Como Participar en Ferias Internacionales

Cmo participar con xito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Cmo participar con xito en

Ferias y Exposiciones Internacionales
Actualizacin a marzo del 2010
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Cmo participar
con xito en
Ferias y
Exposiciones
Internacionales Actualizacin a marzo del 2010
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CAPTULO I ndice
6 1.1 Qu son las ferias internacionales
7 1.2 Principales motivos para participar en una feria o exposicin internacional
8 1.3 Ventajas de participar en una exposicin internacional
10 1.4 Tipos de ferias
12 1.5 Modalidades de participacin en una feria o exposicin internacional
CAPTULO II
Como saber si mi empresa est lista para
participar en una Feria Internacional
14 2.1 Cmo saber si mi empresa est preparada para exportar
15 2.2 Seleccin del producto mercado
2.4 Conocer los canales de distribucin en el mercado meta
17 2.5 Identifique su competencia
2.6 Evale sus posibilidades de xito
18 2.7 Otros aspectos bsicos que toda empresa debe considerar al empezar a exportar
CAPTULO III
Seleccin del evento ms adecuado
20 3.1 Definicin de las expectativas al participar en una feria y/o
exposicin internacional.
21 3.2 Clasificacin de los diferentes tipos de feria
22 3.3 Otras clasificaciones
3.4 Criterios para seleccionar una feria
25 3.5 La manera de conocer las diferentes ferias y exposiciones
internacionales a nivel mundial
27 3.6 Otros organismos que apoyan la participacin en eventos internacionales
CAPTULO IV
La preparacin de la empresa antes de la feria
internacional
30 4.1 Aspectos bsicos de la preparacin para participar en un evento internacional
33 4.2 Elaboracin de material impreso
37 4.3 Cmo seleccionar y preparar al personal que atender su stand
39 4.4 Envo de muestras
40 4.5 Actividades que deben realizarse los das previos a la apertura del evento
42 4.6 El da anterior al inicio del evento
CAPTULO V
La participacin en el evento
44 5.1 Diseo del stand
46 5.2 Protocolo y diferencias culturales
47 5.3 Ventajas de contar con apoyo local durante la celebracin del evento
48 5.4 Manera de atender a los visitantes
5.5 Durante el evento
CAPTULO VI
50 6.1 Evaluacin de los resultados
52 6.2 Seguimiento de las expectativas creadas
54 6.3 Cmo mejorar la estrategia de exportacin de la empresa
56 Glosario
58 Programa Nacional de Eventos Internacionales 2010
59 Directorio
3
Introduccin
L a participacin en ferias o exposiciones internacionales es la principal

herramienta que una empresa debe considerar para acceder a mercados
internacionales por su relacin costo beneficio, comparada con la de
implementar otras acciones promocionales en los pases a los que se desea
exportar.
Por lo anterior, una feria internacional no debe verse como un fin por s misma
sino como lo que es, un medio para obtener acceso a mercados que de otra
manera sera oneroso alcanzar.
Participar en ferias o exposiciones internacionales implica una considerable

inversin de recursos y tiempo, por lo general, de varios miles de dlares,
por lo que la empresa debe planear cuidadosamente su participacin para
asegurarse de obtener los resultados deseados.
Este documento tiene la finalidad de proveer al empresario con una metodologa
para utilizar la participacin en ferias y exposiciones internacionales como
medio de promocin internacional y obtener resultados.
El documento incluye un proceso de autoevaluacin para determinar si

la empresa se encuentra lista para participar en eventos internacionales,
mtodos de seleccin del evento ms adecuado, la preparacin del stand,
la atencin profesional del stand, el seguimiento y la evaluacin de los
resultados de la participacin.
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CAPTULO I
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1.1 Qu son las ferias internacionales

Las ferias internacionales son grandes eventos organizados La mayora de las ferias internacionales efectan
con el objetivo de facilitar las transacciones comerciales actividades paralelas como talleres tcnicos, seminarios,
entre empresas de todo el mundo y se caracterizan por rondas de negocios, degustaciones, entre otras actividades
reunir en un solo lugar y en un mismo tiempo la oferta y la de inters para el participante, que le permiten capacitarse,
demanda de ciertos productos o servicios. actualizarse y especializarse al mismo tiempo que cierran
negocios.
Las ferias son una importante herramienta del marketing,
un gran escaparate comercial y un medio de comunicacin Adicionalmente, las ferias internacionales permiten al pas
relevante. anfitrin, presentar sus ventajas econmico-comerciales,
difundir su cultura y son fundamentales para fomentar el
Una exposicin es una tcnica de ayuda a la venta, un turismo y la derrama econmica que conlleva la llegada de
medio de presentacin privilegiado, es decir, un fenmeno visitantes de todo el mundo para participar en el evento,
de aceleracin del proceso de venta que permite optimizar ya que mnimo permanecern los das que dura el evento,
la relacin costeo de venta/cliente, en un entorno que generalmente viajan ms de una persona por empresa con
promueve la venta profesional. sus respectivos acompaantes y tambin es comn que el
participante en la feria, aprovechando el viaje, extienda su
SE PUEDE CONOCER A UN MAYOR
permanencia para conocer el pas sede.
NMERO DE CLIENTES EN UN MENOR
TIEMPO.
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1.2 Principales motivos para participar en

una feria o exposicin internacional
Construir o ampliar la lista de clientes potenciales

Potenciar el proceso de venta
Vender directamente
Reafirmar las relaciones con los futuros y actuales clientes
Estudiar su mercado, proceso de decisin de compra de los visitantes
Estudiar a la competencia
Introducir nuevos productos
Reforzar la imagen de la empresa
La costumbre (Siempre hemos estado)
La obligacin (Los clientes esperan que estemos, La competencia est)
El placer (por celebrarse en un mercado, para encontrarse con los clientes)
El prestigio
Los negocios (Queremos aumentar nuestras ventas)
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1.3 Ventajas de participar en una

exposicin internacional
El asistir a una feria o exposicin internacional es siempre una forma
adecuada de conocer mejor su mercado, sus clientes reales o potenciales, las
fortalezas y debilidades de su empresa y sobre todo las de su competencia.
En una feria internacional puede apreciar fcilmente las ventajas

competitivas de su producto frente a los dems, la estrategia de promocin
de sus competidores y un sin fin de informacin que enriquecer su
conocimiento del mercado meta y de cmo satisfacer a sus consumidores.
Las ferias y exposiciones internacionales tienen ventajas nicas sobre otras

formas de promocin internacional. A continuacin se presentan algunas
de las caractersticas de los eventos internacionales que los convierten en
una herramienta excepcional de ventas de exportacin:
Campo neutral
En una feria o exposicin, el expositor dispone de un rea de exhibicin
que en muchas ocasiones cuenta con una sala de negociaciones o una
oficina en la que el vendedor y el cliente se pueden sentar a negociar fuera
de su ambiente de trabajo.
En una feria, no es la empresa la que solicita la atencin de los clientes

llamando a sus puertas, sino que son los clientes quienes por lo general
llegan al local de exhibicin y si as lo desean y quieren hacerlo, destinarn
tiempo a conocer a la empresa expositora y los productos que ofrece. Esto
significa que el comprador es objeto de menos presiones y el vendedor
tiene la oportunidad de ser el anfitrin del comprador, quien se encuentra
alejado de sus obligaciones rutinarias.
Es decir, la relacin comprador vendedor se invierte y el vendedor debe

estar preparado para aprovechar esa ocasin. Aunque el visitante no
est en condiciones de cerrar el trato inmediatamente, usted tendr la
oportunidad de demostrarle las ventajas competitivas de su producto o
servicio en un ambiente libre de presiones y este visitante seguramente
transmitir dicha informacin a los responsables de tomar decisiones en
la empresa.
Muchos compradores interesados y valiosos prospectos de clientes

Si la exposicin es de calidad internacional, ser seguramente visitada por
numerosos compradores, legtima y genuinamente interesados en conocer
a su empresa y sus productos.
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Durante la exposicin, usted estar en posibilidades de entrar en contacto

con muchos ms clientes por da de los que normalmente pueden
ser visitados por un vendedor en una jornada regular de trabajo. Si
adems, usted consigue entrevistarse con aquellos visitantes que estn
particularmente interesados en hacer negocios con sus productos, el
costo de cada entrevista, ser ciertamente inferior a los que normalmente
costara en condiciones normales de trabajo.
Por esta razn, su participacin en ferias internacionales constituye un

trampoln para lanzarse a un nuevo mercado o a varios clientes potenciales
de todo el mundo.
Relaciones directas
A pesar de que existen numerosas herramientas promocionales eficaces a nivel
internacional como la publicidad escrita, por radio, por televisin, las relaciones
pblicas, la visita de vendedores, etctera, pocas permiten el contacto directo y
personal indispensable para realizar una venta.
Durante la feria o exposicin internacional, usted y su personal tienen la

oportunidad de dirigirse a los cinco sentidos del comprador, puede mostrar
y demostrar su producto, sealar sus ventajas competitivas y el comprador
puede verlo, olerlo, degustarlo, examinarlo, escucharlo y probarlo en el caso
de productos de tecnologa.
El comprador puede hacer preguntas al respecto e interactuar con quienes

seran sus futuros proveedores.
Estado de nimo del visitante

Los visitantes a una feria internacional asisten al evento voluntariamente
en el entendido de que tambin para l es una ventaja encontrar a varios
proveedores en un mismo lugar y tener la oportunidad de explorar
el mercado y conocer nuevos productos que pueden ampliar su lnea
existente.
En este sentido, el comprador estar en la mejor disposicin de escuchar

las ventajas que ofrece su producto e incluso discutir ciertos detalles con
personal tcnico y no slo con vendedores, de aqu la importancia de
contar con el personal especializado en el stand.
Asimismo, la feria representa la oportunidad de examinar fsicamente los

productos de los que slo ha tenido noticias por medio de publicidad o
presentaciones.
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1.4 Tipos de ferias

Actualmente existen cientos de miles de ferias y exposiciones en el mundo, cada una sirve a los intereses de
grupos de empresas o sectores industriales o regiones geogrficas. A grandes rasgos, podemos clasificar a las ferias
comerciales de la siguiente manera:
Ferias nacionales o internacionales
Ferias regionales o locales
Ferias con carcter general o multisectorial
Ferias especializadas en un sector o producto
Ferias especializadas reservadas a los profesionales o ferias abiertas al pblico en general
Otros eventos internacionales como congresos o jornadas tcnicas, ms orientados hacia la informacin que
hacia la comercializacin.
Ferias mundiales en la que generalmente participan pases promoviendo su economa y su cultura.
Ms adelante se explican a detalle las caractersticas de cada tipo de feria y la relevancia que tienen para ayudarle
a la empresa a cumplir sus objetivos de internacionalizacin.
10
11
1.5 Modalidades de participacin en

Existen dos principales maneras de participar en una feria internacional: como visitante o como expositor.
Los visitantes son los compradores, importadores, distribuidores, comerciantes al mayoreo o menudeo e incluso
pblico en general.
Para los fines que este documento tcnico persigue, se recomienda ir como visitante a una feria internacional en
los siguientes casos:
Visita de exploracin, para ver si la feria es lo que promete, verificar que el sector al que va dirigido es el que nos
interesa alcanzar, as como verificar la calidad de los expositores y visitantes al evento antes de comprometer
nuestros recursos.
Tambin es recomendable asistir como visitante en el caso de que su empresa requiera adquirir insumos o
tecnologa para posteriormente exportar sus productos o servicios.
No es recomendable asistir como visitante a una feria con el propsito de vender y utilizar los pasillos para promover
su empresa o producto, ya que adems de ser de mal gusto, puede hacerse acreedor a una sancin por parte de los
organizadores.
Por otro lado, se recomienda participar como expositor si la empresa se encuentra lista para exportar y entre
sus objetivos se encuentran algunos de los mencionados en el punto 1.2. Si usted ha decidido participar como
expositor, tiene las siguientes opciones:
Participacin individual una empresa contrata un stand desde 9 metros cuadrados (stand tipo) en cualquier
feria o exposicin de carcter internacional, ya sea en Mxico o en el mundo y lleva a cabo por su cuenta la
contratacin de la construccin, mobiliario, decoracin, envo de muestras y materiales, as como el regreso de
los mismos.
Participacin dentro de un pabelln es comn que en las ferias y exposiciones internacionales, los diferentes
pases del mundo organicen pabellones, a travs de sus organismos de promocin de negocios y exportaciones.
En estos pabellones, llevan a varias empresas de ese pas, bajo una misma imagen, compartiendo reas comunes
como salas de negociaciones, cocinetas, oficinas, etc. Se caracterizan por que el organismo a cargo contrata
los servicios de construccin, montaje, envo y liberacin de muestras e incluso contrata paquetes de avin y
hospedaje para sus empresarios. Adicionalmente les brinda asesora para la comercializacin de sus productos
en dicha plaza.
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CAPTULO II
Como saber si mi empresa est lista para
participar en una Feria Internacional
13
Las empresas generalmente participan en ferias o exposiciones con el objetivo fundamental de dar a conocer sus
productos o servicios entre posibles distribuidores, compradores o usuarios finales, es decir, el objetivo es el de
iniciar o incrementar sus ventas al extranjero.
En este sentido, las empresas que participan en ferias o exposiciones internacionales debern estar preparadas para
recibir el inters de compradores no slo del lugar en donde se lleva a cabo la feria, sino tambin el de importadores,
distribuidores, comerciantes al mayoreo de cualquier parte del mundo. Es decir, estar preparada para EXPORTAR.
2.1 Cmo saber si mi empresa est

preparada para exportar
Las empresas exportadoras o que se encuentran preparadas para exportar, deben contar con las siguientes
caractersticas:
Ser una persona fsica o moral registrada ante la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.
Contar con productos o servicios que estn consolidados en el mercado mexicano. En este caso es recomendable
enfocar los esfuerzos de exportacin hacia aquellos productos o lnea de productos con mayores posibilidades
de comercializacin en el extranjero.
Conocer el pas o la regin especfica que presente las mayores posibilidades para dicho producto o lnea de
productos.
Estar familiarizado con temas de transporte internacional, incoterms, contratos internacionales, tcnicas de
negociacin internacional y de mercadotecnia.
A continuacin le recomendamos algunos sistemas de autoevaluacin para empresas que desean saber si estn
listas para exportar
Export Fitness Centre

