Procesos inadecuados y gestin de la informacin en el rea logstica

La carencia de una visin global de los procesos logsticos por parte de la empresa estaba
generando ineficiencias en todo el proceso, ya que tanto la informacin como los materiales
no fluan correctamente.
Este problema era bsicamente debido a dos motivos:
1. Procesos diseados de manera que no existe un flujo de informacin entre los
distintos departamentos. Los procesos se haban definido por cada uno de los
departamentos habiendo diseado procesos estancos que generan ineficiencias
cuando el proceso cruza varias reas. Por ejemplo, en el anlisis se encontraron
documentos que eran validados hasta en tres ocasiones por varios departamentos ya
que unos no eran conscientes que los otros lo hacan o planificaciones de
necesidades de materiales que generaba produccin y que compras no empleaba por
desconocer su existencia.
2. Existan claras ineficiencias debido al modelo de informacin empleado por el software
de gestin (ERP) recientemente implantando en la empresa y que no cubra las
necesidades de informacin de la compaa provocando unos procesos
excesivamente manuales y duplicidades de tareas entre departamentos. As, haba
mucha informacin que no se poda consultar en tiempo real y por ejemplo, para
conocer el nivel de stock de determinados productos se tena que ir al almacn e
inspeccionarlo de manera visual.
Problemas en la gestin de aprovisionamientos
En este sentido y asociado con el concepto de procesos, especialmente grave era el
problema en las reas de compras/aprovisionamientos.
Debido a la falta de informacin y de procedimientos en la organizacin, el departamento
de compras no poda tomar decisiones basadas en la informacin sino en las sensaciones, lo
que llevaba a una situacin catica con almacenes sobredimensionados y al mismo tiempo
con continuas roturas de stocks.
Todas las debilidades anteriormente comentadas provocaban la imposibilidad de realizar
anlisis sobre la rotacin de productos tanto para comprar las cantidades correctas como
para su disposicin fsica en el almacn.
Disposicin fsica de almacenes
Los almacenes tenan un lay-out tpico de almacenes pequeos que al ir creciendo y al no
haberlos replanteado nunca, muestran algunas ineficiencias muy habituales:
Incorrecta distribucin en planta (lay out) que provocaba ineficiencias en el manejo de
los materiales de almacn.
Plantilla sobredimensionada debido a las ineficiencias provocadas por el lay-out,
manejo de materiales y la falta de procedimientos.

 Inadecuado tipo de de almacenaje para algunos productos, como es el caso de los

que se encontraban confinados en cajas de cartn (y ms an teniendo en cuenta que
el almacn estaba a la intemperie).
El sistema de almacenaje por el que se haba optado (productos apilados sin
estanteras), no permita tener un almacn con una filosofa FIFO (First In First Out),
provocando una rotacin inadecuada de los productos y por tanto que hubieran
artculos sin rotacin durante largos periodos del almacn, aumentando
considerablemente la presencia de artculos obsoletos y de mermas.
Disponibilidad y fiabilidad de la informacin debido a la introduccin manual de datos
La introduccin manual de los datos, tanto para el caso del almacn de materias primas
como para el de producto acabado, tena dos consecuencias:
1. La posibilidad de errores por la introduccin manual de los datos.
2. El desconocimiento en tiempo real de las existencias en los dos almacenes.
Este ltimo punto era especialmente grave si se tiene en cuenta que la empresa produce
durante los fines de semana, y que el alta manual de los productos en el almacn de
producto acabado implicaba el descuento de sus componentes en el almacn de materias
primas, lo cual haca que existiera un desfase mximo de 2,5 das entre el consumo de los
artculos y su introduccin en el sistema.
La falta de fiabilidad en el sistema afectaba gravemente tanto a Compras, que la solventaba
aumentando los niveles de stock, como a Expediciones, dificultando la optimizacin de las
mismas.
La solucin propuesta
Tras el diagnstico, la solucin se plante con tres lneas bsicas de trabajo. Partiendo de la
estrategia y del posicionamiento deseado -y teniendo el rea de procesos como el eje
central- se disearon soluciones tal y como se muestra en la siguiente figura:

