JOCOTENANGO
JOCOTENANGO
JOCOTENANGO
Señor(a)
OSCAR DARIO FARRINGTON MONTERROSO
Alcalde(sa) Municipal de Jocotenango, Sacatepèquez
SU DESPACHO
Señor Alcalde(sa):
HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO:
INCUMPLIMIENTO DE LA AFIM DE LAS COMPETENCIAS Y FUNCIONES QUE LE SEÑALA EL
CÓDIGO MUNICIPAL
(Hallazgo de Cumplimiento No.1)
FALTA DE PRESENTACION DE INFORMES DE GESTION
(Hallazgo de Cumplimiento No.2)
FRACCIONAMIENTO EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y SUMINISTROS
(Hallazgo de Cumplimiento No.3)
FALTA DE PUBLICACIÓN DE ADJUDICACIÓN EN GUATECOMPRAS
(Hallazgo de Cumplimiento No.4)
Atentamente,
Ponente:
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Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
OBJETIVOS DE AUDITORÍA
GENERALES:
Practicar Auditoría Gubernamental, que incluya la evaluación de aspectos financieros de cumplimiento y de
gestión, con énfasis en el Presupuesto 2008, a efecto de determinar que la información contable registrada
esté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales aplicables, observando el Decreto No.
31-2002 del Congreso de la República LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS y
las Normas Generales de Control Interno y Normas de Auditoria Gubernamental, contenidas en los Acuerdos
Internos No. 09-2003, A-22-2004, A-23-2004 emitidos por el Contralor General de Cuentas, Decreto No. 101-
97 Ley Orgánica del Presupuesto y Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos para el Ejercicio
Fiscal 2008.
Alcanzar un nivel operativo sistemático y funcional que conlleve al fortalecimiento del control interno en los
procesos administrativos y financieros, para el aprovechamiento racional de los recursos, a efecto de obtener
resultados e información confiable, oportuna y transparente.
ESPECÍFICOS:
Practicar exámenes a las operaciones contables, presupuestarias y financieras del ejercicio fiscal 2008.
Fortalecer la aplicación de la normativa legal aplicable y los procedimientos administrativos y técnicos, que
permitan mejorar la calidad del control interno en el proceso de ejecución de las transacciones municipales y
la administración de los recursos disponibles.
Elevar el nivel de eficiencia de la Unidades de Administración Financiera Integrada Municipal y/o de las
Tesorerías Municipales, a efecto de que éstas presten un mejor servicio en apoyo a la ejecución de los
diferentes programas municipales.
Apoyar la implantación de un sistema de información administrativa y financiera, confiable y oportuna, que
provea los insumos básicos para la toma de decisiones a las autoridades municipales y la rendición de
cuentas.
MUNICIPALIDAD DE JOCOTENANGO
Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008
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Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
ALCANCE DE AUDITORÍA
Practicar Auditoría Gubernamental que incluya la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento y de
gestión, con énfasis en la ejecución presupuestaria del ejercicio fiscal 2008, a efecto de determinar que la
información contable registrada esté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales
aplicables.
MUNICIPALIDAD DE JOCOTENANGO
Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008
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Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Criterio
En el Manual de Administración Financiera Integra MAFIM l En el Modulo II de Tesorería en su numeral 1.2
establece que: "Los ingresos y egresos del mes a que correspondan. En caso de los ingresos, el receptor
general obtendrá un reporte general de los ingresos del día, enviará los fondos al banco y posteriormente,
bajo conocimiento, entregara al tesorero el reporte formulado, adjuntando la boleta de depósito debidamente
certificada por la caja receptora del banco. Los depósitos bancarios se deben realizar en forma integra, de
ser posible el mismo día".
Causa
Esto se debe a que el tesorero, no esta cumpliendo con lo que establece el modulo de tesorería del Manual
de Administración Financiera Municipal.
