Directiva Menores A 8 Uit - Espinar
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I. FINALIDAD.
La presente directiva normará los procedimientos administrativos para la atención de
requerimientos de bienes y servicios contemplados en el literal a) del Artículo 5° de la
Ley de Contrataciones del Estado, Ley N° 30225 modificado por el Decreto Legislativo
N° 1444, que requieran los Órganos, Unidades Orgánicas y dependencias de la
Municipalidad Provincial de la Convención.
II. OBJETIVO.
Establecer directrices claras que hagan previsibles los resultados de una gestión
eficiente de los servicios que brinda la Unidad de Abastecimiento en la Gestión de las
contrataciones, con el debido procedimiento, celeridad, razonabilidad, simplicidad y
bajo los Principios que rigen las contrataciones como es libertad de concurrencia,
igualdad de trato, transparencia, publicidad, eficacia y eficiencia, competencia, vigencia
tecnológica, sostenibilidad ambiental y social; y equidad, que contribuyan al logro de
los resultados y la generación del valor publico bajo la cadena del abastecimiento.
V. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
5.1 DE LA ELABORACION DEL REQUERIMIENTO
5.1.1 REQUERIMIENTO
5.1.1.1 Es el documento generado en el módulo de requerimiento SIADEG Gubernamental,
por el Área Usuaria, quien solicita la contratación de un determinado bien y/o servicio, para
cumplir con sus objetivos y metas.
5.1.1.2 El área usuaria estima y cuantifica sus necesidades de bienes y servicios (general y
consultoría) en función de sus actividades (Cuadro de Necesidades) y el monto de asignación
presupuestaria anual, documento que deberá definir con precisión las características de los
bienes o servicios a contratar, adicionalmente deberán incluir algunas exigencias previstas
en las leyes, reglamentos, normas metrológicas y/o sanitarias que regulen el objeto de la
contratación, para tal efecto el requerimiento deberá contener de manera obligatoria lo
siguiente:
Fecha de emisión, Dependencia Solicitante, Nombre del Solicitante.
Fuente de Financiamiento, cadena funcional y clasificador de gasto
Cantidad, Unidad de Medida y descripción utilizando el catalogo único de bienes,
servicios y obras CUBSO y otro de estar en uso.
Valor Estimado según expediente técnico o estructura de costos elaborado por el
área usuaria.
En el caso de proyectos de inversión y actividades de mantenimiento, los
requerimientos deben autenticarse con firma y sello del Residente de obra,
Inspector de obra y Gerencia de Línea, Presupuesto en lo que corresponda.
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5.1.2.1 Los requerimientos deberán ser presentados en tres (03) juegos por el Área Usuaria,
adjuntando obligatoriamente lo siguiente:
Adicionalmente deberá adjuntar a las cotizaciones copia simple de la siguiente información de ser
el caso:
En caso de que emita una (1) Cotización, tanto en bienes y servicios, No será necesario la
elaboración del Cuadro Comparativo, pero si la elaboración del ACTA DE BUENA PRO.
Cuando exista más de una (1) cotización se elaborará el Cuadro Comparativo respectivo y
Acta de Buena Pro.
Los Cuadros Comparativos y el Acta de Buena Pro deben contener las firmas y sellos del
responsable de la elaboración de Cuadros Comparativos, Jefe de la Unidad de
Abastecimiento y Coordinador de Contrataciones.
En caso de Actas de Buena Pro en contrataciones de bienes y servicios de naturaleza
especial sofisticada, este deberá ser validada por el Área Usuaria y/o de Especialidad.
5.5.1 Una vez emitido el cuadro comparativo y otorgado la Buena Pro, y suscrito el contrato de ser el
caso, se emitirá la orden de compra u orden de servicio, 01 original 03 copias, la que será
suscrita por el jefe de la unidad de Abastecimiento y el Coordinador de Contrataciones.
Las compras o servicios hasta 08 UITs se perfeccionara con la orden de compra y/o servicio
respectivamente, salvo requiera establecer condiciones especiales en la adquisición, por las
que se podrá perfeccionar adicionalmente con la suscripción de un contrato.
