VIGENCIA 10/05/201

PROCEDIMIENTO
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CONTROL DE DOCUMENTOS Y
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REGISTROS

1. OBJETIVO(S)
1.1 Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades asociadas al manejo, uso y control
de los documentos y registros que sean parte operativa, normativa y legal del desarrollo
normal de las actividades de la organizacin y su Sistema de Gestin Integral.

1.2 Asegurar y controlar el debido proceso de identificacin, recuperacin, retencin, archivo,

almacenaje y, proteccin de los registros que se generen durante el desarrollo normal de las
operaciones del Sistema de Gestin Integral de la organizacin.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos internos, externos y registros que son parte de
la evidencia y gestin operativa, normativa y legal del Sistema de Gestin Integral de la
organizacin.
3. RESPONSABLE
Coordinador HSEQ.
4. DEFINICIONES
a) Aprobacin: Accin de verificar la correspondencia entre el contenido de un documento con
las polticas, objetivos y/o requisitos que deben ser cumplidos para la realizacin de una
actividad.

b) Control de documentos: Son las directrices dadas para la elaboracin, modificacin, revisin,
aprobacin, distribucin, anulacin y/o eliminacin de documentos internos del Sistema de
Gestin Integral.

c) Copia controlada: Es la copia autorizada por el Coordinador HSEQ, de los documentos

internos o externos que regulan la ejecucin de las actividades correspondientes a cada uno de
los procesos del Sistema de Gestin Integral, los cuales se encuentran relacionados en el
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

d) Copia no controlada: Copia de documentos internos y/o externos con fines informativos o de
entrenamiento que debe llevar la expresin DOCUMENTO NO CONTROLADO en la parte
inferior derecha del documento.

e) Documento: Toda informacin contenida en cualquier medio o soporte.

f) Documento obsoleto: Es aquel que ya no es vigente, pertinente y coherente para la ejecucin

de las actividades establecidas al interior del Sistema de Gestin Integral de la organizacin.

g) Documento externo: Son todos aquellos requeridos por la organizacin, que son emitidos por
entes externos o autoridades responsables del control y la vigilancia del desarrollo normal de
las actividades de las organizaciones. Por ejemplo: libros de consulta, guas, catlogos,
manuales del usuario, leyes, decretos, resoluciones, circulares, etc.

h) Documento vigente: Es aquel que la implementacin del Sistema de Gestin Integral de la

organizacin exige, debido a que en ellos se establecen los requisitos y/o requerimientos
actuales para el desarrollo de sus actividades.
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i) Documentos internos: Documentos que describen el desarrollo normal de las actividades y

surgen como resultado de la planificacin, documentacin, implementacin, mantenimiento y
mejora continua del Sistema de Gestin Integral, tales como: Manuales, procedimientos,
instructivos, formatos, entre otros.

j) Formato: Documentos que sirven para consignar datos generados en una actividad
desempeada, con el nimo de proporcionar evidencia de la misma o presentar resultados
obtenidos.

k) Procedimiento: Documento que describe la forma especfica para llevar a cabo las actividades
de un proceso.

l) SGI: Sistema de Gestin de Integral.

m) Versin del Documento: Indica el nmero de veces que un documento ha sido modificado. Se
parte del inicial 01.

n) Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las

actividades desempeadas.

o) Aplicativo electrnico: Herramienta elaborada bajo el lenguaje de programacin de Visual

Basic, proporcionado por Excel.
5. ACTIVIDADES
5.1 Aprobacin y entrega de documentos internos

El Coordinador HSEQ en colaboracin con el Gerente y Sub-Gerente de la organizacin, elaboran,

revisan y aprueban todos y cada uno de los documentos que se generen al interior del Sistema de
Gestin Integral; por lo tanto, la evidencia de dicha gestin se podr visualizar en el documento
denominado ACTA. No obstante, el Coordinador HSEQ en colaboracin con el Gerente y Sub-
Gerente de la organizacin, podrn revisar cualquier tipo de solicitud por parte de los miembros de
la organizacin, las cuales se pueden notificar va correo electrnico, escrito o verbal.

De igual forma, el diligenciamiento del ACTA, servir como la herramienta necesaria para
evidenciar el debido proceso de elaboracin, revisin y aprobacin de todos los aplicativos
electrnicos que se implementen al interior del SGI, los cuales asegurarn una reduccin
significativa en el consumo de papel, respectivamente.

