FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS AGROPECUARIAS

“OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS MEDIANTE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE

PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) ENFOCADO EN EL
MEJORAMIENTO LOGÍSTICO (INVENTARIOS, GESTIÓN DE COMPRAS Y VENTAS)
PARA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE EQUIPOS DE PROTECCIÓN PERSONAL”

Trabajo de Titulación presentado en conformidad con los requisitos establecidos

para optar por el título de Ingeniero en Producción Industrial

Profesor Guía
MBA. Daniel Augusto Burbano Flores

Autor
Wilson Giovanny Almeida Cruz

Año
2016
 ii

DECLARACIÓN DEL PROFESOR GUÍA

“Declaro haber dirigido este trabajo a través de reuniones periódicas con la

estudiante, orientando sus conocimientos y competencias para un eficiente
desarrollo del tema escogido y dando cumplimiento a todas las disposiciones
vigentes que regulan los Trabajos de Titulación.”

______________________________
Daniel Augusto Burbano Flores
Master of Bussiness Administration
C.I. 1713696472
 iii

DECLARACIÓN DE AUTORÍA DEL ESTUDIANTE

“Declaro que este trabajo es original, de mi autoría, que se han citado las
fuentes correspondientes y que en su ejecución se respetaron las disposiciones
legales que protegen los derechos de autor vigentes.”

___________________________
Wilson Giovanny Almeida Cruz
C.I. 1717177883
 iv

AGRADECIMIENTOS

Agradezco a Dios, por llenarme de

amor y tenerme bendecido siempre.
A mi familia: En especial a mi papi
por el sacrificio que ha hecho por mí
durante todo este tiempo. A mis
hermanos Stephanie y Hernán, y a
mi tía Martita por el cariño que me
ha dado.
A mi novia Pauli, por ser alguien muy
especial en mi vida.
A mi profesor tutor, por la ayuda que
me brindó para el desarrollo de este
trabajo.
 v

DEDICATORIA

Dedico este trabajo a mi padre, que

es mi ejemplo a seguir. Y
especialmente a mi mami, que
desde el cielo me está cuidando y
guiando para ser una buena
persona. Te amo y te extraño.
 vi

RESUMEN

El presente trabajo de titulación propone una solución empresarial de procesos

integrados mediante la inversión de un sistema ERP (Planeación de Recursos
Empresariales) para una compañía comercializadora de equipos de protección
personal, cuya bodega principal se encuentra en el norte de la ciudad de Quito.
Su enfoque principal es mejorar y optimizar procesos de la compañía, tales
como, proceso de compras para un adecuado abastecimiento, gestión de stock
de sus productos, y además dar un mejor servicio al cliente, los cuales son
ejes centrales dentro de su cadena de valor.

La empresa está migrando de ser una pequeña a una mediana empresa, por lo
que necesita implementar la solución ERP para permitir el mejoramiento
logístico y el control de gestión de inventarios actual y futuro.

Para lograrlo, se parte del análisis situacional de la empresa mediante el

levantamiento de procesos donde se aplica como premisa la metodología AIP
(Programa de Implementación Acelerada), permitiendo así la identificación de
problemáticas actuales en la gestión logística de la compañía.

A partir del levantamiento, se realiza el modelamiento de los procesos con

enfoque en las necesidades y soluciones para la optimización de sus
actividades diarias. Además, se realiza una propuesta que permite de forma
instantánea y automática, información y reportes gerenciales, datos que ayuda
para la generación de medición de indicadores de gestión logística.

En última instancia, se realiza el análisis financiero, mediante indicadores que

reflejan la rentabilidad y factibilidad económica del proyecto para la toma de
decisiones frente a su implementación y ejecución.
 vii

ABSTRACT

This paper proposes an integrated process solution by investing in an ERP

(Enterprise Resource Planning) for a distributor of personal protection
Equipment Company; the main warehouse is located in northern Quito. The
focus of the company is to improve and optimize company processes, such as
procurement processes for proper supply, stock management of their products,
and provide better customer service, which are the central root of the value
chain.

The company is migrating from a small to a medium-sized, so they consider

implementing the ERP solution to enable improved logistics and management
control of current and future inventories.

In order to achieve success with an ERP, one must apply an AIP (Accelerated
Implementation Program) methodology. This will allow for the identification of
problems involving the logistical management of the company.

The survey presented in this thesis shows the best course of action in order to
optimize daily activities. The proposal enclosed in this project would allow
regularly updated information to provide to the company in question. This, in
turn would allow the company, to automatically check logistic and managerial
reports.

Ultimately, the financial analysis is carried out, using indicators that reflect the
profitability and economic feasibility of the project.
 ÍNDICE

INTRODUCCION ...................................................................................... 1
1. SITUACIÓN ACTUAL ........................................................................ 2
1.1. Antecedentes ....................................................................................... 2
1.2. Alcance .................................................................................................. 2
1.3. Justificación .......................................................................................... 3
1.4. Metodología a utilizar ......................................................................... 5
1.4.1. Fases de implementación SAP Business One ............................... 5
1.4.1.1. Primera fase – Preparación ................................................ 5
1.4.1.2. Segunda fase – Preparación .............................................. 6
1.4.1.3. Tercera fase – Realización ................................................. 6
1.4.1.4. Cuarta fase – Preparación ................................................. 7
1.4.1.5. Quinta fase – Producción ................................................... 7
1.4.2. Composición del equipo de implementación .................................. 8
1.5. Objetivos ............................................................................................. 10
1.5.1. Objetivo general............................................................................ 10
1.5.2. Objetivos específicos .................................................................... 10

2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ................................................ 11

2.1. Sistema ERP ...................................................................................... 11
2.1.1. Definición de Planeación de Recursos Empresariales (ERP) ....... 11
2.1.2. Ventajas del ERP.......................................................................... 12
2.1.3. Desventajas del ERP .................................................................... 13
2.1.4. Historia del ERP ........................................................................... 13
2.2. Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP) ............ 15
2.2.1. Concepto de MRP ........................................................................ 15
2.2.2. Datos de Planificación .................................................................. 17
2.2.2.1. Tiempo de Entrega (Lead Time) ......................................... 17
2.2.2.2. Pedido Múltiple ................................................................... 17
2.2.2.3. Método de Aprovisionamiento ............................................ 17
 2.2.2.4. Riesgo de Obsolescencia y Stock out ................................ 18
2.3. Gestión de Inventarios .................................................................... 18
2.3.1. Niveles y Datos de Inventario ...................................................... 18
2.3.1.1. Nivel de Inventario Mínimo ................................................. 18
2.3.1.2. Nivel de Inventario Máximo ................................................ 19
2.3.2. Métodos de Valoración de Inventario........................................... 20
2.3.2.1. Promedio Ponderado .......................................................... 20
2.3.2.2. Costo Estándar ................................................................... 21
2.3.2.3. FIFO ................................................................................... 21
2.3.3. Inventario Permanente ................................................................. 22
2.4. Modelo de excelencia operacional ................................................ 22
2.4.1 Cadena de suministro ................................................................... 23
2.5. Indicadores de Gestión Empresariales ....................................... 24
2.6. SAP Business One .......................................................................... 24
2.6.1 Beneficios de Negocio SAP Business One ................................... 25

3. LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ....................................... 27

3.1. Análisis Actual ................................................................................... 27
3.2. Organigrama funcional de la empresa ........................................ 29
3.3. Misión .................................................................................................. 30
3.4. Visión .................................................................................................. 30
3.5. Mapa de Procesos de la empresa................................................ 31
3.6. Relevamiento de procesos ............................................................ 32
3.6.1. BBP – Compras ........................................................................... 32
3.6.1.1. Objetivo .............................................................................. 32
3.3.6.2 Cuestionario ........................................................................ 32
3.3.6.3. Diagrama de flujo proceso de compras actual .................... 36
3.6.2. BBP – Proveedores ..................................................................... 37
3.6.2.1. Objetivo .............................................................................. 37
3.6.2.2. Cuestionario ....................................................................... 37
3.6.3. BBP – Clientes ............................................................................. 39
 3.6.3.1. Objetivo .............................................................................. 39
3.6.3.2. Cuestionario ....................................................................... 40
3.6.4 BBP – Ventas ............................................................................... 42
3.6.4.1. Objetivo .............................................................................. 42
3.6.4.2. Cuestionario ....................................................................... 42
3.6.4.3. Diagrama de flujo proceso de ventas actual ....................... 46
3.6.5. BBP – Inventario .......................................................................... 47
3.6.5.1. Objetivo .............................................................................. 47
3.6.5.2. Cuestionario ....................................................................... 47
3.6.5.3. Diagrama de flujo proceso de inventario actual .................. 51

4. DISEÑO DEL MODELO DE OPTIMIZACIÓN ..................... 52

4.1. Diseño del Proceso de Compras .................................................. 52
4.1.1. Gestión de compras en SAP Business One (estándar) ............... 55
4.1.2. Documentos del proceso de Compras en SAP Business One .... 56
4.1.2.1. Solicitud de Compra ........................................................... 56
4.1.2.2. Oferta de compras .............................................................. 56
4.1.2.3 Orden de Compra ................................................................ 56
4.1.2.4. Entrada de Mercancías....................................................... 56
4.1.2.5. Devolución de Mercancías ................................................. 57
4.1.2.6. Factura de Proveedores ..................................................... 57
4.1.2.7. Nota de Crédito .................................................................. 57
4.1.3. Diagrama de flujo – Solicitud de Compra..................................... 58
4.1.4. Diagrama de flujo – Oferta de Compra ........................................ 59
4.1.5. Diagrama de flujo – Orden de Compra ........................................ 60
4.1.6. Diagrama de flujo – Entrada de Mercancía .................................. 61
4.2. Diseño Proveedores ............................................................ 62
4.2.1. Gestión de Socios de Negocio – Proveedores en SAP
Business One (estándar) ....................................................................... 64
4.2.2. Diagrama de flujo – Creación Proveedor ..................................... 65
4.3. Diseño Clientes................................................................................. 66
 4.3.1. Gestión de Socios de Negocio – Clientes en SAP Business
One (estándar) ....................................................................................... 67
4.3.2. Diagrama de flujo – Creación Cliente .......................................... 68
4.4. Diseño del Proceso de Ventas ...................................................... 69
4.4.1. Gestión de compras en SAP Business One (estándar) ............... 70
4.4.2. Documentos del proceso de Ventas en SAP Business One ........ 71
4.4.2.1. Oferta de Ventas ................................................................ 71
4.4.2.2 Orden de Venta ................................................................... 71
4.4.2.3. Entrega ............................................................................... 71
4.4.2.4. Devolución .......................................................................... 71
4.4.2.5. Factura de deudores .......................................................... 71
4.4.2.6. Nota de Crédito .................................................................. 71
4.4.3. Diagrama de flujo – Orden de Venta............................................ 72
4.4.4. Diagrama de flujo – Orden de Aprovisionamiento........................ 73
4.4.5. Diagrama de flujo – Entrega ........................................................ 74
4.5. Diseño del Proceso de Inventario ................................................ 75
4.5.1. Método de Valoración .................................................................. 76
4.5.2. Bodegas ....................................................................................... 77
4.5.3. Transferencia de Bodegas ........................................................... 79
4.5.4. Mínimos y Máximos ..................................................................... 80
4.5.5. Conteos Cíclicos de Inventario .................................................... 82
4.5.6. Series y Lotes .............................................................................. 83
4.5.7. Gestión de Inventario ................................................................... 84
4.5.8. Proceso de inventario en SAP Business One (estándar) ............. 86
4.5.9. Diagrama de flujo – Creación de Artículo .................................... 87
4.5.10. Diagrama de flujo – Proceso de Autorización ............................ 88
4.5.11. Diagrama de flujo – Recuento de Inventario .............................. 89
4.5.12. Diagrama de flujo – Contabilización de Stock ............................ 90
4.5.12. Diagrama de flujo – Baja de Inventario ...................................... 91
4.5.12. Diagrama de flujo – Transferencia de Stock .............................. 92
5. INDICADORES DE CONTROL –
GESTIÓN LOGÍSTICA ......................................................................... 93
5.1. Indicadores de Abastecimiento ..................................................... 94
5.2. Indicadores de Ventas .................................................................... 96
5.3. Indicadores de Inventario ............................................................... 97
6. ANÁLISIS FINANCIERO ................................................................ 98
6.1. Inversión en SAP Business One................................................... 98
6.2. Inversión Indirecta y Total de la Inversión ................................ 100
6.3. Beneficios del ERP ........................................................................ 101
6.4. Flujo Anual Libre............................................................................. 103
6.5. Tasa Mínima Aceptable de Retorno (TMAR) .......................... 105
6.6. Valor Neto Actual (VAN) ............................................................... 106
6.7. Tasa Interna de Retorno (TIR) .................................................... 106
6.8. Costo – Beneficio ........................................................................... 107
6.9. Periodo de Recuperación ............................................................. 108
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................... 110
6.1. Conclusiones ................................................................................... 110
6.2. Recomendaciones ......................................................................... 111
REFERENCIAS ..................................................................................... 113
ANEXOS ................................................................................................... 115
 ÌNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Metodología AIP – SAP Business One ............................................... 8

Figura 2. Equipo de la Implementación .............................................................. 9
Figura 3. Modelo Básico de ERP. .................................................................... 12
Figura 4. Evolución de la Gestión Empresarial................................................. 15
Figura 5. Proceso de MRP en SAP Business One ........................................... 16
Figura 6. Excelencia Operacional.................................................................... 23
Figura 7. Configuración del Sistema en SAP Business One ............................ 25
Figura 8. Características de SAP Business One .............................................. 26
Figura 9. Organigrama Funcional de la Compañía........................................... 29
Figura 10. Mapa de Procesos de la Compañía ................................................ 31
Figura 11. Diagrama de flujo proceso de compras ........................................... 36
Figura 12. Diagrama de flujo proceso de ventas .............................................. 46
Figura 13. Diagrama de flujo Proceso de Inventario ........................................ 51
Figura 14. Modelo Proceso de Compras .......................................................... 55
Figura 15. Solicitud de Compra en SAP Business One .................................... 58
Figura 16. Oferta de Compra en SAP Business One ....................................... 59
Figura 17. Orden de Compra en SAP Business One ....................................... 60
Figura 18. Entrada de Mercancía en SAP Business One ................................. 61
Figura 19. Proveedores en SAP Business One................................................ 65
Figura 20. Clientes en SAP Business One ....................................................... 68
Figura 21. Modelo Proceso de Ventas ............................................................. 70
Figura 22. Orden de Venta en SAP Business One........................................... 72
Figura 23. Orden de Aprovisionamiento en SAP Business One ...................... 73
Figura 24. Entrega en SAP Business One ....................................................... 74
Figura 25. Ubicaciones en SAP Business One ................................................ 79
Figura 26. Inventario ........................................................................................ 86
Figura 27. Creación de Artículo en SAP Business One ................................... 87
Figura 28. Proceso de Autorización en SAP Business One ............................. 88
Figura 29. Recuento de Inventario en SAP Business One ............................... 89
Figura 30. Contabilización de Stock en SAP Business One ............................. 90
Figura 31. Baja de Inventario en SAP Business One ....................................... 91
Figura 32. Transferencia de Stock en SAP Business One ............................... 92
 ÌNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Método de Valoración FIFO ............................................................... 22
Tabla 2. Descuento Clientes ............................................................................ 41
Tabla 3. Clasificación Proveedor ...................................................................... 62
Tabla 4. Clasificación Clientes ......................................................................... 66
Tabla 5. Clasificación Artículos ........................................................................ 75
Tabla 6. Método de Valoración Promedio Ponderado ...................................... 77
Tabla 7. Bodegas ............................................................................................. 77
Tabla 8. Gestión de Stock ................................................................................ 78
Tabla 9. Cálculo Mínimos y Máximos ............................................................... 82
Tabla 10. Datos de Inventario .......................................................................... 84
Tabla 11. Movimiento de inventario en SAP Business One ............................. 85
Tabla 12. Indicador de Calidad en Órdenes de Compra .................................. 94
Tabla 13. Indicador de Volumen de Compra .................................................... 95
Tabla 14. Indicador de Calidad de Entregas .................................................... 96
Tabla 15. Indicador de Control de Inventario Obsoleto .................................... 97
Tabla 16. Horas de Implementación Estándar - SAP Business One ................ 99
Tabla 17. Inversión en SAP Business One .................................................... 100
Tabla 18. Inversión Indirecta en la Implementación ....................................... 101
Tabla 19. Total de Inversión para Implementación ......................................... 101
Tabla 20. Beneficios con SAP Business One para la Empresa...................... 102
Tabla 21. Flujo anual libre .............................................................................. 104
Tabla 22. Cálculo TMAR ................................................................................ 105
Tabla 23. Cálculo VAN ................................................................................... 106
Tabla 24. Cálculo TIR ..................................................................................... 107
Tabla 25. Cálculo Costo-Beneficio ................................................................. 108
Tabla 26. Flujo libre acumulado ..................................................................... 108
Tabla 27. Cálculo Periodo de Recuperación .................................................. 109
 1

INTRODUCCION

Actualmente, en las empresas está siendo común adquirir una solución

empresarial que ayude a gestionar los procesos de la compañía, no solo
aquellas grandes empresas, ya que desde pequeñas empresas están
cambiando su visión tecnológica, las cuales han optado por sistematizarse por
medio de sistemas ERP. Este es el caso de una mediana empresa
comercializadora en el país, que el principal objetivo es proponer la
implementación de un sistema informático reconocido a nivel mundial, que
aplica las mejores prácticas de gestión de procesos a nivel empresarial.

