Mede01 05 02 18 P01

SISTEMAS DE GESTIÓN MEDE01.05.02.18.P01.
I01
SGC - MECI - SISTEDA
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
DIRECCIONAMIENTO CARACTERIZACIÓN DE LOS FECHA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
PROCESOS DEL MODELO DE
INSTITUCIONAL OPERACIÓN POR PROCESOS
SISTEMAS DE GESTIÓN
INSTRUCTIVO PARA LA CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS DEL

MODELO DE OPERACIÓN PROCESOS
Versión 1
Código: MEDE01.05.02.18.P01.I01
Macroproceso: Direccionamiento Estratégico

Proceso: Planeación Institucional
Septiembre 14 de 2011
Este documento es propiedad de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali. Prohibida su
reproducción por cualquier medio, sin previa autorización del señor Alcalde.
Página 1 de 56
SISTEMAS DE GESTIÓN MEDE01.05.02.18.P01.I01
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
CONTENIDO
pág
1. OBJETIVO 09
2. ALCANCE 09
3. DEFINICIONES 09
4. DOCUMENTOS Y REGISTROS 22
5. CONTENIDO Y DESARROLLO 23
5.1 ELABORACIÓN DE CARACTERIZACIONES NUEVAS O

POR PRIMERA VEZ 24
5.2 AJUSTE A CARACTERIZACIONES EXISTENTES 25
6. ELABORACIÓN DE FORMATOS DE CARACTERIZACIÓN 26
6.1 FORMATO MODELACIÓN DEL PROCESO

MEDE01.05.02.18.P01.F09 26
6.1.1 Nombre del Macroproceso y Nombre del Proceso 27
6.1.2 Macroproceso 27
6.1.3 Proceso 28
6.1.4 Objetivo 28
6.1.5 Alcance 28
6.1.6 Productos 28
Página 2 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
6.1.7 Usuario y/o grupos de interés 28
6.1.8 Insumo 38
6.1.9 Proveedor 29
6.1.10 Actividades 29
6.1.11 Cargo responsable 30
6.1.12 Puntos de Control 30
6.1.13 Mecanismo de Medición (Indicadores de gestión) 30
6.1.14 Recursos 30
6.1.15 Requisitos 31
6.1.16 Documentos 31
6.1.17 Registros 31
6.1.18 Elaborado por 31
6.1.19 Revisado por 31
6.1.20 Aprobado por 31
6.2 FORMATO INTEGRACIÓN GRUPO DE TRABAJO

MODELACIÓN DE PROCESO MEDE01.05.02.18.P01.F10 32
6.2.3 Proceso 33
6.2.4 Subproceso 33
Página 3 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
6.2.5 Coordinador 33
6.2.6 Integrantes del grupo de trabajo de modelación del proceso 33
6.3 FORMATO MODELACIÓN DEL SUBPROCESO

MEDE01.05.02.18.P01.F11 33
6.3.3 Proceso 34
6.3.4 Subproceso 35
6.3.5 Objetivo 35
6.3.6 Alcance 35
6.4 FORMATO DETERMINACIÓN INSUMOS Y PROVEEDORES

- PRODUCTOS, CLIENTES Y/O GRUPOS DE INTERÉS.
MEDE01.05.02.18.P01.F12 35
6.4.3 Proceso 36
6.4.4 Subproceso 36
6.4.5 Insumos 37
6.4.6 Características del Insumo 37
6.4.7 Proveedores 37
Página 4 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
6.4.8 Productos 37
6.4.9 Características de los productos 37
6.4.10 Clientes y/o Grupos de Interés 37
6.5 FORMATO TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN

MEDE01.05.02.18.P01.F13 37
6.5.3 Proceso 38
6.5.4 Subproceso 39
6.5.5 Factor crítico de éxito 39
6.5.6 Tipo de Indicador 39
6.5.6.1 Indicador de Eficiencia 39
6.5.6.2 Indicador de Eficacia 39
6.5.6.3 Indicador de Efectividad 40
6.5.7 Denominación del Indicador 40
6.5.8 Objetivo del Indicador 41
6.5.9 Descripción del indicador 41
6.5.10 Meta 41
6.5.11 Línea base 41
6.5.12 Índice o fórmula 41

Página 5 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
6.5.13 Rango de Gestión 41
6.5.14 Fuente 42
6.5.15 Periodicidad 42
6.5.16 Responsable 42
6.6 FORMATO NORMOGRAMA MEDE01.05.02.18.P01.F14 43
6.6.3 Proceso 44
6.6.4 Subproceso 44
6.6.5 Jerarquía de la norma 44
6.6.6 Número y fecha 45
6.6.7 Título 45
6.6.8 Artículo 46
6.6.9 Aplicación Específica 46
6.6.10 Aplica al procedimiento 46
6.7 FORMATO DISEÑO DE PROCEDIMIENTO

MEDE01.05.02.18.P01.F15 46
Página 6 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
6.7.3 Proceso 47
6.7.4 Subproceso 47
6.7.5 Procedimiento 48
6.7.6 Nº 48
6.7.7 Actividades 48
6.7.8 Objetivo de la Actividad 48
6.7.9 Cargo responsable 48
6.7.10 Nº 49
6.7.11 Tarea 49
6.7.12 Punto crítico de control 49
6.7.13 Cargo Responsable de la tarea 49
6.7.14 Flujograma 49
6.8 FORMATO PLAN DE CONTROL MEDE01.05.02.18.P01.F16 50
6.8.3 Proceso 51
6.8.4 Subproceso 51
6.8.5 Punto crítico de control 52
6.8.6 Actividad de Control Prevista 52
Página 7 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
6.8.7 Objeto de Control 52
6.8.8 Criterio de Control 52
6.8.9 Cargo Responsable 52
6.8.10 Método de Medición o de Control 52
6.8.11 Equipo de Medición requerido 52
6.8.12 Frecuencia 53
6.8.13 Registros 53
6.9 FORMATO INFORMES GENERALES MEDE01.05.02.18.P01.F17 53
6.9.3 Proceso 54
6.9.4 Subproceso 54
6.9.5 Tipo de Informe 55
6.9.6 Nombre del Informe 55
6.9.7 Características o especificaciones 55
6.9.8 Destinatarios 55
6.9.9 Fecha de entrega – periodicidad 56
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 57
ANEXOS 57
Página 8 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
1. OBJETIVO
Brindar las instrucciones necesarias para el correcto diligenciamiento de los

formatos de caracterización de los procesos del Modelo de Operación por
Procesos, con el fin de documentar, aplicar y estandarizar las operaciones
que permitan a la Entidad ser más eficiente, eficaz y efectiva, en el ejercicio
de sus funciones.
2. ALCANCE
Este documento aplica para las operaciones que requieran ser normalizadas
dentro del Modelo de Operación por Procesos de la Administración Central
del Municipio de Santiago de Cali.
3. DEFINICIONES
Los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito de

este instructivo:
ACCIÓN CORRECTIVA. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
ACCIÓN PREVENTIVA. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente
indeseable.
ACTOS LEGISLATIVOS. Es una norma expedida por el Congreso de la

Republica por medio del cual se puede modificar, reformar, adicionar o
derogar los textos constitucionales.
ACUERDOS MUNICIPALES. Acto administrativo expedido por los Concejos

Municipales a través del cual se crea o modifica una situación.
Página 9 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
AUDITORÍA INTERNA. Proceso sistemático, Independiente y documentado

para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con
el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la
auditoria.
AUTORIDAD. Poder con que se cuenta, o que se ha recibido por

delegación.
BENEFICIARIOS. Organización, entidad o persona que recibe un producto

y/o servicio. Los beneficiarios pueden ser internos o externos a la Entidad.
CADENA DE VALOR. Interrelación de las actividades de los procesos

misionales dirigidos a satisfacer las necesidades y requisitos de los usuarios.
CALIDAD. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple

con los requisitos.
CARACTERIZACIÓN. Es la descripción detallada de las características de

los procesos, donde se incluye información sobre insumos, actividades,
productos, responsables, usuarios, beneficiarios, proveedores, partes
interesadas, puntos de control, indicadores, recursos, documentos de
referencia, formatos, registros, requisitos legales y reglamentarios, su
interacción con otros procesos, permitiendo a los usuarios del sistema
comprender el accionar de la entidad y la gestión de sus proceso.
CARGO. Es la denominación que exige el empleo de una persona que, con

un mínimo de calificaciones acorde con el tipo de función, puede ejercer de
manera competente las atribuciones que su ejercicio le confiere. Conjunto de
tareas y responsabilidades que constituyen el trabajo asignado a un sólo
empleado.
CLIENTE. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o

servicio. El término cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios
(DUB); los cuales pueden ser internos o externos a la entidad.
CONFIRMACIÓN METROLÓGICA. Conjunto de operaciones necesarias

para asegurar que el equipo de medición cumple con los requisitos para su
uso previsto.
Página 10 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
CONFORMIDAD. Cumplimiento de un requisito.
CONTROL DE LA CALIDAD. Parte de la gestión de la calidad orientada al

cumplimiento de los requisitos de la calidad.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA NACIONAL DE COLOMBIA. Es la expresión o

formulación legal del ordenamiento jurídico de un Estado que se inspira en la
soberanía popular y en la división de poderes. Art.4 C.N.
CORRECCIÓN. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
DECRETOS CON FUERZA DE LEY. Son actos que dicta el poder ejecutivo
sobre asuntos que corresponden a materias de Ley, previa autorización
expresa otorgada por el Congreso.
DECRETOS MUNICIPALES. Son normas expedidas, por la máxima

autoridad Municipal, aplicable a los actos de carácter general.
DECRETOS REGLAMENTARIOS O DE EJECUCIÓN. Es una Norma

