Manual Usuarios It Rad

MANUAL DE USUARIO
SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO

(SITRAD)
Manual de Usuario SITRAD
CONTENIDO
I.
II.
Trmite Documentario ............................................................................................................... 4

1.1.
Documentos Externos e Internos ....................................................................................... 4
1.2.
Tipos de Documentos ......................................................................................................... 4
1.3.
Flujos TUPA y No TUPA....................................................................................................... 4
1.4.
Perfiles de Usuarios ............................................................................................................ 4
Requerimientos Tcnicos Mnimos ............................................................................................ 5
III. Inicio de Sesin en Sistema ........................................................................................................ 6

IV. Bandeja de Entrada ..................................................................................................................... 8
V.
4.1.
Seccin A: Encabezado .................................................................................................... 8
4.2.
Seccin B: Men del Sistema .......................................................................................... 8
4.3.
Seccin C: Filtro de Documentos .................................................................................... 8
4.4.
Seccin D: Bandeja de Documentos: .............................................................................. 9
Registro de Documentos .......................................................................................................... 11

5.1.
Registro Interno ................................................................................................................ 11
5.1.1.
Seccin A................................................................................................................ 13
5.1.2.
Seccin B ................................................................................................................ 20
5.2.
Registro Externo ............................................................................................................... 21
5.2.1.
Persona Natural ........................................................................................................ 22
5.2.2.
Persona Jurdica ........................................................................................................ 22
5.2.3.
Congreso ................................................................................................................... 23
VI. Reportes .................................................................................................................................... 25

6.1.
Consultas ........................................................................................................................... 25
6.1.1.
Seccin A: Parmetros de bsqueda .................................................................... 26
6.1.2.
Seccin B: Bandeja de documentos:..................................................................... 27
6.2.
Ruta ................................................................................................................................... 28
6.2.1.
Seccin A: Filtro de Bsqueda .............................................................................. 28
6.2.2.
Seccin B: Bandeja de Documentos ..................................................................... 29
6.3.
Reporte por Funcionario .................................................................................................. 30
6.4.
Documentos por Oficina................................................................................................... 31
6.5.
Reporte Mesa de Partes ................................................................................................... 33
VII. MDULO COURIER.................................................................................................................... 33

2
7.1.
OPCIN COURIER .............................................................................................................. 33
7.2.
REGISTRO DE ENVIO COURIER ......................................................................................... 34
7.3.
CONSULTA DE ENVIOS DE SOLICITUDES AL SERVICIO DE MENSAJERA (COURIER) ....... 34
7.4.
SEGUIMIENTO DEL DOCUMENTO ENVIADO AL SERVICIO DE MENSAJERA (COURIER) . 35
VIII. MDULO DE EXPEDIENTES HITRICOS .................................................................................... 36

8.1
CONSULTA EXPEDIENTE HISTORICO ................................................................................ 36
8.2
REALIZAR DERIVACIN DE UN EXPEDIENTE .................................................................... 37
8.3
CONSULTA TRAZABILIDAD DEL EXPEDIENTE GENERADO ............................................... 41
8.4
CONSULTA DEL NUEVO Y ANTIGUO NMERO DE EXPEDIENTES .................................... 42
I.
Trmite Documentario
La Oficina de Gestin Documentaria y Archivo (OGDA) del Ministerio de Vivienda,
Construccin y Saneamiento (MVCS) es la encargada de la administracin y control del
trmite documentario dentro de la Institucin. Asimismo, se encarga de brindar las
pautas y directivas para el buen uso en el manejo del flujo documentario. El Sistema
de Trmite Documentario (SITRAD) brinda al usuario diferentes opciones y mdulos
para la gestin y manejo de los documentos.
1.1.
Documentos Externos e Internos

La documentacin que ingresa por Mesa de Partes del MVCS se considera
como documentacin externa. Los remitentes pueden ser personas
naturales, personas jurdicas o congresistas. Los documentos que se
originan dentro de las Oficinas del MVCS se consideran como internos, sin
importar la sede en la cual se haya originado, ya sea en Lima o en las
regiones.
1.2.
Tipos de Documentos
En el flujo documentario existen dos tipos de documentos: Originales y
Copias. Ambos pueden ser enviados a uno o ms destinatarios. Sin
embargo, los originales pueden ser enviados a varios destinatarios,
nicamente cuando el tipo de documento es mltiple. Ejemplo: cuando se
deriva un Memorndum Mltiple u Oficio Mltiple.
1.3.
Flujos TUPA y No TUPA