En el Capítulo I se describe la situación actual que justifique la propuesta de la

implementación, además la metodología que se utiliza para tener una
implementación óptima y los objetivos propuestos para el presente trabajo.

En el segundo capítulo, se definen conceptos fundamentales para el

entendimiento del trabajo.

En el tercer capítulo, se puede observar toda la actualidad de los procesos de

logística de la empresa, mediante un relevamiento de procesos, adaptado a la
metodología que se utiliza para la implantación del sistema.

En el cuarto capítulo se realiza un modelamiento y diseño de los procesos, y

las soluciones de control logística que se puede originar a partir del nuevo
sistema ERP.

En el quinto capítulo se muestra una propuesta de indicadores de gestión

logística, que se podrán calcular, a partir con la información instantánea y real
que puede traer un ERP.

En sexto capítulo se realiza un análisis financiero, para saber si la inversión

que puede realizar la empresa resulta rentable para la compañía

En el último capítulo se indican las conclusiones y recomendaciones que se

dieron al finalizar todo el desarrollo de la propuesta de implementación.
 2

CAPITULO I

1. SITUACIÓN ACTUAL

1.1. Antecedentes

Esta propuesta es para una empresa dedicada a la importación y

comercialización de productos de seguridad industrial (EPP), nueva en el
mercado ecuatoriano, específicamente para el campo industrial y
agroindustrial.
El mercado de equipos de seguridad industrial, hoy por hoy se encuentra en su
punto más alto de los últimos años. Como podemos entender todas las
empresas quieren estar adecuadamente protegidas por equipos que sean
necesarios para sus trabajadores, por lo que está siendo una demanda alta en
todas las empresas de manufactura.
A diferencia de países latinoamericanos y en general a nivel internacional,
donde el desarrollo tecnológico avanza aceleradamente; en economías
emergentes como es el caso de Ecuador, muchos de los negocios tardan
varios años en implementar productos y servicios con base tecnológica. Es el
caso de los softwares empresariales, que a pesar de potenciar la gestión de
modelos de negocio no lo hacen, ya sea por la falta proveedores, presupuesto,
o simplemente desconocimiento por parte de las altas gerencias o los
responsables de la toma de decisiones, sobre los beneficios que pueden traer
como: controlar, agilitar y automatizar varios procesos dentro de distintos
departamentos corporativos. Como consecuencia de esto, datos e información
que podría convertirse en analíticas, queda relegada y muchas veces no es
tomada en cuenta y es pasada por alto en procesos manuales.

1.2. Alcance

Debido al crecimiento que ha realizado en los últimos años el mercado

ecuatoriano en equipos de protección personal, se ha planeado realizar una
mejora en todos los procesos de la empresa con el fin de ser altamente
 3

competitivos en el mercado y ser reconocido a nivel nacional dentro y fuera de

sus áreas de comercialización, ya que gestionando y relacionando todos los
recursos de una empresa se puede llegar a optimizar todos sus procesos. Es
por esto que se propone la implementación de una metodología de
planificación de recursos empresariales ERP, para que todas las áreas de la
organización estén interrelaciones, se automatice todos los proceso y se
comparta y revise información en tiempo real, con el fin de eliminar los cuellos
de botella y aumentar la rentabilidad de la empresa.

Esta solución se proyecta que funcione por los próximos 10 años dentro de la
empresa debido a que las necesidades de la empresa llegarían a ser diferentes
y se podría agregar módulos al ERP anteriormente implementado.

Un software ERP ha conseguido obtener fuerza en el mercado ecuatoriano ya

que no solo las grandes empresas han sentido la necesidad de tener una de
estas aplicaciones, sino también las pymes han optado por un ERP ya que
estos se adaptan al tipo de empresa, y su precio varía dependiendo al tipo y los
módulos que se implementan.

En este proyecto se va enfocar en los módulos de inventarios y en la gestión de

compras y ventas, los cuales van a ser integradas a las demás áreas de las
empresas. Se aplicaran buenas prácticas propias del sistema, las cuales están
estandarizadas en cada proceso del sistema de gestión ERP SAP Business
One.

1.3. Justificación

La empresa ha sentido la necesidad de integrar todas sus áreas dentro de la

organización, por lo que al finalizar este trabajo se le propondrá la
implementación de un software empresarial, será una aplicación escogida a la
medida, para mejorar la calidad de todos sus procesos donde tendrá un valor
agregado por el nuevo servicio de punta que se ofrecerá. Los beneficiaros de
esto también serán sus clientes, que sentirán el cambio que va a existir en su
 4

proveedor llegando a tener más confianza por la calidad del servicio que se
brindará y la buena imagen de la empresa dentro del mercado ecuatoriano.
Además se tendrá una alta posibilidad de que los clientes potenciales pasen
ser clientes. Debido a los antecedentes de la empresa, se decide implementar
la solución tecnológica del ERP: SAP Business One, que se enfoca a medianas
empresas con el fin de mejorar todas las necesidades de la empresa y
estandarizar sus procesos.
Se llegará a controlar:

 Toma de tiempos (lead time).

 Entrega al cliente (satisfacción del cliente).
 Visualización de los pedidos.
 Planificador de los materiales (MRP).
 Priorizar entregar de pedidos a clientes.

La empresa comercializadora de EPP´s se ha manejado con un sistema

operativo básico. El cambio de un sistema que limita sus necesidades, a un
ERP que no solo es sistema contable, llenara las expectativas tanto de las
gerencias como la de sus empleados. El cambio de tecnología seria su
prioridad con el fin de seguir creciendo como empresa, dentro y fuera del
mercado ecuatoriano.

A continuación se detalla alguno de los beneficios que ofrece el sistema en el

ámbito logístico del ERP de SAP Business One:

 Integración de todas las áreas en un solo sistema.

 Mejora la organización y control de aprovisionamiento de materia prima,
suministros y materiales.
 Proceso de compras controlado y optimizado a través de las
herramientas del SAP Business One.
 Control de inventario óptimo de stock.
 Control de cobranzas a cadenas y otros clientes a crédito
 5

 Conocer a detalle los Activos que dispone la empresa su ubicación y

responsables
 Resultados por Sucursal – Bodega
 Repuesta optima al cliente, durante todo el proceso de ventas.

1.4. Metodología a utilizar

Instalar e implementar SAP Business One rápida y fácilmente se realizará

mediante la metodología "AIP" (Accelerated Implementation Program), en
español Programa de Implementación Acelerada, es una metodología creada
por la marca SAP que utiliza las mejores prácticas. AIP ha sido diseñada para
servir como una guía para la configuración del sistema durante el proceso de
implementación. Contiene un conjunto de plantillas, listas de control,
herramientas, y otra información de apoyo, que serán la principal guía para
tener una implementación exitosa. Esta metodología divide el proceso en cinco
principales fases. Cada fase lleva tareas relevantes que tienen que ser
completadas por el responsable líder de crear la implementación, además
sugiere los roles, responsabilidades y plazos necesarios para completar con
éxito la implementación.

1.4.1. Fases de implementación SAP Business One

1.4.1.1. Primera fase – Preparación

Propósito: Proporcionar la planeación y preparación inicial para la

implementación del proyecto. En esta fase se definen los responsables del
proyecto de la empresa a implementar.

Acontecimientos:

 Firma de contrato de venta del sistema

 Entrega del proyecto por parte del departamento de Ventas de
consultoría al departamento de Servicios. El departamento de
 6

Servicios serán los encargados de la implementación de SAP

Business One. (Kick Off Interno)
 Reunión inicial entre el cliente y el equipo de consultoría. Se firma
una acta de inicio del proyecto (Kick Off)

1.4.1.2. Segunda fase – Preparación

Propósito: Mediante reuniones con el cliente, se levantaran los procesos de

compras, ventas e inventarios de la empresa, y se modelaran los procesos en
SAP Business acoplado a la realidad de la empresa, ofreciendo mejoras en los
procesos.

Acontecimientos:

 Agendar citas con la empresa, para el levantamiento de los

procesos de compras, ventas e inventarios.
 Documentar los procesos de la empresa. Mediante un banco de
preguntas se analizan todos los procesos y crean documentos
llamados ¨Business Blueprint¨
 Mostrar en SAP Business One los procesos principales de la
empresa.
 Definir los procesos en cada Business Blueprint.
 Firmar lo que se documentó durante el levantamiento y
modelamiento de los procesos.

1.4.1.3. Tercera fase – Realización

Propósito: Instalación y parametrización del sistema definidos en la fase

anterior, en el servidor de la empresa.

Acontecimientos:

 Parametrización de SAP Business One basado en los Business

Blueprint
 7

 Desarrollos en el sistema en caso de encontrar en la segunda

fase.
 Migración de Datos Maestros. Traspaso de plantillas mediante el
software DTW (Data Transfer Workbench)
 Firma de cierre de fase.

1.4.1.4. Cuarta fase – Preparación

Propósito: Preparación final del sistema y organización de la empresa para la

salida a vivo.

Acontecimientos:

 Migración de saldos iniciales a SAP Business One.

 Capacitaciones a usuarios líderes de cada proceso.
 Realizar pruebas finales en el sistema.
 Efectuar un plan de salida a vivo
 Firma de cierre de fase.

1.4.1.5. Quinta fase – Producción

Propósito: Es la salida a vivo del nuevo sistema. Comienza a funcionar el ERP

SAP Business One, y se da soporte en las primeras transacciones que se
realizan en el sistema, durante el primer mes de Producción.

Acontecimientos:

 Definir el soporte que se realiza.

 Se monitorea las primeras transacciones.
 Optimizar el funcionamiento general del nuevo sistema.
 Cierre y firma final del proyecto.
 8

En la figura 1 se muestra gráficamente todas las fases de la metodología AIP.

Influyen factores que se presentan durante toda la implementación como la de
Gestión del Cambio, Gerencia del Proyecto y Conversión de Datos.

Figura 1. Metodología AIP – SAP Business One

1.4.2. Composición del equipo de implementación

A continuación se detallan las personas involucradas que deben estar durante

el proceso.

 Por parte de las personas que implementan:

Gerente de Proyectos: Persona que manejará el proyecto en el lado de las

personas que implementan.

Encargado de planificar todas las tareas de los consultores.

 9

Consultores: Personas encargadas de manejar todos los procesos para la

implementación.

 Por parte del cliente:

Gerencia: Persona encargada de toma de decisiones en el proyecto.

Gerencia de Proyecto: Persona encargada de guiar a los futuros usuarios.

Canal de comunicación con Gerente de Proyectos por parte de los
implementadores.

Líderes de ares: Usuario clave durante el proyecto. Persona encargada de

entregar toda información que le solicite el consultor.

Figura 2. Equipo de la Implementación

 10

1.5. Objetivos

1.5.1. Objetivo general

 Desarrollar la propuesta de implementación de un sistema tecnológico

ERP con el fin de integrar y optimizar los procesos de planificación y
control de la organización

1.5.2. Objetivos específicos

 Levantar los procesos de la empresa para dar posibles mejoras, y

estandarizarlos.

 Sistematizar las acciones y movimientos de la empresa, desde la

evaluación de proveedores hasta la facturación del cliente final.

 Optimizar el uso de los recursos mediante la implementación de

procesos adaptados al ERP.

 Simular escenarios de las operaciones empresariales de inicio a fin en

cada uno de sus procesos dentro del sistema ERP.

 Definir indicadores de gestión logística, para controlar el rendimiento de

la compañía, mediante le recopilación de datos que muestra el sistema
ERP.

 Realizar un análisis financiero para calcular la factibilidad del proyecto

mediante indicadores económicos.
 11

CAPITULO II

2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

2.1. Sistema ERP

2.1.1. Definición de Planeación de Recursos Empresariales (ERP)

ERP es un sistema de planificación y control de gestión empresarial, el cual

hace que la información de la empresa sea fluida, dinámica e inmediata,
permitiendo el mejoramiento continuo dentro y fuera de la empresa, mediante
un software comercial que integra todas las funciones y transacciones de la
empresa.

La plataforma que presenta un ERP es mediante módulos, sobresaliendo el

módulo de planificación, que vendría a ser el corazón del ERP. Asimismo
integrando las diferentes áreas de la empresa dando a nombrar los siguientes
módulos:

 Finanzas
 Ventas – Clientes
 Compras – Proveedores
 Inventario
 Producción
 Recursos
 Servicio
 12

Figura 3. Modelo Básico de ERP.

Tomado de Nuve Data s.f. Recuperado de: http://nuvedata.com/homepage-
v1/apps/nuve-erp

2.1.2. Ventajas del ERP

Un ERP representa importantes beneficios para las compañías, entre las

trascendentales están:

 Controlar con mayor efectividad todos los procesos de negocio a través

de una herramienta que permita visualizar con facilidad las
oportunidades de mejoramiento y optimización de los recursos que una
empresa emplea en todas sus operaciones.
 Tener trazabilidad y control de todas las actividades involucradas en el
desarrollo de sus procesos.
 13

 Automatizar los procesos de la empresa, para así obtener información

instantánea actualizada.
 Aprovechar de la información sobre clientes, aliados y proveedores, para
apoyar estratégicamente el crecimiento de la organización.
 Optimizar el abastecimiento de inventario, mediante la planificación
maestra.
 Obtener Reportes e Informes gerenciales al día, con tan solo un clic.

2.1.3. Desventajas del ERP

Siendo un sistema con tantos beneficios, existen ciertos problemas que pueden
incomodar el proyecto de implementación, las cuales se detallan a
continuación:

 Por lo general, estos softwares tienen un costo alto, ya que existe un

costo de licencias, adicional un costo de consultoría.
 Perdida de interés en empleados de la empresa a implementar, que se
oponen al cambio de sistema.
 Ya que es un proceso largo de implementación (mínimo 6 meses),
puede haber varios cambios, tanto en la empresa a implementar como
en el equipo de consultoría, que podría desestabilizar y atrasar al
proyecto.
 Falta de colaboración en el momento de trasladar la información a
consultores.

2.1.4. Historia del ERP

El comienzo de los ERP nace en la segunda guerra mundial, cuando Estados

Unidos crea softwares, siendo un invento militar para administrar y tener
información de sus recursos durante la guerra.
 14

En los años 60´s tras la aparición de computadoras en las empresas, empiezan

a gestionar sus actividades mediante softwares tipo IMC (Gestión y Control de
Inventarios), que se acoplaban a las empresas, teniendo la misma estructura
de los sistemas que utilizaban los militares, acoplándose a las necesidades de
las compañías.

Para los años 70´s se comercializaba sistemas informáticos que con la

aplicación del MRP (Planificación de Necesidades de Materiales),
especialmente este se utilizaba para predecir los materiales que se necesitaría
la compañía para no quedar desabastecidos y planificar su adquisición,
enfocándose principalmente para empresas de producción.

Luego de una década se creó el MRP II (Planificación de Recursos de

Producción), orientado en la planificación de capacidad de maquinaria y mano
de obras de las empresas.

En los años 90´s es cuando crean el primer ERP, incluyendo en un solo

sistema varias áreas de la empresa, no solo enfocándose en el inventario,
ahora integrando áreas como financiera, logística, y teniendo la oportunidad de
poder intercambiar y obtener información al instante.

En el siglo XXI ha tenido un alto desarrollo tecnológico, y uno de estos

desarrollos ha sido en sistemas informáticos, pudiendo compartir con terceros
información del sistema de la compañía, este sistema llamándose SCM
(Gestión de Cadena de Suministro). Además que la información actual se
podría almacenar en la nube, que es un nuevo método para almacenar datos
en la web.
 15

Figura 4. Evolución de la Gestión Empresarial

2.2. Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP)

2.2.1. Concepto de MRP

MRP viene de ¨Material Requirements Planning¨ que en español significa

Planificación de Requerimiento de Materiales, es un sistema de planificación de
inventarios, para un respectivo control y abastecimiento de stock, basado en
los máximos y mínimos del maestro del artículo.

Su principal objetivo es efectuar un sistema de planificación de necesidades de

stock que exista en la empresa, tanto como materia prima o producto
terminado, esto sirva para artículos que se fabrican o materiales de compra,
dependiendo el tipo de aprovisionamiento del producto, basándose en
parámetros como: el tiempo de entrega (lead time), máximos, mínimos o
necesarios del artículo, calendario de la empresa, enfocándose si existen días
de feriados reevaluación de los inventarios, y además la previsión, demanda y
los suministros existentes en las bodegas de la empresa.

El ¨MRP consiste esencialmente en un cálculo de necesidades netas de los

artículos (productos terminados, subconjuntos, componentes, materia prima,
 16

etc.) introduciendo un factor nuevo, no considerado en los métodos

tradicionales de gestión de stocks, que es el plazo de fabricación o de compra
de cada uno de los artículos, lo que en definitiva conduce a modular a lo largo
del tiempo las necesidades, ya que indica la oportunidad de fabricar (o
aprovisionar) las componentes.¨ (Companys y Fonollosa, 2009, p.20)

Tras realizar la planificación mediante el MRP, da como resultado

recomendaciones que validan todos los factores deseados de acuerdo a la
necesidad de abastecer los almacenes de la empresa. Y por último se tendrán
que realizar el abastecimiento inmediatamente de acuerdo al informe que creó
la planificación del MRP, para tener respuestas de aprovisionamiento firmes.

