La Trampa del Tiempo

El libro Clsico del Manejo del Tiempo

Por Alec MacKenzie

Un libro de Gerencia resumido por Resumido.com

RESUMEN EJECUTIVO La Culpa Es Slo Suya

Este libro es un clsico de referencia del manejo del tiempo. A Muchas personas piensan que la causa de sus problemas para
pesar de que mucho se ha escrito acerca de este tema, La manejar el tiempo son externas a s mismas. Las personas
Trampa del Tiempo sobresale como una de las guas ms piensan que no pueden controlar su ambiente laboral; sin
efectivas. embargo, el problema de dejarse vencer por las presiones
externas de tiempo residen en usted.
McKenzie seala abierta y claramente la raz del problema:
usted. Ejemplos:
No inventa excusas, ni culpa a la era moderna por nuestra falta - Usted contesta el telfono cuando est ocupado, pero
de tiempo para realizar lo que deseamos. Por el contrario, culpa a la persona que lo ha llamado.
seala de forma sencilla cmo malgastamos el tiempo, cmo
- Usted delega una tarea a alguien, pero luego usted lleva a
podemos identificar las actividades que nos hacen perder y
cabo gran parte de esa labor, ya que no confa en que la
cmo modificar su conducta para ser ms productivo y
otra persona pueda realizarla efectivamente.
eficiente.
Debe examinar sus propios hbitos y debe estar dispuesto a
cambiarlos, si stos interfirieren con su habilidad para manejar
su tiempo. Tambin debe superar las malas interpretaciones
que tenga acerca del manejo del tiempo, tales como: yo
Desperdiciar el Tiempo: Es la Naturaleza del Hombre trabajo mejor bajo presin. Nadie trabaja mejor bajo presin;
La industria del manejo del tiempo ha ido creciendo y lo que ocurre es que usted hace lo mejor que puede bajo cada
desarrollndose desde que el libro La Trampa del Tiempo circunstancia especfica.
fuera publicado por primera vez en 1972. Esta industria - que Otra mala interpretacin es que el manejo del tiempo le
ayuda a personas que tienen problemas para organizarse - impedir ser espontneo. Esto no es cierto; por el contrario,
incluye libros, talleres, seminarios, calendarios y sistemas saber manejar su tiempo adecuadamente le permite organizarse
completos para la organizacin del tiempo. de forma ms eficiente, as que usted tendr ms libertad de
Las personas necesitan una orientacin til para manejar su hacer lo que desee y como lo desee.
tiempo, ya que la mayora de las reglas publicadas acerca de La Ventaja del Manejo del Tiempo
esto, contradicen las leyes de la naturaleza humana.
El tiempo es un recurso limitado; usted slo cuenta con el
Debido a ciertas caractersticas innatas del ser humano (tales tiempo que tiene y no puede conseguir ms. Lo cierto es que
como ego, deseo de complacer, miedo de ofender a los dems usted en realidad no puede manejar el tiempo, slo puede
y temor a los nuevos retos), las personas a menudo se rinden manejar su relacin con l. Dicho en otras palabras, usted slo
ante las presiones del tiempo, distracciones y ante el temor a puede controlar cmo utiliza la cantidad de tiempo que tiene a
delegar. su disposicin.
Otras caractersticas que tambin lo hacen a usted vulnerable a Cuando usted controla el uso de su tiempo, obtiene cuatro
las presiones del tiempo incluyen: la curiosidad, inseguridad, beneficios importantes:
orgullo por sus habilidades, envidia hacia los dems, ambicin
y perfeccionismo. Todas estas amenazas interfieren con su ha- 1.- Experimentar menos estrs.
bilidad para utilizar el tiempo en forma correcta y eficiente. 2.- Tendr una vida ms balanceada; tendr una mejor
Por el hecho de que existe ese conflicto entre el ser humano y distribucin del tiempo (entre: trabajo y familia; familia y
las reglas del manejo del tiempo, es difcil obtener control usted).
sobre el tiempo. Lo primero que tiene que hacer es estar 3.- Ser ms productivo.
consciente de estas fuertes tendencias y debe ensearse a s
mismo a cambiarlas. 4.- Alcanzar sus metas profesionales y personales ms
rpido.
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La Importancia de la Planificacin Una vez realizado lo anterior, siga detalladamente sus activi-
dades a lo largo del da; anote a la hora que empez una
La planificacin es un elemento esencial para el manejo del
actividad, de qu tipo es, el tiempo que utiliz, la prioridad y
tiempo. Usted debe planear activamente su da, en vez de
sus comentarios al respecto (anote tambin las interrupciones y
dejarlo pasar para cumplir con las demandas de los dems. La