Jurídica emanada habitualmente del poder ejecutivo que complementa y
precisa una Ley, Produce efectos a partir de su publicación en el Boletín
Oficial, pueden ser derogadas total o parcialmente por la administración en
cualquier momento.
DIAGRAMA DE FLUJO. Es la representación gráfica de las tareas del

procedimiento que deben seguirse para la ejecución de un proceso o
subproceso.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. El direccionamiento estratégico

define la Institución, su misión y visión, el objetivo sectorial en el que se
enmarca, los objetivos de entidad y las políticas que la rigen.
DISEÑO Y DESARROLLO. Conjunto de procesos que transforma los

requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características
especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto y/o
servicio.
Página 11 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
DOCUMENTACION. Es el conjunto de documentos como manuales,

programas, planes, métodos, procedimientos, guías, registros, formatos,
dibujos, videos, fotos, etc.
DOCUMENTO. Información y su medio de soporte. Abarca tanto la

información contenida en el documento en sí, como las diferentes formas que
estos podrían tener tales como los documentos escritos, los discos duros de
computador, disquetes, CD, cintas de video, audio y afiches, entre otros.
EFECTIVIDAD. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los

resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y
disponibles.
EFICACIA. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se

alcanzan los resultados planificados. Nota: La medición de la eficacia se
denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado.
EFICIENCIA. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
ENFOQUE BASADO EN LOS PROCESOS. Identificación y gestión

sistemática de los procesos empleados en las entidades. Las interacciones
entre tales procesos se conocen como enfoque basado en los procesos.
ENTIDADES. Entes de la rama ejecutiva del poder público y otros

prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003.
EQUIPO DE MEDICIÓN. Instrumento de medición, software, patrón de

medición, material de referencia o equipos auxiliares o combinación de ellos,
necesarios para llevar a cabo un proceso de medición.
ESPECIFICACIÓN. Documento que establece requisitos. Una especificación

puede estar relacionada con actividades (por ejemplo, procedimiento
documentado, especificación de proceso y especificación de ensayo/ prueba)
o con productos o servicios (por ejemplo, una especificación de producto,
una especificación de desempeño, un plano o una especificación de un
servicio derivada de una reglamentación).
Página 12 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD. Disposición de responsabilidades,

autoridades y relaciones entre el personal, generalmente, ordenada. En
entidades del Estado la estructura organizacional está definida por la Ley.
Habitualmente, se incluye una expresión formal de la estructura de las
entidades en un manual de la calidad o en un plan de la calidad para un
proyecto. El alcance de la estructura de la entidad puede incluir interfaces
pertinentes con organizaciones externas.
FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO. Es una variable o aspecto clave de un

proceso de cuyo resultado depende el logro de los objetivos del mismo.
FLUJOGRAMA. Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente

hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de
símbolos. Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas
operaciones que componen un procedimiento o parte de éste, estableciendo
su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener
información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el
itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida, el tiempo
empleado, etc.
FORMATO. Es una preforma o plantilla para consignar información

cuantitativa o cualitativa, que genera evidencia durante la ejecución o
desarrollo de las actividades de los procesos y que se convertirá en un
registro.
FUNCIÓN. Objetivo institucional a través del cual el sector público produce o

presta determinado bien o servicio y en el que se plasman las atribuciones
del gobierno. Incorpora amplias agrupaciones de actividades afines,
encaminadas a cumplir con los fines y atribuciones que tiene encomendados
el gobierno como ente rector y orientador de la actividad económica social.
Las funciones se definen a partir de las disposiciones jurídico-administrativas.
GESTIÓN. Actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad.
GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y

técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Página 13 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
GESTIÓN POR PROCESOS. Es la forma de llevar a cabo todas las

actividades de una entidad, a través de procesos.
HARDWARE. Es un término genérico para todos los componentes físicos de

la computadora, tales como: discos, unidades de disco, monitor, teclado,
ratón, impresora, placas, chips y demás periféricos. Incluye también aquellos
componentes físicos que no vemos, tales como: dispositivos electrónicos y
electromecánicos, circuitos, cables, tarjetas, armarios o cajas, entre otros.
INDICADOR. Son instrumentos útiles para medir el logro de las metas u

objetivos. Un indicador es una señal que se puede observar y medir
fácilmente. Es la conjugación mínima de dos variables específicas,
verificables objetivamente, para determinar los cambios o resultados de una
actividad, objetivo o meta. Es decir hace medible los objetivos de un
proyecto. Medición utilizada para determinar una situación específica.
INFORMACIÓN. Es un conjunto organizado de datos procesados que

constituyen un mensaje sobre determinado tema. Puede existir en diferentes
formas: impresa o escrita en papel, almacenada electrónicamente,
transmitida por correo o utilizando medios electrónicos, presentada en
imágenes, o expuesta en una conversación. Cualquiera sea la forma que
adquiera o los medios a través de los cuales se distribuye o almacena,
siempre debe ser protegida en forma adecuada.
INFRAESTRUCTURA. Sistema de instalaciones, equipos y servicios

necesarios para el funcionamiento de una entidad.
INSUMOS. Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso y que,

con el trabajo de los empleados y el apoyo de las máquinas, son
transformados en otros bienes o servicios con un valor agregado mayor.
INTERACCION. Es la acción recíproca entre dos o más agentes para

modificar los estados de los participantes, independientemente de quién o
qué inicie la interacción.
LEY APROBATORIA DE TRATADOS INTERNACIONALES: Son leyes a

través de las cuales, se incorpora en el ordenamiento jurídico, tratados
Página 14 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
internacionales. La Constitución Política de Colombia de 1991 estableció un

mecanismo de control para garantizar la supremacía interna de este tipo de
leyes. Articulo 241 numeral 10.
LEY ESTATUTARIA. Es la que desarrolla temas esenciales para la

regulación de la administración de justicia, protección y reformas de los
derechos fundamentales Arts. 152 y 153 de la Constitución Política de
Colombia.
.
LEY ORDINARIA. Son las que expide el Congreso en ejercicio de su
facultad legislativa regular, corresponde a las que se dictan en virtud de sus
funciones ordinarias.
LEY ORGÁNICA. Son las que expide el Congreso en ejercicio de sus

facultades, debe ser aprobado por mayoría absoluta de los votos de los
miembros de cada Cámara, Art. 151 de la Constitución Política de
Colombia.
LEY MARCO O LEY CUADRO. Son aquellas que versan sobre temas
específicos como los señalados taxativamente en los literales a,b,c,d,e y f del
numeral 19 del Art. 150 de la Constitución Política de Colombia. Su finalidad
es señalar, a través de normas generales, los objetivos y criterios a los
cuales debe sujetarse el gobierno.
MACROPROCESO. Agrupación de procesos de una organización.
MANUAL DE FUNCIONES. Descripción de las funciones generales que

corresponden a cada empleo y la determinación de las competencias para
su ejercicio.
MANUAL DE LA CALIDAD. Documento que especifica el Sistema de

Gestión de la Calidad de una entidad. Los Manuales de Calidad pueden
variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad
de cada entidad en particular.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Documento básico que describe la

manera cómo se hace o se desarrolla un proceso de acuerdo con el grado de
Página 15 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
dificultad, tiempos, movimientos, flujos de operación, controles y

normatividad aplicable a cada caso en particular.
MAPA DE PROCESOS. Representación gráfica de la interacción de los

procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y, de Seguimiento y Evaluación,
que hacen parte de la Entidad.
MEJORA CONTINUA. Acción permanente realizada con el fin de aumentar

la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.
META. Es la cuantificación del objetivo que se pretende alcanzar en un

tiempo señalado, con los recursos necesarios, de tal forma que permite medir
la eficacia del cumplimiento de un programa. Es la expresión concreta de los
objetivos, en términos de tiempo y cantidad, que da cuenta del resultado que
se espera alcanzar con la ejecución del plan, en un período de gobierno
dado. Las metas describen una Condición, una Cuantificación (o Cualidad) y
una Temporalidad determinada.
MISIÓN. Enunciado corto que describe el propósito fundamental y la razón

de existir de una dependencia, entidad o unidad administrativa; define el
beneficio que pretende dar y las fronteras de responsabilidad, así como su
campo de especialización.
MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS (MOP). Estándar

organizacional que soporta la operación de la entidad pública, armonizando
con enfoque sistémico la misión y visión institucional, orientándola hacia una
organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y
relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento
de los objetivos de la entidad pública.
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI) para el Estado

Colombiano 1000:2005. Proporciona la estructura básica para evaluar la
estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso
administrativo, y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las
necesidades específicas de cada entidad, a sus objetivos, estructura,
tamaño, procesos y servicios que suministran.
NO CONFORMIDAD. Incumplimiento de un requisito.
Página 16 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
NORMA FUNDAMENTAL. Es un conjunto de reglas que sirven de

fundamento o base para llevar a cabo la elaboración, redacción e
identificación de los documentos de los Sistemas de Gestión de la
Administración Central.
OBJETIVO. Finalidad hacia la que se orientan las actividades o acciones de

un plan, programa o proyecto
OBJETIVO DE LA CALIDAD. Algo ambicionado, o pretendido, relacionado

con la calidad. Los objetivos de la calidad se basan en la política de la
calidad definida por la entidad. Los objetivos de la calidad se especifican,
generalmente, para los niveles y funciones pertinentes de la entidad.
ORDENANZAS DEPARTAMENTALES. Son normas jurídicas expedidas por

la Asambleas Departamentales, las cuales son de obligatorio cumplimiento.
PARTE INTERESADA. Organización, persona o grupo que tenga un interés

en el desempeño o servicios de una entidad. Ejemplo: Clientes, servidores
públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, proveedores,
sindicatos, entidades de control, veedurías ciudadanas o la sociedad en
general.
PLAN DE CONTROL. Instrumento de la metodología institucional que

establece los puntos críticos a controlar de las actividades del proceso /
subproceso, los criterios para realizar el control, el método, equipo requerido
y su frecuencia de realización.
PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD. Parte de la gestión de la calidad

enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la
especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos
relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad.
POLÍTICA DE LA CALIDAD DE UNA ENTIDAD. Intención(es) global(es) y

orientación(es) relativa(s) a la calidad tal como se expresan formalmente por
la alta dirección de la entidad.
Página 17 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
PROCEDIMIENTO. Forma establecida para llevar a cabo una actividad o un

