DIRECTIVA INTERNA N

-2015-MDS/A.

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTACION SUSTENTARIA EN LA EJECUCION DEL GASTO DEL AO

2015
Art. 1

ALCANCE.

La presente Directiva es de aplicacin obligatoria por los funcionarios y personal de todos los rganos
estructurados de la Municipalidad Distrital de Secclla, en el proceso de ejecucin del gasto durante el ao
2013.
Art 2
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)

BASE LEGAL
Ley N 27972 - Nueva Ley Orgnica de Municipalidades
Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto
Ley N 29951 Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal 2015
D.S. N066-2009-EF TUO de la Ley N 27245, Ley de Responsabilidad y Transparencia
Fiscal
Resolucin de Contralora N 320-2006-CG Normas de Control Interno para el Sector
Pblico.
Resolucin Directoral N 030-2010-EF/76.01 que aprueba la Directiva N 005-2010EF/76.01 Directiva para la ejecucin Presupuestaria 2011
Resolucin Directoral N 007-2007-EF/77.15 que aprueba la Directiva de Tesorera N 0022007-EF/77.15 y Modificatorias.
Decreto Legislativo N 1017 nueva Ley de contrataciones y Adquisiciones del Estado,
D.S. N 1842008-EF Reglamento de la Ley de contrataciones y Adquisiciones del Estado
Resolucin Directoral N 007-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago.

Art. 3 OBJETIVO
Son objetivos bsicos de la presente Directiva:
a)
b)
d)

Establecer lineamientos y precisiones de carcter tcnico y operativo en la aplicacin de la

normatividad vigente para la ejecucin del gasto en bienes y servicios
Establecer procedimientos que permitan la austeridad, racionalidad, transparencia, economa,
eficiencia y eficacia en el proceso de la ejecucin del gasto con la finalidad de mejorar la calidad
de los servicios pblicos y alcanzar ptimamente las metas trazadas por la Municipalidad.
Simplificar los procedimientos administrativos en la ejecucin del gasto y uniformizar criterios,
para lograr la eficiencia y eficacia en la ejecucin del gasto y el logro de las metas
presupuestarias.

Art. 4 DE LA PROGRAMACION DEL COMPROMISO ANUAL - PCA

La Programacin del Compromiso Anual es un instrumento de programacin del gasto pblico de corto
plazo por fuente de financiamiento que permite la constante compatibilizacin de la programacin del
Presupuesto con los indicadores macroecnomicos y las reglas fiscales as con la capacidad de
financiamiento del ao fiscal respectivo.
El responsable de Planificacin y Presupuesto de la municipalidad Distrital de Secclla o quien haga sus
veces, efectuar la distribucin del PCA, los ajustes internos, las solicitudes de incremento y/o
disminucin y la priorizacin de metas conforme a los procedimientos, prioridades y plazos sealados en
las normas correspondientes.
Art. 5 ETAPAS DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL

La ejecucin del gasto pblico es el proceso a travs del cual se atienden las obligaciones de gasto con el
objeto de financiar la prestacin de los bienes y servicios pblicos y, a su vez, lograr resultados, conforme
a los crditos presupuestarios autorizados en los respectivos presupuestos institucionales de los pliegos,
en concordancia con la PCA, tomando en cuenta el principio de legalidad, y asignacin de competencias
y atribuciones que por Ley corresponde atender a la Municipalidad Distrital de Secclla.
Conforme dispone la Directiva N 005-2010-EF/76.01 y sus modificatorias, el proceso de ejecucin del
gasto pblico est compuesto por las siguientes etapas:

DE LA CERTIFICACION DEL GASTO:

5.1 Las reas usuarias deben elaborar sus requerimientos de bienes, suministros y servicios de
consumo administrativo, en base al consumo anual proyectado los mismos que deben formar parte
del Cuadro de Necesidades que sustentan del Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones.
Los bienes y servicios de consumo continuo durante el ao tales como materiales de oficina y
escritorio, combustibles, reparacin de vehculos y maquinarias y otros, se efectuar por la cantidad
global estimada a consumirse en todo un periodo semestral o anual a travs de contratos de
suministro o tracto sucesivo, debiendo insertarse una clusula de reajuste de precios y la condicin
de que la municipalidad pueda rescindir el contrato en caso de variacin significativa de precios,
variacin de la cantidad contratada o limitaciones presupuestales.
El monto anual del consumo de bienes y servicios deber ser calculado por la Unidad de
Abastecimiento.
5.2 Los requerimientos deben contener el detalle preciso de las especificaciones tcnicas del bien
solicitado as como los trminos de referencia del servicio o perfil del profesional a contratar.
5.3 Los requerimientos deben ser presentados dentro de los ltimos cinco (05) das del mes anterior al
mes de atencin. Los requerimientos presentados fuera de dicho plazo sern certificados para el mes
siguiente. Salvo emergencias y que exista disponibilidad suficiente del Calendario de Pagos en el
rubro de financiamiento correspondiente.
5.4 Los rganos de Lnea elaboran sus requerimientos de bienes, suministros y servicios, estudios y
obras para la ejecucin de actividades y proyectos relacionados con los planes y objetivos
institucionales en base a:
a) Ejecucin de Actividades: En base al cuadro Analtico de Gastos de la Actividad del Plan
Operativo Anual de la Gerencia o quien haga sus veces de Lnea aprobado mediante el acto
resolutivo correspondiente.

b) Ejecucin de Obras y Proyectos de Inversin: En base al Cuadro de Requerimiento y

Presupuesto Analtico de Gastos del Expediente Tcnico Aprobado.
5.5 Los requerimientos de las reas usuarias debern tener el costo referencial y autorizados por el jefe
de la dependencia solicitante antes de ser derivados a la Gerencia Municipal y/o quien haga sus
veces, deben contar previamente con la Hoja de Certificacin Presupuestal del gasto emitida por la
Oficina de Planificacin y Presupuesto, para lo cual l rgano solicitante debe coordinar con la
Unidad de Abastecimiento para determinar el costo referencial de lo solicitado. En caso de Obras o
Proyectos, el Costo Referencial se obtendr del Expediente Tcnico.
5.6 La Hoja de Certificacin de Gasto debe contar con los siguientes datos:
a) Numero de la Certificacin y fecha
b) Dependencia solicitante
c) Numero del Requerimiento y descripcin
d) Nmero de Secuencia Funcional y meta presupuestaria afectada
e) Fuente y rubro de Financiamiento
f) Cadena de gasto e importe de la certificacin
5.7 Las Certificaciones de gasto deben ser registrados en el Sistema Integrado de Administracin
Financiera SIAF
5.8 Los requerimientos que cuenten con la Hoja de Certificacin Presupuestal debe ser derivados a la
Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces para su atencin a travs de la Unidad de
Abastecimiento.
5.9 En caso de que el costo del requerimiento supere las tres (03) Unidades Impositivas Tributarias UIT.
La Unidad de Abastecimiento elabora el Expediente de Contratacin y remite a la Gerencia Municipal
y/o quien haga sus veces para su aprobacin.
5.10La Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces una vez aprobada el Expediente de Contratacin
deriva al Comit Especial Permanente o Comit Especial segn corresponda para su atencin
conforme a la normativa de la Ley de Contrataciones del Estado.
5.11Las contrataciones menores a 03 UIT es atendida directamente por la Unidad de Abastecimiento
conforme a los procedimientos sealados.
5.12Las Contrataciones de Personal bajo la modalidad de Contratacin Administrativa de Servicios
CAS, se atender conforme a las normas de la materia y la directiva interna de la entidad.
Artculo 6.- DE LAS CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS MENORES O IGUALES A 03
UIT
6.1 Para la atencin de requerimientos cuyo monto es igual o menor a 03 UIT, no se aplica las
disposiciones de la Ley de Contrataciones del Estado, conforme seala el numeral 3.3 literal h) del
Artculo 3 del Decreto Legislativo N 1017.
Estos gastos una vez que cuenten con la aprobacin y Certificacin Presupuestal correspondiente,
se atendern mediante acciones inmediatas de invitacin a proveedores de acuerdo a los siguientes
procedimientos:
a) Contrataciones por un monto igual o mayor a 01 UIT. Invitacin directa como mnimo a tres
proveedores (La oferta del proveedor puede ser mediante proforma simple o carta de propuesta
econmica).
Tratndose de bienes o servicios cuya oferta local sea menor a tres proveedores; se podr
contratar de manera excepcional con una o dos propuestas, previa autorizacin de la Gerencia
Municipal y/o quien haga sus veces.

