del instalador.
 En este documento encontrarás los
contenidos que conforman el “Learning
Path” de administradores

Introducción a Teams: cómo potenciar

mi productividad en el entorno digital
Consolidación y gestión de
Exploración de una barra de utilidades
dentro de una videollamada
equipos de trabajo

Personalización del perfil Creación de equipos y canales

Exploración de la herramienta y sus

Funcionalidades de equipos
funcionalidades

Gestión de proyectos y asignación

de tareas.

Reuniones: desde equipos y desde

calendario.

Funcionalidades de las reuniones.

Pprogramar eventos en vivo.

Gestión de llamadas y reuniones

 Introducción a Teams
Cómo potenciar mi productividad
en el entorno digital

A continuación, te presentaremos las funcionalidades básicas

que necesitarás para poder utilizar la herramienta como oficina
virtual. Se divide en cuatro momentos: Interfaz de Teams y sus
funcionalidades, exploración de la barra de utilidades dentro de
una video llamada, personalización del perfil y la exploración de
las funcionalidades que ofrece la herramienta.
 Interfaz de Teams y sus posibilidades

Al ingresar a la plataforma de Teams, encontrarás la siguiente

interfaz. Esta luce similar a otros chats virtuales con los que
estas familiarizado. En la barra de la parte superior podrás
buscar usuarios de la organización a través del nombre o
correo e iniciar una conversación vía chat con ellos.

De igual manera, una de las funcionalidades de mayor utilidad

de Teams, es la posibilidad de realizar una llamada o video
llamada con uno o varios miembros de la organización de
forma simultánea.

En la parte superior
derecha en la pantalla de
cada chat, podrás realizar
llamadas con video, de voz
o compartiendo pantalla
con la persona deseada.
 Exploración de la barra de utilidades
dentro de una videollamada

La imagen que se encuentra en la parte posterior, presenta

como se ve una pantalla de llamada en curso. Esta ofrece varias
funcionalidades que permiten dinamizar las llamas y reuniones.

Todos los participante tendrán las posibilidad de hablar en la

llamada, poner cámara para ser vistos por los otros
participantes de la reunión. También podrán compartir pantalla
en caso de necesitarlo.

Cada llamada habilita un chat en donde es posible hablar y

acceder a otras funcionalidades que se explorarán más
adelante.

En la barra de opciones encontrarán:

Tiempo que lleva la Habilitar Más Mostrar

videollamada activa micrófono acciones participantes

Habilitar video Compartir Chat Salir de la

pantalla videollamada
Una de las funcionalidades de mayor utilidad para las
reuniones es la de compartir pantalla. Esta permite mostrarle a
los asistentes de la reunión un archivo en específico de tu
computador, como una presentación PowerPoint, o compartir
pantalla de escritorio y brindar la posibilidad de ver todos los
movimientos y pantallas que ves en tu equipo.

Finalmente, la llamada ofrece la posibilidad de grabar la

reunión. Esto permitirá a los asistentes volver a ver la reunión o
compartirla con otras personas para que estén enterados de
los temas vistos en la sesión.

Una vez finalice la sesión, el registro de la llamada quedará

guardado dentro del panel principal izquierdo, en la
funcionalidad de Chat. Allí todos los participantes de la
videollamada podrán ver el historial de chat y el video de la
sesión en caso de que el creador del evento la haya grabado.
Personalización del perfil

En esta sección de la capacitación,

conocerás las opciones que tienes
para personalizar tu perfil, el cual es
visible para el resto de sus contactos.
Como primer ejercicio podrás
cambiar la imagen que tienes por
defecto y escoger una donde te veas.
Esto será de mucha utilidad para los
otros miembros de la comunidad, ya
que será más fácil reconocerte dentro
del espacio de trabajo.

De igual manera es posible cambiar

el panel de actividad para que el
resto de contactos sepan cuando
contactarte. Sin embargo, esta es una
opción informativa, por lo que no
altera ninguna funcionalidad dentro
de tu plataforma de Teams o la de tus
contactos.

Podrás agregar un estado, tal como

pasa en plataformas conocidas como
Whatsapp, que tiene como objetivo
dar información adicional en tu perfil.