proceso, en la cual se debe definir quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y
cómo.
PROCESO. Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que

interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada
en resultados. Los elementos de entrada para un proceso son generalmente
salidas de otros procesos.
PROCESOS DE APOYO. Son aquellos que proveen los recursos necesarios

para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación.
PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION. Procesos cuya finalidad

es realizar seguimiento y evaluación de la gestión de la entidad, para analizar
su desempeño y la mejora de la eficiencia, la eficacia y la efectividad.
PROCESOS ESTRATÉGICOS. Incluyen los relativos al establecimiento de

políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de
recursos necesarios y revisiones por la Dirección.
PROCESOS MISIONALES. Incluyen todos aquellos que proporcionan el

resultado previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto social o razón
de ser.
PRODUCTO. Resultado de un proceso o de un conjunto de procesos.
PROGRAMA. Conjunto homogéneo y organizado de actividades a realizar

para alcanzar una o varias metas, con recursos previamente determinados y
a cargo de una unidad responsable Instrumento normativo del Sistema
Nacional de Planeación Democrática cuya finalidad consiste en desagregar y
detallar los planteamientos y orientaciones generales del Plan Nacional,
mediante la identificación de objetivos y metas. Según el nivel en que se
elabora puede ser global, sectorial, institucional y específico. De acuerdo con
su temporalidad y el ámbito territorial que comprenda puede ser nacional o
regional y de mediano y corto plazo, respectivamente.
Página 18 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
PROVEEDOR. Organización o persona que proporciona un producto y/o

servicio. Un proveedor puede ser interno o externo y en una situación
contractual, un proveedor puede denominarse contratista.
PUNTO DE CONTROL. Actividad o tarea de un proceso que sirve de

control, para identificar y prevenir posibles desviaciones de un proceso, lo
que hace que se impidan su correcto desarrollo.
RECURSO. Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y técnicos

con que cuenta y utiliza una dependencia, entidad, u organización para
alcanzar sus objetivos y producir los bienes o servicios que son de su
competencia.
RECURSOS HUMANOS. Se denomina recursos humanos a las personas en

la medida que desempeñan una labor relacionada con la producción de
bienes y servicios.
REGISTRO. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.
REQUISITO. Circunstancia o condición necesaria para un producto o

servicio. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria. "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica
común para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, es decir, el
que la expectativa bajo consideración está incluida sin necesidad de
expresarla. La palabra ‘obligatoria’, se refiere generalmente a disposiciones
de carácter legal. Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo
específico de requisito, por ejemplo: requisito de un producto y/o servicio;
requisito de la gestión de la calidad; requisito del cliente, etc. Los requisitos
para la realización de un producto o la prestación de un servicio se refieren,
pero necesariamente no se limitan a aquellos que una entidad debe cumplir
para satisfacer al cliente o cumplir una disposición legal. Un requisito
especificado es aquel que se declara en un documento. Los requisitos
pueden ser generados por las partes interesadas.
RESOLUCIONES. Son actos administrativos mediante el cual se genera una

decisión emitida por una autoridad administrativa.
Página 19 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
RESPONSABILIDAD. Derecho natural u otorgado a un individuo en función

de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.
REVISIÓN. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la

adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión,
para alcanzar unos objetivos establecidos. La conveniencia es el grado de
alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas
organizacionales. Ejemplo: revisión por la dirección, revisión del diseño y el
desarrollo, revisión de los requisitos del cliente y revisión de no
conformidades.
RIESGO. Posibilidad de ocurrencia de toda aquella situación que pueda

entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el
logro de sus objetivos.
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. Percepción del cliente sobre el grado en

que se han cumplido sus requisitos y expectativas.
SEGUIMIENTO. Actividades de recopilación y análisis de información

normalizada para determinar los avances frente a objetivos propuestos, el
uso de recursos, y el logro de resultados e impactos, de forma periódica.
Como resultado de un seguimiento, se formulan acciones que busquen
mejorar la eficiencia, la eficacia y la efectividad de un proyecto, un proceso o
una actividad.
SISTEMA. Tradicionalmente un Sistema es entendido como la interrelación

mutua que se establece entre los elementos que componen un todo y que
conducen al logro de objetivos.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Es el sistema integrado por el esquema

de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por
una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y
actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes
dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y
objetivos previstos.
Página 20 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO (SISTEDA). Es el conjunto

de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter
administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos
humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades
públicas, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño
institucional.
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC). Herramienta de gestión

sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño
institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de
los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes
estratégicos y de desarrollo de tales entidades.
SISTEMAS DE GESTIÓN. Es el conjunto de actividades que,

interrelacionadas y a través de acciones específicas, permiten definir e
implementar los lineamientos generales y de operación de las entidades
públicas. En el presente Instructivo, se entenderá como Sistemas de Gestión
en la Administración Central Municipal de Santiago de Cali, tres (3) Sistemas:
Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema de Control Interno y Sistema de
Desarrollo Administrativo.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN. Están conformados por el conjunto de

herramientas o instrumentos tecnológicos tales como bases de datos,
aplicativos, entre otros que facilitan la captura, procesamiento, administración
y distribución de datos e información, estos deben tener procedimientos
diseñados, mecanismos de control implementados y deben estar a cargo de
los responsables de los procesos, para garantizar el desarrollo de la gestión
para el manejo de aspectos tales como inventarios, nómina, archivo,
recursos físicos, procesos de contratación, entre otros. En otras palabras, por
sistemas de información se entiende el conjunto de tecnologías informáticas
construidas, los procedimientos diseñados y los mecanismos de control
implementados y la asignación de personas responsables por la captura
procesamiento, administración y distribución de datos e información.
SOFTWARE. También conocido como programática o equipamiento lógico

es el programa o conjunto de programas y aplicaciones que permiten la
realización de las tareas de computación a las que se destina. Se trata del
conjunto de instrucciones que permite la utilización del computador y puede
Página 21 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
cumplir diferentes funciones tales como: administrar los recursos de

cómputo, proporcionar las herramientas para optimizar estos recursos, y
actuar como intermediario entre el usuario y la información almacenada.
TRATADOS INTERNACIONALES. Son acuerdos escritos que crean un

vínculo jurídico donde nacen derechos y obligaciones entre las partes, los
cuales deben regirse por el Derecho Internacional y a su vez deben ser
ratificados por el Congreso de la República Art. 93, Constitución Política
colombiana. Son un instrumento privilegiado e inherente de las relaciones
internacionales entre los Estados.
TRAZABILIDAD. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la

localización de todo aquello que está bajo consideración.
USO INDEBIDO. Actividad o comportamiento conocida como mala o

inapropiada.
VALIDACIÓN. Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de

que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación
específica prevista.
VERIFICACIÓN. Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva,

de que se han cumplido los requisitos especificados.
4. DOCUMENTOS Y REGISTROS
Los documentos incluidos en este instructivo son los formatos de

caracterización, que se muestran en la Tabla 1. Formatos de Caracterización.
No se tienen registros.
CÓDIGO DEL
No. NOMBRE DEL DOCUMENTO
DOCUMENTO
1 MEDE01.05.02.18.P01.F09 MODELACIÓN DEL PROCESOS
Página 22 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
INTEGRACIÓN GRUPO DE TRABAJO

2 MEDE01.05.02.18.P01.F10 MODELACIÓN PROCESOS – ÁREA
ORGANIZACIONAL
3 MEDE01.05.02.18.P01.F11 MODELACIÓN DEL SUBPROCESO
DETERMINACIÓN DE INSUMOS,
4 MEDE01.05.02.18.P01.F12 PROVEEDORES - PRODUCTOS, CLIENTES
Y/O GRUPOS DE INTERÉS
5 MEDE01.05.02.18.P01.F13 TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN
6 MEDE01.05.02.18.P01.F14 NORMOGRAMA
7 MEDE01.05.02.18.P01.F15 DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
8 MEDE01.05.02.18.P01.F16 PLAN DE CONTROL
9 MEDE01.05.02.18.P01.F17 INFORMES GENERALES
Tabla 1.Formatos de Caracterización
Nota: El formato MEDE01.05.02.18.P01.F11, MODELACIÓN DEL

SUBPROCESO, se diligenciará cuando existan subprocesos asociados al
proceso.
5. CONTENIDO Y DESARROLLO
Antes de comenzar a documentar, es necesario verificar que las actividades

que se requieren documentar, han sido valoradas de acuerdo con el
Procedimiento de Definición y Administración Del Modelo De Operación Por
Procesos MEDE01.05.02.18.P01.
Posterior al análisis realizado de acuerdo con el procedimiento en mención,

se dará inicio a la caracterización de las actividades requeridas, de acuerdo
con las instrucciones que se dan a continuación:
Página 23 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
5.1 ELABORACIÓN DE CARACTERIZACIONES NUEVAS O POR

PRIMERA VEZ
Cuando se requiere caracterizar por primera vez un proceso o subproceso,

se debe diligenciar inicialmente el formato MODELACIÓN PROCESOS
código MEDE01.05.02.18.P01.F09.
Posterior a este, deben diligenciarse los demás formatos como se muestra

en la Tabla 2. Formatos de modelación para un proceso y la Tabla 3.
Formatos de modelación para un proceso con subprocesos,
respectivamente.
La cantidad de formatos a diligenciar cuando se requiere documentar, por

primera vez, actividades concernientes a un proceso, están descritas en la
Tabla 2. Formatos de modelación para un proceso.
FORMATOS DE MODELACIÓN PARA UN PROCESO CANTIDAD