Figura 5. Proceso de MRP en SAP Business One

Tomado de SAP Help (s.f.)
 17

2.2.2. Datos de Planificación

2.2.2.1. Tiempo de Entrega (Lead Time)

El Lead Time o Tiempo de Entrega en español, es el tiempo planificado o

esperado que toma en producir o comprar el artículo, desde el momento en que
se realiza el pedido del producto, hasta que se recepta el producto final por
parte del cliente.

Además se puede añadir un tiempo de tolerancia para tener una mejor

planificación y tener un cálculo más aterrizado a la realidad dentro del MRP.
Este tiempo, entre menor sea el valor, más rotación podría tener el producto,
dándole un valor agregado al producto como tal.

Cada artículo tiene su propio Lead Time, a pesar de que tengan similares
características, esto se verá afectado de acuerdo al Proveedor o al proceso de
fabricación que tenga que pasar el producto.

2.2.2.2. Pedido Múltiple

El pedido múltiple es el valor que se va a pedir el momento de abastecimiento,

es decir, si el pedido múltiple es 6 y existe la necesidad de que se necesita 9, el
MRP recomiendo que se compren 12.

También se puede definir una cantidad mínima de pedido, el MRP toma en

cuenta el valor de que se necesita para satisfacer la demanda del cliente y lo
mínimo que se requiere el momento de hacer algún pedido de compra.

2.2.2.3. Método de Aprovisionamiento

Existen dos métodos de abastecimiento principales, comprar y producir. Estos

métodos se ejecutan de acuerdo al negocio de la empresa. Las empresas
pueden tener tanto uno como los dos métodos.
 18

Para los artículos que se producen, el cálculo de MRP tomaran en cuenta los
artículos de nivel superior, es decir, se recomienda realizar ordenes de
fabricación para el producto final.

2.2.2.4. Riesgo de Obsolescencia y Stock out

Las existencias en el almacén puede estar en peligro, cuando en las bodegas

se generan o se agota el inventario o a su vez lo contrario, cuando existe una
cantidad excesiva de artículos que pueden quedar nulos, y generan costo de
almacenaje.

2.3. Gestión de Inventarios

El sistema de gestión de inventarios se encarga de equilibrar el stock en las

bodegas, a su vez establece los requerimientos de los departamentos de la
empresa, como por ejemplo, en el área Comercial se desea tener en cuenta el
mínimo de cada producto para tener suficiente cantidad de artículos, esto es
para la óptima satisfacción al cliente y no tener ventas perdidas. Por otro lado
en el área de Producción no desabastecerse de materia prima y no tener paras
en producción, debido a los faltantes de materiales en las líneas productivas.

Asimismo se puede realizar un control excesivo de inventario, por medio de un

control o conteo físico de inventario en los almacenes, o un control contable
mediante el Kardex del artículo, esto nos sirve para impedir acumulaciones
grandes de stock. Por lo que se puede controlar artículos con baja rotación de
stock.

2.3.1. Niveles y Datos de Inventario

2.3.1.1. Nivel de Inventario Mínimo

El stock mínimo establece si la bodega tenga que parar y no seguir proveyendo

de productos a los clientes, sin dejar a un lado el servicio al consumidor que se
 19

presta en las compañías, es decir, si en la empresa el nivel de inventario es

inferior a la cantidad mínima que se calculó para el producto, se puede
bloquear ventas o emitir una alerta para definir que este producto está siendo
definido por debajo del stock.

Se puede definir el nivel mínimo de stock con la siguiente fórmula:

StMi = Cmid x LT (Ecuación 1)

Donde:

StMi: Stock Mínimo

Cmid: Consumo Mínimo Diario
LT: Lead Time (Tiempo de entrega)

2.3.1.2. Nivel de Inventario Máximo

Las empresas no tienen la posibilidad de acumular el mismo volumen de

inventario, por lo tanto el nivel de inventario máximo es un valor que se calcula
adecuado para garantizar que el almacén de la empresa tenga un abasto
adecuado durante los ciclos de pedido de clientes.

A más de que existe la posibilidad de bloquear y alarmar compras para que no

exceda el nivel máximo del producto.

Se puede definir el nivel máximo de stock con la siguiente fórmula:

StMa = (Cmad * LT) + StMi (Ecuación 2)

Donde:
StMa: Stock Máximo
Cmad: Consumo Máximo Diario
LT: Lead Time (Tiempo de entrega)
StMi: Stock Mínimo
 20

2.3.2. Métodos de Valoración de Inventario

El método de valoración de inventarios son técnicas que se utilizan para poder

valuar el inventario, es decir, se calcula el costo del producto de acuerdo a su
método de valoración escogido por la compañía.

¨Es el proceso de dar valor al inventario a partir de su costo o de su valor en el

mercado. Ya que este puede cambiar con el tiempo, el valor del costo del
inventario es usualmente computado sobre bases FIFO, LIFO, o de costo
estándar para establecer el costo de las mercaderías vendidas.¨ (Mora, 2011,
p.45)

2.3.2.1. Promedio Ponderado

El método de valoración Promedio Ponderado es uno de los más usados para

costear los artículos en las compañías, el cual calcular el costo medio y se va
recalculando por cada entrada de mercancía que se genere a la bodega de la
empresa.

El costo de las entradas de mercancía por artículo puede ser diferente por lo
que se generan entradas del mismo artículo a diferentes precios, también
puede variar el proveedor o la época del año, entonces el cálculo que se
realiza, es mediante el valor total de las compras, y se divide por la cantidad de
unidades que se tiene en stock de artículo.

Mediante la siguiente ecuación se calcula el promedio ponderado:

CPP = ST / CT (Ecuación 3)

Donde:

CPP: Costo Promedio Ponderado

ST: Saldo Total
CT: Cantidad Total
 21

2.3.2.2. Costo Estándar

El costo estándar es el costo predeterminado que se realiza a un artículo; no

varía a menos que se realice una revalorización de inventario. En el Kardex del
artículo solo muestra el costo que se le asignó al producto, sin ningún tipo de
cálculo como otros métodos de valoración. En todos los movimientos del
producto utiliza el precio que se determinó para el mismo.

¨El costo estándar predeterminado se expresa en términos de una sola unidad.

Representa el costo planeado de un producto y por lo general se establece
antes de iniciarse la producción, proporcionando así una meta que debe
alcanzar. Este nos sirve como base fundamental para evaluar la eficiencia de
una entidad, la cual se debe encontrar en un punto normal de producción.¨
(brd.unid, s.f.)

2.3.2.3. FIFO

El método de valoración FIFO (First in First out) en español, primero en entrar

primero en salir, es un método que comúnmente se utiliza para empresas
comercializadoras o productoras de alimentos, por lo que los productos que
primero entran al stock de la empresa son los primeros en salir, es decir, lo
primero artículos en comprar o fabricar son los primeros en comercializarse. El
costo del producto que entra es el costo del producto que sale.

Para el cálculo de este método se lo realiza de la siguiente manera:

 22

Ejemplo:

Tabla 1. Método de Valoración FIFO

Articulo: xxxxxxx
FICHA CONTROL DE INVENTARIO EN LA BODEGA
Metodo de Valoracion: FIFO
Fecha Proveedor / Cliente UND Entrada UND Salida Stock Costo / UND Valor Total Saldo
01-ene Existencias Iniciales 0 0 0 0
01-ene Compra 10 10 $ 2.00 $ 20.00 $ 20.00
02-ene Compra 5 15 $ 2.50 $ 12.50 $ 32.50
03-ene Venta 5 10 $ 2.00 $ 10.00 $ 22.50
04-ene Venta 5 5 $ 2.00 $ 10.00 $ 12.50
04-ene Venta 5 0 $ 2.50 $ 12.50 $ -
Nota: Se muestra como primero entran 10 artículos a un costo de dos dólares,
por artículo, al siguiente día entra el mismo artículo por 5 unidades en un costo
de 2,5 dólares, el tercer día sale 5 artículos por un costo de 2 dólares, y por
último en el cuarto día salen 10 artículos, 5 salen en costo de 2 dólares y los
otros 5 salen en un costo de 2,5 dólares, los cuales son los 5 de la última
entrada que se realizó en el segundo día. De esta manera es cómo se
comporta el método de valoración FIFO por artículo.

2.3.3. Inventario Permanente

El concepto de inventario permanente o perpetuo, es para establecer y tener u

control en todas las entradas y salidas de inventario con respecto a la
contabilidad, es decir, en todo movimiento de inventario de la bodega se
genera un asiento contable.

En el proceso de compras, en la Entrada de Mercancía al almacén se

generaría una transacción contable, de igual manera para el proceso de venta,
desde el documento de Entrega, se va a generar una transacción contable.

2.4. Modelo de excelencia operacional

Es un sistema de gestión empresarial, que su objetivo principal es optimizar e

integrar procesos de la compañía, para la integración de los procesos
empresariales, mediante sistemas tecnológicos de última generación.
 23

El beneficio que se obtiene es un cambio positivo a las organizaciones,

adaptando las mejores prácticas de procesos para la compañía.

Actualmente todas las empresas que tengan una visión tecnológica y

automatizada, son las primeras que optan por realizar un cambio en su
organización. Arriesgándose y modernizándose con nuevos sistemas
información, que ofrecen la optimización de los procesos empresariales,
enfocados al mejoramiento continuo de las empresas.

¨La excelencia operacional se ha definido de muchas maneras. Todas las

definiciones tienen en común que la excelencia operacional conduce a una alta
calidad y productividad y a la entrega puntual de bienes y servicios
competitivos a los clientes. Para las empresas, cada día es más importante
perseguir la excelencia operacional en el actual contexto de innovación
tecnológica, externalización, tecnología de la información y competencia
global.¨ (Kaczmarek y Tidstrom, 2006, p.52)

Figura 6. Excelencia Operacional

2.4.1 Cadena de suministro

La Cadena de suministro también conocida como Cadena de Abastecimiento y

en inglés Supply Chain, se enfoca en 3 pilares fundamentales: el
abastecimiento, la adquisición o fabricación y la distribución.
 24

Mediante la cadena de suministro, se puede controlar todos los procesos y

actividades de la empresa. El objetivo principal es mantener costos bajos en
sus productos y, al mismo tiempo, ofrecer un servicio al cliente de calidad para
obtener la satisfacción continua del consumidor.

Alejandro Terrado define que una cadena de suministro ¨es una red de
instalaciones y medios de distribución que tiene por función la obtención de
materiales, transformación de dichos materiales en productos intermedios y
productos terminados y distribución de los productos terminados a los
consumidores¨ (Terrado, 2007, p.8)

2.5. Indicadores de Gestión Empresariales

Los indicadores de gestión empresarial es, información que ayuda a tomar

decisiones gerenciales en la empresa, los cuales agregan valor a los procesos
empresariales. Además es información periódica para tener control del
rendimiento de la organización, y con esto tomar acciones para alcanzar
mejores resultados en el fututo de la compañía.

2.6. SAP Business One

SAP Business One es una solución ERP, creada para empresas PYMES, es
decir para pequeñas y medianas empresas.

Uno de sus beneficios es que posee una navegación sencilla para los usuarios,
integrándose con herramientas externas como Microsoft Office, Outlook, Adobe
Reader, Crystal Reports, entre otras.

Tiene la posibilidad de obtener información inmediata, ya sea desde tu

ordenador o también desde tu teléfono móvil o tableta, mediante una aplicación
creada exclusiva para cualquier dispositivo inteligente, y muy fácil de usar.
 25

El cerebro de este ERP son los Datos Maestros, los cuales son los datos que
se alimentan en el sistema. Estos datos maestros están compuestos por:
Artículos, Clientes/Proveedores y Plan de Cuentas. Sin estos 3 principales
factores no se podría operar el sistema.

Figura 7. Configuración del Sistema en SAP Business One

Tomado de Axalpha Consulting s.f.

2.6.1 Beneficios de Negocio SAP Business One

 Con la implementación de SAP Business One es posible incrementar los

ingresos de la compañía a través de un eficaz acceso de información
instantánea en tiempo real, obteniendo conocimiento de las nuevas
oportunidades de ventas que están abiertas en la empresa, al mismo
tiempo empieza a entrar al mercado los productos de la empresa y por
último presta niveles de servicios al cliente en caso de requerir soporte.
 Comparado a otros ERP en el mercado, SAP Business One es un
sistema accesible para las empresas, siendo un ERP completo,
abarcando la mayoría de las áreas que una empresa pueda tener.
 Es un sistema estándar pero a su vez flexible de personalizar o crear
campos que no existan en el sistema.
 Es un sistema multilenguaje con 27 idiomas y puede llevar las
transacciones en múltiples monedas.
 26

 Se puede obtener acceso a soporte local, ya que existe una red de

soporte a nivel mundial, calificados por SAP Business One

Figura 8. Características de SAP Business One

Tomado de Firsap s.f.

 27

CAPITULO III

3. LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

3.1. Análisis Actual

Las empresas comercializadores de Productos de Seguridad Industrial se han

ido expandiendo y aumentando consumidores a nivel nacional, ya que han
tenido una fuerte demanda de estos productos en los últimos años. Esto se ha
debido ya que existe un mayor control en las empresas para que sus
empleados estén correctamente equipados y con esto evitar cualquier tipo de
accidentes laborales.

Debido a la demanda alta en el país, han tenido que abastecerse con una
cantidad masiva de sus productos. Perdiendo el control de su stock en el
inventario de la empresa, y teniendo una serie de problemas en los procesos
de compras y ventas; uno de ellos, no poder seguir con la trazabilidad de cada
proceso que maneja la empresa.

Por la falta de planificación de sus inventarios, se han perdido ventas

inesperadas y el descontrol en sí de la empresa. Contando con dos bodegas en
la compañía.

Al pasar de pequeña a mediana empresa, han optado la opción de integrar

todos sus procesos mediante la adquisición de un sistema ERP. Esta
implementación tendría la solución a los problemas inmediatos que maneja la
empresa en la actualidad.

Esta herramienta incorporará todos los procesos y adicional se tendrá

información a tiempo real, consolidando información y reportes gerenciales
para el beneficio de la compañía.
 28

Por su limitado presupuesto de inversión, el software escogido por la empresa

será SAP Business One, que es un ERP exclusivo para PYMES, de la
reconocida marca alemana SAP.

Un ERP que está tomando un alto posicionamiento en el mercado ecuatoriano,

ya que este es un sistema estándar, exclusivamente con todos los
fundamentales procesos para una empresa comercializadora.
3.2. Organigrama funcional de la empresa

PRESIDENTE

GERENTE GENERAL

GERENTE
GERENTE DE GERENTE DE
ADMINISTRATIVO Y
OPERACIONES VENTAS
FINANCIERO

JEFE DE JEFE DE
ASESOR
PLANEACION CONTADOR TALENTO
COMERCIAL 1
Y LOGISTICA HUMANO

ASESOR
COMERCIAL 2
COORDINADOR ASISTENTE
LOGISTICA CARTERA
CONTABLE

ASESOR
COMERCIAL 3

BODEGERO 1 BODEGERO 2

Figura 9. Organigrama Funcional de la Compañía

29
 30

3.3. Misión

“Proveer a la empresas ecuatorianas, en el momento adecuado y en el lugar

requerido, insumos especializados necesarios para el cumplimiento de sus
metas operacionales; garantizando productos de la más alta calidad a nivel
mundial” (AMC, s.f.).

3.4. Visión

“Ser una solución integral en insumos especializados para las empresas del
Ecuador, convirtiéndonos en el proveedor más reconocido y con mayor
cobertura a nivel nacional” (AMC, s.f.).
3.5. Mapa de Procesos de la empresa

Figura 10. Mapa de Procesos de la Compañía

31
 32

3.6. Relevamiento de procesos

3.6.1. BBP – Compras

3.6.1.1. Objetivo

El BBP es el alcance o levantamiento del proceso de compras actual de la

empresa, el cual mediante un banco de preguntas puntuales, se podrá levantar
todos los procesos de la empresa referente a esta área.

En este BBP, se describe el proceso actual de compras nacionales en la

compañía y se recolecta toda la información necesaria para la configuración del
módulo de compras dentro de SAP Business One.

3.3.6.2 Cuestionario

Describir el proceso actual de compras en la compañía para lo cual solicitar al

mismo contestar las siguientes preguntas:

 ¿Cómo es el procedimiento normal de compras locales en su empresa?

Dentro de la empresa el procedimiento normal de compras, comienza con el

Jefe de Planeación, que recibe la requisición de compra aprobada por la
necesidad de reabastecimiento; si es un producto recurrente, es decir, producto
de alta rotación, emite la orden de compra y se envía al proveedor, si no es
recurrente solicita las cotizaciones de acuerdo a la política de compras y se
dirige al Jefe de Planeación quien recibe y evalúa las cotizaciones, se
selecciona el proveedor, y posterior a esto se emite la orden de compra;
posterior se envía al proveedor y se hace el seguimiento, hasta que se reciba el
producto comprado; se verifica que el producto cumpla con las especificaciones
de compra como: calidad y cantidad; se entrega el producto a bodega y la
documentación correspondiente a finanzas, para la gestión del pago.
 33

 Enumerar si se realizan procesos previos al pedido y facturación, como

por ejemplo solicitud de compra, oferta de compra (cotizaciones), etc.