Se consideran procedimientos TUPA aquellos que tienen plazos y
requisitos pre-establecidos y aprobados por la Institucin. Sin embargo, los
No TUPA no poseen ninguna de estas dos caractersticas.
1.4.
Perfiles de Usuarios
Segn la Directiva N 002-2013-VIVIENDA, que regula el Sistema de
Administracin Documentaria del MVCS, existen los siguientes perfiles:
a. Mesa de Partes
- Registrar datos de documentos externos
- Consultas y reportes
- Ingreso de Courier
- Reporte de documentos por un rango de horas.
b. Secretaria o quien haga sus veces
- Elaborar documentos personales y no personales ( a nombre de la
Oficina)
- Visibilidad del flujo documentario de toda la Oficina.
- Generar nmeros correlativos de documentos
4
Consultas y reportes
Recibir, derivar, devolver y archivar
Seguimiento de Courier
c. Colaborador
- Elaborar documentos personales
- Recibir, derivar, devolver y archivar
- Seguimiento de Courier
d. Director/Jefe
Oficina)
- Visibilidad del flujo documentario de toda la Oficina.
e. Jefe de Trmite Documentario
Oficina)
- Visibilidad del flujo documentario de toda la Oficina y del resto de
Oficinas
II.
Requerimientos Tcnicos Mnimos

Para el buen funcionamiento del SITRAD, se debe tener en cuenta lo siguiente:
a. Se debe usar el navegador Google Chrome. En caso no est instalado, se debe
contactar con el personal de soporte de OGEI.
b. Una vez instalado el navegador Google Chrome, se debe realizar la configuracin
para desbloquear los elementos emergentes (pop-ups). Google muestra una gua
rpida en este link: https://support.google.com/chrome/answer/95472?hl=es-419
En caso necesite soporte tcnico, por favor, contactar a OGEI.
III.
Inicio de Sesin en Sistema

Para iniciar sesin en el SITRAD se pueden emplear las siguientes rutas:
a. Ingresar a: http://www.vivienda.gob.pe/ para acceder desde el Portal Institucional
del MVCS. Luego, hacer click en el link Servicios, luego en Nuevo SITRAD.
b. Ingresar a: http://www.intranet.vivienda.gob.pe/ para ingresar desde la Intranet

del MVCS. Luego, hacer clic en Nuevo SITRAD, en la parte media izquierda:
c. Aparecer la ventana de inicio de sesin del SITRAD.
d. Un usuario puede pertenecer a diferentes reas. Elegir el rea a la cual se desea

ingresar. Luego, hacer click en Iniciar Sesin para ingresar a la bandeja principal del
sistema.
e. Para el cambio de contrasea, se debe hacer click en el link: Cambiar Contrasea
de la pantalla de inicio de sesin. Entonces aparecer la siguiente pantalla, donde
se deber ingresar el usuario, clave actual y nueva clave. Luego, hacer click en
cambiar contrasea para modificar la contrasea o en cancelar para anular el
cambio de contrasea.
IV.
Bandeja de Entrada
Una vez inicie sesin, aparecer la siguiente pantalla:
A
B
C
D
La bandeja principal tiene la siguiente distribucin:
4.1.
Seccin A: Encabezado
Aqu se muestra la informacin referente al usuario con el cual se ha
iniciado sesin. Adems, en esta seccin se encuentra la opcin Cerrar
Sesin; haciendo click sobre dicho link se podr salir del sistema.
4.2.
Seccin B: Men del Sistema

a. Inicio. Al hacer click aqu, se mostrar la bandeja principal del sistema.
b. Registro. Ver el punto V para mayor detalle.
c. Reportes. Ver punto VI para mayor detalle.
4.3.
Seccin C: Filtro de Documentos

a. Bsqueda por nmero de trmite. Se debe ingresar el nmero de Hoja
de Trmite y presionar la tecla Enter o hacer clic en la opcin Filtrar
Datos.
b. Bsqueda por estado del documento. Existen los siguientes estados:
Por recibir, en evaluacin, devuelto, derivado, concluido y archivado
(gestin). Al elegir cualquiera de estos estados, se filtrar
automticamente la bandeja de documentos de la mano derecha.
c. Bsqueda por fecha. Se debe elegir entre un rango de fechas y luego
hacer click en la opcin Filtrar Datos.
d. Bsqueda por Tipo de documento. Se debe escribir, en el cuadro de
texto referente a este parmetro de bsqueda, el tipo de documento
que se desea buscar. El sistema filtrar los tipos de documentos que
8
existen en la base de datos. Se deber elegir de la lista que aparece.

