DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO: MCCP-04

VERSIÓN: #1
CONSTRUYENDO SU FUTURO S.A.S
CARACTERIZACION DE PROCESOS FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
23 DE ENERO DE 2019
NOMBRE DELPROCESO: TALENTO HUMANO RESPONSABLE DEL PROCESO: Jefe de talento humano

ALCANCE: Se realiza para todos los procesos de la organización desde su respectiva selección hasta la evaluación de personal.
OBJETIVO DEL PROCESO: Asegurar la competencia, desarrollo y bienestar del personal de la Organización, conforme a los requerimientos
legales y a las políticas internas.
TIPO DE PROCESO: MISIONALES / OPERATIVOS GERENCIALES O ESTRATÉGICOS APOYO X

ENTRADAS ACTIVIDADES DEL PROCESO (CICLO PHVA) SALIDAS

(PARTE Proceso (s) parte
INTERESADA) interesada (s)
Entrada PLANEAR HACER Salida
*Gestión del • Procedimientos. - Elaborar contratos de - Implementar contratos de • Contratos de trabajo y *Gestión del talento
talento • Necesidades de personal. cuerdo al perfil del cargo. otro sí. humano.
humano. personal - Elaborar evaluaciones de - Implementar evaluación de • Resultados del desempeño *
Todos los procesos.
*Todos los • Necesidades de desempeño. desempeño. laboral. *entidades
procesos. formación - Establecer Inversiones - Realizar inversiones • Cumplimiento de financieras.
*Entidades • Solicitudes internas financieras. financieras. requisitos legales *servicios de apoyo.
financieras. (certificaciones, - Elaboración plan de formación -Realizar pagos de seguridad (informes, liquidación de *Gestión de la
*Servicios de cesantías, para el personal. social y parafiscal. aportes a seguridad social calidad
actualizaciones de y parafiscales)
apoyo. - Elaboración plan de - Desarrollo de capacitaciones *Gestión directiva.
datos, vacaciones etc.) • Cumplimiento de
*Gestión de la actividades internas. - Realizar la selección y *Gestión contable y
• Información externa requisitos internos
calidad de eventos de - Cotizaciones con proveedores evaluación de proveedores. (nómina liquidada, tributaria.
*Gestión Formación plan de formación. - Realizar los pagos a información de *Sistemas y soporte
directiva. • Requisitos legales y proveedores. provisiones, afiliaciones, técnico.
*Gestión contractuales - Elaborar informes periódicos. certificaciones,
contable y • Evaluaciones de ACTUAR VERIFICAR comunicaciones al
tributaria. periodo de prueba. - Formulación e - Realiza seguimiento al manual personal, programación de
*Sistemas y • Evaluaciones de implementación acciones de funciones. vacaciones etc.)
soporte competencias. preventivas y/o correctivas de -Evaluar el desempeño del • Informes de actividades de
técnico. • Novedades de nómina. mejora del proceso. personal. bienestar
•
-Verificar el rendimiento de las Soportes de programas de
inversiones financieras. formación
•
-Verificar el cumplimiento del Informes de clima laboral
plan de capacitación del .
personal
-Realizar seguimiento al plan
las actividades internas.

DOCUMENTOS / REGISTROS PARÁMETROS DE CONTROL / MEDICIÓN / SEGUIMIENTO REQUISITOS APLICABLES A CUMPLIR –

ASOCIADOS AL PROCESO EXTERNO O INTERNO
*Estructura Organizacional. INDICADOR *Cumplimiento al cronograma de la empresa
*Manuales de descripción del cargo. CONTRUYA SU FUTURO S.A.S
*Selección de personal *CADE: Cobertura de las evaluaciones de desempeño.
*Auditorías internas y externas.
*Contratación de personal *COBER: Cobertura del programa formación general.
*Revisión por la dirección.
*Inducción de personal *CUMPLI: Cumplimiento del programa formación general.
*Formación de personal *Indicadores de proceso.
*Evaluación de competencias y * Reglamento interno de trabajo.
responsabilidades.
*Reglamento Interno de Trabajo
*Políticas Internas
*Matriz de indicadores.
*ISO 9001 del 2015.
RECURSOS INTERRELACIÓN DE PROCESO RIESGOS DEL PROCESO
HUMANO-INFRAESTRUCTURA-AMBIENTE *Compras *Perdida de información en la plataforma.
DE TRABAJO-FINANCIERO *Gestión Gerencial *Falta de presupuesto en la organización.
*Diseño y Construcción *Falta de comunicación con los proveedores.
*Personal competente.
*Financiero. *Contar con personal sin competencias
*Software adecuadas al perfil del cargo
*Infraestructura. *Contratar personal sin soportes de hoja de vida
*Contratar personal sin realizar exámenes
médicos de ingreso
*Afiliación inoportuna al SSS
 *Falta de inducción al personal nuevo
*Deficiencia en el seguimiento al período de
prueba
*Deficiencia en el proceso de inducción.
*Incumplimiento de los acuerdos y contratos
con los trabajadores
*Pagos inoportunos
*Manejo inadecuado de trámites legales
*Implementación inadecuada del programa
formación