Los procesos previos a la orden de compras son los siguientes:

 Solicitud de compra: la realiza la persona interesada en adquirir un
producto, en especial Gerentes Departamentales.
 Cotizaciones: se registran, varias cotizaciones que las realizara el
Coordinador de Logística. Se realizara la mejor cotización,
especialmente enfocándose en el precio del producto.

 ¿Existen listas de precios de proveedores o como son los acuerdos

comerciales?

No se manejan Lista de Precios de Proveedores en la compañía.

 ¿Es parte del proceso de compras que el proveedor pida la inclusión de

costos como son Fletes, Seguros etc., o vienen implícitos en el precio?

Actualmente, la mayoría de los proveedores entregan la mercadería en la

compañía, pero en ocasiones por temas de optimización de recursos se retira
desde el Proveedor, se realiza una negociación por temas de costos
adicionales, y los mismos se van a ver reflejados en el precio del artículo.
Los costos adicionales en compras nacionales vienen implícito en el precio del
producto.

 ¿Qué tipo de compras locales son las que realizan?

Las compras locales que realiza corresponden a los siguientes productos:

• Insumos
• Material de Empaque
• Activos Fijos
• Servicios
 34

 ¿Se manejan conversiones de unidades por la compra de artículos?

No manejan conversiones de unidades. Todo se compra en unidades, la cual

será la unidad base del módulo de compras.

 ¿Cómo se realiza las entradas de mercadería en su compañía?, Detallar

el usuario responsable del inventario y del ingreso de la mercadería a
bodega.

La Recepción la realizará el responsable de Bodega, que este en su turno. Se

recibe la mercancía y se ubica en la bodega que corresponde al artículo.

 ¿Es procedimiento de la compañía recibir el inventario en entradas

parciales o más de lo solicitado? ¿En qué casos?

Si reciben inventario de manera parcial, sin embargo existe la política de que si

un proveedor que no cumple con los tiempos acordados de entrega no se
recibirá lo pendiente del pedido de compra inicial.
Si quiere realizar una entrada con más de lo solicitado, se comienza con una
negociación directa con el Proveedor.

 ¿Es frecuente el uso de las devoluciones a proveedores por

devoluciones de materiales en mal estado o por garantía?

No es recurrente pero si lo realizan. Se hace el reclamo respectivo al proveedor

y se procede a pedir una Nota de Crédito y la devolución como tal.

 ¿Es procedimiento de la compañía recibir notas crédito o débito por

anulación, correcciones de facturas que afectan el inventario o servicios
prestados? Explique el procedimiento que utiliza la compañía para este
tipo de notas.
 35

Por parte del Proveedor se han emitido Notas de Crédito, por concepto de
mercadería en mal estado. O faltante de mercadería si fue facturada.

 ¿Las mercancías que compran locales ingresan alguna bodega

específica?

Todas las compras llegan a la BODEGA PRINCIPAL. En caso de que exista

algún producto que no sea recurrente se almacena en la Bodega Secundaria
3.3.6.3. Diagrama de flujo proceso de compras actual

Figura 11. Diagrama de flujo proceso de compras

36
 37

3.6.2. BBP – Proveedores

3.6.2.1. Objetivo

El BBP es el alcance o levantamiento de Proveedores de la empresa, el cual

mediante un banco de preguntas puntuales, se podrá levantar todos los
procesos de la empresa referente a esta área.

En este BBP, se debe describir el proceso actual de Socios de Negocio-

Proveedor en la compañía y se recolecta toda la información necesaria para la
configuración de los Proveedores en SAP Business One.

3.6.2.2. Cuestionario

Describir la gestión actual de Socios de Negocio, en la compañía. Para lo cual

solicitar al mismo contestar las siguientes preguntas:

 ¿La creación de Socios de Negocios (proveedores) estará a cargo de

qué área?

Actualmente lo realiza el Área Financiera la creación de Proveedores

Nacionales.

 ¿La actualización o modificación estará a cargo de qué área?

Los responsables que crean los Datos Maestros de Socios de Negocios –

Proveedores, será las personas encargadas de modificaciones o
actualizaciones en caso de existir.

La cantidad de Proveedores del exterior que manejan en la actualidad son

aproximadamente 10.
 38

 ¿Tienen alguna política para la creación de socio de negocios

(proveedores), con codificación especial?

Actualmente no manejan una política, pero en SAP Business One para

Proveedores Nacionales iniciarán con la siglas PL (Proveedores Locales) a
continuación del RUC o número de cedula.

 ¿Existe clasificación de clientes y/o proveedores?

No tienen definido grupo de Proveedores actualmente, pero con el nuevo

sistema se tendrá que crear grupos de Proveedores, ya que cada Proveedor irá
enlazado a un Grupo. También se podrá realizar una sub clasificación en caso
de ser necesario.

 ¿Cuál es el proceso de selección de Proveedores? ¿Evalúan calidad,

Costo, Tiempo de entrega?

En el proceso de selección de Proveedores evalúan: Calidad, Precio, Créditos,

Formas de Pago y Tiempos de Entrega.
.
 ¿Mantiene acuerdos comerciales con Socios de Negocios
(Proveedores)?

Si mantienen acuerdos comerciales con ciertos Proveedores, especialmente

con Proveedores Primarios.

En SAP Business One, los acuerdos comerciales se ingresan en la ventana

Acuerdo Global de Compra.

Cada compra que se efectúe de un Acuerdo Comercial, deberá ir enlazado en

la ventana de Factura de Proveedor. Esto servirá para que exista un
seguimiento detallado del Acuerdo Global
 39

Se negocia un acuerdo global con su proveedor para regular la compra de una

determinada cantidad de mercancías, en un determinado período y a un
determinado precio. Para registrar transacciones de compras relacionadas con
el acuerdo global, puede crear documentos de compras, como pedidos o
facturas que estén vinculados con el acuerdo global.

 ¿Tiene políticas de descuentos especiales para proveedores?

Manejan descuentos por volumen y cantidad, de acuerdo a negociación que se

llegue con el proveedor, además no existe un descuento fijo para Proveedores
o artículos de compra. Los descuentos son reflejados en total de la factura con
la mayoría de Proveedores, y se lo registra el momento de facturar. También
manejan el descuento por producto, es decir por línea del documento.

 ¿Se establece algún tipo de actividad para dar seguimiento a los socios
de negocios? Por ejemplo: reuniones, llamadas telefónicas, etc.

Se establecen llamadas telefónicas, y envíos de correo electrónicos con

proveedores. Las actividades son variables con los proveedores.

3.6.3. BBP – Clientes

3.6.3.1. Objetivo

El BBP es el alcance o levantamiento de Clientes actual de la empresa, el cual

mediante un banco de preguntas puntuales, se podrá levantar todos los
procesos de la empresa referente a esta área.

En este BBP, se debe detalla el proceso actual de Socios de Negocio-Clientes

en la compañía y se recolecta toda la información necesaria para la
configuración de los Proveedores en SAP Business One.
 40

3.6.3.2. Cuestionario

 ¿La creación de Socios de Negocios (clientes) estará a cargo de qué

área?

La creación de clientes estará a cargo del área comercial, por parte del Asesor
Comercial. Cuando un cliente potencial se convierte en un cliente oficial, se
necesita el RUC, el cual será registrado en el sistema.

 ¿La actualización o modificación estará a cargo de qué área?

Tras la creación de un Socio de Negocio (cliente), la actualización o

modificación estará a cargo del área financiera.

 ¿Tienen alguna política para la creación de socio de negocios (clientes),

con codificación especial?

Actualmente no manejan política para la creación de Socio de Negocios,

durante la implementación del ERP realizarán una codificación para los
clientes.

 ¿Existe clasificación de clientes?

No me manejan actualmente clasificación de cliente. Cada cliente tendrá un

Grupo, para poder clasificar a los clientes.

 ¿Existe algún tipo de información especial que su empresa maneje con

clientes que sean necesarios? Ejemplo en temas de calidad, cartera
calificación del cliente, estudios de crédito e informes especiales.

Manejan el control de la zonificación para cada cliente, asociando un cliente

para un empleado del departamento de ventas.
 41

¿Mantiene acuerdos comerciales con Socios de Negocios - Clientes?

Si mantienen Acuerdos comerciales con algunos clientes, con los clientes que
son de ¨Riesgo de Fuga¨, es decir, clientes que optarían por otro proveedor.
Los acuerdos comerciales que realizan actualmente son por monto de venta.

 ¿Tiene políticas de descuentos especiales para clientes?

Tienen descuentos por montos, de acuerdo a un rango de cantidad se realizan

los descuentos.

Tabla 2. Descuento Clientes

TIPO CLIENTE UNIDADES/MES DESCUENTO

DISTRIBUIDORES 500 en adelante 25%

17,50%
CLIENTES VIP 400 en adelante 16,00%
14,50%
12,50%
CLIENTES GRANDES 201 a 400 11,00%
9,50%
10,00%
CLIENTES MEDIANOS 501 a 200
7,00%
CLIENTES PEQUEÑOS 101 a 500 0%
CLIENTES MICRO 10 a 100 0%

 ¿Se establece algún tipo de actividad para dar seguimiento a los socios
de negocios? Por ejemplo: reuniones, llamadas telefónicas, etc. Aplica
para Clientes.

Los asesores comerciales realizan visitas a los clientes una o dos veces al
mes. Se realizan actividades con base a la necesidad del cliente.
 42

3.6.4 BBP – Ventas

3.6.4.1. Objetivo

El BBP es el alcance o levantamiento del proceso de ventas actual de la

empresa, el cual mediante un banco de preguntas puntuales, se podrá levantar
todos los procesos de la empresa referente a esta área.

En este BBP, se debe detalla el proceso actual de Ventas en la compañía y se

recolecta toda la información necesaria para la configuración del módulo de
Ventas en SAP Business One.

3.6.4.2. Cuestionario

 ¿Cómo es el procedimiento normal de ventas locales en su empresa?

Inicia con la zonificación y asignación de zonas a los Asesores Comerciales,

después se elabora el presupuesto de ventas o plan de ventas mismo que
estará a cargo el Jefe Nacional de Ventas.
Con base en estas dos actividades el asesor debe planificar semanalmente las
visitas a los clientes, (se realiza un reporte de visitas realizadas para el
seguimiento a los asesores comerciales por parte del Jefe Nacional de Ventas),
los asesores empiezan a visitar a los clientes por Mantenimiento, Gestión de
Venta, Prospección o Capacitación.

Una vez realizado el seguimiento y llegado a un convenio de ventas, se

ingresan los pedidos de acuerdo a las necesidades del cliente, puede ser
diario, semanal, mensual o eventual, el cual es el primer documento que se
registra para la venta.

Mientras se crea el pedido de ventas, bodega verifica la existencia del

producto, y se confirma el pedido. Cuando el cliente tiene una deuda o facturas
vencidas se bloquea el cliente, es decir, no se puede crear el documento.
 43

En caso de no existir en inventarios los artículos que requiere el cliente, se

registrará como una venta perdida.

En una venta perdida cuando no existe stock, se ingresará el pedido, mediante

un campo de usuario se señalará que fue una venta perdida, y se registra la
cantidad de lo que no se vendió por falta de stock.

También se requiere un campo de usuario en la ventana de pedido cliente, con

el nombre “CANTIDAD ORIGINAL PEDIDA”. Este campo servirá para llevar un
control de las cantidades que no se pueden realizar debido a la falta de
existencias.

Luego de haber creado el pedido se realizará la entrega al cliente

conjuntamente con la facturación.

 Enumerar si se realizan procesos previos al pedido y facturación, como

por ejemplo cotizaciones, etc.

Se realizan cotizaciones, por lo que en la pantalla de Oferta de Venta en SAP

Business One será la ventana para registrar las cotizaciones que se realizan.

 ¿Cuál es su proceso de entrega de productos o servicios a su cliente?

Hacer una descripción del proceso.

La política para la entrega de materiales en la compañía es la siguiente: si se

realiza el pedido hoy, se despacha al día siguiente, como mínimo con 24 horas
de anticipación. Existen excepciones en las que el pedido y la factura es el
mismo día.

El pedido que es realizado por los asesores comerciales, lo visualiza y confirma

el personal de bodega, ya que son los encargados del despacho del producto.
 44

En el documento de entrega se digitarán los datos de la logística, como por

ejemplo; transportista, camión, etc. Estos campos serán reflejados en la
ventana Guía de Remisión que manejan los campos que exige la ley.

Una vez creado el documento de Entrega en SAP Business One, el inventario

de los productos involucrados reduce el stock del almacén.

 ¿Se manejan listas de precios? Describir como se manejan o asignan

tales listas a los clientes

Actualmente maneja dos listas de precios:

• Lista de precios A
• Lista de precios B

Con base a la lista de precios se manejan descuentos.

 ¿Existen precios especiales para clientes especiales?

En la actualidad si manejan precios especiales de la siguiente manera:

Asignan un cliente, luego escogen el artículo al que le otorgarían descuento, de
acuerdo a la lista de precios que el cliente este enlazado.

 ¿Manejan tipos de Promociones, descuentos o descuentos por pronto

pago de venta? (Política de promociones, descuentos de venta) ¿por
línea o por la factura total?

No tienen una política en la compañía para manejar descuento por pronto

pago.

 ¿En el proceso logístico se manejan entregas parciales de pedidos, o

entregas en exceso de inventario?
 45

No realizan entregas parciales. Realizan un pedido, en caso de que no exista el

total del producto requerido, realizan dos entregas con dos Facturas diferentes.

 ¿Es parte del proceso de ventas, que el cliente pida la inclusión de

gastos adicionales? Ejemplo Fletes.

En la actualidad no piden la inclusión de gastos adicionales, ya que los gastos

adicionales generados en la venta se encuentran incluidos en el precio de los
productos.

 ¿Se manejan diferentes unidades de medida en la venta, manejan

conversiones?

La unidad de medida de venta en la UNIDAD.

 ¿Emiten guías de remisión para el envío de mercadería? ¿La guía de

remisión se la emite en el mismo formato de la factura o por separado?

Actualmente la compañía emite Guías de Remisión para las ventas generadas

en la compañía. Se las emite en el mismo formato de la Factura.

 ¿Cómo se manejan las correcciones por errores en las entregas del

inventario, facturas o casos especiales?

Este proceso depende del cliente al que se le va hacer la devolución en la

compañía, realizan: Nota de crédito o Devolución.
3.6.4.3. Diagrama de flujo proceso de ventas actual

Figura 12. Diagrama de flujo proceso de ventas.

46
 47

3.6.5. BBP – Inventario

3.6.5.1. Objetivo

El BBP es el alcance o levantamiento del proceso de Inventarios actual de la

empresa, el cual mediante un banco de preguntas puntuales, se podrá levantar
todos los procesos de la empresa referente a esta área.

En este BBP, se describe el proceso actual de Inventario en la compañía y se

recolecta toda la información necesaria para la configuración de artículos en
SAP Business One.

3.6.5.2. Cuestionario

 ¿La creación de datos de productos/servicios estará a cargo de?

La creación de artículos del stock general está a cargo del Área de

Operaciones, y continuaran con la creación en el nuevo sistema.

 ¿Cómo se realiza la asignación del código del producto? ¿Si usan

código de barras, indicar procesos en los cuales se usa?

La asignación del código del producto se lo maneja mediante una codificación

maestra interna del producto, dependiendo de cada artículo. Con un número
secuencial, a medida que añade un nuevo producto.

 ¿La codificación utilizada actualmente identifica la clasificación de un

producto como es el grupo, la línea, sub-línea, familia, fabricante?

La codificación actual no utiliza ninguna clasificación en el código del artículo.

 48

 ¿Cómo se define la descripción del producto?

El nombre del producto con su respectiva descripción del ítem, y en ciertos

productos con las dimensiones de la presentación del producto.

 ¿La descripción del producto corresponde a una descripción basada en

la clasificación del producto como es grupo, subgrupo, familia o es
simplemente una descripción genérica?

Es una descripción genérica que actualmente maneja compañía para su

primera clasificación.

Grupos de Artículos:

 EPP´s
 MANEJO Y TRANSPORTE
 EMPAQUE Y EMBALAJE
 HERRAMIENTAS
 LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO

 ¿El maestro de productos esta compuestos por ítems no inventaríables?

Ejemplo compra de servicios o consumibles: fletes, aseo, útiles de
oficina, servicios de mantenimiento, etc.

Actualmente los ítems no inventaríales que maneja la empresa son servicios e

insumos de mantenimientos.

 ¿Tiene productos especiales que cambie el ámbito contable y fiscal con

respecto a otros productos? Ejemplo: bajas de inventario, muestras.
 49

Tienen productos muestras y bajas de inventarios. Pero no tienen un control

interno de cuantas bajas de inventarios realizan por mes.

 ¿Existe algún tipo de información especial que su empresa maneje de

los productos al Vender, Comprar, Almacenar? Ejemplo en temas de
calidad, pérdidas de composición del producto por vida útil.

En la actualidad se maneja Fichas Técnicas y una foto del artículo, para poder
diferenciar, en caso de existan artículos con especificaciones similares.

 ¿Es procedimiento de la compañía utilizar del sistema de inventarios

Permanente y método de valorización Promedio Ponderado? ¿Cuál otro
utilizan? Describa.

No tienen un método de valoración en la actualidad, no llevan un control de

costos por artículo.