Luego, se deber hacer click en el smbolo:
. Se agregar el tipo de
documento seleccionado. Se puede agregar hasta 5 documentos. Si
desea quitar uno o varios tipos de documentos agregados, hacer click
en el smbolo:
. El tipo de documento seleccionado se eliminar del
filtro de bsqueda. Cada vez que se realice alguna accin, se deber
hacer click en la opcin Filtrar datos para actualizar la bandeja de
documentos a la mano derecha.
e. Bsqueda por rea Remitente. Se debe seguir el mismo procedimiento
que el punto D.
4.4.
Seccin D: Bandeja de Documentos:

Cada franja de color hace referencia a un documento, con su respectivo
detalle, en el cual se puede distinguir lo siguiente:
a. Nmero de Hoja de Trmite o Expediente. En la parte superior
izquierda, de color azul. Al hacer click en este vnculo, aparecer la ruta
o trazabilidad de este expediente.
b. Datos del Asunto, Documento, Remitente, Destinatario, Fecha de
Derivacin y Fecha de Atencin.
c. Impresin de la Hoja de Trmite. En la parte inferior izquierda se
encuentra el smbolo:
. Al hacer click sobre este cono, aparecer la
Hoja de Trmite para impresin.
d. Envo a Courier. Cada vez que se enva un documento de una sede
hacia otra, el sistema automticamente generar un Envo a Courier, el
cual est representado por el siguiente smbolo:
O
e. Si el documento es Original, aparecer el siguiente smbolo:
, si es
Copia: C , si es de origen Externo: E , y si es de origen Interno: I
f. Ver Documento. Para acceder al detalle del documento, se deber
hacer click en el siguiente cono:
. El detalle de esta opcin se podr
verificar en detalle en el punto V.
4.1.1 Recibir Documentos
a. Seleccin Mltiple. Si se desean recibir dos o ms documentos desde la
bandeja principal, se deber seleccionar el documento o documentos
deseados, haciendo click en:
. Luego, hacer click en el botn Recibir,
ubicado en la parte superior derecha de la bandeja. Esta accin cambiar
de estado, de Por recibir a En Evaluacin a los documentos seleccionados.
4.1.2 Desarchivar Documentos

a. Si desea Desarchivar un documento desde la bandeja principal, se deber
seleccionar desde el filtro de la bandeja principal el estado Arch. Gestin, en
la bandeja se mostraran todos los documentos que estn Archivados. Luego, se
deber seleccionar el documento o documentos deseados, haciendo click en:
y se har click en el botn Desarchivar, ubicado en la parte superior derecha
de la bandeja. Esta accin cambiar de estado, de Archivo Gestin a En
Evaluacin a los documentos seleccionados.
10
V.
Registro de Documentos
Se puede registrar un documento interno, cuando nace en alguna de las Oficinas del
MVCS; o documento externo, cuando su origen es Mesa de Partes (en cualquiera de
las sedes)
5.1.
Registro Interno
Se debe hacer clic en Registro, en el men principal, luego en el sub-men
Nuevo Documento Interno
a. Aparecer la siguiente pantalla, con la siguiente distribucin:
11
12
5.1.1. Seccin A
Aqu se encuentran las opciones del formulario:
a. Recibir
Esta opcin se usa para recibir un documento por sistema. Una vez
recibido el documento, ste pasa al estado En Evaluacin. Al realizar
esta accin, el usuario se hace responsable por el documento. Se
habilitan las opciones b, c, d, e y f tal como se muestra a continuacin:
Se deber elegir una de esas 5 opciones. Luego presionar Grabar para

proceder o Salir para anular la accin.
b. Derivar con Documento
Cuando se deriva con documento, se debe ingresar los datos del trmite,
los datos del documento, los datos del remitente y los datos del
destinatario. Al derivar con Documento puede elegir 2 opciones: Derivar
con Nuevo Documento o Documentos Existentes. Con la primera opcin
se est registrando un documento nuevo, ya sea no personal (a nombre
de la Oficina) o personal (a nombre del usuario). Con la segunda opcin
puedes anexar un documento que ya ha sido creado antes en otro
expediente.
13
14
c. Derivar sin Documento

Cuando se deriva sin documento, el sistema automticamente
completar todos los datos, ya que no se estar registrando un
documento nuevo. Con esta opcin, lo que se est haciendo es transferir
o entregar el documento a otro usuario. Los campos que se activarn
son: Accin, Observaciones y Destinatario. Luego, de completar los datos
se deber hacer clic en Grabar para proceder o Salir para cancelar la
accin:
d. Devolver
Con esta opcin, se puede devolver un documento al remitente anterior,
solo da clic en el botn Devolver y al mostrar el mensaje dar Aceptar.
15
e. Arch. Gestin
Con esta opcin, se puede enviar al archivo de gestin un documento. Se
ha habilitado el campo: Observaciones una vez que se haga clic en el
botn Arch. Gestin, donde se podr ingresar informacin referente a
dicho documento antes de ser enviado al archivo de gestin.
16
f.
Concluir
Esta opcin est habilitada cuando se desea concluir un expediente, esto
siempre y cuando se realice con un documento.
17
g. Modificar
Esta opcin est habilitada solamente cuando se desea modificar un
documento que ya fue derivado, y cuyo destinatario an no lo ha
recibido por sistema, caso contrario, la opcin permanecer
deshabilitada. Se podr modificar cualquier campo que el usuario desee:
18
19
5.1.2. Seccin B
El formulario est dividido en 4 sub-secciones:
a.
Datos del Trmite

