Confeccindedocumentosadministrativosdelas

operacionesdecompraventa.
Casoprctico

Jaimeestmuypreocupadoporquedesconocelosdistintostiposde
documentosquevaagenerarsuactividadcomercial.
Enprincipiopensabaquetodoibaasermuchomsfcil,perotras
hablar con un amigo que trabaja en una asesora, ha descubierto
que cualquier actividad comercial, por sencilla que parezca, implica
mltiples documentos, muchos de los cuales sirven de justificante
delapropiaactividad.
Jaime ha pensado: Bueno, al menos conozco a algunas personas
que podrn echarme una mano en todas las dudas que me vayan
surgiendo.Esomedejamstranquilo.

1.Documentosadministrativosenlaempresa.

Casoprctico

Jaime y su empleado han estado buscando informacin en

Internetsobrelos distintos documentos administrativos que
se generan en el proceso de compraventa. En algunos
casos han encontrado informacin contradictoria y eso les
alarma.
Imagino que tendremos que ser cuidadosos con la
informacin que hemos recopilado comenta Jaime. No
toda la informacin que se encuentra en Internet procede
de una fuente fiable y adems debemos asegurarnos de
que dicha informacin est actualizada a la legislacin
vigenteencadamomento.

Comoirsviendoenlosucesivo,ladocumentacinadministrativaenlasempresas
puede ser muy variada y de contenido muy diverso. En cualquiera de ellas
podremosencontrardesdeimpresossencilloshastacomplejoscontratos.
Pero, qu es un impreso? Seguro que has rellenado muchos de ellos. Los
impresossonformularios,conespaciosenblancoparaquetloscumplimentesy
secaracterizanpornoadquirirvalidezcomercialparalasempresashastaque:
Serellenan.
Sefirman.
Sesellan.
Dependiendo de la finalidad de cada impreso, contendr una informacin u otra,
pero en todos ellos suele distinguirse un patrn comn: bloques en blanco para
cumplimentar y espacios que vienen ya impresos, y que orientan en cuanto al
contenido del documento, normalmente dndole estructura. En muchas ocasiones, los propios impresos
aportanenelreversolasinstruccionesdecumplimentacin,facilitndonoslalabor.
Esimportantequetengasencuentaquetododocumentomercantilrepresentaunhechorelacionadoconla
administracin,organizacinogestindelasempresa,yque,portanto,vaatenerconsecuenciasjurdicas
paralamisma,esdecir,vaaobligaralaspartesalasqueafecta.
As mismo, analizaremos el tratamiento que se le otorga a estos documentos, ya que ello supone mucho
ms que guardarlos durante un periodo de tiempo determinado, sino que implica dejar constancia de los
hechoseconmicosrealizados.
No te preocupes, sobrevivir al tedioso papeleo en el mbito empresarial no es tan complicado. A medida
que avances en la unidad y comprendas los distintos documentos que se usan en las operaciones de
compraventa,descubrirsqueesmuchomsfcilymecnicodeloqueinicialmenteparece.

Parasaberms

EnelsiguienteenlaceencontrarsvariosimpresosyformulariosdelaAEAT.Esinteresanteque
accedasaellaylesechesunvistazoparaconocerladiversidaddedocumentoseimpresosque
existenenelmbitoempresarial.
FormulariosAEAT.

EnelsiguienteenlaceencontrarsvariosimpresosyformulariosdelaTGSS.
FormulariosTGSS.

2.Contratomercantildecompraventa.

Casoprctico

Jaime est casado con Matilde. Hace tiempo que Matilde

trabajadeadministrativaenunagrantiendademobiliario.
Con frecuencia Jaime tiene que acudir a su mujer para
consultarlelasfrecuentesdudasqueloasaltan.
Hoy, la duda fundamental ha sido que si necesita un
contrato mercantil para abastecer de mercanca a uno de
sus clientes que con frecuencia le compra conservas de
pescadosespeciales.
Matilde le explica que no puede realizar este tipo de
contrato con el cliente dado que no busca revender el producto para obtener un beneficio. Sin
embargoseslgicoquelohagaconelproveedordedichasconservas.
NotepreocupesJaime.Yoteayudarcontodaladocumentacin.

