EL INFORME COMO PRODUCTO DE LA AUDITORÍA

El proceso de auditoría concluye con el informe de auditoría, que constituye el medio a

través del cual el auditor comunica de manera formal y directa el reporte final de la
auditoría, junto con las recomendaciones correspondientes, a la empresa que solicitó los
servicios, específicamente a la alta gerencia.

En este documento debe constar la colaboración del personal interno, sin la cual no
hubiera sido posible culminar esta labor.

El informe de auditoría es esperado con interés por el auditado, de manera que no se debe
escatimar esfuerzo, tiempo y dedicación para su elaboración, revisión, reproceso y
presentación final.

Antes de finalizar el informe es conveniente realizar las aclaraciones pendientes con los
supervisores, el auditor operativo o de apoyo y personal de la propia organización a efecto
de dilucidar, aclarar o ratificar hechos y hallazgos relevantes, y no caer en deformaciones
sustanciales de la realidad; por ello se requiere de atención, diligencia, apoyo documental
de referencia y notas personales para la elaboración del informe de auditoría.

Una de las cuestiones que se deben cuidar en la elaboración del informe es que se lleve a
cabo de manera oportuna; esto es, no debe existir demasiado tiempo entre la fecha de
terminación de la actividad y la presentación del informe, ya que esto causaría
contratiempos innecesarios con la empresa y se podría acusar de negligencia al auditor.

En la tabla 1 se muestran algunos aspectos generales que deben tomarse en cuenta en la

elaboración del informe para conseguir una mejor presentación.

Tabla 1 Aspectos generales a observar en la elaboración del informe de auditoría.

Tema Puntos
Redacción Indicaciones Recomendaciones
general significativos
Clara Conciso Comprensibles Adecuadas Precisas
Sencilla Solicitado Identificables No agresivas Válidas

OBJETIVOS DEL INFORME

Como ya se mencionó, el informe de auditoría administrativa representa un documento
formal dirigido a la alta gerencia de la organización, mediante el cual se dan a conocer
los resultados obtenidos con motivo de la evaluación practicada.

En la figura 10.1 se presentan las características generales de este documento.

Caracteristicas
del infome de
auditoria

Señalamiento de
Objetividad Oportunidad Claridad hechos
relevantes

Ilustración 1 Características del informe de auditoría.

Por otra parte, en la tabla 10.2 se indican los objetivos básicos del informe.

Tabla 2 Objetivos del informe de auditoría.

Informar con Convencer al

Hacer
veracidad de auditado del Presentar
recomendacion
hechos contenido alternativas
es apropiadas
evaluados presentado

Como ya se ha mencionado, el informe de auditoría y los resultados contenidos en él, les

servirán a los directivos de la organización para la toma de decisiones.

Cabe señalar que, en ocasiones, la iniciativa de realizar la auditoría no proviene de la alta

gerencia sino de una determinada área de la empresa, que ha detectado deficiencias y
requiere apoyo administrativo, interno o externo, para profundizar en el hecho.

Aunque esto no es algo usual, sí llega a presentarse y la decisión de programarla o no

recae sobre el área de control.

CALIDAD DEL INFORME

El informe de auditoría como un producto terminado debe tener la calidad suficiente para
responder a las exigencias de la alta gerencia.

Los objetivos de la auditoría deben cumplir con estándares de calidad, los cuales se
refieren a dos aspectos: la comunicación escrita y la finalidad. A continuación, se describe
cada uno de ellos (véase tabla 3).

Tabla 3 Estándares de calidad en el informe de auditoría.

COMUNICACIÓN FINALIDAD
Directo Oportuno
Persuasivo Constructivo y de apoyo
Contundente y preciso Orientado a resultados y con recomendaciones
Atractivo Identificado con la evaluación solicitada

COMUNICACIÓN

Directo. Es esencial que el informe se enfoque en el tema central, sin dedicarle demasiado
espacio a la explicación de los de carácter intermedio. Para facilitar su lectura y
comprensión se recomienda colocar títulos y subtítulos.