Se tienen los siguientes campos:
Nmero (de Trmite), no editable.
Estado (del Trmite), no editable.
Accin (de la Derivacin), editable, obligatorio.
b.
Datos del Documento

Tipo de Remitente (Personal o No personal), editable.
Tipo de Documento. Elegir una opcin de la lista desplegable.
Correlativo. Se cargara automticamente al ingresar a la
pgina del formulario, del documento seleccionado, ya sea
personal o no personal. Solamente los usuarios con perfil
Secretaria tendrn habilitado este cono para autonumerar
documentos no personales, ya que solamente las secretarias
o las personas que hagan las veces de secretaria, podrn
numerar documentos no personales (a nombre de la Oficina).
Clasificacin. Elegir una opcin de la lista desplegable.
Folios. Ingresar un nmero entero. El sistema no admite otros
caracteres.
SNIP. Ingresar el nmero en forma manual, este campo es
opcional. En caso el trmite tenga ms de un folio debern
separarse mediante comas (,).
Asunto. Ingresarlo en forma manual.
Observaciones. Este campo es opcional.
El sistema muestra los datos del remitente de forma
automtica. Si el Tipo de Remitente elegido es No Personal, se
mostrar el nombre del jefe del rea; y si es Personal, se
mostrar el nombre del usuario logueado en ese momento.
c.
Datos del Destinatario

Los destinatarios pueden ser internos (entre oficinas del MVCS,
incluso, de diferentes sedes) o externos (personas naturales o
jurdicas). Se puede agregar mltiples destinatarios internos, ya sean
originales (cuando el documento es mltiple) o copias.
d.
Agregar Documentos
Despus de ingresar los datos del trmite, documentos y del
destinatario (s) se deben agregar los datos antes de grabar, este paso
es obligatorio.
20
e.
5.2.
Archivos Adjuntos
Se pueden agregar hasta 5 archivos adjuntos, con un mximo de
10MB cada uno.
Registro Externo
Se debe hacer clic en Registro, en el men principal, luego en el sub-men
Nuevo Documento Externo.
21
Aparecer un formulario con la con la siguiente distribucin:

5.2.1. Persona Natural
Datos del Remitente
a. Tipo de Documento
b. Nmero de Documento. Si el tipo de documento es DNI, al escribir el
nmero, el sistema filtrar los datos relacionados con dicho nmero
slo si fue previamente registrado.
c. Apellido Paterno
d. Apellido Materno
e. Nombres
f. Direccin
g. Departamento
h. Provincia
i. Distrito
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Datos del Documento

Tipo de Documento
Nomenclatura
Clasificacin
Folios
SNIP
Asunto
Observaciones

Se puede ingresar mltiples destinatarios originales o copias.
Datos del Trmite
a. TUPA (Cuando el trmite pertenece a un TUPA)
b. Clasificador
5.2.2. Persona Jurdica
Datos del Remitente
a. RUC
b. Nmero de Documento. Si el tipo de documento es RUC, al escribir el
nmero, el sistema filtrar los datos relacionados con dicho nmero
slo si fue previamente registrado.
c. Razn Social
d. Direccin
e. Departamento
f. Provincia
g. Distrito
22
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Datos del Documento

Tipo de Documento
Nomenclatura
Clasificacin
Folios
SNIP
Asunto
Observaciones

Datos del Trmite
a. TUPA (Cuando el trmite pertenece a un TUPA)
b. Clasificador
5.2.3. Congreso
Datos del Remitente
a. Congreso. Elegir el nombre de un congresista.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Datos del Documento

Tipo de Documento
Nomenclatura
Clasificacin
Folios
SNIP
Asunto
Observaciones

23
24
VI.
Reportes
Se tienen los siguientes reportes de sistema:
6.1.
Consultas
Este reporte permite realizar consultas mediante distintos parmetros de
bsqueda, descritos a continuacin. Se debe hacer clic en el men
Reportes, sub-men Consultas. Aparecer la siguiente pantalla:
A
B
25
6.1.1. Seccin A: Parmetros de bsqueda

