Manual Orfeo GPL

Sistema de Gestión Documental
Manual de Usuario v. 1.1
Alcaldía Municipal de Guadalajara de Buga

Oficina Asesora TIC
Octubre de 2013
TABLA DE CONTENIDO
¿QUÉ ES ORFEO?....................................................................................................................................4
Funcionalidad........................................................................................................................................4
Algunas características..........................................................................................................................4
ESQUEMA GENERAL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL......................................................5
MÓDULO GENERAL..............................................................................................................................7
¿Cómo ingresar a Orfeo GPL?..............................................................................................................7
Estructura y funcionalidad de Orfeo GPL.............................................................................................8
Opciones generales del sistema........................................................................................................8
Opciones de radicación y estructura de carpetas..............................................................................9
Funcionalidades generales..............................................................................................................10
RADICACIÓN DE DOCUMENTOS......................................................................................................11
1 – Buscar radicado previo..................................................................................................................11
Caso 1, el radicado NO forma parte de uno previo........................................................................11
Caso 2, el radicado SI forma parte de uno previo...........................................................................12
2 – Crear el radicado...........................................................................................................................12
3 – Anexar el documento.....................................................................................................................16
¿Qué pasa si debo modificar un documento ya anexado?...................................................................20
¿Cómo publicar una anexo del documento principal?........................................................................21
Modificación de radicados..................................................................................................................22
Agendar radicados...............................................................................................................................22
Radicación Masiva..............................................................................................................................23
1 - Crear la base de datos................................................................................................................23
2 - Generar los radicados................................................................................................................25
3 - Generar los oficios.....................................................................................................................27
ENVÍO DE DOCUMENTOS..................................................................................................................32
Modificación de un registro de envío..................................................................................................34
Generación de plantillas y guías..........................................................................................................34
Devolución de radicados.....................................................................................................................35
Anulación de radicados.......................................................................................................................36
Reportes de envíos...............................................................................................................................38
ACCIONES SOBRE RADICADOS.......................................................................................................41
TRD.....................................................................................................................................................41
Incluir en expedientes..........................................................................................................................41
Mover a................................................................................................................................................41
Reasignar.............................................................................................................................................42
Informar...............................................................................................................................................43
Devolver..............................................................................................................................................44
Visto Bueno (VoBo)............................................................................................................................44
Archivar...............................................................................................................................................44
EXPEDIENTES VIRTUALES................................................................................................................45
Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 2 de 49

Creación de un expediente virtual.......................................................................................................45
CONSULTAS Y REPORTES..................................................................................................................48
Consultas.............................................................................................................................................48
Reportes...............................................................................................................................................48

¿QUÉ ES ORFEO?
Orfeo GPL es una herramienta de gestión documental y de procesos amparada bajo la Licencia GNU/GPL,
altamente escalable, desarrollada originalmente en Colombia para la gestión de los documentos y procesos en
Empresas y Entidades. Fue registrado en el año 2006 por sus creadores con la Licencia GNU/GPL ante la
Dirección Nacional de Registros de Autor, por lo tanto, cualquier bifurcación o nuevo desarrollo se mantendrá
Libre. Actualmente Orfeo es usado como apoyo en las entidades y empresas colombianas para cumplir con los
requerimientos exigidos a nivel nacional e internacional.
Funcionalidad
Orfeo no es solo un Sistema de Gestión de Documentos, sino que además es un sistema de gestión de los
procesos de la Empresa o Entidad. Orfeo permite la incorporación de los procesos propios de las
organizaciones optimizando su gestión y control, y facilitando, si se requiere, la certificación de la calidad de los
mismos.
Algunas características
• Interfaz gráfica web amigable e intuitiva.
• Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de digitalización que genera imágenes de los
documentos físicos en formato multi-tiff.
• Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida, oficios, circulares, etc).
• Gestión sobre el documento: Reasignar, Agendar, Modificar, Archivar, Incorporar en expedientes,
Tipificar el documento (a partir de Tablas de Retención Documental).
• Ágiles búsquedas de documentos y expedientes (por fechas, usuarios, tipos de documentos, etc.).
• Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación y su
parametrización para otros modelos.
• Generación de reportes de gestión.
• Recepción automática de documentos para radicación vía email.
• Envíos físicos con módulos para correos o couriers o vía email.
• Gestión de Archivos.
• Flujos Documentales (WorkFlow).

ESQUEMA GENERAL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Alcaldía Municipal de Guadalajara de Buga ha puesto a disposición de los funcionarios de la Administración,

un nuevo sistema de Gestión Documental que permitirá una más ágil interacción con los ciudadanos y demás
entidades del Municipio. El esquema que se ha adoptado es de acuerdo al siguiente gráfico:
Ilustración 1: Esquema General SGD
El usuario (natural o jurídico) puede establecer contacto con la Administración de varias formas: personalmente,
por correo electrónico, vía telefónica o fax, a través de un formulario publicado en el portal público de la entidad,
por medio de chat, etc. Sea cual fuere el medio utilizado, ésta interacción debe hacerse a través de la llamada
Ventanilla única, perteneciente a la sección de Archivo de la Secretaría de Desarrollo Institucional. Si el
usuario que establece contacto requiere radicar un documento físico, la ventanilla hará la radicación y
digitalización de cada uno de los folios y anexos que el usuario externo desee incluir. Si el usuario no tiene un
documento sino que desea hacer su petición de manera oral, puede llenar un formulario suministrado por el
funcionario de la ventanilla única o puede el mismo funcionario llenar el formulario web utilizado para capturar

las PQRDs desde Internet. Si se pretende radicar una PQRD que llega por correo electrónico, el funcionario
tendrá que convertir el texto de dicho correo al formato gráfico Multi-TIF y agregar este, como sus anexos, al
radicado. Al radicar por cualquiera de los métodos anteriores, se genera un consecutivo y se imprimen dos auto-
adhesivos que se colocarán tanto en el recibido del usuario como en el documento que queda en la entidad.
Este último documento, con sus anexos, se digitaliza, proceso que se lleva a cabo en la misma ventanilla única
o en el centro de digitalización; esto dependiendo del volumen.
Al generar el radicado, el documento quedará automáticamente en el buzón de entrada del jefe de la

dependencia a la cual se ha enviado. Si el jefe de dependencia determina que el radicado no le pertenece,
podrá reasignarlo a otra dependencia o devolverlo a quien se lo envió. Si le pertenece, el jefe lo reasignará a
uno de sus funcionarios o lo dejará en su buzón para ser resuelto por él mismo. Es potestad también de cada
dependencia determinar si la tipificación (relación con las TRDs) es realizada por el mismo jefe o si se delega
esta tarea al funcionario asignado. Es importante recordar que sin la tipificación no se podrá archivar
posteriormente el radicado.
Cuando un funcionario recibe el radicado de parte de su jefe, este debe proceder a gestionar el trámite y
redactar su respuesta si el caso lo amerita. Esta redacción se debe hacer sobre una de las plantillas elaboradas
para tal fin, teniendo en cuenta que la información variable la incorporará el sistema de forma automática. Al
terminar su redacción, se anexa al radicado de entrada y se puede solicitar el visto bueno del jefe el cual
devolverá el documento con una nota de corrección o de aceptación. En este último caso, el funcionario
procederá a radicar el documento (radicado de salida) y a imprimirlo para hacerlo firmar o insertará la firma
digitalizada antes de la impresión, si la tiene. Este documento físico deberá ser entregado a la sección de
archivo para su posterior envío. En la ventanilla única procederán a enviar el documento a su destinatario final.
Todo este proceso permite inferir que cada documento anexo de salida que se de como respuesta a otro
radicado debe surtir cuatro pasos: anexar, radicar, imprimir y enviar. Sólo hasta que estos cuatro pasos se
completen, se puede proceder a archivar el documento.
Los funcionarios también pueden, si se les ha asignado los permisos correspondientes, radicar documentos de
salida que no sean respuesta a radicados de entrada o radicar documentos internos como oficios o circulares,
aunque estos permisos sólo estarán asignados inicialmente a los jefes de dependencia.

