PRESUPUESTO DE CAJA

EL FLUJO DE EFECTIVO

Uno de los propósitos de la empresa es generar u originar un flujo de dinero en sus

operaciones, que se deben poner a trabajar o aplicar. La existencia o ausencia de
efectivo es el punto clave en las decisiones gerenciales: pagar hoy o esperar, vender una
inversión, contratar un crédito, solicitar un incremento en los aportes de capital, etc1.

El dinero no genera resultados positivos para las empresas, sólo lo hace cuando se lo
destina a un uso productivo (inversiones). Las empresas normalmente quiebran porque
no pueden pagar sus pasivos y no porque hayan acumulado pérdidas.

RAZONES PARA MANTENER EFECTIVO

El efectivo es un activo muy apreciado porque puede cambiarse por otros activos capaces
de producir utilidades. En sí mismo no produce utilidades, por lo que surge una pregunta:
¿Por qué una empresa debe mantener efectivo?

Existen tres razones para mantener efectivo en la empresa:

 Para efectos de precautelar o apoyar las transacciones comerciales. Debe

existir en todo momento efectivo disponible para comprar inventarios, cubrir gastos,
atender obligaciones para con los acreedores, mantener la estructura de activos y
otros.
 Para poder realizar actividades de especulación. Aunque no todas las
empresas tienen esta necesidad, se mantiene efectivo para utilizar en aquellas
oportunidades que surgen de manera imprevista y que implican la oportunidad de
aprovechar ofertas especiales de proveedores o entrar en nuevos mercados.
 Efectivo para imprevistos. Las operaciones de una empresa están sujetas a la
presencia de factores de incertidumbre. Una falla o desastre en la cadena de
producción, o un negocio que no se concreta por falta de efectivo, gastos de
emergencia y otros similares justifican la existencia de efectivo para estos fines.

1
LOSCALZO, William; “Presupuesto de Flujo de Efectivo”; Editorial Limusa, México, 1990.
El Presupuesto de Caja

EL CICLO DEL FLUJO DE EFECTIVO

En una empresa el ciclo del efectivo se relaciona con la utilización de estos recursos que
se traducen en la compra de bienes e inventarios de mercaderías de reventa, materias
primas e insumos, mismos que son vendidos o transformados y que se traducirán en
utilidades. Finalmente, el capital original más las utilidades obtenidas se recuperan en
forma de dinero, tal como se expone a continuación:

22
COMPRA
COMPRADE
DE
MERCADERIA
MERCADERIA

77 33
CUENTAS
CUENTAS POR
POR ALMACEN
ALMACEN
COBRAR
COBRAR

11
EFECTIVO
EFECTIVO

66 44
VENTA
VENTADE
DE PRODUCCION
PRODUCCION EN
EN
MERCADERIAS
MERCADERIAS PROCESO
PROCESO

55
PRODUCTOS
PRODUCTOS
TERMINADOS
TERMINADOS

COSTO DEL EFECTIVO

Cuando la empresa obtiene un crédito a través de la emisión de bonos, paga cuotas por
arriendo de bienes y otros similares, existe un costo directo que se traduce en el pago de
intereses.

El dinero aportado por los accionistas como capital espera ser retribuido en forma de
pago de dividendos; los inventarios y el efectivo inmovilizados determinan la existencia
de un costo indirecto del efectivo, denominado como “costo de oportunidad”.

EL EFECTIVO Y EL FACTOR TIEMPO

El punto básico de la administración del efectivo es el factor tiempo. La administración

del efectivo trata de asegurar que haya suficiente efectivo en el momento (cuando) y el
lugar (donde) que se necesite. El arte supremo es tener exactamente lo suficiente, no
demasiado, pero nunca muy poco.

2
El Presupuesto de Caja

MODELO DE PRESUPUESTO DE CAJA

Para la preparación del presupuesto de caja se requieren tres datos principales: el saldo
de caja al inicio del periodo, el origen o ingresos de efectivo y las aplicaciones o egresos
de efectivo esperados durante el periodo, clasificando los mismos en: Operaciones,
Inversiones y Financiamiento, conforme el modelo que sigue:

DETALLE 1 2 3
ORÍGENES TOTALES DE EFECTIVO
ORIGEN DE FONDOS POR OPERACIONES
Ventas en efectivo
Cobranza de cuentas por cobrar
ORIGEN DE FONDOS POR INVERSIONES
Intereses cobrados por bonos
ORIGEN DE FONDOS POR FINANCIAMIENTOS
Aportes de capital
Préstamos obtenidos
APLICACIONES TOTALES DE EFECTIVO
APLICACIONES DE FONDOS A LAS OPERACIONES
Adquisición de inventarios
Pago de salarios
APLICACIONES DE FONDOS A LAS INVERSIONES
Compra de bienes de uso
APLICACIONES DE FONDOS A LOS
FINANCIAMIENTOS
Amortización de préstamos
Pago de dividendos
EXCEDENTE (DÉFICIT) DE EFECTIVO
SALDO INICIAL DE CAJA
SALDO FINAL DE CAJA