Cortesa del International Trade Centre, ITC
Nmero de preguntas: 59
Tiempo estimado para resolver: 30 minutos
Idioma: ingls
No requiere registro
Acceso gratuito y los resultados incluyen recomendaciones
http://www.intracen.org/ec/welcome3.htm?http&&&www.intracen.org/ec/
Export Cheker
Cortesa del Centre for the Promotion of Imports from Developing Countries, CBI
Nmero de preguntas 15
Tiempo estimado para resolver: 10 minutos
Idioma: ingls
Requiere registrarse
Acceso gratuito
http://www.cbi.eu/?pag=50
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2.2 Seleccin del producto mercado
Una vez determinado que la situacin de la empresa es viable para comenzar a exportar, el punto de arranque es la
seleccin de una lnea de los productos que usted fabrica o comercializa, o bien uno de estos, adems de la seleccin
de un pas, regin o ciudad que presente oportunidades para dichos productos o servicios.
Para lograr esto, es necesario haber previamente identificado, clasificado, cuantificado y estudiado varios segmentos
de mercado del pas elegido.
Lo anterior lo puede hacer de tres maneras:
a. Utilizando el propio personal de su empresa para hacer una investigacin de mercado, la cual debe incluir una o
varias visitas al destino y entrevistas con jugadores principales de ese mercado.
b. Encontrar estudios de mercado realizados previamente para dichos productos; muchos de ellos estn disponibles
gratuitamente o a un bajo costo en sitios como:
o Promxico
o Secretara de Economa
o Otros organismos de promocin internacional etc.
o Embajadas, consulados
o Cmaras de comercio binacionales
o Cmaras y organismos de representacin empresarial en Mxico
c. Contratar a una consultora en mercadotecnia internacional para realizar dicha investigacin de mercado.
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2.3 Conozca el mercado meta

Contar con conocimientos objetivos y actualizados del entorno econmico demogrfico de un pas, as como su
sistema poltico, cultural, clima de negocios, volatilidad del tipo de cambio y sobretodo aspectos legales que afecten
directamente el comercio de mercancas o prestacin de servicios, ampla grandemente las posibilidades de xito
al exportar.
Se recomienda realizar un anlisis FODA por cada mercado seleccionado.
2.4 Conocer los canales de distribucin

en el mercado meta
Identifique los canales de distribucin para su producto o servicio en el mercado seleccionado e infrmese de la
manera comn y corriente de vender el tipo de productos que oferta, conozca los incentivos y descuentos que se
acostumbran en los diferentes canales, para lo cual Promxico y la Secretara de Relaciones Exteriores ofrecen,
a travs de sus oficinas de representacin en el extranjero, la posibilidad de llevar a cabo estudios de mercado y
especficamente de canales de distribucin en casi todos los pases.
Esto incluye conocer los precios a los que los distribuidores compran su producto, los mrgenes de intermediacin
de cada participante en el proceso de la distribucin y conocer el precio al pblico.
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2.5 Identifique su competencia

Es necesario conocer quines son los principales jugadores contra los que se va a enfrentar en el mercado de su
inters, vea quines son los principales pases proveedores, luego las principales empresas que participan en el
mercado e identifique las marcas lderes (si aplica) y qu porcentaje del mercado tienen de esa manera puede
encontrar nichos de mercado vacantes o mal atendidos que le puedan ayudar a posicionarse.
2.6 Evale sus posibilidades de xito

Desafortunadamente no basta con tener un buen producto o haber identificado una oportunidad de mercado para
sus productos o servicios en el extranjero. Para exportar es necesario contar con recursos financieros y humanos
que lo hagan posible.
Al respecto, se sugiere hacer un anlisis FODA de su empresa, para saber si cuenta con personal suficiente, en los
puestos adecuados y con la preparacin necesaria para atender oportunidades de negocio en el extranjero y llevar
a cabo las negociaciones necesarias para esto.
Asimismo, es importante determinar el monto de la inversin que su empresa est dispuesta a realizar, de dnde
saldrn los recursos y cul ser el costo de comprometer estos recursos, ya que no es fcil lograr ventas de
exportacin, pero la meta es consolidarlas lo que es una actividad a largo plazo.
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2.7 Otros aspectos bsicos que toda empresa debe

considerar al empezar a exportar
Cumpla con los criterios de calidad del mercado seleccionado
Conozca las normas y especificaciones que marca la ley del mercado meta
Que el producto se adapte a los usos y costumbres del mercado al que se dirige
Que el empaque y etiquetado cumplan con la legislacin y adems se adapten a los hbitos de compra de los
usuarios finales
Instrucciones en su idioma
Garantas y servicio o bien contar con un seguro de responsabilidad civil, previendo posibles demandas de los
usuarios
Buena estrategia de logstica y entrega a tiempo
Contar con material promocional adecuado, de calidad y mensajes publicitarios convincentes
Importantsimo, contar con personal capacitado, profesional, que conozca el producto, domine el idioma de
negocios y cuente con capacidad de toma de decisiones.
En resumen, previo a la participacin en un evento internacional, es recomendable:

Realizar un auto diagnstico de la situacin actual de su empresa para saber si est en posibilidades de exportar.
Decidir cul producto o servicio desea exportar con base en las ventajas competitivas que ofrece o en nichos de
mercado detectados.
Estudiar el mercado cuantitativa y cualitativamente, y determinar el segmento de mercado al que dirigir sus
esfuerzos de promocin.
Contar con un plan de negocios y de mercadotecnia internacionales.
Tomar en cuenta los aspectos financieros y asegurarse de la rentabilidad del negocio
Asignar los recursos humanos y financieros para la consecucin de los planes de exportacin
Estar en posibilidades de adecuar su producto, su presentacin, el envase y la etiqueta a las necesidades y costumbres
del mercado meta.
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CAPTULO III
Seleccin del evento ms adecuado
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Considerando que la feria internacional es una herramienta para alcanzar nuestros objetivos de comercializacin
al extranjero, la exitosa participacin en dichos eventos requiere de preparativos minuciosos y realizados con alto
grado de profesionalismo, ya que los errores derivados de la falta de planeacin pueden ser muy costosos para la
empresa. En general, se recomienda iniciar la planeacin de un evento internacional con un ao de anticipacin.
Incluso, durante el desarrollo de algunas ferias, los organizadores inician la venta de stands para la siguiente edicin,
siendo el primer paso, reservar el espacio, lo que nos garantizar la posibilidad de elegir un lugar privilegiado dentro
del piso de exhibicin, as como planear el mensaje.
3.1 Definicin de las expectativas al participar en una

feria y/o exposicin internacional.
Es indudable que el objetivo fundamental de participar en una feria y/o exposicin internacional, es el aumentar
las ventas de su producto, que puede ser lograr una mayor penetracin en el mercado que ya atiende su empresa,
o bien iniciar o diversificar mercados. Los caminos para alcanzar cada uno de estos objetivos varan, por lo que es
conveniente definir con precisin qu se espera lograr al participar en una exposicin.
Algunos ejemplos de expectativas de participar en una feria internacional son:
Aumentar las ventas a corto plazo

Buscar nuevos clientes
Introducir un nuevo producto o servicio
Localizar nuevos representantes o distribuidores
Propiciar una alianza estratgica
Conceder una licencia o franquicia
Estudiar la competencia y el mercado
Probar el mercado
Reforzar la imagen de una empresa o producto en un mercado
El definir cul de estos objetivos dan origen a nuestro inters de participar en un evento internacional, nos permite
identificar la relacin coste-beneficio que nos traer la participacin y nos ayudar a tomar la decisin sobre los
recursos que asignaremos a dicha participacin.
Tener claridad respecto a lo que espera lograr durante el evento y de los recursos que necesita invertir para lograrlo,
simplifican los procesos de toma de decisiones. Asimismo, facilita la evaluacin de los resultados posterior al evento.
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3.2 Clasificacin de los diferentes tipos de feria

Existe una clasificacin general de las ferias internacionales y dentro de stas, hay una variedad de modelos
intermedios derivados de la adecuacin de las ferias a las necesidades de los visitantes y de los expositores.
En trminos generales podemos clasificar a las ferias en:
Ferias de carcter general

En ellas se exhibe todo tipo de productos, tanto de consumo, como industriales. Estn abiertas al pblico en
general, pero se registra gran afluencia de hombres de negocios de procedencia nacional, regional e internacional.
Ejemplo: Interfer en Guatemala
Para fines de exportacin, en estas ferias es posible encontrar distribuidores o posibles socios comerciales, pero hay
que saber distinguirlos entre una gran cantidad de personas que visitan el stand y que, aunque les interese o guste
el producto, no sern clientes al mayoreo.
Estas ferias son tiles para aquellas empresas que ya cuentan con un sistema de distribucin en dicho pas y que
desean posicionar su marca ante el pblico en general, en este caso el producto debe estar disponible para venta
al menudeo y el costo del stand deber ser dividido entre los canales de distribucin que se vern beneficiados
por esta promocin, o bien contar con personal del distribuidor en el stand para orientar a los visitantes de dnde
adquirir el producto.
Ferias especializadas
Ferias dedicadas a promover productos de un sector en especfico e incluso un nicho dentro de ese sector. Ejemplo:
ferias de autopartes de repuesto, es una feria del sector automotriz, pero dedicada a empresas que comercializan
refacciones.
Podemos encontrar ferias especializadas en un tipo de mercado, comercio o industria. En este sentido, es de
gran utilidad realizar una investigacin a priori para participar en el evento apropiado, que nos permita entrar en
contacto con nuestro pblico meta. Por ejemplo, no es lo mismo para un fabricante de partes para avin, participar
en el Berlin Air Show, en el que se encuentran proveedores de partes para aviones que asistir en el Paris Air Show
que es una exhibicin de aviones.
Ferias dirigidas a consumidores

Al igual que en las de carcter general, estas ferias son abiertas al pblico, quienes pagan una entrada para disfrutar
de productos de su inters, comprar muestras a precios bajos o admirar las tendencias en el caso de la moda o los
ltimos avances tecnolgicos, en el caso de productos electrnicos de consumo. Ejemplos: La feria del chocolate
o el Auto Show
Evite participar en estas ferias si no cuenta con la posibilidad de vender su producto en el pas o lugar en donde se
celebra el evento, ya que el pblico asistente espera en el corto plazo tener acceso a esos productos en su plaza.
Estas ferias son ms caras y a veces duran ms tiempo que otras, los resultados cuantitativos por contacto son
menores que en una feria especializada.
21
3.3 Otras clasificaciones

Por su cobertura geogrfica
Es importante investigar si la feria de nuestro inters es de carcter Regional, Nacional
o Internacional de acuerdo con la procedencia de los visitantes
Por su duracin
Actualmente existen otros instrumentos de promocin derivados de las ferias como
son los centros permanentes de negocios o trade marts. Exposiciones temporales
como outlets en hoteles o bien los show rooms, por ejemplo de artesanas o muebles
en los que se contratan locales por periodos de seis meses, en un edificio dedicado
a exhibir productos de ese sector en especfico. En algunas ocasiones, seguido de
una feria internacional, las empresas optan por contratar un show room, usando las
muestras que presentaron en su stand en la feria para levantar pedidos.
3.4 Criterios para seleccionar una feria

Es de suma importancia tomarse el tiempo suficiente para investigar adecuadamente
sobre el evento al que se pretende concurrir.
Es cierto que las ferias y exposiciones ofrecen la oportunidad de tener un acercamiento

con un gran nmero de empresas, sin embargo, es primordial conocer si ese gran
nmero de empresas son las adecuadas.
Algunos elementos de juicio son:
rea geogrfica donde se desarrolla el evento

La distribucin geogrfica del evento tiene como resultado que exista un diferente
pblico para cada uno de ellos.
Una vez determinado el mercado meta, considerar que algunos pases hacen ferias
relevantes para su mercado que pueden ser de mayor utilidad para nuestra estrategia
que participar en el evento magno del sector.
Los organizadores a menudo clasifican su evento como:
Nacional, cuando el 60% de los visitantes provienen de un radio de 300 km del

lugar donde se celebra.
Regionales, cuando el 40% de los visitantes proceden de un radio dentro de los
300 km del lugar donde se celebra el evento.
Internacionales, si al menos 10% de los visitantes provienen de pases diferentes
al que organiza la exhibicin.
22
Tambin es importante considerar las diferencias entre el mismo evento cuando se

lleva a cabo en una ciudad o en otra del mismo pas. Ejemplo: el Fancy Food Show de
San Francisco y el Fancy Food Show de Nueva York, las posibilidades de comercializar
un producto varan entre la costa este y oeste de Estados Unidos debido al origen
tnico de sus pobladores. Asimismo, el ltimo se diferencia del primero por el nmero
de ediciones, siendo el ms tradicional la de Nueva York con ms de 50 ediciones,
pero a la vez es ms difcil llamar la atencin entre un mayor nmero de expositores
sofisticados.
Canales de distribucin a los que va dirigido el evento

Actualmente es posible obtener informacin suficiente de un evento con slo
visitar su pgina en internet, incluso se encuentran ah estadsticas de visitantes y
expositores lo que nos da una buena idea del mercado al que va dirigido el evento,
sin embargo, es menester de la empresa, investigar ms a fondo sobre los canales de
distribucin que asisten a dicho evento.
Esto por lo general no est escrito en la publicidad del evento por lo que es
recomendable hablar con empresarios que ya hayan participado como expositores
en el mismo.
Un ejemplo desafortunado de esta situacin es el de una empresa que reconoce que

los restaurantes tipo mexicano en Estados Unidos estn aumentando y que existe
una oportunidad para vender mole para preparar en los restaurantes. La empresa
encuentra el principal evento de alimentos en Estados Unidos y una vez en su stand
se percata que los compradores que asisten al evento, son distribuidores para el
mercado detallista, es decir, que manejan productos empacados individualmente
para venta en tiendas y en realidad llegaron a su stand muy pocos distribuidores de
foodservice, que sera el canal adecuado para distribuir a restaurantes, por lo que los
recursos invertidos en dicho evento no obtendrn los resultados esperados.
Tipo de evento en el que se participa