MEDE01.05.02.18.P01.F09 MODELACIÓN PROCESOS 1
INTEGRACIÓN GRUPO DE
TRABAJO MODELACIÓN
MEDE01.05.02.18.P01.F10 1
PROCESOS – ÁREA
ORGANIZACIONAL
MODELACIÓN
MEDE01.05.02.18.P01.F11 N.A.
SUBPROCESO
DETERMINACIÓN DE
INSUMOS, PROVEEDORES -
MEDE01.05.02.18.P01.F12 1
PRODUCTOS, CLIENTES Y/O
GRUPOS DE INTERÉS
TABLERO DE INDICADORES
MEDE01.05.02.18.P01.F13 1
DE GESTIÓN
MEDE01.05.02.18.P01.F14 NORMOGRAMA 1
DISEÑO DE
MEDE01.05.02.18.P01.F15 *
PROCEDIMIENTO
MEDE01.05.02.18.P01.F16 PLAN DE CONTROL 1
MEDE01.05.02.18.P01.F17 INFORMES GENERALES 1
*De acuerdo con el número de procedimientos que se elaboren dentro del proceso.
Página 24 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
Tabla 2. Formatos de modelación para un proceso
Cuando se requiere documentar actividades de un subproceso, por primera

vez, la cantidad de formatos a diligenciar está determinada en la en la Tabla
3. Formatos de modelación para un proceso con subprocesos.
FORMATOS DE MODELACIÓN PARA UN PROCESO CON

CANTIDAD
SUBPROCESOS
MEDE01.05.02.18.P01.F09 MODELACIÓN PROCESOS 1
INTEGRACIÓN GRUPO DE
TRABAJO MODELACIÓN
MEDE01.05.02.18.P01.F10
PROCESOS – ÁREA
ORGANIZACIONAL
MODELACIÓN
MEDE01.05.02.18.P01.F11
SUBPROCESO 1 por cada
DETERMINACIÓN DE subproceso
INSUMOS, PROVEEDORES -
MEDE01.05.02.18.P01.F12
PRODUCTOS, CLIENTES
Y/O GRUPOS DE INTERÉS
TABLERO DE INDICADORES
MEDE01.05.02.18.P01.F13
DE GESTIÓN
MEDE01.05.02.18.P01.F14 NORMOGRAMA
DISEÑO DE
MEDE01.05.02.18.P01.F15 *
PROCEDIMIENTO
MEDE01.05.02.18.P01.F16 PLAN DE CONTROL 1 por cada
MEDE01.05.02.18.P01.F17 INFORMES GENERALES subproceso
*De acuerdo con el número de procedimientos que se elaboren dentro de cada subproceso.
Tabla 3. Formatos de modelación para un proceso con subprocesos
5.2 AJUSTE A CARACTERIZACIONES EXISTENTES
Para realizar ajustes a una caracterización de procesos o subprocesos ya

existente, es necesario comenzar por revisar el formato MODELACIÓN
PROCESOS código MEDE01.05.02.18.P01.F09.
Página 25 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
Los ajustes a una caracterización ya existente, se deben generalmente a:
• La inclusión de un procedimiento que contribuye al cumplimiento del

objetivo del actual proceso.
• La actualización de las actividades de un proceso, que por
consiguiente ocasionan cambios en los procedimientos.
• La creación de un subproceso dentro de un proceso ya documentado,
que contribuye al cumplimiento del objetivo del actual proceso.
En general, al realizar cambios o ajustes a la documentación existente, se

debe tener en cuenta que éstos podrán causar modificaciones al resto de la
caracterización de un proceso o subproceso, en sus distintos aspectos tales
como: insumos, proveedores - productos, clientes y/o grupos de interés,
indicadores de gestión, normograma, puntos de control, listados maestros de
documentos y registros internos y externos, entre otros.
Al terminar la modelación o ajustes a la misma, se deberán seguir las

actividades descritas en el proceso de Gestión Documental, el procedimiento
Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad Código
MAGT04.03.14.12.P01.
6. ELABORACION DE FORMATOS DE CARACTERIZACIÓN
A continuación, se explica cómo diligenciar cada uno de los formatos de

caracterización, de acuerdo con el orden expresado en la Tabla 1. Formatos
de Caracterización, descrita en el ítem 4. DOCUMENTOS Y REGISTROS.
6.1 FORMATO MODELACIÓN DEL PROCESO MEDE01.05.02.18.P01.F09
Este formato corresponde a la modelación del proceso, en el cual se describe

la información relacionada con las actividades de éste, siguiendo el ciclo
PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar), y demás características a saber:
nombre del macroproceso, nombre del proceso, códigos, objetivo, alcance;
insumos, proveedores, actividades, cargo responsables, productos, usuarios
y/o beneficiarios o grupos de interés; puntos de control, mecanismos de
medición (indicadores de gestión), recursos humanos e infraestructura,
Página 26 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
requisitos, documentos y registros; y la casilla de aprobaciones. Véase la

Gráfica 1. Formato Modelación del Proceso.
MEDE01.05.02.18.P01.F09
SGC - MECI - SISTEDA VERSIÓN 1
FORMATO MODELACIÓN DEL PROCESO FECHA

08/abr/2011
NOMBRE DEL MACROPROCESO APROBACIÓN
NOMBRE DEL PROCESO
MACROPROCESO: CÓDIGO:
PROCESO: CÓDIGO:
OBJETIVO:
ALCANCE:
CARGO USUARIOS Y/Ó GRUPOS DE
INSUMO PROVEEDOR ACTIVIDADES PRODUCTOS
RESPONSABLE INTERÉS
MECANISMOS DE MEDICION
PUNTOS DE CONTROL
(INDICADORES DE GESTION)
RECURSOS REQUISITOS DOCUMENTOS REGISTROS

RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA
Elaborado por: Cargo: Fecha: Firma:

Revisado por: Cargo: Fecha: Firma:
Aprobado por: Cargo: Fecha: Firma:
Gráfica 1. Formato Modelación del Proceso.
Este formato debe diligenciarse como se explica a continuación:
6.1.1 Nombre del Macroproceso y Nombre del Proceso. Registre el

nombre del macroproceso y del proceso en el encabezado, justamente
debajo del logo de la entidad, el cual debe ceñirse al Manual de Identidad
Visual de la Alcaldía de Santiago de Cali.
6.1.2 Macroproceso. Registre el nombre del macroproceso y su codificación

según el Instructivo Norma Fundamental MAGT.04.03.14.12.P01.I01.
Página 27 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
6.1.3 Proceso. Registre el nombre del proceso y su codificación según el

Instructivo Norma Fundamental MAGT.04.03.14.12.P01.I01.
6.1.4 Objetivo. Describa el objetivo del proceso (el qué hace, para qué, a
quién va dirigido, donde, cuando y cuanto) en el campo especificado. Inicie el
objetivo utilizando un verbo en infinitivo (ar, er, ir). No se deben utilizar más
de dos verbos; además deben tenerse en cuenta las tareas propias del
proceso. Ejemplo: “Diseñar e implementarX”.
Nota: el cuándo es tiempo y el cuanto es cantidad.
6.1.5 Alcance. Describa brevemente “desde y hasta donde” van las

actividades del proceso a modelar.
6.1.6 Productos. Registre en este campo los productos resultantes de las

actividades del proceso. Éstos van dirigidos a los destinatarios, usuarios o
beneficiarios (DUB), a uno, varios, a uno o varios, o a todos los procesos de
la Administración Central Municipal de Santiago de Cali.
Cuando los productos van dirigidos a destinatarios, usuarios o beneficiarios

externos, éstos deben detallarse, por ejemplo: población vulnerable, grupos
étnicos, persona natural, persona jurídica, entre otros.
No se relacionan los productos intermedios, tales como: el informe que se

presenta al Secretario para la toma de decisiones, a menos que éste informe
vaya dirigido a otro proceso o subproceso o para otra entidad.
6.1.7 Usuario y/o Grupos de interés. Registre aquí el conjunto de usuarios

y/o grupos de interés incluyendo quién hace uso del producto del proceso o
subproceso (si aplica) y quién se beneficia de él.
6.1.8 Insumo. Registre el conjunto de elementos o documentos que entran

al proceso o subproceso (si aplica) para activarlo, o para que dichos
elementos o documentos, sean transformados o consumidos; incluya
únicamente aquellos que son fundamentales para el desarrollo de las
actividades del proceso o subproceso, incluso si son transversales. Para
conocer los insumos que son transversales, véase el Anexo 1. Listado de
Insumos Transversales.
Página 28 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
6.1.9 Proveedor. Registre en este campo el conjunto de proveedores que

suministran los insumos. Si el proveedor es un proceso o subproceso,
escriba el nombre del MacroProceso, proceso y subproceso (si aplica), por
ejemplo. Macroproceso Convivencia y Seguridad, Proceso de Gestión del
Tránsito y Transporte, Subproceso Regulación del Tránsito. En razón al
enfoque por procesos no se utilizan nombres o títulos de dependencias u
oficinas de la Administración Central Municipal.
El proveedor también puede ser una entidad externa, pública o privada,

descentralizada o empresas privadas que cumplan funciones públicas. Por
ejemplo: Cámara de Comercio, Constructores, Curadurías Urbanas, etc.
Por último, los destinatarios, usuarios o beneficiarios (DUB) también pueden

ser proveedores y en este caso, debe precisarse su estatus. Por ejemplo:
persona natural, persona jurídica, grupos poblacionales (étnicos,
socioeconómicos y culturales, entre otros).
6.1.10 Actividades. Describa en estos campos, las actividades que hacen

parte del proceso, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, que es la técnica
utilizada para describir de manera lógica y secuencial, las actividades de los
procesos según su tipo, es decir si son actividades que denotan acciones de
planeación, acciones para ejecutar lo planeado, acciones para verificar lo que
se ejecutó, o si se trata de acciones que ayudan a establecer acciones de
mejora frente a los resultados obtenidos de las actividades de verificación,
véase este sencillo ejemplo:
• Planear: “Establecer el plan operativo”.