Reingeniera de procesos
En este caso se redefini todo el proceso logstico desde el aprovisionamiento hasta la
expedicin, eliminando todas las ineficiencias que se producan cuando el proceso cruzaba
a travs de los distintos departamentos e implantando una gestin por procesos en lugar de
una organizacin departamental pura.
A partir del proceso logstico se redefinieron los siguientes subprocesos:

Gestin de compras
Gestin de almacenes y stock.
Gestin de expediciones
Gestin de la produccin

Adems, se implant el concepto de lder del proceso para que gestionase el proceso a
travs de todos los departamentos y planteando as una estructura organizativa matricial que
dotase de ms eficiencia los procesos y subprocesos.
Adems de la reingeniera del proceso, tambin se form al personal en tcnicas de mejora
continua para conseguir que los procesos y subprocesos vayan ganando en eficacia y
eficiencia a lo largo del tiempo en lugar de perderla.
Para ello se emple la siguiente metodologa:

Almacn fsico
Para la problemtica referida al sistema de almacenaje se plante la necesidad de redisear
los almacenes y as alcanzar los siguientes objetivos:
Racionalizar el nmero de personas destinadas en el almacn debido a la disminucin
drstica del tiempo de operaciones de almacenaje.
Mejorar la rotacin, y por tanto reducir el nivel de stocks y de obsoletos.
Disminucin del nmero de mermas.
Permitir la aplicacin de procedimientos que aseguraran una gestin adecuada del
almacn.
Para ello, a nivel fsico, hubo dos grandes lneas de trabajo:
1. Sistemas de almacenaje
2. Distribucin fsica (lay out)

En cuanto a sistemas de almacenaje, se diseo un almacn con sistemas de paletizacin

adaptados a las caractersticas del producto con modernos sistemas de almacenamiento
FIFO y picking dinmico.
En cuanto a la distribucin del almacn, se emple una metodologa propia de la consultora
redefiniendo todas las reas funcionales del almacn (muelles de carga y descarga, zonas
de preparacin de mercanca, zona de picking, etc.)
Gestin de la informacin
En el caso de la problemtica en la fiabilidad y disponibilidad de la informacin se implant
un sistema de captacin de datos (mediante terminales de radio frecuencia) integrados con
el sistema de informacin ERP empleado en la empresa. Esta solucin asegura la fiabilidad y
disponibilidad de los datos y permite disminuir en gran medida los costes de gestin.

En esta rea, es importante destacar de la complejidad de hacer convivir con xito conceptos
de negocio con conceptos de tecnologa. Para conseguirlo, se cre un Comit de
Implantacin de Sistema de Informacin donde participaban los mismos miembros de la
consultora y de la empresa que en el Comit de Proyecto y adems los representantes de las
empresas de soluciones de sistemas de informacin.
De esta manera se consigui que no apareciesen problemas debido a la falta de informacin
o comunicacin con lo que se consigui cumplir el plan de proyecto de esta rea en tiempo y
forma.

La metodologa
Para el desarrollo del proyecto, se cre un equipo mixto de trabajo entre el cliente y la
empresa externa de consultora, donde estaban representados todos los departamentos
implicados (Logstica, Compras, Produccin, Almacn,..), y se emplearon distintas
metodologas en funcin de los distintos elementos del proyecto aunque siempre con la
siguiente estructura:

Toda la implantacin de la metodologa de trabajo y de las soluciones propuestas se realiz

empleando un Comit de Proyecto bajo un liderazgo del proyecto compartido entre la
consultora externa y la empresa y con un total apoyo por parte de la Alta Direccin.
Especialmente destacable es la metodologa de gestin del cambio, elemento clave para el
xito de cualquier proyecto y cuyo tratamiento tuvo una metodologa especfica. Nunca se ha
de olvidar que los cambios organizacionales acaban siendo cambios en personas por lo que
este elemento -aunque muchas veces sea complejo de gestionar- es bsico para el xito de
cualquier proyecto.
Los Resultados
Tras la implantacin del proyecto, algunos de los resultados cuantificables fueron:
Alcanzar una posicin competitiva en plazos de servicio
Disminucin del stock medio de almacn en un 34,5%.
Disminucin de las mermas en un 27%.
Disponer de informacin en tiempo real para la toma de decisiones debido a la
implantacin de un cuadro de mando logstico.
Mejora de los costes de los procesos administrativos de un 23%
Mayor satisfaccin de los clientes debido a la mejora en el servicio
Aumento de la satisfaccin del equipo humano gracias a tener procesos colaborativos,
claramente definidos, comunicados e implantados.