Para el caso de los procedimientos, manuales y/o instructivos establecidos al interior del Sistema
de Gestin Integral de la organizacin, su aprobacin se ver reflejada en el siguiente cuadro de
firmas, el cual ir adjunto al mismo documento:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre del funcionario. Nombre del funcionario. Nombre del funcionario.
Cargo del funcionario, Cargo del funcionario, Cargo del funcionario,

S.G.C DISVINILOS Y POLARIZADOS H Y M CONTROL DE DOCUMENTOS PG. 1

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Fecha de la firma del Fecha de la firma del Fecha de la firma del

funcionario. funcionario. funcionario.

Posteriormente, estos documentos ingresarn a la base de datos correspondiente al LISTADO

MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS, en el cual se asegurar la fcil identificacin,
administracin y gestin de los documentos internos implementados al interior del SGI, teniendo
en cuenta la siguiente informacin:

a) Nombre del documento.

b) Tipo de documento: Se identificar si es manual, procedimiento, instructivo, formato, aplicativo,

etc.

c) Macro proceso y sub proceso al que pertenece el documento.

d) Naturaleza del documento: interno o externo.

e) Versin actual del documento.

f) Fecha de emisin: Esta fecha corresponder a la fecha de aprobacin y distribucin del

documento.

g) Formato en el cual se encuentra el documento, ya sea Word, Excel o PDF.

h) Ubicacin tanto fsica y/o magntica del documento.

i) Identificacin del usuario responsable del almacenamiento, proteccin y diligenciamiento del

documento.

Para efectos de entregar los documentos debidamente aprobados a cada uno de los responsables
de su proteccin, custodia y diligenciamiento, el Coordinador HSEQ debe diligenciar el documento
denominado ACTA, registrando toda la informacin suficiente y necesaria para identificar a cada
uno de los usuarios de dichos documentos.

5.2 Rotulacin de los documentos internos

La rotulacin que permitir identificar los documentos internos del Sistema de Gestin de Calidad
ser la siguiente, atendiendo a las siguientes caractersticas:

VIGENCIA:
FECHA DE
TIPO DE DOCUMENTO:
APROBACIN
LOGOTIPO DE LA FORMATO, MANUAL,
Y EMISIN Dd/mm/aa
ORGANIZACIN PROCEDIMIENTO O
DEL
INSTRUCTIVO
DOCUMENTO
.
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PROCESO AL CUAL PERTENECE VERSIN

EL DOCUMENTO CON LA SE
##
EMITE EL
DOCUMENTO
NOMBRE DEL DOCUMENTO
PAGINACIN DEL
DOCUMENTO.

El campo correspondiente a la VIGENCIA del documento, se constituir como la evidencia

suficiente y necesaria para certificar la fecha de emisin y aprobacin del documento de la que se
trata en el numeral 5.1 literal f) del presente documento.
Para efectos de la rotulacin requerida para los aplicativos electrnicos, sta ir en la parte
superior en cada uno de las ventanas, mdulos o formularios que lo conformen, tal y como se
muestra a continuacin:

Rotulacin del
aplicativo electrnico.

5.3 Control de cambios de los documentos internos

El Coordinador HSEQ en colaboracin con el Gerente y Sub-Gerente de la organizacin evalan,

analizan y aprueban todas y cada una de las actualizaciones y/o modificaciones necesarias para
cada uno de los documentos y aplicativos electrnicos que se hayan estimado para garantizar el
desarrollo normal de las operaciones del Sistema de Gestin Integral, por lo tanto, el Coordinador
HSEQ debe registrar todas y cada una de las modificaciones en el documento denominado ACTA,
en el cual deber registrar los siguientes aspectos:

a) ltima versin aprobada y actualizada del documento.

b) Fecha de aprobacin de las modificaciones y versin actualizada del documento.

c) Especificacin de cada una de las modificaciones realizadas al documento.

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De igual forma, para el caso de todos los documentos aprobados y establecidos al interior del
Sistema de Gestin Integral de la organizacin, el debido proceso de control de cambios se ver
reflejado en el siguiente cuadro, el cual ir adjunto al mismo documento y se registrar la
informacin anteriormente descrita:

Versin Fecha Cambios realizados

En el caso de los formatos, una vez implementados no ser necesario adjuntar dicho recuadro.