Las adquisiciones de bienes con entregas periódicas o de suministro, como combustible,
agregados, cemento, fierros y otros, se perfeccionaran mediante la emisión de la Orden de
Compra en el que se fijaran las condiciones y cláusulas del Contrato planteada por el
Especialista legal por escrito, debiendo ser suscrita por el especialista legal y el proveedor.
Para efectos de pagos por cada entregable las órdenes de compra y servicio deberán ser
presentadas autenticadas, previo informe de conformidad y valorización del área usuaria.
Las adquisiciones de bienes con entregas periódicas o de suministro, como combustible,
agregados, cemento, fierros y otros, se perfeccionaran mediante la suscripción de un
contrato, generándose una orden de compra por cada entrega, suministro o servicio
prestado, previo informe y valorización del área usuaria.
La Contratación de Servicios en el que contemple entregables y/o pagos periódicos como
alquiler de camionetas, maquinaria pesada, equipos menores entre otros, se perfeccionaran
con la emisión de la Orden de Servicio en el que se fijaran las condiciones y cláusulas
contractuales planteada por el Especialista legal, debiendo ser suscrita por el Especialista
legal y el proveedor, para cada pago presentarán la copia autenticada de la Orden de
Servicio.
Aquellas que revienten complejidad como consultorías especializadas, locación de servicios,
se perfeccionaran con la suscripción de un contrato generándose una orden de servicio en
original por cada servicio prestado, previo informe del área usuaria.
La Contratación de Servicios en el que contemple entregables y/o pagos periódicos según
complejidad se perfeccionaran mediante la suscripción de un contrato consultorías
especializadas alquiler de camionetas y maquinaria pesada generándose una orden de
servicio en original por cada suministro o servicio prestado, previo informe del área usuaria
En el caso de servicios los productos obtenidos por la prestación de un servicio deben ser
presentados, mediante carta del proveedor dirigido al área usuaria, para la revisión y
validación de las condiciones establecidas en los términos de referencia por mesa de partes
de la Entidad.
De existir observaciones en los servicios prestados el área usuaria deberá informar a su
inmediato superior, según corresponda, a más tardar dentro de los 02 días calendarios para
la notificación formal al contratista.
El área usuaria consigna en el documento de observaciones el plazo en que el proveedor
debe cumplir con subsanarlas, el cual no podrá ser menor de dos 02 ni mayor a die 10 días
calendarios dependiendo de la complejidad del servicio, tratándose de consultorías el plazo
para subsanar no puede ser menor de 05 días ni mayor a 20 días calendarios, pese al plazo
otorgado, el contratista no cumple a cabalidad con la subsanación, el área usuaria solicitara
a la oficina de abastecimiento resolver el contrato ya sea parcial o total y/o anular la orden
de servicio (solo en caso de no haberse notificado).
la conformidad de la prestación de los servicios es otorgada en un plazo máximo de 05 días
hábiles afectado el servicio, dicha conformidad es otorgada por el funcionario responsable
del área usuaria, el cual deberá ser de manera detallada especificando de manera expresa
el servicio que se ha prestado, el costo del servicio y la finalidad del gasto público.
El área usuaria consigna en una sola oportunidad la totalidad de observaciones. Queda
prohibido remitir observaciones parciales o incompletas; salvo aquella que resulten del
levantamiento de observaciones ya informadas o provenientes de vicios ocultos, bajo
responsabilidad del funcionario encargado del área usuaria.
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El área usuaria técnica especializada debe emitir informe técnico en un plazo no mayor a 05
días calendarios siguientes a la recepción de la solicitud del área usuaria, señalando
expresamente los criterios técnicos empleados en la evaluación y en caso de observaciones
o incumplimiento deberá sustentar dicha condición.
El área usuaria debe de sellar y firmar el INFORME DE CONFORMIDAD del servicio y remitirlo
formalmente a la Dirección de Administración en un plazo no mayor de dos 05 días
calendarios de prestado el servicio, cualquier demora en la emisión del informe de
conformidad que conlleve a reclamo de los proveedores el pago de intereses, será de
absoluta responsabilidad del área usuaria.
Si el contratista presto los servicios fuera del plazo establecido, el área usuaria debe
informar dicha condición a la oficina de abastecimiento, bajo responsabilidad, a efectos de
aplicar las penalidades que corresponda.