Propsito de la feria, si es el de promover importaciones, exportaciones, consumo,
conocimiento de nuevas tecnologas, venta de franquicias, etc.
Periodicidad, si el evento se celebra de manera anual, bienal, semestral y si es

necesario participar en todas las ediciones, por ejemplo, la feria del regalo de agosto
se presentan primordialmente artculos o accesorios para invierno, por lo que una
empresa que fabrica bolsas para playa tal vez le resulte mejor participar en la edicin
de enero.
Ubicacin y distribucin del espacio por parte de los organizadores, ejemplo, ferias
organizadas por salones, por ejemplo, la feria del regalo en Nueva York en la que
hay salones de productos tradicionales, de productos artesanales, de productos de
temporada, saln de arreglos florales, etc.
23
Requisitos de participacin, como anticipos, pasar por como lugar en los hoteles ms cercanos y que ofrecen
jurados para obtener un espacio en la feria, visas para el ms comodidades para el expositor en el evento.
personal que atienda el stand o requisitos arancelarios o
no arancelarios para los productos que se desea exhibir. Informacin cuantitativa
Poner especial atencin al nmero de visitantes, qu
Otros elementos de juicio porcentaje son importadores, distribuidores, detallistas
Costo de espacio y servicios incluidos. En la medida de o pblico en general, as como nivel jerrquico en su
lo posible, recomendamos no tomar los paquetes de organizacin y nivel de toma de decisiones.
espacio con mobiliario incluido, ya que la imagen de En cuanto a los expositores, buscar el nmero de
la empresa y el producto demerita cuando se exhibe expositores, tamao de empresas que participan,
dividido por una cortina negra y en una mesa de plstico proveniencia geogrfica.
sin mantel. Es recomendable invertir en la presentacin
del stand. Productos ms buscados.
Revisar las estadsticas de aos anteriores para verificar
En este sentido, es importante destacar que el gobierno que la feria est en crecimiento sostenido y no est
mexicano, a travs de organismos como Promxico, pasando por momentos difciles.
ofrecen paquetes a los exportadores para que participen
en ferias previamente seleccionadas de acuerdo con Informacin cualitativa
las oportunidades que ofrecen para exportadores Consiste en recopilar informacin de los eventos
mexicanos, estos paquetes incluyen la renta del espacio, que no reflejan las estadsticas, a travs de amigos o
la construccin, montaje y mobiliario del stand bajo un participantes en ediciones anteriores del mismo.
esquema de unidad, es decir dentro de un pabelln.
Participar bajo este esquema le resta flexibilidad en el Si no tiene conocidos que le hayan recomendado el
diseo de un stand pero a cambio, el gobierno mexicano evento, puede acudir a catlogos de participantes de
otorga subsidios sustanciales sobre los costos de un ediciones anteriores. Las herramientas actuales de
stand de esta naturaleza y al mismo tiempo brinda una bsqueda por internet, le permiten encontrar fcilmente
buena imagen a las empresas que participan bajo este a empresas que hayan participado anteriormente que
esquema. estn registradas como empresas en Mxico. Existe una
buena posibilidad de que usted las conozca e incluso
Como empresa internacional, participar en un evento por tenga amistades en esas empresas que con gusto
su cuenta, puede atraer a compradores que nicamente compartirn con usted sus experiencias, buenas y malas.
le quitarn el tiempo, ya que piensan que usted est Tambin puede encontrar informacin cualitativa del
establecido en el mismo pas que ellos y al momento evento a travs de comunicados de prensa o entrevistas
de negociar se dan cuenta que no pueden o no desean a visitantes o expositores, en las entrevistas hay que
convertirse en importadores, en cambio, los visitantes poner atencin a los comentarios que reflejan ms la
de pabellones internacionales saben que las empresas personalidad del evento que cuando llenan un formato
que participan bajo el nombre de un pas, generalmente o un cuestionario de retroalimentacin.
est buscando importadores o distribuidores para sus
productos en el mercado que atiende el evento. Si le quedan dudas, visite el evento antes de decidir
participar en l, esta experiencia permitir definir
Paquetes de promocin, hospedaje, transporte, etc. claramente si el evento cumple con sus expectativas.
relacionados con la feria. Ojo, muchos organizadores
ofrecen un sistema de shuttle entre el recinto ferial
y los hoteles sugeridos. Planear con anticipacin su
participacin le permitir obtener las mejores tarifas, as
24
3.5 La manera de conocer las diferentes

ferias y exposiciones internacionales a nivel
mundial
En casi todos los pases se organizan y llevan a cabo exposiciones y ferias que atraen
empresarios tanto nacionales como extranjeros, para hacer negocios, por lo que la proliferacin
de eventos internacionales es inmensa. Casi se puede afirmar que para cada producto o por
lo menos, por cada sector productivo existe una feria o exposicin. Cuando no existen ferias
especializadas en nuestro producto, podemos recurrir a las ferias plurisectoriales que en
conjunto representan el grueso del comercio mundial.
Por lo anterior, identificar cules son las ferias internacionales en las que nos conviene
participar resulta una tarea de creciente complejidad. Cmo sabemos a cul de los cientos
de miles de ferias en el mundo debemos invertir nuestro tiempo, dinero y esfuerzo?
Para facilitarle esta labor a las empresas mexicanas, Promxico recomienda una serie de
ferias y exposiciones que atienden a los nichos de mercado identificados por sus Consejeras
Comerciales en el mundo y que cubren las necesidades de promocin de la oferta exportable
de nuestro pas. Estas ferias conforman el Programa Nacional de Eventos Internacionales.
Los eventos contenidos en dicho programa se han seleccionado de acuerdo con los sectores
estratgicos, entre cientos de propuestas provenientes de las mismas oficinas de Promxico
en el extranjero, as como de la iniciativa privada a travs de sus organismos de representacin.
Para fomentar la participacin de empresas mexicanas en estos prestigiados eventos,

Promxico ofrece de acuerdo con la disponibilidad de recursos, subsidios sobre la renta y
construccin del stand, as como mobiliario y envo de muestras.
Por lo anterior, se recomienda que su primera bsqueda sea el mencionado programa, el cual
encontrar actualizado en la pgina www.promexico.gob.mx.
Si acaso, ninguno de los eventos ah propuestos responde a sus necesidades especficas,

existen muchas otras fuentes para localizar el tipo de feria o exposicin que se convierta en
su medio de promocin ideal.
A continuacin se enlistan algunas fuentes de informacin relevantes a nivel mundial, donde

se encontrar informacin de ferias internacionales.
a. Directorios y catlogos de ferias y exposiciones internacionales que anteriormente solo

estaban disponibles en su versin impresa y que han evolucionado a sitios en internet que
cuentan con poderosas herramientas de bsqueda por sector, por producto, por regin
geogrfica y por palabra. Estos sitios cuentan con informacin de eventos en todo el mundo
y contienen artculos de inters y referencias de proveedores. Los ms destacados son:
25
http://www.biztradeshows.com/
http://www.tsnn.com/
http://www.eventsinamerica.com
http://www.eventseye.com/
http://www.bvents.com
http://www.tradeshowweek.com/
http://www.exhibitoronline.com
http://www.exhibitsurveys.com
b. Embajadas y consulados extranjeros en Mxico, o bien sus consejeras comerciales o representaciones comerciales
y de inversin en Mxico.
c. Las cmaras binacionales de comercio. Ejemplo, Cmara Mxico Alemana (CAMEXA), Japan Trade Organization
(JETRO), American Chamber Mexico, etc.
d. Organizaciones promotoras de importaciones procedentes de pases en desarrollo, ejemplo, Representacin de

la Unin Europea.
e. Centros de atencin a las Pymes o centros de informacin y asesora en negocios internacionales.
26
3.6 Otros organismos que apoyan la participacin en

eventos internacionales
Cuando una empresa decide participar por primera vez en un evento internacional, es recomendable que utilice los
esquemas de apoyo previstos en su pas para facilitar esta tarea.
En el caso de Mxico, adicionalmente a Promxico, las siguientes instituciones ofrecen apoyo a las empresas
mexicanas para participar en ferias y exposiciones internacionales. Los apoyos varan por institucin y estn sujetos
a disponibilidad de recursos:
El Consejo Coordinador Empresarial, CCE

La Asociacin Nacional de Importadores y Exportadores de la Repblica Mexicana, ANIERM
La Cmara Nacional de la Industria de la Transformacin, CANACINTRA
La Cmara Nacional de Comercio, CANACO
El Consejo Mexicano de Comercio Exterior, Inversin y Tecnologa, COMCE
La Confederacin Nacional de Cmaras Industriales
La Confederacin Nacional de Cmaras de Comercio, CONCANACO
La Secretara de Relaciones Exteriores
La Secretara de Turismo
El Consejo Mexicano de Promocin Turstica
Apoyos y Servicios a la Comercializacin Agropecuaria, ASERCA
Secretaras de Desarrollo Econmico de los Estados de la Repblica
Organismos mixtos de promocin como COFOCE, COPRESON, etc.
Los apoyos pueden ser econmicos como parte de un programa de apoyo encaminado a fomentar la participacin
de las pequeas y medianas empresas en los mercados internacionales, o bien apoyan con asesora, capacitacin,
gestin y asistencia administrativa en la plaza en la que se llevar a cabo el evento.
En este sentido, les recomendamos a las empresas acercarse a su organismo de representacin empresarial o a
la Secretara de Desarrollo Econmico de su Estado y pregunte por los apoyos para participar en ferias y eventos
internacionales y los requisitos que debe cumplir la empresa para obtenerlos.
Adems de los esfuerzos que se realizan por parte de las diferentes instituciones mexicanas (pblicas y privadas),
para propiciar la participacin de los exportadores en eventos internacionales, existen instituciones extranjeras
promotoras de importaciones procedentes de pases en vas de desarrollo, como son:
27
CBI, Centre for the promotion of imports from developing countries

WTC-Beursbuilding
Beursplein 37
3011 AA Rotterdam
The Netherlands
Phone: +31 (0)10 201 3434

Fax: +31 (0)10 411 4081
Email: [email protected]
O
ITC, International Trade Centre
54-56 rue de Montbrillant, Geneva
Telephone: (41-22) 730 01 11
Telefax : (41-22) 733 44 39
www.intracen.org
En resumen, se recomienda que antes de que usted decida participar en una feria o exhibicin internacional por su
cuenta, analice en qu consisten los apoyos que dan las instituciones que mencionamos, en qu consisten, quin
los ofrece, cules son los requisitos para obtenerlos y los aproveche si le significan alguna ventaja.
28
CAPTULO IV
La preparacin de la empresa antes de la feria
internacional
29
4.1 Aspectos bsicos de la preparacin para participar

en un evento internacional
Una vez tomada la decisin de asistir como expositor a un evento, es conveniente comenzar a realizar todos los
preparativos para una exitosa participacin.
Lo aconsejable es efectuar una planeacin con un ao de anticipacin, a travs de un plan de negocios que
especifique el segmento de mercado que se quiere atacar, as como los canales de distribucin adecuados, de esa
manera, todos los miembros de la organizacin tendrn claro cul es su papel antes, durante y despus del evento.
En principio, es conveniente nombrar a un responsable del proyecto y realizar conjuntamente un calendario de

actividades a efectuar que incluya los siguientes aspectos:
Determinar la finalidad de la participacin

En este sentido, deber dejarse claro si en ese evento lo que se pretende es promocionar el producto, conocer el
mercado, entrar en contacto con clientes potenciales, perseguir una venta, dar a conocer una marca o producto y/o
encontrarse con clientes habituales. Luego, precisar los mecanismos que se utilizarn para alcanzar estos objetivos.
Identificacin de empresas que conviene que visiten nuestro stand

Esta labor es una de las ms complejas y comnmente ignoradas por las empresas participantes, ya que consideran
que el stand por s mismo les dar suficientes contactos para lograr sus objetivos.
No es as, las empresas que buscan resultados, no se atienen al visitante que pasa por su stand sino que genera la
llegada de prospectos reales a su stand a travs de mltiples comunicaciones a lo largo del periodo de preparacin
de la participacin.
La labor consiste en que con base en la investigacin de los canales de distribucin ideales para nuestro producto
o servicio, elaborar una relacin de empresas que conviene que visiten el stand de exhibicin durante el evento.
Esta informacin puede obtenerse de las siguientes fuentes:
Solicitando un estudio de canales de distribucin a las oficinas de Promxico en el extranjero o a las Embajadas
o Consulados mexicanos en los pases en los que Promxico no cuenta con oficinas.
Solicitando referencias en las cmaras de comercio binacionales o las asociaciones sectoriales o cmaras de
comercio locales en el pas de inters.
En el caso de pases europeos, en las oficinas antes mencionadas como el CBI.
A travs de internet en portales especializados de business to business, directorios empresariales y hasta google.
com y otros buscadores populares. Actualmente la informacin que necesitamos est al alcance de un click.
Con los organizadores del evento, ya que ellos cuentan con la base de datos de los visitantes que asisten ao
con ao al evento, conocen su giro, su actividad, su capacidad de compra y de decisin. En muchos casos,
el organizador pone a disposicin del expositor estos listados por un costo marginal o bien gratuitamente.
Otros organizadores incluso hacen eventos paralelos a la exhibicin como encuentros con distribuidores o
matchmakings.
30
Comunicacin con las empresas identificadas

Una vez establecida la lista de empresas como clientes potenciales a los que conviene
invitar, es importante contactarlos entre ocho y seis semanas previas al inicio del evento,
a fin de darles a conocer nuestra empresa, los productos y servicios que promovemos
y hacerles saber que participaremos en determinado evento. Extenderles la invitacin a
visitar nuestro stand.
Es recomendable solicitar apoyo de las oficinas de Promxico correspondientes para una

primera comunicacin, especialmente en el caso de empresas referidas por ellos.
Algunos organizadores de ferias, ponen a disposicin formatos de cartas o invitaciones

impresas que podemos personalizar y enviar. Algunas de estas invitaciones contienen un
descuento en el precio de la entrada o bien son un pase de acceso sin costo al evento. Si
ste es el caso hay que ver si la invitacin cuenta con un cdigo de barras que se puede
enviar por correo electrnico y el invitado puede imprimirlo, llevarlo al rea de registro
del evento y canjearlo por su gafete, o bien revisar si la invitacin se tiene que enviar
por correo ordinario. En este caso se recomienda usar una mensajera solo para aquellos
clientes potenciales que ya hemos calificado previamente.
Tambin es conveniente para envos masivos utilizar el sistema de correo ordinario del lugar
ya que en muchos pases este servicio es tan rpido como el de mensajera especializada y
a una fraccin del costo del envo. En estos casos se sugiere solicitar apoyo a las oficinas
de Mxico en esa ciudad.
Si se decide por enviar las invitaciones por correo electrnico, es altamente recomendable
llamar para confirmar la recepcin del correo y si es necesario reenviarlo. Es tambin una
manera de ir construyendo la relacin con el cliente potencial. Es importante tratar de
tener contacto aunque sea telefnico con nuestro invitado antes de verlo en el stand.
Prever la documentacin necesaria para realizar el viaje de los participantes

Muchas personas no le dan el sentido de urgencia que tiene la preparacin del viaje y se
piensa que una agencia de viajes har los arreglos necesarios al respecto, pero no es as.
La empresa es la nica responsable de hacer llegar al evento tanto las muestras fsicas
de sus productos, material de exhibicin y el ms importante, el recurso humano que
atender nuestro stand. Recuerde que el stand es una especie de embajada de la empresa
y deben estar ah las personas con conocimientos tcnicos del producto, as como los
vendedores con capacidad de decisin.
Si uno de ellos no cuenta con visa o algn documento necesario para viajar, las empresas
optan por mandar a alguien en su lugar, pero deber estar seguro de que esa otra persona
cuenta con los conocimientos y habilidades que necesitamos para obtener los resultados
deseados de la participacin.
Es de vital importancia checar que su personal cuente con pasaporte vigente e investigar
31
si el pas que se visitar requiere visa, si sta es temporal trayecto, en detrimento del rendimiento que se espera
o permanente y los requisitos para obtenerla. Asimismo tener por parte del personal los das de la feria.
algunos pases requieren otros documentos, vacunas,
etc. Asimismo, las llegadas y salidas de aviones se saturan en
los das previos y posteriores al evento, es mucho ms
Se recomienda consultar en la Embajada o Consulado costoso tener que pagar noches extras de hotel para
de dicho pas en Mxico, cules son sus requerimientos sus empleados o, peor an, dejar un da el stand vaco.
para que un mexicano viaje a su pas. Tambin a manera No hay publicidad ms negativa que un stand cerrado
informativa, la Secretara de Relaciones Exteriores con el nombre de la empresa en la marquesina. Mejor
cuenta con informacin disponible en http://www.sre. compre boletos flexibles que no cobren penalizacin
gob.mx/servicios/visas/mex.htm o bien en la pgina por cambiarlos o usarlos en otra ocasin.
de Promxico www.promexico.gob.mx
Tambin es recomendable que el regreso lo programen
Llevar a cabo los arreglos del viaje lo antes posible para dos das despus de terminado el evento,
En el momento en que se toma la decisin de participar procurando agendar citas con aquellos distribuidores
en un evento internacional y una vez que se nombre o clientes pre calificados que hayan mostrado inters,
al lder de proyecto y a las personas clave que asistirn es importante conocerlo lo ms que puedan, as como
para atender el stand, hay que proceder de inmediato a conocer sus bodegas y oficinas aprovechando que se
la reservacin de hoteles y vuelos. est en la plaza.
En algunas ciudades no slo los hoteles cercanos al Tambin es recomendable hospedarse en los hoteles
centro de convenciones se saturan, sino todos los sugeridos por el organizador, ya que adems de ofrecer
hoteles de la ciudad y no hay nada peor que hospedarse tarifas especiales, en ocasiones el organizador pone
en otra ciudad y trasladarse diariamente en coche, servicio de shuttle del centro de convenciones al hotel,
camin, tren o varios de estos transportes en un mismo hacindolo ms cmodo y econmico para su personal.
32
4.2 Elaboracin de material impreso