5.4 Consulta de documentos internos y seguridad de la informacin

El Coordinador HSEQ debe poner a disposicin de los funcionarios de la organizacin, todos y
cada uno de los documentos que constituyen el SGI de la misma, para lo cual, debe compartir
stos documentos en un punto de acceso y consulta estratgico, y a su vez, asignar un sistema de
seguridad que prevenga posibles alteraciones de forma y contenido de stos documentos; para
lograr ste objetivo, se han definido los siguientes parmetros de seguridad:

a) Los manuales, procedimientos e instructivos que conformen la estructura documental del S GI

de la organizacin, se deben presentar en formato PDF, el cual debe contar con una contrasea
de seguridad.

b) Los formatos que se encuentren con la extensin .xls (Archivos elaborados en Excel), debern
contar con una contrasea de seguridad en cada una de las filas y columnas que constituyan
ste documento.

c) Los aplicativos electrnicos debern contar con una ventana que permita validar un usuario y
contrasea requerida para poderlos manipular, respectivamente.

d) La base de datos en la que se encuentra almacenado toda la informacin del SGI de la

organizacin, deber contar con una contrasea de seguridad asignada por el Coordinador
HSEQ, el cual ser el responsable de su confidencialidad y manejo respectivamente.

5.5 Manejo de los documentos obsoletos

En el momento en que el Coordinador HSEQ en colaboracin con el Gerente y Sub-Gerente de la

organizacin hayan aprobado la actualizacin y/o modificacin de algn documento que conforme
la estructura formal y documental del SGI de la misma, su versin anterior se clasificar como
obsoleto; por lo tanto, su soporte fsico y digital sern actualizados inmediatamente, registrndose
en el documento ACTA, permitiendo as prevenir el uso mal intencionado de documentos
obsoletos. En el caso que un documento declarado como obsoleto se requiera para algn tipo de
operacin especial o ejercicio interno (Auditora Interna, de certificacin, seguimiento y/o re-
certificacin), se identificar y conservar hasta finalizar dichas actividades.
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Esta misma actividad aplicar para los aplicativos electrnicos, respectivamente.

5.6 Control e identificacin de documentos externos al SGI de la organizacin.

El Coordinador HSEQ debe controlar e identificar plenamente los documentos externos al SGI de
la organizacin, por efecto a su contenido legal, tcnico, misional, institucional, pedaggico e
informativo aportan y garantizan de manera significativa al desarrollo normal de las actividades al
interior del SGI de la organizacin; para ello el Coordinador HSEQ debe llevar a cabo sta gestin
a travs de la base de datos que se soporta mediante el documento LISTADO MAESTRO DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS, en el cual se suministrar la siguiente informacin:

a) Nombre del documento

b) Autor del documento

c) Fecha de edicin
d) Grupo editor

e) Nmero de la edicin

f) Medio en el cual se encuentra (fsico o magntico)

g) Ubicacin del punto de almacenaje y/o archivo

5.7 Identificacin de los registros

El Coordinador HSEQ debe garantizar la identificacin plena de los registros que se generan al
interior del desarrollo normal de las actividades del SGI de la organizacin, a travs del
diligenciamiento de la base de datos que se soporta con el documento LISTADO MAESTRO DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS, teniendo en cuenta los siguientes parmetros:

a) Nombre del formato sobre el cual se soportar la informacin o los datos obtenidos, teniendo en
cuenta la asignacin que se haya estipulado en la estructura documental del SGI de la
organizacin.

b) Versin actualizada del formato que se encuentra en implementacin dentro del SGI de la
organizacin.

c) Fecha de emisin del formato.

d) Medio en el que se encuentra el registro (digital y/o fsico), describiendo la ubicacin exacta del
punto de almacenaje (Ejemplo: Oficina de Calidad/Archivador 1/Cajn 2/Carpeta Registro de
Mantenimiento)

e) Identificacin completa (nombre(s) completo(s)) del responsable del manejo, diligenciamiento y

proteccin de los formatos en implementacin.
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f) Tiempo de conservacin de los registros.

g) Disposicin final de los registros.