Dónde:
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
Segunda: Quedan exceptuados de cotizaciones las publicaciones que se efectúan en el diario oficial
el Peruano u otros a nivel regional, los servicios notariales, servicios básicos y de mensajería.
Tercera: Los requerimientos de bienes y servicios que se encuentren en trámite, deberán adecuarse
a los procedimientos y plazos establecidos en la presente Directiva.
Cuarta: La contratación de bienes y servicios incluidos en el catálogo de Acuerdo Marco y los que se
realicen con cargo a fondo fijo por caja chica, se regulara a través de su propia normativa.
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Quinta: La Dirección de Administración, resolverá aquellos casos no previstos así como las
solicitudes de excepción que puedan suscitarse en adquisiciones y/o contrataciones. la misma que
emitirá su visto bueno y dispondrá la formalización a través de una Orden de Compra y/o Servicio
siempre que sean imprescindibles para el cumplimiento de objetivos y metas de la Gestión Edil,
debidamente justificados bajo responsabilidad directa del Área Usuaria.
Sexta: Cualquier acto contrario a las normas Reglamentarias de la Directiva Interna, será declarado
nulo, bajo responsabilidad del Funcionario o Servidor que hubiera infringido dicha Directiva.
Septima: todo lo no previsto en la presente será supletoriamente aplicado con la Ley y Reglamento
de Contrataciones en lo que corresponda.
DISPOSICIONES FINALES
Primera.- Queda terminantemente prohibido que los Órganos y/o Unidades Orgánicas (área
usuaria) procedan directamente a la adquisición de bienes y/o servicios a nombre de la
Municipalidad Provincial de la Convención, sin cumplir con las disposiciones establecidas en la
presente Directiva, bajo responsabilidad, de cuyos resultados la Unidad de Abastecimiento no se
hará responsable ni verificará trámite alguno.
Segunda.- La presente directiva será aprobada mediante acto resolutivo y entrara en vigencia al día
siguiente de su aprobación, debiendo ser publicada en el portal web de la entidad así como cualquier
otro medio de comunicación masiva.
ANEXOS
.
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ANEXO 01
El Pedido - Comprobante de Salida (PECOSA), debe tener la fecha del día en que se entregaron
los bienes o materiales al área usuaria según guía de remisión y factura.
La PECOSA debe ser fiel reflejo de la orden de compra (cantidad, unid. de medida, descripción,
marca, precio unitario y el total)
5 PECOSA
La PECOSA debe indicar la descripción de los bienes y materiales que se dieron salida.
La conformidad de la PECOSA se da con todas las firmas de los responsables (solicitante, Jefe
de Abastecimiento, Jefe de Almacén Central y el Recibí Conforme (Almacenero de obra/área
usuaria).
La fecha de la Guía de remisión deberá ser igual o posterior a la fecha de Notificación de la
Orden de Compra.
La descripción de los bienes o productos deben ser igual a la descripción de la Orden de
Compra, como en la cantidad, el Precio Unitario y Precio Total.
GUIA DE REMISION
6 Deberá contener las Firmas de los responsables que realizaron la recepción de los bienes o
DEL REMITENTE
productos, como Jefe del Área de Almacén Central, Residente de obra, Almacenera de obra
Jefes de Unidades, Divisiones, y otros de acuerdo al Área Usuaria.
En caso de que el traslado bienes realizada del proveedor provenga fuera del ámbito de la
provincia deberá adjuntarse la Guía de Transporte.
La factura consignara tres copias denominados; la primera USUARIO, la segunda SUNAT y la
tercera FACTURA NEGOCIABLE.
La Factura debe indicar el N° de R.U.C, Dirección y nombre de la Entidad.
7 FACTURA La Factura deberá indicar la fecha posterior a la emisión de la Orden de Compra, siendo igual
o después a la Guía de Remisión, descripción detallada de los bienes o productos indicando
cantidades precios Unitarios y precios totales.
La Factura no debe tener enmendaduras (borrones ni superposición de escritura )
El Informe de Conformidad debe ser dirigido al Jefe inmediato y/o Gerencia de Línea.
