Manual del Módulo de TRD

Orfeo SGD

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Tabla de contenido

Tabla de contenido..................................................................................................................................2
1. Introducción......................................................................................................................................3
MODULO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL................................................................... 4
1. Parametrización de Tablas de Retención Documental.....................................................................5
1.1. Tipos documentales..................................................................................................................6
1.1.1. Ingresar Tipologías........................................................................................................6
1.1.2. Modificar Tipologías.....................................................................................................7
1.1.3. Buscar Tipologías..........................................................................................................7
1.2. Series Documentales.................................................................................................................8
1.2.1. Ingresar series...............................................................................................................8
1.2.2. Modificar series.............................................................................................................9
1.2.3. Buscar series..................................................................................................................9
1.3. Subseries Documentales.........................................................................................................10
1.3.1. Ingresar Subseries..........................................................................................................10
1.3.2. Modificación Subseries................................................................................................. 11
1.3.3. Buscar Subserie............................................................................................................. 12
1.4. Matriz de Relación..................................................................................................................13
1.4.1. Crear Matriz Relación................................................................................................... 14
1.4.2. Modificación Trd Área..................................................................................................15
1.4.3. Activar TRD.................................................................................................................15
1.4.4. 5.2 Desactivar TRD......................................................................................................15
1.5. Listado Tablas de Retención Documental.............................................................................. 16
1.5.1. Listado de todas las áreas.............................................................................................. 16
1.5.2. Listado para una sola dependencia................................................................................ 17

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1. Introducción

Las Tablas de Retención Documental -TRD Son un listado de series o subseries, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestión y Archivo Central) y establece la
disposición final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso particular.

Acuerdo No. 004 de 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento par ala elaboración, presentación evaluación, aprobación e implementación de las
Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”, indica donde indica: Que las Tablas
de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las entidades del orden nacional, de las
Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades
privadas que cumplen funciones publicas, de los municipios, distritos y departamentos, fueron concebidas en el
marco normativo colombiano como instrumentos archivísticos a través de cuya implementación se busca
garantizar la protección de la información pública y el patrimonio documental.

El Sistema de Gestión Documental - ORFEO, cuenta con un modulo dedicado a las TRD, que permite ingresar
listado series, subseries, tipos documentales y las TRD de cada dependencia, de esta manera permite la
aplicación de la TRD a los documentos generados a través del sistema desde el inicio del ciclo vital del
documento. Este modulo es un permiso que se asigna a la persona encargada del proceso de Gestión
Documental de la entidad o compañía.

Los usuarios del sistema que reciben o producen documentos en el desarrollo de sus funciones pueden aplicar la
tipificación a los documentos y alimentar su archivo de gestión de una forma estandarizada y organizada, tanto
de forma virtual como física.

Todos los radicados que se generen dentro del sistema, sin importar el tipo de radicación, deberán ser
clasificados en su Tabla de Retención Documental respectiva. Si esta operación no es realizada, no se podrá
dar como finalizado el tramite de un documento, es decir no se podrá Archivar, lo que convierte a este módulo en
la base fundamental del Sistema de Gestión Documental y de Procesos ORFEO.

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MODULO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Ingrese al módulo de Tablas de retención documental

Figura 1: Modulo de TRD

El sistema emitirá una imagen como la siguiente:

Figura 2: Opciones del módulo de TRD

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1. Parametrización de Tablas de Retención Documental

Realice la parametrización en el siguiente orden:

a) Inserte los Tipos Documentales
b) Inserte las Series
c) Inserte las Subseries
d) Cree la matriz de relación, previamente debe crear las dependencias (TRD de cada
dependencia)

Si requiere modificar o actualizar las TRD ingrese al hipervínculo Modificación TRD Area

Si requiere generar el listado al hipervínculo Listado Tablas de Retención Documental

1.1. Tipos documentales

Ingrese al modulo de TRD y seleccione la opción Tipos documentales.

Figura 3: Tipos Documentales

1.1.1. Ingresar Tipologías

Ingrese los siguientes datos:

a) Descripción: Nombre del Tipo Documental
b) Termino tramite: Tiempo (días) de tramite Tipo Documental
c) Seleccione el tipo de documento: Tipo de radicación para aplicar la tipología (Entrada, salida,
interno, facturas, PQRS, etc.)
d) Si requiere que el Tipo Documental se pueda seleccionar desde el formulario del tipo de radicación
seleccionado marque la casilla Este Tipo se Puede Seleccionar Desde el Formulario de Radicación
sin TRD (Temporal…), en caso contrario desmarque la casilla. Marcar la casilla no asigna una
clasificación de TRD al tipo documental, esta casilla permite generar alertas según días de termino
asignados al tipo documental.

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Figura 4: Tipo documental seleccionado desde un formulario de radicación.

e) Haga clic en el botón Insertar. El sistema le informará si la inserción fue exitosa y el registro se
agregará en la parte inferior de la pantalla.

Figura 5: Tipología ingresada correctamente.