b) Contrataciones menores a 01 UIT. Invitacin directa como mnimo a un proveedor (La oferta del
proveedor puede ser mediante proforma simple o carta de propuesta econmica)
c) En ningn caso el costo pagado debe superar al valor de mercado vigente del bien o servicios
contratado.
d) En caso de requerimientos urgentes cuyo costo no supere el monto mximo para pagos con
caja chica (10% de 01 UIT), una vez adquirido por la Unidad de Abastecimiento, la Gerencia
Municipal derivara el expediente al responsable de Caja Chica para su pago inmediato.
Artculo 7.- DEL COMPROMISO ANUAL
7.1

La Unidad de Tesoreria registrar, en el SIAF el Compromiso Anual de las remuneraciones en

base al monto anualizado de las plazas ocupadas por el personal nombrado, permanente y
contratado incluido el aporte patronal a ESSALUD, bonificaciones y aguinaldos.
Asimismo el pago de pensiones se efectuar el Compromiso Anual por el monto anualizado de
pensiones.
En caso de personal CAS de acuerdo al monto total del Contrato

7.2

Quedan prohibidos los actos administrativos o Municipal para ejecucin de gastos mayores a los
crditos certificados, bajo sancin de nulidad de pleno derecho de acuerdo a las normas
presupuestarias.

7.2

La Unidad de Abastecimiento registrar en el SIAF los Compromisos Anuales en base al monto

anual global contratado o proyectado de acuerdo a lo siguiente:
a) Bienes y Servicios.-De acuerdo al monto total del contrato
b) Servicios Bsicos.- De acuerdo al monto total del consumo anual proyectado.
c) Obras y Estudios.- De acuerdo al monto total adjudicado y contratado.

Los documentos que sustentan el compromiso mensual son:

CDIGO

DOCUMENTO

016

CONVENIO SUSCRITO

031

ORDEN DE COMPRA - GUA DE INTERNAMIENTO

032

ORDEN DE SERVICIO

036

PLANILLA DE MOVILIDAD

039

PLANILLA DE DIETAS DE DIRECTORIO

041

PLANILLA DE PROPINAS

042

PLANILLA DE RACIONAMIENTO

043

PLANILLA DE VIATICOS

059

CONTRATO COMPRA-VENTA

060

CONTRATO SUSCRITO (VARIOS)

133

RESUMEN ANUALIZADO LOCADORES DE SERVCIIOS

134

RESUMEN ANUALIZADO PLANILLA PROYECTOS ESPECIALES

070

CONTRATO SUSCRITO (OBRAS)

230

PLANILLA ANUALIZADA DE GASTOS EN PERSONAL

231

PLANILLA ANUALIZADA DE GASTOS EN PENSIONES

232

RESUMEN ANUALIZADO RETRIBUCIONES CAS

233

RESUMEN SERVICIOS PUBLICOS ANUALIZADO

234

DISPOSITIVO LEGAL O ACTO DE ADMINISTRACION 1/

235

PLANILLA OCASIONALES

El documento con cdigo 234 slo se utiliza en el caso de CTS, gratificaciones, subsidios, fondos para
pagos en efectivo, caja chica, encargos, sentencias en calidad de cosa juzgada, aguinaldos y arbitrios
Artculo 8.- DEL COMPROMISO MENSUAL
8.1
El compromiso mensual es el acto mediante el cual se registra en el SIAF el monto a devengar,
luego del cumplimiento de los trmites legalmente establecidos, en el marco de los presupuestos
aprobados, la PCA, la certificacin del gasto y el Compromiso Anual
8.4

