TEMA # 1: LA ORGANIZACIÓN

Para el autor Agustín Reyes Ponce la palabra organización viene del griego
“organon”, que significa instrumento.

Pero quizás ilustre mejor el significado de este concepto, el uso que en nuestra
lengua se da a la palabra “organismo”. Este implica necesariamente:

a) Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partes idénticas, ni de

igual funcionamiento.

b) Unidad funcional: esas partes diversas, con todo tienen un fin común e
idéntico.

c) Coordinación: precisamente para lograr un fin, cada parte pone una acción
distinta, pero complementaria de las demás y ayudan a las demás a
construirse y ordenarse conforme a una teleología2 específica.

1.2. CONCEPTO DE ORGANIZACION

Según Guillermo Gómez es: “La estructuración técnica de las relaciones que deben
existir entre funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales
de un organismo social, con el fin de lograr máxima eficiencia en la realización de
planes y objetivos señalados con anterioridad”.

Al respecto Harold Koontz y Heinz Weihrich opinan: “Se piensa en organización

como: 1) La identificación y clasificación de las actividades requeridas, 2) El
agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos, 3) La
asignación de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria
para supervisarlo (delegación) y 4) las medidas para coordinar horizontalmente y
verticalmente en la estructura organizacional”.

Stoner y otros opinan que organización: “Son dos personas o más que trabajan
juntas, de manera estructurada, para alcanzar una meta o una serie de metas
específicas”.

En conclusión organización es una estructura que combina el esfuerzo de los

individuos o grupos de los diferentes niveles de la organización, con los elementos
necesarios dentro o fuera de la organización para que se cumplan los objetivos
planificados.

1.3. ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

La organización formal e informal siempre se encuentra incluida en todas las

organizaciones. Estas se describen a continuación:
Para Lois A. Allen citada por Vicente Perel y otros es: Un sistema de tareas bien
definidas, cada una de las cuales tiene en sí una cantidad específica de autoridad,
responsabilidad y obligación de rendir cuentas; este conjunto de elementos es
dispuesto en forma consiente y minuciosa, para permitir a los responsables de la
empresa, trabajar juntos más efectivamente, a fin de lograr el cumplimiento de sus
objetivos.

1.3.2. Organización Informal

Keith Davis citado por Harold Koontz y Heinz Weihrich, descubrió a la organización
informal como: Una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni
requeridas por la organización informal pero que se producen espontáneamente a
medida que las personas se asocien entre sí.

Las organizaciones tanto formales como informales deben ser reflexibles para
garantizar que el esfuerzo individual se canalice hacia el cumplimiento de las metas
del grupo entero de la organización.

1.4. OBJETIVOS DE METAS DE LA ORGANIZACIÓN

Guillermo Gómez Ceja afirma que los objetivos y las metas están ligadas y no
pueden concebirse los unos sin los otros.

Mientras que los objetivos un fin por alcanza, en uno o varios periodos de
planeación, sin especificar en su contenido fechas ni cuantificación de resultados,
las metas determinan un fin que deberá necesariamente ser alcanzado en un
periodo de planeación específica, cuantificándose los resultados que se desean
lograr, e incluso el costo estimado para llegar a ellos.

La organización tiene tres objetivos que pueden ser intercalados o ser

independientes entre sí: el crecimiento, la estabilidad, y la interacción; las metas
para estos objetivos varían de acuerdo a cada organización.

1.5. POLITICAS Y PROCEDIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN

Para Guillermo Gómez Ceja las políticas tienen por objeto orientar la acción, por lo
cual sirven para formula, interpretar y suplir las normas concretas. La importancia
de estas en la administración es decisiva, ya que son indispensables para lograr
una adecuada delegación de autoridad.

El mismo autor define los procedimientos como una serie de labores concatenadas,
que constituyen una sucesión cronológica y el modo de ejecutar un trabajo,
encaminados al logro de un fin determinado.
1.6. MANUALES ADMINISTRATIVOS

Según Perel, Ader y Etkin: Los manuales constituyen parte del proceso de
comunicación en la empresa, sirven para cumplir la función unificadora de las partes
de la organización, y preponderantemente la de una de ellas: la organización formal.

Para el autor Enrique Franklin: “Los manuales administrativos son documentos que
sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y
transferir en forma ordenada y sistemática, información de una organización,
(antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, etc.), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren
necesarios para el mejor desempeño de sus tareas”.

Se puede agregar que los manuales ayudan a todos los jefes a tener una mejor
comprensión de las necesidades reales de la organización, además les ayudan a
trasmitir su experiencia, habilidad y capacidad a futuras generaciones dentro de la
organización.

1.7. PRINCIPIOS DE ORGANIZACION

Los autores Stephen Robbins y Mary Coulter, citan seis elementos claves de la
organización, estos constituyen los principios de organización que se detallan a
continuación:

1.7.1. Especialización del Trabajo

El concepto de especialización del trabajo puede ser rastreado un par de siglos en

el pasado hasta la exposición de Adam Smith sobre la división del trabajo y su
conclusión de que está contribuía a incrementar la productividad del empleado.

