Programacion y Difusion de Un Evento Comerc
Programacion y Difusion de Un Evento Comerc
Programacion y Difusion de Un Evento Comerc
1. Presentacin
2. Generalidades
3. Contenido
3.1. Programacin del evento comercial
3.2. Tipos de eventos comerciales
3.3. Requerimientos de un evento comercial
3.4. Presupuesto del evento
3.5. Elaboracin del protocolo del evento
3.6. Plan de relaciones pblicas
3.7. Difusin del evento
3.8. Evaluacin
4. Referencias
5. Crditos
1. Presentacin
Bienvenidos, aprendices!
La realizacin de eventos comerciales, tales como ferias o exposiciones, requiere de todos los
componentes del llamado ciclo Deming o Ciclo administrativo: planear, hacer, verificar, actuar.
Por tal motivo, su programacin hace parte de la fase de planeacin, sin olvidar que, por tratarse
de una actividad de carcter promocional, precisa actividades de difusin que procuran la
asistencia del mayor nmero de personas convocadas.
2. Generalidades
Segn Snchez (2007, p. 33): evento es todo acontecimiento previamente organizado que rene
a un determinado nmero de personas en tiempo y lugar preestablecidos, que desarrollarn y
compartirn una serie de actividades afines a un mismo objetivo para estmulo del comercio, la
industria, el intercambio social y la cultura general. En la literatura, usualmente se agrupan los
eventos en dos grandes ramas: empresariales y sociales.
3. Contenido
Segn Snchez (2007, p. 34), la planificacin de eventos es una actividad de un alto nivel de
versatilidad, que incluye tareas como relaciones pblicas, administracin de recursos,
ambientacin, manejo de grupos, supervisin general, etc. Por lo cual se requiere de una
correcta planificacin y organizacin profesional para poder competir y lograr excelencia en la
calidad del servicio.
Sin embargo, no solo basta con conocer cules son los pasos bsicos para construir un evento, sino
que tambin se tiene que contar con un equipo de organizadores capacitados y con experiencia
que puedan cumplir con todos los objetivos y metas encomendadas. En ese sentido, es importante
resaltar cules son sus funciones y las competencias que debe poseer. Segn el observatorio
laboral y Ocupacional del SENA (2013), las funciones son:
Actos culturales
Becas y concursos
Conferencias de prensa
Conferencias
Cursos, jornadas, seminarios, congresos
Desayunos de trabajo
Desfiles de moda y showrooms
Entregas de premios
Espectculos
Ferias y exposiciones
Homenajes
Inauguraciones
Lanzamientos de productos
Mega eventos
Presentaciones de libros
Pow wow (trmino aplicado al turismo)
Tianguis (dem)
Vernissages
Workshops
El desarrollo de cada uno de los pasos debe ser un proceso concertado entre el comit
organizador y los directivos de la empresa, para que se puedan pactar decisiones relevantes y se
pueda hacer un seguimiento a los resultados.
Los presupuestos se pueden clasificar a partir de criterios como flexibilidad, periodo de tiempo,
campo de aplicacin, segn la naturaleza de los recursos utilizados, etc. La seleccin del tipo de
presupuesto que utilizaremos depender, entre otras cosas, de las necesidades y los
requerimientos de cada evento. Al respecto, Lozano (2009, pp. 11-13) nos ilustra acerca de
algunas clasificaciones:
Rgidos, estticos, fijos o asignados. Son aquellos
que se elaboran para un nico nivel de actividad y
nos permiten realizar ajustes necesarios por la
variacin que ocurren en la realidad.
Segn la
flexibilidad Flexibles o variables. Son los que se elaboran por
diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a
las circunstancias cambiantes del entorno. Son de
gran aceptacin en el campo de la presupuestacin
moderna. Son dinmicos, adaptativos pero
complicados y costosos.
Segn el campo de
aplicacin de la Presupuesto de costo-produccin: Algunas veces esta
empresa informacin se incluye en el presupuesto de produccin. Al
comparar el costo de produccin con el precio de venta,
muestra si los mrgenes de utilidad son adecuados.
En la actualidad, los actos protocolarios son muy comunes en la empresa privada. Antiguamente,
estos solo eran llevados, casi exclusivamente, por instituciones estatales. Para las empresas, es
importante darle visibilidad en el mercado a sus actos ms y, por tal razn, se esfuerzan en
organizar eventos importantes donde se destaque el protocolo, ya que esto crea una imagen de
pulcritud, orden, elegancia y sincronizacin ante las dems empresas, personas e instituciones.
Es importante referenciar los actos empresariales donde, usualmente, se llevan a cabo actos
protocolarios. En ese sentido, Soto (2012, p. 90), realiza la siguiente clasificacin:
El protocolo empresarial est presente antes, durante y despus de la realizacin del evento.
Dentro de cada momento, el protocolo requiere de unas determinadas acciones y recursos. Por
esa razn, es fundamental conocer cada uno de ellos:
En esta etapa, el protocolo est relacionado con la planificacin y la seleccin del personal a
cargo del mismo e implica:
Estudio de entorno
Contratacin del equipo de protocolo
Identificacin de recursos
Envi de invitaciones y acreditaciones
Confirmacin de los asistentes
Construccin del cronograma y programa
Adecuaciones del lugar
Arreglos
b) Durante el evento
Una vez se finalice el evento, usualmente a los invitados se les ofrece un coctel, pasa bocas y
tambin en ocasiones bailes, conciertos o exhibiciones.
Antecedentes de la empresa
Misin y visin de la empresa
Objetivos generales y especficos
Target o pblico objetivo
Estrategias y tcticas
Cronograma
Personal encargo de la ejecucin
Presupuesto
Indicadores y resultados de medicin
Es importante saber que el plan de relaciones pblicas est integrado al de comunicaciones y, por
esa razn, es importante conocer cules son las tareas de las relaciones pblicas, ya que, de esa
manera, podemos integrar los elementos adecuados. El (Instituto Gallego de Promocin
Economica - IGAPE) plantea algunas:
Para la difusin de un evento se puede utilizar cualquier medio de comunicacin. La seleccin del
mismo depender de los recursos disponibles, la cobertura, el tipo de medios que consuma el
target, el alcance, etc.
El organizador debe determinar cul es la combinacin de medios que mayor nivel de ruido
genera dentro de su pblico objetivo, su duracin y frecuencia, ya que la idea es despertar el
inters dentro de los posibles participantes y motivarlos a hacer la compra.
Esta evaluacin no se debe remitir solo al desarrollo del evento, sino que tambin se debe
evaluar el desempeo del equipo desde la etapa de concepcin de la idea hasta su finalizacin.
Encuestas
Entrevistas
Sondeos de opinin
Sesiones de grupo
La idea es establecer con gran exactitud si la ejecucin del evento se realiz conforme a lo
planeado y si se cumplieron las expectativas.
4. Referencias
Desbordes, M., & Falgoux, J. (2006). Gestion y organizacion de un evento deportivo. Espaa:
INDE.
Sanchz, R. J. (2010). Cmo organizar eventos con xito. En R. J. Sanchz, Cmo organizar
eventos con xito. Argentina: Ugerman Editor .