El área usuaria (Jefe Inmediato, residente de obra, u otro funcionario que haga de su vez que
dará la conformidad, Indicando N°orden de compra, requerimiento, detallando el objeto de la
adquisición, fecha, monto, consignar el número de contrato de contener, nombre del proveedor,
RUC, cuenta CCI, especificando los bienes o productos que se recepcionaron, si se realizaron
las pruebas, las cantidades, fecha de recepción, N° de Factura, N° de orden de compra,
Secuencia Funcional o Meta y Clasificador de Gastos.
El informe de Conformidad de Residente de obra, deberá tener el V°B° del Supervisor o
Inspector de obra. En cumplimiento Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15. y sus modificatorias.
Deberá contener; La descripción del servicio, indicando con claridad, la cantidad, la unidad
de medida, el precio unitario, el precio total, el Clasificador de Gasto correcto, N° y Nombre
de La secuencia Funcional o Meta, Nombre y N° de RUC del que brinda el servicio, de
acuerdo a la dirección o domicilio fiscal que muestra en la ficha RUC de la SUNAT, Teléfono
y correo electrónico.
Debe tener las firmas respectivas, del Jefe de la Unidad de Abastecimiento, coordinador de
Contrataciones, firma del área usuaria como (Gerente de Línea, Jefe Inmediato, Residente
de Obra, Inspector o Supervisor de obra, en señal de conformidad.
Ajuntar el documento que constituya el perfil Profesional de acuerdo al servicio requerido.
En el caso de los servicios por Contratos de Locación de servicios, debe adjuntar informe al
Jefe inmediato de las labores realizadas, al mes que corresponde, Recibo por horarios
especificando el tipo de servicio y al mes correspondiente, fotocopia del contrato, fotocopia
de la retención de 4ta Categoría siempre en cuando sobrepase el monto del Recibo por
Honorarios los S/.1,500.00 Nuevo Soles o Cuando el trabajador independiente ha solicitado
la Suspensión de Retenciones de Cuarta Categoría y aún no supera el importe establecido
para cada año (Para el año 2019 quienes ganen hasta S/ 2,953.00 al mes estarán
4 ORDEN DE SERVICIO
exonerados del pago del IR ingresos anuales menores a S/. 35,436.00), las fotocopias tienen
que estar fedatados.
En caso de servicios de consultoría, informe técnico del servicio brindado según TDR,
adjuntado documentación o producto resultante de la consultoría Ejm.(Entrega
documentada del producto por mesa de partes de la Entidad, expediente técnico, Expediente
de Liquidación, perfil de Proyecto etc.) además adjuntara curriculum vitae no documentado,
copia del Contrato fedatado, Recibo Por Honorario, factura, Boleta de venta de acuerdo del
servicio brindado.
Para locación de Servicios de Asesores externos, se ajuntara carta presentado por mesa de
partes dirigido al Jefe Inmediato y V°. B° del mismo, indicando las labores realizadas durante
el mes, recibo por honorarios indicando el tipo de servicio brindado y al mes correspondiente,
además la fecha del Recibo por honorarios será al día de la fase del devengado.
Si el servicio se presta según cronograma, evento, etapa, o por mes, la orden de servicio
debe elaborarse de manera integral, debiendo para cada proceso de Pago anexar copia
autenticada de la Orden de servicio con los antecedentes documentarios respectivos.
ANEXO N° 02
Unidad Orgánica:
Actividad:
Meta Presupuestaria:
ESPECIFICACIONES TECNICAS
I. DESCRIPCIÓN DEL BIEN Indicar la denominación del bien
II. UNIDAD DE MEDIDA Indicar la Unidad de medida del bien
III. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.
Detallar las características físicas y requisitos técnicos esenciales y de funcionamiento.
IV FINALIDAD PUBLICA Consignar La finalidad pública para lo cual es requerida y consignar lugar donde Los bienes deben ser
entregados en el Almacén Central ó Periférico de la Municipalidad Distrital de Megantoni, Provincia de
V. LUGAR DE ENTREGA La Convención y Departamento del Cusco, sito en …….en el horario de 8:00 a 17:00 horas."
VI. PLAZO DE ENTREGA Indicar el plazo de entrega en días, semanas, meses, etc. a partir del primer día hábil siguiente de
recibida la orden de compra. En caso de requerirse, entregas parciales del bien, la unidad orgánica
deberá señalar el plan de entrega, especificando las fechas en las que se realizarán cada una de ellas.