Efecto
Existe un riesgo inherente al tener efectivo en la municipalidad que en determinado momento puede suceder
una sustracción monetaria que conlleva un menoscabo a las arcas municipales por tener un control
inadecuado.
Recomendación
El Alcalde gire instrucciones de inmediato al Tesorero, para que se realicen los depósitos monetarios de lo
recaudado al día siguiente, tal y como lo establece el Modulo de Tesorería del Manual de Administración
Financiera Municipal.
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Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008
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Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGO No. 2
FALTA DE MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
Condición
Se estableció que la municipalidad de Jocotenango no cuenta con manuales de funciones y procedimientos
para cada puesto y procesos relacionados a las diferentes actividades de la municipalidad.
Criterio
El Acuerdo Numero 09-03 del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Gubernamental
en numeral 1.10: "La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de
manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades
de la entidad".
Causa
Esto se debe a negligencia e irresponsabilidad del Concejo y Alcalde Municipal en no promover la
elaboración de los manuales de puestos y funciones.
Efecto
Poca claridad sobre las funciones que deben realizar cada uno de los trabajadores municipales, haciendo
que exista pérdida de tiempo, y no se deduzcan responsabilidades cuando suceda una acción no controlada
por falta de los manuales.
Recomendación
Al Concejo y Alcalde Municipal para que de inmediato se creen los manuales de funciones y procedimientos.
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Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO
HALLAZGO No. 1
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Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
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Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGO No. 1
Condición
Se estableció que la Asociación ALPADI ha incumplido con el plazo para la entrega del proyecto
CONSTRUCCION DE MERCADO COMUNAL 5ª. FASE, SOLOLA, SOLOLA, Al 31 de diciembre de 2008
este proyecto aún no había sido entregado.
Criterio
De conformidad con la séptima cláusula del Convenio para la Administración de Recursos No. 32-2007 del 6
de junio de 2007, firmado con FONAPAZ, el plazo para la entrega de este proyecto según este convenio
dice: "CUARTA: PLAZO DE EJECUCION: Las partes acuerdan que la obra denominada "CONSTRUCCION
DE MERCADO COMUNAL, DEL EL MUNICIPIO DE SOLOLA, DEPARTAMENTO DE SOLOLA", deberá ser
ejecutada, finalizada en su totalidad y entregada a entera satisfacción de EL CONTRATANTE en el plazo de
OCHO MESES; computados a partir de diez días después de la entrega del anticipo para la ejecución de la
obra."
Causa
Los Directivos de ALPADI, no le han dado la importancia respectiva a las obligaciones contenidas en el
Convenio de Administración de Recursos No. 32-2007, suscrito con FONAPAZ.
Efecto
El no cumplir estas obligaciones ALPADI, se produce pérdida de tiempo y recursos en la construcción de este
Proyecto.
Recomendación
Que la Presidenta y el tesorero de la Asociación velen por el fiel cumplimiento de los plazos estipulados en
los convenios celebrados con entidades del Estado.
Comentario de los Responsables
"Con relación al Proyecto denominado Construcción Mercado Comunal Sololá V Fase, No. 177-0-2007, el
avance físico no ha sido equivalente al avance financiero debido a que FONAPAZ no autorizó una serie de
órdenes de cambio y trabajos suplementarios que van a hacer viable el proyecto por lo cual se tenía que dejar
de hacer otros renglones para poder hacer los correctos, según documento de cambio que nunca tuvieron
respuesta satisfactoria y que hasta la fecha se sigue igual."
"Los trabajos se han venido realizando haciendo las modificaciones respectivas a reserva de la autorización
de los mismos, ya que el tiempo contractual se nos ha venido encima, siendo el avance físico de un 40%,
equivalente a un financiero del 42%, se adjunta copia de modificación al convenio que fue firmada mas no
autorizada por parte de FONAPAZ, así como cuadro de avance físico y financiero."
Comentario de Auditoría
En virtud que al 31 de diciembre de 2008, este proyecto no ha sido concluido ni entregado a los beneficiarios,
siendo el avance financiero mayor al avance físico; el hallazgo se confirma en su totalidad.
