CAPTULO I

MARCO TERICO

1.1. DEFINICIN DE ALMACN

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca. Son manejados
a travs de una poltica de inventario. Esta funcin controla fsicamente y mantiene todos
los artculos inventariados. Al elaborar la estrategia de almacenamiento se deben definir
de manera coordinada el sistema de gestin del almacn y el modelo de
almacenamiento.

La palabra almacn se define como el edifico o lugar donde se guardan o depositan

mercancas o materiales y donde, en algunas ocasiones, se venden artculos al por mayor.

Segn Brenes M., P. define: Como el espacio debidamente dimensionado que la

empresa destina a la ubicacin y manipulacin eficiente de sus materiales y mercancas.

Un almacn se puede considerar como un centro de produccin en el cual se efectan

una serie de procesos relacionados con:

Recepcin de materiales.
Adecuacin, en su caso, de productos a los requerimientos comerciales (embalajes,
etiquetados, etc.).
Almacenamiento de productos propiamente dicho (ubicacin fsica).
Seleccin de productos para atender a los pedidos de clientes o fbrica.
Preparacin de la expedicin o entregas.
 Carga de camiones.

El almacn, al igual que una planta industrial, normalmente se compone de un conjunto

de departamentos o reas de trabajo, que se pueden definir como instalaciones
especficas de produccin, consistentes en una o ms personas y/o mquinas, que se
pueden considerar como una unidad a efectos de planificacin de necesidades de
capacidad y programacin detallada de operaciones.

1.2. FUNCIONES DEL ALMACN

La funcin del almacn tiene un doble enfoque: como actividad al servicio del
proceso productivo o de la organizacin distributiva.
En primer caso, el almacn de aprovisionamiento se constituye en un sistema de
alimentacin del proceso productivo, colaborando en la uniformidad y continuidad de
ste; es el eslabn que une la produccin con el cliente.
En el segundo caso, el almacn se constituye como un sistema de alimentacin al
mercado, ayudando a la funcin de ventas a proporcionar un servicio eficaz al cliente en
este caso sera la pieza de la cadena que enlaza la produccin con el cliente.

La funcin del almacn se define como el conjunto de actividades desarrolladas con

mercancas y productos que hay que mover y conservar para el cumplimiento de los fines
productivos y comerciales previstos en el ciclo operativo de la empresa.
Los almacenes tambin pueden ser vistos, no solo desde el punto de vista operativo,
sino desde sus fines de carcter general. Atendiendo a este aspecto, podemos diferenciar
en los almacenes tres funciones:
i. La funcin de almacn como coordinador de los desequilibrios entre la oferta y la
demanda.
Esta funcin tiene su explicacin desde el hecho de que la demanda de un producto
no siempre coincide en tiempo y cantidad con su oferta, por lo que se impone ciertos
stocks, dado que la demanda insatisfecha de un cliente por problemas en el transporte
falta de previsin de los proveedores u otras eventualidades, puede producir la prdida
del mismo, con el consiguiente resultado negativo en la cuota de mercado y en los
ingresos de la empresa.
 La estabilidad de la demanda de ciertos productos puede producir una
descoordinacin entre el momento de su produccin y su poca de venta. Situaciones
como la de la industria conserva, por ejemplo, exigen el almacenamiento de la
produccin en poca de recogida a fin de establecer al mercado durante el resto del ao.
En casos como estos, el almacenamiento puede resultar indispensable.
ii. La funcin de almacn como reductora de costos.
Se producira esto cuando resulta ms rentable adquirir algunos artculos en grandes
lotes y/o transprtalos en cargas consolidadas hacia lugares de almacenamiento
cercanos a los puntos de venta, que adquirir lotes ms pequeos en los momentos
puntuales que indique la demanda.
iii. La funcin del almacn como complemento del proceso productivo.
Se observara en productos tales como quesos, vinos, licores, embutidos, etc. que
precisan de un periodo de maduracin previo a su consumo.
1.3. IMPORTANCIA DE LA FUNCIN DEL ALMACN

La gestin de almacenes adquiere una gran importancia dentro de la red logstica ya que
constituyen decisiones claves que definen en gran medida la estructura de los costos
servicios del sistema logstico de una empresa. Si pudiramos definir con verdadera
exactitud la demanda y lograr un suministro eficiente y efectivo, la razn de ser de esta
actividad no sera necesaria, pero la realidad es otra. El impacto de factores tales como
la globalizacin de los mercados, el incremento acelerado de los avances cientficos-
tcnicos, la aceptacin acelerada del justo a tiempo y el surgimiento de nuevas
necesidades como brindar servicios que agreguen valor al producto, no permiten operar
con costos razonables, por lo que el empleo de los almacenes e inventarios es una
herramienta para mejorar la coordinacin demanda suministro.

En los distintos estudios de la administracin moderna, el almacn es considerado un

medio que posibilita conseguir economas potenciales e incrementar utilidades para la
organizacin.

A menudo se recurre a los famosos inventarios, catalogados como un componente

esencial para manejar la productividad.
En mercados extremadamente competitivos, se utilizan inventarios cada vez menores, y
con niveles de servicio paulatinamente mayores.

La optimizacin del rea logstica funcional continuar siendo el propsito principal de

los almacenes de nuestro tiempo, y el estudio de todo lo referente al almacenamiento,
seguir en el foco para todo tipo de empresas que conciban la logstica desde una
perspectiva especial.