 ¿En su compañía es procedimiento normal utilizar varios almacenes o

bodegas en el control de inventarios o ubicación en cantidades?

Manejan bodegas para el control de inventarios.

Las bodegas que manejará la compañía son las siguientes:

• Bodega Principal: se encuentra localizada en Carcelén Industrial.

• Bodega Secundario: se encuentra en Llano Grande

 ¿Existente traslados entre sucursales?, ¿Existen traslados entre

bodegas virtuales o bodegas según el tipo de producto (Terminado,
Materia Prima, Empaque, en cuarentena, garantías etc.?

Si existe traslado entre Sucursales y entre bodegas, según el tipo del producto.
 50

El Bodeguero encargado será el delegado de hacer el traslado de artículos

entre bodegas.

 ¿Es procedimiento de la compañía tener un solo costo del producto en

todos los almacenes o el costo debe ser por cada almacén?

Las Bodegas Principal y Secundaria manejan el mismo costo de todos los

artículos que se encuentra en inventario en la empresa.

 En el caso de que los Almacenes manejen ubicaciones, listarlas.

Actualmente no manejan ubicaciones en las bodegas de la compañía.

 ¿Es procedimiento de la compañía utilizar niveles mínimos o máximos

de stock para todas las bodegas o almacenes?

No, pero si es una prioridad crear los artículos en el sistema, con el cálculo de
los niveles de inventarío.

 ¿Existe una política para tomas de inventario físico o cómo se realiza?

De acuerdo a la política interna de Inventarios en la empresa, se realizarán

toma de inventarios cíclicos cada año o dos años.

 ¿Es parte de la gestión de inventarios de la compañía utilizar el control

de todos los productos por lotes o series?

La gestión de los artículos será por series para algunos productos de la

empresa, los cuales se lo realizará desde la entrada del producto, es decir en
todas las transacciones del sistema.
 51

 ¿Es procedimiento de la compañía realizar planificación de necesidades

en Base a Pedidos de Clientes, niveles mínimos y máximos, de stock,
órdenes de compra puestas, listas de materiales de productos a
producir o pronósticos? Detallar el proceso de planeación que se realiza
en su empresa.

No han tenido un método de planificación pero desde la implementación si se

va a manejar una planificación de acuerdo a las ventas históricas del producto.
Se realizara una planeación para que exista suficiente stock para poder tener el
control de inventarios mínimos y máximos en la compañía.

3.6.5.3. Diagrama de flujo proceso de inventario actual

Figura 13. Diagrama de flujo Proceso de Inventario

 52

CAPITULO IV

4. DISEÑO DEL MODELO DE OPTIMIZACIÓN

Una vez realizado el relevamiento de los procesos, en este capítulo se

procederá a realización en modelamiento y la parametrización de los procesos
logísticos de la compañía en el sistema SAP Business One. Todos los
procesos de la compañía se adaptarán al estándar del sistema.

Tomando a consideración las buenas prácticas que maneja la marca SAP, se

procederá a realizar el diseño a continuación.

4.1. Diseño del Proceso de Compras

SAP Business One va a gestionar todo el proceso de compras, llevando una

completa trazabilidad, desde la Requisición de compra, hasta el la gestión
financiera del pago al Proveedor. En caso de el proceso no se haya finalizado,
será fácil detectar, ya que el documento quedará abierto. Además, se tendrá la
opción de devolver el producto antes de haber facturado y, a su vez, realizar
entradas parciales de productos.

En el proceso de compra debemos recalcar que en la compañía como tal

necesitan que en toda Orden de Compra, obligatoriamente, exista un proceso
de autorización. El proceso de Autorización, definido para el sistema, será
controlado en la pantalla Pedido de Compra; se enviará un mensaje al Gerente
General, cuando el monto total del documento es superior a 300 USD.

Este control, que se realizará la empresa, es con el objetivo de realizar

compras con la medida respectiva y no tener pérdidas de dinero.

Se realizan dos actividades previas al pedido de compra, las cuales son: la

requisición de compras y las cotizaciones. Las requisiciones se realizarán en la
 53

ventana de Solicitud de Compra en SAP Business One, como datos principales

se podrá visualizar el empleado y el departamento al cual pertenecer, a más de
la fecha necesaria del producto. La cotizaciones, llamadas Oferta de Compra
en SAP Business One, realiza una recomendación automática de cuál es su
mejor cotización, tomando en cuenta los parámetros de Fecha de Entrega y el
Precio. El momento que se escoge la mejor Oferta de Compra, se cierran las
otras cotizaciones y se crea automáticamente la Orden de Compra.

En SAP Business One, a los Proveedores se les asigna una lista de precios, en
este caso se asignará la lista de precios llamada: último precio determinado; el
costo del producto, se lo manejará por Promedio Ponderado. Conjuntamente,
se incluirá el costo de fletes, seguros, etc. en el costo del artículo.

Luego de realizar la Orden de compra, se crea el documento Entrada de

Mercancías, cuando se recibe la mercadería del proveedor.

Una vez creado un pedido de entrada de mercancías, SAP Business One

recibe la mercancía en el almacén, es decir, alimenta el stock de producto que
está entrando, actualiza las cantidades y se crea una transacción contable, ya
que el sistema trabaja por un sistema de inventario perpetuo.

Para las entradas parciales, en la ventana de Entradas de Mercancía, en SAP

Business One, puede cambiar la cantidad que está llegando, de acuerdo a lo
Pedido en la orden compra y el documento de Entada de Mercancía quedará
abierto, para poderlo cerrar en un futuro cuando llegue toda la mercadería, pero
en caso de que se no cumpla el plazo de entrega por parte del Proveedor, se
concluye la compra hasta donde se recibió, cerrando el documento de entrada
de Mercancía

En el caso de que la cantidad es mayor a la solicitada y si el bodeguero decide

recibir el producto en la pantalla “Entrada de Mercancías”, debe cambiar el
campo Cantidad, por el número de unidades recibidas. Si se trata de un artículo
 54

diferente en esta misma pantalla se debe aumentar una línea. Si se cambia las
cantidades de entrada del producto, tendrá que pasar por un proceso de
autorización dentro del sistema.

Si se llega hacer una devolución se podrá crear luego del documento ¨Pedido
de Entrada de Mercadería¨; si se quiere hacer una devolución luego de haber
ingresado la factura, se tendrá que realizar una Nota de Crédito.

Además en SAP Business One es factible manejar el reemplazo de mercadería

defectuosa con las funcionalidades de “Salida de Mercancía” y “Entrada de
Mercancía”, que se encuentran en el módulo del inventario; se debe registrar la
cuenta contable que compensa los asientos de devoluciones. Si se desea
realizar una devolución luego de haber creado la Factura de Proveedor,
necesariamente, se lo manejará por una Nota de Crédito de Proveedor en el
sistema.

Para el almacenamiento de los productos está la Bodega Principal; esta será la

bodega por defecto del sistema, la misma que se enlaza con el artículo al
momento de su creación.

Adicionalmente se puede asociar una Bodega por artículo, en el caso de que

no se requiera que se enlace a la Bodega Principal.

SAP Business One determina que si la empresa almacena artículos, es

necesario definir como almacenes las ubicaciones de almacenamiento.

Así mismo, el almacén PRINCIPAL, que se encuentra en el sistema, se utiliza

como base para todas las transacciones.

Ahora se podrá definir un número indeterminado de almacenes, en función del

modo en que se gestione el inventario. En la mayoría de los casos, se hace
una distinción entre los diferentes almacenes.
 55

4.1.1. Gestión de compras en SAP Business One (estándar)

Figura 14. Modelo Proceso de Compras

A continuación, se describe el manejo de las compras en el estándar de SBO

(SAP Business One), que será parametrizado para la compañía.

La gestión del módulo de compras en SAP Business One permite llevar un

control desde una Planificación de Compras, hasta el momento de una
facturación al proveedor, como se observa en la Figura 14. Consecuentemente,
una vez alimentado todos los documentos del módulo, se puede visualizar
reportes gerenciales para, analizar información de todo lo que se ha comprado
en un determinado periodo; como por ejemplo, Análisis de Compras por
Proveedor, o por artículo, adicional, comparaciones de Oferta de Compra
(cotizaciones).

Las compras pueden ser tipo artículo o tipo servicio.

Para compras tipo artículo, se puede utilizar la Entrada de mercancía para

cargar los artículos en el inventario, o bien registrar de una vez la factura del
proveedor, cargando el inventario el momento que se crea la factura.

Las compras tipo servicio, se utilizan para el caso de contrataciones, servicios

de reparación y/o mantenimiento, entre otros.

En caso de que se requiera registrar un servicio en una factura tipo artículo,

será necesario crear dicho servicio en el dato maestro de artículos, y definir si
será sólo de compra, o de compra y venta.
 56

4.1.2. Documentos del proceso de Compras en SAP Business One

A continuación se describe el procedimiento de Compras:

4.1.2.1. Solicitud de Compra

Las solicitudes de compra, podrán ser emitidas por el usuario o el empleado

que requiera el ítem, en el mismo se podrá seleccionar el artículo o servicio
para solicitar, al igual que proveedores, cantidades, valores y fechas límite.

4.1.2.2. Oferta de compras

La oferta de compras o cotización, representaran cotizaciones de los

proveedores, que serán mínimo dos; se podrán generar una o más para un
artículo, y se podrá elegir la oferta ganadora mediante el “Informe de
comparación de oferta de compra”, para copiar la misma a un pedido; y cerrar
las ofertas perdedoras de manera automática.

4.1.2.3 Orden de Compra

La Orden de Compra o Pedido Proveedor al igual que los anteriores

documentos podrá ser copiado de documentos anteriores con los mismos
datos, y podrá ser actualizado si es necesario. Los precios de los pedidos
serán los del último precio de compra, para lo cual se puede cambiar al hacer
clic derecho sobre el precio, escoger la opción de informe de precios y escoger
la lista de precios de “Ultimo precio de compra”.

4.1.2.4. Entrada de Mercancías

Una vez que el pedido llegue, la entrada de mercancías registrará

contablemente el ingreso del inventario contra una cuenta contable puente que
servirá para la generación de la cuenta por pagar al proveedor, es decir, en
esta actividad el stock aumenta al almacén asignado del artículo.
 57

4.1.2.5. Devolución de Mercancías

Para efectos de devolución de mercaderías por cualquier concepto previos a la

facturación de proveedores, se podrá utilizar la devolución de mercancías como
procedimiento opcional.

4.1.2.6. Factura de Proveedores

La Factura de Proveedores generara la obligación por pagar al proveedor, es

decir, se debe realizar el pago al Proveedor.

4.1.2.7. Nota de Crédito

Cuando se crea una entrega para un pedido o una factura de proveedores en

SAP Business One, existen estipulaciones legales que impiden modificar o
borrar estos documentos. Sin embargo, es posible que quiera devolver las
mercancías al proveedor por algún motivo o quizás caiga en cuenta de que
cometió un error al crear los documentos. La nota de crédito de proveedores es
el documento de compensación de la factura de proveedores. Por lo tanto, si el
proveedor ha entregado las mercancías, y se ha creado una factura de
proveedores, puede anular la transacción parcial o completamente mediante la
creación de una nota de crédito de proveedores.
4.1.3. Diagrama de flujo – Solicitud de Compra

Figura 15. Solicitud de Compra en SAP Business One

58
4.1.4. Diagrama de flujo – Oferta de Compra

Figura 16. Oferta de Compra en SAP Business One

59
4.1.5. Diagrama de flujo – Orden de Compra

Figura 17. Orden de Compra en SAP Business One

60
4.1.6. Diagrama de flujo – Entrada de Mercancía

Figura 18. Entrada de Mercancía en SAP Business One

61
 62

4.2. Diseño Proveedores

El Área de Operaciones será el encargado del proceso de creación de Socios

de Negocios - Proveedor en SAP Business One.

El proceso de creación de proveedores llegará al área financiera que va a

revisar o actualizar datos y pestañas que no se tomó en cuenta en la creación.
Las pestanas Condiciones de Pago y Finanzas lo llenará exclusivamente los
encargados del área de finanzas en la empresa.

Para la creación del código de proveedores se utilizará las siguientes la letras

¨PL¨ (Proveedor Local), antes del ruc, cédula o pasaporte. Ejemplo:
PL17171777883

SAP Business One Ofrece la posibilidad de sub-clasificar a los proveedores,

además de sus grupos de proveedores, con la opciones de PROPIEDADES,
eso nos va ayudar para tener una mejor distribución y poder tener una
información eficiente con los proveedores.

Para la clasificación de Proveedores se realizará de la siguiente manera:

Tabla 3. Clasificación Proveedor

CLASIFICACIÓN PROVEEDOR
GRUPO
1 PRIMARIO
2 SECUNDARIO
SUBGRUPO
A DISTRIBUIDOR
B PUBLICO
CLIENTE
C FINAL
D LOCAL

Implementando SAP Business One se podrá realizar de una mejor forma la

selección de Proveedores, se podrá evaluar el tiempo de entrega, y además el
 63

costo al que te ofrece el Proveedor. La selección de tiempo de entrega y de

menor costo en la cotización se realizará de acuerdo a las recomendaciones
que lanza el sistema el momento de realizar varias cotizaciones de un mismo
producto. Le cotización seleccionada se ingresara en el sistema en la ventana
de Oferta de Compras que se encuentra en el módulo de Compras en SAP
Business One.

En SAP Business One se pueden crear Campos adicionales que no existan en

el sistema para la calificación de proveedor en la ficha de Socio de Negocio.
Estos campos tendrán que ser desarrollados mediante la funcionalidad
estándar que trae SAP para poder crear campos adicionales

Así mismo, con la nueva plataforma, se podrá realizar acuerdos comerciales

con clientes. En SAP Business One, los acuerdos comerciales se ingresan en
la ventana Acuerdo Global de Compra. Cada compra que se efectúe de un
Acuerdo Comercial, deberá ir enlazado en la ventana de Factura de Proveedor.
Esto servirá para que exista un seguimiento detallado del Acuerdo Global

Se negocia un acuerdo global con su proveedor para regular la compra de una

determinada cantidad de mercancías, en un determinado período y a un
determinado precio. Para registrar transacciones de compras relacionadas con
el acuerdo global, puede crear documentos de compras, como pedidos o
facturas que estén vinculados con el acuerdo global.

La interfaz del sistema, está asociado con un calendario dentro del sistema,
que podrás agendar actividad en caso de tenerlas, y asociarles con algún
documento o Proveedor. Las actividades con proveedores se lo realizará en
SAP Business One, en el módulo de Socios de Negocios, en la ventana
Actividades que se lo puede asociar con el Proveedor. Existe diferente tipo de
actividad; se puede crear una reunión, llamada telefónica, nota tarea, entre
otros. Cada Actividad creada, se podrá visualizar en el Calendario que ofrece el
sistema.
 64

4.2.1. Gestión de Socios de Negocio – Proveedores en SAP Business One

(estándar)

A continuación, se describe el manejo de los Socios de Negocio-Proveedores

en el estándar de SBO.

En SAP Business One el módulo de SN (Socios de Negocios) esta compartido

para Proveedores y conjuntamente con clientes.

En este módulo se tendrá toda la base de Proveedores en la compañía. Se

puede visualizar informes como Antigüedad y cartera de Proveedores,
Actividades relacionadas con Proveedores, un resumen de contactos, entre
otros.

La ventana principal que se maneja en este módulo es los Datos Maestros

Socio de Negocios, la cual es la ficha del tercero, en donde se podrá añadir
toda la información referente al Proveedor, como su código, que es lo principal
de un socio de Negocio, ya que este no se puede duplicar, adicional se podrá
encontrar Personas de contacto, direcciones, Detalles de logística, datos
financieros, propiedades, etc.

Los datos maestros de SN son la base para la creación de todos los

documentos de compra, y de las actividades que se crean en el sistema
asociando a los SN.
4.2.2. Diagrama de flujo – Creación Proveedor

Figura 19. Proveedores en SAP Business One

65
 66

4.3. Diseño Clientes

En SAP Business One, la creación del cliente tiene dos momentos: el primero
la creación de la información general a cargo del Asesor y el segundo momento
en donde en el departamento financiero se definen los impuestos y datos
contables y de crédito.

Dentro de su manejo la compañía tiene establecido que las 3 primeras ventas

sean de contado, pero esta no siempre se cumple.

En SAP Business One la creación completa de Datos maestros socio de

negocios (clientes) lo realizaran dos usuarios diferentes. El primer paso de la
creación de la cabecera, la pestaña “General”, “Personas de Contacto”,
“Direcciones”, “Propiedades”, “Comentarios” y “Anexos” será responsable el
asesor comercial. La actualización de la ventana de los Datos Maestros de
Socios de Negocios estará a cargo el asesor contable, que será la encargada
de actualizar las pestañas de “Condición de Pago”, “Ejecución de Pago” y
“Finanzas”.

Para la creación de los códigos de Clientes Locales iniciarán con la siglas CL

(Clientes Local) y a continuación del RUC o número de cédula, y CE (Clientes
del Exterior).

Tabla 4. Clasificación Clientes

CLASIFICACIÓN CLIENTE
GRUPO
1 COMERCIAL
2 INDUSTRIAL
3 MINERA
4 FLORICULTURA
5 CONSTRUCCION
6 METALMECANICA
7 OTROS
 67

La “Zona” se parametrizará en SAP Business One utilizando el campo

“Territorio”, el cual va ir entrelazado con un Asesor Comercial, para cada
Cliente creado en el sistema.