Todas estas mejoras, conseguidas con un retorno de la inversin muy interesante permitieron

a la empresa recuperar su posicin de liderazgo en su sector.

Para finalizar y complementar el texto te dejamos con el webinar Supply Chain

Management: derribando fronteras en la gestin logstica impartido por Juan Luis de los
Ros Snchez, del IEBS, en el cual se tocan aspectos clave para el manejo de la logstica en
la PyME.
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2.La empresa requera ampliar su almacn en la localidad de tainhus (Normanda).

Anteriormente, dispona de estanteras convencionales, tambin suministradas por Mecalux,
para el almacenaje de los productos procedentes de sus distintas plantas de fabricacin,
pero necesitaba dar cabida a nuevos productos e incorporar el proceso de esterilizacin en la
misma instalacin.
Didactic buscaba una solucin idnea para depositar la mercanca, efectuar el proceso de
esterilizacin, verificar la calidad de los productos y expedirlos con la mayor rapidez posible,
en un flujo continuo y sin interferencias en las operativas.
Por ese motivo, solicit la colaboracin de Mecalux para realizar el proyecto de ampliacin y
encontrar el sistema de almacenaje ms adecuado para aprovechar al mximo la superficie
disponible, obtener gran capacidad y a su vez agilizar la entrada y salida de los palets.
La ampliacin
Para resolver los requisitos de Didactic, Mecalux suministr seis bloques de estanteras
compactas de 10 m de altura con capacidad para ms de 3.700 palets de 800 x 1.200 mm.
Cada bloque tiene funciones y aplicaciones muy distintas segn el flujo de trabajo y las
caractersticas de los productos:
Los bloques 1, 2, 3 y 4, de 7 m y 12,1 m de profundidad estn destinados a los
productos procedentes de los muelles de carga, preparados para encaminarse hacia
rea de esterilizacin.
El bloque 5, con canales de 12,1 m de profundidad, es para los productos que han
terminado el proceso de esterilizacin, a la espera de su verificacin y control de
calidad.
El bloque 6 mide 48 m de profundidad. All se depositan los palets que han superado
el control, siguiendo el criterio FIFO (first in, first out) y se extraen para su expedicin.
Los seis bloques de estanteras disponen de cuatro niveles de altura y su estructura est

adaptada para que los carros elctricos puedan desplazarse de forma autnoma por el
interior de los canales de almacenaje, asegurando un flujo de mercanca constante. De este
modo, las carretillas no tienen que introducirse dentro de las calles de almacenaje.
Las estanteras convencionales
Antes de la ampliacin, el almacn dispona de once estanteras convencionales dobles y
una simple adosada a la pared para los productos tratados en otras plantas de fabricacin,
que se han mantenido tras el proceso de ampliacin.
Estas estanteras se caracterizan por su versatilidad al alojar palets de distintos tamaos y
rotacin, y por ofrecer acceso directo, lo cual proporciona agilidad en la gestin de la
mercanca y facilita un perfecto control del stock, ya que cada ubicacin est destinada a un
palet en concreto.
El proceso de esterilizacin
La esterilizacin de los productos de Didactic es uno de los procesos ms importantes que se
efecta en la nueva zona ampliada del centro logstico.
En primer lugar, la mercanca que se encuentra en los bloques 1, 2, 3 y 4 se traslada a la
zona de esterilizacin localizada justo enfrente.
Una vez terminado este proceso, los palets se depositan en el bloque 5 en cuarentena. Se
almacenan durante un tiempo determinado mientras se realizan las pruebas necesarias que
aseguran la asepsia del producto en cuestin.
Seguidamente, la mercanca que supera el control de calidad se dirige al bloque 6. Estas
estanteras de gran profundidad cumplen el criterio FIFO: los palets se introducen por el
pasillo de carga, se retiran por el lado opuesto el de descarga y se encaminan hacia los
muelles de expedicin. Con este sistema, se eliminan las interferencias en la entrada y
salida.
El sistema Pallet Shuttle
Este sistema aprovecha el espacio disponible para ofrecer una mayor capacidad de
almacenaje. Su funcionamiento es simple, gil y requiere un mnimo de movimientos: los
operarios colocan el carro motorizado en el canal correspondiente, depositan los palets en la
primera posicin de las estanteras y el Pallet Shuttle los traslada directamente hasta la
primera ubicacin libre de forma autnoma.
En el momento de retirar la mercanca, se realiza el mismo proceso pero en orden inverso.
Los carros incorporan cmaras y se utilizan las tabletas como monitor que reproduce las
imgenes. De esta forma, el operario visualiza la direccin y el movimiento de las horquillas a
la hora de introducir el Pallet Shuttle en el canal, lo posiciona correctamente y previene
accidentes.
Tableta de control