Seguro que has pensado que habr alguna Ley donde se regule el contrato
mercantil de compraventa. Pues bien, dado que afecta a mltiples
actividades empresariales, no existe una nica Ley que lo contemple. A
continuacinverslasprincipalesnormasqueregulandichocontrato,aunque
debemos advertir que no es una lista cerrada, dado que las propias
administraciones autonmicas y municipales tienen competencias en materia
decomercioyconsumoyhandesarrolladosuspropiasnormas:
CdigodeComerciode22deAgostode1885.Eslanormabsicade
regulacin de los contratos mercantiles. En ella se recogen las
definiciones de los distintos agentes comerciales, obligaciones de los
mismos, formas de pago,
suspensiones de pagos y
quiebras,
etc.
LeydeOrdenacindelComercioMinoristade15deEnerode1996.Enellaseregulanentreotros:
elconceptodecomerciominorista,ventasespeciales,infraccionesysanciones,etc.
LeydeCondicionesGeneralesdelacontratacinde13deAbrilde1198.Protegelaigualdaddelos
contratantesparadefenderalosconsumidoresdeposibles
clusulasabusivas.
LeydeMarcasde7deDiciembrede2001.Contemplaelconcepto,delimitacinyusodelasmarcas
enelejerciciodelcomercio.
LeydeDefensadelaCompetenciade3deJuliode2007.Regulalalibrecompetencia.
LeyGeneralparalaDefensadelosConsumidoresyUsuariosde16deNoviembre.Atravsdeella
se definen y regulan los derechos de los consumidores, as como las infracciones y sanciones por
vulnerardichosderechos.
Visto de esta manera puede parecer muy complicado, pero a lo largo de la unidad iremos extrayendo y
desarrollando aquellos aspectos que debes conocer de la materia y que estn incluidos en las distintas
normaslegalesenunciadas.

Autoevaluacin

Indica si la siguiente afirmacin es verdadera o falsa: los contratos mercantiles estn

reguladosenunanicanorma.
Verdadero.

Falso.
Estaerasencilla,verdad?

2.1.Elcontratodecompraventa.
Conoceslascaractersticasdeuncontratodecompraventa?
El contrato de compraventa, segn nuestro Cdigo Civil, es un
acuerdodevoluntadesentredospartes,acuerdoquepuedeseroralo
escrito, por el que una de las partes se compromete a entregar una
cosaoprestarunservicio,ylaotra,apagarporello.
Nuestro ordenamiento jurdico recoge dos tipos de contratos de
compraventa:mercantilesyciviles.Nodebemosconfundirlos.Nosotros
centraremos nuestra atencin principalmente en el contrato mercantil,
peroaprenderemosadiferenciarlos.

El Cdigo de Comercio, en su artculo 325, establece que: Ser mercantil la compraventa de

cosas o
bienes muebles para revenderlas, bien en la misma forma en que se compraron, o
bienenotradiferente,connimodelucrarseenlareventa.

Paraqueuncontratoseaconsideradocomomercantilsedebencumplirunaseriederequisitos:
Quelacosaobjetodelacompraventaseaunbienmueble,transformadoosintransformar.
Queexistaintencindereventaconnimodelucro.
Queambaspartesseanempresariosoprofesionales,oalmenosunodeelloslosea.
Elrestodeoperacionesdecompraventaseconsiderarnciviles,yestnreguladasporelCdigoCivil.
El propio Cdigo de Comercio establece una serie de ventas que bajo ningn concepto deben
considerarsecomomercantiles:
Lasdeproductosparaconsumodelcomprador.
La reventa que haga cualquier persona no comerciante del resto de los acopios que hizo para su
consumo.
Lasquerealicenlosartesanosensustalleresdelosobjetosconstruidosofabricadosporellos.
Lasquerealicenlosagricultoresyganaderosdesuscosechasodesuganado.
Enlasiguientetablaserecogenlasprincipalesdiferenciasentrecontratomercantilycivil:

Diferenciasentrecontratomercantilycontratocivil.
Contratomercantil

ReguladoporelCdigodeComercio.
Seintercambianbienesmuebles.
Al menos una de las partes es
empresario.
Elobjetivodelacompraeslareventa.
Siempreimplicanimodelucro.

Contratocivil
ReguladoporelCdigoCivil.
Se intercambian bienes muebles o
inmuebles.
Sepuededarentreparticulares.
No hay intencin de reventa (consumo
propio).
Puedeimplicarononimodelucro.

Autoevaluacin

Indicaculdelassiguientescompraventassepuedeconsiderarmercantil:
Lacompradeunequipoinformticoporpartedeunaempresaparasuusoenlaoficina.

Lacompradeunamotodesegundamanorealizadaentreparticulares.
La compra de equipos informticos por parte de una empresa para revenderlos en sus
tiendas.
Lacompradeunavasijadebarroaunartesanoensupuestocomercial.
Muybien.Hascaptadolaidea.