El Registro del Compromiso Mensual sern registrados por las mismas reas que hicieron el
compromiso anual

Artculo 9.- EL DEVENGADO

El devengado del gasto es el acto de administracin mediante el cual se reconoce una obligacin de
pago, derivada de un gasto aprobado y comprometido.
La acreditacin documentaria del gasto devengado se producir en los siguientes casos:

a) En la compra de bienes: Cuando el bien ha ingresado a almacn y que el responsable firme en

b)

c)
d)
e)

la Orden de Compra Gua de Internamiento en seal de conformidad de recepcin y que el

proveedor emita el Comprobante de Pago reconocido por la SUNAT.
En la prestacin de Servicios: Cuando el servicio haya sido prestado por el proveedor y que el
solicitante o el jefe de la dependencia manifieste su conformidad del servicio, ya sea mediante
un informe o a travs de su firma y sello en el rubro Recib Conforme de la Orden de Servicio y
que el proveedor emita el Comprobante de Pago reconocido por la SUNAT.
En caso de Viticos: Se produce el devengado cuando la Gerencia Municipal y/o quien haga
sus veces autorice el viaje y la habilitacin de los gastos de viaje.
En caso de pago de Remuneraciones, cuando la Unidad de Personal remite la Planilla de
remuneraciones con su respectivo cuadro de Rcord de Asistencia del personal
En caso de otros gastos: Cuando exista la obligacin de pago establecido por la autoridad
mediante un acto resolutivo, clusulas contractuales (en el caso de anticipos a proveedores) o
devengado de obligaciones tributarias y otros.

El registro del Devengado en el SIAF estar a cargo del Responsable de Planificacin y Presupuesto y/o
quien haga sus veces quien previamente verificar los documentos que sustente el Devengado. Luego
del devengado remitir los documentos a la Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces para su
autorizacin de Giro
Est prohibido bajo responsabilidad, registrar en el SIAF devengar gastos que no estn sustentados por
las formalidades sealadas.
Artculo 10.- EL GIRO Y PAGO
El Giro y el pago es el acto de administracin mediante el cual se extingue, en forma parcial o total el
monto de la obligacin reconocida conforme a la fuente de financiamiento, rubro y tipo de recurso y los
montos de calendario de pago autorizados. Est prohibido el pago de obligaciones no devengadas.
El proceso de giro y pago as como su registro en el SIAF ser procesado por el responsable de
Tesorera conforme a las disposiciones de la Directiva de Tesorera y dems disposiciones emanadas de
la Direccin Nacional de Tesoro Pblico.

DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DEL GASTO QUE DEBEN ADJUNTARSE AL

COMPROBANTE DE PAGO CP
A.

ADQUISICION DE BIENES

1)

2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)

Requerimiento valorizado dirigido a la Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces,
con V B del Jefe del rea usuaria, acompaado de la Hoja de Certificacin del Gasto
firmado por del jefe de Planificacin y Presupuesto y/o quien haga sus veces. En el
caso de bienes para la ejecucin de obras, el requerimiento debe tener el VB del
Supervisor de Obra.
Propuesta econmica del postor ( Proforma o Carta Propuesta econmica)
Copia del Acta de Otorgamiento de Buena Pro y Cuadro comparativo de propuestas (si
hubo dos o ms propuestas)
Hoja o Ficha de convocatoria del SEACE (si el monto es mayor a 03 UIT)
Memorndum de Autorizacin de pago (puede reemplazarse el memo con la firma y
sello del Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP y Orden de Compra)
Orden de Compra Gua de Internamiento u Orden de Servicios (Con firma del
almacenero o del Solicitante en el rubro de Recib Conforme )
En caso de bienes sofisticados, debe existir adems el informe de conformidad del rea
solicitante o de un especialista.
Factura, Boleta de Venta o Tickets

Para compras derivas de procesos de ADS a ms, se recomienda suscribir un contrato de

compra venta, as como en el caso de suministros continuos.
B.

