4.5 Entrega del sistema y capacitacion a usuarios.

La capacitacin de los usuarios

Los analistas de sistemas se involucran en un proceso educacional con los

usuarios que es llamado capacitacin. A lo largo del ciclo de vida de desarrollo de
sistemas los usuarios han estado involucrados, por lo que ahora el analista debe
poseer una valoracin adecuada de los usuarios que deben ser capacitados.

En la implementacin de grandes proyectos, el analista estara frecuentemente

analizando la capacitacin en vez de estar personalmente involucrado en l. Uno
de los valores mas preciados que puede dar el analista a cualquier situacin de
capacitacin es la capacidad de ver el sistema desde el punto de vista del usuario.
El analista nunca debe olvidar qu es el enfrentar un nuevo sistema.

A quien capacitar

Todas las personas que tendrn uso primario o secundario del sistema deben ser
capacitadas. Esto incluye a todos, desde el personal de captura de datos hasta
aquellos que usaran la salida para tomar decisiones sin usar personalmente una
computadora. La cantidad de capacitacin que requiere un sistema depende, por
lo tanto, de qu tanto cambiara el trabajo de alguien debido al nuevo sistema.

Hay que asegurarse de que estn separados usuarios de diferentes niveles de

habilidades e intereses de trabajo. Es ciertamente problemtico incluir novatos en
las mismas sesiones de capacitacin con los expertos, debido a que los novatos
se pierden rpidamente y los expertos rpidamente se aburren con los puntos
bsicos. Ambos grupos deben capacitarse de acuerdo con su interes y
particularidades.

LINEAMIENTOS PARA LA CAPACITACIN.

El analista tiene cuatro lineamientos principales para ajustar una capacitacin.

Estos son:

1. Establecimiento de objetivos mensurables.

Los objetivos bien definidos son de una gran ayuda para permitir que los
capacitados sepan lo que se espera de ellos.
2. Uso de mtodos de capacitacin adecuados.

Algunos usuarios aprenden mejor viendo, otros oyendo y otros haciendo. Debido a
que, por lo general, no es posible personalizar la capacitacin para un individuo,
frecuentemente la mejor manera de proceder es con una combinacin de los
mtodos.

3. Seleccin de lugares de capacitacin adecuados.

Esta debe propiciar un ambiente de trabajo libre de situaciones problemas,que

impidan la concentracin de los beneficiarios de la capacitacin.

4. Empleo de materiales de capacitacin comprensibles.

Los analistas de sistemas deben darse cuenta de la importancia de materiales, de

capacitacin bien preparados.

IMPLANTACION DE SISTEMAS

Las personas que se motivan y desean ser mejores a traves del proceso de
capacitacion requieren de una herramienta que los apoye a lograr su nueva actitud
en la organizacion con procedimientos rapidos y faciles, por medio de la
implantacion de sistemas de informacion, que le digan a cada integrante de la
organizacion lo que tiene que hacer y como hacerlo.

Este soporte de presentacin sirve para guiarlo en la construccin de la

presentacin no es un modelo acabado y unico usted puede disear la
presentacin en un medio como power point-flash o cualquier otro medio
informtico que permita llegar a los grupos objetivos d e capacitacin al interior d
euna organizacin o cliente.

Nota tenga en cuenta que debe programar al menos tres tipos de cpacitacin
diferentes considerando el personal involucrado en el software.
4.6 Entrega de documentacin tcnica y de usuario del sistema.
La documentacin consiste en material que explica las caractersticas tcnicas y la
operacin de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un
sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema
y para ensear a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operando
como hacerlo funcionar.

Existen varios tipos de documentacin. La de programas, que explica la lgica de

un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y
otros documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades
del sistema y cmo usarlo.

Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de

documentacin", el cual consiste en una poltica formal cuya documentacin se
muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa
de cmputo, archivo y nuevos sistemas.

Otra definicin sera la de registro fsico, generalmente por escrito que contiene los
siguientes elementos:

Polticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantacin, operacin

y mantenimiento.