2.2.Elementosdelcontrato.
Vas a adentrarte en el estudio e interpretacin de los contratos
mercantiles de compraventa, y para ello debes tener presente que
existen dos tipos de elementos: los personales y los materiales. Se
teocurrecualespuedenser?
1. Los elementos personales del contrato son dos: el
comprador y el vendedor. De acuerdo con nuestra
legislacin, ambos deben tener
capacidad de obrar. Para
ello es necesario ser mayor de edad, o menor emancipado, y
noestarincapacitadoconformeal
ordenamientojurdico.
Aunquelaspartestengancapacidad,elCdigoCivilprohbeadquirirporcompra:
Alosjueces,magistradosyfiscales,losbienesqueestnenlitigioensustribunales.
Alosfuncionariospblicos,losbienesqueadministran.
A los albaceas respecto a los bienes confiados a su cargo ( personas designadas por el
testador para velar que se cumpla su voluntad). Al
albacea le est prohibido adquirir los
bienesobjetodelaherencia
Altutor,losbienesdelapersonaqueestbajosututela.
2. Los elementos materiales del contrato tambin son tres: el precio, la cosa objeto de la
compraventaylascondicionesdeventa.
El precio es la cantidad econmica que el comprador est obligado a pagar a cambio de la cosa
recibida.Porsuparte,lacosaeselbien,elderechoolamercancaobjetodelaoperacincomercial.
Debemosdestacarquelacosahadecumplirtresrequisitos:serposible,lcitaydeterminada.
Analicemosestostresconceptos:
Posible: implica que nunca se puede vender una cosa imposible, por ejemplo no podremos
formalizaruncontratodecompraventadeunfantasma.
Lcita:quieredecirquelacosarespetaelordenamientojurdicoynoescontrariaalderecho.
Por ello, no podramos realizar un contrato de compraventa de alguna de las drogas
consideradasilegalesenEspaa.
Determinada: debemos determinar o indicar en el contrato la cosa que se vende, no se
puededejarallibrealbedrodeunadelaspartes.
Lascondicionesdeventahacenreferenciaalplazo,lugaryformadeentregadelbienydepagodel
precioestipulado.

Autoevaluacin

Indicacualocualesdelossiguientescontratosdecompraventaserancorrectos:
Elrealizadoporunmenornoemancipadoparalaventadesubicicletaaunamigo.
Seleccincorrecta.
Elrealizadoporlospadresdelosdosjvenesanterioresparalaventadelabicicleta.
Seleccincorrecta.
Elrealizadopordosadultosconcapacidaddeobrarparalaventadeundinosauriovivo.
Seleccincorrecta.
Elrealizadopordosempresariosparalaventade5impresorasquesernrevendidasen
unatiendadeinformtica.
Seleccincorrecta.
MostrarInformacin
Sololasopcionessegundaycuartasoncorrectas.Laprimeranoloesporquealmenosuna
delaspartesnotienecapacidaddeobrarylaterceraesincorrectaporquelacosaobjetode

lacompraventanoesposible.

2.3.Contenidodelcontrato.
Yatienesclaroloqueesuncontratomercantildecompraventayloselementosde
que se compone, pero te atreveras a redactar uno basndote nicamente en
esos conocimientos? Si lo has intentado, posiblemente hayas obtenido un
documentoconciertasimilitudalosmodelosoficialesdequedisponemos.Ysino
hasidoas,noteasustes,vamosaintentarloconunpocodeayuda!
Partimos de la idea de que existe libertad de forma para la elaboracin del
contrato. Pero, a pesar de ello, la Direccin General de los Registros y del
Notariadoproponeunosmodelostipo.

Enelcontratodebenrecogerselosdatosidentificativosdelasdospartes,ladescripcindelbien,
elprecio,laformadepago,lasclusulasacordadasy,porltimo,lasfirmas.

Enelmodelotiposediferenciancincopartes:
1. En el encabezamiento del documento se especifica el lugaryfecha en que se celebra el contrato.
Es necesario una fecha determinada, y es conveniente que se encuentre al inicio del contrato.
Normalmenteseconsignaenletra.
2. Bajo el trmino REUNIDOS deben figurar los datos identificativos de las partes en el contrato,
dejando constancia de la capacidad legal que se reconocen mutuamente para firmar el contrato.
Estaspersonaspodrnactuarennombrepropio,deunapersonajurdicaoennombredeunatercera
persona,siemprequejustifiquedicharepresentacin.
3. ConlostrminosMANIFIESTANoEXPONENseexpresaelacuerdoalquelleganlaspartes.
4. EnelapartadoCLUSULAS se define el bien objeto del contrato, as como el precio y todas
las condiciones que las partes pacten (plazo y lugar de entrega, forma de pago, gastos de
incumplimiento, etc.). Es preciso indicar los juzgados y tribunales a los que se someten en caso de
conflicto. En caso de omitir esta informacin, se entiende que se someten al juzgado con
jurisdiccin en el lugar de firma del contrato indicado en el encabezamiento. Por ltimo,
indicaremoselnmerodecopiasqueserealizandelcontratoyenpoderdequienquedan.
5. Paracerrarelcontrato,laspartesfirmarneldocumento,teniendoencuentaquesisecomponede
msdeunapgina,todasellasdebenserfirmadas.