• Hacer: “Ejecutar el plan operativo”.
• Verificar: “Realizar seguimiento el plan operativo”.
• Actuar: “Aplicar las acciones de mejoramiento al plan operativo”.
Nótese que la descripción de las actividades debe comenzar siempre con un

verbo en infinitivo (ar,er,ir). A continuación se mencionan algunos ejemplos
de verbos y sinónimos utilizados en cada fase:
• Planear: proyectar, planificar, programar, preparar, organizar, diseñar,

estructurar, calcular, concebir.
Página 29 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
• Hacer: producir, formar, generar, crear, originar, elaborar, realizar,

terminar, construir, proceder, ejercer, ejecutar, establecer.
• Verificar: comprobar, cotejar, confirmar, revisar, constatar, realizar,
demostrar, evidenciar, justificar, confrontar.
• Actuar: ejecutar, ejercer, elaborar, proceder, intervenir
Estas actividades interactúan para generar valor y transformar los elementos
de entrada en resultados o salidas, que son generalmente insumos de otros
procesos o subprocesos.
6.1.11 Cargo Responsable. Registre aquí el cargo del servidor público del
nivel directivo, responsable de que se desarrolle la actividad; éste debe
pertenecer a la planta global de cargos de la entidad, oficializada mediante
acto administrativo. Ejemplo: Secretario General, Director, Subdirector, (no
deben nombrarse áreas o dependencias, grupos, comités u oficinas).
6.1.12 Puntos de Control. Describa en este campo, a manera de lista y

brevemente, las tareas del procedimiento identificadas como puntos de
control, en el formato DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS
MEDE01.05.02.18.P01.F15.
6.1.13 Mecanismos de Medición (Indicadores de gestión). En este campo

mencione los nombres de los indicadores del proceso, identificados en el
Formato TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN
MEDE01.05.02.18.P01.F13.
6.1.14 Recursos.
• Humanos. Registre en este campo, los cargos de los servidores públicos

que desarrollan el proceso o subproceso (si aplica), quienes deben
pertenecer a la planta global de cargos, mediante acto administrativo, y
las dependencias y/o áreas a que han sido asignados. Ejemplo:
Profesional Universitario (Área, dependencias).
• Infraestructura. Registre en este campo los recursos que se requieren

en el proceso o subproceso (si aplica) como equipos de cómputo, oficina,
nombre del software utilizado, papelería, presupuesto, edificios, etc. No
se requiere indicar cantidades ni especificar referencias de computadores
o de formatos, entre otros.
Página 30 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
6.1.15 Requisitos. En este campo enuncie siempre la siguiente nota:

“Remitirse a los formatos: 1. Matriz de Relación de la Norma por Procesos; 2.
Normograma; 3. Informe Procesos/ Subprocesos Grupos de Interés Internos
y Externos”; los cuales contienen los requisitos determinados en la
normatividad aplicable al proceso o subproceso y los informes elaborados a
los grupos de interés internos o externos.
6.1.16 Documentos. Registre aquí el conjunto de documentos requeridos

para el proceso, provenientes tanto de proveedores externos como internos.
No se incluye el manual del proceso ni el de los procedimientos del proceso o
subproceso.
6.1.17 Registros. Registre en este campo el conjunto de registros y demás

documentos requeridos para demostrar evidencia de la ejecución del
proceso. Por ejemplo: Listado de Asistencia, Actas, Oficios, informes, planos,
registro fotográfico, videos, entre otros.
En éste, y en los formatos indicados, diligencie los campos finales como se

detalla a continuación:
6.1.18 Elaborado por. Asigne el nombre y cargo del servidor público

responsable de la elaboración del formato, quien hace parte del grupo de
modelación; la fecha correspondiente: día, mes y año cuando se firma el
documento, conservando el orden dd/mmm/aaaa; y la correspondiente firma.
6.1.19 Revisado por. Asigne el nombre y cargo del servidor público

responsable de la revisión del formato, quien es el responsable del
subproceso; la fecha correspondiente al día, mes (tres primeras letras) y año
cuando se firma el documento, conservando el orden dd/mmm/aaaa; y la
correspondiente firma.
6.1.20 Aprobado por. Asigne el nombre y cargo del servidor público

responsable de la aprobación del formato, quien es el responsable del
proceso al que pertenece el documento; la fecha correspondiente al día, mes
y año cuando se firma el documento, conservando el orden dd/mmm/aaaa; y
la correspondiente firma.
Página 31 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
6.2 FORMATO INTEGRACIÓN GRUPO DE TRABAJO MODELACIÓN DE

PROCESO MEDE01.05.02.18.P01.F10
En este formato se establece el grupo de funcionaros o servidores públicos

que participan en la modelación de un proceso o subproceso (si aplica), de la
entidad; Ver Gráfica 2. Formato Integración Grupo de Trabajo Modelación
de Proceso. Este formato debe diligenciarse como se explica a continuación.
MEDE01.05.02.18.P01.F10
VERSIÓN 1
FORMATO INTEGRACIÓN GRUPO DE TRABAJO

FECHA
MODELACIÓN PROCESOS - ÁREA ORGANIZACIONAL APROBACIÓN
08/abr/2011
NOMBRE DEL MACROPROCESO
NOMBRE DEL PROCESO
PROCESO: CÓDIGO:
SUBPROCESO: CÓDIGO:
INTEGRACIÓN EQUIPO DE TRABAJO NIVEL TÉCNICO
COORDINADOR: ( Representante ante el Equipo Técnico de Gestión)
Nombre:
Cargo:
INTEGRANTES EQUIPOS DE TRABAJO PROCESOS
Nombre Cargo Firma

Gráfica 2. Formato Integración Grupo de Trabajo Modelación de Proceso.

debajo del logo de la entidad.

Página 32 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN

6.2.4 Subproceso (si aplica). Registre el nombre del subproceso y su

codificación según el Instructivo Norma Fundamental
MAGT.04.03.14.12.P01.I01. Cuando no exista un subproceso, escriba: N.A.,
iníciales de las palabras “No Aplica”.
6.2.5 Coordinador. Registre aquí el nombre y cargo del servidor público

representante ante el Equipo Técnico de Gestión, encargado de liderar el
grupo de trabajo que modela el proceso.
6.2.6 Integrantes del Grupo de Trabajo de Modelación del Proceso.

Registre el nombre y cargo de los servidores públicos que participan en la
modelación del proceso o subproceso; y la dependencia a la que pertenecen.
No se incluyen nombres ni cargos de contratistas, ya que la modelación debe
ser validada por un servidor público perteneciente a la planta global de
cargos de la Administración Central. Las actividades realizadas por
contratistas que participan durante la modelación de procesos, quedan
consignadas en Actas de trabajo respectivamente.
Posterior a esto, diligencie los campos finales como se explicó en el ítem

6.1.18 en adelante.
6.3 FORMATO MODELACION DEL SUBPROCESO

MEDE01.05.02.18.P01.F11
Este formato se utiliza cuando el proceso contiene subprocesos y se

diligencia de la siguiente manera. Véase la Gráfica 3 Formato Modelación
del Subproceso.
Página 33 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
MEDE01.05.02.18.P01.F11
FORMATO MODELACIÓN DEL SUBPROCESO FECHA

NOMBRE DEL MACROPROCESO 08/abr/2011
APROBACIÓN
NOMBRE DEL PROCESO
PROCESO: CÓDIGO:
OBJETIVO:
ALCANCE:
USUARIOS Y/Ó GRUPOS
INSUMO PROVEEDOR ACTIVIDADES CARGO RESPONSABLE PRODUCTOS
DE INTERÉS
MECANISMOS DE MEDICION
PUNTOS DE CONTROL
(INDICADORES DE GESTION)
RECURSOS
REQUISITOS DOCUMENTOS REGISTROS
HUMANOS INFRAESTRUCTURA
Remitirse a los formatos:
1. MATRIZ DE RELACIÓN DE LA NORMA POR PROCESOS

2. NORMOGRAMA
3. INFORME PROCESOS/ SUBPROCESOS GRUPOS DE
INTERÉS INTERNOS Y EXTERNOS

Gráfica 3. Formato Modelación del Subproceso.



Página 34 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
6.3.4 Subproceso. Registre el nombre del subproceso y su codificación

6.3.5 Objetivo. Describa el objetivo del proceso (el qué hace, para qué, a
quién va dirigido, donde, cuando y cuanto) en el campo especificado. Inicie el
objetivo utilizando un verbo en infinitivo (ar, er, ir). No se deben utilizar más
de dos verbos; además deben tenerse en cuenta las tareas propias del
proceso. Ejemplo: “Diseñar e implementarX”.
Nota: el cuándo es tiempo y el cuanto es cantidad”
6.3.6 Alcance. Describa brevemente “desde y hasta donde” van las

actividades del subproceso a modelar.
Las casillas de Productos, Usuario y/o grupos de interés, Insumo,

Proveedor, Actividades, Cargo responsable, Puntos de Control,
Mecanismo de Medición (Indicadores de gestión), Recursos, Requisitos,
Documentos, Registros, Elaborado por, Revisado por y Aprobado por,
se diligencian de la misma manera como se explica en el formato
MODELACION DEL PROCESO MEDE01.05.02.18.P01.F09.
6.4 FORMATO DETERMINACIÓN DE INSUMOS Y PROVEEDORES -

PRODUCTOS, CLIENTES Y/O GRUPOS DE INTERÉS
MEDE01.05.02.18.P01.F12.
Este formato tiene como propósito determinar las características de los

insumos que requieren el proceso o subproceso y las de los productos que
estos generan, asegurando la operación eficiente, eficaz y efectiva de los
procesos de la entidad. Véase la Gráfica 4. Formato Determinación de
Insumos y Proveedores - Productos, Clientes y/o Grupos de Interés
Una vez terminado este formato, se deben validar las características de los
insumos y productos con los líderes de los procesos de donde provienen los
insumos, y de aquellos hacia donde se dirigen los productos.
Página 35 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
MEDE01.05.02.18.P01.F12
VERSIÓN 1
FORMATO DETERMINACIÓN INSUMOS Y PROVEEDORES -

FECHA
NOMBRE DEL MACROPROCESO PRODUCTOS, CLIENTES Y/O GRUPOS DE INTERÉS APROBACIÓN
08/abr/2011
NOMBRE DEL PROCESO
PROCESO: CÓDIGO:
Insumos Características del Insumo Proveedores
Producto Características del Producto Clientes y/o Grupos de Interés
Gráfica 4. Formato Determinación de Insumos y Proveedores - Productos,

