Tema 1 - La Empresa y Los SI
Tema 1 - La Empresa y Los SI
Tema 1 - La Empresa y Los SI
1. La Empresa
Privada: El capital pertenece a una persona fsica o jurdica privada y su objetivo fundamental es
la obtencin de beneficios.
Mixta: Existe una superposicin de las dos formas anteriores.
Organizacin jerrquica
Una organizacin jerrquica se estructura en forma de pirmide, ocupando el vrtice el puesto de mayor
poder, y por tanto de mayor responsabilidad. En el organigrama adjunto se aprecia una organizacin de
ste tipo. La pirmide se divide horizontalmente en varias partes, cada una de las cuales se corresponde
con un nivel de autoridad. Las pirmides invertidas o muy planas indican organizaciones poco eficientes.
Organizacin funcional
En la mayora de las empresas, podemos distinguir entre las siguientes funciones principales:
Produccin: creacin de bienes y servicios o adicin de valor a estos bienes y servicios:
o Ingeniera y diseo
o Programacin y control de la produccin
o Abastecimiento
o Control de Calidad ...
Ventas y Marketing: obtencin de clientes y todas las tareas relacionadas con la mercadotecnia:
o (Investigacin de mercados
o Distribucin y logstica
o Promocin y ventas
o Publicidad...
Finanzas: obtencin e inversin de recursos monetarios.
o Relaciones financieras
o Tesorera
o Inversiones
o Contabilidad
o Presupuestos
o Impuestos ...
Recursos humanos: donde se coordina el factor humano en todos sus aspectos:
o Seleccin y contratacin
o Asignacin, transferencia, promocin y ascensos
o Entrenamiento, formacin y capacitacin.
o Sueldos, salarios y nminas.
o Relaciones laborales, comunicacin y disciplina.
o Seguridad e higiene, siniestralidad y servicio mdico.
o Control de presencia y ausentismo ...
Organigramas
Un organigrama es un grfico en el que se representan las unidades organizativas y las relaciones que
existen entre ellas. Existen varios tipos, por ejemplo, en la figura se muestra un organigrama para reflejar
la estructura jerrquica de una empresa.
1.4.
Estructura
departamental de una empresa
Funciones de una organizacin departamental
Todas las empresas u organizaciones, tambin llamadas instituciones estn compuestas por reas o
departamentos, lo que permite una mejor divisin del trabajo y clarificar responsabilidades.
Los modelos clsicos establecen la existencia de gerencias o direcciones, las cuales estn formadas a su
vez por departamentos que se agrupan de acuerdo a las actividades que llevan a cabo y a sus
responsabilidades; y as encontramos a un departamento de Contabilidad, uno de Compras,
Mantenimiento, Mercadotecnia, etctera, cada uno con un objetivo y determinadas actividades.
Criterios de agrupamiento
1. Agrupamiento funcional. Basado en la organizacin funcional, es decir: Produccin, Ventas,
Finanzas, etc ...
2. Agrupamiento por conocimiento y destrezas. Las posiciones pueden ser agrupadas de acuerdo
con los conocimientos y destrezas especiales que sus miembros traen al cargo.
Los hospitales, por ejemplo, podran agrupar a los cirujanos en un departamento, a los
anestesistas en otro, y a los psiquiatras en un tercero. El agrupamiento puede basarse tambin en
nivel de conocimiento y destreza; por ejemplo, pueden crearse diferentes unidades para albergar
artesanos y aprendices, o simplemente trabajadores cualificados y no cualificados.
3. Agrupamiento por proceso de trabajo o maquinaria utilizada. Las unidades pueden estar basadas
en el proceso o actividad usados por el trabajador. Por ejemplo una empresa del sector del metal
podra distinguir por talleres: fundicin, soldadura y mecanizado. Tambin segn el tipo de
maquinaria, como en un taller de imprenta que estable departamentos separados de impresin
tipogrfica y offset.