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: Psicóloga. CARGO: Jefe Talento Humano CARGO: Gerente General

FECHA: 20 ENERO 2019 FECHA: 20 ENERO 2019 FECHA: 20 ENERO 2019

 DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO: MCCP-01

VERSIÓN: N# 1
CONSTRUYENDO SU FUTURO S.A.S
CARACTERIZACION DE PROCESOS FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 23/01/2019

NOMBRE DEL PROCESO: Gestión de la Dirección RESPONSABLE DEL PROCESO: Gerente General

ALCANCE: Cumplimiento de normas y estándares de calidad teniendo en cuenta los procedimientos,

instructivos, metas y objetivos organizacionales para el sistema de gestión de calidad.
OBJETIVO DEL PROCESO: Asegurar el cumplimiento de los objetivos y requisitos establecidos en el sistema integrado de gestión
de la Empresa

TIPO DE PROCESO: MISIONALES / OPERATIVOS GERENCIALES O ESTRATÉGICOS x APOYO

ENTRADAS ACTIVIDADES DEL PROCESO (CICLO PHVA) SALIDAS

Proveedor Entrada PLANEAR HACER Salida Proceso (s)
(PARTE parte interesada
INTERESADA) (s)
*Clientes • Misión y visión. • Establecer políticas, objetivos, • Analizar y tomar decisiones • Actas de revisiones • Clientes
externos, • Resultados de metas. metas y programas del sobre la información gerenciales del sistema de externos, partes
partes • Revisiones gerenciales sistema integrado de gestión. recolectada y procesada. gestión, interesadas y
interesadas y del sistema. • Establecer funciones y • Asignar recursos • Planes de mejoramiento. todas las áreas
todas las • Resultados de responsabilidades • Oportunidades de mejora. de la Empresa.
áreas de la auditorías. • Planear acciones para cambios • Metas e indicadores.
Empresa • Oportunidades de que afectan el sistema. • Presupuestos anuales e
mejora. inversiones. Asignación de
• Resultados de la recursos en general.
satisfacción del cliente. ACTUAR VERIFICAR
• Resultados de • Controlar la Organización. *Revisar resultados de
indicadores de gestión. *Definir acciones de mejora indicadores de gestión
• Cambios al sistema. continuar e implementar
• Requisitos legales y de acciones necesarias para • Verificar el Sistema y el
otra índole. alcanzar los resultados estado de mejoramiento.
planificados.
 PARÁMETROS DE CONTROL / MEDICIÓN / SEGUIMIENTO REQUISITOS APLICABLES A CUMPLIR –
DOCUMENTOS / REGISTROS EXTERNO O INTERNO
ASOCIADOS AL PROCESO
• Política corporativa de HSEQ INDICADOR • ISO 9001
• Procedimiento revisión por la dirección • Legales.
Manual Integrado de Gestión HSEQ *CUPRE: Cumplimiento del presupuesto trimestral. *Organizacionales y del cliente externo.
• Presupuesto.
• Fichas de indicadores
• Acta de revisiones gerenciales
• Actas de reuniones gerenciales.

RECURSOS INTERRELACIÓN DE PROCESO RIESGOS DEL PROCESO

HUMANO-INFRAESTRUCTURA-AMBIENTE *Compras
DE TRABAJO-FINANCIERO *Talento Humano *Definición inadecuada, o deficiencia en la
*Comercialización comunicación de la política
• Personal competente.
*Diseño y Construcción *Incumplimiento de actividades por parte de
• Financieros.
• Infraestructura. los líderes de proceso.
*Ausencia de recursos para el funcionamiento
del SIG
* Deficiencia de liderazgo

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: ASISTENTE COMPRAS CARGO: JEFE COMPRAS CARGO: GERENTE GENERAL

FECHA: 20 ENERO 2019 FECHA: 20 ENERO 2019 FECHA: 20 ENERO 2019

 DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO:MCCP-03

VERSIÓN: #1
CONSTRUYENDO SU FUTURO S.A.S
CARACTERIZACION DE PROCESOS FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 23/01/2019