Además SAP Business One ofrece la posibilidad de mantener acuerdos

comerciales en la ventana de “Acuerdos Globales”, los mismos que le servirán
para poder provisionar sus ingresos, reservas de cantidades y la planificación
de capacidad esperadas.

Cada venta que se realice tendrá que ir asociada al No. De Acuerdo Global que
se creó, con el fin de que se realice un total seguimiento de las ventas
realizadas, y poder determinar si es que se cumplió o no el acuerdo hecho con
el cliente.

En SAP Business One al momento de iniciar el proceso de la Venta se debe

poblar el campo No. Acuerdo Global con esto el usuario podrá realizar el
seguimiento del acuerdo.

Para llevar un seguimiento de las actividades con los clientes realizadas existe
el informe de “Mis Actividades” que ofrece SAP Business One.

Las actividades con clientes se realizarán en SAP Business One, en el módulo

de Socios de Negocios, en la ventana “Actividades” en donde se puede asociar
con el Cliente, y pueden ser parametrizadas como únicas o periódicas.

Estas Actividades serán adaptadas al calendario del sistema, para que se

pueda llevar un mejor control de cada Actividad.

4.3.1. Gestión de Socios de Negocio – Clientes en SAP Business One

(estándar)

Este módulo gestiona y prioriza información para cliente y prospectos. Se

puede crear Actividades que enlacen a cada Cliente para que se dé un mayor
seguimiento por parte del usuario, creando alarmas para las Actividades que no
aún no se han realizado.
4.3.2. Diagrama de flujo – Creación Cliente

Figura 20. Clientes en SAP Business One

68
 69

4.4. Diseño del Proceso de Ventas

El módulo de Ventas de SAP Business One, permite llevar toda la trazabilidad

del proceso, y además dar un seguimiento a la ganancia bruta por venta.

Este proceso comenzará por el pedido del cliente, que tendrá que someterse a
un proceso de autorización en caso de que exista descuento, a continuación se
creará el documento ¨Entrega¨, el cual va a ser el momento en donde existe un
movimiento de inventario, es decir, el producto sale de la bodega de la
compañía.

Se podrá realizar Entrega parciales en caso de que no hay en existencias el

producto que se esté comercializando.

En caso de devoluciones, si la venta fue facturada y se desea revertir el

proceso se debe realizar una Nota de Crédito en caso contrario se puede
realizar la Devolución total o parcial.

Van a existir listas de precios en el sistema, el sistema permite manejar hasta

10 Listas de Precios para los artículos, el beneficio es que facilita tener precios
personalizados y exclusivos para los clientes. Durante la creación de los
documentos de ventas, SAP Business One obtiene los precios de los artículos
directamente de una lista de precios enlazada con un Socio de Negocios
(Clientes). Aparte de Listas de Precios, se puede otorgar precios especiales a
los clientes, ofreciendo exclusivos descuentos para artículos puntuales, o
promociones de artículos especiales. Por lo general a los artículos que tienen
baja rotación de venta.
 70

4.4.1. Gestión de compras en SAP Business One (estándar)

Figura 21. Modelo Proceso de Ventas

SAP Business One permite gestionar todo el módulo de ventas. Comienza con
la creación de una oferta de ventas, el segundo documento es el pedido de
cliente, al pedido de cliente le sigue una entrega y por último, se crea la factura
de clientes, siendo éste último el único documento obligatorio en el proceso de
ventas. Es posible crear una factura sin crear primero una entrega, un pedido
de cliente o una oferta.

Los documentos Entrega y Factura Deudor actualizan las cantidades en stock y

el libro mayor. El pedido de cliente afecta a la cantidad de stock comprometida
a un cliente y, por tanto, a la cantidad en stock disponible. La entrega reduce el
stock comprometido y las cantidades en stock. Si la factura de deudores se
crea sin hacer referencia a la entrega, también reducirá la cantidad en stock.
En términos contables, sólo la entrega y la factura de deudores, generan
registros de diario. La entrega afectará al libro mayor si SAP Business One
gestiona el inventario permanente. En este caso, la entrega reducirá la
valoración de stocks y contabilizará un costo de venta. La factura de deudores
crea siempre la operación contable. Registra los ingresos y los impuestos, y
actualiza las cuentas de clientes con un nuevo saldo pendiente.

El documento para “anular” una factura de venta es la nota de crédito. Mientras

que las devoluciones son los documentos para “anular” entregas.
 71

Una vez que se ha creado la factura, el cliente automáticamente queda con

saldo pendiente por pagar. Al cual se podrá dar un seguimiento en caso de que
exista atraso en el pago.

4.4.2. Documentos del proceso de Ventas en SAP Business One

A continuación se describe el procedimiento de Ventas:

4.4.2.1. Oferta de Ventas

Son las Cotizaciones que se crean para el cliente.

4.4.2.2 Orden de Venta

Un pedido de cliente es cuando el cliente ya realiza el pedido del sus

deseables.

4.4.2.3. Entrega

El momento que se realiza el despacho al cliente se crea este documento.

4.4.2.4. Devolución

Por motivos del estado, el cliente puede hacer la devolución de los productos.

4.4.2.5. Factura de deudores

La factura es un documento tributario, es el momento que empieza como

deudor el cliente.

4.4.2.6. Nota de Crédito

Se crea este documento por descuento o devoluciones de los productos, luego

de haber sido facturado el cliente.
4.4.3. Diagrama de flujo – Orden de Venta

Figura 22. Orden de Venta en SAP Business One

72
4.4.4. Diagrama de flujo – Orden de Aprovisionamiento

Figura 23. Orden de Aprovisionamiento en SAP Business One

73
4.4.5. Diagrama de flujo – Entrega

Figura 24. Entrega en SAP Business One

74
 75

4.5. Diseño del Proceso de Inventario

En el módulo de inventarios, se podrá gestionar todos los artículos que existan

en inventario, es decir, los artículos de compra, y venta que se almacenan en el
stock de la compañía. Además en caso de producción de que se empiece a
producir, también se podrá controlar todos estos artículos.

Cada ítem en SAP Business One se gestionará en la ventana de Datos

Maestros de artículo, la cual contiene datos generales, compras, ventas,
gestión de bodegas, planificación y producción, entre otros.

En SAP Business One Para la creación de un ítem lo primero que se registra

es el código del artículo, que debe ser único por ítem. En el campo ¨Número de
artículo¨ es donde se ingresará el código del ítem, el mismo que se lo codificará
con la numeración que se ha trabajado. Este código debe ser de máximo 20
caracteres, lo que permite el sistema. A partir del nuevo sistema que se
implementará, empezarán con una nueva codificación, por tal razón utilizarán
parámetros para la clasificación de los productos. Para que tengan un orden
determinado, con su respectivo secuencial.

Se han creado nuevas clasificaciones de artículos, las cuales son las

siguientes:

Tabla 5. Clasificación Artículos

CLASIFICACIÓN ARTICULOS
GRUPO
101 EPP´s
102 HERRAMIENAS
103 MANEJO Y TRANSPORTE
104 GUANTES
105 CONSTRUCCION
106 EMPAQUE Y EMBALAJE
107 LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO
 76

Por ahora no existe una sub-clasificación, pero en caso de requerir, se colocará

en la ficha de Propiedades del módulo.

SAP Business One ofrece la ventana de Datos Maestros de Artículos, en la

Ficha Comentarios y Ficha Anexos en la que podremos adjuntar todos aquellos
detalles relevantes del artículo.

En caso de que se realicen baja de inventario el sistema tiene la opción de

utilizar la ventana Salida de Mercancías, lo que permite reducir el nivel de
inventario en situaciones que no son el resultado directo de una entrada de
documentos de ventas.

4.5.1. Método de Valoración

En SAP Business One cuando se utiliza un stock perpetuo, es decir inventario

permanente, este permite reflejar transacciones contables cuando los artículos
entran o salen del inventario.

El método de valoración de los grupos de artículos que a partir con la

implementación se podrá controlar por medio de Promedio Ponderado, será la
manera de costear al artículo en el momento de cada Compra que se realice
por artículo. Esto será de manera automática, y se podrá reflejar en la ficha de
Datos de Inventario por cada ítem.

Como no se tiene un control de inventario, ahora se podrá saber el costo de

manera instantánea. Antes generaban un cierre de costos a fin de mes, y en
varias ocasiones tuvieron pérdidas, por el descontrol del artículo.
A continuación se muestra cómo se va controlar el costo de cada artículo con
SAP Business One.
 77

Tabla 6. Método de Valoración Promedio Ponderado

Artículo: xxxxxxx
FICHA CONTROL DE INVENTARIO EN LA BODEGA
Método de Valoración: Promedio Ponderado
Fecha Proveedor / Cliente UND EntradaUND Salida Stock Costo / UND Valor Total Saldo Costo Producto / UND
01-ene Existencias Iniciales 0 0 0 0 0
01-ene Compra 15 15 $ 4,00 $ 60,00 $ 60,00 $ 4,00
02-ene Compra 8 23 $ 3,80 $ 30,40 $ 90,40 $ 3,93
03-ene Venta 6 17 $ 3,93 $ 23,58 $ 66,82 $ 3,93
04-ene Venta 5 12 $ 3,93 $ 19,65 $ 44,17 $ 3,93
04-ene Compra 15 27 $ 4,50 $ 67,50 $ 111,67 $ 4,14
Nota: La tabla muestra cómo se comporta el producto cuando trabaja con un
método de valoración Promedio Ponderado. Como se explicó en el Capítulo
2.3.1.1. El costo promedio ponderado se calcula mediante la división del Saldo
para la Cantidad Total, es decir el Stock. Como muestra la (ecuación 3).

4.5.2. Bodegas

En SAP Business One, el almacén estándar que se encuentra en el sistema se

utiliza como base para todas las transacciones. Para la compañía la bodega
estándar será la Principal.

El almacén estándar es una configuración requerida por el sistema en donde

toma un valor por default al momento de la creación del artículo.

Tabla 7. Bodegas

BODEGAS
CÓDIGO DESCRIPCIÓN LOCALIDAD
101 PRINCIPAL CARCELEN INDUSTRIAL
102 SECUNDARIA LLANO GRANDE
 78

Ahora se podrá crear los almacenes indeterminados, en caso de ser necesario

crear Bodegas adicionales en el futuro. Un artículo podrá ser gestionado el
stock a nivel de almacén o para toda la compañía, como se muestra en la
Tabla 8.

Tabla 8. Gestión de Stock

Artículo: xxxxxxx

GESTION DE STOCK POR ALMACEN EN SAP GESTION DE STOCK POR EMPRESA EN SAP
BUSINESS ONE BUSINESS ONE
Stock Stock Stock Stock Stock Stock
Almacén Almacén
Mínimo Máximo Necesario Mínimo Máximo Necesario
Principal
Bloqueado
Secundario
Nota: En Gestión de Stock por Almacén se puede asignar al artículo: mínimos,
máximos y necesario por almacén; lo contrario a la Gestión de Stock por
empresa, en donde solo se puede asignar: mínimos, máximos y necesarios a
nivel general de todas la empresa, es decir para toda la compañía.

Así mismo, las bodegas se podrán trabajar con Ubicaciones, para una mejor
gestión y control de las bodegas. Con la posibilidad de trabajar hasta 5 niveles
de ubicaciones, como por ejemplo: Nivel 1. Almacén, Nivel 2. Zona, Nivel 3.
Área, Nivel 4 Fila, Nivel 5 Posición.
 79

Figura 25. Ubicaciones en SAP Business One

4.5.3. Transferencia de Bodegas

Se utilizará la ventana de Transferencia de Stock que se encuentra en el

módulo de inventarios en SAP Business One. La primera actividad que se
realiza en SAP Business One para la transferencia entre bodegas es la
Solicitud de Traslado, y como segunda y última actividad es crear la
Transferencia de Stock.

En caso de que se cree una nueva Bodega en una diferente localidad, se

necesitará crear una Bodega de Producto en Tránsito, para enviar a esta
bodega la mercancía hasta que el producto llegue a su destino final.

Con esta funcionalidad se podrá tener una optimización de control en los

productos que se encuentren en tránsito hasta que llegue a su destino final, ya
 80

que en ocasiones no se tenía conocimiento, si el producto había salido de la

bodega. Es decir, el ERP automatiza este proceso que lo han estado
manejando manualmente.

4.5.4. Mínimos y Máximos

Se manejarían niveles mínimos y máximos de artículos en la compañía, que

será detallados en plantillas y también se alimentarán estos datos luego de
salida en vivo en cada uno de los artículos, por medio que se realizara de
máximos y mínimos para cada artículo en la compañía.

Este será un método para poder controlar el abastecimiento y tener control en

compras y ventas que se realizan en la compañía.

Lo que sucede en la actualidad es que en ocasiones se generan

abastecimientos sin control, y generando una obsolescencia de inventario, o a
su vez, se genera un stock out, es decir, falta de inventario para poder
comercializar. El modo de gestión de un artículo para controlar cantidades
mínimas, máximas y necesarias de un ítem será el método por el cual se podrá
tener una planificación puntal por artículo y por bodega, y así no tener un
desabastecimiento en la compañía. Por lo tanto, en la compañía, la Gestión de
Stock de los artículos será por Bodega en SAP Business One.

El método que utiliza SAP Business One es utilizar el módulo de MRP, el cual
considera los niveles máximos y mínimos de stock, para generar
recomendaciones sugeridas de abastecimiento.

La planificación se realizará mediante el módulo de MRP, se puede realizar

para una bodega en particular o para toda la empresa. Este se realizará
mediante un Asistente que te indica paso a paso lo que se debe ingresar, para
que al final nos de las recomendaciones respectivas de las Órdenes de
Compra que se deban crear para cubrir las necesidades de la empresa.
 81

Para el cálculo del MRP se pueden incluir como excluir documentos de Compra
o Ventas que se hayan realizado. Además señalando el nivel de stock que se
desea visualizar, es decir, que nos recomiende según el mínimo, máximo o el
necesario de cada artículo que se haya incluido.

En los artículos deberá ser especificado el Método de Abastecimiento con el

cual trabajará el artículo. Los métodos que trabaja SAP Business One son de
Compra o de Producción.

Cabe mencionar que SAP Business One no calcula, esto se lo debe manejar
por una tabla en Excel que muestra a continuación:
 82

Tabla 9. Cálculo Mínimos y Máximos

CÁLCULO MÍNIMOS Y MÁXIMO PRINCIPALES ITEMS

Cantidad Cantidad Lead Time Stock Stock
Articulo Consumo Mínima Consumo Máxima (días) Mínimo Máximo
1001001 8 25 3 24 51
1001002 45 115 1 45 70
1001003 3 12 7 21 63
1001004 30 50 5 150 100
1001005 13 45 2 26 64
1001006 25 56 10 250 310
1001007 75 190 8 600 920
1001008 25 120 12 300 1140
1001009 6 37 12 72 372
1001010 11 95 1 11 84
1001011 85 237 4 340 608
1001012 53 91 13 689 494
1001013 10 50 4 40 160
1001014 1 25 2 2 48
1001015 20 66 7 140 322
1001016 8 49 12 96 492
1001017 1 5 11 11 44
Nota: Como se menciona en Capítulo 2.3.1. El nivel de máximos y mínimos son
cantidad que sirven para llevar un control optimo y cálculo del MRP sea a
través de estos valores. El cálculo se del stock mínimo y máximo se realizó con
la (ecuación 1) y (ecuación 2).

4.5.5. Conteos Cíclicos de Inventario

El recuento de inventario puede ser periódico o permanente, de acuerdo a las

necesidades de la compañía, En este caso se realizaran recuentos
semestrales, lo que se realiza es hacer un bloqueo de toda las entradas y
salidas de inventario y cuadrar las cantidad de stock del inventario que está en
 83

SAP Business One comparado a lo real en las bodegas. Antes de cada

recuento de inventario se activará una alarma en el sistema, que será
programado para que se realice cada semestre, esto dará un mayor
seguimiento a los ciclos que se definirán en el módulo.

Debido a que los conteos de la empresa han sido muy pocos frecuentes, ahora
se espera tener una exactitud de inventario, es decir, tendrá un control de 95%
comparado a un 65% de inexactitud de inventario que se ha ido manejando.

Los recuentos son múltiples o simples, y se podrá bloquear a los artículos que
están siendo bloqueados para que no permita realizar ningún tipo de
movimiento para este artículo. Una vez realizado el recuento de inventario, se
realizan los ajustes en los registros de ítems reales en stock, en caso de ser
necesario.

4.5.6. Series y Lotes

En SAP Business One el control de números de series, permite especificar una

codificación especial para los artículos que estén parametrizados con números
de series, y añadir propiedades para cada artículo, como la fecha de
fabricación o la fecha de expedición.