Los procesos de almacenaje se gestionan con tabletas a travs de las cuales se dan las
rdenes a los carros Pallet Shuttle.
Disponen de una interfaz tctil y un software muy intuitivo que no requiere formacin
especfica para su utilizacin. Cada tableta puede interactuar con todos los carros del
almacn siguiendo un protocolo de prioridades.
Desde las tabletas pueden ejecutarse un conjunto de funciones muy diversas, como por
ejemplo:
Seleccin de los carros en funcionamiento y verificacin de su estado.
Eleccin de los palets con los que se va a operar.
Carga y descarga de los canales de forma continuada.
Realizacin del inventario al contar automticamente el nmero de palets
almacenados.
Gestin de los usuarios y el personal autorizado.
Localizacin de los carros mediante una seal acstica y luminosa.
Activacin del sistema de bloqueo que aumenta la fijacin del Pallet Shuttle con las
horquillas de la carretilla y evita su cada accidental.

Carga de batera
La instalacin cuenta con bateras de reserva para no interrumpir la operativa en ningn
momento. Se puede cargar un equipo mientras el Pallet Shuttle contina operando en los
canales asignados.
Las bateras extradas de los carros se conectan por simple encaje en las estaciones de
carga habilitadas en el almacn. Adems, tambin hay un cable independiente que permite
cargar el carro directamente, sin extraer la batera.
Dispositivo de rescate
En el supuesto de que un carro se haya averiado o la batera se agote cuando se encuentra
en el interior de un canal, otro Pallet Shuttle acude en su rescate. Se incorpora un accesorio
en el carro operativo que se une al averiado y juntos se dirigen a la salida del canal.
Sistema completamente seguro
Las carretillas no se introducen dentro de las calles, por tanto el riesgo de accidentes es
prcticamente nulo. A su vez, el carro est equipado con distintos componentes electrnicos
y mecnicos que garantizan su buen funcionamiento.
El carro dispone de un bmper que previene de eventuales atrapamientos y aplastamientos,
setas de emergencia que cortan la potencia en caso necesario y sensores por ultrasonidos
que detectan la posicin de los palets en los canales.
Asimismo, el almacn de Didactic tambin cuenta con paneles de malla de proteccin en los
laterales de las estanteras que impiden la cada accidental de la mercanca.

Beneficios para Didactic

ptima organizacin: la distribucin de los bloques de estanteras asegura el flujo
constante y el correcto control del proceso de esterilizacin de los productos.
Mayor productividad: el sistema es muy gil y con la mnima intervencin de mano
de obra; el carro Pallet Shuttle efecta los movimientos dentro de los canales con total
autonoma.
Garanta de seguridad: el Pallet Shuttle y las estanteras del almacn disponen de
dispositivos de seguridad para la mxima proteccin de la estructura, la mercanca y el
personal.
3.rimera aproximacin: un almacn con mltiples soluciones
El nuevo centro de distribucin de Grupo Ramos es el eje central de un ambicioso proyecto
de mejora y expansin logstica que se inici en 2009, con el propsito de responder de
manera ms eficiente a la creciente demanda de sus clientes.
Sobre un terreno inicial de 142.000 m, se ha levantado una enorme edificacin de 38.500 m
capaz de almacenar 42.816 palets con mercanca muy variada con la que atender tres
formatos de tiendas: La Sirena, Super Pola y Aprezio. La instalacin, que ha supuesto un
salto cualitativo a nivel logstico, integra las siguientes soluciones de almacenaje y reas
operativas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Paletizacin de simple profundidad

Paletizacin de doble profundidad
Picking mediante pasarela
Estanteras cantilever
Acondicionamiento y consolidacin
Almacenaje por apilado
Cross-docking
Devoluciones
/ 10. Muelles y precargas

