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    Acta Feria Silver Expo.

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    Liseth Tatiana Naranjo
    El resumen describe los temas tratados en una reunión para preparar la participación de Locatel en la feria Silverexpo, incluyendo la ubicación del stand, el layout, las fechas de montaje y desmontaje, la lista de productos, las credenciales, la coordinación de personal, la logística del evento, y los compromisos adquiridos como solicitar descuentos a proveedores, registrar materiales, confirmar obsequios, y coordinar efectivo y datafonos para la feria.

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    El resumen describe los temas tratados en una reunión para preparar la participación de Locatel en la feria Silverexpo, incluyendo la ubicación del stand, el layout, las fechas de montaje y desmontaje, la lista de productos, las credenciales, la coordinación de personal, la logística del evento, y los compromisos adquiridos como solicitar descuentos a proveedores, registrar materiales, confirmar obsequios, y coordinar efectivo y datafonos para la feria.

    Descripción original:

    rr

    Título original

    Acta Feria Silver Expo.-convertido

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    El resumen describe los temas tratados en una reunión para preparar la participación de Locatel en la feria Silverexpo, incluyendo la ubicación del stand, el layout, las fechas de montaje y desmontaje, la lista de productos, las credenciales, la coordinación de personal, la logística del evento, y los compromisos adquiridos como solicitar descuentos a proveedores, registrar materiales, confirmar obsequios, y coordinar efectivo y datafonos para la feria.

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    Bogotá D.C., agosto 01 DE 2019

    ACTA DE REUNIÓN

    En la presente acta se deja constancia de los temas tratados en la reunión de 1


    de agosto 2019, y los compromisos adquiridos durante la misma.

    Desarrollo de la reunión:
    - Introducción y presentación de la feria, se relaciona el principal objetivo de la
    participación que tiene Locatel dentro de Silverexpo, se aborda los tips
    importantes para realizar montaje y desarrollo de la actividad.

    - Ubicación de Stand Locatel.


    - Layout y planeación de ubicación de producto.
    - Fechas de montaje, desarrollo del evento y desmontaje.
    - Listado de productos.
    - Credenciales y boletería.
    - Documentación.
    - Coordinación de personal y uniformes.
    - Montaje de descuentos.
    - Coordinación de obsequios y merchandising y POP.
    - Participación de proveedores.
    - Coordinación de base y datafonos
    - Cronograma Feria.

    Logística de evento:

    - Montaje
    Satnd feria: On2 design realizará el montaje, se encontrará ubicado en
    pabellón 3.
    Pantallas: DS realizara instalación de dos pantallas.
    Tótem: Operaciones realizara la entrada e instalación de dos totems.
    Mobiliario: Operaciones realizara la entrada y ubicación de tarimas y vitrinas
    de cristal para la exhibición de producto.
    Mercancía: Operaciones realizara el traslado directamente de bodega a
    Feria la relación de productos para el evento la envía GLX.
    Observación: todo el material seleccionado para el ingreso debe ser
    registrado en la oficina de comercio exterior de Corferias. (solicitar Link y
    usuario para su registro)
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    de 3

    - Coordinación de personal y uniformes:


    Se contarán en permanecía con 9 personas y 4 personas de apoyo. El personal
    relacionado contara con camiseta de Locatel.

    Área Permanente Apoyo Actividad


    CNP 1 2 Realizar registro de pedidos por fenix
    Tótem 2 1 Realizar asesoría y proceso de compra
    GLX 4 Realizar asesoría e invitación a stand
    Locatel 1 Realizar registro de pedidos en efectivo y datafono.
    GLX 1 Realzar afiliación Soy Locatel.
    Sistemas 1 Revisión de puntos de red y soporte durante la feria

    - Credenciales y boletería: se contarán con 4 credenciales las cuales se


    entregarán a el personal que se encontrara en permanecía durante la feria.
    - 20 boletas de invitación que se rotaran con el personal de apoyo.
    - Se Deberá solicitar credenciales de montaje las cuales no tiene costo, estas
    se estas son entregadas por Corferias para el personal que realizara
    montaje.

    - Listado de productos: Glx enviara listado e inventario de productos que se


    exhibirán durante el evento.

    - Documentación. Todo el personal que participara en las diferentes


    actividades de montaje del evento debe relacionar y enviar los siguientes
    documentos.

