Guia de Auditoria Interna No. 11

GUIA DE AUDITORIA INTERNA No.
11
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
INDICE
INTRODUCCION
PROPOSITO DE LA GUIA
CONCEPTO, NATURALEZA, VALUACION Y REGISTRO CONTABLE
PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA
EL CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, MEDIANTE LOS SISTEMAS
ELECTRONICOS DE DATOS
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES AL AREA DE
PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME
INFORME
SEGUIMIENTO
GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 11
INTRODUCCION
La comisin de Auditora Interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y
Auditores, elabor la gua de Propiedad Planta y Equipo, con el propsito fundamental de
presentar los lineamientos bsicos y para realizar el trabajo relacionado con dicha rea.
El Auditor Interno, debe evaluar las polticas y procedimientos aplicables en el control,
valuacin y registro de la propiedad planta y equipo, para recomendar la conveniencia de la
utilizacin o modificacin a los mismos.
En esta gua se presenta el concepto, naturaleza, valuacin y clasificacin de la propiedad,
planta y equipo; los procedimientos bsicos de control, los aspectos relacionados con los
sistemas de procesamiento electrnico de datos; las tcnicas y procedimientos de auditora
aplicables, la discusin del borrador del informe, el informe final y su respectivo seguimiento.
PROPOSITO DE LA GUIA
Los propsitos de la gua son los siguientes:
A. Establecer el concepto, naturaleza, valuacin y registro contable de la propiedad,
planta y equipo.
B. Definir los objetivos de la auditora interna.
CONCEPTO, NATURALEZA, VALUACION Y REGISTRO CONTABLE

CONCEPTO:
De acuerdo con el pronunciamiento No. 4 de Contabilidad Financiera del Instituto
Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores, la Propiedad, Planta y Equipo constituyen
bienes tangibles que tienen por objeto:
A. El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad.

B. La produccin de artculos para su venta o para el uso de la propia entidad.
C. La presentacin de servicios a la entidad, a su clientela o al pblico en general.
NATURALEZA
Los Activos Fijos son los bienes tangibles que tienen sustancia corprea y que son susceptibles
de depreciacin tales como los edificios, maquinaria, vehculos, mobiliario y equipo, herramienta
y otros, o no, tales como los terrenos.
VALUACION
Las inversiones en Propiedad, Planta y Equipo deben valuarse al costo de adquisicin o de
construccin.
REGISTRO CONTABLE
La clasificacin de la Propiedad, Planta y Equipo en el Balance General del Activo Circulante
deduciendo del total de Activos fijos el importe total de la depreciacin acumulada;
presentando inicialmente las inversiones no sujetas a depreciacin, posteriormente las sujetas
a depreciacin y por ltimo las construcciones en proceso.
PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL
El Auditor Interno debe verificar la existencia de polticas y procedimientos contable y
administrativos aplicables a la entidad; los cuales deben ser establecidos por la administracin,
para la toma de decisiones financiero - administrativas, las que van constituir la base para
efectuar un adecuado programa de auditora; recomendando como mnimo los procedimientos
siguientes:
ADQUISICION DE ACTIVOS:
A. Establecer que exista autorizacin por parte de la administracin de la compaa, para
la adquisicin de activos fijos.
B. Determinar que exista adecuada segregacin de funciones en lo que respecta a:
adquisicin , venta, custodia y registro contable.
C. Que existan procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado
adecuadamente los bienes adquiridos.
D. Definir polticas administrativas, para distinguir las adiciones de aquellos gastos por
conservacin, reparacin y mantenimiento.
E. Establecer que existan registros individuales que permitan la identificacin y
localizacin de los bienes.
F. Que exista comparacin mensual de los registros auxiliares contra el saldo de la cuenta
de mayor correspondiente.
G. Determinar que los bienes de la empresa se encuentren adecuadamente asegurados.
H. Que existan verificaciones fsicas para comprobar que los bienes adquiridos existen y
que se encuentran en uso.
I. Que los mtodos de valuacin aplicados sean consistentes con respecto al perodo
anterior.
J. Que los activos fijos adquiridos se registren contablemente atendiendo a su naturaleza

y Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
K. Que existan facturas, escrituras o certificaciones del registro de la propiedad de
inmuebles, que respalden la propiedad del activo, el costo de adquisicin, la mano de
obra y otros gastos que se incorporen.
L. Que existan tarjetas de responsabilidad de los activos fijos.
M. Que existan anlisis que permitan identificar rentabilidad y productividad por cada
activo y as establecer el costo - beneficio de la inversin.
BAJA DE ACTIVOS FIJOS:
A. Que exista autorizacin por parte de Funcionario responsable para vender, retirar y
destruir activos fijos.
B. Que se informe al departamento de contabilidad de los activos fijos que fueron dados
de baja.
C. Establecer que la utilidad o prdida resultante de ventas o retiros de activos fijos

D.
E.
hayan sido correctamente registradas y se haya regularizado la depreciacin

acumulada correspondiente; as como, haber cumplido con los requisitos fiscales.
Determinar que existan documentos tales como: facturas y contratos, que respalden
los ingresos provenientes de la venta de activos fijos.
Asegurarse de que los activos fijos dados de baja hayan sido regularizados de los
registros auxiliares.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA:

A. Verificar que los activos fijos existan, estn en uso y que sean propiedad de la empresa
y se aprovechen adecuadamente.
B. Establecer su adecuada valuacin.
C. Garantizar informacin financiera confiable y oportuna relacionada con el rubro de
activos fijos.
D. Cumplimiento adecuado de la poltica establecida por la compaa relacionada con
capitalizacin de activos fijos, as como de aspectos fiscales.
E. Establecer su adecuada presentacin, clasificacin y contabilizacin en los Estados
Financieros.
EL CONTROL DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, MEDIANTE LOS SISTEMAS
ELECTRONICOS DE DATOS:
Los sistemas de Informtica, en la actualidad son una herramienta valiosa para la
administracin, ya de que facilitan el control de las transacciones; razn por la cual el Auditor
Interno, debe establecer si en la Empresa se cuenta con programas de computacin (software)
y equipo (hardware), donde se lleven los controles de la propiedad planta y equipo; razn por la
cual el Auditor debe evaluar lo siguiente:
a. El organigrama del departamento
b. Definicin de puestos
c. Hardware o equipo utilizado
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
n.
Lenguaje en que se desarrollan los programas

Los tipos de reportes que se producen
Flujogramas de los procesos
Limitaciones en el acceso al equipo para efectuar consultas
Que exista una adecuada segregacin de funciones
Si existe una autorizacin previa para el cambio de programas
Procedimientos de verificacin del registro de las transacciones
Mtodos de deteccin de errores o mal funcionamiento del equipo
Que existan llaves de seguridad
Preparacin de Backups
Y otros que se consideren necesarios
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES AL AREA DE

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO:
Para evaluar el rea de Propiedad Planta y Equipo, el Auditor Interno dispone de algunas
tcnicas y procedimientos de Auditora, como los que a continuacin se indican:
FAMILIARIZACION
El Auditor Interno debe familiarizarse con las polticas y procedimientos aplicados por la
empresa, para la realizacin de las operaciones relacionadas con el rea de Propiedad Planta y
Equipo, para lo cual debe tomar en consideracin los aspectos que a continuacin se indican:
A. Estudiar y Evaluar las polticas y procedimientos que aplique la empresa, para el
control, localizacin y registro contable de los activos fijos.
B. Conocer las polticas y procedimientos que tenga establecidos la empresa para la
capitalizacin, adquisicin y bajo de activos fijos; mediante narrativas, cuestionarios de
control interno y/o flujogramas.
NARRATIVAS, ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS:
Mediante las narrativas, cuestionarios de control interno y flujogramas. el Auditor Interno
puede:
A. Conocer los procedimientos que se tienen establecidos para la capitalizacin adquisicin
y baja de activos fijos.
B. Identificar al personal que tiene a cargo las funciones de adquisicin y baja de activos
fijos.
C. Conocer las polticas y procedimientos establecidos en los manuales e instructivos para
determinar las fortalezas y debilidades del control interno.
D. Determinar si estn cumpliendo con los objetivos establecidos por la empresa.
ANALISIS DE LA INFORMACION FINANCIERA:
A. El Auditor Interno debe obtener informacin financiera para formarse un juicio de las
operaciones relacionadas con la propiedad, planta y equipo.
B. Calificar los activos fijos de acuerdo a su naturaleza.
C. Comparar la clasificacin de propiedad, planta y equipo con empresas similares.