Paletizacin convencional de simple profundidad

Se han acondicionado cuatro zonas con estanteras convencionales que ocupan ms de la
mitad de la superficie del centro de distribucin de Grupo Ramos. Las dos zonas ubicadas
delante del rea de expediciones y la dispuesta en uno de los extremos son de menor
tamao en comparacin con la montada en la zona central.
Los dos niveles inferiores de las estanteras se han habilitado para que los operarios puedan
efectuar el picking directamente de los palets, almacenando la mercanca de reserva en los
niveles superiores.
El almacn de Grupo Ramos utiliza palets de tipo perimetral, es decir, que poseen patines
con entradas por los cuatro lados. Este tipo de palets ayudan a mejorar la estabilidad a la

hora de remontarlos y se manipulan mediante transpalets o carretillas elevadoras de tipo

retrctil.
Las estanteras de paletizacin convencional posibilitan el acceso directo a cada palet,
almacenando de forma segura y organizada el mximo nmero de unidades de carga.
Paletizacin convencional de doble profundidad
Este bloque de estanteras, compuesto por ocho pasillos de 77 m de longitud y ubicado en
una de sus esquinas, se ha destinado a almacenar los productos de ms consumo.
Las estanteras de paletizacin convencional de doble profundidad se caracterizan por su
sencillez y capacidad de optimizar el espacio para lograr una elevada capacidad de
almacenaje.
Los operarios se sirven de carretillas retrctiles especficas para manipular los palets en este
tipo de estanteras.
Estanteras cantilever
Se han integrado estanteras cantilever dentro de la zona de paletizacin convencional,
dejando el espacio suficiente en ambas extremidades a fin de facilitar la manipulacin de la
mercanca.
Este sistema resulta la mejor opcin para el almacenaje de productos de grandes
dimensiones o irregulares, ya que los brazos en voladizo que sujetan la unidad de carga
permiten una manipulacin fcil y segura.
Al mismo tiempo, las estanteras cantilever se pueden adaptar fcilmente a las medidas,
peso, rigidez, tolerancias, etc. de la mercanca.
Zona de picking con pasarela
En uno de los extremos del almacn, y coincidiendo con la zona de paletizacin
convencional, se ha instalado un bloque de estanteras con pasarelas de dos niveles de
altura ms el del suelo. Esta rea, que ocupa una superficie de 1.584 m2, es donde se
realizan manualmente las funciones de picking de los productos de pequeas dimensiones y
de poca rotacin.
El suelo de las pasarelas es de piso metlico ranurado, mientras que los estantes de las
estanteras son de malla. Este tipo de material, adems de tener una alta capacidad de
carga, posibilita una ptima ventilacin y un perfecto paso del agua en caso de que se
accione el sistema contraincendios.
El acceso a los distintos niveles de pasarelas se realiza mediante dos escaleras colocadas
en las esquinas, priorizando la accesibilidad y la mxima seguridad tanto de la instalacin
como de los operarios. Las zonas de paso abiertas van protegidas con barandillas.
Adems, el bloque est dotado con dos puertas batientes de seguridad, un sistema
apropiado para crear una zona de carga y descarga de la mercanca manipulada mediante

carretillas elevadoras y transpalets.

Zona de acondicionamiento y consolidacin
Delante del bloque de picking con pasarelas se ha ubicado un espacio de 840 m con 24
mesas donde preparar y consolidar los pedidos con los productos de menor tamao.
En esta zona, los operarios confeccionan y verifican el packing list y las etiquetas de envo de
los pedidos. Adems, se cuenta con los equipos informticos e impresoras necesarios para
completar la operativa.
Zona de apilado y cross-docking
Se dispone de un espacio de 700 m en el centro del almacn donde dejar los palets apilados
en el suelo con la ayuda de carretillas convencionales.
Justo al lado se ha creado una zona de cross-docking, un rea de 600 m con 48 canales
donde almacenar un total de 192 palets con productos de alta rotacin, es decir, aquella
mercanca que es distribuida inmediatamente y no llega a colocarse en las estanteras.
Recepcin y expediciones
La zona de precargas se ha habilitado delante de los 56 muelles de carga que posee el
centro de distribucin de Grupo Ramos, destinados a la recepcin y expedicin de la
mercanca.
Los palets se agrupan en funcin de si corresponden a un pedido, ruta o un transporte
externo. Los pedidos se preparan antes de cargar el camin con el fin de evitar tiempos de
espera en las salidas de la mercanca procedente del almacn.
Beneficios para Grupo Ramos
ptima gestin logstica: Grupo Ramos utiliza el espacio disponible de forma
inteligente, aprovechando cada metro cuadrado con operativas eficientes que
contribuyen al buen rendimiento de la instalacin.
Diversificacin: las distintas soluciones instaladas en el almacn de Grupo Ramos
permiten almacenar una gran variedad de productos de dimensiones y pesos distintos.
Rentabilidad: el centro de distribucin de Grupo Ramos se ha convertido en un
modelo de rentabilidad y eficacia que ayudar a la empresa a gestionar de forma
flexible su continuo crecimiento.
4.CASOS PRACTICOS