Cualquier reduccin en el costo de almacenamiento incidir a la hora de definir el costo

final del producto, ya que el precio de un producto lo fija comnmente el mercado, la
reduccin de los costos de almacenamiento redundar de inmediato en un aumento de
los beneficios de la empresa y en los clientes. Ver tabla 1.

Existen cuatro (4) razones bsicas por las que una empresa realiza actividades de
almacenamiento:

1. Reduccin de los costos de produccin transporte

2. Coordinacin de la demanda y el suministro
3. Apoyo al proceso de produccin
4. Apoyar el proceso de comercializacin

1.4. CLASIFICACIN DE LOS ALMACENES

Los criterios para clasificar los almacenes pueden ser varios y, por tanto, se
pueden considerar varias clases de almacenes:

En primer lugar, podemos sealar los almacenes que cubren las necesidades del ciclo
productivo y que almacenaran materias primas (materiales no elaborados), materiales
semielaborados o materiales consumibles (accesorios o auxilios), y los que satisfaceran
las necesidades del ciclo de distribucin o almacenamiento de los productos destinados
a la venta o productos acabados (finales).
Una segunda clasificacin, comprendida en la anterior, diferenciara:
a. Almacenes principales o centrales.
b. Almacenes subsidiarios o perifricos.
c. Depsitos o almacenes dbiles.
Los almacenes de distribucin antes mencionados tambin pueden presentar su propia
clasificacin, que podemos dividir en:

a) Almacenes de PLANTA
Contienen productos terminados en espera de ser distribuidos. Suelen hallarse
situados dentro de la fbrica, constituyendo el primer escaln del sistema logstico.
b) Almacenes de CAMPO
Dentro del sistema logstico se encuentra en diferentes niveles: regionales,
provinciales, locales, etc. Tienen por misin el mantenimiento de los stocks del sistema
logstico.
c) Almacenes de TRNSITO O PLATAFORMAS
Son creados fundamentalmente para atender a las necesidades de transporte,
componen los costes de almacenamiento con mayores volmenes transportados.
Actualmente este tipo de almacn est teniendo mucha aceptacin entre los operadores
logsticos y las empresas productoras.
d) Almacenes TEMPORALES O DEPSITOS
Son los dedicados, casi siempre, a los productos perecederos. Si tenemos en
cuenta la naturaleza de los productos almacenados, podemos distinguir almacenes de
materias primas, de productos semielaborados, de productos terminados, de piezas de
recambio, de materiales auxiliares y archivos de informacin.
Atendiendo al rgimen jurdico, diferenciaremos los siguientes tipos:
a) Almacn propio de la empresa.
b) Almacn en ALQUILER
c) Almacn en LEASING.
En funcin de las tcnicas de manipulacin, tambin podemos establecer la siguiente
clasificacin de almacenes:
a) Convencionales
Que constituyen el sistema clsico de almacenamiento con estanteras de acceso
manual servidas por carretillas.
b) En bloque
Donde el almacenamiento no tiene ningn tipo de estructura, situando los palets
uno encima de otros.
c) Compactos Drive-in
Las caractersticas principales de este tipo de almacenamiento es que no se tiene
espacios entre pasillos y las carretillas pueden introducirse dentro de las estanteras.
d) Dinmicos
Estn formados por bloques compactos, sin pasillos. En ellos se deslizan los palets
desde el punto de entrada a la estantera, hasta el de salida. Utilizan el sistema FIFO.
e) Mviles
Se caracteriza por el movimiento de toda la estructura de estanteras, lo que
permite abrir un pasillo entre cualquiera de ellas, manteniendo el resto compacto.
f) Semiautomticos y automticos
Se caracterizan por el movimiento automatizado de las zonas de almacenamiento.
g) Autoportantes
Se caracterizan por la doble funcin de las estanteras; una es la de almacenar los
diferentes productos, y la otra es la de hacer de soporte del edificio.

1.5. ACTIVIDADES PROPIAS INCLUIDAS EN EL PROCESO DEL ALMACN

Recepcin, la inspeccin, el control, la clasificacin, la sistematizacin, la conservacin y
la expedicin o distribucin.
A las que deberamos aadir tareas de tipo administrativo y contable y operaciones
complementarias como el acontecimiento, la maduracin o el reacondicionamiento de
los productos.
Recepcin de mercancas.
Consiste en dar entrada a los artculos enviados por los proveedores. Durante el
proceso de recepcin se comprueba que la mercanca recibida coincide con la
informacin que figura en el albarn o nota de entrega. Tambin se observa las
caractersticas, la cantidad, calidad, etc., se corresponden con el pedido.
Control de calidad inmediato
El control de calidad que se debe realizar en un almacn central ha de limitarse a la
comprobacin de la correspondencia entre el contenido del envase en que se recibe
el producto respecto al continente.
Almacenamiento
 Es ubicar la mercanca en la zona ms idnea del almacenamiento, con el fin de poder
acceder a ella y localizarla fcilmente. Para ello se utilizan medios de transporte
interno (cintas trasportadoras, elevadas, carretillas) y medios fijos como
estanteras, depsitos, instalaciones, soportes, etc.
Conservacin y mantenimiento
Trata de conservar la mercanca en perfecto estado, durante el tiempo que
permanece almacenada. La custodia de la mercanca tambin comprende aplicar la
legislacin vigente sobre seguridad e higiene en el almacn y normas especiales
sobre cuidado y mantenimiento de cada tipo de producto.
Gestin y control de existencias
Consiste en determinar la cantidad que hay que almacenar de cada producto y
calcular la frecuencia y cantidad que solicitar en cada pedido, para generar el
mnimo coste de almacenamiento.
Expedicin de mercancas
Comienza cuando se recibe el pedido del cliente y el proceso consiste en seleccionar
la mercanca y el embalaje (segn las condiciones exigidas) y eligir el medio de
transporte (segn tipo de mercanca y lugar de destino). Los almacenes de
distribucin comercial tambin hacen otras operaciones como consolidacin,
divisin de envos y combinacin de cargas.