Debesconocer

Esnecesarioqueconozcaslosmodelosdecontrato.Nohayunmodeloobligatorioperoaquvas
aencontrarunejemplodeposiblemodelo.
Ejemplodemodelodecontrato. (0.59MB)

Autoevaluacin

Relaciona los distintos datos recogidos en el contrato con los apartados del mismo en
quedebenserincluidos,escribiendoelnmeroasociadoacadapartedelcontratoenel
huecocorrespondiente.

Ejercicioderelacionar
Datosreflejados

Relacin

Partedelcontratodondeseubican

Lugaryfechadefirmadelcontrato.

1.Clusulas

Datosdelvendedor.

2.Encabezamiento

Acuerdoalquelleganlaspartes.

3.ExponeoManifiesta

Condicionesdelacompraventa.

4.Reunidos

Reiniciar Mostrarlasrespuestas
Tupuntuacines0/4.
Ellugaryfechadefirmadelcontratoirenelencabezamiento,losdatosdelvendedoren
elapartadoReunidos,elacuerdoalquelleganlaspartesvaenelapartadoExponeylas
condicionesdecompraenlasclusulas.

2.4.Obligacionesdelaspartes.
Ya tienes claro que las partes del contrato son dos, el comprador y el vendedor, y para ambas surgen
obligaciones y derechos que deben ser respetados, y que a su vez son recprocos. Piensas que las
obligacionesdelvendedortienenalgunarelacinconlosderechosdelcomprador?
Lasobligacionesdelvendedorgeneranlosderechosdelcompradoryviceversa.
Vamosaanalizarlasobligacionesdecadaparteporseparado.
Elvendedorestobligadoa:
Conservar el bien o la mercanca destinada a la venta en perfecto
estadohastaelmomentodeentregrselaalcomprador.
Entregar dicho bien o mercanca segn las condiciones de entrega
establecidas, en el lugar pactado, en la forma acordada y en la
cantidad solicitada. Debemos destacar que el comprador puede
negarse a recibir pedidos que solamente son atendidos en una parte
delamercanca.
Losgastosquegeneralaentrega,exceptolosdeltransporte,corrern
acargodelvendedor,salvopactoencontrario.
Garantizar al comprador el disfrute del producto, respondiendo legalmente de la propiedad del bien
vendido.Imaginaquealguientevendeunbiendelcualnoerapropietario.Elautnticopropietariolo
reclamar judicialmente y t, posteriormente podrs pedir responsabilidades a la persona que te lo
vendi.
Elcompradorquedaobligadoa:
Pagarlamercancaenellugarytiempoacordadoenelcontrato,teniendoencuentaqueelretraso
enelpagodarderechoalvendedoraexigirinteresessobrelacantidadadeudada.
Recibirlamercancaenlascondicionesacordadasyhacersecargodeella.Solamentepodrnegarse
aelloenelcasodequenoseajustealoacordadoy/opresentedesperfectos
Como has visto tanto los vendedores como los compradores tienen obligaciones y derechos. Si se
incumplenestasobligacionesestopuedellevaralaextincindelcontratoperonoeslonicoquepuededar
lugarasuextincin.ElCdigoCivil,ensuartculo1156establecelassiguientescausasdeextincin:
1. Cumplimientodetodosloscompromisosquesederivandelcontrato.
2. Condonacin de la deuda. Quiere decir que el acreedor perdona la deuda al deudor, renunciando a
suderechodecobro.
3. Prdidadelacosaobjetodelcontratoporcausasajenasalvendedor,haciendoimposiblelaentrega
delacosaalcomprador.
4. Compensacin. Se puede dar cuando dos personas por derecho propio son a la vez acreedor y
deudorrecprocamente.Silasdosdeudassondelamismanaturalezasepuedecompensarlamenor
deellasconlapartecorrespondientealadeudademayorcuanta.
5. Novacin. Consiste en la sustitucin de un contrato por otro. Se eliminan as las obligaciones y
derechosdelprimercontrato,quedandoenvigorlosdelsegundo.
6. Confusin de derechos de acreedor y deudor. Se produce la confusin cuando se renan en una
mismapersonalosconceptosdeacreedorydedeudor

Autoevaluacin

Indica si la siguiente afirmacin es verdadera o falsa: la nica obligacin del vendedor

esentregarlamercancaenellugaryfechaacordados.
Verdadero.
Falso.