distracciones).
planificacin comprende cuatro aspectos claves:
Al realizar la lista de sus prioridades para cada actividad,
1.- Establezca metas a largo plazo y haga una lista de los
clasifquelas del uno al cuatro:
objetivos a corto plazo que estn vinculados a estas.
- Uno: Importante o urgente
2.- Establezca prioridades de acuerdo con cada una de
estas metas y objetivos, basadas en cun importantes son a - Dos: Sus obligaciones del da
largo y corto plazo.
- Tres: Actividades de rutina o que se pueden postergar
3.- Conozca su ciclo de energa personal y utilcelo para
- Cuatro: Actividades en las que cree que desperdicia su
guiarse en su da ideal.
tiempo.
4.- Utilice los tres trminos claves: metas, prioridades y
Mantenga su diario a la mano mientras realiza sus actividades
da ideal, para crear su plan personal diario. Luego
durante el da; puede tenerlo en su computadora si tiene acceso
escrbalo en un papel.
a ella fcilmente durante todo el da. Revise su diario cada vez
Cuando usted establezca sus metas, formlelas primero a largo que cambie su atencin de una actividad a otra.
plazo y luego los objetivos que lo ayudarn a alcanzarlas; usted
Este diario le demostrar claramente cmo est utilizando su
puede seguir este proceso para establecer metas profesionales y
tiempo y en dnde est teniendo problemas; cuando usted se
personales por igual.
percate de estos problemas, comenzar a cambiar la forma en
Cada meta que establezca deber tener varias caractersticas como emplea su tiempo. Al final del da, observe su diario,
claves. Deben: evale honestamente cmo ha empleado su tiempo. Pregn-
tese:
- Ser alcanzables (para que pueda lograrlas)
- A qu hora empez a realizar su meta nmero uno?
- Ser especficas y medibles
- Cun bien hizo sus actividades nmero uno del da?
- Tener una fecha lmite
- Cules fueron sus mayores interrupciones?
- Ser flexibles (para que pueda cambiarlas conforme
cambien las circunstancias y condiciones) Las respuestas a estas preguntas lo ayudarn a mejorar estos
factores del manejo del tiempo.
Adicionalmente, si usted necesita de la ayuda de otra persona
para alcanzar una meta, debe obtener primero su consentimien- Lleve un registro de cmo utiliza su tiempo por lo menos du-
to. rante tres das; de esta forma podr analizar los patrones de
conducta que su diario le revela. Esto le mostrar realmente sus
Establezca la prioridad de cada una de sus metas, creando una
hbitos actuales para manejar el tiempo, para luego comenzar
matriz de prioridades. Ordnelas jerrquicamente, en trminos
el proceso de cambiarlos, reconociendo aquellos factores en los
de su importancia a largo plazo, su urgencia a corto plazo, peso
que pierde ms tiempo y tratando de corregirlos.
y prioridad. Esto lo guiar a planificar su da y as podr dispo-
ner de toda su energa para lograr sus metas. Los 20 Causas del Desperdicio del Tiempo
Para crear su da ideal, debe hacer un itinerario de las activi- 1.- Manejarse por crisis: cuando la crisis ocurre, usted se
dades ms importantes; asimismo debe establecer bloques de distrae de sus prioridades del da. Planeando con antelacin las
horas (de una a dos) para realizar estas actividades (como revi- posibles soluciones a problemas que puedan ocurrir, usted
sar su correo, hacer citas, llamadas, etc). puede reducir las probabilidades de que sucedan.
Tenga en mente que el da ideal es como una agenda para su 2.- Interrupciones telefnicas: si bien contestar el telfono
planificacin diaria; en ella usted establecer el tiempo que ha puede ser una condicin natural en el hombre, siga ciertos
de emplear en cada actividad, as como especificar las princi- pasos para disminuir las interrupciones:
pales categoras en las que se encuentran.
- Brrese de la mente la idea de que la necesidad de quien
Dnde se Encuentra Usted Ahora y a Dnde Quiere Llegar lo llama, es demasiado importante para ser ignorada
Para formar su propio programa de manejo del tiempo, co- - Filtre las llamadas que le hacen, utilizando cualquier
mience por entender dnde se encuentra usted ahora; lleve un tcnica que le sea til (delegndoselas a su asistente,
diario de cmo usa su tiempo. Escriba sus metas para el da y usando una mquina de contestar el telfono, etc)
otrgueles una prioridad; tambin establezca una hora lmite
- Atienda las llamadas que usted quiera, cuando est
para el cumplimiento de cada una.
disponible y tenga tiempo para hacerlo.