a. Regular los flujos entre la oferta (fabricacin o compra) y la demanda (clientes):

Ventas estacionales y compras estacionales.
Series de fabricacin grandes y salidas a clientes en lotes pequeos.
Previsin ante variaciones errticas en la demanda.
b. Optimizar los costes de distribucin:
Flujos de fbrica (delegaciones: carga completa (trailers de 3 ejes: 12 a 25 T).
Delegacin (cliente: reparto con furgoneta (1 a 4 T)
Atender desde fabrica un unico
1.6. EL ALMACN EN LA CADENA LOGSTICA
El almacn es un elemento que interviene en la red logstica y tiene gran importancia
tanto para la empresa en particular, como para la red logstica en general, ya que sirve
de elemento regulador en el flujo de mercancas.

Un almacn bien gestionado da equilibrio a la gestin empresarial en general, pues es

capaz de estabilizar la produccin con la demanda, ya que intenta sincronizar las distintas
carencias entre la fabricacin y la demanda y adems supone un suministro permanente
a los clientes. Por ejemplo, si para la construccin de un automvil se requiere un plazo
de una semana, mientras que la demanda del mismo es diaria, semanal, mensual es
necesario para lograr un ajuste entre oferta y demanda producir una cantidad de
automviles que constituya un conjunto de existencias, con el fin de ofrecerle al cliente
el automvil en un tiempo prudencial y que ste no se vaya a la competencia.

Un almacn bien gestionado requiere un buen control y gestin de las existencias que en
l se depositan. Es necesario fijar un volumen mximo y un volumen mnimo de
existencias, conocer la cantidad de producto que se debe solicitar y cundo se debe
solicitar, as como los costes que se generan por la realizacin del pedido y del
almacenamiento, con el fin de equilibrarlos y minimizarlos.

El almacn garantiza la oferta permanente de algunos productos principalmente

materias primas, como productos agrarios, forestales o pesqueros que se obtienen
durante un periodo de tiempo concreto y que se demandan durante todo el ao en el
proceso productivo. Por ejemplo, una fbrica de muebles necesita constantemente
madera para su proceso productivo y la tala de los rboles para la madera se suele realizar
durante el invierno. Como podemos observar, el almacn se convierte en una pieza clave
en la gestin de productos.