INDUSTRIA FARMACEUTICA
DEVOLUCIONES en la Industria farmacutica

El objetivo de esta accin es establecer un procedimiento para el manejo, control operativo y

administrativo de los medicamentos recibidos en carcter de devolucin.

El alcance de la accin es para las devoluciones por rechazo de los clientes, devoluciones
por motivos comerciales y devoluciones por vencimiento.

Rechazo de los clientes: se debe a pedido completo no aceptado por el cliente en el

momento de su entrega y an no bajado del transporte. Algunos motivos: no pedido,
condiciones diferentes, pedido repetido, etc.

Motivos comerciales: se debe a mercadera supuestamente apta para la venta y que

ha estado en poder del cliente. Algunos motivos: el cliente no lo quiere (al pedido),
tiene exceso de stock, no tiene lugar, tiene cadena de fro, etc.

Devoluciones por vencimiento: algunos motivos son por estar vencidos, o prximos a
vencer (menor a 210 das), productos con roturas de empaque primario (frasco o
blister) o empaque secundario (caja o pack) y por mercadera no apta para la venta.

La responsabilidad de la maniobra o la accin estar a cargo del personal del laboratorio

asignado al control de las devoluciones, quien:

v
v

Recepcionar en el sistema e ingresar fsicamente al depsito los medicamentos

devueltos.
Realizar un informe estadstico por motivos de devolucin y por cantidad.

El departamento de Ventas de la Compaa tendr a su cargo:

Indicar a los clientes que las devoluciones debern ser efectuadas en un embalaje
adecuado e identificando claramente todos los datos del destinatario, y remitente
como as tambin los medicamentos a devolver y su motivo.

Comunicar a los clientes los requisitos establecidos para la aceptacin de las

devoluciones.

En un lapso de 72 horas de deber autorizar o rechazar la devolucin caso contrario,

cumplido el plazo, el sistema la dar por aceptada.

Los requisitos generales son:

Todas las devoluciones debern ser aceptadas por el Laboratorio.

La falta de aceptacin de una entrega por parte del cliente (rechazo del cliente)
deber quedar asentada en el remito con sello y firma del cliente, y los productos en
cuestin debern ser devueltos por el operador logstico o transportista en el mismo
embalaje en que fueron despachados.

No se acreditarn al cliente aquellos productos devueltos que no tengan el troquel

correspondiente o que requieran el mantenimiento de la cadena de fro salvo otra
indicacin del Laboratorio

Devoluciones por Rechazo del Cliente:

Logstica realizar el ingreso al sistema de los siguientes datos: tipo de solicitud, cliente,
laboratorio, nmero de factura, nmero de remito, detalle y cantidad de los tems, lote y
motivo del rechazo, salvo diferencias de cantidades y productos. Estos datos sern los que
previamente autorice el rea de ventas
En el caso de los rechazos de productos refrigerados se realiza un control por parte del
Operador Logstico signado, donde se constata el estado del indicador. Dichos datos son
volcados en una planilla la cual es presentada a la Direccin Tcnica para su notificacin y
archivo.
Si el indicador no presenta variacin es aceptado el rechazo, en el caso de que el indicador
este virado se notificara al Operador Logstico la resolucin adoptada.
Con la Pre - Devolucin confeccionada, se generar automticamente en el sistema la
novedad al sector Comercial para la aprobacin o rechazo de la misma.
En caso de ser rechazada la Pre - Devolucin, el rea comercial proceder a comunicarle al
Cliente la novedad e ingresar el rechazo en el sistema para informacin del rea logstica. A
su vez esta rea proceder al reenvo de la mercadera junto con la documentacin original.
En el caso de los redespachos de cadena de fro la direccin tcnica autoriza el nuevo envo
al cliente, adjuntando dicha liberacin a la documentacin existente.
En caso de aprobarse o de cumplirse el plazo de 96 horas, automticamente el sistema se
encuentra disponible para que el rea de finanzas confeccione la nota de crdito
correspondiente sin que medie otra autorizacin.
Cuando se hubiera aprobado la devolucin la mercadera aceptada reingresar a stock
disponible.
El rea logstica realizar los movimientos de stocks necesarios para regularizar stocks fsico

