Presupuesto Base Cero
Presupuesto Base Cero
Presupuesto Base Cero
Introducción ................................................................................................................................... 1
2. Definición ................................................................................................................................ 3
3. Características ....................................................................................................................... 5
10. Comparación entre el método del Presupuesto Base Cero y otros Métodos
de Presupuesto ........................................................................................................................... 13
Conclusiones ............................................................................................................................... 15
Recomendaciones ...................................................................................................................... 16
Bibliografía ................................................................................................................................... 17
Introducción
El presupuesto Base Cero es una herramienta útil tanto para el sector público
como para el sector privado, dando solución a como emplear más eficazmente los
recursos financieros de la entidad de manera anticipada.
Una de las ventajas del Presupuesto Base Cero es que cada año planea y
presupuesta los programas y gastos de las unidades de las organizaciones, fija
metas y objetivos analiza las distintas actividades para obtener los resultados
deseados.
Sin embargo este presupuesto cuenta con ventajas y desventajas para las
organizaciones, lo importante de tener claro dicho punto es para ayudar para
minimizar las deficiencias del método, conocer los objetivos y características, los
procesos para elaborar el presupuesto, y saber cual el funcionamiento. Temas que
se desarrollan en esta investigación para que sea de utilidad para los estudiantes.
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1. Antecedentes del presupuesto Base Cero
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escasos recursos disponibles, deberá basarse en los mismos principios y
procedimientos generales, aunque las técnicas específicas de implantación
difieran ligeramente, ya que habrá que ajustarlas y adaptarlas a las necesidades
propias de cada organización para convertirlas en una herramienta útil tanto para
la iniciativa privada como para el gobierno, la cual deberá dar solución simultánea
a dos interrogantes:
1. ¿Dónde y cómo se pueden emplear más eficazmente los recursos
económicos de la entidad?
2. ¿Qué cantidad de recursos deberán emplearse?
2. Definición
La acepción, simple y llana que utiliza Pyhrr, es en términos generales, sobre este
tipo de presupuesto: El presupuesto base cero por medio de “Paquetes de
Decisión”, es decir, los paquetes de decisión se elaboran bajo presupuesto base
cero. Con esa concepción se desarrolla todo lo referente al tema.
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La secuela lógica para un presupuesto con base cero es:
1. Identificar y analizar cada una de las diferentes actividades existentes y
nuevas de la empresa, “Paquete de Decisión”.
2. Evaluar y categorizar todos los paquetes de decisión por un estudio de
costo-beneficio o en forma subjetiva.
3. Asignar los recursos conforme a los dos puntos anteriores.
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2. De incremento: son aquellos que presentan diferentes niveles de actividad
o costo.
3. Características
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en tercer lugar las más numerosas, que deben clasificarse una a una, se diría que
se puede aplicar la curva ABC.
4. Ventajas y desventajas
Como todo presupuesto, es necesario identificar cuáles son los puntos fuertes y
los puntos débiles del Presupuesto Base Cero, necesario para mejorar como para
identificar los límites y los beneficios que aporta este presupuesto.
Ventajas
El presupuesto analiza todos los gastos existentes como los gastos
presupuestados.
Se empieza de cero el presupuesto cada año.
Evita que los costos se salgan de control.
Incrementa la comunicación y la coordinación dentro de la organización.
Identifica las actividades importantes y las obsoletas.
Ofrece mayor información para la toma de decisiones.
Desventajas
Dificultad para identificar unidades.
Es un presupuesto arduo y exhaustivo, consume mucho tiempo y lleva mucho
papeleo.
Se requiere justificar cada gasto.
Es necesario capacitar a los administradores.
Falta de credibilidad por parte de los encargados de su desarrollo.
El objetivo principal del presupuesto base cero es reducir gastos sin afectar
actividades prioritarias, manteniendo los servicios o minimizando los efectos
negativos de la medida. Suprime las actividades de baja prioridad que no afectan
el resultado esperado por la organización. En caso de requerirse economías
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mayores, la reducción se extiende a las actividades de prioridad media, tratando
de minimizar los efectos negativos de la medida.
Así también tiene el objetivo de identificar cada actividad y operación al cien por
ciento, al fin de que cada gerente evalué y analice la necesidad de cada función,
así como los métodos alternativos para desempeñar esa función, para logra
evaluar a fondo todas las operaciones y luego comunicar su análisis y
recomendaciones a la alta dirección.
7. Importancia de la Administración
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Se calcula que en 1978, unas 800 compañías americanas utilizaban el PBC y que
un número diez veces mayor consideraba la posibilidad de aplicarlo. De esta
manera, el Presupuesto Base Cero comenzó siendo propuesto en la empresa
privada para luego también aplicarse en el sector público.
Sin embargo, este fue el comienzo del no muy largo camino del Presupuesto Base
Cero dentro de la Administración norteamericana. La primera consecuencia del
establecimiento del Presupuesto Base Cero, tal y como lo entendió la
Administración de Carter, fue la excesiva carga de trabajo burocrático, creándose
un inmenso volumen de papeleo que sobrepasó a los directivos públicos. En
palabras de R. Anthony, famoso contable y economista norteamericano, “…la gran
cuantía de paquetes de decisión no es manejable. En el presupuesto del Estado
de Georgia, por ejemplo, se presentaron once mil paquetes de decisión. Si el
Gobernador hubiera dedicado cuatro horas diarias durante dos meses, hubiera
dispuesto sólo de un minuto para cada paquete, tiempo insuficiente para leerlo sin
analizar sus méritos. Si hubiera delegado su trabajo, toda la idea de comparación
de prioridades quedaría comprometida”. Pese a que el Presupuesto Base Cero fue
presentado por la Administración norteamericana como un nuevo método
presupuestario, en realidad fue una estrategia de la Oficina de Gestión y
Presupuestos del Presidente, para que los diferentes organismos públicos de los
Estados Unidos, presentaran explícitamente propuestas de reducciones de gastos.