NOMBRE DEL PROCESO: Compras RESPONSABLE DEL PROCESO: Encargados de compras

ALCANCE: Que los materiales e insumos por parte de los proveedores cumplan con los requerimientos y
especificaciones de calidad para lograr ser más competitivos en el mercado.
OBJETIVO DEL PROCESO: Adquirir insumos, activos, elementos y servicios nacionales, necesarios para cumplir con las
operaciones, siguiendo las políticas y directrices establecidas por la Empresa.
TIPO DE PROCESO: MISIONALES / OPERATIVOS GERENCIALES O ESTRATÉGICOS APOYO

ENTRADAS ACTIVIDADES DEL PROCESO (CICLO PHVA) SALIDAS

Proveedor Entrada PLANEAR HACER Salida Proceso (s)
(PARTE parte interesada
INTERESADA (s)
)
*Proveedores *Procedimientos. • Solicitar cotizaciones a los • Evalúa, selecciona y reevalúa • Listado de proveedores-
de productos *Solicitud de proveedores-contratistas. proveedores. contratistas aprobados
o servicios. compra/servicio * Solicitar informes y demás *Emite órdenes de compra y • Orden de compra /
*Todas las *Solicitud interna documentos que garanticen el servicio Servicio
áreas entrega de material cumplimiento de requisitos del • Facturas de proveedores.
*Solicitudes de *Confirma la recepción de la • Procedimientos
producto entregado.
formación orden de compra y servicio. ejecutados.
*Especificaciones
• Ejecuta procedimientos.
técnicas de los
• Realiza entrega de orden de
productos.
compra/servicio, factura y
*Cotizaciones-Listas de
solicitud de compra a
precios.
contabilidad para el trámite
*Requisitos legales y de
contable y pago de la
otra índole.
respectiva factura.
• Contacta proveedores.
 ACTUAR VERIFICAR

• Acuerda condiciones de • Reevalúa tarifas con

calidad y garantía de los proveedores.
productos/servicios. • Hace seguimiento de la
entrega del producto/servicio
al usuario final.
*Realiza seguimiento y manejo
a productos/servicios no
conformes.

DOCUMENTOS / REGISTROS PARÁMETROS DE CONTROL / MEDICIÓN / SEGUIMIENTO REQUISITOS APLICABLES A CUMPLIR –

ASOCIADOS AL PROCESO EXTERNO O INTERNO
*Procedimiento selección y evaluación de INDICADOR *ISO 9001
proveedores y contratistas. *Directrices corporativas y del cliente externo.
*Procedimiento de compras nacionales. *CUMPLI (G): Índice de cumplimiento interno de *Requisitos legales.
*Inscripción-Actualización de compras/servicios nacionales.
proveedores/Contratistas
*Evaluación Inicial de *DEPRO (H): Desempeño de proveedores.
proveedores/Contratistas
*Listado proveedores-contratistas
aprobados.
*Evaluación desempeño de
proveedores/contratistas.
*Solicitud de compra o servicio
*Solicitud interna entrega de material
*Orden de compra/Servicio
*Cotizaciones.
RECURSOS INTERRELACIÓN DE PROCESO RIESGOS DEL PROCESO
HUMANO-INFRAESTRUCTURA-AMBIENTE
DE TRABAJO-FINANCIERO *Talento Humano * Uso de proveedores sin inscripción y
*Personal competente. *Comercialización evaluación.
*Software de compras / hardware. *Diseño y Construcción * Contratar proveedores involucrados en
*Información técnica. *Gestión Gerencial actividades ilícitas
*Infraestructura. * Mantener proveedores que incumplan con
*Financieros. los requisitos
* Solicitar productos servicios que no
corresponden con lo solicitado por el usuario.
* Incumplimiento de los tiempos de entrega
* Aceptar productos o servicios no conformes
* Desconocimiento de requisitos legales y de
otra índole frente a productos o servicios
comprados.
* Adquirir productos de dudosa procedencia

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: ASISTENTE DE COMPRAS CARGO: JEFE DE COMPRAS CARGO: GERENTE GENERAL

FECHA: 20 ENERO 2019 FECHA: 20 ENERO 2019 FECHA: 20 ENERO 2019

 DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO: MCCP-05
VERSIÓN: #1
FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
CONSTRUYENDO SU FUTURO S.A.S 23 DE ENERO DE 2019
CARACTERIZACION DE PROCESOS

NOMBRE DEL PROCESO: COMERCIALIZACIÓN RESPONSABLE DEL PROCESO: Jefe de ventas / Comercial