4. Agrupamiento por turno o tiempo. Los grupos pueden tambin formarse de acuerdo a cuando es
hecho el trabajo. Diferentes unidades hacen el mismo trabajo de la misma forma pero en distinto
tiempo, como en el caso de diferentes equipos en una fbrica.
5. Agrupamiento por produccin o lnea de producto. Aqu las unidades son formadas sobre la base
de los productos que hacen o los servicios que brindan. Una empresa automovilstica puede
dividir entre turismos y furgonetas o incluso por modelo de vehculo.
6. Agrupamiento por cliente. Los grupos pueden tambin formarse para tratar con distintos tipos de
clientes. Una empresa de seguros puede tener departamentos separados para plizas de
individuos y de empresas o grupos.
7. Agrupamiento por lugar o rea geogrfica. Por ejemplo, una empresa panadera puede tener las
mismas instalaciones de horneado duplicadas en 20 reas de poblacin diferentes para asegurar
la diaria entrega fresca en cada una.
La divisin funcional es posiblemente la ms utilizada, con mayor o menor grado de detalle segn el
tamao y el nmero de personas asignadas a cada funcin. Es frecuente aplicar despus otros criterios
para subdividir los departamentos funcionales demasiado extensos en otros ms pequeos y operativos.
2.1. Definicin
Sistema de Informacin: Conjunto formal de procesos que, operando sobre una coleccin de datos
estructurada segn las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la informacin (o
parte de ella) necesaria para la operacin de dicha empresa y para las actividades de direccin y control
correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesaria para desempear las
funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.
2.2. Objetivo
Facilitar las actividades administrativas y de gestin a todos los niveles, mediante el suministro de
informacin adecuada y de calidad, a la persona que la necesite para su uso correcto.
3. Gestin de Stock
3.3. Objetivos
Se debe encontrar un equilibrio en el nivel de stock para cumplir tres objetivos contradictorios:
o nivel de servicio adecuado
o inversiones mnimas de stock
o eficiencia en la fabricacin
Es decir, almacenar productos es un coste ... pero que falten ... tambin!!
En resumen, las dos preguntas crticas: CUNTO? y CUNDO? La respuesta vendr en funcin de
La demanda
Los costes (almacenar tiene un costo, No almacenar tambin)
Los plazos de entrega
4. Gestin de la Produccin
4.1. Conceptos
Produccin. Se ocupa de la actividad de produccin de artculos, es decir, de su diseo, su
implantacin, su operacin (fabricacin) y del control del personal, los materiales, los equipos,
el capital y la informacin para conseguir los productos.
Producto. Es el nombre genrico que se da al resultado de un sistema productivo y que puede ser
un bien o un servicio (un servicio es una actividad solicitada por una persona o cliente).
Objetivos:
Reduccin de costes de produccin:
o aprovechar los recursos existentes
o realizar nuevas inversiones que mejoren la tecnologa.
o Seleccin y diseo de los procesos para optimizar la productividad.
o NO reducir la calidad (costes de la no calidad: coste de artculos defectuosos, devoluciones,
insatisfaccin y prdida de clientes, ...)
Entregas rpidas y entregas en fecha
Flexibilidad para adaptarse a los cambios: variaciones estacionales, mercado cambiante, ...
Servicio al cliente: Satisfacer las exigencias, informar, reducir el riesgo, facilitar el trato,...
4.3. Tecnologa
La tecnologa es el proceso empleado por las empresas para convertir las entradas en resultados.
Todos los procesos de produccin tienen una tecnologa. La seleccin de tecnologa por parte de
las empresas tiene importantes repercusiones.
Innovacin:
o Reingeniera de procesos
o Ampliacin y modificacin de productos
o Diseo y desarrollo de nuevos productos
o Introduccin de nuevas tecnologas
Gestin tctica:
Anlisis del cumplimiento de las previsiones, planificacin de nuevas campaas, marketing,
toma de medidas correctoras, control de campaas en curso, anlisis de la competencia, elegir la
mejor distribucin...