Persuasivo. Se debe cuidar que el contenido del informe sea convincente y que señale
aspectos que implican un riesgo potencial o que ya han dañado en cierta forma a la
empresa.

Contundente y preciso. El contenido del informe no debe dejar ninguna duda de los
hallazgos encontrados y debe emplear conceptos claros, de tal forma que no haya
ambigüedades en él.

Atractivo. Debe atraer al lector por su contenido y forma de presentación y redacción.

FINALIDAD

Oportuno. Un informe de auditoría tiene un valor significativo cuando es presentado en

el tiempo y el lugar convenientes para comentarse y llevar a cabo las acciones aprobadas.

Constructivo y de apoyo. La aportación del informe es identificar aspectos

administrativos de la organización, susceptibles de corregirse o adecuarse e impulsar que
se apoye en ellos.
Orientado a resultados y con recomendaciones. El informe incorpora los resultados de
la evaluación y la aportación del auditor por medio de sus recomendaciones, en donde
propone, aparte de las soluciones, un tiempo de implementación.

Identificado con la evaluación solicitada. El contenido fundamental de un informe de

auditoría es la evaluación elaborada como parte de un programa definido y aprobado por
la organización.

CONSIDERACIONES BÁSICAS EN LA ELABORACIÓN DEL INFORME

El informe de auditoría aporta soluciones a la organización con base en el resultado de la

evaluación respectiva, y de los puntos de vista de alto sentido profesional y constructivo
del auditor. La redacción del informe debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: a
quién va dirigido, contenido estructural y amplitud (véase figura 2). Enseguida se abordan
más ampliamente estos aspectos.

ASPECTOS EN LA
PRESENTACIÓN DE UN
INFORME DE AUDITORÍA

A quién va dirigido Amplitud Contenido estructural

Ilustración 2 Aspectos por decidir al presentar un informe de auditoría.

A QUIÉN VA DIRIGIDO

Los informes se dirigen ya sea al Consejo de administración o directivo, a la Dirección

general o específicamente a un área determinada de la empresa, según sea el tema en
cuestión. De manera que no debe existir ninguna duda al respecto.

Este aspecto queda definido desde el inicio de la actividad, lo cual permite identificar el
conducto de comunicación formal que prevalecerá y establecer el número de ejemplares
requeridos por la alta gerencia. Una imprecisión en este punto crearía contratiempos
innecesarios. Uno de los casos que llegan a presentarse en este sentido es dirigir el
informe a personal directivo ajeno al tema y actividad realizada.
Esta cuestión se relaciona con el punto resaltado a lo largo del texto, acerca de que el
auditor administrativo, por principio, debe dirigirse a las personas adecuadas que
representan al auditado.

CONTENIDO ESTRUCTURAL

Tratadistas de esta disciplina coinciden en afirmar que en el empleo de una estructura

para el informe de auditoría no existe un tipo específico, sino ciertos apartados que sirven
de apoyo. Dichos apartados se muestran en la tabla 4.

Tabla 4 Apartados que conforman el informe de auditoría.

APARTADOS
Introducción y antecedentes Observaciones
Finalidad Salvedades
Metodología Limitaciones
Alcance Recomendaciones
Apreciación de hechos relevantes Anexos

A continuación, se describe cada uno de ellos.

Introducción y antecedentes. Exposición de los antecedentes de la organización y del

tema sujeto a evaluación.

La forma de redactar un informe es variada y básicamente depende del estilo personal del
auditor. Al final del capítulo se presentan tres ejemplos a manera de referencia.

Después de este apartado se puede indicar el periodo en el cual se llevarán a cabo las
actividades de auditoría y el personal que participará.

Finalidad. En este apartado se recomienda especificar en forma clara el objeto que se

busca al realizar esta evaluación, lo cual debe conocer con precisión la parte interesada,
y en caso de que no sea así se le ayudará a esclarecerlo.