Podemos definir el almacn como el recinto donde se realizan las funciones de recepcin,
manipulacin, conservacin, proteccin y posterior expedicin de productos.
 CAPITULO II
FUNDAMENTACIN DEL PROBLEMA CASO
2.1 DEFINICIN DEL CASO PRCTICO
2.1.1 CASO PRCTICO VIP S.A.
Victor Tateishi Saico
VIP S.A. es una empresa de reciente creacin dedicada a la comercializacin de vehculos
y repuestos automotrices en el mercado peruano. El gran xito de la empresa se debe, en
gran medida, a la escasez de ofertas asequibles para la poblacin de moderados recursos
econmicos.
Como parte de las operaciones programadas para el segundo ao de la empresa, se debe
mantener un stock de repuestos que permita reemplazar los elementos en mal estado,
ya sea por desgaste natural o por accidentes.
En la rutina diaria de la empresa, las comunicaciones entre el personal sobre asuntos
laborales se caracterizan por su simpleza, sencillez y aparente intrascendencia.
No obstante, ciertas conversaciones podran ser muy ilustrativas y dar luces sobre la
operacin de la empresa y el desempeo del personal. A continuacin, transcribimos
algunos dilogos entre el personal de almacenes, los usuarios de esta unidad y otros
trabajadores relacionados con las funciones logsticas.
DILOGO 1: Arturo, encargado de la facturacin de contabilidad, conversa con Jaime, Jefe
de Almacn Central Lima.
ARTURO. Los retenes de vlvulas son los repuestos que ms se mueven, verdad?
JAIME. S. Segn los reportes de inventarios, los retenes son los que tienen ms
movimiento.
ARTURO. Pero en este mes solo hemos facturado veinte juegos de ocho retenes aqu en
Lima. No te parece raro? Hace diez minutos, Lucio (Encargado de las importaciones) me
dijo que se haban importado dos mil de retenes de Chile. Cuntos te quedan?
JAIME. Trecientos cincuenta en el almacn.
ARTURO. Y el resto?
JAIME. En el almacn de preentrega de la planta (se refiere al almacn donde se realiza
el servicio de preentrega del vehculo).
ARTURO. Cuntos hay exactamente en la planta?
JAIME. No estoy seguro, pero hace una semana envi un lote de mil retenes. Voy a sumar
las entregas de este mes O prefieres las de todo el ao?
ARTURO. El stock de la planta no figura en el sistema?
JAIME. S, pero no es exacto, pues se reactualiza ms o menos cada semana. Lo ms
probable es que ya se hayan utilizado algunos retenes. Cuando me llegue el disco con la
informacin y le haga el cambio del programa, te doy la informacin actualizada.
ARTURO. Un momento. El envo a la planta no es una venta, no debe considerarse como
salida del almacn.
JAIME. Doy salida a todo lo que despacho, para que nadie se queje.
ARTURO. De que forma identificas si es una venta o si es para la planta?
JAIME. El sistema lo descuenta automticamente, sea que mi control es exacto. Ahora,
que salga por ventas o para preentrega se puede determinar si sumamos las guas de
remisin.
ARTURO. Y cmo haces con la tienda de Manco Cpac? (Se trata de la tienda de venta
de repuestos al pblico).
JAIME. Igual con una gua de remisin. Por qu? Hay problemas en la contabilidad?
ARTURO. No, solo preguntaba. Mientras no haya problemas con el balance al momento
de revisar las existencias, todo est bien. Pero hay seguridad de que estn en la empresa,
cierto?
JAIME. S, de eso ni te preocupes.
DIALOGO 2: Pedro, Encargado del almacn de preentrega de la planta, recibe un pedido
de repuestos de Santiago, mecnico de la planta.
SANTIAGO. Por favor, atiende esta solicitud de repuestos, ya est firmada y autorizada
por la jefatura encargada (se trataba de distintos artculos en varias cantidades).
PEDRO. Creo que tengo todo. Ya regreso, voy por los repuestos.
SANTIAGO. Espera, me olvid de ponerle las arandelas cdigo 11223-12345.
PEDRO. Cuntas necesitas?
SANTIAGO. Cien Mejor que sean doscientos.
PEDRO. Est bien, pero cmo lo vas a regularizar?
SANTIAGO. Aqu mismo. Mira, agrego las arandelas abajo del ltimo artculo y asunto
arreglado.
PEDRO. De acuerdo y cuntos retenes van a necesitar el prximo mes?
SANTIAGO. No s, depende del nmero de autos que lleguen al servicio.
PEDRO. Ustedes cambian retenes a todos los autos que vienen?
SANTIAGO. No, solo a los que vienen a reclamar por prdida de aceite.
PEDRO. Y ms o menos cuantos son esos?
SANTIAGO. No lo s.
PEDRO. Entonces no puedo estimar la cantidad que debo pedir a Lima.
SANTIAGO. No te compliques y pide una buena cantidad. Ahora que se venden bastantes
autos, la planta tiene la prioridad en todo, as que van a atender todo lo que t pidas.
PEDRO. Tienes razn, eso har.
DIALOGO 3: Esteban, trabajador del Almacn Central de Lima, conversa con Jaime, su jefe,
sobre el pedido de Renzo, vendedor de repuestos de la tienda de Manco Cpac.
JAIME. Renzo est pidiendo ciento sesenta retenes. Trelos por favor.
ESTEBAN. Debera pedir doscientos de una vez, para darle dos bolsas enteras. Si seguimos
fraccionando, se van a perder artculos.
JAIME. Buen punto. Entonces trae doscientos retenes, yo arreglo eso con Renzo.
ESTEBAN. (Regresando del almacn despus de veinte minutos). Jefe, tenemos un
problema, en el Bincard figura que quedan ciento cincuenta retenes, descontando los
doscientos que estoy trayendo, pero fsicamente he contado ciento cuarenta y ocho.
JAIME. Y desde cuando hay esa diferencia?
ESTEBAN. No s.
JAIME. Voy a tener que hablar inmediatamente con Ral (Encargado del control de
inventarios).
DIALOGO 4: Jaime, pide ayuda a Ral, Encargado de los movimientos de stock
JAIME. Ral, tengo una diferencia de dos retenes de vlvula en el stock del almacn.
RAL. Djame revisar los saldos en la computadora Deberas tener trecientos cincuenta