Hoy empleamos el término especialización del trabajo, o división del trabajo, para
describir el grado en que las tareas de una organización están divididas en trabajos
separados. El aspecto esencial de la especialización del trabajo es que en ella no
se asigna la realización de todo un trabajo a un solo individuo, sino que se divide en
varios pasos, cada uno de los cuales es llevado a cabo por una persona diferente.
Los empleados se especializan individualmente en una sola parte de determinada
actividad, y no en la actividad completa.

En la actualidad, la mayoría de los gerentes consideran la especialización del

trabajo como un mecanismo importante de organización, pero no como una fuente
de inagotables incrementos en la productividad.

1.7.2. Departamentalización
Una vez que los trabajos han sido divididos mediante la especialización del trabajo,
es preciso volver a agruparlos para que sea posible coordinar las tareas comunes.

La base sobre la cual se agrupan los trabajos a fin de alcanzar las metas
organizacionales se conoce como departamentalización. Toda organización cuenta
con su propia forma específica de clasificar y agrupar las actividades de trabajo.

La departamentalización, puede ser: Funcional, de acuerdo con las funciones; por

Productos, según el tipo de producto que elabore la organización; Geográfica, según
el territorio; por Procesos, donde las actividades están agrupadas de acuerdo con
el flujo de productos o clientes y por último la departamentalización puede ser por
Clientes, que se basa en el tipo particular de clientes que la organización intenta
atraer.

Con frecuencia las organizaciones grandes combinan la mayoría de estas formas

de departamentalización o todas ellas.

1.7.3. Cadena de Mando

Las cadenas de mando es una línea ininterrumpida de autoridad que se extiende

desde los niveles superiores de la organización hasta los niveles más bajos y aclara
quién le deberá rendir cuentas a quién. Esto ayuda a los empleados a saber a quién
deberán recurrir cuando tengan problemas y ante quien son responsables.

No es posible hablar de cadena de mando sin mencionar tres conceptos análogos:

autoridad, responsabilidad y unidad de mando. La autoridad se refiere a los Marco
Teórico derechos inherentes de la persona que ocupa una posición administrativa,
para dar órdenes y esperar que estas sean obedecidas.

La responsabilidad se refiere a la obligación o expectativa de lograr un rendimiento

determinado.
Por último el concepto de unidad de mando sostiene que un subordinado debe tener
un superior y sólo uno, ante quien será directamente responsable.

1.7.4. Amplitud y Control

El concepto de amplitud de control se refiere al número de subordinados que un

gerente puede supervisar con eficacia y eficiencia.

Varios autores reconocieron que el nivel de la organización es una variable de

contingencia que afecta al número de subordinados que puede supervisar un
gerente. A medida que un gerente asciende por la escala jerárquica de la
organización, tiene que atender una mayor diversidad de problemas complejos y
mal estructurados, por lo cual los ejecutivos deberán tener un alcance de control
más pequeño que los gerentes del nivel medio y en forma similar, los gerentes de
nivel medio requerirán un alcance más modesto que los supervisores.

Cuanto mayor grado de capacitación y experiencia posean los subordinados, tanto

menos supervisión directa necesitan.

1.7.5. Centralización y Descentralización

La centralización se refiere al grado en que la toma de decisiones está concentrada

en los altos niveles de a organización.

La descentralización es la transferencia de la autoridad de toma de decisiones a

niveles más bajos dentro de una organización.

El concepto centralización-descentralización es de carácter relativo, no absoluto, lo

que se quiere decir por relativo es que una organización nunca está completamente
centralizada o descentralizada, pocas organizaciones podrían funcionar con eficacia
si todas las decisiones las tomarán únicamente un grupo selecto de los más altos
gerentes; pero tampoco podrían funcionar eficazmente si todas las decisiones
fueran delegadas a los empleados de los niveles más bajos.

1.7.6. Formalización

La formalización se refiere al grado en que las actividades de una organización

están estandarizadas y medida en la cual el comportamiento de los empleados se
guía con una serie de reglas y procedimientos.

En las organizaciones con una alta formalización, se cuenta con descripciones de

puestos explícitas, muchas reglas organizacionales y procedimientos claramente
definidos que abarcan todos los procesos de trabajo, los empleados tienen una
cantidad mínima de discreción sobre lo que tiene que hacerse, cuando debe
hacerse y como se llevará a cabo.

Cuando la formalización es baja, el comportamiento en los puestos está

relativamente no estructurado y los empleados gozan de mucha libertad para elegir
la forma en que harán su trabajo.

