Plan de Cuentas
Plan de Cuentas
Plan de Cuentas
Definición
Toda empresa necesita conocer y ordenar su patrimonio y mantener las cuentas ordenadas, para que así
puedan estar al tanto del estado real de las finanzas y, al mismo tiempo evitar que puedan tomar decisiones
equivocadas.
El plan de cuentas contable es un sistema que permite registrar y ordenar los movimientos de dinero que hay
en las cuentas de una empresa.
En palabras simples, es el listado de las cuentas de una empresa que se manejan dentro de la Contabilidad,
y en el que presentan la situación de los activos y pasivos de la organización. Estas cuentas son las que la
empresa ha definido para registrar sus procesos contables.
Se trata de un ordenamiento sistemático de todas las cuentas que forman parte de un sistema contable y
tiene por objetivo relacionar esas cuentas con lo establecido por el Servicio de Impuestos Internos, a través
del Manual de Cuentas, que presenta las instrucciones para el uso de esta información.
Un plan de cuentas entrega una estructura que organiza el sistema contable y permite obtener de forma
sencilla información acerca de las finanzas de una empresa. Gracias a este proceso, es posible conocer, por
ejemplo, los recursos con los que cuenta una empresa y de los cuales obtiene beneficios (activos) y cuáles
son los compromisos que ha adquirido, como las deudas que tiene con otras entidades (pasivos).
Para lograrlo, este ordenamiento debe tener tres características principales:
Debe ser amplio, para abarcar todas las actividades del negocio.
Flexible, de manera que se pueda adaptar a la evolución de la empresa, permitiendo agregar nuevas cuentas
en caso de ser necesario.
Para que se puedan establecer grupos, tiene que tener un sistema de codificación numérico para las cuentas.
Organizar de forma bastante sencilla las finanzas propias de la empresa para que los informes
contables tengan más sentido, segregando los ingresos, los gastos, los pasivos y los activos, a
fin de brindar a los interesados una comprensión mucho mejor sobre la situación de una
empresa en el ámbito financiero.
Nota: Los interesados pueden ser los inversionistas, los entes públicos encargados de administrar las
finanzas públicas de un estado, la comunidad en general.
Contabilidad es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir, analizar, interpretar,evaluar y registrar
en términos monetarios el patrimonio, las transacciones de las organizaciones, las empresas e individuos,
con el fin de servir en la toma de decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de
manera sistemática y útil para las distintas partes
para facilitar la lectura y registro de los datos incorporados en el plan de cuentas, se le asigna una
numeración nemotécnica a la estructura, el sistema más usual para codificar un plan de cuentas en
contabilidad debido a que permite agrupaciones ilimitadas y facilita la tarea de agregar o intercalar
cuentas que vayan surgiendo producto de las operaciones del ente económico.
En este sentido, la codificación de un plan cuentas podría hacerse de la siguiente manera:
1. ACTIVO
1.1. Activo Corriente.
1.1.1. Efectivo y equivalentes de efectivo.
1.1.1.01. Caja.
1.1.1.01.02. Caja menor.
1.1.1.01.02.01. Caja menor moneda nacional.
1.1.1.01.02.02. Caja menor moneda extranjera.
1.1.1.02. Bancos
1.1.1.02.01. Cuentas de Ahorro
1.1.1.02.01.01. Cuenta de Ahorro Banco de Chile.
2. PASIVO
2.1 Pasivo Corriente
2.1.1. Efectos y Cuentas por pagar.
2.1.1.02. Cuentas por pagar.
2.1.1.02.01. Proveedores.
2.1.1.02.02. Servicios Públicos.
2.1.1.02.03. Arriendo de inmuebles.
2.1.2. Préstamos bancarios.
3. PATRIMONIO
3.1.0 Capital Social.
3.1.1. Reservas.
3.1.1.01 Reserva Legal.
3.1.2 Resultado del Ejercicio.
4. INGRESOS
4.1. Ingresos.
4.1.1. Ingresos Operativos.
6. GASTOS
6.1. Personal.
6.1.1. Nomina empleados.
Dentro del plan de cuentas se organiza la lista en el orden en el que aparecen habitualmente
las cuentas en los estados financieros: primero las cuentas del balance, seguidas por las
cuentas del estado de ganancias y pérdidas.
Toda compañía tiene sus particularidades distintivas, empezando por la actividad económica
que realizan.