en stock. Eso quiere decir que tienes trecientos cuarenta y ocho, correcto?
JAIME. No, tengo ciento cuarenta y ocho; acabo de retirar doscientos. Lo que pasa es que
todava no lo he descargado porque Renzo me tena que confirmar que acepta los
doscientos retenes en vez de los ciento sesenta que pidi, para evitar trmites.
RAL. Qu bueno, porque recin voy a elaborar el cuadro de movimientos.
JAIME. Yo s que debera descargar de inmediato, pero no tuve tiempo para anular guas
y volver a hacerlas. T sabes lo pesado que es ese asunto Mi problema ahora es que me
faltan dos retenes
RAL. Estoy muy ocupado con los pedidos de repuestos de ltima hora, vas a tener que
solucionarlo t mismo, Es fcil, yo te explico. Entras al men principal y seleccionas
Ajustes de inventario; luego, cuando el programa te pida el almacn, colocas 1, que
significa Almacn Central de Lima. Despus de eso escribes el cdigo del artculo y
automticamente aparecer el repuesto con la cantidad que hay en stock; en la columna
Ajuste, escribes la diferencia que te falta. El programa registrar automticamente el
ajuste con la fecha y la hora de hoy. Como soy yo quien saca el reporte mensual de
inventarios y anexos, incluidos los ajustes, no va a haber ningn problema.
JAIME. Perfecto. Te aviso tan pronto termine.
DIALOGO 5: Felipe, encargado de la venta de los autos, solicita retenes importados a
Jaime para una venta especial.
FELIPE. Cuntos retenes de vlvulas te quedan?
JAIME. Justo tengo el dato exacto: quedan ciento cuarenta y ocho.
FELIPE. Nada ms?
JAIME. Para qu los necesitas?
FELIPE. Parece que vamos a vender un lote de cincuenta autos para una institucin del
Gobierno. Lo ms probable es que tengamos que cambiar los retenes.
JAIME. En ese caso, pueden conseguir ms en la planta.
FELIPE. Son los que importaron de Chile?
JAIME. Bueno, la gran mayora s, porque cuando llegaron los dos mil, solo me quedaban
unos cuatrocientos de las originales.
FELIPE. Y dnde estn los dems?
JAIME. Parte en la planta, parte en la tienda Y un grupo se vendi a los concesionarios.
FELIPE. Ests seguro de que hay en la planta?
JAIME. Mejor djame confirmar primero
FELIPE. Est bien, as quedamos.
DIALOGO 6: El seor Vein, uno de los dueos de la empresa, se dirige al Almacn Central
de Lima para realizar una solicitud directamente. Cuando llega al almacn, solo encuentra
a Carlos, el nuevo almacenero.
SEOR VEIN. Dnde est la gente del almacn?
CARLOS. Jaime y Esteban han salido. Estn coordinando el control diario de los stocks de
repuestos en todas las reas.
SEOR VEIN. (Interrumpiendo prepotentemente). Desde cundo trabaja usted aqu?
CARLOS. Hace casi dos meses, seor.
SEOR VEIN. Entonces usted todava est en periodo de prueba. Quin lo recomend?
CARLOS. Jaime me recomend al gerente de esta rea (en ese instante regresa Jaime al
almacn)
JAIME. Buenas tardes, seor Vein.
SEOR VEIN. Veo que la gente del almacn sale cuando le da la gana.
JAIME. Siempre hay alguien en el almacn, seor (evadiendo tratar el motivo de su
ausencia)
SEOR VEIN. T, siempre deberas estar en tu puesto, Jaime. En fin Necesito un juego
de retenes originales y uno importado de chile, despus te los regreso con mi secretaria.
JAIME. Enseguida, seor.
SEOR VEIN. (Quince minutos despus, cuando Jaime le entrega los juegos de retenes).
Bien Ahora que recuerdo, tambin necesito diez llaveros, diez encendedores y veinte
gorros blancos y rojos, mitad y mitad. Todo eso se lo mandas a mi secretaria. Yo ya me
tengo que ir.
JAIME. (Dirigindose a Carlos despus de que el seor Vein haba abandonado el
almacn). (Qu mala suerte! Justo viene cuando yo no estaba. Por favor, haz una gua
de salida de los retenes y el material publicitario (se refiere a lo llaveros encendedor y
gorras). Estoy yendo donde el gerente, de paso le pido que firme la gua.
DIALOGO 7: Pedro conversa con Jaime y Ral en una breve reunin.
PEDRO. Quisiera hacerles una consulta. Desde hace buen tiempo, tengo varias piezas
malogradas que sobraron de algunos canjes de vehculos canibalizados. Antes tena sitio,
pero ahora que hay bastante movimiento, el espacio se ha reducido. Quisiera saber si
puedo mandar las cosas al almacn de Jaime.
JAIME. Y qu voy hacer yo con ella? A m tampoco me sobra el espacio. No tengo donde
ponerlas.
PEDRO. Pero t tienes ms espacio que yo.
JAIME. Esprate, que voy a consultar con Ral. No cuelgues, voy a hacer una llamada
tripartita.
JAIME. Al, Ral. Te habla Jaime, tengo en lnea a Pedro que quiere hacerte una consulta;
te voy a pasar, ok? Listo. Habla, Pedro
PEDRO. Al, Ral. Cmo ests. Le deca a Jaime que tengo piezas aparentemente
malogradas que han sido reemplazadas por piezas nuevas de vehculos canibalizados y
que me estn ocupando mucho espacio. Qu puedo hacer?
RAL. Esperen Creo que podramos dar de baja las piezas; de eso me puedo encargar
yo. Pero qu se hara con ellas? Igual habra que ponerlas en algn sitio, qu problema!
Pedro, averigua los nmeros de las guas de ingreso y de qu fechas son esas piezas, as
ahorramos tiempo.
PEDRO. Son piezas de canje de vehculos. Canibalizados. No hay guas de remisin porque
no hay costos en trminos contables.
RAL. Tienes razn. Entonces djalo como est.
PEDRO. Y qu pasa con el espacio que necesito?
RAL. Reacomoda las cosas lo mejor que puedas. Vas a tener que esperar hasta que se
arreglen las piezas o hasta que se saquen del inventario, cosa difcil por lo engorroso que
es eliminar existencias de la contabilidad. Lo siento, no hay otra salida por ahora.
2.1.2 DELIMITACIN DEL PROBLEMA
A. OBJETIVOS:
A.1. OBJETIVOS GENERALES
Alcanzar un equilibrio en el control de inventario en los almacenes de la empresa VIP S.A
A.2. OBJETIVOS ESPESIFICOS

