Manual de Gestión Documental

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
EL PENSANTE ADMINISTRACIÓN, ECONOMÍA Y AFINES
Quizás, antes de entrar en la definición de lo que es un Manual de Gestión

Documental, sea preciso recordar que toda institución, tanto pública como privada,
tiende a poseer un Archivo en donde residen los distintos documentos emitidos o
recibidos a lo largo de su funcionamiento, siendo el Programa de Gestión
Documental (PGD) el encargado de determinar cómo se lleva a cabo la creación
de dicho Archivo.
Definición de Unidad Documental
Documento esencial vital
Proceso de producción de documentos
El proceso de recepción de documentos
Cuáles son los requisitos de la comunicación efectiva
De esta forma, cada empresa contará entonces con un Programa de Gestión

Documental, en donde se establecerán las reglas y procedimientos que los
empleados encargados deberán aplicar a cada fase del proceso archivístico, a fin de
aplicar los procesos adecuados en las fases de Recepción, Clasificación,
Conservación, Consulta o Eliminación de los distintos documentos inherentes a la
vida y tareas de la institución, a fin de que estos sirvan como un testimonio material
de la historia administrativa de la entidad.
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

En consecuencia, el Manual de Gestión Documental será el documento físico o
digital en donde la Directiva de una Empresa especifica cuáles son los
procedimientos que conforman el Programa de Gestión Documental por el que
se regirán las actividades de Archivo de la institución. De esta forma, en el Manual
de Gestión Documental se podrán encontrar los lineamientos de la empresa a la hora
de recibir documentos, clasificarlos, proceder a su Archivo temporal, permitir la
consulta por parte de los miembros o ajenos a la empresa, así como cuáles son los
documentos que se almacenarán de forma permanente y cuáles después de un
tiempo prudente serán eliminados.
FUNCIÓN DEL MANUAL DE GESTIÓN

DOCUMENTAL
Siendo entonces el documento físico en donde residen las normas y procedimientos
del PDG, el Manual de Gestión Documental cuenta con la función esencial de
capacitar y orientar a los funcionarios y profesionales, encargados de la
producción, recepción y manejo de los distintos documentos inherentes a la empresa
o entidad, surgiendo también como una herramienta de consulta, a la cual todo
miembro del equipo de trabajo pueda referirse, a fin de entender, aclarar o verificar
cualquier tipo de procedimientos en materia documental.
OBJETIVO DEL MANUAL DE GESTIÓN

DOCUMENTAL
Así mismo, con respecto a los distintos objetivos que puede plantearse en su
concepción un Manual de Gestión Documental es la de unificar los distintos
criterios en materia documental, estableciendo una metodología, que sea
aplicada de forma general en todos los departamentos de una empresa o institución,
logrando entonces que todos los profesionales encargados de crear o manejar el
Archivo, sigan idénticos criterios, que permitan entonces un manejo documental
coherente y unificado en toda la compañía.
IMPORTANCIA DEL MANUAL DE GESTIÓN

DOCUMENTAL
Finalmente, en cuanto a la importancia del desarrollo y fijación textual de este tipo
de Metodología documental, los expertos en materia de Archivo han resaltado cómo
la correcta concepción y aplicación de estos procedimientos está orientada a lograr
una recepción, clasificación y conservación adecuada de los documentos que
conforman el Archivo de una institución, lo cual se traduce en hechos concretos
como los siguientes:
GARANTIZAN LA CONSULTA DOCUMENTAL
En primera instancia, una Manual de Gestión Documental estará orientado a lograr
la correcta recepción, clasificación, rotulación y almacenamiento del material
archivístico de una compañía, garantizando en todo momento que los
procedimientos de Consulta y Contraloría sobre los procedimientos
administrativos sean posibles en cualquier momento, haciendo entonces que el
Archivo cumpla con una de sus principales funciones: servir de consulta sobre
hechos e informaciones determinadas.
DOCUMENTOS VITALES
Entre los múltiples documentos que pueden conformar el ejercicio administrativo de
una empresa o institución, resaltan especialmente aquellos denominados como
Documentos vitales, pues de su tenencia y conservación dependen esencialmente
el funcionamiento y protección de la entidad. Un ejemplo de este tipo de documentos
son los registros mercantiles, contratos, pólizas de seguros, entre otros testimonios
materiales que deben ser conservados de forma adecuada y segura, contando con
el suficiente respaldo y protección, a fin de cuidarlos del paso del tiempo o los
accidentes. Al respecto, el Manual de Gestión Documental deberá ser el documento
en donde reposen los procedimientos adecuados de identificación, rotulación,
conservación y medidas de contingencia, relacionados con este tipo de documentos,
velando entonces porque los materiales constitutivos de la empresa se encuentren
siempre a disposición de los responsables y en perfecto estado, garantizando la
existencia y trascendencia misma de la entidad a la que pertenecen.
COMUNICACIÓN EXTERNA
Así mismo, una institución también logra establecer contacto con sus usuarios y
proveedores a través de las comunicaciones escritas, por lo que la correcta
aplicación de un Manual de Gestión Documental se establece como la estructura
metodológica que permite la correcta recepción, canalización y respuesta de las
diversas solicitudes, consultas, cobros, quejas y sugerencias que puedan provenir
de estos factores externos, indispensables para la existencia de la institución. En
este sentido, la aplicación adecuada de un Manual de Gestión Documental eficiente
se encontraría estrechamente relacionada con la eficacia y eficiencia de los
canales de comunicación de una empresa, garantizando la respuesta rápida y
adecuada a los clientes y proveedores.
COMUNICACIÓN INTERNA
Igualmente, una empresa o compañía cuenta también con mecanismos de
comunicación interna, conformada por las solicitudes e informaciones que se
intercambian entre los distintos departamentos, así como entre jefes y subordinados,
los cuales deben hacerse de forma escrita, a fin de que quede testimonio material
de dichas comunicaciones. Por consiguiente, el Manual de Gestión documental
servirá de guía a fin de saber cuáles son los procedimientos, formatos y normas por
las que deben regirse de forma unificada los distintos departamentos, garantizando
entonces que la comunicación interna de la empresa, también se haga de forma
clara y asertiva, ayudando entonces con el funcionamiento eficiente y eficaz, tanto
de los recursos comunicativos como de las funciones empresariales o
institucionales.
FUNCIONAMIENTO EFICAZ Y EFICIENTE

Finalmente, la importancia del Manual de Gestión Documental reside en colocar a
disposición de los profesionales encargados del ejercicio administrativo, las
herramientas que le permitan crear una dinámica documental adecuada, que venga
por consiguiente a garantizar el funcionamiento de la empresa, de forma eficaz y
eficiente, convirtiéndose así en la mano derecha de todo Administrador, al
tiempo que le permiten llevar el control de las funciones y ejercicios de la empresa,
a fin de conocer, mejorar o corregir cualquier circunstancia que pueda surgir durante
las funciones de la empresa.

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