ALCANCE: Obtener proyectos que permita a la organización aumentar la participación en el mercado teniendo en cuenta la
calidad del producto final
OBJETIVO DEL PROCESO: Desarrollar planes estratégicos de mercadeo que permitan a la Organización aumentar la participación en el
mercado, identificar nuevos negocios y satisfacer las necesidades de los clientes con productos de excelente
calidad.
TIPO DE PROCESO: MISIONALES / OPERATIVOS GERENCIALES O ESTRATÉGICOS APOYO
X

ENTRADAS ACTIVIDADES DEL PROCESO (CICLO PHVA) SALIDAS

Proveedor Entrada PLANEAR HACER Salida Proceso (s) parte
(PARTE interesada (s)
INTERESADA)
* Todos los • Información del cliente • Recolecta necesidades y • Mantiene comunicación con • Planes estratégicos de *todos los
procesos. externo requisitos de los clientes el cliente. mercadeo. procesos.
*Entidades • Proyectos de interés /visitas. • Analiza información • Informe
de sobre *entidades
financieras. para la unidad de • Cotiza productos y servicios mercado. necesidades de los financieras.
*Servicios de negocio. requeridos. • Analiza costos (fijos-variables
clientes. *servicios de
apoyo. • Cronogramas de • Investiga y planea la etc.). • Análisis de resultado apoyo.
*Gestión de la trabajo. incursión en nuevos negocios. • Confirma recepción deeconómico. *gestión de la
• Presupuesto. propuestas comerciales. • Contratos/Orden de
calidad calidad
• Pliegos de compra/servicio
*Gestión *gestión directiva.
licitaciones- firmados.
directiva. ACTUAR VERIFICAR *gestión contable y
cotizaciones y • Oportunidades de
*Gestión tributaria.
requerimientos del mejora.
contable y • Soluciona quejas y reclamos. • Hace seguimiento a *sistemas y
cliente. • Estrategias de ventas
tributaria. propuestas comerciales. soporte técnico.
• Órdenes de proyectos para asegurar la
*Sistemas y • Mantiene constante
• Ejecución de rentabilidad del negocio.
soporte técnico. comunicación con el cliente y
presupuesto. • Informes de contratos.
compañías representadas.
 • Evaluación de • Recibe • Cumplimiento de
clientes. solicitudes/analiza/negocia. obligaciones (legales,
• Planes de mercadeo. facturación, informes,
• Información de etc.).
mercado y
competencias.
• Requisitos legales.
DOCUMENTOS / REGISTROS PARÁMETROS DE CONTROL / MEDICIÓN / SEGUIMIENTO REQUISITOS APLICABLES A CUMPLIR –
ASOCIADOS AL PROCESO EXTERNO O INTERNO
• planes de mercado. indicador *ISO 9001
• procedimiento de revisión de licitaciones y *Requisitos de cliente externo.
contratos * Apro: análisis de licitaciones y cotizaciones adjudicadas y no *Legales – mercadeo.
• procedimiento administración de contratos adjudicadas.
y facturación.
• manuales técnicos y operativos.
• catálogos/especificaciones técnicas.
• especificaciones técnicas.
RECURSOS INTERRELACIÓN DE PROCESO RIESGOS DEL PROCESO
HUMANO-INFRAESTRUCTURA-AMBIENTE DE *Gestión Gerencial
TRABAJO-FINANCIERO *Diseño y Construcción * Incumplimiento de requisitos legales
* Fuga de información
• Personal competente * Entrega de información mal suministrada por
• Base de datos de clientes. el cliente sobre sus necesidades
• Portafolio de servicios y listado de precios. * Pérdida de negocio
• Financieros * Incumplimiento por tiempos de entrega
• Base de datos y listado de proveedores
aprobados.
• Software (requisiciones y cotizaciones)
• Hardware/software.
• Infraestructura.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: ASESORA DE VENTAS CARGO: JEFE DE VENTAS CARGO: GERENTE GENERAL

FECHA: 20 ENERO 2019 FECHA: 20 ENERO 2019 FECHA: 20 ENERO 2019
 DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO:MCCP-03

VERSIÓN: #1
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS
LOGO FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 23/01/2019

NOMBRE DEL PROCESO: Diseño y construcción RESPONSABLE DEL PROCESO: Director de obra

ALCANCE: diseñar planos y dirigir la obra a realizar

OBJETIVO DEL PROCESO: asegurar la calidad de la obra durante la ejecución del proyecto
TIPO DE PROCESO: MISIONALES / OPERATIVOS GERENCIALES O ESTRATÉGICOS
 APOYO