En la primera columna puede visualizar el código que el sistema asignó automáticamente a la tipología
ha ingresado. Realice este proceso hasta crear todas las Tipologías documentales que componen sus
TRD.

1.1.2. Modificar Tipologías

Ingrese el nombre del Tipo Documental en el campos descripción y presione clic sobre el botón
Modificar, el sistema habilitará los siguientes campos correspondientes para que efectúe la
modificación.

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Figura 6: Modificar Tipologías

Modifique los siguientes datos:

a) Código: Ingrese el código de la tipología que requiere modificar (no modifique este valor, ingrese
código que fue creado inicialmente, busque en la lista inferior el código).
b) Descripción: Nombre de la tipología.
c) Termino tramite: Tiempo (días) de tramite Tipo Documental
d) Seleccione el tipo de documento: Tipo de radicación para aplicar la tipología (Entrada, salida,
Internos, facturas, etc.)
e) Si requiere que el Tipo Documental se pueda seleccionar desde el formulario del tipo de radicación
seleccionado marque la casilla
f) Presione clic sobre el botón Grabar Modificación.

1.1.3. Buscar Tipologías

a. Ingrese en el campo Descripción una palabra contenida dentro del nombre de la tipología

b. Presione clic sobre el botón Buscar, como se ilustra en la figura.

Figura 7: Búsqueda de tipología

El sistema le mostrará listará las tipologías que contienen la palabra ingresada en la busqueda.

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1.2. Series Documentales

Ingrese al modulo de TRD y presione clic sobre el hipervínculo Series.

1.2.1. Ingresar series

Figura 8: Inserción de series documentales

Ingrese los datos:

a) Código: Ingrese el valor según el listado de Series Documentales de acuerdo con las TRDs, este
valor debe ser único, en caso que ingrese un valor que ya se encuentre registrado, el sistema
emitirá el siguiente mensaje

Figura 9: Mensaje serie documental existente

b) Descripción: Nombre de la serie.

c) Fecha desde: Fecha desde la cual inicia la vigencia de la serie, a partir de ahí la serie puede ser
utilizada. Por defecto el sistema asigna la fecha actual.
d) Fecha hasta: Fecha hasta la cual tiene vigencia la serie, a partir de ahí la serie NO puede ser
utilizada. Por defecto el sistema asigna la fecha actual, en este caso debe ingresar la fecha hasta
la que estará vigente, se recomienda asignar la fecha 10 años posteriores.
e) Presione clic sobre el botón Insertar. El sistema informará si la inserción fue exitosa y el
registro se agregará en la parte inferior de la pantalla. Realice este proceso hasta ingresar todas
las series documentales de su entidad.

Figura 10: Serie insertada correctamente.

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1.2.2. Modificar series

Figura 11: Modificar series

Modifique los siguientes datos:

a) Código: De acuerdo con el listado inferior, ingrese el código de la serie a modificar
b) Descripción: Ingrese el valor que modificará la subserie
c) Fecha desde: Fecha desde la cual inicia la vigencia de la serie, a partir de ahí la serie puede ser
utilizada. Por defecto el sistema asigna la fecha actual.
d) Fecha hasta: Fecha hasta la cual tiene vigencia la serie, a partir de ahí la serie NO puede ser
utilizada. Por defecto el sistema asigna la fecha actual, en este caso debe ingresar la fecha hasta
la que estará vigente, se recomienda asignar la fecha 10 años posteriores.
e) Presione el clic sobre el botón Modificar.

1.2.3. Buscar series

a) Ingrese una palabra contenida dentro del nombre de la serie en el campo Descripción
b) Presione clic sobre el botón Buscar, como lo muestra la figura
El sistema lista el resultado de la búsqueda, las series que contienen la palabra ingresada.

Figura 12: Búsqueda de serie

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1.3. Subseries Documentales

Ingrese al modulo de TRD y presione clic sobre el hipervínculo Subseries

Figura 13: Subseries documentales

1.3.1. Ingresar Subseries

Ingrese los siguientes datos : serie, subserie y detalle son obligatorios

a) Código Serie: Seleccione una serie de la lista previamente creada
b) Código Subserie: Ingrese el código, este valor debe ser único por cada serie.
c) Descripción: Nombre de la subserie.
d) Fecha desde: Fecha desde la cual tiene vigencia la subserie, a partir de ahí la subserie puede ser
utilizada. Por defecto se pone la fecha actual.
e) Fecha hasta: Fecha hasta la cual tiene vigencia la subserie, a partir de ahí la subserie puede NO puede
ser utilizada. Por defecto el sistema utiliza un valor de 10 años después de la fecha actual.
f) Tiempo en Archivo de gestión: Duración de la retención
g) Tiempo en Archivo central: Duración de la retención
h) Soporte: Por defecto Papel
i) Disposición final: Conservación total, selección y muestreo, eliminación o medio técnico.
j) Observaciones: Ingrese el procedimiento según TRD
k) Presione clic sobre el botón Ingresar

El sistema listará las subseries que ha ingresado en la parte inferior del formulario. Realice este proceso
hasta ingresar todas las Subseries documentales de su entidad.