Clientes y/o Grupos de Interés.
Este formato se diligencia como se describe a continuación:




Página 36 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN

6.4.5 Insumos. Registre en este campo, el conjunto de insumos del proceso

o subproceso, definidos en los formatos MEDE01.05.02.18.P01.F09 /
MEDE01.05.02.18.P01.F11.
6.4.6 Características del Insumo. Registre aquí, las cualidades o

especificaciones que debe tener el Insumo, para que cumpla su finalidad. La
Entidad debe garantizar el cumplimiento de las características de los insumos
que han sido definidas por la normatividad, el cliente o procesos.
6.4.7 Proveedores. Registre en este campo, el conjunto de proveedores del

proceso o subproceso, definidos en los formatos MEDE01.05.02.18.P01.F09
/ MEDE01.05.02.18.P01.F11.
6.4.8 Productos. Registre el conjunto de productos del proceso o

subproceso, definidos en los formatos MEDE01.05.02.18.P01.F09 /
MEDE01.05.02.18.P01.F11.
6.4.9 Características los Productos. Registre las cualidades o

especificaciones que deben tener los productos, para que cumplan su
finalidad. La Entidad debe garantizar el cumplimiento de las características
de los productos que han sido definidas por la normatividad, el cliente o
procesos.
6.4.10 Clientes y/o Grupos de Interés. Registre en el campo, el conjunto

de clientes o grupos de interés del proceso o subproceso, definidos en los
formatos MEDE01.05.02.18.P01.F09 / MEDE01.05.02.18.P01.F11.

6.1.18 en adelante.
6.5 FORMATO TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN

MEDE01.05.02.18.P01.F13
Este formato tiene como propósito identificar los mecanismos de seguimiento

y medición de los factores críticos de éxito del proceso y/o subproceso (si
Página 37 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
aplica), para asegurar el cumplimiento de los objetivos del mismo. Véase la

Gráfica 5. Formato Tablero de Indicadores de Gestión
SISTEMAS DE GESTIÓN MEDE01.05.02.18.P01.F13

VERSIÓN 1
FORMATO TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN
FECHA
08/abr/2011
NOMBRE DEL PROCESO
PROCESO: CÓDIGO:
Descripción- Rango de Gestión
Factor critico de Tipo de Denominación Línea Índice o
Objetivo Definición del Meta Fuente Periodicidad Responsable
éxito Indicador del Indicador Base Formula
Indicador Bajo Medio Alto
Gráfica 5. Formato Tablero de Indicadores de Gestión



Página 38 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN

6.5.5 Factor Crítico de Éxito. Registre en el campo los factores críticos de

éxito del proceso o subproceso. Ejemplos: tiempo, recursos, planificación,
calidad, entre otros, de acuerdo con el objetivo del proceso.
Nota: para identificar el factor crítico de éxito, resulta conveniente plantear el

cuestionamiento ¿Qué factor o qué aspecto es indispensable para el logro
del objetivo de este proceso?
6.5.6 Tipo de Indicador. Registre en este campo, el tipo de indicador

seleccionado (de eficiencia, eficacia o efectividad) para el monitoreo del
factor crítico de éxito:
6.5.6.1 Indicador de Eficiencia. Permite establecer la relación de

productividad en el uso de los recursos. Muestra la relación entre un
resultado alcanzado y el recurso utilizado (tiempo, personas, presupuesto,
material) o recurso usado sobre recurso programado (costo real / costo
programado) o tareas realizadas en un periodo / tareas programadas en ese
periodo. Ejemplos:
• Logro alcanzado/ recurso disponible.

• 100 aulas construidas/$ 20.000.000.
• Tramites atendidos / tramites recibidos.
• Visitas realizadas / Visitas programadas.
• Costo real / Costo programado.
• Tiempo invertido / Tiempo programado.
6.5.6.2 Indicador de Eficacia. Expresan el logro de los objetivos, metas y

resultados de un plan, programa, proyecto. Muestran la relación entre el
resultado alcanzado por el proceso y el resultado esperado por el cliente o
esfuerzo realizado por el proceso. (Considera aspectos como calidad,
tiempo, precio, esperado por el cliente y el proceso).es la relación entre el
resultado alcanzado y el resultado esperado. Ejemplos:
Página 39 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
• Meta realizada/ Meta planeada.

• 6500 subsidios entregados/8000 subsidios planeados entregar.
• Tramites atendidos adecuadamente/ Tramites atendidos.
• Ventas realizadas/ Visitas realizadas.
• Ventas realizadas/ Ventas planeadas.
Los indicadores de eficacia se dividen en:
• Indicadores de Resultado. Se refieren a la medición de las metas

de resultado. Ejemplos:
- Tasa de niños inscritos en educación primaria.

- Porcentaje de viviendas con conexión a servicio de acueducto.
• Indicadores de Producto. Se refieren a la medición de las metas

de producto, a la cantidad y calidad de los bienes y servicios que se
generan mediante las actividades de una institución o de un
programa. Ejemplo:
- Número de techos construidos en viviendas con relación al total

programado.
6.5.6.3 Indicador de Efectividad. Involucra la eficiencia y la eficacia, es

decir, el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos
más razonables posibles. Es también la medida del impacto de los productos
en el objetivo y el logro del proceso. Muestran la medida del impacto tanto en
el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos
utilizados y disponibles. Es la relación entre resultado alcanzado para
satisfacer el cliente y el esfuerzo o recurso programado. Ejemplo:
• Población beneficiada del producto o servicio/ población total.

• Km de vía reparados/km de vía totales.
6.5.7 Denominación del Indicador. Registre en este campo, el nombre que

distingue al indicador, el cual debe tener relación con la descripción del factor
crítico de éxito. Ejemplos: proporción de medición del cumplimiento de los
objetivos esperados de la ejecución de los proyectos (IMCO).
Página 40 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
6.5.8 Objetivo del Indicador. Registre en este campo, el propósito del

indicador, es decir para que se requiere el indicador. Ejemplo:
Indicador: Nivel de Satisfacción
Objetivo: Medir el porcentaje de seguimiento que se realiza al cumplimiento
de los objetivos esperados en la ejecución de los proyectos.
6.5.9 Descripción del Indicador. Registre en este campo, la explicación

conceptual de cada uno de los términos utilizados en el indicador. Ejemplos:
Número de proyectos a los que se les hace seguimiento al cumplimiento
(NPSC) sobre número total de proyectos a los que se les asigno presupuesto
(NTPAP).
6.5.10 Meta. Registre en este campo, el logro a alcanzar por el indicador en

un periodo de tiempo expresado en cantidad o porcentaje. Ejemplo: 80%. La
meta debe trazarse de manera concertada entre el líder del proceso y las
personas involucradas en éste, tomando como base la estadística o
resultados históricos obtenidos a través de la medición del indicador.
6.5.11 Línea Base. Registre en el campo, el valor actual del indicador, si

existe. Ejemplo: 60%. En caso de no tener datos actualizados, debe
colocarse temporalmente la frase “No existe información”, mientras se
recolectan datos reales obtenidos a partir del comportamiento del indicador
para trazar la línea de base adecuada. Nota: no debe trabajarse sobre datos
supuestos.
6.5.12 Índice o Fórmula. Registre en el campo, la expresión matemática

mediante la cual se calcula el indicador. La fórmula se debe presentar con
siglas claras y que en lo posible den cuenta del nombre de cada variable.
Ejemplo.
IMCO = NPSC / NTPAP
6.5.13 Rango de Gestión. Registre en estos campos los valores mínimo y

máximo (intervalo) que pueden tomar cada uno de los rangos bajo, medio y
alto. Los rangos deben establecerse de manera concertada, teniendo en
cuenta la línea base y el planteamiento del indicador para que el resultado
del indicador pueda ubicarse fácilmente en cualquiera de los tres rangos
establecidos. Ejemplo:
Indicador: ‘Nivel de Satisfacción’
Página 41 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
Meta: 65%
Línea base: 60%
Resultado actual del indicador: 63%
En este caso, el resultado del indicador se ubica en el rango Medio.
Rango de Gestión
Bajo Medio Alto
0-50 51-70 71-100
6.5.14 Fuente. Registre aquí, el o los documentos que contienen la

información necesaria para calcular el indicador. Ejemplo: Informe de
Gestión, Informes de Auditoría, entre otros.
6.5.15 Periodicidad. Registre en este campo, el intervalo o periodo de

tiempo determinado para el cálculo del indicador. Ejemplo: mensual,
bimensual, trimestral, semestral.
6.5.16 Responsable. Registre aquí, el cargo del servidor público

responsable y dependencia a la que pertenece; él es quien debe aplicar,
hacer seguimiento, evaluar y analizar los resultados de los indicadores. Nota:
el cargo debe pertenecer a la planta de cargos de la Entidad.

6.1.18 en adelante.
Página 42 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
6.6 FORMATO NORMOGRAMA MEDE01.05.02.18.P01.F14
Este formato tiene la finalidad de identificar las normas reglamentarias y

complementarias que rigen el proceso. Ver la Gráfica 6. Formato
Normograma.
MEDE01.05.02.18.P01.F14
FORMATO NORMOGRAMA FECHA

08/abr/2011
NOMBRE DEL PROCESO
MACROPROCESO: CÓDIGO
PROCESO: CÓDIGO
SUBPROCESO: CÓDIGO
JERARQUÍA DE LA NÚMERO/
TITULO ARTICULO APLICACIÓN ESPECIFICA APLICA AL PROCEDIMIENTO
NORMA FECHA
Elaborado por: Cargo Fecha: Firma:
Gráfica 6. Formato Normograma.