MÓDULO GENERAL
¿Cómo ingresar a Orfeo GPL?
Para ingresar a Orfeo se utiliza cualquier navegador web (Firefox, Chrome, IE, Opera, etc.) y se puede hacer de
dos formas:
1. Entrar a la Intranet de la entidad (www.alcabuga.local/intranet) y seleccionar, en los Enlaces de interés

del lado izquierdo, el botón Orfeo (Ilustración 2) o seguir, en su orden, las siguientes opciones del menú
superior: Enlaces de Interés / SAC / SAC alcaldía (Orfeo) (Ilustración 3).
Ilustración 2: Ícono de acceso a Orfeo.
Ilustración 3: Ingreso a Orfeo GPL mediante el menú de la Intranet
2. Escribir directamente en el navegador la dirección www.alcabuga.local/orfeo.
Ilustración 4: Ingreso a Orfeo GPL ingresando la url.
Por cualquiera de los métodos anteriores se debe visualizar la siguiente pantalla donde se ingresará el nombre
de usuario asignado por la Oficina Asesora TIC, la cual deberá ser escrita en letras mayúsculas, y la contraseña
personal.
Ilustración 5: Pantalla de ingreso a

Orfeo GPL

Para ingresar a la aplicación, se deben tener en cuenta dos aspectos importantes:
• Solo se podrá ingresar a Orfeo desde un equipo situado al interior de la entidad. Si se desea hacer
desde un sitio externo, el equipo deberá ser configurado previamente por la Oficina Asesora TIC.
• Luego de 15 minutos de inactividad la sesión se cerrará y el usuario deberá reingresar al sistema.
Estructura y funcionalidad de Orfeo GPL

La siguiente es la pantalla principal de Orfeo, en su versión 3.8.4:
Ilustración 6: Pantalla principal de orfeo GPL
Para un manejo práctico y sencillo del sistema, ORFEO se encuentra dividido en 3 secciones principales que
son:
1. Opciones generales del sistema (parte superior derecha de la pantalla)
2. Estructura de carpetas y opciones personalizadas, con diferentes funcionalidades (Parte izquierda de la
pantalla)
3. Lista de documentos o contenido de acuerdo a la opción seleccionada (parte central de la pantalla)
Opciones generales del sistema
Ilustración 7: Opciones generales.

Carrito; Mediante este vínculo podemos "cargar" radicados en la medida que entremos a diferentes bandejas,
con el fin de aplicarles una acción por ejemplo archivar, reasignar, etc.
Plantillas para Radicación; Este vínculo nos abre una ventana la cual permite descargar las plantillas
utilizadas por la entidad.
Ayuda OrfeoGPL; Mediante este vínculo se puede ingresar al manual donde se puede consultar los diferentes
procedimientos y la manera fácil de realizarlos en el sistema.
Modificar Datos de Mi Cuenta; Se encuentran los datos generales de cada usuario como documento de
identificación, fecha de nacimiento, No. de extensión, correo electrónico, No. de AT (equipo), piso. Se
recomienda tener actualizado sus datos en el sistema.
Créditos; Se reconoce el significativo esfuerzo de los integrantes que han colaborado para que la herramienta
crezca y se sostenga.
Cambio de Password; Al ingresar a este vínculo se puede cambiar la contraseña del usuario para el ingreso al
sistema. Cuando se realice un cambio de contraseña, se debe cerrar la sesión y volver a ingresar con la nueva
clave.
Generar Estadísticas / Reportes; Permite generar estadísticas de los documentos que se encuentran
actualmente en la dependencia. Se puede agrupar el listado por tipo de documento, además de mostrar los
registros uno a uno, o simplemente contarlos.
Salir de Orfeo; Cierra la sesión en el momento que no se desea continuar en el aplicativo. Es importante que
siempre la sesión quede completamente cerrada en el sistema.
Opciones de radicación y estructura de carpetas

Las opciones de radicación aparecerán o no, dependiendo de los permisos que tenga cada usuario. Entre
ellas están:
Salida; Para radicar documentos dirigidos a personas o entidades externas a la Alcaldía
Municipal.
Entrada; Donde se radican documentos cuyo remitente es una persona o entidad
externa y que van dirigidos a alguna dependencia interna.
Oficios internos; Para radicar Oficios generados por y dirigidos a una dependencia
interna.
Circulares; Para radicar Circulares generadas por una dependencia interna pero que
está dirigido a todas las dependencias de la Alcaldía Municipal.
Masiva; En donde podemos radicar varios documentos de salida mediante una plantilla
previamente creada.
Asociar imágenes; Por medio de esta opción se anexan las imágenes digitalizadas de
algún documento a un radicado ya creado.
Ilustración 8: Opciones de La estructura de carpetas se refiere a las carpetas que vienen por defecto al crear
radicación y carpetas. cualquier usuario y que se utilizan para agrupar radicados de diferente tipo. Estas son:
Salida; A esta carpeta llegan todos los radicados de salida (dirigidos a una persona o entidad externa), que son
creados por el usuario.
Entrada; Todos los radicados que sean enviados a un usuario, llegarán a esta carpeta. Es como el buzón de
entrada de un correo electrónico.

Oficios internos; En esta carpeta se colocarán todos los Oficios internos que han sido generados por el
usuario y no se ha enviado aún a su destinatario.
Circulares; Igual que el anterior, pero para las circulares.
Vo.Bo.; En esta carpeta se encuentran los radicados que un usuario ha enviado para revisión y aprobación a su
Jefe de Grupo. Si es un usuario JEFE, en ésta carpeta se almacenarán los radicados que sus funcionarios le
hayan enviado para Vo.Bo. En esta carpeta podrá realizar todas las transacciones al radicado como reasignar,
devolver y radicar; pero si es un USUARIO normal, solo podrá visualizar los documentos que él mismo ha
enviado a su jefe, pero no podrá realizar ninguna transacción con los documentos.
Devueltos; A esta carpeta llegan los documentos que el usuario a enviado y, por alguna razón, le han devuelto.
Agendados; Se acumulan aquí los documentos que se han programado para resolver en fechas posteriores.
Agendados vencidos; A donde se trasladarán los documentos agendados que ya han sobrepasado la fecha
programada.
Personales; En donde se colocarán las carpetas que el usuario crea para organizar sus documentos.
Funcionalidades generales
Son las acciones que se pueden realizar sobre los radicados que se encuentras dentro de las carpetas. Estas
acciones se realizan de acuerdo a los permisos que tenga cada usuario:
Ilustración 9: Botones para funcionalidades generales.
Agendar; permite programar ciertos radicados para ser gestionados más adelante.
TRD; Con esta opción podemos tipificar un radicado. Es decir, relacionamos el radicado con una serie, sub-
serie y tipo documental de la tabla de retención.
Incluir Exp.; para incluir el/los radicados seleccionados a un expediente previamente creado.
Mover a; con el que podemos mover uno o varios radicados a otra carpeta.
Reasignar; para reasignarle el radicado a otro usuario de nuestra dependencia o, si se trata de un jefe de
dependencia, al jefe de otra dependencia.
Informar; con esta opción enviamos copias del radicado para enterar a otros usuarios o dependencias.
Devolver; permite devolver el radicado a quien nos lo remitió.
VoBo; cuando se quiere remitir un documento al jefe de nuestra dependencia para su visto bueno.
Archivar; para guardar el documento cuando ya se la hecho el trámite respectivo.

RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
Ya que la radicación de documentos de Entrada, Salida, Oficios internos y Circulares siguen, inicialmente, el
mismo procedimiento, expondremos aquí los pasos generales para crear cualquiera de estos tipos de radicado,
resaltando las diferencias cuando corresponda.
Para crear un radicado se deben llevar a cabo tres pasos básicos como son, buscar el radicado previo al que se
pretende anexar el radicado nuevo (si aplica), crear el radicado generando su consecutivo y anexar el
documento. Si lo que se pretende es crear un radicado que sirva de respuesta a un requerimiento recibido a
través de otro radicado, no hay necesidad de seguir todos los pasos antes mencionados. En este caso, solo se
necesita abrir el radicado del requerimiento, ir a la pestaña Documentos y seguir los pasos del punto 3, Anexar
el Documento, y agregar allí la respuesta previamente redactada en la plantilla correspondiente.
1 – Buscar radicado previo

Antes de iniciar la radicación, el funcionario debe conocer si el documento que pretende radicar forma parte de
un radicado previo o si, por el contrario, es un documento que no tiene antecedentes y se debe radicar como
uno nuevo. Para radicar un documento se debe, inicialmente, seleccionar del menú RADICACIÓN de la parte
superior derecha, el tipo de radicado a elaborar:
Ilustración 10: Sección radicación.
El sistema despliega entonces un formulario donde se realiza una verificación previa para saber si el documento
forma parte de un radicado ya creado o si hay que generar uno nuevo.
Caso 1, el radicado NO forma parte de uno previo

Si el documento que se quiere radicar NO forma parte de un radicado previo, es decir, si no hay que anexar o
asociar este documento a un radicado generado previamente, procedemos a crear un radicado nuevo. Para
hacerlo, simplemente no ponemos ningún patrón de búsqueda y hacemos clic en Buscar (1). Luego
seleccionamos Nuevo (Copia Datos) (2):
Ilustración 11: Crear radicado nuevo (sin anexar a documento previo).