CONTRATACION DE SERVICIOS EN GENERAL

1) Requerimiento valorizado dirigido a la Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces, con V
B del Jefe del rea usuaria, acompaado de la Hoja de Certificacin del Gasto firmado por
del jefe de Planificacin y Presupuesto y/o quien haga sus veces.
2) Propuesta econmica del postor ( Proforma o Carta Propuesta econmica)
3) Copia del Acta de Otorgamiento de Buena Pro y Cuadro comparativo de propuestas (si hubo
proceso de seleccin)
4) Hoja o ficha de convocatoria del SEACE (si el monto es mayor a 03 UIT)
5) Contrato de servicios (Para montos mayores a 01 UIT)
6) Memorndum de Autorizacin de pago (puede reemplazarse el memo con la firma y sello
del Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP y Orden de Compra)
7) Orden de Servicio (Con firma del solicitante del servicio como conformidad del servicio.
8) En caso de servicios especializados debe existir adems el informe de conformidad del
servicio del rea solicitante.
9) Recibo de Honorarios o Factura.
En el caso de servicios para la ejecucin de obras, tanto el requerimiento y las conformidad del
servicio debe tener el V B del Supervisor de la Obra.

C.

CONTRATACION DE SERVICIOS DE ESTUDIOS (PERFIL Y EXPEDIENTE TECNICO)

1) Requerimiento valorizado dirigido a la Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces, con V
B del Jefe del rea usuaria, acompaado de la Hoja de Certificacin del Gasto firmado por
del jefe de Planificacin y Presupuesto y/o quien haga sus veces.
2) Propuesta econmica del postor ( Proforma o Carta Propuesta econmica)
3) Copia del Acta de Otorgamiento de Buena Pro y Cuadro comparativo de propuestas (cuando
hubo dos o ms propuestas)
4) Hoja de convocatoria del SEACE (si el monto es mayor a 03 UIT)
5) Contrato de servicios.
6) Memorndum de autorizacin de pago (puede reemplazarse el memo con la firma y sello
del Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP y Orden de Servicio)

7) Copia del documento que entrega por mesa de partes el Perfil o Expediente Tcnico
(excepto adelantos)
8) En caso de Perfiles, copia de de la Ficha de aprobacin de la viabilidad del proyecto por el
SNIP (En el pago final)
9) Informe de conformidad del Expediente Tcnico elaborado por el Jefe de Proyectos o
solicitante.
10) Recibo de Honorarios o Factura.
D. ALQUILER DE MAQUINARIAS Y EQUIPOS para la ejecucin de obras.
1) Requerimiento valorizado dirigido a la Gerencia Municipal y/o quien haga sus veces, con V
B del Jefe del rea usuaria, acompaado de la Hoja de Certificacin del Gasto firmado por
del jefe de Planificacin y Presupuesto y/o quien haga sus veces.
2) Propuesta econmica del postor ( Proforma o Carta Propuesta econmica)
3) Copia del Acta de Otorgamiento de Buena Pro y Cuadro comparativo de propuestas (si hubo
dos o ms propuestas)
4) Hoja de convocatoria del SEACE
5) Contrato de alquiler
6) Memorndum de Autorizacin de pago (puede reemplazarse el memo con la firma y sello
del Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP y Orden de Compra)
7) Orden de Servicio (Con firma del solicitante del servicio como conformidad del servicio.
8) adjuntando el resumen de HM trabajadas y la original del parte diario de Horas Maquinas,
firmado por el operador, controlador, residente y supervisor
9) Factura.
E. PAGO DE REMUNERACIONES PERSONAL ADMINISTRATIVO
1) Rcord de Asistencia firmado por el Jefe de Personal.
2) Planilla nica de Pagos firmado por el Jefe de Personal (Gerente Municipal y/o quien
haga sus veces).
3) Memorndum de Autorizacin de pago (puede reemplazarse el memo con la firma y sello
del Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP)
F. PAGO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DE SERVICIOS
1) Informe de labores desarrolladas con el V B del Jefe del rea donde se encuentra
asignado en seal de conformidad del servicio.
2) Planilla de descuentos y aportes
3) Copia del Contrato (Se supone que previo al contrato hubo requerimiento del rea
respectiva)
4) Memorando de autorizacin de Pago (puede reemplazarse el memo con la firma y sello del
Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP)
G. PAGO DE CONTRATOS DE SERVICIOS DE ASESORIA O SERVICIOS AUTONOMOS
1) Informe de labores desarrolladas con el V B del Jefe del rea que corresponda
2) Orden de Servicios con la conformidad del servicio
3) Copia del Contrato (Se supone que previo al contrato hubo requerimiento del rea
respectiva y hubo proceso de seleccin)
4) Memorando de autorizacin de Pago (puede reemplazarse el memo con la firma y sello del
Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP)
H. PAGO DE PLANILLA DE JORNALES DE OBRA
1)
Informe del Residente de Obra remitiendo la Hoja de Tareo firmado por el
Supervisor de la Obra.
2)
Planilla firmado por los trabajadores, Residente Obra, Supervisor,
3)
Memorndum de Autorizacin de pago (puede reemplazarse el memo con la
firma y sello del Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP)