Página 43 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN



MAGT.04.03.14.12.P01.I01. Cuando no se trate de un subproceso, escriba
las inicias de la leyenda “No Aplica” es decir, escriba “N.A”
6.6.5 Jerarquía de la Norma. Registre en este campo, la normatividad que

rige el proceso o subproceso (si aplica), conservando el siguiente orden
jerárquico:
Ámbito Internacional
1) Los Tratados Internacionales regularmente son ratificados por el

Congreso (Constitución Política, art 93). De acuerdo con la Norma de
Normas, los tratados internacionales relativos a los Derechos Humanos
ocupan la cúspide de la jerarquía normativa interna.
Marco Constitucional:
2) La Constitución (art 4°); Bloque de Constitucionalidad - Actos

Legislativos.
Marco Legal:
3) La Ley en su orden: Orgánica, Estatuaria, Marco y Ordinarias
4) Decretos expedidos con fundamento en las facultades conferidas por

los artículos 212 a 216 de la Constitución Política de Colombia ; por
delegación legislativa, conforme el art. 150-10 de la misma (decretos
legislativos y decretos con fuerza de ley).
Marco Reglamentario:
Página 44 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
5) Decretos Reglamentarios del orden nacional
Ministerios y Departamento Administrativos
6) Resoluciones Ministeriales y de otros organismos nacionales,

Acuerdos de Órganos Colegiados Nacionales.
Nivel territorial - Departamental
7) Ordenanzas Departamentales; Resoluciones de Asambleas

Departamentales.
8) Decretos (con fuerza de Ordenanza y Reglamentarios) y Resoluciones

del Gobernador; Resoluciones de otras autoridades departamentales
Nivel Municipal
9) Acuerdos Distritales y Municipales. Resoluciones de los Consejos

Distritales y Municipales.
10) Decretos (con fuerza de Acuerdos y Reglamentarios) y Resoluciones

del Alcalde. Resoluciones de otras autoridades municipales.
6.6.6 Número y Fecha. Registre aquí, el número de la norma, el día, mes y

año (dd/mmm/aaaa) en que se expidió, en orden cronológico, desde la fecha
más antigua hasta la más reciente. Por ejemplo: Ley 43 del 29/oct/1913.
6.6.7 Título. Registre en este campo, la finalidad de la norma. Ejemplos:

“Constitución Política de Colombia”; “Ley General de Educación”, “Código
Sustantivo del Trabajo”, “Por medio del cual se adopta el Modelo Estándar de
Control Interno para el Estado Colombiano”.
6.6.8 Artículo. Registre aquí el (los) artículo(s) y/o inciso(s) que aplica(n)
específicamente al proceso o subproceso (si aplica). Ejemplo: Ley 872,
Artículos 4, literal a). Cuando toda la norma relacionada en la casilla
“Jerarquía de la Norma” deba aplicarse completamente, diligencie este
campo con el texto “Aplica todo el documento”
Página 45 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
6.6.9 Aplicación Específica. Registre en este campo, una breve explicación

del texto de la norma que sirve como fundamento al desarrollo del proceso
modelado. Cuando toda la norma relacionada en la casilla “Jerarquía de la
Norma” deba aplicarse completamente, diligencie este campo con el texto
“Aplica todo el documento”
6.6.10 Aplica al Procedimiento. Registre en este campo, el (los) nombre(s)

de lo(s) procedimiento(s) y su(s) respectivo(s) código(s) a los cuales aplica
específicamente la normativa identificada en las casillas anteriores.

6.1.18 en adelante.
6.7 FORMATO DISEÑO DE PROCEDIMIENTO MEDE01.05.02.18.P01.F15
Este formato se diligencia con el propósito de describir de manera detallada

un proceso o subproceso (si aplica). Ver Gráfica 7. Formato Diseño de
Procedimiento.
Gráfica 7. Formato Diseño de Procedimiento.

Página 46 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN




las inicias de la leyenda “No Aplica” es decir, escriba “N.A.”
6.7.5 Procedimiento. Registre el nombre del procedimiento y su

MAGT.04.03.14.12.P01.I01; recuerde también que, de acuerdo con este
instructivo, debe escribir el numero de la versión del procedimiento después
del título del procedimiento así: “Versión 1”
6.7.6 Nº. Registre en este campo, el número de la Actividad en forma

secuencial, comenzando en 1.
6.7.7 Actividades. Registre aquí las actividades requeridas para llevar a

cabo el procedimiento comenzando con un verbo en infinitivo y guardando
relación directa con la última tarea. Ejemplo: Actividad: “Emitir acto
administrativo”
Nota: Una actividad puede incluir varias tareas, por esto debe redactarse de
modo que pueda agruparlas a todas. En el ejemplo anterior las tareas de la
actividad son: recibir la información, analizar, proyectar y firmar el acto
administrativo.
Página 47 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
Así mismo, las actividades deben enunciarse de acuerdo al ciclo PHVA:

Planear, Hacer, Verificar y Actuar. Ejemplos:
• Planear: “Establecer el plan operativo”.

• Hacer: “Ejecutar el plan operativo”.
• Verificar: “Realizar seguimiento el plan operativo”.
• Actuar: “Aplicar las acciones de mejoramiento al plan operativo”.
6.7.8 Objetivo de la Actividad. Describa en este campo, el “para qué” se

lleva a cabo la actividad. El objetivo de la actividad debe empezar con un
verbo en infinitivo. Ejemplo:
• Actividad: “Emitir acto administrativo”
• Objetivo: “Impartir una directriz de manera formal”
6.7.9 Cargo responsable. Registre en este campo, el cargo del responsable

de la actividad.
6.7.10 Nº. Registre en este campo, el número de la Tarea en forma

secuencial, comenzando en 1.
6.7.11 Tarea. Registre aquí el conjunto de acciones que se requieren para

alcanzar el objetivo de la actividad; deben enunciarse igualmente bajo el ciclo
PHVA, de manera lógica. La redacción de las tareas, debe ser lo
suficientemente detallada, de tal manera que se evidencien todos los cargos
responsables que intervienen en el procedimiento. Si es necesario, las tareas
pueden incluir en su descripción, el nombre de la repartición administrativa
en la cual estas se desarrollan.
Debe tenerse en cuenta que, si dentro del procedimiento existen tareas que
generen alternativas de decisión, éstas deben redactarse, incluyendo textos
que indiquen cuál es la siguiente tarea o si el proceso termina. Así mismo, si
la alternativa se refiere a tareas de otros procedimientos, se deben incluir
textos de referencia del procedimiento, su código, el número actividad y la
tarea.
6.7.12 Punto Crítico de Control. En estos campos marque con una “X”
aquellas tareas que sirven de control, para identificar posibles desviaciones
que impidan el correcto desarrollo del proceso.
Página 48 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
6.7.13 Cargo Responsable de la tarea. Registre en este campo el cargo

del responsable de ejecutar la tarea. Nota: el cargo debe pertenecer a la
planta de cargos de la Entidad.
6.7.14 Flujograma. A través de las figuras establecidas en Instructivo

Norma Fundamental MAGT.04.03.14.12.P01.I01, elabore el Flujograma del
procedimiento basado únicamente en las tareas. Tenga en cuenta además
las siguientes instrucciones:
• Inicio: antes de registrar la primera tarea escriba la palabra “inicio”

como se indica en el formato. En la primera casilla del “Flujograma”,
coloque el símbolo que da inicio al procedimiento.
• Continúe registrando las tareas y al frente de cada una de ellas, dibuje
el símbolo correspondiente.
• Si alguna de las tareas ha sido identificada como Punto Crítico de
Control, diligencie la siguiente casilla hacia abajo con el siguiente
texto: “(P.C.) = Punto Crítico – Ver Formato Plan de Control
MEDE01.05.02.18.P01.F16”, para que el lector pueda remitirse al Plan
de Control.
• Cuando termine la descripción de las tareas, escriba en la última
casilla la palabra “Fin”. Así mismo, coloque la figura que indica “Fin”
• Consulte el Instructivo Norma Fundamental
MAGT.04.03.14.12.P01.I01 si requiere más ampliación sobre la forma
de elaborar un flujograma.

6.1.18 en adelante.
Nota: este formato diligenciado se convierte en el anexo final del Manual del
Procedimiento, por tal motivo, las casillas de aprobación que contiene este
formato de modelación, son las que dan la aprobación final a todo el Manual
del Procedimiento; no se requieren casillas de aprobación en dicho manual.
6.8 FORMATO PLAN DE CONTROL MEDE01.05.02.18.P01.F16
Este formato se diligencia con el propósito de describir de manera detallada

el plan de control de los puntos críticos establecidos en el desarrollo del
Página 49 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
proceso, con el fin de lograr el cumplimiento del objetivo del mismo. Véase la
Gráfica 8. Formato Plan de Control.
MEDE01.05.02.18.P01.F16
FORMATO PLAN DE CONTROL FECHA

08/abr/2011
NOMBRE DEL PROCESO
PROCESO: CÓDIGO:
Metodo de
Actividad de control Cargo Equipo
Puntos críticos de control Objeto de control Criterio de Control Medición o Frecuencia Registro
Prevista Responsable requerido
Control
Gráfica 8. Formato Plan de Control.