El diseo del sistema de informacin administrativo.

Procedimientos para instalar el sistema de informacin administrativo.

Procedimientos para operar el sistema de informacin administrativo.

Procedimientos para mantener el sistema de informacin administrativo.

La importancia de la documentacin bien podra ser comparada con la importancia

de la existencia de una Pliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la
precaucin de confirmar si nuestra Pliza de Seguros est o no vigente.

La documentacin adecuada y completa, de una aplicacin que se desea

implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier
Sistema de Informacin, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se
dedica l menor tiempo y se le presta menos atencin.

Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a

Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentacin del sistema es
incompleta el diseador continuamente estar involucrado y no podr moverse a
otra asignacin.
2. Estandarizacin y normalizacin

Estandarizacin.

Significa que los smbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo
para prescribir el sistema y que en la documentacin se usen formas
estandarizadas.

Aun cuando las normas de documentacin varan de una instalacin a otra, es

esencial que dentro de una organizacin, se utilice un solo mtodo. El uso de
procedimientos y documentacin estandarizada proporciona la base de una
comunicacin clara y rpida, adiestramiento menos costoso del personal de
sistemas, reduccin de costos de almacenamiento, y otros.

Ventajas De La Estandarizacin

Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organizacin de

Sistemas.

Es til para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los

sistemas.

Ayuda a los analistas y diseadores de sistemas en el trabajo de integracin de

sistemas.

Asegura que el sistema opere correctamente.

Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.

Estandares Bsicos De Documentacin

Toda documentacin que se relacione con un sistema, ya sea manual o por

computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos bsicos:

Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente
indicadas, almacenarlas en carpetas e ndice.

Los diagramas debern ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita

deber ser legible.

La documentacin deber ser completa.

Se incluir una leyenda o explicacin de los trminos utilizados.

La documentacin siempre se conserva actualizada.

Normalizacin
Asegrese de que los estndares sean completos, actualizados, documentados y
legibles.

Auditar permanentemente para que se cumplan los estndares.

Evaluar si los estndares establecidos son los requeridos y hacer los cambios
necesarios para que dichos estndares sean los apropiados.

Teoria General De Los Manuales De Documentacin

Durante el desarrollo de un sistema, desde su concepcin hasta su puesta en

marcha se ha generado gran cantidad de documentos, que en muchas ocasiones
se han visto modificados por documentos posteriores debido a cambios en el
sistema.

Para evitar confusiones en las revisiones de la documentacin se desarrollan

diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarn con el
sistema y para facilitar el mantenimiento del mismo. La documentacin de un
sistema debe ser marcada adecuadamente, bien organizada actualizada y
completa; todos los trminos utilizados deben explicarse. La documentacin se
har disponible a todos los usuarios dc acuerdo a sus necesidades.

El estilo de redaccin de los manuales de documentacin debe ser:

Concreto.

Ser preciso y definir los trminos utilizados.

Utilizar prrafos cortos.

Utilizar ttulos y subttulos.

Utilizar formas activas en lugar de pasivas.

No emplear frases largas que presenten hechos distintos.

No hacer referencia a una informacin solamente con el nmero de referencia

3. Manual Administrativo

Sirve como punto de partida al Sistema propuesto, ya que ser funcin de la

gerencia, de acuerdo con los usuarios de dicho Sistema, determinar silo expuesto
en l satisface los requerimientos del propio sistema. Una vez lograda la
aprobacin, se estar en condiciones de iniciar el desarrollo del Sistema propuesto
e ir integrando el resto de la documentacin.
El manual tiene como finalidad el permitir a la alta gerencia tener la informacin
necesaria y suficiente sobre un sistema en particular y servir como fuente dc
consulta una vez que el Sistema ha sido implantado.

Contenido

Nombre del sistema

Describir el nombre del sistema a implantar en la empresa.

Equipo Encargado Del Sistema

Nombre del personal encargado del anlisis y diseo del sistema.