RELACIÓN ENTRE LAS UTILIDADES Y EL FLUJO DE CAJA

Las utilidades y el flujo de caja son dos conceptos totalmente diferentes. Las utilidades
son un concepto contable y su determinación está basada en el cumplimiento y la
aplicación de normas contables. El flujo de caja, en cambio, se basa en la coordinación
de los ingresos y egresos de caja. Aunque la mayoría de los accionistas o propietarios
afirman que les interesan las utilidades, lo único que realmente les preocupa son los
dividendos que se les pagará y el valor final de sus inversiones.

Si analizamos los siguientes aspectos, se verá que el estado de ganancias y pérdidas y

los resultados de la gestión son totalmente diferentes al flujo de caja:

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El Presupuesto de Caja

 La depreciación. Es una convención contable que consiste en asignar el costo

diferido de los bienes de uso a los resultados de manera periódica aplicando un
método de depreciación.
 La amortización. Es también una convención contable aplicada a los bienes
intangibles.
 Las partidas pagadas por anticipado. Significan aplicaciones de recursos, pero
cuya imputación contable a los resultados se efectúa en periodos futuros.
 Las ventas y cuentas por cobrar. Las normas contables señalan que las ventas
se contabilizan cuando se efectúa la transferencia de derecho propietario; sin
embargo, la afectación al presupuesto de caja sólo se afecta cuando la venta fue de
contado, o cuando se realiza el cobro del crédito otorgado.
 El costo de ventas. Es la afectación contable por la imputación a los resultados de
las mercaderías vendidas durante el periodo.
 Los bienes de uso. Se aplica efectivo para su compra; sin embargo, las utilidades
sólo son afectadas por la depreciación y en otros casos, como los fondos aplicados a
la compra de terrenos, no se afecta las utilidades.

EL FLUJO DE CAJA Y EL ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

El estado de flujo de efectivo nos revela el origen y la aplicación de los recursos (flujos de
efectivo y equivalentes al efectivo) ejecutados por la empresa en el PASADO; mientras
que el estado de flujo de caja nos revela cuál será el origen de los recursos y cómo los
aplicarán éstos en el FUTURO.

IMPORTANCIA DEL FLUJO DE CAJA2

Si el flujo de caja de una empresa fuera una corriente constante de ingresos y egresos, el
pronóstico sería innecesario. En tales condiciones, los ingresos cubrirían todas las
cuentas por pagar o desembolsos del periodo y así sucesivamente.

En esas condiciones: ¡Para qué pronosticar! ¿Qué pasa en la realidad?

El flujo de caja fluctúa de un día para otro, de un mes a otro, de una temporada a otra.
Los puntos siguientes son algunos de los factores que contribuyen a los altibajos del flujo
de caja:

 Con frecuencia las materias primas compradas en gran cantidad tienen descuentos
significativos. Una empresa puede dejar que su inventario disminuya hasta que se
pueda comprar el lote económico adecuado.
 A veces las ventas dependen de la estación del año, por lo tanto los pagos
fluctuarán.
 Los pagos de pasivo pueden efectuarse mensualmente, semestralmente,
anualmente, etc.
2
GARBUTT, Douglas; “El Control del Flujo de Fondos”; Editorial Norma, Bogota – Colombia, 1990

4
El Presupuesto de Caja

 Los nuevos bienes de uso (inmuebles, planta y equipo), así como las mejoras a los
bienes arrendados no se adquieren ni aplican uniformemente durante el periodo.
 Las comisiones o las gratificaciones se pueden pagar anualmente, pero se acumulan
durante el periodo.
 A menudo, las fábricas cierran debido a reparaciones o vacaciones.

CARACTERÍSTICAS DEL FLUJO DE CAJA

Según William Loscalzo, los pronósticos son estrictamente instrumentos administrativos,

por lo que deben ser sensibles a las necesidades de la administración y se subdividen a
menudo en los siguientes criterios de análisis:

 En el peor de los casos

Este pronóstico se formula adoptando los supuestos más conservadores. Por
ejemplo, las tasas de intereses más altas que puedan esperarse sobre los pasivos,
un escaso incremento de las ventas o, lo que es peor todavía, ningún incremento.