D. Verificar que las adquisiciones de activos fijos se han efectuado de conformidad con el
presupuesto de inversin.
E. Determinar el comportamiento del rea de propiedad, planta y equipo con perodos
anteriores, justificando las variaciones significativas.
F. Establecer que las bajas de activos fijos se hayan efectuado de conformidad con el
procedimiento establecido.
G. Efectuar los anlisis de rentabilidad de los activos fijos.
EXAMEN DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA:
El Auditor Interno debe revisar la documentacin que respalda los desembolsos efectuados en
concepto e adquisiciones, as como las bajas de activos fijos, ya sea en forma selectiva o en un
100%, as tambin puede realizar las investigaciones especficas que considere convenientes,
como las que a continuacin se indican:
A. Analizar los manuales o instructivos de polticas y procedimientos, verificando su
actualizacin y cumplimiento.
B. Analizar los registros contables, tanto principales como auxiliares, as como las formas
existentes para comprobar su funcionalidad y uso adecuado.
C. Evaluar la cobertura de plizas de seguro y fianzas, para establecer si son suficientes
en caso de siniestro.
D. Efectuar pruebas comparativas con el propsito de establecer tendencias inusuales.
E. Comprobar lo presupuestado con lo real y establecer justificacin de las variaciones.
F. Establecer razones de inversin en activos fijos.
G. Evaluar el contenido, oportunidad, periodicidad, destino y utilidad de los informes
financieros y fiscales relativos al control y administracin de la propiedad, planta y
equipo.
H. Inventarios fsicos de Activos Fijos.
PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME
El auditor debe presentar las deficiencias encontradas, con una Cuantificacin de las mismas y
presentar sus recomendaciones en borrador y discutirlo con el personal involucrado, con el
propsito de obtener sus puntos de vista, aprovechando su experiencia.
La discusin permitir:
A. Asegurarse que se trate de problemas cuya solucin sea factible, en las circunstancias
actuales en futuro inmediato.
B. Cuantificar o estimar el impacto que tienen estos problemas en la operacin y
resultados de la empresa.
C. Relacionar los problemas identificados con los establecidos en otras reas.
D. Establecer el costo - beneficio de las recomendaciones a sugerir.
E. Presentar las deficiencias y sus recomendaciones de acuerdo a su prioridad.
INFORME
El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de toda evaluacin, como
evidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaracin sencilla.
El informe debe contener una breve descripcin del trabajo desarrollado, la identificacin y
cuantificacin de las debilidades encontradas, as como las deficiencias en los procedimientos
de control; las justificaciones y comentarios del personal involucrado, comentarios de la
administracin y recomendaciones.
El informe del auditor en el rea de propiedad, planta y equipo debe ser enviado al rgano que
reporta, el cual debe considerar la adopcin de las medidas correctivas, siendo importante que
lo escrito en el informe y las decisiones de la administracin se les d el seguimiento
respectivo.
SEGUIMIENTO:
El auditor interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo en cuanto al
seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditoras anteriores, por lo que debe
tomar en cuenta lo siguiente:
A. Las recomendaciones de auditoras recurrentes.
B. Verificar las acciones correctivas realizadas.
C. Al asegurarse de que las recomendaciones anteriores no fueron atendidas, se deben
tomar las decisiones oportunas de acuerdo a los procesos administrativos de la
empresa.
D. Tomar en consideracin si la Gerencia o el Consejo de Administracin, asumi la
responsabilidad de no tomar ninguna medida correctiva sobre los hallazgos reportados.
E. Comunicar los resultados del seguimiento al rgano que reporta.

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CONCEPTO, NATURALEZA, VALUACION Y REGISTRO CONTABLE

A. El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad.

J. Que los activos fijos adquiridos se registren contablemente atendiendo a su naturaleza

C. Establecer que la utilidad o prdida resultante de ventas o retiros de activos fijos

hayan sido correctamente registradas y se haya regularizado la depreciacin

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA:

Lenguaje en que se desarrollan los programas

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES AL AREA DE

C. Comparar la clasificacin de propiedad, planta y equipo con empresas similares.

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