Acción Legales y Administrativas
Se solicitó sanción económica para la Presidenta y para el Tesorero de la Asociación ALPADI, directivos
responsables durante el período auditado, Q5,000.00 para cada uno. Total de las sanciones Q 10,000.00.
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Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGO No. 2
Condición
Se estableció que la municipalidad no cumplió con presentar ante el Ministerio de Finanzas Públicas,
Congreso de la República y la Contraloría General de Cuentas, el informe de gestión presupuestaria de
avance físico y financiero de los proyectos de infraestructura que se ejecutaron en el ejercicio fiscal 2007.
Criterio
Decreto 101-97 Ley Orgánica de Presupuesto artículo 47: "Para fines de consolidación de cuentas e
información que debe efectuar el Organismo Ejecutivo, las municipalidades remitirán, al Ministerio de
Finanzas Públicas, al Congreso de la República y a la Contraloría General de Cuentas, sus presupuestos de
ingresos y egresos aprobados. Asimismo la información de la ejecución física y financiera de su gestión
presupuestaria, en la oportunidad y con el contenido que señale el Reglamento. En cuanto a la inversión
pública, se informará además, a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia de la
República.
Acuerdo Gubernativo Numero 240-98 Reglamento de la Ley Orgánica de Presupuesto, articulo 29 párrafo 2:
indica la forma de presentación del Informe de Gestión Presupuestaria que es a más tardar el 31 de marzo
de cada año. Este informe deberá contener como mínimo lo siguiente: Ejecución física y financiera de los
proyectos y obras ejecutadas en el año, y Ejecución financiera de los ingresos".
Causa
Deficiente coordinación entre las autoridades municipales, tanto Alcalde, Tesorero y Coordinador de la
Oficina Municipal de Planificación en la presentación de este informe.
Efecto
Esto ha provocado que no se puedan realizar comparaciones de lo programado con lo ejecutado de una
manera física y financiera de los proyectos que se realizaron por el período del 01 de enero de 2007 al 31 de
diciembre de 2007.
Recomendación
Que el Alcalde, gire las instrucciones al Tesorero y al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación
para que de una manera inmediata se cumpla con los requisitos para la presentación del Informe de Gestión
Presupuestaria con avances físicos y financieros de los proyectos ejecutados por año.
Comentario de los Responsables
ACLARACION. Se adjunta copia de los oficios remitidos a las entidades estatales de la gestión
presupuestaria del ejercicio 2,007. Del informe físico y financiero de los proyectos del año 2007 no se
encontró evidencia de su existencia en los archivos municipales por parte de la administración anterior.
Comentario de Auditoría
Después de haber analizado de una manera objetiva los medios de prueba presentados, se concluye que los
mismos no llenan los requisitos para tomarse como válidos, por lo que se confirma el hallazgo.
Acción Legales y Administrativas
Sanción Económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de
la Contraloría General de Cuentas, Articulo 39 numeral 18, para el Alcalde Municipal, Tesorero Municipal y
Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación por la cantidad de CUATRO MIL QUETZALES
(4,000.00), para cada uno.
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Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGO No. 3
Condición
Se estableció que se pagaron por servicios de arrendamiento de maquinaria de camiones de Volteo a las
empresas CEBCO y Distribuidora General Lutín, sin haber realizado el evento de Cotización, por lo que se
hace la integración de empresa CEBCO de las siguientes facturas: Fact No. 135 de fecha 25.02.2008 por
Q.29,875.00, Fact. No.148 del 29.02.2008 por Q. 23,425.00, Fact No. 150 de fecha 05.03.2008 por Q.
28,087.50, Fact. No. 151 de fecha 05.03.2008 por Q. 18,600.00, Fact. No. 172 de fecha 23.07.2008 por Q.
27,900.00, Fact. No. 173 de fecha 19.05.2008 por Q. 28,275.00, Fact. 174 de fecha 18.09.2008 por Q.