Clases de cuenta
1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio
4. Ingresos
5. Gastos
6. Costo de Venta
7. Costo de producción o de operaciones
8. Cuenta de orden o deudora
9. Cuenta de orden acreedora
Grupos
Para simplificar la estructura del plan en este modelo de plan de cuentas, si centramos sólo
nuestra atención en la cuenta Activo hay dos grupos que son propios de esta cuenta y que
podemos colocar de esta manera:
1. Activo
1.1 Activo Corriente
1.2 Activo no Corriente
Cuentas
Finalmente, aquí entran las cuentas que comprenden los grupos. Si seguimos el ejemplo de la
nomenclatura anterior, hay que agregar otro dígito para que quede de esta manera:
1. Activo
1.1 Activo Corriente
1.1.1 Efectivo y equivalentes de efectivo
Sub-cuentas
Hará referencia exclusiva a los elementos que comprenden cada una de las cuentas. Si seguimos
el ejemplo anterior, de la cuenta efectivo podemos agregar estas sub- cuentas:
1. Activo
1.1 Activo Corriente
1.1.1 Efectivo y equivalentes de efectivo
1.1.1. 01 Caja
Auxiliares
Los auxiliares son los elementos en detalle, haciendo mucho más fácil de visualizar el registro y
la sistematización de las operaciones financieras de la empresa. Para llevar un mejor control de
las cuentas auxiliares, se sigue el formato de los dos dígitos, tal como hemos hecho con las sub-
cuentas. Siguiendo con el ejemplo anterior, quedaría de la siguiente forma:
1. Activo
1.1 Activo Corriente
1.1.1 Efectivo y equivalentes de efectivo
1.1.1. 01 Caja
1.1.1.01.001 Caja Menor
Este es un ejemplo sencillo y práctico de una estructura contable que funcionará como eje
fundamental para establecer los lineamientos contables más efectivos en una empresa
Estructura del plan de cuentas
La estructura y los nombres de las cuentas deberían ayudar a tener una publicación
coherente de las transacciones. Cada cuenta contable nominal es única, lo cual permite
ubicarla en el libro mayor.
Dentro del plan de cuentas se organiza la lista en el orden en el que aparecen habitualmente
las cuentas en los estados financieros: primero las cuentas del balance, seguidas por las
cuentas del estado de ganancias y pérdidas.
Cuentas del balance general
– Activos.
– Pasivos.
– Ingresos operativos.
– Gastos operativos.
Es probable que un plan de cuentas sea tan grande y tan complejo como la propia
empresa. Una corporación internacional con varias divisiones puede necesitar miles de
cuentas, mientras que un pequeño minorista local puede necesitar tan solo un centenar
de cuentas.
El organigrama de una compañía puede servir como esquema para el plan de cuentas
contable.
Como se verá, el primer dígito podría significar si la cuenta es un activo, pasivo, etc. Por
ejemplo, si el primer dígito es “1”, es un activo. Si el primer dígito es “5”, es un gasto
operativo.
Un espacio vacío entre los números de cuenta permite agregar cuentas en el futuro. La
siguiente es una lista parcial de un plan de cuentas de muestra.
13100 Inventario.
14100 Suministros.
17000 Terrenos.
17100 Edificios.
17300 Equipos.
17800 Vehículos.
Para mantener una buena salud financiera, es necesario tener claro todos los
movimientos contables de determinada entidad. ¿Cómo hacerlo? A través del plan
de cuentas, un documento que presenta las cuentas de un ente económico -en un
orden sistemático y codificado- que facilita el registro de los hechos contables, y su
posterior visualización y verificación para la elaboración de los estados financieros.
Aunque su creación puede parecer complicada, lo cierto es que solo requiere de
orden y concentración.
2. PASIVO
2.1 Pasivo Corriente
2.1.1. Efectos y Cuentas por pagar.
2.1.1.02. Cuentas por pagar.
2.1.1.02.01. Proveedores.
2.1.1.02.02. Servicios Públicos.
2.1.1.02.03. Arriendo de inmuebles.
2.1.2. Préstamos bancarios.
3. PATRIMONIO
3.1.0 Capital Social.
3.1.1. Reservas.
3.1.1.01 Reserva Legal.
3.1.2 Resultado del Ejercicio.
4. INGRESOS
4.1. Ingresos.
4.1.1. Ingresos Operativos.
6. GASTOS
6.1. Personal.
6.1.1. Nomina empleados.
El usuario debe empezar a crear las cuentas del último nivel de los definidos, por el motivo siguiente: cuando se crea una
cuenta de último nivel, el programa muestra en pantalla todas las cuentas de los niveles superiores que comienzan con los
mismos dígitos. Al grabar la cuenta de último nivel, se graban también de forma automática todas las de los niveles
superiores que se muestran en pantalla. Por tanto, con este método la creación de cuentas es más rápida, puesto que no
tiene que ir nivel por nivel.