Importante: Indicar cuando corresponda, si el plazo está sujeto a la entrega de información, muestras u
otro insumo, o de la aprobación para la entrega del bien.
VII. CONFORMIDAD DEL BIEN La conformidad estará a cargo del responsable o quien haga sus veces que solicitó el bien, la misma
que deberá ser otorgada en un plazo no mayor de cinco (02) días hábiles.
VIII. FORMA Y CONDICIONES Señalar si el pago es único o parcial, luego de la(s) entrega(s) y conformidad(es) de los bienes.
DE PAGO
IX. GARANTÍA (Solo en caso de Indicar el período de la garantía, las condiciones bajo las cuales se aplicará la garantía de los bienes, el
ser necesario) tiempo de respuesta del proveedor o algún otro punto específico al respecto
ANEXO N° 03
UNIDAD ORGÁNICA:
ACTIVIDAD:
META PRESUPUESTARIA:
Indicar cuál es el servicio requerido y para que se realice dicho servicio y/o justificar la necesidad de la contratación.
Describir en forma clara las actividades que realizará el proveedor señalando cualquier información que se considere relevante para ejecutar el
servicio o el modo en que este debe llevarse a cabo con indicación, en caso corresponda del material que se utilizará.
En caso de generar productos por escrito (informes u otro tipo de documentos), la unidad orgánica deberá enviar una copia de estos productos a
la Unidad de Abastecimientos y Servicios Auxiliares momento de otorgar la conformidad del servicio.
Indicar el tiempo de duración del servicio a contratar a partir del primer día hábil siguiente de la fecha de recepción de la Orden de Servicio o
suscrito el contrato.
La conformidad de servicio estará a cargo del responsable o quien haga sus veces que solicito el servicio, la misma que deberá ser otorgada en
un plazo no mayor de cinco (02) días hábiles.
V. FORMA DE PAGO
Señalar si el pago será único al término de la prestación del servicio y la conformidad del mismo, o si se realizarán pagos parciales contra entrega
de los productos o resultados, en forma directamente proporcional del avance del servicio.
VI. PENALIDADES
Si el proveedor no cumple con las actividades encomendadas dentro del plazo estipulado, la Entidad le aplicará una penalidad por cada día de
atraso hasta por un monto máximo equivalente al 10% del monto de la Prestación. La penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de
acuerdo a la siguiente fórmula:
CENTROS DE SERVICIO En este último caso, se deberá señalar la ubicación de los centros de servicios de
ser necesario.
Indicar si el servicio por garantía o mantenimiento será en el Se recomienda, que este apartado se coordine con la Oficina de Abastecimiento y
punto de instalación o en los talleres del proveedor. Servicios Auxiliares o con la Unidad de Tecnologías de la Información y
Comunicación, según corresponda.
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NORMAS Indicar las normas nacionales o internacionales que deberán cumplir los bienes
que están solicitando de ser necesario.
ANEXO N° 04
ACTIVIDAD:
META PRESUPUESTARIA.
I. ANTECEDENTES
Explicar o justificar la necesidad de la contratación de la consultoría y señalar el problema que se requiere solucionar.
II. OBJETIVOS
Señalar los objetivos de la consultoría.
III. ACTIVIDADES
Indicar y especificar cada una de las actividades que se espera que el consultor realice.
IV. PRODUCTOS
Señalar y especificar los productos que deberá entregar el consultor, si estos deben ser secuenciales o relacionados.
V. DURACIÓN DE LA CONSULTORÍA:
Indicar claramente lo siguiente:
El tiempo de duración de la consultoría, si los productos e informes requieren que el consultor presente un cronograma
detallado de productos e informes, tal como se indica en el siguiente ejemplo:
PRODUCTOS ESPERADOS MESES
1 2 3 4 5
1 Producto 1
2 Producto 2
3 Producto 3
4 Producto 4
Informe de actividades
Indicar en el caso de que sea necesaria la estructura del informe, el número de ejemplares, el medio de almacenamiento,
así como los productos y documentos que deberán acompañase en los mismos.