Resumen Administrativo

Compendio de lo puntos que se describen en el manual, el cual tiene como

propsito permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma somera de la propuesta
del sistema. En este punto aparece por primera vez el nombre del sistema, el cual
debe ser nico, este deber conservarse invariable en todos los documentos
referentes a ese sistema.

Planteamiento

Este punto tiene como finalidad registrar los antecedentes que servirn de partida
al desarrollo del anlisis del sistema. Se debe mencionar:

Dependencia que requiri el trabajo.

Personas y / o puestos ocupados por estas al momento de requerirse el trabajo

(acuerdos, disposiciones legales, memorandos, y otros)

Condiciones y criterios que normaron el desarrollo del trabajo.

Fechas correspondientes.

Objetivos Del Sistema

Aqu se dejarn establecidos los objetivos que debe cubrir el sistema, en forma
clara y precisa para evitar errores de interpretacin.

Entradas Del Sistema (Informacin A Captar)

Debe quedar especificado en este punto, los documentos fuentes que inician las
operaciones del sistema as como la informacin detallada de aquellos conceptos
que sern los datos a captar por el sistema. Se debern mencionar todos los datos
que en forma secundaria originan una entrada importante al sistema.
Ejemplo:

Nombre del Documento Fuente

Mdulo o Procedimiento donde entra el documento

Usuarios que manejan el documento

Origen del documento

Salidas Del Sistema (Resultados A Obtener)

En este punto, solamente se describirn los resultados de mayor importancia

obtenidos a travs de todo el proceso. En esta seccin se debe dar mayor nfasis
a la informacin que el sistema proporciona cuidando de no hacer tan slo
mencin de los resultados a obtener. Ejemplo:

Nombre de la salida

Destino

Periodicidad en que se genera

Usuarios que lo requieren

Diagramacion General Del Sistema

Es la representacin grfica de las fases del Sistema y su flujo a travs de las

dependencias que intervienen en el mismo, aunque en forma generalizada. La
tcnica a utilizar y la simbologa debe ser seleccionada por los interesados.

Explicaciones De Las Fases Del Sistema

Este punto se encuentra relacionado con el anterior ya que lo que se muestra

grficamente, ahora se describe en forma genrica, explicando los procesos que
se llevan a cabo en cada dependencia sin profundizar en detalles tcnicos o
especficos. Se deber resaltar aquellas fases del proceso en las cules se
obtengan resultados de importancia as como aquellas que requieran una
supervisin especial.

Requerimientos Del Sistema

Se establecen los recursos, tanto humanos como materiales que son necesarios
para poder llevar a cabo el sistema. Presentar costos y descripcin, adems de las
cantidades que se requieran.

Estimacin De La Fecha Probable De Implementacion Del Sistema

Es necesario que exista una fecha probable de implantacin cuya base ser la
terminacin de todas las actividades para la creacin del sistema, tales como:
anlisis, programacin, elaboracin de formas, y otros.

Se recomienda utilizar diagrama de Grantt o de Pert para establecer el perodo de

las actividades requeridas para el desarrollo del sistema.

4. Manual De Usuario

Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado.
Para lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de las
caractersticas que tienen los programas y la forma de acceder e introducir
informacin. Permite a los usuarios conocer el detalle de qu actividades ellos
debern desarrollar para la consecucin de los objetivos del sistema. Rene la
informacin, normas y documentacin necesaria para que el usuario conozca y
utilice adecuadamente la aplicacin desarrollada.

Objetivos

Que el usuario conozca cmo preparar los datos de entrada.

Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida.

Servir como manual de aprendizaje.

Servir como manual de referencia.

Definir las funciones que debe realizar el usuario.

Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.

Pasos a seguir para definir como desarrollar el manual de usuario.

Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionar con el sistema.

Definir los diferentes tipo de usuarios: se presentan los diferentes tipos de

usuarios que usaran el sistema. Ejemplo: usuarios directos, indirectos.

Definir los mdulos en que cada usuario participar: Se describen los mdulos o
procesos que se ejecutarn por cada usuario en forma narrativa breve y clara.