Metodología. Describe el sistema seguido en el desarrollo de la actividad, lo cual incluye

las técnicas y procedimientos aplicados para obtener la información mínima requerida y
la validación de la misma. A partir de estos datos el auditor se encuentra en posibilidad
de emitir un juicio sobre los hechos examinados.
Alcance. Indica la extensión o profundidad de la actividad evaluada, que toma en cuenta
funciones, prácticas de trabajo, manuales de organización y de procedimientos y sistemas
administrativos para obtener información y desprender elementos de juicio en relación al
universo que se examina.

En una organización ordenada y con buen control se suelen aplicar menor cantidad de
técnicas y procedimientos debido a que cuenta con una integración interna.

Apreciación de hechos relevantes. Al efectuar su trabajo, el auditor suele detectar

situaciones tanto positivas como negativas, algunas consideradas de interés general y
otras de trascendencia, siendo estas últimas las que deberá comunicar, puesto que es más
factible que sus repercusiones afecten la operación de la empresa.

Tales situaciones se indicarán en el informe en un lugar preferencial, por el peso que

tienen en la actividad de evaluación.

Observaciones. En este apartado se indican los resultados obtenidos en la evaluación y

comprende el reconocimiento de los aspectos positivos, pero sobre todo las deficiencias
encontradas, que es lo que en todo caso desean conocer los directivos de la organización.

El auditor expone aquellos hechos y situaciones administrativas que impiden alcanzar en

forma eficiente y eficaz los objetivos que se ha propuesto la empresa, y que es posible
darles solución, independientemente de su causa.

De acuerdo con la evaluación, se definirán las prioridades en la solución de las

observaciones detectadas (de índole crítica, necesaria o importante); también se suele
señalar el tiempo deseable para dicha solución, ya sea inmediato (urgente) o mediato (en
el mediano y largo plazo).

Salvedades. En forma profesional el auditor comunicará a la organización aquellos

hechos o situaciones que le impidan opinar en un momento dado sobre cierto aspecto de
la evaluación que practica y su actitud hacia ella.

Dichas salvedades reflejan falta de disposición de la empresa en la realización de la

actividad de auditoría, y en ocasiones falta de diligencia del auditor. Lo recomendable es
desahogar siempre la actividad, aunque se corra el riesgo de excederse demasiado en
tiempo.
Limitaciones. Contratiempos que obstaculizan el desarrollo de la evaluación e impiden
cumplir con eficiencia lo que se ha calendarizado.

Una limitación que se presenta comúnmente es el hecho de que el auditado no presenta

la información documental necesaria, lo cual impide concluir la revisión o algún aspecto
de ella.

Recomendaciones. Representan la aportación profesional del auditor, que consiste en

manifestar las indicaciones y sugerencias de mejora en las áreas o funciones en las cuales
se haya detectado alguna deficiencia al momento de aplicar la evaluación.

Algunas de ellas son aplicadas por el auditado inmediatamente después de ser comentadas
con el auditor.

Al presentar las recomendaciones en el cuerpo del informe es posible emplear diferentes

modalidades, algunas de las cuales se explican a continuación (véase figura 3).

Presentación De
Recomendaciones

Al final del Al final, Al inicio del

En cada apartado
informe agrupadas informe

Ilustración 3 Presentación de recomendaciones

Al final del informe. Se presentan en forma de listado secuencial, ordenadas

convencionalmente.

Al final, agrupadas. Se exhiben al final del informe, agrupadas por temas específicos y
en forma analítica.

En cada apartado. Se presentan al final de la exposición cada tema.

Al inicio del informe. Se exhiben de manera general o al menos las más significativas.

Las recomendaciones deben ser claras y precisas, y referirse a aspectos comentados en el

contenido del documento, además de mencionar los recursos que dispuso la organización
para hacer frente a las actividades tratadas.
Al final del informe es saludable indicar a la empresa que se está en disposición de auxiliar
en cualquier situación que se requiera en lo referente al documento presentado.

Anexos. Es un apartado que complementa la información del informe de auditoría.

Por lo general está conformado por lo siguiente: organigrama, relación de personal,

diagrama de flujo, procedimientos y estadísticas, entre otros.

Los anexos que se inserten en el informe deberán contener información clara y precisa,
ya que en ocasiones son el centro de atención para el comentario, discusión y aclaración.