Se tienen los siguientes parmetros de bsqueda:
a. Estado de derivacin. Se debe seleccionar entre los siguientes estados:
Todos, Derivado, Devuelto, En Evaluacin, Arch. Gestin y Por Recibir. Al
hacer click en cualquiera de estas opciones, el resultado de la bsqueda se
filtrar a la mano derecha en forma automtica.
b. Fecha de derivacin. Se deber elegir un rango de fechas.
c. Origen. Se debe elegir si es de procedencia Interna o Externa. Adems, se
podr seleccionar si es del Congreso.
d. Tipo de documento. Se podr seleccionar uno o varios tipos de
documentos. El sistema filtrar los tipos de documentos que existen en la
base de datos. Se deber elegir de la lista que aparece. Luego, se deber
hacer click en el smbolo:
. Se agregar el tipo de documento
seleccionado. Se puede agregar hasta 5 documentos. Si desea quitar uno o
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
n.
o.
p.
varios tipos de documentos agregados, hacer click en el smbolo: . El tipo

de documento seleccionado se eliminar del filtro de bsqueda. Cada vez
que se realice alguna accin, se deber hacer click en la opcin Filtrar datos
para actualizar la bandeja de documentos a la mano derecha.
SNIP. Se podr buscar un documento por el cdigo SNIP.
Nmero de documento. Se podr realizar la bsqueda por el nmero de un
documento especfico. Previamente, se deber seleccionar el tipo de
documento. Ver punto d.
Asunto. Se podr ingresar cualquier palabra clave para la bsqueda.
Remitente. Se podr realizar la bsqueda por remitente. Se debe seguir la
misma lgica que el punto d.
Usuario Remitente. Se podr elegir el usuario remitente. Se debe seguir la
misma lgica que el punto d.
Destinatario. Se podr realizar la bsqueda por un destinatario. Se debe
seguir la misma lgica que el punto d.
Usuario Destinatario. Se podr realizar la bsqueda por un usuario
destinatario. Se debe seguir la misma lgica que el punto d.
Procedimiento. Se podr elegir entre uno o varios procedimientos TUPA. Se
debe seguir la misma lgica que el punto d.
Jurdica/Congresista. Se podr realizar la bsqueda por persona jurdica o
congresista. Se debe seguir la misma lgica que el punto d.
Cada vez que se agregue o quite algn dato de bsqueda, se deber hacer
click en la opcin Filtrar datos.
Si se requiere borrar todos los filtros de bsqueda, se deber hacer click en
la opcin Limpiar Filtros.
Si se requiere imprimir el resultado de las bsquedas, se debe hacer click
en la opcin Vista Previa. Aparecer la siguiente pantalla, donde se deber
hacer click en la opcin Enviar a impresora, en la parte superior derecha,
para imprimir el cuadro que aparece a continuacin. Si se desea regresar a
26
la pantalla previa, hacer click en la opcin Regresar a Vista Diseo, en la

parte superior derecha.
6.1.2. Seccin B: Bandeja de documentos:

Cada franja de color celeste o blanco hace referencia a un documento, con
su respectivo detalle, en el cual se puede distinguir lo siguiente:
izquierda, de color rojo. Al hacer click en este vnculo, aparecer la ruta
o trazabilidad de este expediente.
c. Impresin de la Hoja de Trmite. En la parte inferior izquierda se
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
encuentra el smbolo:
. Al hacer click sobre este cono, aparecer la
Hoja de Trmite para impresin.
Envo a Courier. Cada vez que se enva un documento de una sede
hacia otra, el sistema automticamente generar un Envo a Courier, el
cual est representado por el siguiente smbolo:
Si el documento es Original, aparecer el siguiente smbolo: O , si es
Copia: C
, si es de origen Externo: E
, y si es de origen Interno:
I
, si pertenece a un procedimiento No TUPA: N o TUPA: T
SNIP. Hace referencia al cdigo SNIP.
Observacin. Hace referencia a las observaciones ingresadas.
Folios. Corresponde al nmero de folios del expediente en esa
derivacin.
Plazo restante. Indica el nmero de das restantes para concluir el plazo
del trmite.
Estado. Indica el estado de dicho documento en una fecha
determinada.
27
6.2.
Ruta
Se debe hacer clic en el men Reportes, sub-men Ruta. Aparecer la
siguiente pantalla:
6.2.1. Seccin A: Filtro de Bsqueda

a. En esta seccin se tiene el cuadro de texto donde se deber ingresar el
nmero de Hoja de Trmite o Expediente. Luego se deber presionar la
tecla Enter o hacer clic en la opcin Filtrar Datos. Aparecer la ruta del
documento.
b. Para volver a buscar, se deber hacer click en la opcin Limpiar Filtro.
c. Para llevar el resultado de la bsqueda a un formato de impresin, se
deber hacer click en la opcin Vista Previa. Aparecer la siguiente
pantalla, en donde se deber hacer click en la opcin Enviar a Impresora
28
para imprimir o en Regresar a Vista Diseo, para retornar a la pantalla

previa para visualizar la ruta del expediente.
6.2.2. Seccin B: Bandeja de Documentos