Caso 2, el radicado SI forma parte de uno previo
Lo primero es buscar el radicado previo. Se pueden realizar búsquedas de acuerdo con los siguientes criterios:
referencia (cuenta Interna, número de oficio), número de radicado, expediente, identificación (T.I.,C.C.,Nit) y
nombres.
Además, existe un rango de fechas para realizar la búsqueda. Por defecto el sistema siempre busca en el último
mes de acuerdo a los parámetros solicitados. Si se desea realizar la búsqueda en otra fecha diferente se debe
acomodar dicho rango:
Ilustración 12: Crear radicado anexándolo a uno previo.
Al ingresar el patrón de búsqueda (1) se da clic en el botón Buscar (2), se selecciona el radicado de entre los
encontrados (3) y se selecciona el botón Como anexo (4) o el botón Asociado (5), según sea el caso. El
primero se usa cuando el documento pertenece al mismo expediente del radicado encontrado y el segundo
cuando el documento forma parte de varios expedientes.
2 – Crear el radicado
Después de validar el tipo de radicado según el punto anterior, aparece el formulario de radicación vacío, si es
una radicado nuevo, o con la información del radicado padre si se anexó o asoció a otro previamente creado.
En este formulario debemos ingresar, inicialmente, la información personal del remitente (si es un radicado de
entrada) o del destinatario (si es un radicado de salida, oficio interno o circular). Para incluir esta información,
debemos buscar primero esta persona natural o jurídica en nuestra base de datos, ya que en caso de
encontrarse nos ahorraría tiempo al no tener que escribir de nuevo toda su información. En caso de no
encontrarse, procederemos entonces a crearlo para referencias posteriores. De allí que lo que haremos
inicialmente es darle clic en el botón Buscar:

Ilustración 13: Opciones de radicación.
Al hacerlo, intentaremos primero buscar el remitente/destinatario a través de su número de identificación o su

nombre, apellido o parte de él. Para eso usamos la parte superior del formulario de búsqueda:
Ilustración 14: Formulario de búsqueda de Remitentes/Destinatarios.
Lo primero que debemos determinar es si buscaremos un usuario o un funcionario (1), lo que depende de si
estamos elaborando un radicado interno o externo. Es decir, si estamos haciendo un radicado de salida o uno
de entrada, debemos buscar en la base de datos de usuarios, ya que estos van dirigidos o provienen de un
ciudadano o entidad externa y, si es un oficio interno o circular, debemos busca en la base de datos de
funcionario, ya que estos van dirigidos a funcionarios de la administración. Luego, ingresaremos el documento
y/o el nombre o parte de él (2) y haremos clic en el botón Buscar (3). El sistema buscará en su registro si
existe. En caso negativo, nos indicará que no se encontraron registros y tendremos que ir hasta el último bloque

a crearlo (4) llenando el formulario y seleccionando el botón Agregar (7). Sólo podremos agregar usuarios
externos (ciudadanos o empresas), ya que los funcionarios son creados por el administrador del sistema. En
caso de que ya exista, nos aparecerán sus datos en la siguiente sección, en donde podremos definir la forma en
que aparecerá en el radicado, si como remitente o como destinatario (5). Al indicarlo, los datos se copiarán tanto
en el tercer bloque en la línea respectiva como en el cuarto bloque. En éste último podremos modificar la
información si es necesario (4) y oprimir el botón Modificar (6). Si tuvimos que modificar los datos debemos
hacer la búsqueda nuevamente para actualizar los datos de radicación. Para finalizar, debemos hacer clic en el
botón Pasar datos al formulario de radicación (8):
Ilustración 15: Formulario de radicación con búsqueda efectuada.
Lo demás datos a rellenar son los siguientes:

Dignatario (si aplica). Si es una entidad quien remite el radicado, allí colocaremos el nombre de la persona que
firma el documento.
Asunto. Una descripción corta y clara del contenido del radicado.
Medio de recepción/envío. La manera como se recibe o como se envía el radicado (personal, correo, email,
fax, telefónico, etc.).
Desc. Anexos (si aplica). Se describen acá los anexos que tenga el documento a radicar.
No. Folios y No. Anexos. Son la cantidad de folios del radicado y de sus anexos, respectivamente.
Dependencia. Si es un radicado de entrada el que estamos elaborando, se trata de la dependencia a la cuál va
dirigido el radicado. En el caso de los radicados de salida y los radicados internos (Oficios y Circulares), la
dependencia será la misma de la persona que está elaborando el radicado. Esto, mientras se completa más
tarde y se envía.
Cuando se termina de escribir toda la información damos clic en Radicar, a lo cual es sistema responde
generando un número de radicado:

Ilustración 16: Generación de consecutivo de radicación.
Este consecutivo (1) está compuesto por:
Después de generar el consecutivo, tenemos la oportunidad de imprimir el auto-adhesivo (2) generando 2

copias, una que se adhiere al documento físico que ingresa a la entidad y la otra que queda en el documento
del remitente como prueba de recibido. Si se trata de radicados internos o de salida, no hay necesidad de
imprimir auto-adhesivos, ya que el sistema insertará automáticamente ésta información sobre el documento de
acuerdo a la plantilla empleada.
Ilustración 17: auto-adhesivo.
Si estamos creando un radicado de entrada, también podemos en este punto asociar la imagen escaneada del
documento (3) o, si el documento es voluminoso, dejarlo para que se escanee y se asocie al radicado en el
área de digitalización. Esto es válido si se trata de radicados de entrada, ya que para los radicados de salida e
internos, el documento se incorporará al radicado de otra forma. Igualmente podemos informar a una o varias
dependencias más sobre el radicado (4). En este caso, se seleccionan la o las dependencias y se da clic en el
botón Modificar Datos. Esta última opción es obligatoria cuando se trata de radicados internos, pues es con
ella con la que se realiza el envío hacía las otras dependencias. Es decir, si se está creando un oficio interno o
una circular, se debe informar, mediante ésta opción, a todas las dependencias implicadas, tanto la
dependencia a la que se quiere enviar el comunicado directamente, como a las que se quiere informar.
Al terminar de radicar el documento, éste quedará en el buzón de entrada del jefe de la dependencia destino, si
es un radicado de entrada. Si es un radicado de salida o interno (oficio o circular), quedará en el buzón
correspondiente del usuario que está creando el radicado, mientras se completa la información y se anexa el
documento. Después de esto, y dependiendo de los permisos de radicación que tenga el usuario, se podrá
reasignar y/o informar a otras dependencias. Para los radicados de entrada, si no se asoció el documento
digitalizado en el momento de la radicación y se desea hacerlo de una vez sin esperar a que se haga en el área
de digitalización, se puede usar la opción Asociar imágenes del menú de Radicación. Esta opción sólo
aparecerá si el usuario tiene los permisos necesarios. Al ingresar, aparecerá el siguiente formulario:

Ilustración 18: Búsqueda para asociar imagen.
Se ingresa el número de radicado o parte de éste (1), se da clic en el botón Buscar (2) y, entre los radicados
encontrados, se selecciona al que se quiere asociar la imagen (3). Luego se da clic en el botón Asociar imagen
del radicado (4) y se ingresa a la siguiente pantalla:
Ilustración 19: Asociar imagen.
Primero se selecciona la imagen del documento digitalizado mediante el botón Examinar (1) y se le da una
breve descripción (2). Para finalizar se hace clic en el botón Realizar (3).
3 – Anexar el documento
Este procedimiento aplica sólo para los radicados de salida e internos, ya que para los radicados de entrada se
sigue el proceso de Asociar imagen que se describió anteriormente. Como es obvio, antes de anexar el
documento éste debe estar ya redactado. Para hacerlo, se usan unas plantillas definidas que permiten incrustar
de forma automática información variable como los datos del remitente, número del radicado principal, el
nombre de quien proyectó el escrito, etc., de tal manera que el funcionario sólo tenga que redactar el cuerpo del
documento. Para descargar las plantillas, hacemos clic en el botón que, para tal fin, se ha ubicado en las
opciones generales del sistema, de la parte superior (1).
Ilustración 20: Lista de plantillas.