ENTRADAS ACTIVIDADES DEL PROCESO (CICLO PHVA) SALIDAS

(PARTE Entrada PLANEAR HACER Salida Proceso (s)
INTERESADA parte interesada
) (s)
*clientes *documento de *diseño de planos •Obra realizada *Entrega de la
*proveedores aprobación del *Emitir órdenes de compra y •Certificado final de la obra obra
*Todas las proyecto *listado de materiales servicio •Manual de funcionalidad
áreas *solicitudes de diseños necesarios para la realización de de la casa
de plano la obra *Dar órdenes necesarias a los
obreros para la ejecución de la .
* predio donde se ejecutará la obra
obra
*Proponer variaciones que
*identificar las licencias considere necesarias para
municipales, autorizaciones mejorar la calidad del
ambientales, para la realización desarrollo de la obra
de la obra

*aspectos relativos a la
seguridad de la obra

ACTUAR VERIFICAR
 *mejora continua *verificar la recepción en la
obra de los productos de
construcción

*supervisar la ejecución de la
obra

+que la normativa utilizada en

relación al proyecto no haya
variado

*la viabilidad técnica del

proceso de ejecución de los
planos

DOCUMENTOS / REGISTROS PARÁMETROS DE CONTROL / MEDICIÓN / SEGUIMIENTO REQUISITOS APLICABLES A CUMPLIR –

ASOCIADOS AL PROCESO EXTERNO O INTERNO
*dominio del predio donde se ejecutará la INDICADOR *ISO 9001
obra *Directrices corporativas y del cliente externo.
*licencias municipales *CUMPLI (G): Índice de cumplimiento interno de *Requisitos legales.
*autorizaciones ambientales compras/servicios nacionales.
*normatividad necesaria
*DEPRO (H): Desempeño de proveedores.

RECURSOS INTERRELACIÓ RIESGOS DEL PROCESO

N DE PROCESO
HUMANO-INFRAESTRUCTURA-AMBIENTE
DE TRABAJO-FINANCIERO *Talento Humano * Material de mala calidad.
*jefe de compras * personal no apto para el trabajo
*Personal idóneo (obreros) *incumplimiento del material solicitado
*Software para diseño de planos / *Gestión Gerencial
* exceso de material
hardware. * Incumplimiento de normas de seguridad por
*Información técnica. parte de los empleados
* equipos y herramientas de construcción * Desconocimiento de requisitos legales y de
*Financieros. otra índole frente a productos o servicios
*oficina de negocios comprados.
 * Adquirir productos de dudosa procedencia

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: DIRECTORA DE OBRA CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL

FECHA: 20 ENERO 2019 FECHA: 20 ENERO 2019 FECHA: 20 ENERO 2019

 Código:
EMPRESA CONSTRUYENDO Versión: 1

SU FUTURO S.A.S Vigente desde: 22 DE ENERO DEL 2019

MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES POR NIVEL EN EL
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha de elaboración: 22 DE ENERO DEL 2019

NIVEL DE ACTIVIDADES RELACIONADAS

CARGO(S) RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON EL SGC COMPETENCIAS
CARGO EL SGC

 planificar y controlar
todas las acciones y
 liderar y coordinar las funciones de
procesos que se vayan  EDUCACIÓN:
a llevar a cabo en la planeamiento estratégico de la organización Administrador de Empresas,
organización  supervisar. Validar, verificar y ofrecer Ingeniería y carreras afines
 organizar todas las retroalimentación con especialización en alta
herramientas y gerencia.
DIRECTIVO GERENTE
materiales y saber
 Mantener y cumplir los lineamientos del
aprovechar los Sistema de Gestión de la Calidad  FORMACIÓN O
recursos disponibles  La veracidad de las informaciones que EXPERIENCIA: Mínimo cinco
 liderar, motivar, proporcione a la Junta General de años de experiencia laboral en
comunicar, guiar y gerencia.
Accionistas
alentar a los miembros
de la organización
NIVEL DE ACTIVIDADES RELACIONADAS
CARGO(S) RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON EL SGC COMPETENCIAS
CARGO EL SGC