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3.- Planificacin inadecuada: aprenda a hacer primero lo pri- tase a cambiar y no contine aplazando las cosas, hgalas lo
mero, empleando un sistema de planificacin. Integre sus acti- ms pronto posible.
vidades diarias en un sistema que incluya tanto proyecciones
11.- Reuniones: haga que las reuniones sean ms eficaces, lle-
como planificaciones mensuales.
vando una agenda y poniendo un horario para ellas. Descarte
4.- Hacer demasiadas cosas: aprenda a delegar, a decirle no a las reuniones a las que no necesita asistir.
su jefe y a organizarse mejor. As no tendr que hacer demasia-
12.- Papeles innecesarios: organice los documentos y papeles
das cosas al mismo tiempo.
que tiene que utilizar en sus actividades diarias; deseche
5.- Visitas inesperadas: supere su necesidad de sentirse impor- aquellos que no necesita.
tante, de prestar ayuda en cualquier momento o de ser indis-
13.- Tareas sin acabar: use su autodisciplina para volver a
pensable para los dems. Si no puede evitar estas visitas:
tareas que han sido interrumpidas. Cuando aplace algn trabajo
- No se extienda y conteste rpidamente las preguntas de o tarea, trate de dejarlo de forma tal que le sea fcil volver a
los visitantes. retomarlo.
- Postergue una reunin con ellos para otro momento. 14.- Personal inadecuado: ayude a las personas que trabajan
para usted a que aprendan buenas tcnicas para administrar su
- Refiralos a otra persona que pueda ayudarlos tambin.
tiempo.
- Motvelos a resolver ellos mismos sus inconvenientes.
15.- Socializacin: reduzca el tiempo excesivo de socializar
6.- Delegacin ineficaz: supere su renuencia a delegar y con los dems en horas laborales; utilice seales o mensajes
aprenda a hacerlo de forma eficaz. Seleccione a la persona que indiquen el fin de estos momentos.
adecuada, dele instrucciones claras y precisas, otrguele la
16.- Responsabilidades y autoridad confusas: aclare lo que
autoridad necesaria, repita de ser necesario lo que espera de
hace cada quien e identifique el nivel de autoridad de cada
ella, suminstrele apoyo y entrnela como deba ser necesario
persona.
para que cumpla con lo que usted quiere.
17.- Mala Comunicacin: aclare el propsito de su comunica-
7.- Desorganizacin personal: mantenga su escritorio limpio;
cin, sea un buen interlocutor, utilice las palabras correctas y
deshgase de su lista de cosas por hacer y sustityala por un
aplique otra buena tcnica de comunicacin.
sistema organizador integrado. Busque un sitio fijo para los
papeles que utilice a lo largo del da. 18.- Controles inadecuados: utilice un mejor sistema de control
y monitoreo.
8.- Falta de autodisciplina: recurdese que usted es una per-
sona ordenada. Coloque sus metas del da en un lugar visible, 19.- Informacin incompleta: trabaje hasta encontrar un siste-
utilice el sistema organizador, establezca fechas lmites y pla- ma que le asegure la obtencin adecuada de la informacin que
nifique sus actividades. usted requiere.
9.- Incapacidad para decir no: escuche lo que la otra persona 20.- Viajes innecesarios: reduzca los viajes innecesarios de
le est pidiendo hacer. Diga no si es necesario, argumente negocios o el desperdicio de tiempo en estos; trate que las otra
sus razones y ofrzcale alternativas. personas vengan a donde usted se encuentra, o utilice sistemas
de conferencia remota.
10.- Desidia: reconozca que usted tiene el control; comprom-

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