El listado de plantillas (2) está organizado en orden alfabético por dependencia, de cada una de las cuales hay
hasta tres plantillas distintas: Carta Externa empresa, cuando sea una carta que vaya dirigida a una entidad
ajena a la Alcaldía Municipal; Carta Externa Persona Natural, cuando vaya dirigida a un ciudadano y Oficio
Interno y Circular, cuando vaya dirigida a otra dependencia. También se encuentra en este formulario un
enlace para descargar la fuente (tipo de letra) que utilizan las plantillas para representar lo código de barras
dentro de las plantillas (3). El siguiente es un ejemplo de una plantilla:
Ilustración 21: Plantilla para radicado de

salida.
Los funcionario son libres de modificar la plantilla descargada de acuerdo a sus propias necesidades, aunque
hay que recordar que estas deben seguir las pautas que, para tal fin, se han entregado por parte de MECI-
Calidad y el área de Archivo. Esta modificación debe hacerse teniendo en cuenta que la información variable se
incrusta con lo campos que aparecen entre asteriscos (*). También los funcionarios pueden solicitar la
elaboración y publicación de nuevas plantillas a la Oficina Asesora TIC.
Como se mencionó en los aspectos generales del sistema, estos documentos deben pasar por tres etapas para
asegurar el envío a su destinatario: Anexar, Radicar, Imprimir y Enviar:
1. Anexar. Se debe anexar el documento de salida a radicar. Para esto, debemos ingresar al radicado
previamente creado (o al de entrada al que se le vaya a dar respuesta) dándole clic sobre la fecha de
éste. El enlace que se encuentra sobre el número de radicado sirve para visualizar el documento de
entrada. Ya dentro del radicado, en la pestaña Documentos, podemos anexar la respuesta mediante el
enlace Anexar Archivo, en donde nos aparecerá el siguiente formulario:
Ilustración 22: Anexar documento.

Inicialmente se debe elegir el tipo de archivo (1) en el que está almacenado el documento. En nuestra
entidad, intentaremos trabajar para esto con el formato .odt, ya que, a diferencia de los .doc o .docx,
son formatos de libre utilización que tienes menos inconvenientes a la hora de hacer combinaciones
con la aplicación. Luego marcamos la opción Este documento será radicado (2) y seleccionamos el
tipo de radicación (3). Indicamos el destinatario del documento (4), se escribe una descripción si se
desea (5) y, finalmente, se selecciona el archivo creado con la plantilla (6). Para terminar, se hace clic
en Actualizar (7) y luego en Aceptar (8). El sistema le asignará al documento un número de radicado
temporal y sólo le asignará el definitivo cuando se realice la radicación:
Ilustración 23: Documento anexado.
Al documento recientemente anexado podemos aplicarle una de las acciones ubicadas en la parte
derecha: Modificar, Borrar o Radicar. El ícono en forma de lupa sirve para revisar la combinación del
documento con los datos variables. Si ésta no aparece, significa que el documento anexo no tiene las
variables necesarias para la combinación. Las casillas del lado izquierdo nos indican cuáles de los
pasos se han cumplido para el documento:
Documento Anexado.
Documento Radicado.
Documento Impreso.
Documento Enviado.
2. Radicar. Antes de radicar el documento y si es necesario, se puede solicitar el visto bueno (VoBo) de
parte del jefe de la dependencia, enviándoselo mediante el botón VoBo de la parte superior. Al jefe de
la dependencia le llegará entonces este radicado a su carpeta VoBo y, al regresarlo con alguna
sugerencia o con la orden de proceder a radicarlo, este quedará ubicado en la carpeta Devueltos de
nuestro usuario. Mientras el radicado se encuentra en espera de un visto bueno por el jefe, el usuario
normal podrá ver los radicado en su propia carpeta VoBo, aunque no podrá realizar ninguna acción
sobre él hasta que el jefe no se lo regrese. Cuando se decide radicarlo, se hace clic sobre la acción
Radicar (o Asignar Rad) a lo que el sistema responde solicitándonos confirmación. Si se confirma, se
asignará un número de radicado definitivo al documento y se podrá ver cómo quedó el archivo definitivo
para su impresión.
Ilustración 24: Radicación de anexo.

Después de radicado, las acciones del lado derecho cambian a Modificar, Tipificar y Re-Generar. Con
Tipificar se debe relacionar el documento con la Tabla de Retención Documental o TRD. Si el
documento requiere una modificación del tipo de radicado, o del destinatario, etc. se realiza éste desde
Modificar y se Re-Genera para que asuma los cambios. También aparece la marca de documento
radicado:
Ilustración 25: Documento radicado.
3. Impresión. La opción de impresión es necesaria para poder estampar la firma de quien remite el
documento y/o para ser enviado de manera física a su destinatario. Cuando se realice la impresión, el
documento debe ser 'marcado' como impreso y solo puede hacerlo un usuario con los permisos
necesarios, generalmente el jefe de la dependencia. Para marcar un documento como impreso, se usa
la opción Impresión, después de lo cual saldrá el siguiente formulario:
Ilustración 26: Marcar documento como impreso.
Aunque puede usarse la búsqueda (1), el sistema mostrará los anexos radicados pendientes de
imprimir o ya impresos de la dependencia a la que pertenece el usuario. Solo deberá seleccionarse el o
los radicados a marcar como impresos (2) y hacer clic en Marcar documentos como impresos (3), a
lo que el sistema responderá indicando que los documentos ya están listos para su envío.
Ilustración 27: Respuesta al marcar documento como impreso.
Si vemos ahora de nuevo los documentos anexos del radicado padre, veremos que ya aparece la
marca de impresión:

Ilustración 28: Marca de documento impreso.
El documento impreso debe ser llevado a la sección de Archivo para que sea enviado por el medio
adecuado a su destinatario, si este es un documento de salida, o para proceder a archivarlo si es un
documento interno. De todas formas, en esta sección procederán a digitalizar el documento para
remplazar la imagen que se encuentra en este momento asociada al radicado, por la imagen ya firmada
que entrega la dependencia.
El llevar el documento al área de correspondencia de la entidad, no significa que cada que se genere un
radicado se traslade inmediatamente el documento impreso. Esta tarea, según la urgencia del radicado,
puede hacerse por bloques en determinadas horas del día. De todas formas, y para que la dependencia
tenga un control sobre los radicados que ha llevado a correspondencia, se debe imprimir un listado de
entrega, dónde la dependencia exigirá la firma de recibido. Este proceso está descrito al comienzo del
siguiente capítulo ENVÍO DE DOCUMENTOS.
Si es un radicado interno, el jefe de dependencia debe proceder, después de marcar como impreso el
documento (o los documentos) anexos, porque pueden ser varios, a Reasignarlo a la dependencia
destino, para poder que llegue a su destinatario. Este proceso se describe más abajo en el capítulo
ACCIONES SOBRE RADICADOS. Es importante anotar también que, si se desea enviar copias del
documento radicado a otras dependencias, es en el momento de reasignar que se informa a éstas.
4. Envío. El envío del documento anexo radicado lo hará el usuario autorizado de la dependencia que
lleve a cabo las tareas de correspondencia dentro de la entidad. Este proceso será descrito en el
capítulo correspondiente a ENVÍO DE DOCUMENTOS.
¿Qué pasa si debo modificar un documento ya anexado?

La modificación de un documento ya anexado se tiene que hacer sobre la plantilla que se descargó y que se
usó para redactar el mismo. Luego de modificar el documento, se debe dar clic a la opción Modificar que se
encuentra en el extremo derecho del documento anexado, en la pestaña Documentos del radicado:
Ilustración 29: Modificar documento anexado.

Aparecerá entonces de nuevo el formulario para anexar documentos (ilustración 22) la cual ya trae la mayoría
de la información diligenciada. Sólo hay que seleccionar de nuevo el documento corregido mediante el botón
Examinar, sin olvidar terminar haciendo clic sobre el botón Actualizar y luego sobre el botón Aceptar.
Si el documento, además de estar anexado, se encontraba ya radicado, además del proceso anterior hay que
regenerarlo haciendo clic en el enlace Re-Generar y luego en Aceptar para confirmar la operación:
Ilustración 30: Modificar documento radicado.
¿Cómo publicar una anexo del documento principal?