En la opción de Configuración podrás

modificar la visualización de tu
plataforma, las notificaciones, los
permisos, la privacidad, entre otras
opciones. Recomendamos que
explores esta opción de manera
individual, para que puedas
configurar la interacción que deseas
tener con la plataforma.
Exploración de la herramienta
y sus funcionalidades

// Actividad
Permite visualizar de forma rápida todos los
cambios o acciones que miembros de tu
comunidad o equipos de trabajo han realizados
que puedan ser de tu interés.

// Chat
Permite ingresar a todas las conversaciones
previas que han mantenido con los miembros
de tu comunidad. De igual manera, podrás ver
el chat respectivo que cada reunión o llamada
que hayas tenido previamente.

// Equipos

Como administrativos, la funcionalidad de

mayor relevancia es la de Equipos, pues es allí
donde pueden visualizar los grupos de trabajo
o proyectos en las que han sido agregados y
donde se desarrollará gran parte de las
interacciones con los otros miembros de la
organización.

// Tareas
Es una función específica para entornos
educativos, permite mandar y evaluar ejercicios
y tareas.
// Calendario
Esta opción también es de gran relevancia para
los administradores, En este los asistentes
podrán ver sus reuniones programadas,
programar nuevas reuniones y hasta revisar la
disponibilidad de otros miembros de la
organización.

// Llamadas
Esta opción permite realizar llamadas de forma
rápida con los miembros de la organización.

// Archivos

En archivo, podrán ver de forma rápida todos

los archivos que existen en toda la red de
equipos a los que has sido invitado y ver de
primeros aquellos que han sido subidos o
modificados recientemente.

// Otros
Teams te brindar la posibilidad de agregar
funcionalidad de utilidad como planes de
trabajo o espacios para toma de notas.
Consolidación y gestión
de equipos de trabajo

A continuación presentaremos todo lo que debes saber para

crear y gestionar equipos de trabajo, aprovechando al
máximos sus funcionalidades. Para esto les presentaremos
tres pilares principales: Creación de equipos y canales,
exploración de funcionalidades, y por último, gestión de
proyectos y asignación de tareas.
 Creación de
equipos y canales

La opción de crear o participar en equipos es posiblemente

una de las más importantes dentro de las funcionalidades de
Teams. Esta permite agrupar a las personas alrededor de
temas de trabajo para ejecutar proyectos a través de forma
colaborativa y con altos niveles de comunicación.

En el botón “Equipos” de la barra de herramientas, podrás ver

todos los equipos a los que ya has sido invitado o que has
creado previamente.

Al ingresar a un equipo el asistente podrá visualizar la

siguiente pantalla. Más adelante exploraremos cada una de las
funcionalidades disponibles para los equipos.
Para crear un equipo: ingresas en la pestaña de equipos
ubicada en la barra lateral derecha.

Se desplegará la opción de crear un equipo o ingresar a un

equipo por medio de un código. Esta segunda opción es de
gran utilidad para las organizaciones de gran tamaño en
donde quieren tener mayor flexibilidad para invitar a los
miembros de la organización a hacer parte de un equipo.

Para crear un equipo haz clic en crear equipo. Deberás llegar la

información básica de este equipo, descrita a continuación.
Para crear un equipo: ingresas en la pestaña de equipos
ubicada en la barra lateral izquierda, luego seleccionas la
opción de “crear equipo”.

Tipo de equipo: “Otros” que te permitirá realizar acciones

diferentes a los Docente o Estudiantes de tu organización, y
podrás brindar más libertad de gestión y edición todos los
colaboradores en tu equipo.
Completa la información requerida en esta ventana:
Nombre del equipo, descripción y privacidad*.

* En privacidad es importante tener en cuenta que al

colocar “privado” solo las personas que se agreguen al
equipo podrán verlo, mientras que se selecciona “público”,
cualquier persona de la organización podrá verlo.

Agregar miembros al equipo: se debe escribir uno a uno

los nombres de las personas que se agregarán al equipo y
seleccionar “agregar”. Se puede administrar el rol de cada
participante entre “miembro” o “propietario”.
 .

Equipo: Una vez se realicen estas acciones, se creará un

equipo que se verá así. Este nuevo canal aparecerá
automáticamente en la lista de canales de todos los
integrantes invitados.

Crear canales: los

canales son sub-
grupos que ayudan a
organizar de mejor
manera el equipo.