La participacin de sus productos en una feria o exposicin internacional, hace de ellos
los personajes centrales de su esfuerzo. Mientras ms profesional, original y atractiva
sea la forma de mostrarlos, tendr mayores oportunidades de atraer la atencin de los
numerosos visitantes. Tomar en cuenta que los visitantes estn vidos de encontrar
productos novedosos, atractivos y con mejores caractersticas para satisfacer, los cada
vez ms sofisticados gustos de los consumidores.
Por esta razn, recomendamos ampliamente contratar profesionales para disear la mejor
forma de mostrar sus productos a los interesados, por ejemplo, para disear el stand, en
caso de que la empresa participe en forma individual o disear los displays, en caso de que
la empresa participe dentro de un pabelln en el que no se pueda modificar la imagen y la
construccin generales.
Por otra parte, es indispensable planear qu material promocional ha de utilizarse en

ocasin de su participacin en una exposicin internacional. Tradicionalmente se utilizan
tarjetas de presentacin (en ingls y espaol, cuidando que el telfono aparezca con
todos los nmeros necesarios para la marcacin desde cualquier pas), carteles, folletos,
catlogos, listas de precios, boletines de prensa, panfletos, etc.
Tambin se utilizan comnmente videos que incluyan un tour por la planta donde se
fabrican los productos o se generan los servicios, por ejemplo un video de un call center.
Asimismo, se ha vuelto indispensable contar con una laptop con acceso a internet para
hacer presentaciones y navegar por la pgina en internet de la empresa, as como para
hacer cotizaciones al instante y enviar y recibir correos con la agilidad necesaria.
An y contando con todos los adelantos tecnolgicos, el material impreso sigue siendo
el nico vehculo que los visitantes tendrn para recordar su producto o servicio, una
vez terminada la exhibicin, ya que sin la necesidad de tomar accin como prender su
computadora, entrar a internet, recordar el nombre de su producto o empresa y buscarla,
tener en el escritorio su folleto le permitir al prospecto tener presente su producto y sus
ventajas competitivas. Sin material impreso que distribuir durante el evento, carecer de
manera eficaz de recordarles a sus clientes potenciales cul era su oferta.
Ahora, el material impreso debe proveer informacin convincente sobre sus productos
y estar elaborado en un idioma que nuestro cliente pueda leer. En el caso de elaborar
material en otros idiomas, es indispensable contratar la traduccin profesional y hacerlo
revisar de preferencia por una persona que tenga ese idioma como lengua materna, ya que
expresar correctamente una idea en el idioma del comprador es elemento fundamental en
la decisin de compra.
Una vez concluida la exposicin, el visitante por lo general deja pasar unos das para
33
atender los pendientes que se juntaron mientras estaba fuera de su oficina

visitando el evento y posteriormente revisar el material que recopil durante
el mismo, si su material impreso fue elegido para conservarlo, ste servir como
vendedor silencioso, para facilitar su trabajo posterior de evaluacin, comparacin
y seguimiento de su visita. Contar con el material adecuado puede inclinar la
balanza a su favor.
Aproveche los esfuerzos generales que hagan los organizadores de la feria.

Es conveniente conocer qu publicaciones y materiales publicitarios, en general,
sern producidos y distribuidos por los organizadores de la feria con el fin de evitar
costosas e innecesarias duplicaciones. Algunos de estos materiales pueden ser
utilizados por usted en la promocin en un sector de visitantes hacia la feria en
general, hacia el pabelln donde se encuentra su stand.
El material que frecuentemente ponen los organizadores al servicio de expositores

incluye cartelones interiores y exteriores, fliers y engomados.
El catlogo oficial de expositores

Toda feria o exposicin internacional cuenta con un catlogo de expositores, la
mayora de los visitantes lo conserva e incluso los coleccionan ao con ao.
Este catlogo se publica en varios idiomas y es indispensable que como expositor,

se asegure de que su empresa aparezca en el catlogo y que los datos que ah
aparecen como direccin, telfono y contactos estn correctos. Para asegurar
su presencia en el catlogo oficial del evento hay que inscribirse al mismo por lo
menos con tres meses de anticipacin, ya que alrededor de esas fechas es el lmite
para que los expositores ingresen sus datos y aparezcan en catlogo impreso.
Si su empresa decide participar de ltimo momento en el evento, no todo est

perdido, actualmente es posible aparecer en el catlogo oficial en lnea en cualquier
momento. Incluso la versin impresa maneja un adendum que es un folleto muy
sencillo impreso un par de semanas antes del inicio del evento y que contiene los
datos de aquellas empresas que se inscribieron pasada la fecha lmite. Aparecer en
el adendum del catlogo oficial es mejor que no aparecer pero tambin aparecer en
el adendum es un mensaje no del todo positivo sobre nuestra empresa al visitante.
Pases de cortesa
Algunos organizadores distribuyen pases de cortesa entre los expositores
para que estos los utilicen como crea conveniente. Esto sucede sobretodo en
eventos de carcter profesional donde el inters es que los propios expositores
atraigan al evento a compradores profesionales del ramo. Es importante utilizar
correctamente estos pases, como lo mencionamos anteriormente, conformar una
lista de clientes potenciales y hacerles llegar estos pases con una carta invitacin
y material promocional de la empresa, seguido de una llamada para confirmar su
asistencia y una posible cita en el stand.
34
Es importante que estos pases (cuando son limitados) no se enven ni con mucha
ni con poca anticipacin al evento, ya que pueden perderse en el escritorio del
cliente. Nuestra recomendacin en este sentido es que se haga la invitacin por
carta seguida de una llamada. Cuando el cliente haya demostrado cierto inters,
avisarle que 4 o 3 semanas antes del evento le llegar su pase de cortesa y
asegurarse que le llegue. Si el cliente potencial tiene que viajar de una ciudad a otra
para ir al evento, entonces hay que enviar la cortesa misma entre 8 y 6 semanas de
anticipacin para que el cliente realice sus reservaciones y gestiones de viaje con la
confianza de que su invitacin es seria.
No es necesario utilizar estos pases para el personal de su empresa que atender el

stand, ya que los organizadores prevn por lo general 5 pases de expositor incluidos
en el costo de su stand.
Una recomendacin no del todo ortodoxa es usar uno o dos de los pases de cortesa
para registrar al personal de su empresa como visitante para obtener informacin
de la competencia que como expositor le costara ms trabajo obtener.
Invitaciones a un coctel, cena o actividad social para sus clientes

En caso de tener una cartera de clientes importantes, es conveniente organizarles
un coctel o cena en un lugar conveniente tanto para su empresa como para los
clientes potenciales, por ejemplo al cierre del primer da del evento, en un saln
en el centro de convenciones, o si tiene la certeza de que sus clientes estarn
hospedados en el hotel sede, sta sera una excelente sede para un coctel o cena
que propicie la generacin del negocio en un ambiente ms relajado.
Es importante conocer si el organizador mismo o el organizador de su pabelln no

est planeando tambin un evento de esta naturaleza para no duplicar esfuerzos,
ya que es probable que los clientes prefieran acudir al evento del organizador donde
tengan oportunidad de convivir con ms empresas y lo mismo le conviene a usted.
Checar con el centro de convenciones o con el hotel sede si alguien ms est

planeando hacer cocteles o cenas esos das, ya que otras oficinas comerciales o
embajadas o empresas tambin lo harn, debe asegurarse de que su evento sea el
nico o el ms atractivo para los compradores.
Calidad del material impreso y el mensaje

Hgalo con calidad, profesionalismo y cuente con dicho material con antelacin,
sobre todo si lo va a enviar a potenciales visitantes antes de la inauguracin de la
exhibicin.
Utilice los servicios de un despacho de diseo profesional, asegrese de registrar

la propiedad intelectual de sus logos y sus marcas, as como de que el mensaje sea
el ideal para captar la atencin de los diferentes pblicos a los que va dirigidos, por
ejemplo, el mensaje es diferente si est buscando importadores o distribuidores
35
que si va dirigido al consumidor. Prepare material para cada pblico por ejemplo, kits de
prensa para periodistas. Si no encuentra un mensaje con elementos comunes para todos
sus pblicos habra la necesidad de adecuar su mensaje a cada uno.
Uno de los aspectos crticos de la elaboracin de este tipo de materiales es el idioma.

Cercirese de que su traduccin sea correcta, al igual que en el diseo, contrate slo
empresas profesionales o acuda a las escuelas de idiomas donde generalmente el costo
es menor y cuenta con la supervisin de profesores cuya lengua materna es el idioma
que ensean. Verifique con una persona originaria del pas que lo traducido transmite
eficientemente su mensaje. Seguramente esta verificacin tomar tiempo y recursos
adicionales, lo cual es preferible a realizar toda la inversin en participar para al final del
da transmitir un mensaje inadecuado. El mensaje crea el estado de nimo del lector,
despierta su inters e inclina su opinin a favor de su producto. Transmita su mensaje
con claridad, no caiga en lo cmico o lo ridculo, asegrese de decir lo que tenga que
decir de la manera que lo entienda su pblico objetivo.
Distribucin del material impreso

Si el material impreso es nuestra mejor herramienta promocional, tambin lo es
distribuirlo con cuidado, evitar darlo sin restriccin o restringir demasiado su reparto y
que al final del evento su personal lo deje en el bote de basura con tal de no cargarlo de
regreso al hotel o a Mxico.
Si se coloca material impreso muy cuidadosamente, formando cuerpos geomtricos o

formas definidas, los visitantes se sentirn inhibidos par tomarles libremente por temor
a desordenar su disposicin excesivamente cuidadosa. Si en el otro extremo, no estn
a la vista y disponibles para el pblico, rara vez un visitante se animar a solicitarlo y
estar usted desaprovechando la oportunidad de que un cliente potencial guarde un
recuerdo impreso de su producto para evaluacin posterior.
El justo medio es la solucin acertada, el cmo lograrlo depende de su buen juicio, la

cantidad, calidad y variedad de sus impresos, del tipo de objetivos que se haya fijado,
del segmento de mercado al que van dirigidos sus productos y del tipo de exposicin
que se trate.
Se sugiere clasificar previamente las publicaciones que se distribuirn en el pabelln,

de acuerdo con el tipo de visitantes. Un material bien impreso, pero relativamente ms
barato ser suficiente para saciar la curiosidad de los coleccionistas de folletos y de los
transentes. En cambio, los folletos tcnicos o ms completos deben slo proporcionarse
a los visitantes verdaderamente interesados en su oferta y a cambio se debe tener
cuidado en obtener sus nombres y direcciones a manera de breve entrevista con ellos.
Durante la feria o exposicin, su personal debe contar con listas de precios actualizadas o
la posibilidad de hacer cotizaciones al instante dependiendo del la negociacin. Asimismo
se debe contar con una lista de importadores, compradores, agentes o representantes de
inters para la empresa, para detectarlos en el momento en el que pasen por su stand.
36
4.3 Cmo seleccionar y preparar al

personal que atender su stand
La eficiencia y profesionalismo del personal que atender su stand durante el evento,

es determinante para la consecucin de los objetivos y metas previamente fijados y por
consecuencia gran parte del xito o fracaso que se obtenga, depender de los recursos
humanos que asigne a la atencin del stand.
Como ya se dijo, un stand en una feria o exposicin internacional es un territorio neutral,

de corta duracin, que no pertenece ni al comprador ni al vendedor. El comprador llega
ah por voluntad propia, en un ambiente de sobre estmulo debido a la intensidad y
variedad de ofertas a las que est expuesto temporalmente; este estado mental especial
del comprador debe encontrar su contrapartida, que es justamente un mtodo de venta
singular para lo cual debern revisarse y adecuarse los procedimientos y tctica habitual
de venta de su empresa.
Por otro lado, la presentacin de su empresa y de sus productos en el extranjero impone

una carga de trabajo intensa para el personal encargado. Dicho personal puede ser
seleccionado de su propia compaa, o bien temporalmente contratado, en su pas o
dnde se celebra la exhibicin. Idealmente se debe contar con la presencia de su agente o
representante de ventas en ese pas.
Seleccin del personal