VI. COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN DE LA CONSULTORÍA
Indicar con quien o quienes deberá coordinar sus actividades, quien lo supervisará y la autoridad competente de la
revisión y aprobación de los informes.
VII. CONFORMIDAD DEL SERVICIO
La conformidad de servicio estará a cargo del responsable o quien haga sus veces que solicitó el servicio, la misma
que deberá ser otorgada en un plazo no mayor de dos (02) días hábiles.
VIII. FORMA DE PAGO
Indicar la forma de pago y de ser el caso plantear la relación directa y los plazos de acuerdo al cronograma de entrega
de productos
IX. REQUISITOS DEL CONSULTOR Y/O FIRMA CONSULTORA
Si se trata de un consultor individual: Se deberá indicar: Formación académica.
Experiencia, indicando el área y los años de experiencia de ser necesario Indicar si se requiere experiencia internacional.
Habilidades o competencias específicas como, por ejemplo: idiomas, manejo de determinado software u otro.
Otros requisitos como: publicaciones, disponibilidad para viajar, entre otros.
Se debe incluir un rubro de penalidades en %, por entrega total fuera de plazo, incluir plazos para realizar observaciones
y para subsanar las mismas, en caso las hubiere.
X. RESULTADOS ESPERADOS
Tras la contratación de un servicio se espera satisfacer la necesidad para lo cual se contrató.
ANEXO N° 05
DIAGRAMA DE PROCESO - REQUERIMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE BIENES, SERVICIOS, CONSULTORÍAS CUYOS
MONTOS SEAN MENORES O IGUALES A 8 UITs
UNIDAD ORGANICA
Autorización de
Requerimiento para su
¿Cumple con los
atención SI NO
requisitos?
UNIDAD DE ABASTECIMIENTOS Y
Elaboración
Otorgamiento de La Buena de Orden de Fase del compromiso
Verificación de Evaluación de Ofertas
para Elaboración de Pro Compra o SIAF -GL
documentos
SERVICIOS AUXILIARES
Emitir Certificación
GERENCIA DE
TERRITORIAL
de Crédito
Presupuestal
Verificación de
bienes entregados
AREA DE ALMACEN
por el proveedor
NO
Conformidad de
recepción en la
orden de compra.
CONTABILIDAD
sus antecedentes
ANEXO N° 06
Señores:
PRESENTE.-
De mi consideración:
La (El) que suscribe identificada (o) con DNI N° , con RUC N° habilitado, y con domicilio real y procesal
para todos sus efectos en Distrito …, Provincia … y Región …, declara bajo juramento, lo siguiente:
4. Conozco y me someto a las sanciones contenidas en la Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado
su Reglamento D.S N° 350-2015-EF y sus respectivas modificatorias, Ley N° 27444 Ley de Procedimiento
Administrativo General, Código Civil y Código Penal, entre otras que correspondan.
5. Soy responsable de cualquier daño material o económico que pueda causar a la Entidad Edil o a
terceros en el desarrollo de mis actividades.
7. No tener dentro de la Entidad Edil parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de
afinidad, por razón de matrimonio, unión de hecho o convivencia, que sean funcionarios, directivos,
servidores públicos y/o personal de confianza.
……………………………………………………………..
NOMBRES Y APELLIDOS
DNI N°
RUC N°
DOMICILIO:
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ESPINAR - CUSCO
ANEXO N° 06
4 Finalidad
5 Fecha de la Orden de Servicio
6 Monto de la Orden de Servicio
7 Plazo de prestación del servicio
DATOS DEL CONTRATISTA
1 Razon Social/Nombre
2 RUC
3 Comprobante de pago/Sunat
4 Cuenta CCI N°
5 Entidad Financiera
ELEMENTOS DEMOSTRABLES PARA LA CONFORMIDAD
1 Carta con ingreso por mesa de partes
2 verificación de producto entregable
detalle de las pruebas realizadas pata otorgar
la conformidad
3 verificación de plazo de ejecución
4 Informe Técnico Area Usuaria
5 Importe a pagar
OTROS (evidencias fotograficas, listados,
6 pruebas, ejemplares, etc)
APROBADO POR:
V
AREA USUARIA INSPECTOR/SUPERVISOR GERENCIA DE LINEA
I
S
A
C
I
O
N