 En el mejor de los casos

Este pronóstico se formula adoptando los supuestos más óptimos. Por ejemplo, las
tasas de intereses más bajas sobre el pasivo, la tasa máxima de crecimiento, etc.

 Como están las cosas

Este pronóstico se elabora adoptando los supuestos más probables. Por ejemplo, el
mismo nivel de ventas, ninguna expansión, etc.

FACTORES A CONSIDERAR PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE CAJA

Entre los conceptos que se deben considerar para la preparación de este pronóstico el
más importante es su “flexibilidad”. Es gracias a ella que se puede ayudar a la
administración como un instrumento de planeación de los orígenes y aplicaciones de los
recursos monetarios de la empresa.

En los párrafos siguientes se consideran los criterios básicos que se deben contemplar
para efectos de una adecuada planeación del efectivo.

PRONÓSTICO DE LAS VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR

Para cuantificar el efecto de las ventas en el efectivo es necesario determinar los factores
que influyen en la obtención definitiva del importe, tales como:

 ¿Cuál es el volumen total de las ventas?

 ¿Cuál es el valor total de las ventas?
 ¿Qué cantidad representa ventas de contado y al crédito?
 ¿Cuándo se debe efectuar el cobro según el contrato?

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El Presupuesto de Caja

 ¿Qué cantidad es cobrable?

 ¿Cuál es el efecto de las devoluciones o rebajas en ventas?
 ¿Cuál será el importe de las cuentas incobrables?

 ¿Cuál es el volumen total de las ventas?

Los factores que influyen en el volumen de las ventas son los siguientes:

 Estrategia de comercialización
 Nuevas líneas de productos
 Nuevos mercados
 Cambios en la demanda del consumidor
 Competencia
 Disponibilidad de dinero por parte del consumidor
 Pronóstico del volumen de ventas

 ¿Cuál es el valor total de las ventas?

Una vez que se ha proyectado el número de unidades que se venderán en un periodo, la

determinación del valor de las ventas es simplemente cuestión de ponerles el precio. Un
buen punto de partida son los precios actuales.

El pronóstico se debe efectuar para cada línea de producto comercializado, debiendo

elaborarse programas detallados de cálculo y resumirlos luego en un programa maestro o
resumen de pronóstico. Cada programa de cálculo se debe formular con detalle suficiente
para que cada uno de los componentes sujetos a un supuesto diferente del pronóstico
puedan evaluarse por separado.

 ¿Qué cantidad representa ventas de contado y al crédito?

Se debe indagar y en su caso evaluar la política de créditos de la empresa y determinar

los volúmenes de ventas de contado y al crédito. Con base en esta evaluación, se puede
registrar los ingresos al contado sobre dichas ventas.

 ¿Cuándo se debe efectuar el cobro según el contrato?

Para evaluar este aspecto se debe pronosticar los ingresos en caja por las ventas al
crédito mediante la información que se obtiene referente a los plazos y descuentos por
pronto pago ofertados a los clientes. Para determinar el importe que se percibirá sobre
cuentas por cobrar se debe elaborar un pronóstico de los ingresos esperados.

También es importante pronosticar la cobranza por las ventas de periodos anteriores,

debido a que no basta con tener en cuenta las ventas actuales únicamente, porque

6
El Presupuesto de Caja

también se recibirá dinero por otras cuentas que están en vigor; por lo tanto, se debe
determinar ahora si se recibirá efectivo por ventas de periodos anteriores.

La manera más fácil de calcular esos cobros consiste en obtener un análisis del saldo
inicial de cuentas por cobrar y programar los cobros considerando la fecha de su
vencimiento, con base en preparación de un estado de antigüedad de saldos y el análisis
de su posibilidad de cobro.

 ¿Qué cantidad es cobrable?

Se debe practicar el análisis de la cartera, con base en los criterios y metodología expuestos
en el capitulo: “Tratamiento Contable de las Cuentas por Cobrar”, cuyos resultados nos
permitirán obtener un indicador sobre la posibilidad de cobranza y por contrapartida la
incobrabilidad sobre los créditos existentes.

 ¿Cuál es el efecto de las devoluciones o rebajas en ventas?

Las devoluciones y las rebajas en ventas influyen también en la posibilidad de cobrar.

Básicamente las devoluciones corresponden a dos categorías generales:

 Devoluciones realizadas debido a que las mercancías estaban dañadas o eran

inaceptables; y
 Devoluciones realizadas debido a la insatisfacción del cliente.

LAS INVERSIONES Y EL FLUJO DE CAJA

Las empresas realizan inversiones en el mercado de dinero con el propósito general de

obtener un beneficio a corto plazo que se traduce en intereses; estas inversiones no se
realizan para aumentar el capital.