Para crearlo selecciona los 3 puntos que se encuentran

junto al nombre del equipo, se desplegará un menú donde
se debe seleccionar la opción de “agregar canal”. Los
canales creados aparecerán debajo del canal “General”,
predeterminado en cada equipo.
Completa la información requerida en esta ventana:

Nombre del canal, descripción y privacidad*.

Si el canal va a ser público para todos los miembros del

equipo, es importante seleccionar la opción “mostrar
automáticamente este canal en la lista de canales de
todos”.

* En privacidad es importante tener en cuenta que al colocar

“privado” solo las personas que se agreguen al canal podrán
verlo, mientras que se selecciona “estándar”, cualquier
persona del equipo podrá verlo.
Diferencias entre un canal público y privado

Es posible crear dentro de un mismo equipo, canales que

no estén disponibles para todos los miembros.

Esto se logra seleccionando la opción de canal privado a la

hora de la creación del mismo.

Esto se logra seleccionando la

opción de canal privado a la hora de
la creación del mismo. Esta opción
habilitara la posibilidad de
seleccionar las personas del equipo
que pueden hacer parte de este
espacio de trabajo.
Hay ventajas adicionales en los canales privados, ya que
habilita opciones de configuración avanzadas.

A continuación, algunas de las posibilidades de gestión

de canales privados.
Crear técnicamente un equipo no es complicado, sin
embargo, ten los siguientes consejos en cuenta:

TIPS PARA ESTRUCTURAR EQUIPOS

La opción más obvia es crear un equipo con el nombre

del área e internamente empezar a hacer canales para
cada proyecto. Sin embargo, esto quizás no sea la mejor
opción, ya que los proyectos más grandes se pueden
fácilmente complejizar y el canal no será lo
suficientemente flexible.

Crea un equipo del área con todo los miembros y en esta

crea canales únicamente para proyectos pequeños o
iniciativas internas del área (Ej: amigo secreto –
Capacitaciones internas del área – entre otros).

Para los proyectos o responsabilidades más grandes del

área crea equipos particulares. De esta manera podrás
crear distintos canales al interior, cada uno de una fase o
componente del proyecto.

Definan una o dos persona del equipo que se encargue

de crear y gestionar los equipos de forma organizada. De
esta manera no se crearán equipos duplicados o con
lógicas de organización diferentes.

Realicen una llamada para presentar como va a ser la

forma de trabajo y gestión de la información en los
equipos par que todos estén enterados.
 Funcionalidades de
los equipos y canales

Existen varias funcionalidades centrales dentro de lo equipos y

sus canales:

Publicaciones

Consiste en un chat donde cualquier miembro del equipo

puede escribir. Algunas de las opciones disponibles son:
reaccionar a un mensaje con emojis, responder un mensaje,
mencionar a un participante (@), mandar GIFs, adjuntar
archivos, ver actualizaciones, entre otros.
 Archivos

Este es un espacio en donde el equipo podrá almacenar archivos

de interés para todos los integrantes. Algunas aplicaciones como
Excel y Word pueden ser abiertos directamente en Teams, sin ir a
un navegador externo o descargar el archivo y ajustar el
contenido de manera simultánea por varios varias personas.

Todos los archivos que sean subidos al chat, serán

automáticamente almacenados en este espacio.

Otros

La herramienta permite integrar

otras aplicaciones a la lista en
función de la necesidad de cada
equipo. Algunos programas
como Planner y OneNote, son
compatibles y pueden ser
operados de forma colaborativa
desde Teams y por los equipos.
 Gestión de proyectos
y asignación de tareas

Teams es el escenario ideal para gestionar proyectos en grupos

de trabajo, esto debido a que integra tres funcionalidades
centrales para el desarrollo de una iniciativa:

1. Es un espacio de comunicación integral con diversos medios y

canales.

2. Permite la gestión colaborativa de archivos y contenidos.

3. Permite la distribución de tareas y seguimiento de avances

para cada uno de los miembros del equipo.

A continuación, verás más información de esta última

funcionalidad.

A través de la herramienta Planner, Teams se convierte en el

prefecto espacio de seguimiento a la ejecución de proyectos, en
un mismo ecosistema de información.

Podrás activar uno o varios archivos de Planner en la opción

“Agregar una pestaña” en la parte superior del equipo o canal.
Deberás poner un nombre al Planner relacionado con el proyecto
que quieres administrar. Una vez creado, podrás empezar con la
asignación de tareas y responsables.