Cada franja de color celeste o blanco hace referencia a un documento, con
su respectivo detalle, en el cual se puede distinguir lo siguiente:
izquierda, de color rojo.
c. Si el documento es Original, aparecer el siguiente smbolo: O , si es
C
Copia:
, si es de origen Externo: E , y si es de origen Interno:
si pertenece a un procedimiento No TUPA: N o TUPA: T
d. SNIP. Hace referencia al cdigo SNIP.
e. Observacin. Hace referencia a las observaciones ingresadas.
f. Folios. Corresponde al nmero de folios del expediente en esa
derivacin.
g. Plazo restante. Indica el nmero de das restantes para concluir el plazo
del trmite.
29
h. Estado. Indica el estado de dicho documento en una fecha

determinada.
6.3.
Reporte por Funcionario

Todos los usuarios pueden acceder a este reporte. Se debe hacer clic en el
men Reportes, sub-men Reporte por Funcionario. Aparecer la siguiente
pantalla:
Se tiene un rango de fechas para buscar. Luego, se debe hacer click en la opcin
Filtrar. Entonces, aparecer el resultado de la bsqueda:
Aqu aparece la lista de todas las personas de la Oficina. Para ver el detalle de
los documentos por persona, se debe hacer click en el cono:
mostrar lo siguiente:
30
Entonces se
Para imprimir este reporte, se deben presionar las teclas CTRL + P, aparecer
la pantalla de impresin. Si deseas exportas los datos a excel presionando el
botn
6.4.
Documentos por Oficina

Se debe hacer clic en el men Reportes, sub-men Documentos por
Oficina.
31
Aparecer la siguiente pantalla:

A la mano izquierda se tiene el filtro de bsqueda por los siguientes parmetros:
a. Ao
b. Rango de fechas
c. Tipo de documento
Se puede filtrar por uno o ms tipos de documento. El sistema filtrar los tipos de documentos
que existen en la base de datos. Se deber elegir de la lista que aparece. Luego, se deber hacer
32
click en el smbolo:
. Se agregar el tipo de documento seleccionado. Se puede agregar hasta 5
documentos. Si desea quitar uno o varios tipos de documentos agregados, hacer click en el
smbolo:
. El tipo de documento seleccionado se eliminar del filtro de bsqueda. Cada vez que
se realice alguna accin, se deber hacer click en la opcin Filtrar datos para actualizar la bandeja
de documentos a la mano derecha. Si se desea borrar los filtros de bsqueda, se deber hacer click
en la opcin Limpiar Filtros.
A la mano derecha se mostrarn los documentos, segn el filtro o filtros de bsqueda utilizados en
la seccin de la mano izquierda.
6.5.
Reporte Mesa de Partes

Se debe hacer clic en el men Reportes, sub-men Reporte Mesa de
Partes. Solamente los usuarios con perfil Mesa de Partes tendrn acceso a
este reporte. Aparecer la siguiente pantalla:
Se tiene un rango de fechas y horas para filtrar. Una vez seleccionados ambos, se deber hacer clic
en Filtrar. Aparecer el resultado de la bsqueda:
Para imprimir este reporte, se deben presionar las teclas CTRL + P. Aparecer la pantalla de
impresin.
VII.
MDULO COURIER
7.1. OPCIN COURIER
La opcin Courier; Permite registrar todos aquellos documentos que se envan a travs
del Servicio de mensajera (Courier) a nivel local y nacional.
Existen dos tipos de envos:

- Nivel Externo: Permite realizar la derivacin a Personas naturales y Personas jurdicas
- Nivel Interno: Permite realizar la derivacin a la distintas sedes de lima y regiones
33
7.2. REGISTRO DE ENVIO COURIER

Para realizar el envo al Servicio de Mensajera (Courier); El usuario deber ingresar a la
Opcin Registro / Nuevo Documento Interno del SITRAD.
Luego deber ingresar toda la informacin requerida, que la pgina de registro solicita.
Y luego deber seleccionar la opcin Courier.
Finalmente deber grabar la informacin; Automticamente el registro ingresado
enviar la solicitud al Servicio de Mensajera.
7.3. CONSULTA DE ENVIOS DE SOLICITUDES AL SERVICIO DE MENSAJERA (COURIER)

Permite consultar las solicitudes enviadas al Servicio de Mensajera (Courier).
Para visualizar los documentos enviados al Servicio de Mensajera; El usuario deber
ingresar la opcin Courier / Reporte Doc. Enviados a Mensajera.
34
La opcin de consulta; Mostrar el reporte mediante una relacin de los documentos

enviados al Servicio de Mensajera, ordenado por fechas de forma descendente.
El reporte, presenta una serie de filtros de bsqueda, mediante rango de fechas y
bsqueda mediante un Tipo de Documentos en especial.
El reporte realiza la exportacin mediante documentos en formato PDF, Word y Excel.
7.4. SEGUIMIENTO DEL DOCUMENTO ENVIADO AL SERVICIO DE MENSAJERA
(COURIER)
La opcin de seguimiento del documento enviado al Servicio de Mensajera, permite
mostrar las fechas de registro que realiza U.T.D, a travs de las notificaciones de Courier.
Las fechas de notificaciones se representan a travs de las siguientes fechas:
-
Fecha de Entrega de Mesa Partes a Courier