¿Por qué invertir?

Las empresas aplican recursos a las inversiones por dos razones:

 Ese es su reglón de actividades o giro comercial principal; o

 Es una manera de invertir los recursos obteniendo un ingreso hasta que se los
pueda destinar a “un uso mejor y más rentable”.

Clasificación de las Inversiones

Las inversiones se pueden clasificar de acuerdo con su plazo de vencimiento en las

siguientes categorías:

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El Presupuesto de Caja

 Inversiones a corto plazo

 Inversiones a mediano plazo
 Inversiones a largo plazo

Inversiones a Corto Plazo contra Inversiones a Largo Plazo

La decisión de invertir a corto o largo plazo depende de los siguientes criterios

 El rendimiento. Es decir, el ingreso que se espera obtener en la operación.

 El tiempo. Por lo general, mientras más larga sea la vigencia de una inversión más
bajo será el rendimiento.
 El riesgo. Usualmente, mientras más arriesgada sea una inversión, más alto será el
rendimiento.

Programación de los Ingresos por Inversiones

Se pueden clasificar y pronosticar de acuerdo con su programa de pagos de la siguiente

manera:

 Obligaciones con pago de capital e intereses al vencimiento. Por ejemplo,

certificados de depósito a plazo fijo.
 Obligaciones en las que el capital se paga al vencimiento y los intereses se pagan
periódicamente. Por ejemplo, los bonos.

Pronóstico de las Inversiones en el Flujo de Caja

Debido a que el flujo de efectivo está en función del cobro de capital y/o los intereses, las
inversiones pueden afectar el flujo de caja de tres maneras:

 El capital y los intereses se reciben durante el periodo de pronóstico del efectivo.

 Sólo intereses se reciben durante el periodo de pronóstico y el capital se recibe
después.
 Ni el capital ni los intereses se reciben durante el periodo del pronóstico.

Por lo tanto, para evaluar y pronosticar el flujo de efectivo por las inversiones, se debe
considerar los siguientes aspectos:

 Los certificados de depósito a plazo fijo se pronostican de acuerdo con la fecha de

vencimiento.
 Las cajas de ahorro y fondos de inversión abiertos no tienen vencimientos fijos.
 En los bonos, los intereses se pagan en fechas especificas periódicamente y el
capital en la fecha de redención.

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El Presupuesto de Caja

Para estimar el rendimiento de las inversiones durante un determinado periodo se debe,

entre otros aspectos, considerar los siguientes:

 La tendencia económica actual

 Las tasas actuales de inflación
 La política económica del país
 La política bancaria
 Los intereses de los nuevos títulos

PRONÓSTICO DE LAS COMPRAS

Para proyectar los egresos de caja necesarios para la realización de las compras se debe
considerar los siguientes aspectos:

 Aumento de las ventas

 Planes de expansión
 Capacidad de producción instalada
 Tiempo necesario para la producción
 Lotes económicos de compra
 Disponibilidad de recursos
 Estación de la industria
 Fecha del pedido

Adicionalmente, se debe considerar que:

 Los pronósticos deben ser preparados para cada uno de los componentes del
inventario (bienes de cambio) que debe comprarse a proveedores externos.
 Se debe confirmar la existencia en inventarios.
 Determinar las fechas en las que se deben comprar.

Estimación de los precios de compra de los inventarios

Los precios de los artículos que se comprarán durante el periodo de pronóstico fluctuarán
de acuerdo con las condiciones económicas imperantes en la fecha de la compra. Para
realizar la estimación de los precios de compra se pueden considerar:

 Las facturas, debido a que uno de los mejores puntos de partida para pronosticar el
precio del inventario es el precio actual
 Listas de precios
 Contratos de suministro suscritos
 Entrevistas con los proveedores
 Estadísticas de la industria
 Actividad en industrias relacionadas
 Porcentaje de inflación

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El Presupuesto de Caja

¿Cuándo y cómo se pagará lo comprado?

Ya se ha determinado cuánto costará ordenar el inventario; no obstante, el hecho de

emitir una orden de compra no exige necesariamente un egreso de efectivo. Para
pronosticar los egresos se tiene que determinar cuándo y cómo se pagará el inventario.

 ¿Cuándo?
Con frecuencia, los proveedores ofrecen ciertas condiciones y plazos en sus ventas.

 ¿Cómo?
A menudo, ciertos proveedores proporcionan financiamiento para sus ventas.

EGRESOS DE CAJA DESTINADOS A BIENES DE USO

El flujo de caja se afectará por dos enfoques a los bienes de uso:

 Los costos relacionados con la manutención de bienes de uso.