A continuación el Cuadro Nº 1 muestra un resumen los principios de organización:

CUADRO Nº 1
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
 PRINCIPIOS DEFINICION
Especialización del Trabajo Grado en el cual las tareas de una
organización están divididas en
trabajos separados. Se le conoce como
división del trabajo.
Departamentalización Base sobre la cual los empleados se
agrupan para el logro de las metas
organizacionales.
Cadena de Mando Línea interrumpida de autoridad que se
extiende desde los niveles más altos de
la organización hasta los niveles más
bajos y aclara quien debe rendir
cuentas a quien.
Centralización y Descentralización La descentralización es el grado en el
cual la toma de decisiones está
concentrada en los altos niveles de la
organización.
La descentralización es la transferencia
de la autoridad de toma de decisiones a
niveles bajos dentro de una
organización.

Formalización Grado en que las actividades de una

organización están estandarizadas, y
medida en la cual el comportamiento de
los empleados se guía con una serie de
reglas y procedimientos.

1.8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Según Robbins y Coulter es el: “Marco formal de la organización de acuerdo con el

cual las tareas se dividen, agrupan y coordinan”.

Al respecto Stoner, Freeman y Gilbert expresan que es: “La forma de dividir,
organizar y coordinar las actividades de la organización”.

Cabe adicionar que la estructura organizacional debe permitir a los empleados

realizar su trabajo con efectividad, economía y eficiencia, para alcanzar las metas y
objetivos de su unidad y de toda la organización al mismo tiempo.

Según Stoner y otros los tipos de estructuras organizacionales son de tres formas
básicas: por función, por producto-mercado o en forma de matriz, estas tres formas
básicas se describen a continuación:

1.8.1. Organización Funcional

La organización por funciones reúne, en un departamento a todos los que se
dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se llaman funciones, por
ejemplo mercadotecnia o finanzas se agrupan en una unidad.

1.8.2. Organización por Producto-Mercado

La organización por producto, organiza una empresa en divisiones que reúnen a las
personas involucradas con un tipo dado de producto o un grupo relacionado de
productos. La organización por mercado, organiza una empresa en divisiones que
reúnen a las personas involucradas con un tipo dado de mercado.

1.8.3. Organización Matricial

La estructura matricial, en ocasiones llamada “sistema de mando múltiple es un

producto híbrido que trata de combinar los benéficos de los dos tipos de diseño, al
mismo tiempo que pretende evitar sus inconvenientes. Una organización con una
estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo. Los
empleados tienen de hecho dos jefes, es decir trabajan con dos cadenas de mando.

1.9. EL ORGANIGRAMA

Según Raúl Saroka y Carlos Ferrari es: La representación gráfica simplificada de la

estructura formal que ha adoptado una organización. Es por lo tanto la
representación de la forma en que están dispuestas y relacionadas sus partes.

Al anterior concepto se puede añadir que el organigrama es un medio de

comunicación y análisis para la organización y es también llamado como Cartas de
la Organización, Gráficas de la Organización o Diagrama de Estructura.

1.10. LA AUTORIDAD

Para Stoner, Freeman y Gilbert es: La forma de poder que, con frecuencia se usa
en un sentido más amplio para referirse a la capacidad de una persona para ejercer
el poder como resultado de cualidades como los conocimientos o los cargos.

Al respecto George Terry y Stephen Franklin sostienen que puede definirse como:
“El derecho legal de ordenar a otros una acción y de exigir su cumplimiento”.

Según los autores Stoner y otros, los tipos de autoridad se clasificación de la

siguiente manera:

1.10.1. Autoridad Lineal

Los gerentes que tienen autoridad lineal son aquellas personas de la organización
que tienen la responsabilidad directa de alcanzar las metas de la organización. La
autoridad de línea está representada por la cadena normal de mando, empezando
por el consejo de administración y extendiéndose hacia abajo por los diversos
niveles de la jerarquía, hasta el punto donde se efectúan las actividades básicas de
la organización.

1.10.2. Autoridad Staff

La autoridad staff corresponde a las personas o los grupos de una organización que
ofrecen servicios y asesoría a los gerentes de línea. El concepto de staff incluye a
todos los elementos de la organización que no caben dentro de la clasificación de
línea; los equipos de asesores son usados por quienes toman decisiones.

1.10.3. Autoridad Funcional

El papel de los miembros del staff de ofrecer asesoría y servicios a los miembros de
línea implica que el equipo carece de autoridad formal independiente. En realidad
los departamentos de staff, especialmente los responsables de funciones de
auditoría, pueden tener autoridad formal sobre los miembros de la línea, dentro de
los límites de su función. El derecho de controlar las actividades de otros
departamentos en su relación con las responsabilidades específicas del staff se
llama autoridad funcional.

1.11. CONCEPTO SOBRE UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

Para Enrique Franklin es: “El órgano de asistencia técnica incorporado de forma
específica a la organización para proponer e instrumentar medidas de
racionalización administrativa, las cuales por su naturaleza pueden aportar
elementos de peso para activar y mejorar las labores internas”.

Se puede agregar que está unidad está a nivel de staff por el asesoramiento que
brinda a los diferentes niveles de la organización, colabora en la modernización o
modificación de cualquier parte de la organización cuando es necesario.