Si se necesita publicar un anexo al documento principal radicado y elaborado en la plantilla, se debe indicar al
sistema que éste anexo no se va a radicar, para que el sistema no le asigne otro consecutivo. Lo que se hace
es dar de nuevo clic sobre Anexar archivo y, en el formulario emergente, NO marcar la opción Este
documento será radicado (1) y, en la opción Radicación elegir – Tipos de Radicación (es decir, no
seleccionar ningún tipo) (2). El Destinatario se debe marcar de todas formas (3) y se selecciona el documento
con el botón Examinar (4) seguido de Actualizar y de Aceptar:
Luego de lo anterior, el sistema insertará el documento sin habilitar la opciones tipificar y asignar radicado a su
derecha:

Modificación de radicados
Esta tarea, como muchas otras dentro de Orfeo, sólo pueden ser realizadas por usuarios autorizados. En este
caso, generalmente es algún funcionario del área de archivo. Parra llevarlo a cabo, a este usuario le aparecerá
en su menú la opción Modificación. Se selecciona dicha opción, se ingresa el número de radicado (1) y se
hace clic sobre el botón Buscar radicado (2).
Ilustración 31: Buscar radicado a modificar.

Después de esto, se despliega toda la información del radicado para permitir su modificación.
Agendar radicados
Esta funcionalidad permite al usuario la programación a futuro del trámite de uno o varios radicados que, por su
naturaleza, no requieran ser atendidos de inmediato. Se puede realizar dicha programación con cualquiera de
los radicados sin importar la ubicación dentro de las carpetas de usuario. El funcionario puede asignar una
fecha al radicado con la cual se puede realizar un control sobre los documentos que se deben ir tramitando
cronológicamente de acuerdo a lo seleccionado por el usuario:
Ilustración 32: Agendar radicados.
Para agendar radicados primero se seleccionan (1), luego se hace clic sobre el botón (2) para visualizar el
calendario, se selecciona el día para el cual se desea posponer el trámite del radicado (3) y se termina
oprimiendo el botón Agendar. Al hacerlo, se generaría una copia de los radicados agendados en la carpeta
Agendado, tal como se muestra a continuación:

Ilustración 33: Sacar radicados de la agenda.
Los radicados que se encuentren en la carpeta Agendado y están programados para fecha anterior o igual a la
actual, serán trasladados automáticamente a la carpeta Agendado vencido.
Para quitar un radicado de la carpeta Agendado, se selecciona (1) y luego se da clic sobre el botón Sacar de la
agenda (2).
Radicación Masiva
En ocasiones debemos radicar varios oficios de salida que tiene el mismo texto, pero con alguna información
variable. Para esto, no hay necesidad de crear en Orfeo cada radicado por separado, pues existe una función
para generarlos todos de una vez. El proceso tiene tres pasos: crear la base de datos con la información de los
destinatarios, generar los radicados en Orfeo y, por último, crear los oficios con la plantilla respectiva.
1 - Crear la base de datos

La base de datos se debe crear sobre una hoja electrónica como Microsoft Excel, en cualquiera de sus
versiones. La única condición es que cada columna lleve el nombre de campo en la parte superior como en el
siguiente ejemplo, y se llenen de manera obligatoria las columnas en azul:
Ilustración 34: Encabezados radicación masiva.

A continuación pasamos a describir los campos que se pueden usar para crear la base de datos en la hoja
electrónica:

C A MP O S D E C O MB IN A C IÓ N
R A D I C A C I Ó N M A S I VA O R F E O G P L
N O MB R E C A MP O O B L I G AT O R I O T I P O D E D AT O L O N G IT U D D E S C R IP C IÓ N
0 - ES P
*T IPO * X En te ro 1 1 - O T RA E MPR E S A
2 - PE R S O N A NAT URA L
*D O C U ME N T O * C a rá c te r 1 4 N ú m e ro d e c é d u la o N IT
S i e s e m p re s a , la ra z ón s oc ia l d e é s ta . S i e s p e rs on a
n a tu ra l s e p u e d e p on e r a c á e l n om b re c om p le to o s e
*N O MB R E * X C a rá c te r 100
p u e d e e s c rib ir s ólo e l n om b re y los a p e llid os e n los
c a m p os s ig u ie n te s .
*P R IM_A PEL * C a rá c te r 2 0 Prim er a p e llid o
*S E G _A PE L * C a rá c te r 2 0 S e g u n d o a p e llid o
S i la c om u n ic a c ión s e d irig e a u n a e m p re s a , a c á d e b e
*D IG N ATAR IO * C a rá c te r 50
es p e c if ic a rs e e l n om b re d e la p e rs on a a q u ie n v a d irig id a .
*D IR * X C a rá c te r 3 0 D ire c c ión d e l d e s tin a ta rio.

C iu d a d d e l d e s tin a ta rio (d e b e s e r ex a c ta m e n te ig u a l a
*MU N I_NO MB R E * X C a rá c te r m a y ú s c u la s 20
c om o a p a re c e e n la b a s e d e d a tos d e O rfe o)
D e p a rta m e n to d e l d e s tin a ta rio (d e b e s e r ex a c ta m e n te

*D E PT O _N O MB R E * X C a rá c te r m a y ú s c u la s 20
ig u a l a c om o a p a re c e e n la b a s e d e d a tos d e O rfe o)
*A S U NT O * C a rá c te r 4 0 El a s u n to q u e te n d rá e l ra d ic a d o
*D E S C _AN E XO S * C a rá c te r 2 0 D e s c rip c ión d e a n ex os
0 - C é d u la d e c iu d a d a n ía
1 - Ta rje ta d e id e n tid a d
2 - C é d u la d e ex tra n je ría
*T IPO _D O C * En te ro 2
3 - Pa s a p orte
4 - NIT
5 - NU IR
*T E L * En te ro Te lé fon o d e l d es tin a ta rio
*MAIL * C a rá c te r C orre o ele c trón ic o d e l d e s tin a ta rio.
La información se debe ingresar a las columnas sin usar el carácter coma (,) en ninguna parte, pues éste
símbolo será usado por Orfeo como separador de campo. Para los campos obligatorios, hay que tener en
cuenta los siguientes puntos:
• El tipo debe ser siempre dos (2)
• El nombre puede escribirse completo en el campo nombre o puede usarse solo para el nombre y usar
los campos respectivos para los apellidos. Si se trata de una entidad, la razón social debe ponerse
completa en el campo nombre. En éste último caso, también debería llenarse el campo dignatario,
para indicar a quién va dirigir la comunicación dentro de la entidad.
• El nombre del municipio y del departamento, debe escribirse de forma idéntica a como están en la
base de datos de Orfeo.
Cuando ya se tiene elaborada la base de datos en la hoja electrónica, se debe generar con ésta un archivo
texto con ésta información. Para hacerlo, se debe seleccionar, desde Excel, el menú Archivo y luego
seleccionar Guardar como. Luego se elige el tipo de formato en el que se va a guardar (1), seleccionando CSV
(delimitado por comas) (*.csv) (2).

Al darle clic en el botón Guardar, probablemente salgan los mensajes “El tipo de archivo no es compatible con
libros que contienen múltiples hojas”, a lo que se contesta con un Aceptar, y el mensaje “El archivo.csv puede
tener características no compatibles...”, a lo que se responde con Sí.
2 - Generar los radicados

Ya con la base de datos lista en formato csv (archivo de texto separado por comas), se procede a generar los
radicados. El usuario autorizado para hacer radicados de forma masiva, debe ingresar por la opción Masiva (1)
del menú de radicación y seleccionar luego la opción Masiva combinación externa (2):
Ilustración 35: Radicación masiva.
En el formulario para radicación masiva que se presenta, se selecciona la serie, subserie y el tipo documental
de acuerdo a la tabla de retención documental de cada dependencia. Igualmente se selecciona, como tipo de
radicación, la opción Salida:
Ilustración 36: Generar radicados de forma masiva.
Seguidamente se selecciona el archivo csv con la base de datos creada a través del botón Examinar y,
finalmente, se hace clic en Radicar. Si hay algún error en el archivo subido el sistema no creará ningún
radicado y se deberán hacer las modificaciones a ésta usando el archivo en Excel, para luego convertirlo de
nuevo en csv y repetir el procedimiento. Si, por el contrario, no hay ningún error, el sistema sacará una
advertencia indicando que los cambios que se harán serán irreversibles y, al confirmar la operación, se crearán
tantos radicados como destinatarios haya en la base de datos, y se nos permitirá descargar un nuevo archivo
csv con la base de datos que se subió, pero con los números de radicado que se le asignó a cada destinatario,
como también con la fecha de radicación:

Ilustración 37: Radicación masiva creada.
Este archivo se utilizará en el último paso de la radicación masiva por lo que se debe abrir el mismo en Excel y
cambiar el formato de nuevo a xls o xlsx a través de Guardar como. Es posible que cuando se abra el archivo
csv en excel, todo el texto quede ubicado en la primera columna, como se muestra en la siguiente ilustración:
Ilustración 38: Archivo csv abierto en Excel.
Si esto sucede, hay que dividirlo en columnas, por lo que primero se debe seleccionar la primera columna,
donde se encuentra la información (1), elegir el menú Datos (2) y luego la opción Texto en columnas (3). En el
formulario que sale, se debe seleccionar la opción Delimitados (4) y luego Siguiente (5):
Ilustración 39: Texto en columnas 1.