 Los costos relacionados con las adquisiciones de bienes de uso previstas para el
periodo de pronóstico.

¿Cuáles son los costos relacionados con la manutención de los bienes de uso?

Para controlar todos los bienes de uso de una empresa se debe formular una lista de
verificación de cada activo propio. Esa lista debe incluir una descripción de los posibles
desembolsos y una proyección de las fechas en las que se podrían incurrir. En general,
reparación y mantenimiento, impuestos a la propiedad, seguros y otros, son los tipos de
gastos normales asociados con los bienes de uso.

 Reparación y mantenimiento

Para pronosticar las reparaciones y mantenimiento es necesario estimar el

mantenimiento programado o de rutina (mantenimiento preventivo) y las reparaciones
no programadas de los bienes averiados o dañados.

Los criterios a considerar para el mantenimiento y reparación son los siguientes:

 El número de veces que una avería específica se produjo anteriormente y el

costo de la reparación.
 La estimación de la vida útil de los diversos componentes de la maquinaria
realizada por el fabricante.
 La edad de una maquinaria específica, debido a que la vida útil de ciertas
partes de la máquina depende del número de horas que esta última ha
trabajado.

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El Presupuesto de Caja

 Impuestos a la propiedad

Si la empresa tiene su propio inmueble para oficinas, fábrica o almacén, está obligada a
pagar el impuesto a la propiedad. Así mismo, si posee vehículos y otros bienes sujetos a
gravámenes, se debe estimar el importe de la obligación considerando los importes
desembolsados en periodos anteriores por este concepto.

 Seguros

Como en el caso de los impuestos a la propiedad, el mejor punto de partida para el

proceso de pronóstico es consultar las facturas anteriores y hablar con el agente de
seguros. Es importante leer cuidadosamente las condiciones de pago de cada contrato.

 La depreciación

La depreciación es un concepto contable que se utiliza para asignar costos, por lo que no
produce efecto alguno en el flujo de efectivo.

¿Cuáles son los costos relacionados con posibles adquisiciones de bienes de

uso?

Las posibles adquisiciones de bienes de uso afectarán al flujo de caja en los siguientes
términos:

 Se utilizará dinero para el pago

 Aumentarán los pasivos, si la compra fue realizada al crédito
 Habrá más reparaciones y mantenimiento
 Aumentará el seguro
 Aumentará la producción y por lo tanto las compras de inventarios
 Aumentarán las ventas y las cuentas por cobrar debido a la mayor producción

¿Cuáles son los factores a considerar en la compra de bienes de uso?

Básicamente se debe considerar lo siguiente:

 El costo total de la compra

 Las comisiones
 El costo de la instalación y puesta en funcionamiento
 El impuesto sobre las ventas
 La entrega de los bienes
 Los intereses contenidos en la operación cuando se compra al crédito
 El crédito fiscal o impuesto recuperable por las inversiones realizadas
 La depreciación de los bienes de uso
 La disponibilidad de recursos

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El Presupuesto de Caja

PRONÓSTICO DE LOS PASIVOS

Básicamente existen cuatro tipos de pasivo:

 Con tasa de interés fija

 Con tasa de interés variable
 Con pagos fijos
 Con pagos variables

Estos cuatro tipos de pasivo no se excluyen mutuamente; por ejemplo, se puede tener
un pasivo con tasa de interés fija y con un programa de pagos fijos o variables.

De los pasivos existentes la manera más fácil de proyectar los pagos de intereses y
capital consiste en formular primero un resumen de las condiciones de todo el pasivo
existente.

De los pasivos proyectados, además de estimar las adquisiciones futuras, una de las
razones principales para formular un pronóstico a largo plazo del flujo de caja es evaluar
las necesidades de pasivo de la empresa.

OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR PARA LA PREPARACIÓN DEL PRONÓSTICO

Se refieren básicamente a:

 Los sueldos y salarios

 Los aumentos de sueldos en proyecto
 Los contratos con sindicatos
 Los contratos de ejecutivos
 Las horas extras
 Las comisiones y gratificaciones
 El mayor número de empleados
 Las retenciones de impuestos
 Las retenciones de las cuotas al seguro
 Los honorarios de los profesionales
 Los servicios públicos
 Las ventas de bienes y servicios secundarios

CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN DE LOS ORÍGENES Y LAS APLICACIONES DE LOS FLUJOS DE

EFECTIVO

Para la clasificación de cada uno de los conceptos previstos o considerados en el

presupuesto de efectivo o caja, se debe tomar en cuenta los lineamientos señalados en el
capítulo: “Estado de flujo de efectivo”.

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