 Avalar y cumplir con todos los reglamentos y

 Garantizar el desarrollo de la lineamientos aplicables para la obtención de la licencia
obra y el cumplimiento de las de construcción para el proyecto ante la administración
normas y reglamentos, municipal.
además de su adecuada
 Garantizar la ejecución de las construcciones a su  EDUCACIÓN:
financiación.
mando con el cumplimiento de los planos y Profesional en Ingeniería Civil
 Efectuar la licencia de documentos aprobados por las licencias y permisos en o Arquitecto.
construcción y las respectivas las construcciones.
documentaciones exigidas
DIRECTOR DE  Llevar control documentado del proceso constructivo.  FORMACIÓN O
DIRECTIVO por la administración
OBRAS  Supervisar las obras durante el proceso de EXPERIENCIA: Mínimo dos
municipal para la aprobación
construcción. años de experiencia laboral en
de dicho proyecto.
 Hacer entrega de la documentación de la obra al construcción y conocimientos
 vigilar y controlar todo el
propietario con sus respectivas especificaciones y de los reglamentos y códigos
desarrollo de la obra
modificaciones, si se realizaron. de construcción.
 Desarrollar estrategias de
 Asesorar al propietario sobre el cumplimiento de los
mejora de acuerdo a los
reglamentos.
objetivos establecidos en la
empresa.  Informar mediante un escrito a la administración
municipal de la culminación de la obra.
NIVEL DE ACTIVIDADES RELACIONADAS
CARGO(S) RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON EL SGC COMPETENCIAS
CARGO EL SGC

• Realizar estudios y control del

clima laboral en la empresa.  Ser participe en la formulación de la política de
personal.
• El desarrollo de recursos  Comunicar y controlar el cumplimiento de las políticas
humanos en la empresa, Planear, establecidas en la empresa y todos los aspectos
legales y requisitos por la ley.  EDUCACIÓN:
dirigir y controlar los procesos de
Título Profesional con
vinculación del personal así como  Garantizar un clima laboral agradable.
especialización en RRHH.
la capacitación de los mismos.  Brindar capacitaciones al personal administrativo y
JEFE DE TALENTO
DIRECTIVO operacional.
HUMANO  FORMACIÓN O
• Control y desarrollo de  Tener información documentada sobre los empleados.
EXPERIENCIA: Dos años de
evaluación de desempeño,  Llevar control estricto de las quejas y reclamos, brindar
experiencia laboral en las
motivación y desarrollo del soluciones oportunas.
respectivas áreas relacionadas
potencial.  Realizar evaluaciones de desempeño al personal
administrativo y operacional para su mismo control.
• desarrollar estrategias de  Desarrollar actividades de integración y motivación
mejora de acuerdo a los objetivos para todo el personal de la empresa.
establecidos en la empresa.
NIVEL DE ACTIVIDADES RELACIONADAS
CARGO(S) RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON EL SGC COMPETENCIAS
CARGO EL SGC

 Ser participe en la formulación de la política de

compras.
 Coordinar procesos logísticos para el cumplimiento de
las políticas.
• Establecer las políticas de  Realizar las respectivas solicitudes según lo
compras. establecido y las necesidades de la empresa.
 EDUCACIÓN:
 Cumplir con los planes establecidos con los
Profesional en contabilidad,
• Desarrollo de estrategias de proveedores y plazos de pago.
finanzas.
compras.  Tener información documentada y actualizada sobre
JEFE DE
DIRECTIVO todos los requerimientos y compras realizadas,
COMPRAS  FORMACIÓN O
• Evaluación de proveedores. inventarios y demás.
EXPERIENCIA: Mínimo dos
 Llevar control estricto de las quejas y reclamos, brindar
años de experiencia laboral en
• Aprobación de recursos para el soluciones oportunas.
el área de compras.
cumplimiento del sistema de  Realizar evaluaciones de desempeño y calidad a los
gestión. proveedores sobre sus productos y cumplimiento
 Buscar alternativas de economía sin perder la calidad
de los productos.
 Fidelizar proveedores y tener planes alternos para en
caso de falla con alguno de ellos.
 NIVEL DE ACTIVIDADES RELACIONADAS
CARGO(S) RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON EL SGC COMPETENCIAS
CARGO EL SGC

• Dar a conocer la compañía y su

servicio.

• Desarrollar y coordinar las  Llevar registros de las ventas, información

actividades de comercialización y documentada y actualizada de las necesidades de los  EDUCACIÓN:
venta, además de las clientes. Profesional en mercadeo y
capacitaciones al personal.  Llevar un control oportuno de presupuestos de ventas. carreras afines.
DIRECTIVO JEFE DE VENTAS  Cumplir con las metas y objetivos establecidas en la
• Realizar análisis de mercado de empresa.  FORMACIÓN O
los compradores reales y  Capacitar, seleccionar y evaluar a su equipo de ventas EXPERIENCIA: Mínimo dos
potenciales, desarrollar además de guiarlos a los objetivos de la empresa. años de experiencia laboral en
estrategias para los mismos. el área de ventas.

• Brindar una atención al cliente

de alta calidad y establecer metas
y objetivos.