Para que no suceda lo del caso anterior, también se podría configurar Windows para que la el separador de
listas sea el punto y coma (;). Esto se hace a través del panel de control, por la opción de la configuración
regional y de idioma.
Seguidamente, se selecciona Punto y coma o Coma (1), dependiendo de como esté dividido el archivo y se
termina dando clic en Finalizar (2):
El archivo entonces quedará dividido por columnas, así:
Si se necesita agregar más información variable, se adicionan las columnas necesarias y se les pone un
nombre de columna cualquiera. Cuando ya se tenga listo, se almacena como Excel y procederemos al paso
siguiente.
3 - Generar los oficios

En este punto, ya tenemos los radicados creados en Orfeo y la base de datos con la información de los
destinatarios, incluyendo el número de radicado y la fecha de radicación que le asignó Orfeo a cada uno. Ahora
debemos crear los oficios que se anexarán a cada radicado. Esto lo hacemos con la utilidad de combinación de
correspondencia de Microsoft Word.
Lo primero que debemos hacer es crear nuestra plantilla en Microsoft Word. Se puede utilizar como guía una de
las plantillas ya creadas en formato ODT o se puede crear una nueva. La plantilla contendrá, además del
encabezado y el pié de página de la dependencia, el texto común que irá en la comunicación. El documentos
será algo parecido a esta:

Ilustración 42: Documento a combinar.
Para hacer la combinación necesitamos asociar el oficio redactado en la plantilla con la base de datos de Excel,
creada anteriormente. Para hacerlo, vamos a la pestaña Correspondencia (1), elegimos el botón Iniciar
combinación de correspondencia (2) y luego la opción Cartas (3):
Ilustración 43: Asociar base de datos.
Se activará entonces el botón Seleccionar destinatarios (4). Lo seleccionamos y elegimos la opción Usar lista
existente (5):

Ilustración 44: Asociar la base de datos 2.
Buscamos y abrimos el archivo en Excel donde tenemos nuestra base de datos, a lo que el sistema nos
preguntará en qué hoja del libro de Excel tenemos la información (6). Debemos asegurarnos que la opción La
primera fila de datos contiene encabezados de columna (7) esté activada y finalizamos con Aceptar:
Ilustración 45: Asociar la base de datos 3.
Ahora debemos indicar, dentro del documento redactado, dónde deberá insertarse la información variable.
Vamos entonces a cada punto del documento donde queramos insertar cada campo, damos clic sobre el botón
Insertar campo combinado (9) y seleccionamos el campo que vayamos a insertar en ese lugar (10). Hacemos
lo mismo con los demás campos.

Ilustración 46: Insertar campos de combinación.
No olvidemos que el documento debe llevar, preferiblemente en la parte superior derecha, los campos que
insertarán tanto el número del radicado como la fecha de radicación, los cuales corresponden a los campos
RAD_S Y F_RAD_S respectivamente. Es necesario insertar dos veces el número de radicado (RAD_S) como
se ve en la ilustración anterior, pues el primero de ellos es para convertirlo en código de barras. Para hacer esta
conversión se debe resaltar este campo (11) y darle tipo de fuente Free 3 of 9 y tamaño 28 (12). Si el tamaño
no aparece dentro de los tipos de fuente, es debido a que no se ha instalado, para lo cual hay que descargarla
de la sección de plantillas de Orfeo e instalarla:
Ilustración 47: Organizar el código de barras.
Cuando ya se tengan todos los campos insertados, podemos tener una vista preliminar de cómo quedarán
nuestro oficios combinados, haciendo clic en el botón Vista previa de resultados (13) y liego ir pasando los
registro uno a uno con los botones respectivos (14). Si vemos que todo está bien, podemos oprimir el botón
Finalizar y combinar para obtener tantos oficios como destinatarios hay en la base de datos:

Ilustración 48: Vista previa de la combinación.
Los documentos ya combinados se deben imprimir y enviarlos a la sección de digitalización para que allí los
escaneen y los anexen a los radicados ya creados.

ENVÍO DE DOCUMENTOS
Como se dijo anteriormente, este proceso es llevado a cabo por la sección de correspondencia de la entidad,
aunque debe haber cierto control tanto de parte de la dependencia que ha generado el radicado como de la
sección de correspondencia. Para que cada uno pueda llevar este control, Orfeo puede generar Listados de
entrega en las dependencia que envía, los cuales deben concordar con la consulta que haga la sección de
correspondencia para el envío físico. Para generar este listado, un usuario con permisos de impresión en la
dependencia, generalmente el jefe, debe ingresar por la opción Impresión y oprimir el botón Generar listado
de entrega. A continuación debe especificarse un rango de fechas y horas y, si se quiere, un tipo de radicado
para realizar la búsqueda de los radicados que están listos para su envío.
Ilustración 49: Buscar radicados para envío.
Al hacer la búsqueda y confirmar la operación, el sistema genera un resumen en PDF (1) que puede ser
descargado e impreso para capturar las firmas de quien entrega (el funcionario de la dependencia) y quien
recibe (el funcionario de la sección de correspondencia). También puede descargarse en formato CSV (2) y
cargarlo en un documento de Excel si se quiere:
Ilustración 50: Listado de entrega generado.
Ilustración 51: Listado generado en PDF.

Ya en el área de correspondencia, el funcionario responsable de los envíos deberá ingresar por la opción
Envíos, y luego por la opción Normal:
Ilustración 52: Envío de documentos.
Desde acá, se debe consultar por dependencia (1) el listado de los radicados que se tengan listos para enviar y,
si es el caso, realizar la búsqueda por el número de radicado (2). Luego seleccionar el o los radicados que se
van a enviar (3) y presionar el botón Envío de documentos (4) y nos saldrá la siguiente pantalla:
Ilustración 53: Selección de empresa de envío.
Se elige la empresa de envío (1) (si es un radicado interno, se selecciona Entrega interna), se ingresa el peso
del envío (2) y se calcula el valor (3). Si se quieres se escribe alguna observación y hace clic en Generar
registro de envío de documentos. Si todo termina bien, nos aparecerá el siguiente reporte:

Ilustración 54: Envío generado.
Modificación de un registro de envío

Si se requiere modificar la información de un envío, después de haber generado la lista de envío, se debe
ingresar por la misma opción Envío y elegir la opción Modificación registro de envío.
Ilustración 55: Modificación de envío.
Se selecciona primero la dependencia que generó el envío (1) y se hace la búsqueda si es necesario, se
selecciona el radicado a modificar y se oprime el botón Modificar envío.
Ilustración 56: Modificar datos del envío.
Se modifica la información necesaria y se hace clic sobre Modificar registro del envío.
Generación de plantillas y guías

Para llevar a cabo un control de los envíos con la agencia de correo correspondiente, se pueden generar
plantillas y/o guías. Para hacerlo se usa la opción Envíos, y luego la opción Generación de plantillas y guías.

Ilustración 57: Generación de plantillas de envío.
Se hace el filtro necesario (1) y se oprime el botón Generar nuevo envío (2). La plantilla se puede descargar en
formato PDF, TXT o CSV para poderse insertar en un documento Excel.
Devolución de radicados
Cuando un documento es radicado y marcado como impreso por una dependencia y ésta excede las 24 horas
en llevar el documento físico al área de archivo y correspondencia para su envío, se podrá realizar la devolución
de los radicados marcados como impresos que no llegaron para ser enviados. Esta se llama Devolución por
exceder el tiempo de espera y se hace también por la opción Envío.
Ilustración 58: Devolución por tiempo de espera.
El sistema mostrará los radicados marcados como impresos antes de la fecha dada y que no se han enviado
(1). Se pide una Vista preliminar (2) y, si se está de acuerdo con la consulta se Confirma la devolución (3).