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Figura 13: Subseries ingresadas al sistema

1.3.2. Modificación Subseries

Para modificar una Subserie realice los siguientes pasos:

a) Seleccione la serie
b) Digite el código de la Subserie que desea modificar
c) Presione clic en el botón Modificar

El sistema habilitará las opciones que se ilustran en la siguiente imagen:

Figura 14: Modificación Subseries

Realice la modificación de los campos requeridos y presione clic sobre el botón Modificar. El sistema
emitirá el siguiente mensaje:

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1.3.3. Buscar Subserie

a) Seleccione una serie documental, si no selecciona este campo el sistema no realizará la
búsqueda
b) Ingrese en el campo descripción una palabra contenida en el nombre de la susberie
c) Presione clic sobre el botón Buscar.

Figura 15: Buscar Subserie

1.4. Matriz de Relación

Una vez haya insertado Series, Subseries y Tipos Documentales, el usuario debe crear la TRD de cada
dependencia.

Ingrese al modulo de TRD y presione clic sobre el hipervínculo Matriz Relación.

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Figura 17: Matriz de relación de TRD

1.4.1. Crear Matriz Relación

Para crear una matriz, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione una dependencia
2. Seleccione una serie
3. Seleccione una Subserie: El listado varía de acuerdo a la serie seleccionada.
4. Seleccione un tipo de soporte: Papel o electrónico
5. Haga clic en la caja de chequeo del tipo documental que va a asignar.
6. Haga clic en el botón Actualizar.

El sistema le indicará si la asignación de la matriz fue exitosa, actualizando la página y agregando un

registro en los documentos asignados a estos parámetros, como se observa en la figura.

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Figura 18: Matriz asignada correctamente.

Realice este procedimiento para cada TRD, de cada dependencia.

Para que la asignación realizada pueda ser vista por el usuario, asegúrese de lo siguiente:
a) Las fechas de vigencia de las Series y Subseries es mayor a la fecha actual. (Puntos 1 y 2 de este
manual)
b) La Tipología Documental esta asignada para el tipo de radicado que esta usando (Entrada,
Salida, etc.) (Punto 3 de este manual)
c) Genere el listado de las TRD asignadas al área que esta buscando. (Punto 6 de este manual).

1.4.2. Modificación Trd Área

En los casos de modificación de las Tablas de Retención Documental para alguna dependencia,
especialmente para desactivar alguna tipología, Serie o Subserie, use esta opción ingresando por el
modulo de TRD – Modificación TRD Área. Si procede a desactivar una serie, este procedimiento
desactivará las subseries y tipos documentales asociados a esta.

Figura 19: Modificación TRD Área

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1.4.3. Activar TRD

La activación es útil, en los casos en que se ha desactivado alguna TRD con anterioridad y se desea
reactivarla. Si es una TRD nueva, realice una nueva matriz de relación (Ver Item 4 de este manual).
Para este caso, seleccione de las listas:
a) Dependencia
b) Serie
c) Subserie
d) Tipo Documental

A medida que vaya seleccionando de los listados, el sistema cargará los datos de la siguiente lista, es
decir, una vez seleccione del listado Serie, Orfeo buscará las Subseries correspondientes y así. Cuando
haya seleccionado los datos necesarios, haga click en el botón Activar. El sistema le indicará si la
modificación fu exitosa.

1.4.4. 5.2 Desactivar TRD

La desactivación es útil, en los casos que se ha cometido un error en la asignación de la matriz, o

cuando la TRD asignada pierde vigencia para esa dependencia. Para este caso, seleccione de las listas:
a) Dependencia
b) Serie
c) Subserie
d) Tipo Documental

A medida que vaya seleccionando de los listados, el sistema cargará los datos de la siguiente lista, es
decir, una vez seleccione del listado Serie, Orfeo buscará las Subseries correspondientes y así
sucesivamente. Cuando haya seleccionado los datos necesarios, Presione clic sobre el botón desactivar.
El sistema le indicara si la modificación fue exitosa.

Figura 20: Resultado de la modificación.

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1.5. Listado Tablas de Retención Documental

Esta opción permite verificar la matriz de TRD asignada a una o todas las dependencias.
a) Ingrese al modulo de TRD y haga clic en Listado Tablas de Retención Documental.
b) Seleccione la dependencia para ver las TRD
c) Presione clic sobre el botón Generar Informe
d) Si requiere exportar la TRD a excel presione clic sobre el botón Exportar XLS, seleccione la ruta
dónde desea almacenar el archivo y presione clic sobre el guardar.

Figura 21: Listado de TRD asignadas.

1.5.1. Listado de todas las áreas

Si desea generar el listado de todas las áreas, seleccione la opción “TODAS LAS DEPENDENCIAS” y
haga clic sobre el botón Generar Informe PDF. En este caso, el sistema empieza a mostrar desde la
dependencia 100 hasta el último código creado en la parametrización de dependencias.

Figura 22: Listado para todas las dependencias

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