Fecha de Notificacin de Courier
Fecha de Devolucin de Courier a U.T.D
Fecha de Devolucin de U.T.D a Oficina
Los documentos enviados al Servicio de Mensajera Courier, se mostrar en la Bandeja
de Documentos, representado por un icono de camin
. El usuario podr acceder al
seguimiento del documento, haciendo clic en el icono del camin.
Al acceder a la opcin del seguimiento de envo. El SITRAD le mostrar la consulta a modo

de lectura, en una nueva ventana; El usuario podr realizar el seguimiento de su
documento, mediante las fechas de notificaciones que realiza el Courier.
35
VIII.
MDULO DE EXPEDIENTES HITRICOS

8.1 CONSULTA EXPEDIENTE HISTORICO
La opcin de consulta de expedientes histricos; Muestra los expedientes Pendientes
del trmite documentario antiguo, segn el rea que pertenezcan el usuario.
Cada registro de los expedientes pendientes del trmite anterior, contar con la
opcin Derivacin, que permitir continuar con la derivacin de un expediente en
particular. Al continuar con la nueva derivacin en el nuevo SITRAD. El sistema
generar una nueva hoja de ruta, asociando con la hoja de ruta del trmite anterior;
La asociacin se visualizar en la trazabilidad de un determinado expediente.
36
Para visualizar los expedientes pendientes del trmite anterior, segn el rea que le
corresponda a la hora de ingresar al nuevo SITRAD, el usuario deber ir a la siguiente
opcin:
EXPEDIENTES HISTORICOS / CONSULTA HISTORICO
El nuevo SITRAD, mostrar la bandeja de expedientes histricos, adems contar con

una seccin de Filtros de bsqueda, donde podr realizar las consultas mediante Tipo
Trmite (Interno, Externo, Congreso y Forsur), por ao y el nmero de trmite.
Si desea buscar un nmero de trmite en particular, solo se deber seleccionar el Tipo
Trmite, el ao y digitar el nmero de expediente, luego dar Enter o hacer clic en el
icono
8.2 REALIZAR DERIVACIN DE UN EXPEDIENTE

Para realizar la derivacin de un expediente anterior y asociar a la nueva derivacin del
nuevo SITRAD; El usuario deber seleccionar el registro de un expediente en particular
y hacer clic en el siguiente icono
El nuevo SITRAD, le re direccionar a una nueva pgina de Derivacin de Expediente;
Mostrando algunos datos cargados por defecto como son el Nmero del expediente del
trmite antiguo, el Asunto y la Observacin, El resto de datos el usuario deber
ingresar la informacin segn que solicita la pgina, cmo la seleccin de tipo
documentos, el Nro. Folios, rea destinatario y luego deber hacer clic en el botn
Derivar.
37
En la imagen, se aprecia en el rectngulo de color rojo, muestra el nmero de

expediente antiguo, este dato significa que se va asociar con el nuevo nmero de
expediente que se va a generar a la hora que se realice la derivacin.
El nuevo SITRAD, generar una nueva hoja de ruta, creando un nuevo nmero de
expediente de trmite documentario; De esta manera se asocia el expediente de
trmite antiguo con el nuevo nmero de expediente generado por el nuevo SITRAD
38
Mediante la generacin de la hoja de ruta, el nuevo nmero de expediente, cambia al

estado de Derivado, en la Bandeja de Documentos del nuevo SITRAD, como se muestra
en la imagen.
39
Mediante la generacin del nuevo nmero de expediente, el rea que realiz la

asociacin de un nmero de expediente antiguo y luego su respectiva derivacin a un
rea en particular, el flujo del proceso de recibir y derivar un expediente con o sin
documento, viene hacer lo mismo paso del Registro de un Documento, con lo
especifica este manual de usuario
40
8.3 CONSULTA TRAZABILIDAD DEL EXPEDIENTE GENERADO

Para realizar la consulta de la trazabilidad de un determinado expediente; El usuario
deber hacer clic en el enlace del nmero de un expediente generado, como se
muestra en la imagen.
El sistema re direccionar a la pgina de Trazabilidad del Expediente, mostrando las

derivaciones del expediente anterior en una Bandeja de Trazabilidad de Expedientes
Histricos y las nuevas derivaciones en otra Bandeja de Trazabilidad de Expediente
Actual.
En ambas bandejas mostrar su nmero de expediente inicial, y en la ltima
derivacin de la Bandeja Expediente Histrico, en la columna de Observacin, se har
mencin el nuevo nmero de expediente que se gener.
41
8.4 CONSULTA DEL NUEVO Y ANTIGUO NMERO DE EXPEDIENTES