NIVEL DE ACTIVIDADES RELACIONADAS

CARGO(S) RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON EL SGC COMPETENCIAS
CARGO EL SGC

• Realizar procesos de pago de  Asesorar a los empleados nuevos sobre sus derechos
nómina de los empleados. y obligaciones dentro de la empresa
 Coordinar procesos de pago de nomina
• Tramitar documentos de  EDUCACIÓN:
 Ayudar con la pronta respuesta a las quejas respecto a
empleados nuevos Auxiliar contable
fallas en la nómina.
ASISTENTE DE
ASISTENCIAL  Contar con información documentada de los pagos
NOMINA • analizar datos para la justa  FORMACIÓN O
efectuados a los trabajadores.
liquidación de empleados. EXPERIENCIA: Mínimo dos
 Realizar análisis de la liquidación a los empleados
años de experiencia laboral.
• solucionar dudas y atender dados de baja.
quejas de los empleados ante sus  Que se efectúen los pagos correspondientes al
derechos y nómina. personal y el monto establecido.
 NIVEL DE ACTIVIDADES RELACIONADAS
CARGO(S) RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON EL SGC COMPETENCIAS
CARGO EL SGC

• Recepción de documentos.

• Solicitar cotizaciones de  Seguimiento a órdenes de compras  EDUCACIÓN:

proveedores y elaborar cuadros
 Control de Stock de materiales Auxiliar contable
comparativos.
ASISTENTE DE  Responsable del archivo del área
ASISTENCIAL
COMPRAS  Recepción de los documentos que llegan al área  FORMACIÓN O
• creación de proveedores en
ofimáticas y mantener  Dar buen uso a la información confidencial que maneja EXPERIENCIA: Mínimo dos
al interior del área. años de experiencia laboral.
documentación vigente.

• Elaborar ordenes de compras.

NIVEL DE ACTIVIDADES RELACIONADAS

CARGO(S) RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON EL SGC COMPETENCIAS
CARGO EL SGC

 mantener y operar las fotocopiadoras,

 EDUCACIÓN:
impresoras los sistemas de teléfono, de
 Recibir archivar y Técnico en Auxiliar
videoconferencia y de otros equipos de Administrativo.
gestionar documentos
TECNICO SECRETARIA oficina.
 Atender llamadas  FORMACIÓN O
 Llevar agenda de las reuniones e informar
 Atención al publico EXPERIENCIA: Mínimo seis
todo lo relacionado con el área al que meses de experiencia laboral.
pertenece
 NIVEL DE ACTIVIDADES RELACIONADAS
CARGO(S) RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON EL SGC COMPETENCIAS
CARGO EL SGC

 Recopilar hojas de
vida
 Evaluar y seleccionar
el personal idóneo
para el cargo
 Elaborar perfiles psicológicos a partir del
requerido  EDUCACIÓN:
análisis de puestos y tareas.
 Elaborar planes de Psicóloga con especialización
 Mejorar el clima laboral de los trabajadores en Psicología del Trabajo.
desarrollo personal y
PROFESIONAL PSICOLOGA  Trabajar de manera eficiente para que las
profesional  FORMACIÓN O
salidas del personal se efectúen con
 Evaluar el clima EXPERIENCIA: Mínimo dos
satisfacción (jubilación, despidos o años de experiencia laboral.
laboral de la
renuncias).
organización por
medio de
cuestionarios
 Administra pruebas
psicotécnicas.

NIVEL DE ACTIVIDADES RELACIONADAS

CARGO(S) RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON EL SGC COMPETENCIAS
CARGO EL SGC

 Recibe y revisa
 EDUCACIÓN:
materiales, repuestos,
 Lleva el control de las salidas de mercancía en el Bachiller Académico
equipos, y otros
almacén registrándolo de manera manual o
suministros que ingresan
computarizada  FORMACIÓN O
al almacén.
ASISTENCIAL ALMACENISTA  Elabora inventarios parciales y periódicos en el EXPERIENCIA: Mínimo Un (1)
 Clasifica y organiza el
almacén año de experiencia progresiva
material en el almacén.
 Responsable de que el material almacenado se de carácter operativo en el
 Elaborar guías de
área de manejo y control de
conserve en buen estado
despacho y órdenes de
almacén.
entrega
 NIVEL DE ACTIVIDADES RELACIONADAS
CARGO(S) RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON EL SGC COMPETENCIAS
CARGO EL SGC

 realizar ventas
telefónicas
 atención a
clientes
 EDUCACIÓN:
 monitoreo de Auxiliar Administrativo,
clientes  coordinar las actividades de venta de la Técnico en mercadeo.
ASESOR
TECNICO
COMERCIAL  proyección de empresa
ventas a corto  cumplimiento de metas establecidas  FORMACIÓN O
EXPERIENCIA: Dos años de
plazo experiencia laboral.
 estrategias de
mercado para
incrementar
clientes