AMPLITUD

Hace referencia a la extensión del documento, pero por lo general no se establece una
delimitación al respecto.

En el ámbito de la auditoría administrativa se suelen dar los extremos, es decir, tanto

informes cortos como largos; esta cuestión depende en gran medida del criterio del auditor
y de las necesidades específicas del tema.

Se dan casos en que la alta gerencia al recibir un informe amplio solicita una síntesis del
mismo y al momento de comentarlo pide las aclaraciones pertinentes del tema. Por otro
lado, cuando los informes son cortos lo que procede es la solicitud de ampliaciones de los
puntos que resulten de mayor interés.

Finalmente, lo importante en un informe de auditoría es el contenido y su calidad, no su

tamaño.

ESTRUCTURA DEL INFORME

Como se ha mencionado anteriormente, no existe una estructura estándar para la

presentación de informes; sin embargo, en la tabla 10.5 se presenta un ejemplo factible
de operar en el campo organizacional.

Tabla 5 Contenido de la estructura para el informe de auditoría administrativa.

GENÉRICO ESPECÍFICO
1. Naturaleza y Referencia al tipo de evaluación realizada, ya sea a solicitud
objeto de la expresa o por la aplicación de un programa aprobado por la
actividad examinada alta gerencia.
 2. Periodo y alcance Señalamiento del tiempo que tomó realizar la evaluación, así
como la profundidad del tema examinado.
3. Documentación Comprende la información proporcionada por la organización
base proporcionada y que constituyó el apoyo documental en el examen realizado.
por la organización
4. Integración de los Reunión de los puntos específicos que se van a desarrollar en
puntos centrales que el contenido del informe.
se examinaron
5. Desarrollo de los Exposición amplia o sintetizada de cada punto, con la
puntos centrales inserción de títulos y subtítulos necesarios
6. Recomendaciones Señalamiento específico de las actividades a realizar a efecto
de modificar las deficiencias detectadas en la evaluación, así
como la sugerencia de un plazo determinado para su
enmienda.
7. Opinión general Exposición de la opinión personal respecto a la actividad
evaluada, expresada en un sentido constructivo.
8. Anexos Documentación adicional a un punto expuesto en el informe,
que por lo general se compone de ilustraciones o del
documento fuente que avala el comentario expuesto.

La intención de ello es brindar una idea sencilla que sea de utilidad para el estudiante de
auditoría administrativa y para el profesional que realiza la actividad de evaluación en las
instituciones públicas y privadas. En la tabla 10.5 se presentan los elementos mínimos
que debe contener la estructura de un informe de auditoría, y a partir de ello el auditor
podrá crear su propio modelo.

IMPORTANCIA DE LA REDACCIÓN

Es indispensable que en la redacción se observen aspectos que permitan proporcionarle

la claridad deseable al documento. A continuación, se listan algunas recomendaciones
sobre lo que es preferible evitar en estos casos.

Ahondar demasiado en los procedimientos utilizados en la evaluación, ya que los

directivos están interesados en el resultado y no en los medios para obtenerlo.

Utilizar expresiones ambiguas, es decir, imprecisas, que resulten vagas.

Emplear palabras rebuscadas que distraen al lector y que llegan a confundirlo.

Citar reiteradamente un punto y utilizarlo como apoyo en la exposición, en detrimento

de la exposición del contenido.

Personalizar errores en la exposición propicia la predisposición de los directivos de la

organización, por lo cual debe evitarse, a no ser que sea necesario.

Utilizar lenguaje destructivo o agresivo, pues lo recomendable es expresarse en forma

positiva.

Usar términos de manera vaga. Lo que debe prevalecer es el empleo de un lenguaje

concreto y preciso.

Enfatizar la exposición negativa que entorpece en ocasiones la claridad de lo que se

desea expresar.

Redundar en ideas, ya que ello le resta calidad y fluidez a la exposición del informe.

Utilizar palabras poco significativas y complicadas que no aportan nada al contenido

y tratan de impresionar con su utilización.