Por lo ya comentado, resulta claro que el personal que atender el stand debe ser
seleccionado con mucho esmero. Antes que nada debe nombrarse un coordinador con
la autoridad para tomar todas las decisiones requeridas durante el evento. Esta persona
estar a cargo de la imagen de su empresa en esa feria o exposicin y ser el responsable
de lograr los objetivos que se hayan fijado.
El coordinador cuidar que el resto del personal que asista al evento a atender el stand
tenga claras sus atribuciones y los objetivos comunes.
Por lo anterior, resulta conveniente que el coordinador sea quien se encargue de la
seleccin del personal y que determine el nmero y caractersticas que deben reunir en
funcin de las cargas de trabajo previstas.
Viajar para atender un stand no debe considerarse un premio para el personal, ya que
no se trata de vacaciones con gastos pagados, si no de un esfuerzo fsico y mental que
requiere de conocimientos y entrenamiento especiales.
El personal seleccionado deber ser notificado con anticipacin para que puedan planear
sus actividades personales y familiares adecuadamente, pero tambin para que cuenten
con el tiempo necesario para obtener visas y cumplir con los requisitos migratorios del pas
37
en el que se celebrar la feria. Es decir, elegir al personal Conocimiento del producto, de la empresa y del pas que
que tiene las cualidades necesarias para representar a su representa, para que la respuesta a las preguntas que le
empresa en un ambiente de negocios en el extranjero y hagan los visitantes sean contestadas con el conocimiento
no al personal que cuenta con la visa para entrar a ese pleno de las ventajas competitivas de su producto y de los
pas. antecedentes y el entorno de la empresa donde se fabrica.
En un stand tipo de 9 metros cuadrados debe haber En pases donde el ingls no es lengua nativa o
cuando menos tres vendedores para hacer frente a comnmente utilizada, es recomendable contratar un
jornadas de trabajo intensas y a la debida atencin de sus intrprete localmente. Es recomendable optar por los
visitantes. En los momentos en que el flujo de visitantes intrpretes que recomienda el comit organizador o
no amerite contar con tres vendedores, uno o dos de ellos bien solicitar apoyo en la oficina de Promxico o a la
debern aprovechar para recorrer el evento. Embajada, ya que ellos normalmente conocen intrpretes
independientes con experiencia que pueden funcionar
No hay nada ms negativo para la imagen de una empresa muy bien y a una fraccin del costo que cobra la compaa
o un pas que un stand vaco, pero tambin un stand oficial del evento.
sobrepoblado causa una imagen negativa, ya que no es
un stand accesible, el comprador no querr entrar a un Entrenamiento del personal seleccionado
stand donde tenga una separacin fsica de al menos unos Una vez elegido el equipo que atender el stand en
centmetros con los vendedores, un stand sobrepoblado determinado evento, es importante someterlo a un
intimida a los compradores. programa de entrenamiento que incluya tanto al personal
permanente como al personal contratado temporalmente,
Caractersticas mnimas que debe reunir el personal ya sean agentes de venta, intrpretes, recepcionistas o
seleccionado empleados de su compaa, incluyendo por supuesto al
Resistencia fsica para soportar jornadas de trabajo de coordinador.
ms de doce horas durante varios das y cargas de trabajo,
ya que adems de atender al stand habr que hacer al Las sesiones de entrenamiento ayudarn a conocerse
final del da reportes, enviar e mails de seguimiento, hacer entre s y facilitarn la posible sustitucin de unos por
cotizaciones, etc. otros durante la feria o exposicin. Mientras ms pronto y
eficazmente se prepare al personal como un equipo, ms
Adicionalmente el personal debe tener resistencia a los pronto actuar como tal, en beneficio de la obtencin
cambios de horarios, de alimentacin y que no acostumbre de los objetivos definidos para su exhibicin a nivel
excederse en el consumo de bebidas alcohlicas. internacional.
Habilidades lingsticas, de preferencia que domine el El coordinador deber asignar funciones detalladas a cada
idioma del pas al que va dirigido el evento y por lo menos persona frente al resto del equipo, de ese modo, cada uno
que hable ingls fluido y pueda sostener conversaciones conocer las funciones del otro y la importancia de su
de negocios en este idioma. papel.
Personalidad y apariencia adecuadas, para representar Todo el equipo deber conocer bien los productos y sus
dignamente a su empresa y sus productos. No confundir ventajas en relacin con la oferta de la competencia.
con el acartonado conservadurismo ya que si el producto Asimismo, deben saber las condiciones habituales de
va dirigido a un mercado joven e informal, ser conveniente venta en los diferentes mercados y los detalles sobre
contar con personal joven y de buena apariencia fsica. O cotizaciones, embalaje, seguros, impuestos y descuentos
bien, para ciertos mercados, el uso de trajes regionales que se pueden ofrecer.
puede despertar especial inters en el visitante.
38
4.4 Envo de muestras

Una vez que se ha trabajado con detalle sobre el material informativo que se llevar a la
feria, se deber determinar el tipo y cantidad de muestras fsicas que se utilizarn tanto
para adornar el stand como para degustar o entregar a prospectos.
En este sentido recomendamos planear con cuando menos cuatro meses de anticipacin,
la manera en que se har el envo de este material.
La manera comn de hacerlo es a travs de un agente aduanal que cuente con un
corresponsal en el pas que se visita a fin de realizar la internacin temporal del mismo.
Para seleccionar un buen agente aduanal hay que tener presente lo siguiente:
Costo de sus servicios

Que cuente con una buena reputacin y sea slido financieramente
Que cuente con buenas relaciones con las autoridades locales
Que haya tenido experiencia previa en el envo del material para ferias o exposiciones
internacionales
Que su corresponsal conozca a los organizadores del evento
Asimismo, tener preparada la siguiente informacin para el transportista:
Aeropuerto o puerto de destino
Direccin a donde va consignado el embarque, esta direccin puede ser la del agente
aduanal en la ciudad de destino o el recinto ferial.
Naturaleza, dimensiones y contenido del embarque, es decir una lista de empaque
con esta informacin por cada caja o pallet.
Factura y dems documentos requeridos para su importacin en el pas de destino,
estos pueden ser, certificados de origen, certificados sanitarios y fitosanitarios, visas,
inspecciones etc.
Todo el material deber ir etiquetados por los cuatro lados que incluyan el remitente y el
consignatario.
Cabe sealar que si se est participando en un evento internacional que forma parte
del programa de eventos internacionales de Promxico, como parte de la organizacin
del pabelln, esta institucin se encargar de tramitar el envo de muestrarios, en otros
casos usted tendr que resolver esta situacin. En este ltimo caso, le recomendamos el
uso del agente aduanal y transportista oficial de la feria, mismo que generalmente tiene
contrapartes en cada pas y se asegurarn de que su muestrario llegue a su stand siempre
y cuando usted cumpla con los tiempos y documentacin requerida en el instructivo que
generalmente est disponible en la pgina de internet de la feria.
Muchas veces para tener acceso a este instructivo e informacin de otros servicios para
expositores, hay que solicitar una contrasea a los organizadores.
39
4.5 Actividades que deben realizarse los

das previos a la apertura del evento
Leer el manual del expositor y hacer las contrataciones necesarias antes de las fechas
lmite establecidas.
Algunas de estas actividades son:
Contratacin de energa elctrica

Solicitud de servicio de limpieza y seguridad para el stand
Aviso de uso de contratista externo
Contratacin de edecanes o intrpretes
Contratacin de scanner para gafetes, internet, refrigeradores, proyectores,
pantallas, etc.
Contratacin de servicios de fotografa, almacenamiento, hielo, flores, etc.
Tomar en cuenta que una vez que pasa la fecha lmite para solicitar estos servicios,
los costos de obtenerlos se duplican en el mejor de los casos.
Asimismo, el organizador ofrece algunas actividades adicionales para que los
expositores internacionales tengan acceso a los compradores calificados que
visitan el evento. Algunas de estas acciones son:
Vitrinas de nuevos productos
Encuentros con importadores
Uso de sala de prensa
En todas estas actividades es indispensable inscribirse antes de la fecha lmite que

indica el organizador en su manual.
Dar seguimiento a la llegada del muestrario, liberacin y contratar los servicios para
asegurarnos de que el muestrario se encuentre en la feria cuando lleguemos.
Elaborar los procedimientos de registro de visitas y de atencin a consultas, as como la

elaboracin de citas y entrevistas posteriores.
Obtener informacin de casas de cambio que operen tipos de cambio convenientes,

de restaurantes de calidad en caso de invitar a clientes, del uso de propinas y de otras
costumbres del lugar.
Programar los descansos del personal y hacer roles de atencin a efecto de contar
siempre con alguien que atienda el local de exhibicin en condiciones de ptima
disposicin fsica y anmica.
40
41
4.6 El da anterior al inicio del evento

Es el da clave en el que equipo completo deber acudir al centro de convenciones donde se
celebrar el evento y prever llegar lo ms temprano posible. Lo anterior implica el arribo a la
ciudad por lo menos dos das antes del da marcado como el inicio del evento. Algunas razones
para presentarse lo ms temprano posible:
Asegurarse de que sus muestras hayan llegado al stand, en caso de haber previsto el acarreo de
las mismas o bien acudir a la bodega del recinto ferial y contratar el traslado de las mismas al
stand, esto generalmente se tiene que solicitar al contratista oficial del evento, sobre todo si se
requiere del uso de montacargas e incluso doliese.
Una vez que tengan las muestras en el stand, el equipo deber desempacarlas y montar y
decorar el stand. Esto es en todos los casos responsabilidad de la empresa que participa. Si
se contrata un servicio de decoracin y montaje del stand, el coordinador deber supervisarlo
para evitar sorpresas.
Familiarizarse con el stand, su ubicacin y conocer todos los servicios del centro de convenciones
como telfonos, baos, cajeros, salidas de emergencias, mdulos de informacin, concierge,
primeros auxilios y otras facilidades que ofrece el organizador de la feria.
Asegurarse de que el equipo adicional que se rent est en su lugar, en el caso de refrigeradores,
pantallas, displays especiales, etc.
Asegurarse de que el letrero del stand est correcto.
Registrarse como expositores y de ser posible pre registrar a aquellos importadores, compradores
o personas de inters que les hayan confirmado la cita, es un buen detalle recibirlos en la
entrada principal con su gafete en mano y ahorrarle la fila para registrarse, el tiempo ahorrado
lo dedicar con gusto a escuchar sobre sus productos.
Prever la ubicacin del personal y la forma de abordar a los visitantes, as como un procedimiento
para mantener la limpieza y el orden permanente del stand para conservarlo atractivo.
En fin, una vez revisado que todo el material necesario para el correcto funcionamiento del
stand est en su lugar, hacer una especie de ensayo general de atencin del stand.
Si hubiera alguna falla en alguno de estos requerimientos, al llegar temprano el personal
contar con tiempo para encontrar soluciones. Es comn ver que las empresas mandan a sus
representantes la vspera del evento pero considerando el vuelo, pueden estar llegando a las
4 o 5 de la tarde a la ciudad y en lo que llegan al centro de convenciones y se dan cuenta que
sus muestras no han llegado, todo est perdido, lamentablemente algunas empresas optan por
enviar a su personal exactamente el da que inicia el evento. Estas empresas por lo general se
encontrarn montando su stand en menoscabo de su debida atencin.
42
CAPTULO V
43
5.1 Diseo del stand

La decoracin del stand, la presentacin de los productos y el material
promocional, son elementos muy importantes que no
pueden dejarse a la improvisacin. El stand es un
elemento importante para impresionar a nuestros
visitantes y una herramienta til para fomentar las
ventas.
En principio, es aconsejable que con la debida anticipacin,

se nombre a un diseador del local de exhibicin, no debe
encargarse esta labor al jefe de dibujantes de la empresa
en caso que existiera al menos que cuente con
experiencia previa en este tipo de diseos.
Lo mejor es contactar a un especialista,
actualmente hay una gran cantidad de
empresas que se dedican al diseo y produccin
de stands de exhibicin. Basta con utilizar cualquier
buscador en internet con las palabras diseo de
stands y aparecern ms de diez pginas de empresas
que se dedican a esta labor en Mxico, algunas de ellas
cuentan con cobertura en el extranjero.
En ocasiones es conveniente contratar al proveedor oficial

del evento. Generalmente es ms costoso que mandarlo a hacer
en Mxico, sin embargo, si se fabrica el stand en Mxico, hay que
considerar lo siguiente:
Costo de trasladar el material necesario para la construccin del stand y en

su caso documentos que se requieran para su importacin temporal.
Que el stand pueda ser ensamblado fcilmente por el equipo encargado de
atender el stand o si se requiere de personal que lo ensamble, ste tendr que ser
contratado nuevamente con el contratista oficial o si fuera externo, pedir permiso
por escrito al sindicato de trabajadores del contratista oficial y pagarles una cuota
predeterminada por permitir que pueda entrar un contratista externo a ensamblarlo.
Las reglamentacin que imponen los organizadores respecto a lmites de altura, tipo de
materiales a utilizar y reglas de seguridad que deber observar el stand.
Ante todo esto, posiblemente sea lo mismo en cuestin de costo utilizar al proveedor oficial del
evento.
Una vez determinado el diseador y constructor del stand, habr que precisar la clase y cantidad de
productos que se piensan exponer.
El diseador debe recibir con tiempo la siguiente informacin:
Objetivos que se persiguen en el evento
44
Espacio y dimensiones con el que se cuenta

Naturaleza, peso y dimensiones de los productos a exhibir
Regulaciones del organizador sobre alturas y materiales
Presupuesto y tiempo de entrega del material. Tomar en cuenta que en ocasiones, los organizadores solicitan
conocer de antemano el proyecto de diseo de los stands.
Si el stand se entregar en Mxico, es conveniente armarlo antes de partir al pas donde se llevar a cabo el evento a
manera de ensayo, lo anterior es muy til para determinar el tiempo que le llevar al equipo armarlo y para corroborar
que el stand est completo y cumpla con las expectativas planteadas.
A continuacin se sealan algunos aspectos que debe

tener presente la empresa al momento de
disearlo:
El diseo debe atraer la atencin del

visitante hacia los productos. Se trata de
vender los productos, no el stand
Debe existir un pequeo centro de

oficina donde se pueda atender a clientes y
sentarse a elaborar cotizaciones y mandarlas.
Contar con un pequeo

espacio para guardar abrigos,
bebidas y material para
el stand. Considerar que
los organizadores cuentan con
bodegas para almacenar cajas vacas
(gratuito) pero tambin rentan bodegas
para muestrarios, en este caso hay que considerar
tambin un costo por acarreo diario de las muestras a
utilizar durante el da.
Hay que tener slo el mobiliario necesario y no saturar el espacio con

mesas y sillas, el stand no es para descansar, es para vender.
D la impresin de un lugar amplio, limpio y fresco, que invite al visitante a entrar a ver el
producto y a negociar.
Si existen adornos como flores o jarrones, evite que obstruyan la visibilidad de los productos.
Que el constructor utilice materiales estndar que se puedan remplazar o reparar con herramientas en otros
pases e incluir instructivos.
45
5.2 Protocolo y diferencias culturales

Uno de los aspectos que influyen fuertemente en el xito que se pueda lograr de la participacin en un evento
internacional, es el conocimiento de la manera de realizar negocios en el pas donde se celebra la exposicin.
Recordemos que los negocios se llevan a cabo entre personas y cada una tiene una manera diferente de entender y
desarrollar una actividad empresarial.
Asimismo, se entiende que los habitantes de cada pas tienen hbitos y comportamientos diferentes.
En este sentido, es importante que el participante investigue sobre las caractersticas culturales fundamentales del
pas que visita y entienda su repercusin en los negocios.
En muchas ocasiones, aunque el expositor cuente con un producto altamente competitivo en calidad y precio, se ve
imposibilitado a exportarlo debido al desconocimiento del protocolo de negocios en el pas al que pretende incurrir.
Por lo anterior, es conveniente conocer la forma en que los empresarios del pas que se visita, conciben los siguientes
aspectos:
Estilos de negociacin
Planeacin en los negocios, qu consideran corto plazo y largo plazo
Programacin de proyectos
Toma de decisiones
Sistemas de organizacin empresarial
Participacin de los gneros en los negocios
Relacin entre jefes y subordinados
Procedimientos de intercambio de informacin
Mtodos para resolver conflictos
Asimismo, se aconseja poner mucho nfasis en los siguientes puntos:

Puntualidad
Estilos en la programacin de reuniones
Formas de uso de las tarjetas de presentacin
Manera de saludar
Formalidad de vestir para negocios
Importancia de la actividad social
Comunicacin verbal o no verbal
Importancia de las festividades
Horas de actividad laboral y de descanso
Hay que tener presente que una llave para el xito en los negocios internacionales es la habilidad para adaptar
nuestro procedimiento a la cultura del pas y del empresario con que se pretende realizar negocios y segundo, tener
la capacidad de adaptarse a esa modalidad.
46
5.3 Ventajas de contar con apoyo local durante la

celebracin del evento
La gran oportunidad que se tiene de entrar en contacto con un gran nmero de compradores potenciales al participar en una feria
o exposicin internacional, puede verse limitada, al no contar con elementos que permitan dar a conocer eficientemente nuestros
productos.
Anteriormente se mencionaron algunas de las caractersticas que debe tener el personal de la empresa que asiste a una exhibicin,
ahora nos enfocaremos en la conveniencia de contar con apoyo local que permita llevar a cabo de manera ms gil el desarrollo
del negocio.
No nos referimos al personal local que se contrata como intrprete o traductor, sino al personal que servir como agente o
representante comercial que sirva de apoyo a los esfuerzos de exportacin de la empresa, tanto en la parte de promocin y
consolidacin de ventas, como en el aspecto de atencin a clientes.
Este agente o representante, nos ayudar a sortear las barreras culturales que obstaculizan el dinamismo en los negocios
internacionales.
En muchos casos, el desconocimiento de las caractersticas y funcionamiento del mercado que pretendemos incursionar, induce
a errores muy costosos en tiempo y dinero, por ello se debe tener siempre presente, que una herramienta de gran utilidad para
llevar a cabo una comercializacin objetiva y ordenada, es adems de realizar una investigacin de mercado y un plan de negocios
de exportacin, contar con un agente que de preferencia, conozca la cultura de negocios de nuestro pas y la del mercado meta.
Son muchas las ventajas de contar con un representante de este tipo, entre las ms importantes, mencionaremos las siguientes:
Tener la oportunidad de promover de forma permanente y continua la oferta exportable.
Contar con informacin constante de lo que sucede en ese mercado.
Recibir apoyo para participar activamente en Cmaras y Asociaciones en las que convenga participar.
Oportunidad de captar negocios de exportacin, importacin y de intereses de coinversin.
Obtener apoyo en la recepcin y despacho de muestras y correspondencia.
Al momento de realizar ventas, contar con alguien que supervise el arribo de los embarques.
Recibir orientacin y apoyo en la participacin en eventos internacionales.
Sobre este ltimo punto, si usted cuenta con un representante en el pas en donde se llevar a cabo el evento internacional en
el que desea participar, de inmediato se establezca contacto con l para acordar los trminos de la participacin en conjunto, es
decir, que se comprometa a permanecer cierto tiempo en el stand, as como a contactar previamente clientes potenciales, traerlos
al stand y procurar utilizar el stand para cerrar negocios con prospectos ya trabajados con anterioridad.
Asimismo, este agente se puede encargar de elaborar un kit de prensa en el idioma del lugar y elaborar comunicados a Asociaciones,
Cmaras Comerciales y dems organismos profesionales para difundir informacin sobre nuestra participacin en el evento y los
productos que se exhibirn.
La funcin de un agente no empieza ni termina con el evento, debe continuar como un apoyo al seguimiento de los acuerdos
establecidos con clientes potenciales.
47
5.4 Manera de atender a los visitantes

En el proceso de preparacin del equipo que atender el dar a conocer su identidad. Este tipo de visitantes slo
stand, es necesario implementar con la debida anticipacin, quiere pasar el tiempo o conocer nuestros productos
una metodologa para la correcta atencin y canalizacin como parte de su investigacin de mercado.
de visitantes.
De la forma como se le trate a un visitante en el stand, as Hay que recordar que la participacin en un evento
como la informacin que obtengamos de ste, dependern internacional nos lleva a un fuerte desgaste de energa
los resultados que se logren. y tiempo, por ello es importante a fin de no caer en
ese desgaste, concentrar nuestra energa en clientes
Durante el desarrollo del evento, se entrar en contacto interesados, as como realizar turnos para que existan
con un buen nmero de personas que se acercarn al local momentos de descanso y distraccin entre los encargados.
de exhibicin.
Otro aspecto relevante es el de tomar nota de las
En principio para comunicarse con ellos, es necesario que entrevistas que se tenga con los visitantes.
estos se detengan a observar los productos y se orienten
por lo que hay que evitar precipitarse hacia ellos, ya que Preferiblemente, con semanas de anticipacin, deber
producir un efecto negativo. elaborarse un formulario que sirva para tomar nota de las
Es aconsejable evitar frases como: en qu puedo servirle?, personas con las que entable contacto.
ya que ante una respuesta negativa, no se tendr mayores Esta informacin ser de mucha utilidad para darle
elementos para continuar la conversacin. seguimiento a cada contacto, as como para evaluar el tipo
y calidad de los visitantes a esa feria.
De preferencia, inicie su pltica preguntndole si est Es importante que esta metodologa la conozcan y
familiarizado con el producto o si actualmente lo importa. la apliquen todos los encargados de atender el stand
Si tenemos oportunidad de realizar una presentacin, hay incluyendo intrpretes y personal local como agentes o
que evitar caer en aspectos muy tcnicos, es mejor abrir representantes. Lo importante es obtener informacin
nuestra pltica de forma sencilla. de manera homogenea y facilitar la evaluacin de nuestra
informacin.
Antes de iniciar la presentacin, es importante conocer la
identidad del visitante. Hay que elaborar cuidadosamente
algunas preguntas clave que nos permitan evaluar si es un 5.5 Durante el evento
posible cliente para nuestros productos.
Hay que recordar que en la mayora de los eventos, existen Evitar los excesos en comer y beber, esto se traducir en
visitantes interesados, vacilantes y desinteresados. fortaleza del personal para hacer frente al esfuerzo especial
Hay que aprender a distinguirlos rpidamente y poner que deben realizar durante el evento.
atencin en el interesado y un poco al vacilante y descartar
al desinteresado. A pesar del cuidado que se haya puesto en prever todos los
detalles, es casi seguro que surjan imprevistos a lo largo de
Para ubicar mejor a los desinteresados, cabe mencionar la exposicin. Por ello, es recomendable celebrar reuniones
dos aspectos: de informacinevaluacin despus de cada jornada para
El que se acerca solamente para consumir parte del ir percatndose de las situaciones no previstas y proponer
material promocional, al cual hay que despacharlo lo una solucin con miras a lograr los objetivos.
ms rpido posible.
El que quiere discutir sobre aspectos muy vagos y evita
48
CAPTULO VI
Evaluacin y seguimiento de la participacin en
49
6.1 Evaluacin de los resultados

Participar en un evento internacional es una tarea costosa, sobre todo si es una feria o exposicin de cierto prestigio,
en un pas lejano con costos de vida elevados. Por esa razn, es importante poder definir si se justifican los gastos
que se han realizado y particularmente, si se debe o no participar nuevamente.
No es tarea fcil medir con precisin el grado de xito alcanzado durante una participacin en una feria o exposicin,
ya que no siempre es posible identificar lo imputable a la exhibicin, ni tampoco acotar el horizonte de tiempo en
el que se tiene impacto.
Es ms fcil hacer una evaluacin si previo a la participacin se identificaron los objetivos y metas que se esperaba
conseguir durante el evento.
Algunos criterios que nos ayudan a evaluar un evento son:
Nmero y caractersticas de los visitantes a nuestro stand

Se cumplieron las expectativas sobre el nmero y calidad de visitantes a la feria en general?,
Y a nuestro stand en particular?, El nmero y calidad qued arriba o debajo de lo esperado?
Debido a la competencia que existe a nivel mundial, algunos organizadores tienden a exagerar las cifras de la
superficie de exhibicin o del nmero de stands y desde luego de los visitantes. Los organizadores de ferias o
exposiciones de ms prestigio son muy cuidadosos en llevar estadsticas detalladas que permiten hacer esta
evaluacin a nivel general. Dichas estadsticas clasifican a los visitantes segn su nacionalidad, puestos que ocupan
en sus empresas, nivel de toma de decisin, sector y subsector al que pertenece su empresa, etc.
Por su parte, usted debe llevar un registro detallado de los visitantes a su stand y el nivel de inters en sus productos
o servicios. Si usted decidi rentar un scanner para gafetes, ste le servir para obtener informacin general sobre
el visitante, pero debe tener cuidado de asociarlo a notas que usted tome sobre el nivel de inters demostrado.
A los visitantes que demostraron mayor inters, puede usted clasificarlos por los que se tuvo una entrevista durante
el evento, o los que hay que contactar posteriormente para enviarles ms informacin, los que se llevaron folletos
y los que se llevaron muestras.
Por esto es que ser necesario esperar un plazo razonable para constatar si realmente los potencialmente interesados
entraron o no en negociaciones con su empresa.
Por supuesto, que en buena medida, es responsabilidad de usted y de su equipo el dar el seguimiento adecuado a
los compromisos adquiridos durante el evento. Este importante tema se trata con ms detalle ms adelante.
Objetivos y metas previamente definidos

La siguiente pregunta que habr que formularse es si se alcanzaron o no los objetivos y metas que se haban
definido previo a su participacin en el evento. En la medida que usted haya plasmado claramente estos objetivos
y metas, la tarea ser ms sencilla.
50
Por ejemplo, si uno de sus objetivos es conocer a la competencia, el resultado ser un informe detallado del nombre
y datos generales de nuestros competidores, caractersticas de su producto y precios.
O si el objetivo es dar a conocer un nuevo producto entre nuestros clientes habituales, se elaborar un informe con
el nmero de clientes habituales que probaron el producto y su opinin al respecto.
Evaluacin de las ventas inmediatas

Muchas empresas utilizan esta herramienta de evaluacin cuya sencillez es de tal naturaleza que deja de lado
aspectos ms sutiles y de mayor trascendencia que es el aumento de ventas en el mediano y largo plazos.
Una limitacin de este medidor es que no en todos los eventos se permite la venta directa e inmediata, esto se
refiere a llevar a cabo el intercambio de mercancas por efectivo dentro del recinto ferial, sin embargo, en ningn
caso se prohbe levantar un pedido durante los das de la exposicin, mismo que se surtir en das subsecuentes.
Tambin hay que tomar en cuenta que en los eventos internacionales es comn encontrar visitantes cuya intencin
no es cerrar operaciones de inmediato, si no informarse de nuevos productos y proveedores, y que tomarn su
tiempo despus de la feria para analizar la informacin que obtuvieron durante el evento. Si tomamos en cuenta slo
las ventas realizadas durante el evento, estaremos dejando fuera el potencial que ofrecen este tipo de visitantes.
Por lo anterior, este criterio por s mismo, slo sirve en eventos abiertos al pblico en los que se permite la venta
al menudeo. Si el margen de lo vendido paga los costos en los que se incurri en la participacin, es obvio que el
resultado ser positivo.
Anlisis costo - beneficio

Lo ms adecuado para evaluar la conveniencia de nuestra participacin en un evento internacional es analizar el
costo de la participacin en relacin con beneficio obtenido. Para lograr esto, es menester cuantificar los costos
inherentes a la participacin como son gastos de viaje, costo del stand, de la decoracin, costo de las muestras,
del material impreso, del envo y las horas hombre invertidas, y hacer una estimacin del beneficio directamente
imputable a esta participacin, tanto de ventas inmediatas como de ventas a mediano y largo plazos.
Es posible estimar las ventas a mediano y largo plazos utilizando una mezcla de experiencia en el personal que
atiende el stand y la posibilidad de hacer las preguntas clave a los prospectos que se hayan atendido en el stand.
Sin embargo, este clculo deber tomarse con las reservas necesarias y hacer un seguimiento cuantitativo a los 6
meses y al ao de haber participado, comparando los resultados reales con los estimados. Slo as se puede hacer
una comparacin entre el costo y el beneficio de haber participado.
Si la comparacin de ambas dimensiones es favorable a su empresa hay que empezar a planear la participacin en
la siguiente edicin del evento. Pero si esperamos a obtener las cifras reales de ventas a largo plazo, sera tarde
para iniciar los arreglos de la participacin en el siguiente evento. Lo ideal es hacer las reservaciones pertinentes sin
cubrir el costo tratando de obtener los resultados a seis meses, estos nos darn una buena idea de si el estimado
que hicimos y los resultados a largo plazo estarn cerca el uno del otro.
El fondo de este asunto es que no se puede esperar un beneficio directo como resultado de una exhibicin de sus
productos de la naturaleza de la aqu tratada, pues los resultados no slo dependen de la participacin en s, si no de
una serie de factores atribuibles al cliente potencial y al seguimiento que el equipo d de los compromisos pactados
durante el evento.
En resumen, si despus de la evaluacin que se haga, considerando estos aspectos, se concluye que la participacin
no cumpli con las expectativas, se deben formular algunas interrogantes que constituyen elementos de juicio
51
objetivos, tales como: se seleccion adecuadamente el evento?, fue la poca ms favorable para exhibir el
producto?, sus productos ofrecan ventajas competitivas con respecto a los competidores que ah exponan?,
el local de exhibicin era suficientemente atractivo?, su ubicacin dentro de la feria era adecuada?, el personal
atendi correctamente a los visitantes?
6.2 Seguimiento de las expectativas creadas

Una de las actividades ms importantes y complejas en la labor de exportacin, la cual permite alcanzar el objetivo
comercial que motiv la asistencia al evento, es dar un seguimiento adecuado a los contactos establecidos, a fin de
iniciar los pasos que conduzcan a lograr la exportacin de nuestros productos o servicios.
Desafortunadamente en muchos casos, todos los recursos humanos y materiales invertidos durante los varios
meses que dur la planeacin de la participacin en la feria, no se consolidan debido a una falta de atencin
adecuada a las expectativas creadas durante el evento.
Comnmente, el expositor al regresar a sus oficinas, se encuentra con una serie de actividades pendientes que se
acumularon durante su ausencia, haciendo que su atencin se concentre en la solucin de los mismos, dejando de
lado, los compromisos creados durante la feria.
La idea de que el seguimiento se puede realizar en cualquier momento, hace que ste se retrase y tenga un efecto
negativo en nuestros clientes potenciales, los cuales estn a la espera de noticias.
Se sugiere tomar un mximo de dos o tres das despus de finalizado el evento, para establecer contacto con quien
nos visit, a fin de darle tiempo para que resuelva sus asuntos ms urgentes al regreso de la feria, sin embargo,
despus de este periodo, es necesario enviarle una nota de agradecimiento a su inters e informarle que se est
trabajando en aquello que se le solicit.
El seguimiento efectivo comienza desde el momento en que iniciamos al planeacin del evento, ya que al elaborar
los cuestionarios que servirn para atender a los visitantes y que son de uso obligatorio para todo el equipo, se
debe incluir en ellos, un apartado que sirva para identificar si el interesado tiene el perfil del cliente que nos interesa,
tomando en consideracin los siguientes aspectos:
Tamao de la empresa
Comnmente se piensa que las grandes empresas pueden ser los mejores clientes; sin embargo, la realidad nos
muestra que si estamos inicindonos en la actividad exportadora y la produccin que destinaremos a este mercado,
es en principio pequea, conviene iniciar una relacin con empresas que se ajusten a nuestra oferta exportable y
evitar pretender establecer una relacin comercial con compaas que requieren una mayor cantidad de productos a
nuestra capacidad de produccin, lo que nos llevara a una serie de problemas al tratar de cumplir con compromisos
mayores en menoscabo de la rentabilidad del negocio.
Canales de distribucin adecuados

Anteriormente se coment lo conveniente que es identificar los canales de distribucin ms adecuados para nuestro
producto y reconocer si la feria en la que participamos nos acerc a estos canales.
52
En muchas ocasiones, los empresarios mexicanos quisieran venderles a grandes tiendas departamentales de ciertos
pases, por ejemplo Harrods en Inglaterra, sin considerar que no cuentan con la infraestructura para distribuir y
entregar el producto a los almacenes de estas tiendas y que estas tiendas no importan directamente los productos
que comercializan.
Identifique su mercado y su canal ideal y analice si durante la feria tuvo acceso a contactos que forman parte de
esa cadena.
Obtenga mayor informacin sobre su cliente potencial