Veoquelotienesclaro.

2.5.Ventasespeciales.
Seguroqueencasatienesluzelctrica.Setehaocurridoalgunavezecharleunvistazoaldocumentoque
firmaste y te entregaron en el momento de contratar el servicio? Pues bien, no es ms que un contrato
especialdecompraventa.
Existen diversas operaciones de venta, que por sus especiales caractersticas deben ser
analizadas aparte. Muchas de ellas incluso estn reguladas por leyes especficas. Si bien, no
debemos olvidar que, en lo bsico, presentan gran similitud con los contratos de compraventa
estudiadoshastaelmomento.
Contrato de suministro: Una compaa suministradora se
obliga a proporcionar permanentemente o peridicamente a un
cliente algn tipo de bien o servicio, recibiendo a cambio un
precioenfuncinde la cantidad o tiempo. Se incluyen en este
grupo los suministros de agua, electricidad, gas, telfono, etc.
Elcontratosedebeformalizarobligatoriamenteporescrito.
Contratodeventainternacional:Seusaparabienesquehan
detrasladarsedeunpasaotrodadoquelapartecompradora
y la vendedora residen en diferentes pases. Ello implica que
debenajustarsealasleyesdemsdeunpasyporelloseamparanenunsistemalegalvlidopara
casitodoslospasesdelmundoquesedenominaLexMercatoriaInternacional.
Compraventa a plazos: Este tipo de compraventa est regulado en la Ley 38/1998 de Venta a
PlazosdeBienesMuebles.Esaquellamediantelacualelvendedorentregaalvendedorunbiencon
laobligacindepagarladeformafraccionadaenunplazosuperioratresmeses.Elcontratosedebe
formalizar obligatoriamente por escrito, indicando los intereses que generar la operacin. La
propiedaddelbiennoescompletaparaelcompradorhastaquenolohayapagadoensutotalidad.
Contratodepermuta:EsdefinidoporelCdigoCivilcomoelcontratoporelcualcadaunodelos
contratantesseobligaadarunacosapararecibirotra.Enrealidadestamosanteunacompraventa
enlaqueelprecioendinerosevesustituidoporotrobien.
Contratodeleasing:Consisteenelalquilerdeunbienconopcindecompra,medianteelpagode
unas cuotas establecidas. Transcurrido el plazo convenido, el usuario puede optar por prorrogar el
contrato, devolver el bien, o comprarlo. Normalmente no incluye gastos de mantenimiento y puede
sercanceladoanticipadamente.
Contratoderenting: Al igual que el anterior, es el alquiler de un bien mediante el pago de cuotas
establecidas,peronodebemosconfundirlo.Enestecasoelarrendamientoessiempresinopcinde
compra, suele incluir los gastos de mantenimiento pactados y en principio no puede ser cancelado
anticipadamente.
Contratodefranquicia:Esaquelmedianteelcualunaempresa(franquiciadora)suministra bienes,
prestaserviciosocedemarcasaotra(franquiciada)acambiodeunacontraprestacineconmicayla
aceptacin de determinadas condiciones de explotacin comercial de lo cedido. El contrato debe
realizarseporescritoyestarreguladoporlaLey7/1996deOrdenacindelComercioMinorista.
Ventasobre catlogo: Es una venta ordinaria que se realiza sobre un catlogo o una muestra del
producto.Esmuyfrecuentehacerlodemaneraverbalyelcompradorsoloestobligadoaaceptarla
mercancasiesidnticaalamuestraotienetodasycadaunadelascaractersticasindicadasenel
catlogo.
Comercio electrnico: El comercio electrnico consiste en la compra y venta de productos o de
serviciosatravsdemedioselectrnicos,talescomoInternetyotrasredesinformticas.Estetipode
comercio ha experimentado un elevado crecimiento en los ltimos aos. Est regulado en la Ley
34/2002deServiciosalaSociedaddelaInformacinydeComercioElectrnico.

3.Procesodecompras.

Casoprctico

Jaime est preocupado porque, aunque ya ha realizado algunas

comprasparasunegocio,tienelasensacindenohaberorganizado
bien todo el proceso de compras que deber seguir con frecuencia
para el buen funcionamiento de su empresa. Al llegar a casa
comentaeltemaconMatilde,suesposa.
Es mucho ms fcil de lo que piensas, Jaime. De hecho, llevas
aoshacindoloyseguroquenuncahasreparadoenello.T,como
consumidor, necesitas cubrir ciertas necesidades a medida que te
van surgiendo. En ese momento, sueles buscar informacin sobre
los productos del mercado que podrn satisfacerlas, as como los
puntos de venta donde puedes adquirirlas. De manera casi
inconsciente, analizas esa informacin, seleccionas el producto y el
punto de venta, y realizas la compra. En caso de problemas,
reclamasopresentaslagarantasiesnecesario.
TienesraznMatilde,peronopuedeserasdefcilparagestionarminegocio,replicaJaime.
El proceso va a ser muy similar, pero evidentemente para trasladar esa idea a tu negocio
debersestructurarclaramenteeseproceso,indicando una a una todas las fases y seguirlas al
piedelaletra.
Porquconsigueshacerfciltodoloquenoloes?diceJaimesinpoderevitarsonrer.