Estos radicados aparecerán de nuevo en la dependencia sin la marca de impresión. Para enviarlo de nuevo, el
funcionario deberá marcarlo de nuevo como impreso.
También se pueden manejar desde Orfeo los envíos que devuelve la empresa de correspondencia por
diferentes motivos (casa desocupada, dirección errónea, etc.). Para registrar éstas devoluciones se debe:
1. Ingresar al módulo de Envíos y elegir la opción Otras devoluciones.
Ilustración 59: Otras devoluciones.
2. Buscar y seleccionar los radicados a devolver. Para esto, se selecciona la dependencia que generó el
radicado (a) y / o se buscan (b). Luego se selecciona el o los radicados a devolver (c) y se oprime el
botón Devolución de documentos (d).
Ilustración 60: Formulario devolución de documentos.

3. El sistema muestra un formulario donde se puede indicarse el Motivo de devolución (a), Comentario
(b), para finalizar con un clic en Confirmar devolución (c). El radicado será entonces devuelto a la
dependencia radicadora, quedando almacenado en la carpeta Dev Correo.
4. En la dependencia, para volver a enviar el documento se debe realizar el proceso de Re-generación
del radicado.
Anulación de radicados
La anulación de radicados es un procedimiento sólo podrá hacer el funcionario encargado del área de Archivo.
Pero para que éste último lo pueda realizar, debe haber una solicitud previa por parte de alguna dependencia.
Para hacer la solicitud, el funcionario autorizado de la dependencia, generalmente el jefe, ingresa por la opción
Anulación del menú principal a la izquierda, después de lo cual aparecerá la siguiente pantalla:

Ilustración 61: Solicitud de anulación de radicados.
En esta se busca o selecciona el radicado (1 o 2) y se hace clic sobre Solicitar anulación. Al hacerlo, se debe
redactar en el espacio desplegado el motivo de la anulación (1) y se hace clic en Realizar (2):
Ilustración 62: Redactar motivo de la anulación.
Después de la solicitud por parte de la dependencia, la oficina de envíos debe ingresar por la opción Envíos y
luego por la opción Anular radicados a lo que el sistema responde con una solicitud de búsqueda que se hace
a través del siguiente formulario:
Ilustración 63: Anulación de radicado.
Se debe, entonces, realizar la búsqueda de acuerdo a las opciones dadas (1) y oprimir el botón Ver

documentos en solicitud (2). Si existen documentos a los cuales se les ha solicitado anulación de acuerdo a
los patrón de búsqueda dado, se desplegarán en la parte inferior. Sólo se debe hacer clic en el botón Aceptar
para que se lleve a cabo la anulación. Al hacerlo, el sistema genera un acta de anulación. Para visualizarla, se
selecciona el enlace que aparece con el nombre Ver Acta No. #. El acta generada será una como la siguiente y
deberá ser firmada por el encargado del área archivística.
Ilustración 64: Acta de anulación.
Reportes de envíos
En lo que respecta al módulo de envíos, Orfeo provee una serie de reportes de mucha utilidad para el área
encargada. Cada uno de estos reportes, después de generados, se pueden convertir a algún otro formato,
como Word, Excel o Acrobat Reader (PDF). Los reportes disponibles son:
...Listado de documentos enviados:

Ilustración 65: Reporte de radicados enviados.
… Listado de documentos devueltos:
… y Reporte de radicados anulados:
Ilustración 66: Reporte de radicados devueltos.
Ilustración 67: Reporte de radicados anulados.

ACCIONES SOBRE RADICADOS
Sobre los radicados que se encuentra dentro de nuestras distintas carpetas podemos realizar varias acciones
como son: Tipificar (TRD), Incluir en expediente, Mover a, Reasignar, Informar, Devolver, Solicitar visto
bueno (VoBo) y Archivar.
Ilustración 68: Acciones sobre los radicados.
Hay que tener en cuenta que cualquier acción que implique el traslado de radicados entre carpetas no va a
actualizar el indicador de número de radicados en la carpeta o carpetas afectadas (número entre paréntesis al
lado derecho del nombre de la carpeta). Para que éste número se actualice se debe hace clic en el botón
actualización del navegador u oprimir la tecla F5.
TRD
Permite asignar serie, sub-serie y tipo documental a uno o varios radicados a la vez.
Incluir en expedientes
Para incluir los radicados seleccionados a un expediente.
Mover a
Con esta funcionalidad se puede trasladar un documento que se encuentra en cualquier carpeta, a una carpeta
personal ya creada previamente. Para crear una carpeta personal, se elige del menú principal la opción
PERSONALES (1) y luego la opción Nueva carpeta (2). Luego, se escribe el nombre que tendrá la nueva
carpeta (3) y, si se quiere, una descripción (4). Al final se hace clic en el botón Crear ahora.
Ilustración 69: Crear carpeta personal.

Se pueden organizar los documentos dependiendo la clasificación que cada usuario le quiera dar. Los pasos
para mover un documento estando en cualquier carpeta son:
Ilustración 70: Mover radicados entre carpetas.
Se Selecciona el / los radicados a mover (1) y se oprime el botón Mover a (2). Se eligen de la lista desplegable
la carpeta personal a la cual se enviará el / los radicados escogidos (3) y se hace clic en el botón (>>).
Inmediatamente después se despliega el formulario para insertar un comentario a la acción que se pretende
realizar. Después de redactar dicho comentario se oprime el botón Realizar para terminar con el proceso.
Reasignar
Con esta funcionalidad se puede enviar un documento a otro usuario para su respectivo trámite. El sistema le
permite a un usuario básico reasignar un documento únicamente a los usuarios que pertenezcan a su misma
dependencia. El Jefe, por el contrario, puede reasignar documentos a los usuarios de su dependencia y
adicionalmente a los Jefes de cualquier otra área de la entidad. Por esta razón, cuando se necesite reasignar un
documento a otra dependencia diferente, se debe hacer por medio del Jefe para que este a su vez lo envíe a la
dependencia respectiva.
Ilustración 71: Reasignación de radicados por jefe de dependencia.
Para hacer una reasignación, inicialmente se marcan los radicados (1) y se oprime el botón Reasignar (2).
Luego se elige la dependencia (3), teniendo en cuenta que si es un usuario común, solo verá la dependencia a
la que pertenece. Para continuar, se hace clic en el botón (>>).

Ilustración 72: Seleccionar funcionario para reasignación.
A continuación, se selecciona el funcionario a quien se le hará la reasignación (1), si se desea se escribe un

comentario (2), si es necesario informar a otras dependencias se seleccionan de la lista (3) y finalmente se da
clic en Realizar.
Informar
Con esta funcionalidad se puede enviar una copia de un documento a cualquier usuario para su información y,
si es necesario, para su respectivo trámite. El sistema le permite a un funcionario básico informar de un
radicado o otro funcionario sin importar si pertenece o no a su misma dependencia. Se seleccionan los
radicados a informar (1), se hace clic en Informar (2), se selecciona la o las dependencias a informar, haciendo
Ctrl+clic sobre cada dependencia (3). Luego se hace clic en el botón (>>) (4).
Ilustración 73: Informar a otros usuarios de uno o varios radicados.
Luego se selecciona el o los usuarios a quienes se va a informar (1), se pone un comentario si se desea (2) y se
hace clic en Realizar para terminar.
Ilustración 74: Seleccionar el funcionario a informar.

Devolver
Como su nombre lo indica, con ésta opción regresamos el radicado al funcionario que nos lo ha enviado. Sólo
se selecciona el / los radicados (1), se oprime el botón Devolver (2), se pone un comentario si se quiere y se
hace clic en el botón Realizar.
Ilustración 75: Devolver radicados.
Visto Bueno (VoBo)

Con la opción visto bueno o VoBo, solicitamos la autorización al jefe de dependencia para radicar un documento
de salida o interno. Para hacerlo, se marcan el o los radicados (1) y se hace clic en VoBo (2). Igual que las
opciones anteriores se pone un comentario y se elige Realizar. Los radicados se trasladarán entonces a la
carpeta VoBo del jefe de la dependencia, el cuál deberá evaluarlo y devolverlo al funcionario con un comentario
autorizando la radicación o sugiriendo algunos cambios:
Ilustración 76: Enviar a visto bueno.
Mientras se espera el visto bueno por parte del jefe, el funcionario podrá ver los radicados en su propia carpeta
de VoBo, aunque no podrá realizar con ellos ninguna acción. Al devolverlo el jefe, el radicado quedará en el
buzón de radicados devueltos del funcionario que solicitó el visto bueno.
Archivar
Cuando ya se surten todos los pasos de un radicado y este fue debidamente tipificado y entregado a
satisfacción, se procede a archivarlo. Esta tarea sólo podrá hacerla el jefe de la dependencia y se realizará
desde el interior de un radicado o desde una carpeta, marcando los radicados a archivar. Se oprime el botón
Archivar, se escribe un comentario y se da clic en Realizar. El radicado desaparece de la carpeta donde se
encontraba y se trasladará a la carpeta de Entrada de un usuario especial al cual sólo tendrá acceso el
personal del área de Archivo.