y contable.<
Devoluciones por Motivos Comerciales
Recibidos los medicamentos se ingresarn al depsito destinado a tal efecto.
Logstica realizar el ingreso al sistema de los siguientes datos: tipo de solicitud, cliente,
laboratorio, nmero de factura, nmero de remito, detalle y cantidad de los tems, lote y
motivo del rechazo, salvo diferencias de cantidades y productos. Estos datos sern los que
previamente autorice el rea de ventas
En el caso que toda la devolucin tenga asociada una factura determinada se tomarn los
datos de la misma para realizar la valorizacin.
En el caso de no tener una factura asociada el sistema automticamente validar las
siguientes condiciones:
v
v
v

Validacin del lote contra un maestro de lotes.

Que la cantidad devuelta del lote no sea mayor a la vendida al Cliente.
Que el lote correspondiente haya sido vendido a dicho Cliente.

En el caso de tratarse de una devolucin con lote no vlido no se ingresar la Solicitud de

Devolucin y se deber informar a Calidad para el anlisis
Con la Solicitud de Devolucin confeccionada y los datos validados, se generar
automticamente la comunicacin de la novedad al sector Comercial para la aprobacin o
rechazo de la nota de crdito.
Todas las devoluciones aprobadas y valorizadas estarn disponibles para que el rea de
finanzas proceda a realizar las notas de crdito correspondientes.
Devoluciones por Motivos de Vencimiento / Rotura
Una vez recibidos los medicamentos se ingresarn los bultos correspondientes en el
depsito destinado a tal efecto.
Logstica realizar el ingreso al sistema a travs de la Solicitud de Devolucin de los
siguientes datos: tipo de solicitud, cliente, laboratorio, detalle y cantidad de los tems, lote,
fecha de vencimiento y motivo del rechazo, salvo diferencias de cantidades y productos.
Estos datos sern los que previamente autorice el rea de ventas.
El ingreso al sistema ser realizado mediante lectoras de cdigo de barras.
En el momento del ingreso de los datos automticamente se validar que:
v

El lote haya sido comercializado por el Laboratorio.

v
Dicha validacin se realizara contra un maestro histrico de lotes comercializados
suministrado por cada laboratorio.
En el caso de tratarse de una devolucin con lote no vlido no se ingresar la Solicitud de
Devolucin y se deber informar a Calidad.
Todas las devoluciones aprobadas y valorizadas estarn disponibles para que el rea de
finanzas proceda a realizar las notas de crdito correspondientes. En caso de ser rechazada
la devolucin, el rea comercial proceder a comunicarle al Cliente de la novedad.
Devolucin de Muestras Mdicas y Literatura
Las devoluciones del Operador Logstico en caso de no poder hacer entrega de la
mercadera por ausencia del APM, tendrn el siguiente tratamiento:
v
Si se debe a un motivo temporario (no contesta, no tiene espacio, etc.) la
mercadera se almacenar en el sector Expedicin para su posterior envo y no podr
encontrarse en este sector por ms de 72 horas.
v
Si se debe a un motivo definitivo (baja, mudanza, etc.) la mercadera reingresar
nuevamente a stock disponible tambin a travs del circuito de devoluciones.