Impedir las prdidas causadas por hurtos, deterioros o por negligencia del
personal encargado
Garantizar el abastecimiento oportuno en los almacenes
Registro adecuado de entradas y salidas
B. JUSTIFICACION
Este caso prctico es analizado con el fin de aportar alternativas y solucionar los
problemas encontrados en el manejo de control de inventario en el almacn del negocio.
2.2 DIAGRAMA DEL PROBLEMA CASO
Diagrama Causa Efecto:

Productos Informacin

Falta de seguimiento a la
disposicin de materiales. Perdida de
materiales Informacin ineficiente
Gestin ineficiente del de registro de productos.
aprovisionamiento.
Deficiente gestin de la
Inadecuada distribucin informacin.
de productos
Ineficiente clasificacin
de productos
Deficiente gestin de
almacn

Falta de comunicacin.
Falta de disposicin
fsica de almacn.
Falta de compromiso.

Falta de supervision.
Toma de decisiones
improvisadas.

infraestructura Personal
2.3 ACTIVIDADES DE SOLUCIN

Para solucionar el registro de inventarios sera implementar un sistema de conteo

cclico, donde se verifica la exactitud de registros de inventario contando los
artculos continuamente todo el ao.

Trabajo constante con el informe de demanda y recepcin de productos, llevando

un registro de las compras y distribucin para as entender el comportamiento de
entradas y salidas.

Pedido de productos con previa documentacin y anterioridad al

desabastecimiento.

Establecer el trabajo en equipo para una mejora de comunicacin entre el

personal y los departamentos.

Manejo de Indicadores para previsiones futuras.

El responsable del almacn principal debe tener la capacidad de tomar decisiones

acertadas.

Mejorar el trabajo y el cooperativismo entre todos los miembros de la empresa.

2.4 SOLUCIN PTIMA

Para tener un mejor control del inventario de repuestos en los almacenes se sugiere
tomar en consideracin lo siguiente:
A. SALIDA DEL ALMACN
Se establecer un procedimiento que tendr como objetivo suministrar
correctamente desde el Almacn Central Lima los repuestos hacia las distintas reas
que lo requieran, requerir la responsabilidad directa y obligatoria por parte del jefe
de almacn (Jaime) en la custodia, proteccin y conservacin de los repuestos.
Procedimiento:

Documento de
Responsable Actividad Trabajo, ayuda Observaciones
o referencia
1 rea requiriente. Solicita repuestos Formato de El formato debe
a Almacn Central solicitud, estar
debidamente
llenada y
firmada por el
responsable.
 2 Almacenista Elabora el Formato de El formato debe
(Almacn Formato de salida salida de estar
Principal) de almacn por almacn. debidamente
cada salida de llenada y
repuestos. firmada por el
responsable.
3 Almacenista Entrega los bienes El almacenista
(Almacn solicitados al rea debe verificar la
Principal) Requiriente. conformidad de
la entrega.
4 rea requiriente. Recepcin de los El responsable
repuestos y firma de la recepcin
el formato de debe verificar la
salida del almacn conformidad de
la recepcin.
5 Almacenista Registra las Cuadro de salida
salidas en un de repuestos
cuadro de salida mensual
mensual(fecha,
cantidad, rea de
envo,etc)
6 Jefe del Autoriza las Verificar la
Departamento de salidas de los conformidad de
lmacen. repuestos del los formatos.
almacn.
7 Almacenista Archiva el formato
(Almacn de salida del
Principal) almacn en el
portafolio de
control de salidas.

Consideraciones:

Los formatos son registros de movimientos debidamente elaborados y

autorizados por el Jefe del Almacn.
El almacenista no puede variar el lugar de destino, ni cambiar o reemplazar
los repuestos a la hora de la entrega.
Los formatos no deben tener tachas, enmendaduras, adiciones o
correcciones, debe ser previamente autorizadas por el jebe del almacn.
Las responsables involucrados no deben firmar el/los formatos de salida si no
est en conformidad.
B. ENTRADA AL ALMACN
Se plantea un procedimiento de entrada de repuestos al almacn con el objetivo de
controlar el ingreso de los repuestos solicitados por las reas de la empresa VIP S.A. a
fin de mantenerlos seguros y tener un mejor control.
Procedimiento:

Documento de
Paso Responsable Actividad Trabajo, ayuda Observaciones
o referencia
1 1.1 Almacenista Entrega pedido al Pedido
principal proveedor
1.2 Responsable
Entrega pedido al
rea
lmacen principal
requiriente.
2 2.1 Almacenista Recibe y revisa Factura El formato debe
(Almacn factura original estar
Principal) del pedido. debidamente
2.2 rea Recibe y revisa el llenada y
requiriente. formato de firmada por el
entrega del responsable.
pedido.
3 3.1 Proveedor El almacenista
Enva los
debe verificar la
3.2 Almacenista repuestos
conformidad de
principal solicitados.
la entrega.
4 Almacenista Documento de El responsable
Recepcin del
principal entrega de la recepcin
pedido y revisin
Responsable debe verificar la
del documento de
rea requerida conformidad de
entrega.
la recepcin.
5 Almacenista Se hace la Cuadro de salida
principal pregunta Los de repuestos
repuestos mensual
Responsable entregados se
rea requerida encuentran en
buen estado?
a) S, ir al paso 7
b) No, ir al paso 6
6 Almacenista Si el repuesto no Verificar la
(Almacn se encontr en conformidad de
Principal) buen estado se los formatos.
Responsable regresa al lugar
rea requerida de destino. Ir al
paso 3 y reiniciar
el procedimiento.
7 Almacenista Se hace la
(Almacn pregunta. Se
Principal) recepcion todo
Responsable el material?
rea requerida a) S, ir al paso 9
b) No, ir al paso 8
 8 Almacenista Si el material fue Control de
(Almacn entregado entregas
Principal) incompleto se parciales
Responsable elabora el
rea requerida formato de
control de
entregas parciales
y se notifica.
9 Almacenista Si el material est
(Almacn completo se sella
Principal) y firma el
Responsable documento de
rea requerida entrega
10 Almacenista Registra las Cuadro de
(Almacn recepcin de los Entrada
Principal) repuestos en el Mensual
Responsable cuadro de
rea requerida entrada mensual
11 Jefe de almacn Autoriza la
entrega de
entrada de
repuestos
12 Almacenista Archiva los
(Almacn formatos de
Principal) entrega en el
Responsable portafolio de
rea requerida control de
entradas.
13 Almacenista Ordenan y
(Almacn acomodan los
Principal) repuestos de
Responsable acuerdo a su
rea requerida clasificacin.
14 Jefe de almacn Verifica la
correcta
clasificacin y
ordenamiento de
los repuestos.

Consideraciones:

La recepcin de los bienes, debe realizarse en el almacn principal.

Los pedidos tienen que estar correctamente especificadas, teniendo en cuenta
las necesidades del almacn.
 C. SISTEMAS DE INFORMACIN Y MANEJO DE INDICADORES
C.1. SISTEMAS DE INFORMACIN
En sentido general, la informacin es un conjunto organizado de datos procesados, que
constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenmeno.

El sistema de informacin que puesta al servicio de los personajes principales de la

organizacin, le permite tomar decisiones acertadas y oportunas, adoptar las medidas
correctivas que correspondan y controlar la evolucin en el tiempo de las principales
variables y procesos.

Importancia:

Tener en cuenta que los sistemas de informacin, permite:

Relevancia: proporcin de datos necesarios.

Facilidad: obtencin fcil de los valores de los datos.
Claridad: trminos claramente definidos.
Totalidad: inclusin de todos los elementos de datos necesarios.
Esencialidad: exclusin de los elementos de datos innecesarios.
Precisin: dominio de valores suficientemente grande para soportar aplicaciones.
Identificacin: facilidad de identificacin de las problemas.
Robustez: vista suficientemente amplia como para no requerir cambios
peridicos.
Flexibilidad: facilidad para la modificacin.

C.2. INDICADORES
El trmino Indicador en el lenguaje comn, se refiere a datos esencialmente
cuantitativos, que nos permiten darnos cuenta de cmo se encuentran las cosas en
relacin con algn aspecto de la realidad que nos interesa conocer.
Las implicaciones del manejo de indicadores estn relacionadas con la posibilidad de
adelantarse a la ocurrencia de las dificultades, identificar con mayor exactitud las
oportunidades de mejoramiento con el fin de conocer oportunamente las reas
problemticas y entender los bajos rendimientos.

Los indicadores son necesarios para poder mejorar: Lo que no se mide no se puede
controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar.
Los objetivos y tareas que se propone una organizacin deben concretarse en
expresiones medibles, que sirvan para expresar cuantitativamente dichos objetivos y
tareas, y son los indicadores los encargados de esa concrecin.
Los indicadores pueden ser: medidas, nmeros, hechos, opiniones o percepciones que
sealen condiciones o situaciones especficas.

Todo se puede medir y por tanto todo se puede controlar, all radica el xito de cualquier
operacin.

Caractersticas:
Los indicadores tienen algunas caractersticas muy importantes:
1. Pueden medir cambios en esa condicin o situacin a travs del tiempo.
2. Facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas o acciones.
3. Son instrumentos muy importantes para evaluar y dar surgimiento al proceso de
desarrollo.
4. Son instrumentos valiosos para determinar cmo se pueden alcanzar mejores
resultados en proyectos de desarrollo.

C.2.1. INDICADORES DE ALMACENAMIENTO

La gestin de almacenamiento debe estar totalmente alineada con la gestin de
aprovisionamiento y distribucin, por lo tanto el control sobre los procesos generados al
interior del Centro de Distribucin o almacn es determinante en cuanto al impacto de
los costos de operacin sobre la operacin logstica.
1. COSTO DE UNIDAD ALMACENADA

Objetivo Controlar el valor unitario del costo por

almacenamiento propio o contratado

Definicin Consiste en relacionar el costo del almacenamiento

y el nmero de unidades almacenadas en un
periodo determinado.
Clculo
=

Periodicidad Este indicador se calcula cada mes.
Este indicador se calcula cada El responsable por el clculo del indicador es el jefe
mes. del almacn.
Impacto Sirve para comparar el costo por unidad
almacenada y as poder decidir si es ms rentable
subcontratar el servicio de almacenamiento o
tenerlo propio.

Ejemplo:
Tabla como informacin para graficar el indicador costo de unidad almacenada.

Indicador Costo de Unidad Almacenada.