Emplear palabras en un sentido erróneo, es decir, de una manera que no tiene relación
alguna con su significado.

Repetir conceptos de manera innecesaria; esto es, cuando en diferentes puntos se

aborda el mismo comentario, lo cual denota que no revisó apropiadamente el documento.

Comparar la calidad operativa de las diferentes áreas; esto no es saludable, ya que

suele ocasionar enfrentamientos estériles.

Al preparar el informe de auditoría se debe tener especial atención en la redacción, para

evitar caer en lo antes mencionado; es cuestión de revisarlo repetidas veces
(independientemente de si se transcribió personalmente o con la ayuda de un asistente),
hasta quedar convencido de su calidad y entonces efectuar la impresión final.

La autocrítica es la forma de renovarse y adecuar con calidad y excelencia las actividades

que se desarrollan; también es indispensable el diálogo constante, ya que la
retroalimentación siempre ayudará a mejorar los trabajos y en este caso la redacción en
el documento.

Otros aspectos que hay que observar al redactar un informe de auditoría son:
 • No utilizar abreviaturas, sino solamente las plenamente reconocidas.
• Utilizar cifras cerradas, ya que es más práctico.
• Identificar formas administrativas con su nombre y no con su clave.
• No abusar de la utilización de letras mayúsculas dentro del informe.
• Redactar párrafos cortos pero sustanciosos.
• Es preferible no expresar opiniones subjetivas, ya que se requiere objetividad.
• Cuidar la asignación y contenido de títulos y subtítulos, así como el empleo de
incisos.
• Vigilar la utilización y concordancia de géneros y tiempos.
• Utilizar, de preferencia, porcentajes en vez de números.
• Evitar generalizar, sobre todo cuando no se tiene evidencia.
• Desprender recomendaciones de los párrafos, pero sin exagerar.

PRESENTACIÓN Y UTILIZACIÓN DEL INFORME

Ciertamente la presentación del informe de auditoría es un momento de especial

importancia, de manera que se recomienda darle la formalidad que requiere al establecer
el día y hora para su discusión.

Lo importante de la presentación aludida no es únicamente la entrega física del

documento, sino la exposición de su contenido a la alta gerencia, de tal forma que se
transmita en forma directa el mensaje.

Se discute el documento (tan ampliamente como sea necesario) con las personas
indicadas. En este punto, los directivos de la organización ya conocen los resultados de
la evaluación, porque previamente han recibido reportes parciales e intercambiado puntos
de vista al respecto con el auditor, pero ésta es la oportunidad para hacer aclaraciones de
los puntos relevantes; claro está que habrá algunos aspectos que tal vez requieran tratarse
con reservas y en forma confidencial.

El informe de auditoría representa un documento formal, el cual contiene rasgos

singulares de forma (carpeta de portada, uniformidad de su papelería y captura impecable)
y de fondo (madurez profesional con la cual se trata el tema evaluado).

Cuando la organización que recibe el informe de auditoría administrativa no está de

acuerdo o conforme con los resultados de ésta, el auditor profundizará para convencerlos
de la validez de los mismos.
La empresa se basará en la información recibida para tomar decisiones e inclusive aplicar
medidas para el mejoramiento de la funcionalidad interna y por ende en su control. En
algunos casos, y por la naturaleza propia del tema, la solución se da a mediano plazo y en
ocasiones a largo plazo, pero finalmente se concretará.

En la tabla 6 se muestran las diferentes modalidades que llega a tener la presentación

del informe.

Tabla 6 Modalidades en la presentación del informe de auditoría.

Después de la La carta de En la carta de Existe una carta

carta de presentación se presentación se de presentación

Uno o dos documentos

presentación, tiene aparte del integra la y la forma de
Un solo documento

con integración de
sigue informe. relación de los exponer el
Dos documentos

inmediatamente puntos a informe es

el informe, exponer. sintetizada.
conformando conceptos

Ejecutivo
un solo
documento.

El auditor elegirá, según el caso, la modalidad que considere más adecuada o alguna
modificación de éstas. Al final de este capítulo se presentan cuatro ejemplos de inicio de
informe.