Un título con el nombre del

proyecto.

Un sub título con la fase o

componente clave a ejecutar.

Desglose en cada una de las tareas

a completar para finalizar el
componente.

En los tres puntos podrás asignar la

tarea a alguien, marcar avance,
entre otras funcionalidades.
Al hacer doble clic en la tareas es posible modificar información
importante de la misma como:

• Nombre de la tarea
• Si se la tarea esta “no iniciada”, “en curso” o “completada”
• Asignar a un responsable la tarea
• Asignar un nivel de prioridad
• Poner una fecha de cumplimiento,
• Agregar un documento.
• Poner un comentario o descripción de la tarea.
 Gestión de llamadas
y reuniones

Teams brinda diferentes caminos para realizar llamadas y

reuniones grupales efectivas y que respondan a las necesidades
operativas de los equipos administrativos. A continuación re
mostraremos como realizar reuniones desde los equipos y desde
el calendario, como aprovechar todas las funcionalidades
disponibles de las reuniones y como programar eventos en vivo.
 Organización de reuniones desde
equipos y calendario

Existen dos caminos centrales para programar reuniones en

equipo. La primera de ellas es a través de los equipo y la
segunda a través por medio del Calendario.

¿Cómo programar una llamada desde el Equipo?

En la parte inferior de cada equipo o sus respectivos canales,

los usuarios encontrarán un símbolo de una cámara de video.
Al seleccionarla se desplegarán dos opciones. La primera
“Reunirse ahora” y la otra “Programar una reunión”.

En caso de seleccionar reunirse ahora, los miembros del equipo

verán una invitación aparecer el chat del equipo y podrán
acceder a la reunión por medio de esta.
En la opción de “Programar reunión, podrás programar una
reunión con los miembros del equipo o del canal que desees
completado el siguiente formato con los datos básicos de la
reunión.

Se deberá completar nombre, hora y fecha de la reunión. De

igual manera será necesario ingresar los usuarios invitados a
la reunión uno a uno.

El canal de la llamada se asignará predeterminadamente al

canal desde donde se haya generado la programación de la
misma. Esto quiere decir que toda la información y archivos
gestionados durante la llamada serán almacenados en esta
locación.
¿Cómo programar una llamada desde el Calendario?

A través del calendario también es posible agendar

reuniones. Para ver el calendario deberás acceder a la
barra lateral izquierda y seleccionar la opción de “calendario”.
Este se sincroniza automáticamente con el calendario de
Outlook. También permite visualizarse por semana, semana
laboral y día.

Se puede crear nuevas reuniones que se clasifican en dos

tipos según el número de participantes. La reunión permite
que se conecten hasta 250 participantes; mientras que el
evento en vivo permite que se conecten más de 250
participantes.
En la opción programar reunión se deben completar los
datos de la reunión: Nombre o asunto, asistentes (ingresar
manualmente o seleccionar equipo/canal), fecha y hora,
ubicación, descripción. Existe la opción de repetir la reunión
periódicamente.

Agenda de los participantes: en la pestaña superior

“asistente para programación” permite que la persona que
agenda la reunión vea la disponibilidad de los participantes
a la reunión.
Agendar: en la parte superior debes oprimir “enviar” para
agendar las reunión en el calendario de todos los
participantes. Estos recibirán la invitación a sus correos
electrónicos y verán reflejada la reunión en sus calendarios
de Teams.

A través de esta invitación o citación de calendario podrán

acceder a la reunión llegada su hora.
 Funcionalidades de las reuniones

La imagen que se encuentra en la parte posterior, presenta

como se ve una pantalla de llamada en curso. Esta ofrece varias
funcionalidades que permiten dinamizar las llamas y reuniones.

Todos los participante tendrán las posibilidad de hablar en la

llamada, poner cámara para ser vistos por los otros
participantes de la reunión. También podrán compartir pantalla
en caso de necesitarlo.

Cada llamada habilita un chat en donde es posible hablar y

acceder a otras funcionalidades que se explorarán más
adelante.

En la barra de opciones encontrarán:

Tiempo que lleva la Habilitar Más Mostrar

videollamada activa micrófono acciones participantes

Habilitar video Compartir Chat Salir de la

pantalla videollamada
Una de las funcionalidades de mayor utilidad para las
reuniones es la de compartir pantalla.