    Personal Documentos Relación


    Externo (Proveedor) ARL Y ESP Nombre, Apellidos, cedula,
    Interno (Locatel) ARL Y ESP Nombre, Apellidos, cedula,

    - Montaje de descuentos: Compras realizara el montaje de 30% descuento del


    portafolio de GLX y se buscara descuentos adicionales con proveedores, todos
    los eventos deben ser montados solo CNP ( Tótem- e commerce- telefónico)
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    - Obsequios y Merchandising y POP: se realizará el ingreso de material para


    entrega de los asistentes a la feria:
    Obsequios:
    De proveedor (pendietne Glx)
    Merchandising:
    Esferos.
    Agua Locatel.
    Agenda Locatel

    POP:
    Folletos 1 Q agosto.
    Temático agosto.
    Globos aniversario Locatel.
    Formato de afiliación.
    Volantes
    Folletos de equipos médicos.

    - Participación de proveedores:
    Se contará con la asistencia de proveedores que apoyaran durante evento, para
    los integrantes de estos deberán asumir el costo de sus credenciales para su
    ingreso.

    Proveedor Apoyo
    Laboratorios Roche demostración de producto de Glucometría, entrega obsequios
    Mecanelectro Demostración de productos masajeadores, enterga obsequios
    Ipef Demostración de Ktape y vitamias , entrega de obsequios.

    - Coordinación de base y datafonos:


    Se solicitará con Finanzas base de $1.000.000 en efectivo y datafono para
    registro de productos.
    Los clientes que quieran cancelar en efectivo se realizara la transacción por
    medio del pago en dinero y se facilitara la entrega de tarjeta corporativa Locatel
    para que se complete el proceso de pago a través del tótem.

    - Cronograma Feria.
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    de 3

    6-ago 7-ago 8-ago 9-ago 10-ago 11-ago 12-ago


    MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO LUNES
    Responsable Montaje 7 a 6 pm NA 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm 6 a 1 pm
    JG Stand ( On2 design ) 8:00 am a 5 :00 pm 6 a 1 pm
    JC Pantallas (DS) 7 a 6 pm 7 a 1 pm
    JC Tótem (DS) 7 a 6 pm 8 a 1 pm
    JC Tarimas ( Bodega ) 7 a 6 pm 9 a 1 pm
    JC Muebles vidrio (Bodega) 7 a 6 pm 10 a 1 pm
    DD Mercancía ( Bodega) 7 a 6 pm 11 a 1 pm
    Feria
    AR Impulso GLX (4) 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 12 m
    XD CNP (1) 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm
    MV Tótem (2) 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm
    AR Afiliaciones (1) 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm
    TB Coordinador (1) 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm

    COMPROMISOS

    Tema Compromiso Responsable


    Descuentos Realizar montaje en Anny Sánchez
    proveedor Descuento por CNP (Compras)

    Registro de Productos Realizar el registro de Luis Bustos


    todo material (GLX)
    relacionado en
    formulario
    entregado por
    Corferias
    Solicitud de Link Solicitar Corferias Link y Liliana Vanegas
    usuario para realizar registro (Mercadeo)
    de material a ingresar
    Listado productos Relación de productos para Alejandro Rico
    exhibición en stand (GLX)

    Soporte Sistemas Realizar revisión de puntos Jairo Melo


    de red y soporte dúrate la (sistemas)
    feria
    Base de efectivo Solicitar con finanzas efectivo Tatiana Bohorquez
    para manejo durante la feria (Locatel tiendas)

    Obsequios Confirmación de entregas de Alejandro Rico


    obsequios para la feria de (GLX)
    GLX y Proveedores, enviar Anny Sánchez
    confirmación. (Compras)
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    La reunión se realiza y finaliza con los siguientes asistentes:

    o Jeanette Garcia – Director mercadeo.


    o Liliana Vanegas-Jefe Trade Marketing
    o Jose Calvachi-Director Operaciones.
    o Jairo Melo-Director de Informática y Tecnología
    o Anny Sanchez-Gerente de Compras
    o Xiomara Delgado-Coordinadora de Operaciones CNP .
    o Hector Tinjaca-Coordinador TI CNP .
    o Alejandro Rico- GLX.
    o Luis Bustos -Ejecutivo Comercial
    o Leonardo Cardenas -Coordinador de Mercadeo.
    o David Duarte-Jefe Centro de Distribución.
    o Mary Villamizar -Analista de Procesos .
    o Tatiana Bohorquez -Sub Director Tienda Plaza de las Americas.

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