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En América Latina, también podemos encontrar intentos de aplicación del
Presupuesto Base Cero, aunque no fueron muy satisfactorios, como fue el caso de
México, donde dicho mecanismo no llegó a consolidarse debido a que, en ese
momento, no fue posible implementarlo por completo ya que no se disponía de
una infraestructura administrativa.
Dentro de la Administración española, también encontramos intentos de
implantación del Presupuesto Base Cero. El Consejo de Ministros aprobó en mayo
de 1979, dentro de las directrices de política presupuestaria del ejercicio 1980, la
adopción de Medidas de Racionalización y Limitación del Gasto Público, que
fueron incluidas en el Programa a Medio Plazo para la Economía Española. En
dicho Programa se intentó implantar el uso del Presupuesto por Programas y una
introducción gradual del Presupuesto Base Cero, cuyo objetivo final era la revisión
anual de la totalidad de los gastos propuestos y no sólo los adicionales de cada
año. Posteriormente, la Orden de la Presidencia de Gobierno de 4 de febrero de
1980, sobre Revisión y Evaluación de los Programas de Gasto de los
Departamentos Ministeriales y sus Organismos Autónomos, implementó la
evaluación de la eficiencia y eficacia en la gestión de los programas, estableciendo
una implantación gradual en el presupuesto de 1981 del 25% de los gastos totales
del presupuesto anterior para cada Departamento, incluyendo también los
Organismos Autónomos.
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oportunidad de mantener o suprimir determinados programas, teniendo en cuenta
en todo caso, el nivel mínimo de realización por debajo del cual no se lograrían los
niveles básicos de prestación y calidad de servicios públicos, necesarios para la
consecución de los objetivos previstos para ese año.
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4) Ordenación de paquetes de decisión. El proceso comienza cuando las
unidades de gestión inferiores ordenan o clasifican sus correspondientes
paquetes de decisión. A continuación el gestor inmediatamente superior, revisa
y consolida los paquetes que le llegan en una nueva ordenación.
El proceso se reitera hasta llegar a los gestores de más alto nivel, que
reordenan los paquetes y deciden sobre los programas prioritarios a implantar.
5) Revisión a los niveles más altos. Los niveles superiores pueden revisar,
suprimir, incrementar o reordenar las clasificaciones propuestas por los
gestores subordinados.
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Es el proceso de realizar un presupuesto basado únicamente en la expectativa
para el año siguiente, sin referencia a los años anteriores, sin base de datos
históricos, también en nuevas operaciones que sean diferentes a las habituales de
la empresa. Cuando las empresas están gastando más de los necesarios o
desmesuradamente, se elabora el presupuesto base cero para reorientar, los
recursos con mayor efectividad.
El proceso base cero proporciona información detallada sobre el dinero que se
necesita para lograr los resultados deseados, enfoca la atención hacia el capital
necesario para los programas en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de
aumento o reducción del año anterior.
Por su parte Peter A. Pyhhr lo define diciendo que el Presupuesto Base Cero, en
primer lugar es un proceso de carácter administrativo, después un proceso de
planeación y en tercer lugar proceso presupuestario. Sobre la segunda etapa, es
un proceso de planeación porque requiere de fijar metas y objetivos por las que se
desean tomar decisiones de acuerdo a la política de organización de la institución
con la finalidad de seleccionar las mejores opciones respecto a la relación
beneficio costo. La aportación más importante de Pyhhr a este sistema de
presupuesto es la aplicación del paquete de decisión, el cual es un documento que
identifica y describe una actividad específica, para que la administración pueda
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analizar y jerarquizar las actividades por orden de mayor a menor beneficio a los
que se aplicaran los recursos disponibles y así tomar una decisión de aprobación
o no. El proceso requiere que cada Gerente justifique el presupuesto solicitado,
completo y en detalle. Cada gerente debe de preparar un paquete de decisión de
cada actividad u operación el cual debe de incluir un análisis de costos,
propósitos, alternativas y evaluación de resultados.
10. Comparación entre el método del Presupuesto Base Cero y otros
Métodos de Presupuesto
Con el proceso de base cero se alimentan a gerentes de todos los niveles para
que piensen en la posibilidad de efectuar sus labores en diferentes maneras,
mientras que el presupuesto incremental no estimula generalmente esta clase de
reflexiones. Por tanto una de las mayores ventajas de la planeación y presupuesto
base cero es la identificación de métodos alternativos de operación. A menudo la
sugerencia de practicar estos métodos nuevos surge en los niveles más bajos de
la organización.
BASE CERO TRADICIONAL
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Principio en el programa en blanco Principia en la base existente
Examina el costo-beneficio de todas Examina el costo-beneficio de nuevas
las actividades actividades
Principia con propósitos y objetivos Principia con unidades monetarias
No examina nuevas formas de Examina implícitamente enfoques nuevos
operar como parte integral del
proceso
Concluye con un presupuesto de Concluye en alternativa de varios niveles
tomar o dejar de servicio y costo
(Tabla, 1 cuadro comparativo)
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Conclusiones
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Recomendaciones
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Bibliografía
C.P y M.C.A. Del Rio González, Cristóbal. Presupuesto base Cero. México:
Editorial Ediciones Contables y Administrativas, S.A.
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