La planificacin de las compras en las empresas comerciales est

directamente relacionada con las necesidades de los clientes. Debemos
tenerloencuentaparaevitarunaexcesivaadquisicindeproductos,corriendo
aselriesgodenopoderrevenderlosenunplazorazonabledetiempo,ypara
no caer tampoco en la posible falta de mercancas para satisfacer la
demanda.
Por todo ello, el proceso de compras se debe llevar a cabo de forma
sistemticaycoherente.Unabuenagestindedichoprocesoimplicarseguir
disciplinadamentelassiguientesfases:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Analizardetenidamentelasnecesidadesdelaempresa.
Determinarlasespecificacionesocaractersticasquedebenreunirlosproductosobienes.
Bsquedayseleccindeproveedores.
Peticindeofertas.
Valoracindelasofertas.
Negociacincomercialdelascondicionesdecompra(precios,descuentos,formadepago,etc.).
Realizacindelpedido.
Recepcindelamercanca.
Pagodelimportedelacompra.
Gestindelasposiblesincidenciasdelacompra.

Autoevaluacin

La gestin del proceso de compras implica varias fases. Indica cual de las siguientes
NOformapartededichoproceso:

Peticindeofertasaposiblesproveedores.
Analizarlasnecesidadesdemiempresa.
Recepcindelamercanca.
Negociacinconmisclientes.
Efectivamenteescorrecto.

3.1.Anlisisdelasnecesidades.
Lasnecesidadesdecualquierempresasonlasmismas?Seguroquehaspensandoquelarespuestaesno.
Puesestsenlocierto.
El anlisis de las necesidades de la empresa se basa en responder a las siguientes preguntas:
qucomprar?,cundocomprar?ycuntocomprar?
Partimos de la idea de que, dependiendo del tipo de empresa a la que
hagamos referencia, debemos cuidar especialmente distintos factores. As por
ejemplo para las empresas industriales es fundamental conseguir la mejor
relacincalidadprecio,enlasempresascomercialesesesencialelcostedelos
productosdadolafuertecompetenciaqueexisteentreellas,yenlasempresas
de servicios la variable principal es la satisfaccin de las necesidades de los
clientes.
El anlisis de las necesidades se lleva a cabo por los departamentos que las
tienen que satisfacer, y cuando no se pueden cubrir todas a la vez, decidir la
prioridaddelasmismascorresponderaladireccindelaempresa.
Unavezdeterminadaslasnecesidades,debemosdefinireltipodeproductoque
podr satisfacer las mismas con eficiencia. Nos referimos a las llamadas
especificacionesdeproducto.
Las especificaciones de producto son realizadas por los tcnicos de la empresa y deben contemplar al
menos:
Caractersticasdelproducto.
Cantidadnecesaria.
Plazomximoderecepcin.
Calidaddelmismo.
Precioorientativo(teniendoencuentaposiblesdescuentosycostesadicionales).

Autoevaluacin

Indicacualdelassiguientesafirmacionesescorrecta:
Enlasempresasdeservicioslofundamentalesconseguirlosproductosaunbajocoste.
Lasespecificacionesdelosproductosserealizanporlospropiosclientes.
En las empresas de servicios es fundamental la satisfaccin de las necesidades del
cliente.
Lasnecesidadesdecualquierempresasonsiemprelasmismas.
Veoquelotienesclaro.