2. COSTOS DE UNIDAD DESPACHADA

Objetivo Calcular los costos unitarios de la bodega

respecto al total de despachos efectuados.

Definicin Porcentaje de manejo por unidad sobre los

gastos operativos del centro de distribucin.
Clculo
=

Periodicidad Este indicador se calcula cada mes.
 Este indicador se calcula cada mes. El responsable por el clculo del indicador es el
jefe del almacn.
Impacto Sirve para costear y controlar el porcentaje de los
gastos operativos de la bodega respecto a las
unidades despachadas.

Ejemplo:

Tabla como informacin para graficar el indicador costo de unidad despachada.

 Grfico Costo Unidad Despachada

3. COSTO METRO CUADRADO

Objetivo Cuantificar el costo del rea de almacenamiento

respecto a los costos de operacin interna.

Definicin Consiste en conocer el valor de mantener un

metro cuadrado del almacn.
Clculo
=

Periodicidad Este indicador se calcula cada mes.
Este indicador se calcula cada El responsable por el clculo del indicador es el
mes. jefe del almacn.
Impacto Sirve para costear el valor unitario de metro
cuadrado y as poder negociar valores de
arrendamiento y comparar con otras cifras de
almacenes similares.

Ejemplo:
 Tabla como informacin para graficar el costo metro cuadrado de almacn

Indicador costo por metro cuadrado

4. NIVEL DE CUMPLIMIENTO EN DESPACHOS

Objetivo Controlar la eficacia de los despachos efectuados por el

centro de distribucin.
 Definicin Consiste en conocer el nivel de efectividad de los
despachos de productos a los clientes en cuanto a los
pedidos enviados en un periodo determinado.
Clculo

=

Periodicidad Este indicador se calcula cada mes.
Este indicador se calcula El responsable por el clculo del indicador es el jefe del
cada mes. almacn.
Impacto Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos
solicitados al centro de distribucin y conocer el nivel de
stock que maneja el almacn.

Ejemplo:

Tabla como informacin para graficar el nivel de cumplimiento de despachos

 Indicador de nivel de cumplimiento en despachos
D. TOMA DE DECISIONES
La toma decisiones no es un proceso fcil debido a la serie de elementos que se deben
tomar en cuenta y que se combinan administrativamente.
Como resultado de esta combinacin de elementos, podemos encontrar distintos
enfoques para tomar decisiones, como el enfoque psicolgico, el enfoque econmico, el
enfoque lgico, el enfoque matemtico, etc. El enfoque psicolgico y el econmico estn
considerados como los ms decisivos, ya que el psicolgico se basa en el anlisis de las
causas y circunstancias que nos conducen a la decisin y el econmico est en busca de
la maximizacin de resultados y ganancias.
D.1 IMPORTANCIA:
Una toma de decisiones siempre se encuentra relacionada con la determinacin y
cumplimiento de los objetivos, con la investigacin y desarrollo de diversas alternativas.
Debido a que las decisiones son irrepetibles, una mala decisin complica el proceso
administrativo.
D.2 ASPECTOS QUE SE DEBEN CONSIDERAR:
Para una adecuada toma de decisiones en el rea de almacn por parte del encargado
principal se propone el cuestionamiento de las siguientes interrogantes:
- Es mejor arrendar o tener un propio almacn?
- Es necesario tener ms almacenes?
- Cuntos repuestos se deben solicitar para el mes siguiente?
- Cul debe ser el mnimo stock por almacn?
- Se estn perdiendo repuestos?
 - El personal encargado cumple con sus funciones?
- Se estn cumpliendo con la entrega satisfactoria de los pedidos?
- La informacin fluye entre todos los trabajadores?
Estas cuestiones generales ayudan al encargado de la toma de decisiones a tener una
visin ms amplia de cmo se estn realizando las diferentes actividades en su
departamento.
E. TRABAJO EN EQUIPO
Al realizar una correcta comunicacin entre los operarios es posible lograr metas,
aumentar productividad y generar los resultados que se deben alcanzar. La comunicacin
interna aporta mejoras en muchos aspectos de la organizacin, sirve como herramienta
de motivacin de los empleados, construye y fortalece la identidad corporativa.
 CAPTULO III
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En el desarrollo del presente caso VIP S.A. hemos observado que mediante la
implementacin de propuestas planteadas para solucionar las causas de la situacin del
problema.
La realizacin del estudio nos arroj la informacin necesaria para detectar los problemas
que aquejan en la empresa como son:
a) Fallas en el control de Inventario.
b) El sistema no permite diferenciar la salida y la venta.
c) Sistemas aislados.
d) No se cumple con los procedimientos.
e) Malas prcticas en los colaboradores.
f) La informacin es transportada en una unidad de disco para su reactualizacin de
los inventarios.
g) No existe un registro exacto de los repuestos utilizados.
h) El sistema no se actualiza en tiempo real la salida y entrada de repuestos.

La continuacin del desarrollo del presente caso es indispensable para obtener mejores
resultados en la administracin de los inventarios y almacenes. Por lo que se recomienda
lo siguiente:
a) Implementar un mtodo eficiente de control de entrada y salida de repuestos al
almacn.
b) Implementar un sistema integrado de uso de indicadores.
c) Realizar inventario de repuestos usados.
d) Hacer una correcta toma de decisiones evaluando las diversas variables que
causan los problemas.