El nuevo SITRAD, permite realizar la consulta de los dos tipos de nmeros de
expedientes generados, tanto como el nmero antiguo y nuevo expediente de
trmite documentario
A.- CONSULTA NMERO EXPEDIENTE ANTIGUO
Para consultar un nmero de expediente del antiguo sistema de trmite
documentario; El usuario deber ingresar a la siguiente opcin:
EXPEDIENTES HISTORICOS / CONSULTA HISTORICO
Luego el usuario deber seleccionar los filtros de bsqueda, como el Tipo Documento,
el ao y Nmero de trmite, en la seccin de filtro de bsqueda. El sistema buscar el
expediente, segn los parmetros ingresados.
B.- CONSULTA NMERO EXPEDIENTE NUEVO

Para consultar el nuevo nmero de expediente generado por la nueva derivacin; y
mostrar la trazabilidad de las derivaciones tanto del antiguo y el nuevo sistema; El
usuario deber ingresar a la siguiente opcin:
REPORTES / RUTA
Luego el usuario deber ingresar Nmero de expediente y seleccionar el ao, en la
seccin de filtro de bsqueda. El sistema buscar el expediente, de acuerdo al criterio
de bsqueda ingresado.
42

Manual Usuarios It Rad

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Usuarios It Rad

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Usuarios It Rad

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO

Manual de Usuario SITRAD

Trmite Documentario ............................................................................................................... 4

Documentos Externos e Internos ....................................................................................... 4

Tipos de Documentos ......................................................................................................... 4

Flujos TUPA y No TUPA....................................................................................................... 4

Perfiles de Usuarios ............................................................................................................ 4

Requerimientos Tcnicos Mnimos ............................................................................................ 5

III. Inicio de Sesin en Sistema ........................................................................................................ 6

Seccin A: Encabezado .................................................................................................... 8

Seccin B: Men del Sistema .......................................................................................... 8

Seccin C: Filtro de Documentos .................................................................................... 8

Seccin D: Bandeja de Documentos: .............................................................................. 9

Registro de Documentos .......................................................................................................... 11

Registro Interno ................................................................................................................ 11

Registro Externo ............................................................................................................... 21

Persona Natural ........................................................................................................ 22

Persona Jurdica ........................................................................................................ 22

VI. Reportes .................................................................................................................................... 25

Seccin A: Parmetros de bsqueda .................................................................... 26

Seccin B: Bandeja de documentos:..................................................................... 27

Seccin A: Filtro de Bsqueda .............................................................................. 28

Seccin B: Bandeja de Documentos ..................................................................... 29

Reporte por Funcionario .................................................................................................. 30

Documentos por Oficina................................................................................................... 31

Reporte Mesa de Partes ................................................................................................... 33

VII. MDULO COURIER.................................................................................................................... 33

Manual de Usuario SITRAD

OPCIN COURIER .............................................................................................................. 33

REGISTRO DE ENVIO COURIER ......................................................................................... 34

CONSULTA DE ENVIOS DE SOLICITUDES AL SERVICIO DE MENSAJERA (COURIER) ....... 34

SEGUIMIENTO DEL DOCUMENTO ENVIADO AL SERVICIO DE MENSAJERA (COURIER) . 35

VIII. MDULO DE EXPEDIENTES HITRICOS .................................................................................... 36

CONSULTA EXPEDIENTE HISTORICO ................................................................................ 36

REALIZAR DERIVACIN DE UN EXPEDIENTE .................................................................... 37

CONSULTA TRAZABILIDAD DEL EXPEDIENTE GENERADO ............................................... 41

CONSULTA DEL NUEVO Y ANTIGUO NMERO DE EXPEDIENTES .................................... 42

Manual de Usuario SITRAD

Documentos Externos e Internos

Flujos TUPA y No TUPA

Manual de Usuario SITRAD

Requerimientos Tcnicos Mnimos

Manual de Usuario SITRAD

Inicio de Sesin en Sistema

b. Ingresar a: http://www.intranet.vivienda.gob.pe/ para ingresar desde la Intranet

Manual de Usuario SITRAD

c. Aparecer la ventana de inicio de sesin del SITRAD.

d. Un usuario puede pertenecer a diferentes reas. Elegir el rea a la cual se desea

Manual de Usuario SITRAD

La bandeja principal tiene la siguiente distribucin:

Seccin B: Men del Sistema

Seccin C: Filtro de Documentos

Manual de Usuario SITRAD

existen en la base de datos. Se deber elegir de la lista que aparece.

Seccin D: Bandeja de Documentos:

Manual de Usuario SITRAD

4.1.2 Desarchivar Documentos

Manual de Usuario SITRAD