3.2.Bsquedadeproveedores.
Yatienesclaroloquenecesitascomprar?Seguroques.Ahorasolo
necesitamossaberdnde.
Para comenzar la bsqueda de proveedores, debemos tener
totalmente definidas las especificaciones del producto que
necesitamos.
Lasempresasnecesitanrealizarunabsquedadeproveedoresentres
situaciones:
Cuandoseinicialaactividad.
Cuandodeseamoscambiardeproveedorhabitualporalgnmotivo.
Cuando queremos aumentar nuestra cartera de proveedores para incrementar as nuestro poder de
negociacinconellos.
Elpuntodepartidaserlabsquedadeinformacindelosposiblesproveedoresquesuministranelbieno
elservicioquelaempresanecesitaadquirir.Dichainformacinsebuscarenfuentesdocumentales:
CmarasdeComercio.
Asociacionesempresariales.
Internet.
Guastelefnicas.
ndicesdeempresas.
Feriascomerciales.
Diarios,revistasypublicacionesespecializadas.
Una vez localizados, la empresa seleccionar un nmero adecuado de ellos para solicitarles toda la
informacinquenecesita.Sloaspodremosevaluarlasdistintasopcionesyseleccionarlamejor de ellas.
Al realizar la bsqueda de proveedores, podemos hacer una preseleccin en donde descartemos los
proveedoresquenocumplanconrequisitosbsicostalescomolacalidadenelproducto,oquesobrepasen
elmximoprecioqueestamosdispuestosapagar,demodoquepodamoselaborarunalistadeproveedores
quenoseatanextensa.

Parasaberms

En el siguiente enlace encontrars un buscador especfico de proveedores, clasificados por

sectores de actividad. Te puede resultar muy til para facilitar la labor de bsqueda de
proveedores,productososervicios.
Buscadordeproveedores.

Autoevaluacin

Cualesdelassiguientessonfuentesdocumentalesparalabsquedadeproveedores:
Internet.
Feriascomerciales,ndicesdeempresasypublicacionesespecializadas.
Cmarasdecomercioyasociacionesempresariales.
Todaslasanterioressoncorrectas.
Muybien.Hascaptadolaidea...

3.3.Ofertasypresupuestos:Solicitud,clculoyevaluacin.
Yahasdecididoaqueproveedoreslesvasasolicitarinformacindel
producto?.Estupendo,puescontinuemosconnuestratarea.
La peticin de ofertas y presupuestos se lleva a cabo con la finalidad
deconocerabsolutamentetodoslosdetallesdelascaractersticasdel
producto y de las condiciones de compra del mismo. Es muy
importante que selecciones al menos tres proveedores a los que
solicitarles la informacin, para as poder hacer una comparativa
adecuada.
Hallegadoelmomentodeponernosencontactoconlosposiblesproveedoresypodemoshacerloporvaras
vas:medianteunacartacomercial,portelfono,porcorreoelectrnicoetc.Enmuchasocasionesseusan
impresos
normalizadosdepeticindeofertas,haciendoelloestalabormscmodayrpida.
Esmuyimportantequeennuestrapeticinquedamuyclaroeltipodeinformacinquebuscamosquenos
aporten (descripcin detallada del producto, posibles fechas de entrega del material, detalle de los precios
especificandocostesadicionalesyposiblesdescuentos,condicionesdepago,).
Unavezrecibidatodalainformacin,iniciaremoselprocesodeevaluacindecadaunadelasofertas,para
finalmente decidirnos por el proveedor ms adecuado a nuestras necesidades. Te recomendamos que
elabores un cuadro comparativo, similar al que incluimos a continuacin, con toda la informacin para
ayudarteentulabor.

Ejemplodecomparacinentredatosdevariosproveedores.
CRITERIO.

PROVEEDORA.

PROVEEDORB.

PROVEEDORC.

Preciounitario.

18.

17

20

Descuentocomercial.

2%

2%

3%

Transportesyseguros.

0,50/unidad

Acargodelvendedor.

0,30/unidad

Formadepago.

60das.

90das.

60das.

Plazoentrega.

3das.

4das.

2das.

Calidad.

Buena.

Buena.

MuyBuena.

Autoevaluacin

Cuando solicitamos un presupuesto o una oferta a un posible proveedor, debemos

especificarleclaramentequetipodeinformacinqueremosquenosaporte,verdad?
Verdadero.
Falso.
Estaeramuysencilla.