RECALL en la industria farmacutica

El objetivo es establecer un procedimiento para el manejo y control operativo, administrativo
para la recoleccin de un producto del mercado. Es aplicable a todos los productos que
comercializa el Laboratorio.
La responsabilidad sobre esta maniobra es la siguiente: Logstica tendr la responsabilidad
de recuperar los productos del mercado; mientras que Ventas informar a los clientes la
decisin de la recuperacin de los medicamentos y de alertar sobre problemas o
inconvenientes con el mismo.
Categorizacin del riesgo:

CLASE I: la recuperacin es indispensable, inmediata y urgente de las drogueras y

farmacias (y llegar hasta el paciente).

CLASE II: es necesario una recuperacin prudente de las drogueras y farmacias.

CLASE III: es necesario una recuperacin slo en drogueras.

v
Para proceder a la recuperacin o recall de un producto, el Laboratorio enviar a los clientes

previamente identificados los datos del producto indicando:

Producto,

Cdigo,

Lote,

Clase de la recuperacin,

Motivo del recupero,

Otros comentarios.

El Cliente deber informar con la mayor brevedad posible las unidades en stock y proceder a
su separacin y devolucin inmediata en el primer transporte del Laboratorio que lo visite o al
vendedor que lo atiende siempre y cuando se trate de un recall Clase I. Tratamiento de las
unidades recibidas:

v
v
v
v

Las unidades recuperadas debern ser rotuladas con su procedencia.

Almacenadas de forma segura para evitar la mezcla con otros lotes del mismo
producto.
Se informar a Ventas diariamente el estado de recuperacin del producto.
Una vez recuperada toda la mercadera y separada ser destruida siguiendo los
procedimientos habituales para el caso.

Recuperacin concluida

Se considerar que la recuperacin se ha concluido cuando se hallen cumplidos los

siguientes pasos:

Hayan contestado la consulta todos los clientes.

Se haya recibido todo el material confirmado en las consultas de los clientes.

Informe final

El rea comercial confeccionar y enviar un informe a los sectores involucrados donde se

describir la evaluacin de la efectividad de la recuperacin e informar los siguientes datos:

Medicamento recuperado.

Clientes afectados.

Canal afectado.

Unidades recuperadas.

Gastos incurridos.

Tiempo utilizado.

Otros

Finalmente estos productos sern retirados y transportados desde el Laboratorio hasta el

sitio donde sern transformados (quemados) por empresas auditadas por el Laboratorio y
habilitadas para el tratamiento de residuos farmacuticos.
Los medicamentos son acondicionados por el propietario de los mismos (Laboratorio)
colocndolos en bolsas de color amarillo de 120 a la cual se le coloca un precinto
numerado. Esta bolsa cerrada y precintada se coloca en una caja sin identificacin que es
provista por la empresa de tratamiento, la cual una vez cerrada y sellada se le coloca un
rtulo que indica el contenido de la misma: RESIDUOS DE PRODUCTOS
FARMACUTICOS. Por ltimo estos residuos sern incinerados en hornos a 1500 C.

5.
El grupo empresarial Super Pappa con sede en Suiza, tiene una deuda muy grande, que
puede ser renovada o refinanciada hacia finales de ao, dependiendo de su flujo de caja y
como es lgico sus resultados financieros en trminos de utilidades (EBITDA) para cubrir la
deuda. De ah empez la preocupacin de Mini Pappa una filial del grupo con sede en
Colombia ya que su capital de trabajo es muy alto.
El inventario de repuestos como factor preponderante del capital de trabajo se ha convertido
en un dolor de cabeza para Mini Pappa, debido a que su consumo es menor a la compra de
los mismos.
El sistema de aprovisionamiento carece de un control especfico para asignacin de las
compras. El departamento de compras se limita a efectuar la compra por lo que la planta
requiera mediante una solicitud de los materiales/repuestos, realizada por los ingenieros
planners de cada una de las plantas. Estos ltimos hacen las solicitudes como parte del
programa de mantenimiento que incluye paradas programadas de mantenimiento preventivo.

Sin embargo, en algunas ocasiones los ingenieros hacen programas de mantenimiento

bastante robustos, que en ocasiones deben recortar y no cancelan las solicitudes de
materiales que han generado para toda su programacin.
El ERP no permite que los compradores se enteren que el planner ha cancelado una solicitud
de pedido. As, el comprador continua con el seguimiento del pedido, presionando al
proveedor en un esfuerzo por cumplir con el tiempo de entrega en planta, sin saber que el
material ya no se necesita.

6.