Importancia Del Manual De Usuario

El Manual de Usuario facilita el conocimiento de:

Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora.

Los formatos de los documentos.

Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.

El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.

El momento en que se debe solicitar una operacin deseada.

Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos.

Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quin va dirigido es

decir, el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta el
introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y sencilla
para que lo entienda cualquier tipo de usuario.

Contenido

Diagrama general del sistema

Muestra en forma condensada el flujo general de la informacin y de las

actividades que se realizan en el sistema. Proporciona una visin general del
sistema. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques.

Diagrama particular detallado.

Presentar grficamente todos los pasos que se efecten dentro del departamento
usuario a quien est dirigido este manual. Deben especificarse los archivos de
entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales.

Explicacin Genrica De Las Fases Del Sistema

En este punto se explica en forma especfica y detallada todas las operaciones

que aparecen representadas en forma grfica en el diagrama particular. Se
analizan cada una de las fases sealando:

El proceso principal que se desarrolla.

La entrada de la informacin.

La obtencin de un resultado parcial.

El envo de informacin a otra dependencia.

Instalacin Del Sistema

La instalacin del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de

instalar el sistema en un ambiente particular.
Iniciacin Al Uso Del Sistema

En este punto se explica cmo iniciarse en el sistema y cmo se pueden utilizar

sus cualidades comunes. Esta documentacin debe decir al usuario cmo salir de
un problema cuando las cosas funcionan mal.

Manual De Referencia

Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. Describe con

detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes de error generados y las
situaciones en que surgen esos errores.

Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden proporcionar por

separado o reunidos en varios volmenes. Los sistemas de ayuda en lnea evitan
que el usuario pierda tiempo en consultas manuales.

Caducidad De Documento Fuente Y Destino Final

Como el usuario trabajar con documentos fuentes, stos podrn tener un perodo
de retencin y un destino especificado.

5. Manual De Captacion

Permite tener una clara visin del proceso de Captacin de los latos fuentes previo
al procesamiento electrnico de los mismos.

Objetivos

Documentar al usuario a cerca del recorrido a travs de las pantallas del sistema.

Conocer la forma cmo el usuario puede utilizar el equipo necesario para la

ejecucin del sistema.

Contenido

Diagrama General Del Sistema

Este diagrama debe ser presentado grficamente y en forma sencilla. Representar

los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques ( es el mismo diagrama
que se presenta en el Manual Administrativo).

Diagramas De Pantalla

Presentar en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada
mdulo.

Puntos a documentar en una pantalla:

Explicacin del recorrido para llegar a la pantalla.

Formato de los datos a captar.

Formato en que son captados los datos.

Explicacin Genrica De Las Fases Del Sistema

Es una explicacin clara, breve de todos los mdulos que se presentan en el

diagrama general.

Equipo Utilizado Para La Captacin

Se debe crear un instructivo que permita al usuario el entrenamiento del sistema.

Debe contener los siguientes puntos:

Uso del equipo:

Describir detalladamente el uso correcto del equipo utilizado para la captacin de

la informacin, dando una explicacin del encendido, manejo, control y del
material que se usa como medio de captacin de los datos.

Entrenamiento del Software de la aplicacin:

Explicacin del software utilizado en complemento al sistema.

Ejemplo: como entrar y salir del sistema.

Situaciones Anormales

Se presentan mensajes que se emiten al momento de la captura de los datos o

cualquier condicin fuera dc lo normal. Ejemplo:

Situacin anormal

Mensaje

Causas

Soluciones

Entregas Al Computador

Establecer un calendario con fechas de entrega al computador, al igual que un

horario para la obtencin de resultados.
El calendario determina marca cundo las actividades deben llevarse a cabo dc
manera que la gestin del sistema no se vea afectado. Si es un sistema en lnea
no se requiere.

http://www.monografias.com/trabajos6/dosi/dosi.shtml#ixzz4xcLOVsSx

http://desasof2004.blogspot.mx/2009/06/capacitacion-de-usuarios.html