Se puede escoger si se desea serializar los artículos desde la compra, o solo

en el momento de vender. La gestión del artículo por lotes o series servirá para
llevar todo la trazabilidad del lote o del ítem.
4.5.7. Gestión de Inventario

Tabla 10. Datos de Inventario

Artículo: xxxxxxx
GESTION DE INVENTARIO EN SAP BUSINESS ONE
Almacen: 01
Fecha Tipo de Documento Documento Base Unidades En Stock Comprometido Pedido Disponible
01-ene Exisitencia Inicial 0 0 0 0
01-ene Orden de Compra 01 25 0 0 25 25
02-ene Entrada de Mercancia Oden de Compra 01 25 25 0 0 25
03-ene Orden de Venta 01 10 25 10 0 15
04-ene Entrega Orden de Venta 01 10 15 0 0 15
04-ene Orden de Compra 16 15 0 16 31
05-ene Orden de Venta 8 15 8 16 23
Nota: La tabla xx muestra el movimiento de inventario que se realiza el momento de crear un documento específico. Existen 3
tipos de status de inventario para poder calcular el Disponible; En stock, comprometido y pedido. La formular para calcular es:
Disponible = En Stock – Comprometido + Pedido. Cuando se crea una Orden de Compra el ¨Pedido¨ aumenta, pero el
momento que se crea la Entrada de Mercancía basado en la Orden de Compra, ¨En Stock¨ Aumenta y el ¨Pedido¨ disminuye.

84
Tabla 11. Movimiento de inventario en SAP Business One

MOVIMIENTO INVENTARIO EN SAP BUSINESS ONE

(+) Indica aumento en la cantidad

(-) Indica disminución en la cantidad
Proceso / Módulo Tipo de Documento En Stock - Comprometido + Solicitado = Disponible
Compras Orden de Compra + +
Compras Entrada de Mercancias + -
Compras Devolución de Mercancías - -
Ventas Orden de Venta + -
Ventas Entrega - -
Ventas Devoluciones + +
Inventario Solicitud de Traslado + -
Inventario Transferencia de Stock - -

Nota: Esta tabla indica el comportamiento del inventario cada vez que de crea un documento.

85
 86

4.5.8. Proceso de inventario en SAP Business One (estándar)

Figura 26. Inventario

Las funciones bajo el módulo de Inventario se utilizan para optimizar la gestión

de stocks, incluyendo bodegas, listas de precios, grupos de descuentos y
operaciones de almacén. En todo momento se obtienen actualizaciones sobre
las cantidades de stock y se pueden analizar y controlar al mismo tiempo los
aspectos financieros asociados a la gestión de inventario.

Para cada artículo, se registra los factores que son relevantes, como para que
se integre con el módulo de compras, ventas, producción. SAP Business One,
y estos datos serán relevantes para la gestión logística de la empresa.

Además del manejo del dato maestro del artículo, el módulo de inventario
contempla:

 Gestión de artículos: en relación a números de serie, artículos

alternativos, catálogos de artículos predeterminados para socios de
negocio.
 Operaciones de Stock: entradas y salidas (bajas) de inventario, traslado
entre bodegas o entre localidades, administración del conteo de
inventario y revalorización de stock.
 Listas de Precio: precios a la medida del cliente, según la importancia
del cliente
4.5.9. Diagrama de flujo – Creación de Artículo

Figura 27. Creación de Artículo en SAP Business One

87
4.5.10. Diagrama de flujo – Proceso de Autorización

Figura 28. Proceso de Autorización en SAP Business One

88
4.5.11. Diagrama de flujo – Recuento de Inventario

Figura 29. Recuento de Inventario en SAP Business One

89
4.5.12. Diagrama de flujo – Contabilización de Stock

Figura 30. Contabilización de Stock en SAP Business One

90
4.5.12. Diagrama de flujo – Baja de Inventario

Figura 31. Baja de Inventario en SAP Business One

91
4.5.12. Diagrama de flujo – Transferencia de Stock

Figura 32. Transferencia de Stock en SAP Business One

92
 93

CAPITULO V

5. INDICADORES DE CONTROL – GESTIÓN LOGÍSTICA

Los indicadores de Gestión sirven para crear controles porcentuales de

desempeño en la compañía y además para calcular el rendimiento de la
empresa según el movimiento que se tiene por un periodo determinado.

Una vez implementado el ERP, se podrá tener datos los cuales antes la
empresa no podía controlar, como por ejemplo: órdenes de compra sin ningún
inconveniente.

Por esta razón se podrá calcular algunos indicadores de gestión para la toma
de decisiones dependiendo de los resultados que muestre el indicador.

La propuesta de la medición de indicadores de gestión es para tener

información de la calidad del proceso a través del tiempo, es decir, como se
comporta el proceso por periodos, y tomar acciones para mejoras en el futuro.

En este capítulo, se mostrará algunos de los indicadores de gestión logística,

recomendables para la gestión de la empresa y una mayor optimización de los
procesos, con el fin de disminuir errores y optimizar los procesos logísticos en
la empresa.

Como indica Mora ¨Para medir el desempeño de una organización en cuanto a

calidad y productividad, se debe disponer de indicadores que permitan
interpretar en un momento dado las fortalezas, las debilidades, oportunidades y
las amenazas; por lo tanto es importante clarificar y precisar las condiciones
necesarias para construir aquellos realmente útiles para el mejoramiento de las
organizaciones¨ (Mora, 2012, p.1).

La estructura de un indicador, está compuesto, por un objetivo general,

descripción, una fórmula para realizar el cálculo, la periodicidad, el
responsable, y los gráficos (tablas) que se registran los datos y resultados del
cálculo del indicador.
 94

5.1. Indicadores de Abastecimiento

Tabla 12. Indicador de Calidad en Órdenes de Compra
INDICADOR GESTIÓN LOGÍSTICA
Proceso: Compras Año: 2016
Indicador: Calidad de Ordenes de Compra (OC) Creados
Conocer la calidad de Ordenes de Compras que se genera por el
Objetivo:
departamento de Operaciones
Conocer nivel de calidad de Ordenes de Compra respecto a
Descripción:
todas las Ordenes de Compra generadas por mes
Fórmula para
Cálculo:
Frecuencia: Mensual
Responsable: Jefe de Operaciones
Solicitar un informe en SAP Business One, con las ordenes de
Fuente de
compras de cada mes, y adicional, ordenes de compras que han
Información:
generado problemas
INFORMACION PARA CALCULO
OC Sin % Calidad
Total OC
MES Errores OC
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12

CALIDAD ORDEN DE COMPRA CREADOS

 95

Tabla 13. Indicador de Volumen de Compra

INDICADOR GESTIÓN LOGÍSTICA
Proceso: Compras Año: 2016
Indicador: Volumen de Compra
Conocer el crecimiento de las compras que se han generado
Objetivo:
luego de la implementación del sistema.
Controlar la evolución de la cantidad de compras respecto al
Descripción:
total de la ventas realizadas.
Fórmula para
Cálculo:
Frecuencia: Mensual
Responsable: Jefe de Operaciones
Solicitar un informe en SAP Business One del módulo de
Fuente de
Compras, con los valores de compras mensual, y adicional, el
Información:
valor total de ventas al mes.
INFORMACION PARA CALCULO
VALOR DE %
TOTAL DE VENTAS
MES COMPRA VOLUMEN
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12

VOLUMEN DE COMPRA (GRÁFICO)

 96

5.2. Indicadores de Ventas

Tabla 14. Indicador de Calidad de Entregas

INDICADOR GESTIÓN LOGÍSTICA
Proceso: Ventas Año: 2016
Indicador: Oportunidad de Entregas
Controlar calidad de venta, validando el tiempo de Entrega de
Objetivo:
los productos, a los clientes.
Conocer el nivel de oportunidad de Entregas al cliente final en
Descripción:
las ventas de la empresa.
Fórmula para Porcentaje Entregas a tiempo
Cálculo:
Frecuencia: Mensual
Responsable: Gerente de Ventas
Solicitar un informe en SAP Business One de los reportes del
Fuente de
módulo de Ventas, con los datos de todas las entregas a tiempo,
Información:
y adicional, el número de entregas por cada mes

INFORMACION PARA CALCULO

Cantidad Entregas Cantidas % Entregas
MES a Tiempo Entregas a tiempo
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12

CALIDAD DE ENTREGA AL CLIENTE (GRÁFICO)

 97

5.3. Indicadores de Inventario

Tabla 15. Indicador de Control de Inventario Obsoleto

INDICADOR GESTIÓN LOGÍSTICA
Proceso: Inventario Año: 2016
Indicador: Inventario Obsoleto
Controlar el nivel de obsolescencia del producto, mediante la
Objetivo:
cantidad de productos dañados.
Descripción:
Conocer el nivel de mercaderia en Bodega en mal estado
Fórmula para I
Cálculo:
Frecuencia: Mensual
Responsable: Coordinador Logística
Solicitar un informe en SAP Business One de los reportes del
Fuente de
módulo de Inventarios, con los datos de inventario que se dio
Información:
de baja, y adicional, la cantidad total de stock en el almacen
INFORMACION PARA CALCULO
Stock en %
MES Baja de Inventario Almacen Inventario
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12

INVENTARIO OBSOLETO (GRÁFICO)

 98

CAPITULO VI

6. ANÁLISIS FINANCIERO

6.1. Inversión en SAP Business One

El costo del ERP siempre ha sido una de las razones por la cual muchas
empresas no han tomado la decisión de implementar. Pero para SAP Business
One, uno de los grandes beneficios, es su costo reducido a comparación de
otros ERP del exterior. A continuación se detalla en la Tabla 17. La inversión,
que tendrá que realizar la empresa para su implementación, incluyendo
mantenimiento del software que incluye soporte a errores y actualizaciones del
producto emitidas por el fabricante durante su vigencia, es un costo anual; así
mismo el mantenimiento de localización adaptado al país, el cual podría tener
un incremento anual, correspondiente a la inflación del año.

Además, se muestra un detalle del costo de las licencias, por perfil de usuario
y, por último, un descuento del 10% que ofrece SAP cuando el valor total de
licencias es superior a $15000.

A todo esto se añade el valor de la implementación, misma que será una

implementación Estándar, que incluye horas de consultoría, personalizaciones,
capacitaciones, entre otras, para el desarrollo y alcance de la implementación
requerida por la empresa.
 99

Tabla 16. Horas de Implementación Estándar - SAP Business One

IMPLEMENTACION ESTÁNDAR SAP BUSINESS ONE HORAS

Preparación
Kick off Reunion inicial 4

Alcance ( Business Blueprint )

Levantamiento Alcance 70
Instalación - Configuración Servidor y Clientes 5
Realizacion Proyecto
Configuración del sistema 20
Personalizaciones 85
Cargue de datos para pruebas 25
Preparación Final
Capacitación 90
Pre-Salida en Vivo 60
Produccion
Acompañamiento Salida en Vivo 60
Acta de Cierre 1
Gerencia del Proyecto 30
TOTAL 450
VALOR $ 29.000,00
 100

Tabla 17. Inversión en SAP Business One

INVERSION EN SAP BUSINESS ONE

VALOR
CONCEPTO CANTIDAD TOTAL
UNITARIO
LICENCIAS
Usuario profesional $ 2.500,00 4 $ 10.000,00
Usuario Limitado CRM $ 1.250,00 3 $ 3.750,00
Usuario Limitado Financiero $ 1.250,00 3 $ 3.750,00
Usuario Limitado Logística $ 1.250,00 3 $ 3.750,00
SUBTOTAL 13 $ 21.250,00
Descuento en Licencias * 10% [AUTOMÁTICO] $ 2.125,00
SUBTOTAL $ 19.125,00
Descuento Adicional SAP 0% $ -
SUBTOTAL $ 19.125,00
Mantenimiento Licencias SAP / Año U$ 271 12 Mes $ 3.251,25
Mantenimiento Localización U$1500 / Año U$ 125 12 Mes $ 1.500,00
TOTAL US$ $ 23.876,25
Valor Implementación ($) ESTÁNDAR $ 30.000,00
TOTAL INVERSION DIRECTA $ 53.876,25

6.2. Inversión Indirecta y Total de la Inversión

La inversión al adquirir el sistema también implica costos extras, que no son

considerados en el valor de la implementación, ni en el valor de las licencias.
Valores tales como, contratación de empresa para la Gestión de Cambio: es un
factor muy importante ya que con el aporte de esta empresa, el proyecto podrá
avanzar con fluidez, para que no haya demoras o atrasos en el proyecto.
Gestión de cambio sugiere dar incentivos para por empleados, para que se
mantengan motivados y realicen las tareas extras que se les asigna durante la
implementación. Estos son unos de los costos no considerados en la
implementación, a continuación se muestra todos los costos comunes, fuera de
los costos del software que se obtiene dentro de una implementación.
 101

Tabla 18. Inversión Indirecta en la Implementación

INVERSION INDIRECTA EN LA IMPLEMENTACIÓN

VALOR
CONCEPTO CANTIDAD TOTAL
UNITARIO

Contratación Empresa para Gestion del Cambio

$ 3.500,00 1 $ 3.500,00
(Change Americas)
Incitivos a Empleados $ 200,00 15 $ 3.000,00
Refrigerios $ 1.000,00 1 $ 1.000,00
Contratación Empresa Levantamiento de procesos $ 6.000,00 1 $ 6.000,00
Horas Extras durante la implementación $ 681,82 13 $ 8.863,64
TOTAL INVERSION INDIRECTA $ 22.363,64

El total de la inversión de se tendrá que realizar es la sumar de la inversión

directa más la suma de la inversión indirecta.

Tabla 19. Total de Inversión para Implementación

TOTAL INVERSION
INVERSION DIRECTA $ 53.876,25
INVERSION INDIRECTA $ 22.363,64
TOTAL $ 76.239,89
6.3. Beneficios del ERP

Los beneficios económicos que trae el ERP son elevados ya que se tendrá un
control de inventario, reducción de errores y no actividades repetitivas
innecesarias; toda la trazabilidad del proceso: desde el proceso de
abastecimiento, hasta la entrega final al cliente; también se incrementarán las
ventas en la compañía, por el alto nivel de servicio que se brindará y se tendrá
reportes gerenciales inmediatos, ahorrando una gran cantidad de tiempo por la
elaboración de los mismos.

El ahorro para la flexibilidad de tiempo en los procesos de Compras, Ventas e

Inventarios son los que se detallan en el estudio del presente trabajo, los
cuales se ha determinado de la siguiente manera.
 102

Para conocer el valor que se obtiene a favor de control de stock en inventario,

se calculó mediante la cantidad total del inventario en la compañía, por el costo
promedio de todo el stock de inventario, este valor multiplicado por un 20% que
es el porcentaje establecido por la compañía de mantenimiento de inventario.

Para el cálculo de las ventas ganadas, se estima que se captarán 10 clientes

nuevos al año, por la prestación de servicio al cliente que se brindará en la
empresa a partir de la implementación, y el cálculo de ventas promedio por
cliente es de 10 mil dólares, por lo tanto se obtendrá un beneficio promedio de
$ 100 000.

Habrá un ahorro de 25% por desperdicio o mal estado de inventario, mediante

el control y mejor manejo de inventario, este porcentaje a medida que pasa el
tiempo va ir aumentando, con el fin de no tener productos en mal es estado, y
solo dar de baja a productos por muestras.

En la reducción de errores, informes gerenciales y trazabilidad de procesos,

tiene un beneficio en ahorrar tiempo del personal en la empresa, al
implementar el sistema. Teniendo grandes ventajas como se muestra en la
tabla 20.

Tabla 20. Beneficios con SAP Business One para la Empresa

BENEFICIOS PARA LA EMPRESA

CONCEPTO VALOR

Control de Stock en Inventario $ 54.000,00

Reducción errores y doble trabajo para una misma actividad $ 29.000,00
Trazabilidad en Procesos $ 18.500,00
Respuesta Rápida al cliente (Ventas Ganadas) $ 100.000,00
Minimizar bajas de inventario $ 3.000,00
Informes Gerenciales instantáneos $ 12.000,00
TOTAL BENEFICIOS $ 216.500,00
 103

6.4. Flujo Anual Libre

El Flujo anual libre es el análisis del flujo de caja anual en la empresa o del
proyecto que se está realizando la inversión, en este caso la implementación
de un ERP.

Considerando todos los factores de esta propuesta, es una inversión que inicia
y finaliza en el año que empieza la implementación del sistema, considerado
como año 0.

Además se realiza un análisis del Flujo anual de operaciones, estimando un

crecimiento del 5% anual de los Beneficios que trae el sistema, que se toma en
cuenta del siguiente año de la implementación, considerado como año 1. Así
mismo un flujo de costos o gastos anuales que involucra la implementación del
software durante 5 años.

Donde el flujo anual de operaciones es la suma del Flujo de Beneficios más

Flujo de costos y gastos que se generan por la implementación del sistema, los
cuales son valores negativos, como se muestra en la tabla a continuación.
Tabla 21. Flujo anual libre

AÑOS AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5

- Inversiones del año (inicial o posterior) $ 76.239,89
+ Reventa de inversiones (valor total de reventa)
= Flujo anual de inversión (I) $ (76.239,89)

+ Flujo de beneficios (ahorros productivos) $ 21.650,00 $ 32.475,00 $ 43.300,00 $ 54.125,00 $ 64.950,00

- Flujo de costos de producción (costos adicionales) $ (4.751,25) $ (4.751,25) $ (4.751,25) $ (4.751,25) $ (4.751,25)
- Flujo de gastos operativos (gastos adicionales)
+/- Otros
= Flujo anual de operación antes de impuestos (O) $ 16.898,75 $ 27.723,75 $ 38.548,75 $ 49.373,75 $ 60.198,75

Flujo anual libre del proyecto (I+O) $ (76.239,89) $ 16.898,75 $ 27.723,75 $ 38.548,75 $ 49.373,75 $ 60.198,75
Nota: El cálculo del Flujo anual libre es igual a la suma del flujo anual de inversión más el flujo anual de operaciones, el cual
se calcula desde el año 1, el que sería el año de la salida a vivo del sistema. Como podemos ver, el Año 0 el cual es el año
de implementación del proyecto esta con valor negativo, el cual es el valor total de la inversión.