Página 50 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN

6.8.5 Punto Crítico de Control. Registre en este campo, el conjunto de
tareas que se han identificado como punto crítico de control en el formato
MEDE01.05.02.18.P01.F15 DISEÑO DE PROCEDIMIENTO.
Ejemplo: Punto Crítico de Control: “Expedir acto administrativo
sancionando al establecimiento educativo con amonestación, suspensión o
cierre del servicio dependiendo la gravedad de la falta”
6.8.6 Actividad de Control Prevista. Registre aquí, la actividad de control

que se debe realizar sobre la tarea que se ha identificado como punto crítico
de control. Continuando con el ejemplo anterior, la Actividad de control
prevista es: “Verificar que el acto administrativo cumpla con elementos
requeridos”
6.8.7 Objeto de Control. Registre la variable, registro, documento, sobre los

cuales se va a hacer control. Continuando con el ejemplo anterior, se tiene:
Objeto de Control: “Acto Administrativo”
6.8.8 Criterio de Control. Registre aquí los requisitos, políticas internas,

requerimientos legales, normativos, rangos, en general, los parámetros frente
a los cuales se ha de aplicar el control al objeto. Según el ejemplo anterior, el
Acto Administrativo debe cumplir con las siguientes características, que
constituyen los Criterios de control en este caso: “Debe incluir el motivo, el
contenido, la finalidad, fecha de expedición, número de resolución y las
conductas violatorias que dan lugar a la sanción”
6.8.9 Cargo Responsable. Escriba en este campo el cargo del responsable

de ejecutar la verificación. Nota: el cargo debe pertenecer a la planta de
cargos de la Entidad.
6.8.10 Método de Medición o de Control. Registre en este campo, el

método que se utiliza para hacer el control. Pueden ser la medición,
comparación, observación, llamadas telefónicas, etc. Para el ejemplo
anterior, el método consiste en una observación o inspección visual.
6.8.11 Equipo de Medición requerido. Registre aquí el instrumento, equipo

o software requerido para ejecutar la verificación. En el caso de que el
Página 51 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
método de control utilizado sea la observación o comparación, corresponde

colocar “No aplica” por cuanto no se utiliza ninguna herramienta. Sin
embargo, en otros casos es posible que el método de control consista en una
medición de variables, para lo cual se ha de requerir un equipo especializado
para tales fines; en esos casos, escriba el nombre del equipo, hardware y/o
software utilizado.
6.8.12 Frecuencia. Registre en este campo, el intervalo de tiempo en el cual

se debe realizar la verificación. Ejemplo: “cuando se emite el documento”,
“cada vez que se hace determinada tarea”, o periodos de tiempo: mensual,
trimestral o semestral establecidos. En cuanto al ejemplo citado, este control
debe hacerse “cada vez que se emita un acto administrativo para sancionar a
un establecimiento educativo”.
6.8.13 Registros. En este campo se registra el instrumento que da

evidencia de la aplicación del control al proceso; puede ser una firma, un
visto bueno, un sello, un código de barras, formatos de control diligenciados,
entre otros. Para el ejemplo en mención, la evidencia es el mismo acto
administrativo.

6.1.18 en adelante.
6.9 FORMATO INFORMES GENERALES MEDE01.05.02.18.P01.F17.
Este formato se diligencia con el propósito de registrar los informes que se

emiten a los diferentes grupos de interés internos y externos. Véase la
Gráfica 9. Formato Informes Generales.
Página 52 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
MEDE01.05.02.18.P01.F17
FORMATO INFORMES GENERALES FECHA

08/abr/2011
NOMBRE DEL PROCESO
PROCESO: CÓDIGO:
FECHA DE ENTREGA
TIPO DE INFORME NOMBRE DEL INFORME CARACTERISTICAS O ESPECIFICACIONES DESTINATARIOS
PERIODICIDAD
Requerimientos Legales
Normas, Políticas y
Disposiciones internas de
operación
Requerimientos del usuario

Externo
Gráfica 9. Formato Informes Generales.




Página 53 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
6.9.5 Tipo de Informe. Estos campos aparecen diligenciados con los tipos
de informes que se generan como resultado de la ejecución de los procesos
o subprocesos:
• Requerimientos Legales. Son aquellos que se deben presentar por

requerimientos específicos de la norma. Por ejemplo: “Informe de
Actividades Semestrales del Programa de Gestión Documental”.
• Normas, Políticas y Disposiciones Internas de Operación. Estos son

informes que deben ser presentados por directrices internas de la
Entidad. Por ejemplo: “Informe de Gestión 2010 – Departamento
Administrativo de Planeación Municipal”.
• Requerimientos del Usuario Externo. Estos informes están

relacionados con el desarrollo de las actividades del proceso o
subproceso y son solicitados por entes externos a la entidad tales
como: Entes de control, Juntas Administradoras Locales, Juntas de
Acción Comunal, ONG`s, Consejos, entre otros.
6.9.6 Nombre del Informe. Diligencie este campo escribiendo el nombre

completo del informe a presentar, de acuerdo con los tipos de informes
descritos en las casillas anteriores. Cuando no se requiera de alguno de los
informes descritos anteriormente, la casilla se diligencian con las letras “N.A.”
que indican: “No Aplica”.
6.9.7 Características o Especificaciones. En este campo se registran las

cualidades y especificaciones que se describen en el cuerpo del informe
tales como quién lo elabora, términos de entrega, destinatario, remitente,
entre otros.
6.9.8 Destinatarios. Registre en este campo, los usuarios o beneficiarios del

informe. Por ejemplo: Concejo Municipal, Oficina de Control Interno,
Contraloría, etc.
6.9.9 Fecha de Entrega - Periodicidad. En este campo se registran los

términos establecidos para la generación y entrega del informe al
destinatario. Por ejemplo: mensual, bimensual o semestral.
Página 54 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN

6.1.18 en adelante.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Los documentos de referencia relacionados con éste Instructivo son:
• LEY 872 del 30/dic/2003 “Por la cual se crea el sistema de gestión de la

calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades
prestadoras de servicios”.
• LEY 87 del 29/nov/1993 “Por la cual se establecen normas para el

ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se
dictan otras disposiciones”.
• Decreto Nacional N° 3622 del 10/oct/2005 “Por el cual se adoptan las

políticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el capítulo cuarto de
la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo
Administrativo”.
• Decreto Nacional N° 1599 del 20/may/2005 “Por el cual se adopta el

Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005”.
• Decreto Nacional N° 4110 del 09/feb/2004 “Por el cual se reglamenta la

Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública - NTCGP 1000 – 2004”
• Decreto Nacional N° 1537 del 06/jul/2001 “Por el cual se reglamenta

parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y
administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las
entidades y organismos del Estado”.
• PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL: Instructivo Norma Fundamental.

Código MAGT.04.03.14.12.P01.I01.
Página 55 de 56
VERSIÓN 3
INSTRUCTIVO PARA LA
APROBACIÓN
14/sep/2011
ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN
• PROCESO PLANEACION ORGANIZACIONAL: Procedimiento Definición

y Administración del Modelo de Operación por procesos. Código
MEDE01.05.02.18.P01.
• PROCESO PLANEACION ORGANIZACIONAL: Manual de Calidad.

Código MEDE01.05.02.14.12.P05.M01.
ANEXOS
- Anexo 1. Listado de Insumos Transversales
Elaborado por: Fecha:

Cargo: No Aplica Firma:
Equipo Técnico de Gestión 14/sep/2011
Revisado por: Cargo : Fecha:
Firma:
Liliam Barrera M. Técnico 14/sep/2011
Aprobado por: Cargo: Fecha:
Firma:
Juan Carlos López López Director DAPM 14/sep/2011
Página 56 de 56

Mede01 05 02 18 P01

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Mede01 05 02 18 P01

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Mede01 05 02 18 P01

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

SISTEMAS DE GESTIÓN MEDE01.05.02.18.P01.

INSTRUCTIVO PARA LA CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS DEL

Macroproceso: Direccionamiento Estratégico

5.1 ELABORACIÓN DE CARACTERIZACIONES NUEVAS O

5.2 AJUSTE A CARACTERIZACIONES EXISTENTES 25

6. ELABORACIÓN DE FORMATOS DE CARACTERIZACIÓN 26

6.1 FORMATO MODELACIÓN DEL PROCESO

6.1.1 Nombre del Macroproceso y Nombre del Proceso 27

6.1.7 Usuario y/o grupos de interés 28

6.1.11 Cargo responsable 30

6.1.12 Puntos de Control 30

6.1.13 Mecanismo de Medición (Indicadores de gestión) 30

6.1.18 Elaborado por 31

6.1.19 Revisado por 31

6.1.20 Aprobado por 31

6.2 FORMATO INTEGRACIÓN GRUPO DE TRABAJO

6.2.1 Nombre del Macroproceso y Nombre del Proceso 32

6.2.6 Integrantes del grupo de trabajo de modelación del proceso 33

6.3 FORMATO MODELACIÓN DEL SUBPROCESO

6.3.1 Nombre del Macroproceso y Nombre del Proceso 34

6.4 FORMATO DETERMINACIÓN INSUMOS Y PROVEEDORES

6.4.1 Nombre del Macroproceso y Nombre del Proceso 36

6.4.6 Características del Insumo 37

6.4.9 Características de los productos 37

6.4.10 Clientes y/o Grupos de Interés 37

6.5 FORMATO TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN

6.5.1 Nombre del Macroproceso y Nombre del Proceso 38

6.5.5 Factor crítico de éxito 39

6.5.6 Tipo de Indicador 39

6.5.6.1 Indicador de Eficiencia 39

6.5.6.2 Indicador de Eficacia 39

6.5.6.3 Indicador de Efectividad 40

6.5.7 Denominación del Indicador 40

6.5.8 Objetivo del Indicador 41

6.5.9 Descripción del indicador 41

6.5.11 Línea base 41

6.5.12 Índice o fórmula 41

6.5.13 Rango de Gestión 41

6.6 FORMATO NORMOGRAMA MEDE01.05.02.18.P01.F14 43

6.6.1 Nombre del Macroproceso y Nombre del Proceso 44

6.6.5 Jerarquía de la norma 44

6.6.6 Número y fecha 45

6.6.9 Aplicación Específica 46

6.6.10 Aplica al procedimiento 46

6.7 FORMATO DISEÑO DE PROCEDIMIENTO

6.7.1 Nombre del Macroproceso y Nombre del Proceso 47

6.7.8 Objetivo de la Actividad 48

6.7.9 Cargo responsable 48

6.7.12 Punto crítico de control 49

6.7.13 Cargo Responsable de la tarea 49

6.8 FORMATO PLAN DE CONTROL MEDE01.05.02.18.P01.F16 50

6.8.1 Nombre del Macroproceso y Nombre del Proceso 51

6.8.5 Punto crítico de control 52

6.8.6 Actividad de Control Prevista 52

6.8.7 Objeto de Control 52

6.8.8 Criterio de Control 52

6.8.9 Cargo Responsable 52

6.8.10 Método de Medición o de Control 52