Gestin estratgica:
Planes a lp, segmentar el mercado y seleccionar segmentos objetivo, prediccin de ventas,
lanzamiento de nuevos productos...
En general denominaremos Impresos, a los documento en papel o formulario que sirven de soporte a las
transacciones comerciales.
Ejemplos: Cheques, facturas, albaranes, declaracin de hacienda...
Suelen haber varias copias con diferente color segn el destinatario.
Partes de un impreso
o Cabecera: fecha, origen y destino.
o Cuerpo: transacciones. En la factura por ejemplo cdigos, descripciones, unidades, precios,
descuento, totales lnea...
Pedidos
Un pedido, debe contener al menos:
Nmero, fecha, identificacin del vendedor, direccin de entrega, artculos solicitados, precios
unitarios, condiciones y forma de pago, embalaje, portes, seguros, condiciones especiales,
comercial que realiza el pedido...
Un pedido puede corresponder a una o varias entregas.
Una entrega puede corresponder a varios pedidos.
Factura
La factura acredita legalmente la operacin de compraventa.
Contiene los datos del pedido + albarn
Adems, nmero (debe ser correlativo) y serie de la factura, descripcin de la operacin, tipo de
IVA, lugar y fecha de emisin.
Pueden incluir a ms de un pedido.
Pueden ser parciales a un pedido.
El vendedor debe conservar copia de la misma durante 5 aos desde la expiracin del plazo.
Facturas de rectificacin (errores, devoluciones...) pueden contener una serie especial.
Recibo
documento emitido por la persona que cobra y lo entrega al que paga.
Justifica la recepcin de una cantidad de dinero.
Debe aparecer:
o Nmero de recibo,
o persona o entidad que entrega el dinero,
o cantidad de dinero, en nmero y letra,
o lugar y fecha de expedicin,
o nombre y firma de quien recibe el dinero.
6. Contabilidad y finanzas
6.3. La contabilidad
La contabilidad pretende:
o Conocer la situacin del patrimonio empresarial, es decir, lo que tenemos, lo que nos deben
y lo que debemos en un momento dado (Balance de situacin).
o Controlar el resultado de la gestin de la empresa durante un perodo determinado. (Cuenta
de prdidas y ganancias).
El conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una empresa constituye su patrimonio.
Algunos principios bsicos contables:
o Principio de registro, los hechos econmicos se registran cuando nazcan los derechos u
obligaciones que los originen.
o Principio de correlacin de ingresos y gastos, el resultado de un ejercicio es la diferencia
entre ingresos y gastos del mismo.
o El principal, y que resume todos los principios anteriores es el de imagen fiel: La
contabilidad mostrar la situacin y valor verdadero del patrimonio de una empresa, de sus
resultados y de su estado financiero.
7.1. Caractersticas
Es un departamento fuertemente vinculado a la gerencia, ya que asesora a la direccin respecto
de la administracin del personal.
Presta servicios a la totalidad de la empresa, lo que requiere una gran coordinacin e integracin
con el resto de departamentos.
Maneja informacin delicada y de carcter personal sobre los empleados, por lo que su gestin
debe garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos.
7.2. Funciones
Asesorar a los ejecutivos en la elaboracin y administracin del sistema de administracin del
personal, y en los problemas que su implantacin puede acarrear.
Proponer los proyectos y actividades necesarias para regular las relaciones de trabajo en la
institucin
Administrar los sistemas de clasificacin de puestos y remuneracin. Valorar y controlar
aspectos como: eficiencia productiva, control de presencia y ausentismo, accidentes, ...
Administracin del personal: Promocin, asignacin de personal, temporalidad, movilidad
interna, ...
Disciplina, quejas y agravios.
Supervisar los pactos, convenios colectivos y las relaciones de trabajo.