104
 105

6.5. Tasa Mínima Aceptable de Retorno (TMAR)

La tasa mínima de retorno sobre la inversión, es un indicador fundamental para

poder continuar con el análisis financiero de este trabajo. Este valor debe ser
menor al rendimiento general del proyecto, en caso de que si es mayor la
TMAR al rendimiento, el proyecto no será aprobado, ya que se lo marcaria
como un proyecto No Rentable para la empresa.

Para el cálculo de este valor interfieren tasas y factores variables, tales como,
Tasa de interés activa y porcentaje Riesgo País, valores que da el Banco
Central del Ecuador que son actualizados mensualmente. También el valor de
Capital Propio, que es capital propio invertido menos deuda en caso de tener
para la implementación del proyecto, del mismo modo la beta de la industria
apalancada, que es un valor de acuerdo a las proyecciones de Damodaran.

Tabla 22. Cálculo TMAR

CA LCULO DE TA S A MINIMA A CE P TA B LE DE RE NDIMIE NTO

TMAR
TMAR= ______D_____rd (1-t) + _____E____re
D+E D+E

Tasa Mínima Atractiva de Rendimiento (TMAR) 26,00%

D = % Deuda 0,00%
E = % Capital propio 100,00%
rd = Tasa de interés activa 8,88%
t = Impuesto sobre la renta 25%

re= rentabilidad exigida del capital propio

26,00%
re = rf + &(rm-rf) + rp

& = Beta de la industria apalancada 1,16

rf = Tasa libre de riesgo en base a los bonos de EE UU 2,81%
rm-rf = Premio al riesgo 6,50%
rp = Riesgo país 15,65%
 106

6.6. Valor Neto Actual (VAN)

El VAN se calcula en el momento inicial de un proyecto de inversión como el

del presten trabajo, el mismo debe ser positivo para que se considere como
una inversión factible. Para el cálculo del Valor Neto Actual es necesario saber
el valor de la Tasa Mínima Aceptada de Rendimiento, el cual se muestra en la
tabla 22.

La fórmula a utilizar para este cálculo se encuentra en la tabla a continuación:

Tabla 23. Cálculo VAN

CALCULO DEL VALOR ACTUAL NETO

VAN

Valor Actual Neto (VAN) $ 12.447,59

p = Numero de periodos que se han considerado

Qp = Valor neto de los distintos flujos de caja de los periodos
TMAR = Tasa Mínima Aceptable de Rentabilidad
In = Valor de la inversión incial

PROYECTO RENTABLE SI

6.7. Tasa Interna de Retorno (TIR)

La TIR es una tasa de rentabilidad que se calcula y se espera del presente

proyecto que se invertirá en la empresa.

¨La tasa interna de Retorno es la rentabilidad de una empresa o de un proyecto

de inversión. Matemáticamente, es la tasa de interés que iguala el valor
presente neto¨ (Ramírez, 2011, p.105).
 107

Tabla 24. Cálculo TIR

TIR

Tasa Interna de Retorno (TIR) 32,29%

p = Numero de periodos que se han considerado

Qp = Valor neto de los distintos flujos de caja de los periodos
TIR = Tasa Interna de Retorno
In = Valor de la inversión incial

PROYECTO RENTABLE SI

Nota: Es un proyecto rentable, ya que la tasa interna de retorno está siendo

mayor a la tasa mínima de aceptación rentable.

6.8. Costo – Beneficio

Este es otro indicador que ayuda a tomar decisiones para futuros proyectos
invertidos en una empresa.

Indica si conviene hacer la inversión de acuerdo al monto de ganancias por

cada unidad invertida en el proyecto, es decir, si el total de la inversión sobre
pasa al costo actual de los beneficios, lo óptimo es no realizar tal inversión.

El cálculo de Costo – Beneficio se muestra en la siguiente tabla.

 108

Tabla 25. Cálculo Costo-Beneficio

COSTO BENEFICIO
C-B

Costo Beneficio(C-B) 1,16

It = Inversión Total
VTb = Valor actual total del beneficio del proyecto

PROYECTO RENTABLE SI

Nota: El resultado indica que el proyecto si será rentable. Se tendrá una

ganancia de 16 centavos por cada dólar invertido.

6.9. Periodo de Recuperación

El periodo de recuperación, es el tiempo en años que tardará para recuperar la

inversión, y empiece a generar ganancias, recuperando a su totalidad la
inversión inicial.

Para poder calcular el flujo libre acumulado se necesita hacer la sumatoria de

todos los años anteriores del flujo anual libre del proyecto. El año que cambie
de valor negativo a positivo, va a ser el año que se ha recuperado toda la
inversión generada en la implementación

Tabla 26. Flujo libre acumulado

Flujo anual libre del proyecto (I+O) $ (76.239,89) $ 16.898,75 $ 27.723,75 $ 38.548,75 $ 49.373,75 $ 60.198,75

Flujo libre acumulado $ (76.239,89) $ (59.341,14) $ (31.617,39) $ 6.931,36 $ 56.305,11 $ 116 503,86
 109

En la Tabla 26. Se observa que a partir del tercer año se tendrá una ganancia
total sin el costo de inversión que se generó del ERP. Para tener un valor
exacto de años y meses de recuperación de inversión, se genera el cálculo que
muestra la siguiente tabla.

Tabla 27. Cálculo Periodo de Recuperación

Año 0 Año 1 Año 2 Año 3

Flujo anual libre del proyecto (I+O): (76.239,89) 16.898,75 27.723,75 38.548,75
Año 1 + Año 2 44.622,50
Año 0 - (Año 1 + Año 2) 31.617,39
[Año 0 - (Año 1 + Año 2)] / Año 3 0,82
Total años: 2,82
 110

CAPÍTULO VI

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1. Conclusiones

La empresa no cuenta con una solución empresarial con el fin de que sus
procesos estén integrados y se pueda desarrollar una planificación adecuada
para el abastecimiento de sus bodegas.

Se realizó un levantamiento de procesos mediante un cuestionario propuesto

por la metodología de implementación para conocer la situación presente de la
compañía, con el fin de adaptar y optimizar los procesos en el sistema
propuesto en este trabajo.

La empresa no tiene un control de inventarios, el cual mediante la

implementación del sistema, se podrá conocer en tiempo real el stock de sus
productos.

Mediante procesos de autorización, se establecerá un control gerencial, para

aprobar compras, ventas o algún proceso logístico, que quiebre la política de la
empresa en estos procesos

Se podrá mejorar la inexactitud que se tiene en los inventarios, mediante

conteos cíclicos de inventarios, que se podrán establecer dentro del calendario
del sistema.

Los procesos que realizan manualmente, con la implementación del sistema,

ahora serán automatizados dentro de la plataforma SAP Business One,
teniendo una trazabilidad de cada proceso de la compañía, puntualmente para
los procesos de compras, ventas e inventarios.

Se podrá tener una respuesta efectiva al cliente, ya que se podrá conocer en

tiempo real, el stock de las bodegas, o los productos que están por llegar a
bodega.
 111

Mediante la información que genera el ERP, se podrá realizar indicadores de

gestión, para conocer el aumento de rendimiento que generaría la empresa,
tras la implantación de un ERP, esto se podrá realizar periódicamente, y los
datos necesarios se podrán tener de manera inmediata.

Se formaliza todos los procesos de la empresa, con respectivas asignaciones

de cada actividad a los empleados de la empresa, ya que se tendrá bloqueos
para cada perfil de usuario en el sistema.

Todos los documentos estarán como documentos digitales en el sistema, con

esto, existirá un ahorro de impresiones de documentos innecesarios, y además
se podrán crear documentos como preliminar, es decir como un borrador, hasta
confirmar que todo esté completo antes de crear el documento y que se genere
una contabilización, así disminuyendo los errores en la creación de
documentos.

Es un ERP con inversión considerable para el mercado de las pequeñas y

medianas empresa. Mediante un análisis financiero, se demuestra que el la
inversión que se propone, será rentable para la empresa, mediante los
beneficios que trae el sistema, se recupera la inversión total a partir del
segundo años de funcionamiento del software.

6.2. Recomendaciones

El ERP es un sistema abierto, que puede crecer conjuntamente con lo que

vaya la empresa, por lo que es indispensable tener una persona de sistemas,
para que puedan realizar las respectivas parametrizaciones.

Para implementaciones ERP, es necesario trabajar conjuntamente con la

Gestión del Cambio, ya que se encargaran de motivar al personal y que no se
genere un ambiente de incertidumbre al cambio del sistema dentro de la
empresa.
 112

Establecer una política en la empresa, para actualizaciones periódicas en los

Datos Maestros de Proveedores y Clientes, para que no exista datos antiguos o
desactualizados, y se pueda generar contacto con el tercero de manera
inmediata.

Al momento de migrar la información al sistema nuevo, se recomienda que solo

se traspase datos que activos, es decir, clientes, proveedores o artículos que la
empresa aun trabaje con estos, ya que si se carga al software información
¨basura¨, el sistema reporta información no útil para la compañía.

Alimentar al sistema, todo movimiento que se genere en la empresa,

especialmente cuando se dé de baja un artículo, esto con el fin de tener el
control de inventarios y tener información real en el sistema.

La empresa se podrá adaptar a los demás módulos que ofrece SAP Business
One que no han sido considerados en este trabajo, ya que el sistema Estándar,
tienen acceso a módulos como: CRM, Servicios, Recursos Humanos y
Producción en caso de requerir.

Están abierto las opciones de poder utilizar ubicaciones en las bodegas, para
tener un control minucioso del almacenaje de los productos y además una
gestión de los ítems, por número de series o lotes para una trazabilidad del
artículo, funcionalidades que no se utilizará luego de la implementación.

Los informes gerenciales serán especialmente para licencias profesionales, se

sugiere que estos datos sean exclusivos para la alta gerencia, y que sean
bloqueados para los demás usuarios.
Empezar a realizar la agenda personal por usuario, dentro del sistema, para
que tener una planificación de actividades diarias en el calendario que ofrece el
software.
 113

REFERENCIAS

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Velasco, J. (2013). Gestión de la logística en la empresa: planificación de la
cadena de suministros. Madrid, España: Larousse - Ediciones
Pirámide.
 115

ANEXOS
Anexo 1: Precalificatorio para Implementación de ERP

PRECALIFICATORIO

NOMBRE EJECUTIVO:

EMPRESA: NOMBRE EMPRESA

ACTIVIDAD: ACTIVIDAD, RUBRO O INDUSTRIA

PAGINA WEB: DIRECCION WEB

FECHA REUNIÓN: FECHA

VENDEDOR: NOMBRE VENDEDOR

CONTACTO PPAL: NOMBRE Y CARGO.

OTROS INVITADOS: NOMBRES Y CARGO.

N° EMPLEADOS: N°

N° USUARIOS: N°

FACTURACIÓN: USD $

ERP ACTUAL: NOMBRE SISTEMA O SIST. PROPIO

ADQUISICIÓN: FECHA.

ESTÁN BUSCANDO: -
¿SABE DE QUE TRATA
-
LA DEMO DE SB1?:

PRESUPUESTO: ¿Han asignado un presupuesto?

FECHA DESICIÓN: INDICAR TIEMPO

INFORMACIÓN ADICIONAL
Anexo 2: Formaro Recuento de Inventario
Anexo 3: Mapa de Relaciones Proceso de Compra en SAP Business One
Anexo 4: Mapa de relaciones proceso de venta en SAP Business One
Anexo 5: Documento Solicitud de compra SAP Business One
Anexo 6: Documento Orden de Compra SAP Business One
Anexo 7: Documento Orden de Venta SAP Business One
Anexo 8: Datos maestros socios de negocios – Cliente, Proveedor. SAP
Business One
Anexo 9: Datos maestros de artículo SAP Business One
Anexo 10: Ficha Datos de Inventario SAP Business One
Anexo 11: Ganacia bruta de Venta SAP Business One
Anexo 12: Formato de pruebas funcionales - compras

PRUEBAS DEL SOFTWARE

PROYECTO SAP BUSINESS ONE

Módulo(s) Compras
Objetivo Realizar pruebas funcionales en el Módulo de Compras
Lugar
Fecha

Usuario Empresa Firma

Descripción de la Prueba
Tiempo Estimado
Pedido entrada de mercancias ( 5 artículos )
Solicitud de Compra
Oferta de Compra (Cotización)
Orden Compra (5 artículos)
Devolución de Mercancia
Creación de Proveedor
Informe de Comparación de Oferta de Compra

Datos de Entrada

Puntos de Control

Resultados Esperados
Procesos se validaron conjuntamente con el usuario?

DESCRIPCIÓN DEL CRITERIO DE ACEPTACION SI NO RESULTADO

PREGUNTAS REFERENTES A LA PRUEBA

OBSERVACIONES
Anexo 13: Formato de pruebas funcionales - inventario

PRUEBAS DEL SOFTWARE

PROYECTO SAP BUSINESS ONE

Módulo(s) Inventario
Objetivo Realizar pruebas funcionales en el Módulo de Inventario
Lugar
Fecha

Usuario Empresa Firma

Descripción de la Prueba
Tiempo Estimado
Salida de Mercancia (Dar de baja a articulo)
Entrada de mercancias (5 artículos)
Creacion de un articulo (1 artículo)
Descripción, grupo de articulos, impuesto, compra, venta, marca.
Entrada y salida de mercancías
Revalorización de inventarios
Articulo Alternativo
Cambio precio de item (Lista de precios)
Autorizacion cambio de cantidades en entrada de mercancia
Transferencia de Stock
Recuento de Inventario

Datos de Entrada

Puntos de Control
Cambio de cantidades
Cambio precio del Item

Resultados Esperados
Procesos se validaron conjuntamente con el usuario?

DESCRIPCIÓN DEL CRITERIO DE ACEPTACION SI NO RESULTADO

PREGUNTAS REFERENTES A LA PRUEBA

OBSERVACIONES
Anexo 14: Formato de pruebas funcionales - ventas

Módulo(s) Ventas
Objetivo Realizar pruebas funcionales en el Módulo de Ventas
Lugar
Fecha

Usuario Empresa Firma

Descripción de la Prueba
Tiempo Estimado
Oferta de Ventas
Orden de Venta 1 Promedio 5 articulos
Orden de Venta 2 Promedio 5 articulos
Entrega Total
Factura
Nota de Credito Total
Formato de Nota de Credito
Creacion Clientes (Datos Maestros)
Orden de Venta 3 Promedio 10 articulos
Entrega Parcial

Datos de Entrada

Puntos de Control

Resultados Esperados
Procesos se validaron conjuntamente con el usuario?

DESCRIPCIÓN DEL CRITERIO DE ACEPTACION SI NO RESULTADO

PREGUNTAS REFERENTES A LA PRUEBA

OBSERVACIONES
Anexo 15: Formato Solicitud de Cambios durante la implementación
Anexo 16: Maestros Proveedores

Código Proveedor Nombre Proveedor

PL1790017478001 3M ECUADOR C.A.
PL1792239176001 ADDOSERVICES S.A. ADD
PL0190099725001 ADHEPLAST S.A.
PL0992119748001 AGROINDUSTRIAS DAJAHU S.A.
PL1792169658001 ANDVELACORP CIA. LTDA.
PL1792554365001 ASOCIACIONGROUP4 PROTECCION INDUSTRIAL
PL1791825659001 ASTECOMEX CIA. LTDA.
PL1791854349001 BRAVO POLO CIA. LTDA.
PL1792028035001 BROWNBREEDING INGENIERIA S.A
PL0590031984001 CALZACUERO C.A.
PL1792284082001 CARLISANECUADOR CIA.LTDA
PL1791885996001 CODI EMPAQUES DEL ECUADOR CIA. LTD
PL1792046130001 COLDCHAIN CIA. LTDA.
PL1792369304001 COMDEPROY S.A.
PL1791263847001 CREACIONES JUVENTUS S.A.
PL1792510805001 CHANGE FACTOR CONSULTING SERVICES S.A. CHANGEFACS
PL0992105305001 DAMCO ECUADOR S.A.
PL1790461254001 DECOPRINT CIA. LTDA.
PL1792285607001 DISTRIBUIDORA DE INSUMOS Y MEDICINAS JUAN BERRONES CIA. LTDA.
PL1791322037001 ECOPLANTA S.A.
PL0991294996001 ECUATORIANA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL RAMIREZ ECUASIR C. LTDA.
PL1768153530001 EPPETROECUADOR
PL0992571527001 EXPO TRADE S.A.
PL1792497434001 FACTORYPLASTGRIJ CIA.LTDA
PL1792086930001 FERRETERIAS FERRIGONZ CIA. LTDA
PL1792094836001 FESA ECUADOR S.A.
PL1791703081001 FRAGMA S.C.C.
PL1791282582001 G4S SECURE SOLUTIONS ECUADOR CIA. LTDA.
PL1792237645001 GAICOP CIA. LTDA
PL1791859170001 GIMMICKS MARKETING SERVICES CIA. LTDA.
PL0991327258001 GREENANDES ECUADOR S.A.