29,075.00, Fact. No. 175 de fecha 19.05.2008 por Q. 29,400.00, Fact. No. 214 de fecha 19.05.2008 por Q.
21,000.00, Fact. No. 215 de fecha 18.09.2008 por Q. 29,450.00, Fact. No. 216 de fecha 18.09.2008 por Q.
22,500.00, Fact, No. 217 de fecha 18.09.2008 por Q. 16,250.00, Fact. No. 219 de fecha 18.09.2008 por Q.
20,500.00 para hacer un total de Q. 324,337.50 con IVA por lo que sin IVA hacen un total Q. 289,587.05 y la
Distribuidora General Lutin se integran las facturas de la siguiente manera: Fact. No. 121 de fecha
23.07.2008 por Q. 26,950.00, Fact. No. 122 de fecha 23.07.2008 por Q. 28,700.00, Fact, No. 123 de fecha
18.09.2008 por Q. 13,000.00, Fact. No. 124 de fecha 18.09.2008 por Q. 23,250.00, Fact, No. 126 de fecha
18.09.2008 por Q. 13,000.00, Fact. No. 127 de fecha 18.09.2008 por Q. 26,350.00, Fact, No. 128 de fecha
18.09.2008 por Q. 7,600.00 para hacer un total con IVA de Q. 138,850.00 y sin IVA Q123,973.21, para
hacer un total general las facturas de las dos constructoras con IVA DE Q463,187.50 y sin IVA de
Q413,560.27.
Criterio
El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República Ley de Contrataciones del Estado, Capítulo II El Régimen
de Cotizaciones, artículo 38: "cuando el precio de los bienes, o de las obras, suministros o la remuneración
de los servicios, exceda de Treinta Mil Quetzales Exactos (Q. 30,000.00), y no sobre pase los siguientes
montos, la compra o contratación podrá hacerse por el sistema de cotización así: a) Para las
municipalidades que no exceda de novecientos mil quetzales (Q.900,000.00)".
Causa
No existe coordinación dentro de las actividades diarias de los departamentos que conforman la
municipalidad.
Efecto
Esta descoordinación dentro de los departamentos involucrados en este que hacer municipal provoca que se
infrinja la Ley de Contrataciones del Estado.
Recomendación
Al Alcalde que gire las instrucciones al Tesorero, para que de inmediato coordinen sus actividades y que
toda adquisición de bienes, servicios y suministros se hagan dentro del marco legal que establece la Ley de
Contrataciones.
Comentario de los Responsables
ACLARACION Luego de haber realizado algunos pagos por la evacuación de basura y dragado de río
Guacalate que por el grado de contaminación y el segundo por el riesgo por el crecimiento del caudal debido
al invierno y el peligro de inundación de las colonias que se ubican en las riberas. Siendo esto; dos
problemas que se tuvieron que enfrentar de inmediato debido a la presión recibida por los vecinos afectados
por los olores nauseabundos, enfermedades infectocontagiosas y contaminación de las corrientes de agua
subterráneas por casi 6,000 toneladas de basura dejadas de sacar por la anterior administración y el
segundo por no haber dragado el río que en la pasada tormenta Stan inundo todas las colonias que se ubican
en el sector y casi todo el centro del municipio, lo que obligó a esta administración a efectuar pagos sin
cotizar porque no había tiempo. Lo que si se hizo fue obtener informe de monitoreo realizado por el Ministerio
del Medio Ambiente y Recursos Naturales, el cual se adjunta. ACCION CORRECTIVA. En lo que respecta a
la evacuación de basura el Concejo Municipal en mutuo acuerdo con los recolectores, acordaron que estos
ya no depositarán en terrenos municipales los deshechos sólidos, por lo que solo se procederá la evacuación
de la basura que la municipalidad por limpieza de calles y lugares públicos recolecte.