I.

PAGO DE PLANILLA DE VIATICOS

Anticipo
a)

b)

Memorndum de autorizacin de viaje y habilitacin de viticos

Planilla de viaje firmado por el comisionado y el Gerente Municipal y/o quien
haga sus veces.

Rendicin
a) Rendicin de gastos Adjuntar
b) Declaracin Jurada de Gastos (Hasta 10% DE 01 UIT) y/o Boletas, facturas, Ticket,
Boletas de Viaje Etc.
c) Informe de las actividades desarrolladas en el viaje
J. PAGO DE DIETAS A REGIDORES
1) Memorndum de Autorizacin de pago (puede reemplazarse el memo con la firma y sello
del Gerente Municipal y/o quien haga sus veces en el CP)
2) Planilla de Dietas
3) Informe de la Secretaria de la Municipalidad sobre nmero de sesiones asistidas en el mes
por cada regidor
ANEXOS: FLUJOGRAMA DEL GASTO
Secclla, febrero del 2013.

RESOLUCION DE ALCALDIA N

-2013 MDS/G.G

Secclla,
VISTO: El Proyecto de la Directiva de ejecucin de Gastos
remitido por el Consultor a la Gerencia Municipal y revisado por el Responsable de Planificacin y
Presupuesto mediante el Informe N 03-2012-MDS/NVMN-CE
CONSIDERANDO:
Que, la Ley N 28112, Ley Marco de la Administracin
Financiera del Sector Pblico, establece normas, principios y procedimientos para una gestin integral y
eficiente de los procesos vinculados con la captacin y utilizacin de los fondos pblicos;
Que, el proceso de asignacin y ejecucin de los fondos
pblicos se determinan en base a criterios de transparencia presupuestal, conforme los establece el Art.
XII del Ttulo Preliminar de la Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto;
Que, es necesario precisar la ejecucin del gasto de menor
cuantan como poltica de austeridad y racionalidad del gasto;
Que, la Unidad de Planeamiento y Presupuesto, ha presentado
el proyecto Directiva de Ejecucin de Gasto, que contiene precisiones especficas para el trmite,
autorizacin y pago de gastos que efectan la Municipalidad;
En ejercicio de las facultades conferidas por la Ley N 27972Ley Orgnica de Municipalidades, esta alcalda;
RESUELVE:
Artculo 1. Aprobar la Directiva de gastos del ao 2013,
cuyo texto aparece adjunto a la presente resolucin.
Artculo 2. Poner en conocimiento de todas la unidades
orgnicas de la Municipalidad Distrital de Secclla para su cumplimiento.
Regstrese, Comunquese y Cmplase