También es posible crear el plan contable de una empresa copiando las cuentas de otra empresa ya existente, siempre que
ambas empresas tengan la misma definición de niveles. Vea Copiar tablas auxiliares.
Código:
Escriba el código de la cuenta que desee crear. En el casoen el caso de que el código introducido no corresponda a
ninguno de los niveles definidos, el programa completará con ceros a la derecha el código hasta alcanzar el siguiente nivel
definido.
a. Si la cuenta comienza con un código recogido en el Plan General Contable, dicha cuenta tendrá seleccionada su
posición en el Balance de forma automáticay, por tanto, el programa no preguntará en qué partida del balance
debe incluirse el saldo de dicha cuenta.
b. Si la cuenta introducida comienza con un código que no existe en el Plan General Contable, la cuenta no estará
incluida en ninguna partida del balance y, por tanto, el programa solicitará al usuario que seleccione su posición
en el mismo. En este caso, vea las instrucciones descritas en Definir la posición de una cuenta en el balance.
Nombre:
Al pasar al campo Nombre aparecerán en la tabla de niveles la relación de todas las cuentas de nivel superior que
comiencen con el mismo código que la cuenta que está creando. Cuando se crea una cuenta de un nivel determinado,
todas las cuentas de nivel superior que comiencen con el mismo código DEBEN existir. Por tanto, las que no existan
deberá crearlas al mismo tiempo que crea la del último nivel.
Para las cuentas de nivel superior que coincidan con una cuenta recogida en el Plan General Contable, el programa les
pondrá automática su nombre según el P.G.C. Cuando escriba el nombre de la cuenta que está creando, el programa
completará con el mismo nombre las cuentas de nivel superior que no tengan nombre. Si la cuenta de nivel inferior no
debe llevar el mismo nombre, puede reescribir el nombre correcto en la tabla de niveles.
Por ejemplo, si el usuario crea la cuenta de un cliente 4305352 "ALFA, S.A.", en una empresa definida a 1, 2, 3, 4 y 7
dígitos, cuando introduzca el código y pase al campo Nombre, el programa mostrará en la tabla de niveles:
4305 - _____________________
430 - CLIENTES
43 - CLIENTES
Como las cuentas 4, 43 y 430 están recogidas en el Plan General Contable, el programa les pone su nombre de forma
automática. Como la cuenta 4305 no existe en el Plan General Contable, la muestra sin nombre. Cuando pongamos el
nombre de la cuenta 4305352 ALFA, S.A., automáticamente este nombre aparecerá también para la cuenta 4305. Como
no es correco, sobreescribiremos para la cuenta 4305 su nombre correcto Al grabar, se crearán tanto la cuenta 4305382
como todas las de nivel superior (4305, 430, 43, 4).
Datos de Entidad:
A cuentas de último nivel de clientes/proveedores u otras entidades, podrá asociarles una ficha de entidad para registrar
sus datos auxiliares (C.I.F., dirección, teléfono, cuenta bancaria, etc.).
Para ello, presione el botón y siga los pasos descritos en Completar una Ficha de Entidad.
Las fichas de entidad solo pueden asociarse a cuentas de ÚLTIMO NIVEL. En cuentas de cualquier otro nivel el programa
no permitirá introducir datos auxiliares y por ello este botón aparecerá deshabilitado.
En la ventana Plan de cuentas, la ficha de entidad se podrán asociar al crear la cuenta, o bien, se podrá añadir una vez la
cuenta ya esté creada. Además, también podrá registrar algunos datos de entidad desde otras pantallas de la aplicación.
Vea Extendido de cuentas.
Obsnes:
En este campo podrá introducir observaciones sobre la cuenta (en qué casos debe usarse o en cuales no, etc. ) para poder
visualizarlas siempre que se consulte la cuenta.