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Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Comentario de Auditoría
Después de haber analizado de una manera objetiva los medios de prueba presentados, se concluye que los
mismos no llenan los requisitos para tomarse como válidos,por lo que se confirma el hallazgo.
Acción Legales y Administrativas
Multa de conformidad con el Decreto 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado,
Articulo 81, para el Alcalde Municipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de DIEZ MIL TRESCIENTOS
TREINTA Y NUEVE QUETZALES (Q10,339.00), para cada uno.
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HALLAZGO No. 4
Condición
Se estableció que el Proyecto Suministro Comunicaciones Radiales y Telecomunicaciones, que se identifica
con numero de NOG 616451, no publico en el portal de guatecompras el Acta de Adjudicación, el listado de
oferentes, y el monto de este proyecto es de Q34,000.00 menos IVA quedando un total de Q30,357.14, el
Proyecto Fortalecimiento Municipal en la Planificación y Desarrollo con numero de NOG 614092, no publicó
en el portal de guatecompras, Acta de Adjudicación, listado de oferentes, y Aprobación de Acta de
Adjudicación., por un monto de Q5,000.00 menos IVA quedando un total de Q4,464.29, haciendo un total los
dos de Q34,821.43 ya sin IVA.
Criterio
El Acuerdo Gubernativo No.1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en el artículo 10,
establece: "Recepción y apertura de plicas. Según párrafo: Los nombres de los oferentes y el precio total de
cada oferta recibida deberán publicarse en el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,
denominado GUATECOMPRAS, a más tardar al día posterior a la fecha establecida de recepción de ofertas
y apertura de plicas. Todos los procedimientos detallados en el presente artículo se aplicaran también en los
regímenes de cotización, contrato abierto y casos de excepción. Artículo 12: Aprobación de Adjudicación.
Toda aprobación o improbacion a que se refiere el artículo 36 de la Ley de Contrataciones del Estado,
deberá publicarse en el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado
GUATECOMPRAS".
Causa
El desconocimiento de todas las leyes que regulan las actividades mayores de Q.30,000.00, y la forma no
coordinada con que trabaja La AFIM y la OMP, no permiten un mejor desarrollo de las actividades
municipales.
Efecto
Llevar a cabo actividades fuera del marco legal que rige la actividad económico-financiera de la
municipalidad, creando desconfianza dentro de la población y poca transparencia en sus eventos de
contratacion.
Recomendación
Al Alcalde Municipal que gire las instrucciones al Tesorero Municipal y al Encargado de la Oficina Municipal
de Planificación, para que de inmediato se coordine para estar apegados a la Ley de Contrataciones en
relación a la utilización del portal de GUATECOMPRAS.
Comentario de los Responsables
Suministro de Comunicaciones Radiales y Telecomunicaciones con numero de NOG 616451 se adjunta,
convocatoria para presentación de propuesta, Publicación de Guatecompras, Acta de nombramiento de junta
de cotización, acta de adjudicación, acta de aprobación de adjudicación, contrato numero 001-2008 y copia
de fianza numero 454653 y Fortalecimiento Municipal en la Planificación y Desarrollo Urbano con numero de
NOG 614092. No se ha utilizado, se adjunta documentación de su creación, se adjunta, Acuerdo para cotizar,
Convocatoria para presentación de propuesta, publicación de guatecompras, acta de nombramiento de la
junta de cotización, acta de adjudicación, acta de aprobación de la adjudicación.
Comentario de Auditoría
Después de haber analizado de una manera objetiva los medios de prueba presentados, se concluye que los
mismos no llenan los requisitos para tomarse como válidos, por lo que se confirma el hallazgo.
Acción Legales y Administrativas
Sanción Económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de
la Contraloría General de Cuentas, Articulo 39 numeral 18, para el Alcalde Municipal, Tesorero Municipal y
Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación por la cantidad de CUATRO MIL QUETZALES
(4,000.00), para cada uno.
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Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
ANEXOS
MUNICIPALIDAD DE JOCOTENANGO
Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008