EXPEDIENTES VIRTUALES
Esta funcionalidad permite al usuario agrupar varios radicados que se encuentren registrados en el sistema y
asociarlos en una sola carpeta denominada EXPEDIENTE. Estos expedientes virtuales se van conformando a
medida que el usuario o usuarios incluyen radicados en determinado nombre de expediente, logrando en una
sola ventana mostrar todos los documentos involucrados en el mismo proceso y los cuales se encuentran
físicamente archivados.
Los expedientes se conforman teniendo en cuenta el año y la dependencia. Cada expediente refleja como se
encuentran organizados físicamente los archivos de cada una de las áreas productoras.
Creación de un expediente virtual

Para crear un expediente virtual se debe ingresar primero al radicado que se va a incluir en el expediente.
Dentro de él, se selecciona la pestaña Expediente y se visualiza el siguiente formulario:
Ilustración 77: Formulario de expedientes.
En este formulario tenemos en la parte superior (1), los datos del radicado en el que nos encontramos y, en la
parte media, los enlaces para Crear o Incluir el radicado actual en un expediente ya creado previamente (2). Al
hacer clic en Crear (opción que sólo estará presente si el usuario tiene permisos para crear expedientes), el
sistema nos pide la siguiente información:

Ilustración 78: Formulario de creación de expediente.
Primero se tipifica el expediente seleccionando la serie y subserie a la que pertenece (1). Luego el sistema pide
el nombre del expediente (2), para lo cual propone uno tomando como base un consecutivo interno. Si el
expediente pertenece a otro año, este se puede modificar de la lista desplegable. Si se desea dar un nombre
manual, se activa la casilla correspondiente y se ingresa el consecutivo de acuerdo a la siguiente secuencia:
Ilustración 79: formato de consecutivo para expedientes.
Finalmente, se selecciona la fecha de creación del expediente si es distinta a la actual, y se elige el funcionario
responsable del proceso (3). Seguidamente se hace clic en Crear expediente, para lo que el sistema pide la
siguiente confirmación:
Ilustración 80: Confirmar creación de expediente.
Al confirmar (1) y cerrar el formulario (2), el expediente es generado y se visualiza un pequeño resumen.
Cuando se tiene algún expediente ya creado, el formulario de expedientes cambia para mostrar información,
como por ejemplo, el número del expediente y su responsable (1), su tipificación y fecha de inicio (2), los
radicados incluidos en este expediente y sus anexos (3), un botón para ver el historial del expediente (4), un
botón para ver los radicados borrados de este expediente (5), etc. En la parte superior derecha se listan los
expedientes creados (6) y se dan algunas opciones para Incluir en otro expediente el mismo radicado,

Excluirlo de alguno y ademas la Creación de un nuevo expediente para el mismo radicado (7). Al hacer clic
sobre un número de expediente, los datos del formulario cambian automáticamente para mostrar la información
del expediente seleccionado.
Ilustración 81: Formulario con expediente creado.
Para todos los radicados que son grabados en un expediente, automáticamente se envía una notificación a las
personas de Archivo para que realicen el procedimiento de Archivado físico del documento a cada expediente.
El expediente virtual debe reflejar una fiel copia del expediente físico. Por esto, se debe entregar todos los
documentos físicos que se requieran al grupo de archivo correspondiente.

CONSULTAS Y REPORTES
Los funcionarios con los perfiles adecuado pueden contar con una serie de consultas y reportes sobre los
radicados.
Consultas
Aunque en principio todos pueden generar una consulta, los detalles de los radicados consultados sólo estarán
visibles por los funcionarios adecuados. Las consultas son visualizaciones en pantalla de los radicados, en
donde se puede ver la información básica de este. Para generar una consulta, debemos dirigirnos a la opción
Consultas del menú inferior izquierdo (1):
Ilustración 82: Formulario para consultas en pantalla.
Sólo hay que llenar el formulario (2) de acuerdo a nuestras necesidades y hacer clic en Búsqueda (3) para que
el sistema nos devuelva el listado de radicados que cumplen con el patrón (4).
En el listado, al igual que en las carpetas, si se desea ver el documento asociado al radicado se puede hacer
clic sobre el número de éste y si se desea ver la información completa del radicado, se hace clic sobre su fecha.
Reportes
Para obtener consultas que se puedan exportar a otros formatos (Word o Excel) y, eventualmente imprimirlos
desde estas aplicaciones, se usa el botón Generar Estadísticas / Reportes, de la parte superior derecha de la
pantalla (botones generales del sistema) (1):

En este formulario se selecciona inicialmente el tipo de consulta (2) y, de acuerdo a esta selección, saldrán a
continuación las opciones necesarias para filtrar o agrupar el reporte (3). Cuando se diligencian estas opciones
de acuerdo a las necesidades de consulta y se oprime Generar (4), el sistema buscará y sacará el reporte en
la parte inferior (5). Si se desean ver más detalles se hace clic en Ver todos los detalles (6) y si se desea ver
un resumen gráfico se oprime Ver gráfica. Para exportar el reporte a Word o Excel se hace clic en el icono
correspondiente (8).

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Sistema de Gestión Documental

Manual de Usuario v. 1.1

Alcaldía Municipal de Guadalajara de Buga

Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 2 de 49

Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 3 de 49

Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 4 de 49

La Alcaldía Municipal de Guadalajara de Buga ha puesto a disposición de los funcionarios de la Administración,

Ilustración 1: Esquema General SGD

Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 5 de 49

Al generar el radicado, el documento quedará automáticamente en el buzón de entrada del jefe de la

Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 6 de 49

1. Entrar a la Intranet de la entidad (www.alcabuga.local/intranet) y seleccionar, en los Enlaces de interés

Ilustración 2: Ícono de acceso a Orfeo.

Ilustración 3: Ingreso a Orfeo GPL mediante el menú de la Intranet

2. Escribir directamente en el navegador la dirección www.alcabuga.local/orfeo.

Ilustración 4: Ingreso a Orfeo GPL ingresando la url.

Ilustración 5: Pantalla de ingreso a

Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 7 de 49

Estructura y funcionalidad de Orfeo GPL

Ilustración 6: Pantalla principal de orfeo GPL

Opciones generales del sistema

Ilustración 7: Opciones generales.

Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 8 de 49

Opciones de radicación y estructura de carpetas

Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 9 de 49

Ilustración 9: Botones para funcionalidades generales.

Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 10 de 49

1 – Buscar radicado previo

Ilustración 10: Sección radicación.

Caso 1, el radicado NO forma parte de uno previo

Ilustración 11: Crear radicado nuevo (sin anexar a documento previo).

Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 11 de 49

Ilustración 12: Crear radicado anexándolo a uno previo.

Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 12 de 49

Al hacerlo, intentaremos primero buscar el remitente/destinatario a través de su número de identificación o su

Ilustración 14: Formulario de búsqueda de Remitentes/Destinatarios.

Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 13 de 49

Ilustración 15: Formulario de radicación con búsqueda efectuada.

Lo demás datos a rellenar son los siguientes:

Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 14 de 49

Este consecutivo (1) está compuesto por:

Después de generar el consecutivo, tenemos la oportunidad de imprimir el auto-adhesivo (2) generando 2

Ilustración 17: auto-adhesivo.

Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 15 de 49

Ilustración 19: Asociar imagen.

Ilustración 20: Lista de plantillas.

Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 16 de 49

Ilustración 21: Plantilla para radicado de

Ilustración 22: Anexar documento.

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Ilustración 23: Documento anexado.

Ilustración 24: Radicación de anexo.

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Ilustración 25: Documento radicado.

Ilustración 26: Marcar documento como impreso.

Ilustración 27: Respuesta al marcar documento como impreso.

Manual de Orfeo GPL V. 1.1 Pág. 19 de 49

¿Qué pasa si debo modificar un documento ya anexado?

D IR X C a rá c te r 3 0 D ire c c ión d e l d e s tin a ta rio.