NIVEL DE ACTIVIDADES RELACIONADAS

CARGO(S) RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON EL SGC COMPETENCIAS
CARGO AL SGC

 Construcción con la más alta calidad de

los diseños establecidos.
 Atender a cabalidad órdenes dadas por
 Limpiar y preparar  EDUCACIÓN:
su supervisor. Bachiller Académico
lugares
 Informar al director al jefe de recursos
ASISTENCIAL OBRERO  Ubicar y encender 
humano todos los accidentes FORMACIÓN O
las maquinas EXPERIENCIA: Dos años de
producidos en el área de trabajo.
 experiencia laboral.
 Utilizar todos los EPP.
 Dar correcto manejo de los materiales
de construcción.
 Código:

EMPRESA CONSTRUYENDO Versión: 1

SU FUTURO S.A.S Vigente desde: 22 DE ENERO DEL 2019

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Fecha de elaboración: 22 DE ENERO DEL 2019

OBJETIVO Dar a conocer a todas las partes interesadas información de interés sobre las decisiones y acciones que se
desprende de la gestión en los diversos procesos y áreas.

COMUNICACIÓN INTERNA
NOMBRE DEL QUE SE QUIEN LO A QUIEN LO CUANDO LO COMO LO
PROCESO COMUNICA COMUNICA COMUNICA COMUNICA COMUNICA
Compromiso frente al Alta dirección, Todo el personal de la Durante la Reuniones, carteles,
sistema de gestión de representante de la empresa. implementación del circulares, correo
PLANEACION calidad, políticas y gerencia. sistema, modificación electrónico,
ESTRATEGICA objeticos, asignación de contenido, cambios capacitaciones.
de recursos, de funciones,
responsabilidades y inducción y
autoridades del SGC. reinducción.
Aprobación del Director de la obra. Áreas interesadas de la Antes y durante el Reuniones, circulares,
proyecto, diseños empresa. desarrollo de la obra correos,
DISEÑO Y seleccionados, capacitaciones.
CONSTRUCCION procesos y
normatividad a
cumplir,
conformidades y las
no conformidades,
responsabilidades de
la obra.
 Cronograma de Jefe de compras Alta dirección. permanentemente Documento impreso
adquisición de (formatos) y correo
recursos, ordenes de electrónico.
COMPRAS compras, existencia
de insumos y
materiales,
evaluación y
reevaluación de
proveedores.
Perfil de cargos, plan Jefe de talento A todo el personal de Permanentemente, Comunicaciones
de entrenamiento humano la empresa. cuando lo amerite y internas, reuniones,
(formación y anual. documento impreso.
capacitaciones),
programa de salud
ocupacional,
decisiones de la
TALENTO HUMANO dirección sobre el
personal (horarios,
actividades a
desarrollar y
notificaciones
disciplinarias),
periodo vacacional,
evaluación de
desempeño.
Evaluaciones de Jefe de ventas y A la gerencia y permanentemente Reunión personal,
satisfacción al asesor comercial. director de obras. documento impreso,
cliente, necesidades correo electrónico.
COMERCIALIZACION del cliente.
 COMUNICACIÓN EXTERNA
NOMBRE DEL QUE SE QUIEN LO A QUIEN LO CUANDO LO COMO LO
PROCESO COMUNICA COMUNICA COMUNICA COMUNICA COMUNICA
Misión, visión, Gerencia Partes interesadas y Anual y cada vez que Página web
políticas, objeticos, clientes se modifique.
PLANEACION normatividad,
ESTRATEGICA organigramas, mapa
de procesos.

Diseños, Director de obra. Partes interesadas y Antes del desarrollo de Reuniones, planos,
conformidades y no clientes. la obra documentos escritos.
DISEÑO Y conformidades.
CONSTRUCCION

Evaluación y Jefe de compras Proveedores. Constantemente Documento impreso

reevaluación de (formatos) y correo
proveedores, electrónico.
COMPRAS requerimientos.

Datos de contacto Jefe de talento Partes interesadas y Permanentemente y a Página, correos,

Teléfonos, Correo humano clientes. necesidad. publicidad.
electrónico, pagina
web, sistema de
TALENTO HUMANO atención al usuario,
jornadas de atención
al público, ubicación,
contacto de las
diferentes áreas,
ofertas laborales.
 Las ofertas de Jefe de ventas y Partes interesadas y Constantemente Página web, portafolio
vivienda, portafolios. asesor comercial. clientes en físico, publicidad.

COMERCIALIZACION