Es importante que al momento de iniciar el seguimiento con alguna empresa que se interes por sus productos,
inicie una investigacin sobre la capacidad comercial y financiera de la misma y de su seriedad y su prestigio en el
medio de negocios del pas al que queremos llegar.
No tema preguntar, antes de mandarle informacin ms detallada sobre su empresa y sus productos, solictele
mayores datos sobre las actividades a que se dedica, as como de los clientes que atiende y otros proveedores que
tiene, una empresa con intensiones serias le dar la informacin sin problemas.
Adicionalmente a esta informacin, le sugerimos que investigue a la empresa a travs de reportes de crdito en el
bur correspondiente, solicite referencias en la cmara de comercio de la localidad a la que pertenece o en la cmara
sectorial de su pas. Otras fuentes importantes son directorios de la industria que incluyen calificaciones por parte
de proveedores como el blue book o bien informacin financiera como Dun and Bradstreet.
Tambin se puede solicitar referencias a la oficina de Promxico o a la Embajada o Consulado mexicanos en el pas
donde se ubica el cliente.
Enve nica y exclusivamente lo solicitado por el interesado

Es de vital importancia enviar al cliente potencial la informacin solicitada tal y como fue requerida por ste.
Evite un desgaste en todos los sentidos y una mala imagen, evitando enviar informacin o muestras como usted
cree que sera mejor.
Recuerde que cada mercado es diferente y su comprador potencial tiene mayor conocimiento en este sentido. Si el
cliente pide muestras en bolsas de un kilo, es porque va a probarlas en el mercado, por favor evite enviarle bolsas
de 5 kilos porque usted cree que esas le convienen ms al cliente porque son ms econmicas o bien porque son las
que mejor se desplazan en Mxico.
Tenga siempre presente el dicho: Al cliente, lo que pida!
La persistencia, el cumplimiento y el tiempo son los mejores aliados.
La base de un eficaz seguimiento est en cumplir con lo acordado y persistir a lo largo de varios meses.
Abrir o consolidar un mercado exterior requiere de paciencia y perseverancia. Recuerde que en las ferias se
cierran pocos negocios y que en la mayora de los casos, los resultados vienen despus.
53
En resumen, la evaluacin final de la participacin en un evento se da en varias fases:

Resultados inmediatos: al terminar el evento
Mediano plazo: a los seis meses de haber terminado el evento
Largo plazo: al ao de haber terminado el evento
Si su empresa logra seleccionar objetivamente el evento, planear y participar adecuadamente y dar un seguimiento
eficaz, le garantizamos buenos resultados.
6.3 Cmo mejorar la estrategia de exportacin de la

empresa
Las exhibiciones son slo una de las herramientas de promocin; es necesario recordar que las cuatro variables
fundamentales de la mercadotecnia (las cuatro Ps) son las que constituyen la estrategia global de la empresa.
Por lo anterior, se requiere que tanto el producto como el precio sean los adecuados para satisfacer las necesidades
de un segmento de mercado correctamente seleccionado conforme a la plaza que estamos buscando conquistar.
Finalmente, otros elementos de la promocin tales como la fuerza de ventas, publicidad, materiales impresos,
muestras, etc. deben ser cuidadosamente manejados para captar la atencin del cliente.
El hecho de participar constantemente en ferias y exposiciones internacionales, aumenta grandemente sus

posibilidades de estar al tanto de tendencias, ofertas, estrategias de competidores, caractersticas y ventajas
competitivas de otros productos respecto a los suyos. De las exigencias y expectativas de los clientes, de las
necesidades y hbitos de consumo de los consumidores finales.
Por lo anterior, es conveniente para mejorar la estrategia global de su empresa, la elaboracin de su Plan de
Mercadotecnia para cada producto o mercado en particular. La serie de documentos tcnicos para la exportacin
de Promxico, incluye una gua para elaborarlo.
Este plan habr que irse adecuando a las circunstancias del entorno macroeconmico, pero tambin a las iniciativas
de la competencia y sus reacciones. En este sentido, la asistencia regular a ferias y exposiciones de nuestro sector,
ocupa una posicin importante entre las frmulas de mantenerse al da de lo que pasa en los mercados.
En resumen
Una feria o exposicin internacional es la herramienta ms conveniente para las empresas que desean promover sus
productos o servicios en otros pases, ya que permite conocer a un mayor nmero de clientes en un menor tiempo.
Es importante saber si su empresa est preparada para exportar, antes de ir a un evento de esta naturaleza.
Asimismo, es necesario determinar el producto que se va a exportar, el pas de destino y los canales de distribucin
que nos ayudarn a lograr nuestros objetivos de exportacin. Con base en esto es que se puede elegir el evento en
el que ms conviene participar.
Es recomendable saber si Promxico tiene pensado organizar un pabelln en este evento y si no, busque en otras
instituciones si existe apoyo para participar en ferias, en qu consiste, cules son los requisitos para obtenerlos y
aprovecharlos.
54
Tan pronto como haya elegido el evento a participar, defina los objetivos de la participacin y comunquelos
claramente al personal de la empresa.
La planeacin de la participacin debe iniciarse inmediatamente y debe incluir elegir al personal adecuado, definir
el tipo de cliente que requerimos contactar durante el evento y empezar a contactarlo desde antes.
De igual modo hay que hacer los arreglos de viaje del personal que atender el stand, incluyendo que cuenten con
los documentos que se requieren para viajar.
Planear con anticipacin el material impreso y muestras que se llevarn al evento, as como el procedimiento para
su envo al stand.
Estar pendientes de las fechas lmite que marca el organizador para la solicitud de servicios bsicos para el stand,
as como para participar en actividades promocionales que organiza en el marco del evento.
Procurar que el diseo del stand sea atractivo y funcional, es decir que nos ayude a cumplir con nuestros objetivos.
Que el personal encargado de atender el stand conozca el protocolo y los usos y costumbres de negocios del pas al
que pretende dirigir sus productos. Si es posible, contar con la ayuda de representantes comerciales locales.
Capacitar al personal que atender el stand y prever una metodologa para la atencin de visitantes seleccin de
los contactos de inters.
Participar en las actividades promocionales y aprovechar todas las oportunidades promocionales que brinda el
organizador en el marco del evento.
Dar seguimiento cabal a los compromisos adquiridos con clientes potenciales durante el evento.
Evaluar el costo-beneficio para determinar si es conveniente participar nuevamente en el evento o bien analizar los
factores que pudieron influir en el resultado y corregir el rumbo.
Conclusin
La participacin en eventos internacionales es clave para la promocin
exitosa de los productos y servicios de una empresa, siempre y cuando
la direccin de la empresa tome en serio esta herramienta y logre alinear
los recursos humanos y materiales indispensables, al mismo tiempo
que comande una planeacin, evaluacin y seguimiento adecuados de
su participacin. Slo entonces se lograr participar con xito en ferias
y exposiciones internacionales.
55
Glosario de trminos
Anlisis FODA.- Es una herramienta de la planeacin estratgica que permite analizar la situacin de una empresa ante
determinado panorama, con base en factores internos o controlables como son: sus fortalezas y debilidades. Y a factores
externos o situaciones no controlables como son la oportunidades y amenazas.
Acarreo.- Servicio que consiste en arrastrar mercancas o paquetes en un tramo corto con el uso de montacargas o carros
manuales. Mejor conocido por su nombre en ingls Dryage y para fines de este documento, se refiere a llevar las muestras de
los expositores desde la bodega del centro de convenciones hasta el stand. Este acarreo generalmente slo lo puede llevar a
cabo el contratista oficial del evento.
Blue Book.- nombre comn utilizado en directorios o bases de datos de proveedores de ciertos sectores y que adicionalmente
ofrecen informacin sobre la confiabilidad o calidad moral de los que en l aparecen. Ente los ms famosos blue books
estn el de automviles para conocer el rango de precios y como directorios el de proveedores de frutas y vegetales o el de
constructores o proveedores de materiales para la construccin.
Business to Business.- Transacciones comerciales entre empresas. Proveedura para empresas.

Call center.- Oficina central donde agentes u operadores realizan llamadas de prospeccin o de promocin de productos para
una empresa determinada.
Concierge.- Miembro del staff de un hotel o evento que se encarga de resolver las necesidades de los invitados o huspedes,
por ejemplo de encontrar boletos de teatro, reservaciones en restaurantes y compra de tours. En los centros de convenciones,
este servicio se adapta por ejemplo para recibir paquetera o mensajes para los expositores.
Dun & Bradstreet.- Servicio de base de datos de empresas que contiene informacin crediticia y permite el anlisis del riesgo
de hacer negocios con dicha empresa.
Displays.- Mostrador o manera de acomodar mercanca u objetos con la finalidad de atraer la atencin de compradores.
Incoterms.-Trminos de negociaciones publicados por la Cmara Internacional de Comercio con la finalidad de ayudar a
compradores y vendedores internacionales a establecer claramente sus responsabilidades.
Marketing.- Mercadotecnia. Disciplina de la administracin que cubre necesidades al mismo tiempo que se obtienen ganancias.
Outlet.- Apertura o pasaje. Salida. En este caso, establecimiento de venta al detalle o de liquidacin de mercancas.
Pabelln.- un espacio determinado, puede ser cerrado o no, con la finalidad de albergar empresas o diferentes expositores con
un mismo fin.
Show room.- Es un lugar semipermanente para la exhibicin de mercanca. Generalmente son partes de un edificio dedicado
a cierto sector o producto y su renta mnima es por periodos de seis meses.
Shuttle.- Servicio de transporte grupal entre un punto y otro que se da con intervalos regulares. En caso de ferias y eventos
internacionales, es un servicio que proporciona gratuitamente el organizador desde el hotel sede del evento o el centro de una
poblacin hasta el lugar del evento. Este servicio pretende garantizar la llegada de los visitantes a dicho evento hacindola
ms cmoda y segura.
Stand.- local de exhibicin, conocido en el medio por su nombre en ingls: booth.
56
Directorio
NOROESTE CENTRO OCCIDENTE NAYARIT Dependencias Federales, Zacatecas.
Gilberto Macas Zavala Fernando Daz Mndez Oficinas Tepic Tel. 492 1470278
(Coordinador Regional) (Coordinador Regional) Andrs Carranza Vzquez 4929236800
Calle David Alfaro Siqueiros #2791 Av. 16 de Septiembre # 564 (Responsable de Proyecto Estatal) Ext. 85202
Zona Ro C.P 22320 Tijuana, B.C. Col. Centro C.P 44100 Esteban Baca Caldern No. 11 Col. [email protected]
Tel.: (664) 634 02 02 Guadalajara, Jal. Fraccionamiento Jardines de la Cruz
Ext. 84524, Tel. (33) 3614-2839 C.P. 63168 Tepic, Nayarit CENTRO
Directo Axtel: (664)2161518. [email protected] Tel. Directo: (311) 133-5193 Hctor Ortega Padilla
[email protected] [email protected] (Coordinador Regional)
Oficinas Guadalajara, Jalisco Camino a Santa Teresa 1679 Col.
BAJA CALIFORNIA ATIENDE AGUASCALIENTES NORESTE Jardines del Pedregal Del. lvaro
Oficinas Tijuana Ana Luisa Cullar Aranda Edmundo Gonzlez Obregn C.P 01900, Mxico D.F.
Eduardo Gonzlez Daz de Len (Director Estatal) (Coordinador Regional) Tel (55) 5447-7000
(Director Estatal) Av. 16 de Septiembre # 564, Edificio Plaza Ro, Local 10 PB Av. Ext. 1164
Calle David Alfaro Siqueiros, # 2791, Col. Centro, C. P. 44100 Calzada San Pedro No. 801 Col. [email protected]
Zona Ro, C. P. 22320, Tijuana B.C. Guadalajara, Jal. Fuentes del Valle C.P 66220 Municipio
Tel. (664) 634 0202, Tel. (33) 3614-2839 Ext. 81828 de San Pedro Garza Garca N.L. Oficinas en el Distrito Federal
Ext. 84512 [email protected] Tel. (81) 8369-6480 Yenisei Contreras
Directo Axtel (664)216-1510 Directos (81) 83359643 (Director Estatal)
[email protected] GUANAJUATO (81) 1352.8719 Camino a Santa Teresa #1679
Oficinas Len [email protected] Col. jardines del Pedregal
CHIHUAHUA Francisco Javier Allard Prez C.P 01900 Del. lvaro Obregn
Oficina Chihuahua (Director Estatal) COAHUILA DURANGO Tel. (55) 5447-7000
Rossana Gonzlez Borja Blvd. Adolfo Lpez Mateos No.1801 Oficinas Torren Ext. 1168
(Director Estatal) Ote. Torre Export, 2o. Piso Col. Martha Elvia Meza Melndez [email protected]
Antonio de Montes, #1103 Los Gavilanes, C.P. 37270 Len, (Director Estatal)
Col. San Felipe, C.P. 31240, Guanajuato. Laguna Trade Center, Calz. Juan Vivian Trueba
Chihuahua, Chihuahua Tel: (477) 763-0033 Pablo II #1110 Col. Nuevo Allende (Responsable de Proyecto Estatal)
Tel. 01 (614) 238-8847 Ext. 1174 - Frente al Aeropuerto de Torren Camino a Santa Teresa #1679
Directo Axtel (614) 2388-847 Fax: (477) 763-0088 Tel. (871) 731 7346 ext. 84816 Col. Jardines del Pedregal C.P 01900
[email protected] [email protected] [email protected] Del. lvaro Obregn
Tel. (55) 5447-7000
SINALOA MICHOACN NUEVO LEN Ext. 11721
Oficina Culiacn Oficinas Morelia Oficinas Monterrey [email protected]
Javier Olgun Susana Anglica Gonzlez Mildred Susana Ruiz Leal
(Director Estatal). Marroqun (Director Estatal) (Director Estatal) Ivonne Ortega
Ignacio Ramrez esq. Av. Nicols Bravo Av. Camelinas # 3311, C.P. 58270, Edificio Plaza Ro, Local 10 PB, Av. (Promotor Regional)
s/n, 80200, Culiacn, Sinaloa Piso: PB Fraccionamiento las Amricas. Calzada San Pedro No. 801 Col. Fuentes Camino a Santa Teresa #1679
Tel. (667) 752 0900. Morelia, Mich. del Valle, C.P 66220 Municipio de San Col. jardines del Pedregal C.P 01900
Ext. 81206 Tel. (443) 323 34 63 y 66 y 67, Pedro Garza Garca, N. L. Del. lvaro Obregn
Directo Axtel (667) 2590-741 (443) 232-0764 Tel. (81) 8335-9643, Tel. (55) 5447-7000
[email protected] Ext. 82915 Directo (81) 1352-8695 Ext. 1171
Axtel (443)232-0764 [email protected] [email protected]
SONORA [email protected]
Oficina Hermosillo TAMAULIPAS Karola Helena De La Pea Vzquez
Rigoberto Yez Germn SAN LUIS POTOS - AGUASCALIENTES Oficinas Reynosa (Promotor de Servicios y programas)
(Director Estatal) Oficinas San Luis Potos. Lic. Nancy Leticia Chvez Melndez Camino a Santa Teresa #1679
Perifrico Poniente, Edificio Laura Saucedo Lpez (Directora Estatal) Col. jardines del Pedregal
Ocotillo 310 A, C.P.83240, Las (Directora Estatal) Pendiente C.P 01900 Del. lvaro Obregn
Quintas, Hermosillo, Sonora. Av. Himno Nacional #670 3er Piso. Tel. (55) 5447-7000
Col. Las guilas, C. P. 78268, San Ext. 1179
Tel. (662) 218 3176 ZACATECAS
Luis Potos, SLP. [email protected]
Ext. 81923 Tel. (444) 8113566 Oficinas Zacatecas
Directo Axtel (662)2080-485 Ext. 84011, Jess Moctezuma Daz Maldonado
[email protected] Directo: (444) 151 0354 (Director Estatal)
Fax: 811-4568 Arquitectos, entre blvd. Lpez
[email protected] Portillo y Av. Mxico 103, C.P.98600,
57
ESTADO DE MXICO VERACRUZ VILLAHERMOSA, TABASCO