Casillas de IRPF:
En este apartado se presentan 6 casillas relacionadas las retenciones por IRPF que permitirán identificar las cuentas
contables que recogen los importes correspondientes tanto a Bases como Cuotas de IRPF de trabajadores, profesionales y
alquileres, a efectos de poder generar el fichero para la presentación telemática de los impuestos 110, 111, 115. Si no
quiere emplear esta utilidad, no es necesario que marque ninguna opción.
Al final, con la suma de los movimientos contabilizados a las cuentas marcadas con estas opciones en un periodo
determinado se obtendrán las BASES y CUOTAS totales a incluir en el impuesto correspondiente.
B.IRPF Trabajadores / C.IRPF Trabajadores (Mod. 110 y 111): Sirve para marcar las cuentas contables de
ÚLTIMO NIVEL que recojan los importes correspondientes a Bases (B) y Cuotas (C) de IRPF de TRABAJADORES,
las cuales servirán para la obtención del fichero para la presentación del 110(trimestral) y 111(mensual).
Por ejemplo, si en la cuenta 64000001 - Trabajador UNO se contabiliza el sueldo bruto del Trabajador 1, se
deberá marcar la casilla "B.IRPF Trabajadores"para esta cuenta, de igual manera que en la cuenta 47510001 -
IRPF Trabajador UNO deberemos activar la opción "C.IRPF Trabajadores" porque en esta cuenta se contabiliza
la cuota de IRPF de dicho trabajador.
B.IRPF Profesionales / C.IRPF Profesionales (Mod. 110 y 111): Sirve para marcar las cuentas contables
de ÚLTIMO NIVEL que recojan los importes correspondientes a Bases (B) y Cuotas (C) de IRPF de
PROFESIONALES, las cuales servirán para la obtención del fichero para la presentación del 110(trimestral) y
111(mensual).
Por ejemplo, si en la cuenta 6230001 - Abogados Notarías IRPF se contabiliza las bases imponibles de las
facturas emitidas por abogados, notarios, etc. a los cuales se les retienen importes en concepto de IRPF, se
deberá marcar la casilla "B.IRPF Profesionales"para esta cuenta, de igual manera que en la cuenta 47510098 -
IRPF Profesionales deberemos activar la opción "C.IRPF Profesionales" porque en esta cuenta se contabilizan
las cuotas de IRPF de las facturas de profesionales.
B.IRPF Alquileres / C.IRPF Alquileres (Mod. 115): Sirve para marcar las cuentas contables de ÚLTIMO
NIVEL que recojan los importes correspondientes a Bases (B) y Cuotas (C) de IRPF de ALQUILERES las cuales
servirán para la obtención del fichero para la presentación del 115.
Por ejemplo, si en la cuenta 6210001 - Arrendamiento Locales se contabilizan las bases imponibles de las
facturas emitidas por los arrendadores de locales de negocio a los cuales se les retienen importes en concepto de
IRPF, se deberá marcar la casilla "B.IRPF Alquileres"para esta cuenta, de igual manera que en la
cuenta 47510099 - IRPF Alquileres deberemos activar la opción "C.IRPF Alquileres" porque en esta cuenta se
contabilizan las cuotas de IRPF de las facturas de profesionales.
4. Una vez haya completado los datos de la cuenta, presione el botón para que quede creada.
5. El mantenimiento del Plan de cuentas también dispone de otras utilidades:
Sdo. (Saldo)
Muestra el saldo de la cuenta seleccionada en cada momento siempre que esta casilla esté activada.
Haciendo clic sobre la etiqueta azul Sdo. accederá a la ventana Consulta de saldos, que mostrará los acumulados
mensuales y los totales anuales de la cuenta seleccionada en el campo Código, información que también podrá lanzar a
un listado para imprimirse por pantalla o por impresora.
Info STD
Al presionar este botón accederá a una ventana donde se mostrará la definición de la cuenta (casos en los que puede
utilizarse), así como de sus motivos de cargo y abono, tal y como se describe en el Plan General Contable.
Dicha información solo estará disponible para las cuentas de los grupos, subgrupos, cuentas y subcuentas que forman
parte del Plan de cuentas estándar (1 a 4 dígitos).
Listado de Cuentas
Presionando el botón accederá a un formulario desde donde podrá obtener un listado de Cuentas. Para ver
cómo solicitarlo vea Listado de Cuentas.