Esta permite mostrarle a los asistentes a la reunión un archivo

en específico de mi computador, como una presentación
PowerPoint, o compartir pantalla a mi escritorio y brindar la
posibilidad de ver todos los movimientos y pantallas que veo
en mi equipo.
Una vez iniciada la reunión, se pueden ver los participantes
activos e invitar a otros participantes. Cada reunión crea
automáticamente un chat con el que se pueden comunicar
durante y después de la reunión.

Finalmente, la llamada ofrece la posibilidad de grabar la

reunión. Esto permitirá a los asistentes volver a ver la reunión o
compartirla con otras personas para que estén enterados de los
temas vistos en la sesión.
Una vez finalice la sesión, el registro de la llamada quedará
guardado dentro del panel principal izquierdo, en la
funcionalidad de Chat. Allí todos los participantes de la video
llamada podrán ver el historial de chat y el video de la sesión
en caso de que el creador del evento la haya grabado.

Funciones adicionales para aprovechar en una llamada:

Chat de una reunión: Al crear una reunión, automáticamente

se crearán varias funciones, una de ellas es el “chat” ubicado en
la parte superior, este nos permite tener una conversación
escrita con los participantes antes, durante y después de la
reunión, conservando las mismas funcionalidades de una
conversación.
Archivos en una reunión: Otra función es ”archivos” que
permite cargar y compartir archivos necesarios para la
reunión. Es importante tener en cuenta que no se permite crear
archivos directamente en esta pestaña.

Asistente de programación: esta función es muy útil ya que

permite verificar la disponibilidad de cada uno de los
participantes a la reunión en el horario y fecha programada.
Notas de la reunión: esta función permite “tomar nota” o
crear los puntos más importantes de la reunión (lista), con la
posibilidad de editarlo antes, durante y después de la reunión
por cualquier participante agendado a la reunión.

Pizarra: esta opción reemplaza el tablero de marcador

utilizado en reuniones presenciales, permite rayar o dibujar
gráficos de manera libre antes, durante y después de la reunión
por cualquier participante agendado.

Una vez finalizada la gráfica creada durante la reunión, es

posible descargarla en formato SVG para su edición.
 Creación de Eventos en Vivo

Teniendo en cuenta el número de estudiantes que vayan a

participar de la clase, se puede crear 2 tipos de reuniones:

• Programar una reunión: Para clases de hasta 250

participantes. En el equipo en la parte inferior, a través del el
calendario o del chat de Teams.

• Evento en directo: Para más de 250 participantes y hasta

10.000

Para crear un evento directo, en el panel principal izquierdo, se

puede acceder al calendario. Allí, en la parte superior derecha
de la ventana, se hace clic en la pestaña de desplazamiento del
botón nueva reunión y se hacer clic en la opción: crear evento
en directo.

Para crear el evento directo se puede configurar el nombre, su

ubicación, la fecha y hora de inicio y finalización del evento. El
usuario que configura el evento, queda determinado por
defecto como productor. Este rol tiene permisos para grabar la
clase y responder a preguntas. Se pueden invitar a otros
usuarios bajo el rol de moderadores y/o productores.
Una vez programado el evento se podrá obtener un vínculo
para compartir. Sólo deberás copiarlo en un documento o bloc
de notas. El link podrá ser incluido en la citación que se haga
del evento directo, en una pieza gráfica que permita copiarlo a
los invitados o la internet de una entidad por ejemplo.

Quien crea el evento podrá unirse de inmediato a él, incluir

algún recurso de interés o para el desarrollo del evento, editar
la programación o simplemente cerrar la ventana emergente
para visualizar la creación del evento en el calendario y acceder
por esta vía en el momento en que sea el evento.
Una vez se abre el canal de comunicación del evento en vivo, el
organizador tiene la posibilidad de:

• Habilitar la opción de video

• Habilitar el micrófono

• Compartir pantalla

• Grabar el evento: quedará en la bandeja de chat de los

participantes, una vez finalice el evento

• Acceder a pantalla completa

• Mostrar notas de reunión

• Ver el chat de los participantes en la reunión: permite

además gestionar las respuestas a los inquietudes que
surjan

• Ver el listado de los participantes que han ingresado y están

activos en el evento
 Microsoft Teams
para administrativos