Oficinas Toluca Oficinas Xalapa Mara Teresa Gonzlez Bolio (Responsable de
Mara del Pilar Gonzlez Gonzlez (Director Luis Manuel Cuevas Padilla (Director Estatal) proyecto Estatal)
Estatal) San Luis Potos 11, Col. Belisario Domnguez Av. Paseo Tabasco n 1129 entre Av. Gregorio
Paseo Tollocan entre paseo Coln y Jess C.P. 91079, Mndez y Ruz Cortinez, Col. Rovirosa C.P. 86050,
Carranza 504 Poniente, 50130, Col. Xalapa, Veracruz Villahermosa, Tabasco.
Universidad, Toluca, Estado de Mxico Tel. Directo: (228)167-04-62 Tel. 01 (993) 315 9077
Tel. (722) 219 5580 [email protected] Ext.: 85110
219 5152 Dir. 01 (993) 268-0220
Ext. 84707 OAXACA [email protected]
[email protected] Oficinas Oaxaca
Thalia Friligos Reyes Baja California
ESTADO DE MXICO (Director Estatal) Baja California Sur
Oficinas Tecamachalco Privada de Laureles, entre Amapolas y Chihuahua
Andrs Medina Arronte Jazmines #312, C.P.68050, Reforma, Oaxaca. Sinaloa
(Director Estatal) Tel. (951) 515 5002 Sonora
Av. Puente de Tecamachalco #6, Col. Lomas 515 9669
de Tecamachalco, Ext.: 83218 Aguascalientes
Naucalpan ,Estado de Mxico [email protected] Colima
Tel. (55) 5729 9300 Guanajuato
Ext. 41608 SURESTE Jalisco
[email protected] Fernando Torres Parraud San Luis Potos
(Coordinador Regional) Michoacn
QUERTARO Calle 18 (Av. Prez Ponce) #114 Nayarit
Oficinas Quertaro. Por Calle 21 y Av. Alemn Colonia Itzimn C.P
Samuel Lara 97100 Mrida Yuc. Coahuila
(Director Estatal) Tel. (999) 927-3833, Durango
Wenceslao de la Barquera No. 13, entre Pasteur (999) 254-0426 Nuevo Len
y Corregidora, Col. Villas del Sur, C. P. 76040, [email protected] Tamaulipas
Quertaro. Zacatecas
Tel. (442) 214 3868. YUCATN
Ext.: 83703 Oficinas en Mrida Distrito Federal
[email protected] Jos Manuel Rodrguez Chauviere (Director Estado de Mxico
Estatal) Hidalgo
SUR Calle 18 (Av. Prez Ponce) #114 por Calle 21 y Av. Quertaro
Leonardo Pea Jacobo Alemn Col. Itzimn, C.P. 97100 Mrida, Yucatn
(Coordinador Regional) Tel. (999) 927 3833 Guerrero
Privada de la Tres A Sur #3710 [email protected] Morelos
Col. Gabriel Pastor C.P 72420 Puebla, Pue. Oaxaca
Tel. (222) 240-7574 CAMPECHE Puebla
[email protected] Oficinas Campeche Tlaxcala
Alejandro Lpez Salcido Veracruz
PUEBLA (Responsable de Proyecto Estatal)
Oficinas Puebla Av. 16 de Septiembre s/n P.B. Palacio Federal, Campeche
Ivn Jorge Villa Arnaiz Col. Centro C.P. 24000 San Francisco de Chiapas
(Director Estatal) Campeche, Campeche Quintana Roo
Privada 3 A Sur #3710, Col. Gabriel Pastor, C.P. Tel. (981) 81 69093, Tabasco
72420, Puebla Pue. 816 33 65 3365 Yucatn
Tel: (222) 2 37 93 71 / 79 Ext.83612 xt. 80312
[email protected] [email protected]
GUERRERO TUXTLA GUTIRREZ

Oficinas Chilpancingo. Oficinas Chiapas
Jos Alan Gascn Lpez Cano (Responsable Iris Velzquez Aguilar
de Proyecto Estatal) (Responsable de Proyecto Estatal)
Eduardo Neri 7, C.P. 39030, Cuauhtmoc Norte; 22 Poniente Sur No. 332 (frente a TELMEX) C.P.
Chilpancingo, Guerrero. 29060, Col. Xamaipak Tuxtla Gutirrez, Chiapas.
Tel. (747) 47 26 269 Tel. (961) 602 7800 al 03
Ext. 81506 Ext. 84903
58
ASIA PACIFICO EUROPA Y MEDIO ORIENTE NORTEAMRICA Montreal

Alfonso Mojica Navarro
Beijing Frankfurt Nueva York
1501 McGill College, Suite 1540
Ari-Ben Saks Gonzlez Jimena Ibarra Lozano Gerardo Patio Fernndez
Montreal, Quebec H3A 3M8, Canada
5 Sanlitun Dongwujie, Chaoyang Wilhelm-Leuschner-Strae 23 757 Third Avenue, Suite 2403,
(001 514) 287 08 99 287 18 44
District, Beijing, China 100600, D-60329 Frankfurt am Main New York, N.Y. 10017, U.S.A
(001 514) 287 16 69
Mexican Embassy (00 49 69) 97 26 98 26 (001 212) 826 2916
[email protected]
(00 86 10) 65326466/7 (00 49 69) 97 26 98 11 (001 212) 826 29 79
(00 86 10) 65 32 67 68 [email protected] [email protected] Miami
[email protected] Csar Bueno
Reino Unido Houston
444 Brickell Ave, Suite 450
Japn Alexandra Haas Paciuc Primer Secretario:
Miami, Florida 33131
Rodolfo Esa Garza de Vega 8 Halkin Street Armando Camarena
(001 305) 415 93 60 ext. 10
2F, 2-15-2 Nagata-Cho, Chiyoda- London SW1X7DW 4507 San Jacinto St. 3rd Floor Houston, TX 77004
[email protected]
Ku, Tokio 100-0014, Japn United Kingdom (001 713) 513 71 81
(00 813) 35 80 08 11 (00 44 20) 78 11 50 40 (001 713) 513 71 86 LATINOAMRICA
(00 813) 35 80 92 04 (00 44 20) 72 35 54 80 [email protected]
Argentina
Los ngeles Primer Secretario:
Corea Francia Mario Jurez Juan Carlos Rodriguez Villava
Miguel del Villar Dolores Beistegui Rohan Chabot 2401 West 6th. Street, Los Angeles, California 90057 Calle Arcos No. 1650, Belgrano,
6thFl. Heungkook Jesun Bldg. 4, rue Notre Dame des Victoires. 75002, Paris (001 213) 628 12 20 ext 296 1426 Buenos Aires, Argentina
43-1 Juja-dong, Chung-Ku (00 331) 42 86 60 01 (001 213) 628 84 66 (54 11) 41 18 88 31
Seoul 100-240 Korea (00 331) 42 86 60 12 [email protected] [email protected]
(00 822) 22 72 36 16 [email protected] Brasil
Dallas
22 72 36 31 22 72 36 32 Juan Manuel Pinto-Ribeiro Correa
Espaa Julio Carlos Marrn Recamier
(00 822) 22 72 36 33 Av.Eng. Luis Carlos Berrini, 1297 9o.
Ximena Caraza 2777 Stemmons Freeway Suite 1622 Dallas, Texas 75207
[email protected] Andar-Cj.91 Cep 04571-010-Brooklin-
Carrera San Jernimo 46 2.piso. Madrid, Espaa 28014 (001 214) 688 40 95
Singapur (00 349) 1420 2017 (001 214) 905 38 31 Sao Paulo-SP-Brasil
Francisco Bautista Plancarte (00 349) 1420 2736 [email protected] (00 55 11) 55 05 26 54 / 7670
Trade and Investment Commis- [email protected] (00 55 11) 55 06 21 63
Vancouver Regional [email protected]
sioner 152 Beach Rd, #06-05/06
Italia Jorge Lpez Prez
Gateway East Guatemala
Claudia Estevez Cano 1177 West Hastings, Suite 411. Vancouver, BC V6E 2K3
Singapore 189721 Ignacio Elas Caparrs
Foro Buonaparte No. 55 20121 Milano, Italia (001 604) 682 36 48
(00 65) 62 97 20 52 2a Avenida 7-57 Zona 10 3er nivel
(0039) 02 72 08 04 84 (001 604) 682 13 55
(00 65) 62 97 17 21 C.P. 01010 Guatemala, Guatemala C.A.
(0039) 02 72 00 47 24 [email protected]
[email protected] (00 502) 23 32 99 69 23 32 99 70
[email protected]
Vancouver (00 502) 23 32 99 71
Taiwan
Blgica Carlos Cacho Daz Ballesteros [email protected]
Csar Fragozo Lopez
Alejandro Saldvar Von Wuthenau 1177 West Hastings, Suite 411. Vancouver, BC V6E 2K3
International Trade Building, Suite Colombia
Av Franklin Roosevelt 94 Bruxelles 1050 (001 604) 682 36 48
2905, 29FL, 333 Keelung Rd., Sec. 1, Carlos Manuel Edgar Perucho
(00 322) 629 07 77 (001 604) 682 13 55
Taipei 11012, Taiwan 110 R.O.C. Bogota, Colombia. Carrera 7 #114-33 Of. 702.
(00 88 62) 27 57 65 26 Ext. 13 Edificio Royal Bank of Scotland.
(00 88 62) 27 57 61 80 Suecia Chicago (00 571) 640 06 15 640 06 16
[email protected] Nicole Inge Flix Huesca Miguel Angel Leaman Rivas (00 571) 640 06 17
Stureplan 4C, 4 Level 114 35 225 N Michigan Ave Suite 1800 Chicago IL 60626 [email protected]
Mumbai
Stockholm, Sweden (001 312) 856 03 16
Aldo Ruz Salgado Chile
(00 468) 463 50 11 663 51 70 (001 312) 856 18 34
Level 8, Vibgyor Towers Joel Enriquez Felix de Amesti
(00 468) 463 10 10 [email protected]
Block G, Plot C-62 128, 2 piso, Las Condes. Santiago de Chile
[email protected] (00 562) 245 77 10
Bandra Kurla Complex, Toronto
Bandra E, Dubai Jos Antonio Peral Vallejo 245 77 16 245 77 14 245 77 15
Mumbai 400 051, India Jos Neif Jury Fabre 1 Dundas St. West, Suite 2110, POBox 11, [email protected]
00 91 - 22 40 90 71 57 Street 23b, Villa 47, Al Safa 2 P.O. Box 212717 Dubai, UAE Toronto, Ontario, M5G 1Z3, Canad
[email protected]
PROMXICO
(00 971) 439 49 409 (001 416) 867 92 92 (55) 5447 7070 desde la Cd. de Mxico
Skype In: 84215088 (de la CD. de Mxico) 867 18 47 01800 EXPORTE (3976783)
[email protected] (001 416) 867 93 25 desde el interior de la Repblica
59
60

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Cmo participar con xito en Ferias y Exposiciones Internacionales

Cmo participar con xito en

ProMxico tu aliado en el exterior

L a participacin en ferias o exposiciones internacionales es la principal

Participar en ferias o exposiciones internacionales implica una considerable

El documento incluye un proceso de autoevaluacin para determinar si

1.1 Qu son las ferias internacionales

1.2 Principales motivos para participar en

Construir o ampliar la lista de clientes potenciales

1.3 Ventajas de participar en una

En una feria internacional puede apreciar fcilmente las ventajas

Las ferias y exposiciones internacionales tienen ventajas nicas sobre otras

En una feria, no es la empresa la que solicita la atencin de los clientes

Es decir, la relacin comprador vendedor se invierte y el vendedor debe

Muchos compradores interesados y valiosos prospectos de clientes

Durante la exposicin, usted estar en posibilidades de entrar en contacto

Por esta razn, su participacin en ferias internacionales constituye un

Durante la feria o exposicin internacional, usted y su personal tienen la

El comprador puede hacer preguntas al respecto e interactuar con quienes

Estado de nimo del visitante

En este sentido, el comprador estar en la mejor disposicin de escuchar

Asimismo, la feria representa la oportunidad de examinar fsicamente los

1.4 Tipos de ferias

1.5 Modalidades de participacin en

2.1 Cmo saber si mi empresa est

Export Fitness Centre

2.2 Seleccin del producto mercado

Lo anterior lo puede hacer de tres maneras:

2.3 Conozca el mercado meta

Se recomienda realizar un anlisis FODA por cada mercado seleccionado.

2.4 Conocer los canales de distribucin

2.5 Identifique su competencia

2.6 Evale sus posibilidades de xito

2.7 Otros aspectos bsicos que toda empresa debe

En resumen, previo a la participacin en un evento internacional, es recomendable:

Contar con un plan de negocios y de mercadotecnia internacionales.

Tomar en cuenta los aspectos financieros y asegurarse de la rentabilidad del negocio

3.1 Definicin de las expectativas al participar en una

Algunos ejemplos de expectativas de participar en una feria internacional son:

Aumentar las ventas a corto plazo

3.2 Clasificacin de los diferentes tipos de feria

En trminos generales podemos clasificar a las ferias en:

Ferias de carcter general

Ferias dirigidas a consumidores

3.3 Otras clasificaciones

3.4 Criterios para seleccionar una feria

Es cierto que las ferias y exposiciones ofrecen la oportunidad de tener un acercamiento

Algunos elementos de juicio son:

rea geogrfica donde se desarrolla el evento

Los organizadores a menudo clasifican su evento como:

Nacional, cuando el 60% de los visitantes provienen de un radio de 300 km del

Tambin es importante considerar las diferencias entre el mismo evento cuando se

Canales de distribucin a los que va dirigido el evento

Un ejemplo desafortunado de esta situacin es el de una empresa que reconoce que

Tipo de evento en el que se participa

Periodicidad, si el evento se celebra de manera anual, bienal, semestral y si es

3.5 La manera de conocer las diferentes

Para fomentar la participacin de empresas mexicanas en estos prestigiados eventos,

Si acaso, ninguno de los eventos ah propuestos responde a sus necesidades especficas,