5.8 Almacenamiento de los registros

El Coordinador HSEQ debe asegurarse que los responsables del diligenciamiento y archivo de los
registros generados al interior del SGI de la organizacin, protejan y conserven la integridad tanto
de los formatos como la informacin misma; para esto se ha determinado las siguientes
metodologas para el almacenamiento de la informacin, teniendo en cuenta el medio en que se
encuentran los formatos:

a) Para los formatos que se encuentran en medio fsico, estos se archivarn en folder o carpetas
tipo AZ, los cuales estarn debidamente rotulados e identificados, de acuerdo al tipo de
informacin que se encuentran almacenados.

b) Para los formatos que se encuentren en medio magntico; stos se almacenarn en carpetas
ubicadas dentro del sistema operativo de los equipos de cmputo pertenecientes a los
responsables de su diligenciamiento y archivo; asimismo estos funcionarios podrn contar con
el acompaamiento del Coordinador HSEQ, con el fin de asegurar un proceso efectivo de
almacenamiento y proteccin de la informacin.

5.9 Proteccin y recuperacin de los registros

El Coordinador HSEQ deber realizar una copia de seguridad en medio magntico de la

informacin contenida en las bases de datos de los equipos de cmputo. Esta copia se debe
realizar cada 2 meses, y su lapso de conservacin ser de 20 aos *; la cual ser almacenada en
una base de datos electrnica que contenga la fecha exacta de su elaboracin y su acceso se
restrinja a travs de una contrasea de seguridad asignada por el Coordinador HSEQ y notificada
posteriormente al Gerente y Sub-Gerente; de sta manera se pretende prevenir el uso y
recuperacin de documentos que contengan datos e informacin tanto confidencial como obsoleta
respectivamente.

El Coordinador HSEQ debe asegurar que la proteccin de los archivos en medio fsico se lleve a
cabo mediante el almacenamiento de los registros en espacios fsicos libres de polvo, humedad,
plagas y dems factores biolgicos y ambientales que afecten la integridad fsica de los
documentos. De igual forma, el lapso de conservacin de estos registros ser de 20 aos *,
respectivamente.

Para efectos de la recuperacin de los registros, el Coordinador HSEQ debe recurrir a toda la
informacin almacenada en la copia de seguridad realizada.

5.10 Tiempo de retencin de los registros

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El lapso de tiempo establecido para la retencin de los registros soportados en los formatos que
constituyan la estructura fundamental del Sistema de Gestin Integral de la organizacin, ser de
20 aos* a partir de la ltima copia de seguridad generada por el Coordinador HSEQ; los dems
registros externos (tales como contables y los dems exigidos por los entes de control y vigilancia)
sern retenidos tal como se estipule dentro de la normativa legal.

(* Lapso de retencin establecido en el artculo 2.2.4.6.13 correspondiente al captulo 6, ttulo 4 del

Decreto nico Reglamentario del Sector Trabajo o Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015)

5.11Disposicin de los registros

En el momento en que se haya cumplido el lapso de retencin de los registros que constituyan la
estructura documental del SGI de la organizacin; el Coordinador HSEQ deber destruirlos
inmediatamente. Para los registros externos, el Coordinador HSEQ deber consultar y coordinar
con el Gerente y Sub-Gerente de la organizacin, las actividades correspondientes a la disposicin
final de los registros.

5.12 Poltica de diligenciamiento y legibilidad de los registros

Todos los registros que se implementen en medios fsicos deben ser diligenciados en tinta
indeleble y letra legible; evitando tachones, manchones y el uso de correctores; en caso de
equivocacin, los usuarios de los formatos debern diligenciarlos nuevamente y generar su copia
anulada.

Se deben diligenciar todos los espacios diseados para cada formato; de no ser posibles, el
usuario deber manifestar sus observaciones al Coordinador HSEQ. Lo anterior aplica tanto para
los registros que se generen en medio fsicos como magnticos.

6. CONTROL DE CAMBIOS
Versin Fecha Cambios realizados
01 10/05/2016 Emisin inicial
7. CUADRO DE FIRMAS
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Mario Alberto Pea M. Anglica Mara Alvira M. Claudio Csar Meja G.
Coordinador HSEQ Sub-Gerente Gerente.
Fecha: 10/05/2016 Fecha: 10/05/2016 Fecha: 10/05/2016
8. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Formato LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Formato ACTA