3.4.Seleccindelproveedor.
Qu proveedor habras seleccionado t despus de analizar la tabla
del apartado anterior?. Puede ser que tu primer razonamiento fuese
encaminado a aquel que ofrece un mejor precio, pero ahora veremos
quesonvarioslosfactoresaanalizar.
Precio de compra o coste de adquisicin. Es muy
importante determinar correctamente el coste final del
producto. El precio inicial ofrecido por el proveedor se ver
incrementado con todos los gastos accesorios de la compra y
minorado por los posibles descuentos que nos apliquen. Los
gastos accesorios son todos aquellos a los que el comprador
tiene que hacer frente para disponer de los productos en sus instalaciones (portes, seguros,
embalajes).Debestenerencuentaqueelimportecorrespondienteaimpuestosindirectos slo se
incluir en el precio de compra cuando dicho importe no sea recuperable directamente de la
Hacienda Pblica. Por tanto, el IVA no se tiene en cuenta para estos clculos, como ya veremos
msadelante.
Calidad del producto. Debe ser entendida como el conjunto de cualidades que presenta un
determinado bien y que hacen que sea adecuado a su fin. Normalmente, la calidad implica
satisfaccindelcliente.
Plazodeentrega.Eseltiempoquetranscurredesdequesesolicitaelproductoobienhastaquese
reciben en las instalaciones del comprador. Debe ser el tiempo ptimo de tal manera que estn
disponibles cuando los necesitemos pero que a su vez no nos implique costes aadidos de
almacenamiento.
Plazo de pago. Es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se paga el
importe correspondiente. Se suele empezar a contar desde la fecha de emisin de la factura. Al
comprador normalmente le interesa que dicho plazo sea lo mayor posible y al vendedor todo lo
contrario.Noolvidesquedelplazodepagodependelaposibleconcesindedescuentosadicionales.
Garantas. Permiten tener la certeza de que, en caso de defectos que afecten el correcto
funcionamientodelproducto,losresponsablesseharncargodesureparacinparaqueelproducto
vuelvaareunirlascondicionesptimasdeuso.Existeunplazomnimodegarantadeterminadopor
Ley para algunos productos, pero en ocasiones algunos proveedores pueden incluso ofrecernos un
plazomayor,conlaventajaqueelloconlleva.
La decisin final acerca del proveedor seleccionado se basar en el anlisis exhaustivo de
todoslosfactoresrelacionadosanteriormente.Pero,cuidado!,cadaempresaenfuncinde sus
caractersticas y necesidades decidir a que factores quiere asignarles mayor importancia a la
horadetomarladecisin.
Enmuchasocasiones,previoalaseleccinfinaldelproveedor,sellevaacabounprocesodenegociacin
comercial, para perfilar an ms todos los detalles y comenzar la andadura de una relacin comercial
estableyfructferaparaelfuturo.

3.5.Solicituddelpedido.
Yatienesproveedor!Y,llegadosaestepuntoseguroqueempiezasaverlotodounpoquitomsclaro.
El pedido de mercancas es el escrito o comunicacin mediante el cual se solicita al proveedor
de manera formal la entrega de dichas mercancas, bajo unas condiciones previamente
pactadas.
Es el momento de formalizar el pedido, y lo podemos hacer por
cualquieradelassiguientesvas:
Mediante una nota de pedido. Se trata de un impreso que
contiene todos los datos necesarios para la correcta
consecucin de la compraventa. Al comprador le sirve como
constancia de las mercaderas que solicit, y al vendedor le
sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturacin en
casodeseraceptado.
Porcarta,faxocorreoelectrnico.Segeneradeestemodo
uncontratoescritoqueaportagranseguridadjurdicaalaspartes.
A travs de un agente comercial. Muchas empresas utilizan agentes comerciales que visitan
peridicamente a sus clientes y a travs de ellos podemos solicitar la mercanca que necesitemos.
En estos casos, el agente suele cumplimentar el pedido a travs de la denominada propuesta de
pedido,delacualnosdejaunacopiatrasfirmarlaambaspartes.
Portelfono.Estemedioseusacuandotenemosunaurgenciademercanca,dadoqueesrpidoy
cmodo.Elinconvenientequepresentaeselhechodequenoquedaconstanciaporescrito(estamos
ante un contrato verbal). Para mayor seguridad jurdica de las partes, conviene formalizarlo
posteriormenteenundocumentomercantil.
Una vez aceptado por el vendedor, el pedido es un documento con la fuerza legal de un contrato de
compraventa,generandoportantotodoslosefectosdelacontratacinmercantil.Lapartevendedorapuede
aceptar el pedido de manera explcita (confirmando por escrito o verbalmente a la parte compradora que
aceptaelpedido)odemaneratcita(lapartevendedorasirveelpedidosinpreviaconfirmacin).

Autoevaluacin

Indicasilasiguienteexpresinesverdaderaofalsa:unpedidotendrlafuerzalegalde
uncontratodecompraventaaunquenoseaaceptadoporelvendedor:
Verdadero.
Falso.
Estsenlocierto.

3.6.Recepcindemercanca.
Recuerdasculeseranlasobligacionesdelcomprador?Efectivamente,recibirla
mercancaypagarla.
Enestafasedelprocesodecomprassesiguenunospasoslgicosqueterminars
haciendo de manera mecnica sin ser realmente consciente de ello. Son los
siguientes:
1. Recepcin del transporte. Consiste en recibir al transportista y guiarlo
hasta el lugar de descarga. Pondremos a su disposicin los medios
humanosymaterialesnecesariosparallevaracabosulabor.
2. Supervisin de la descarga. Durante la descarga realizaremos una
inspeccin para verificar posibles desperfectos, separando los embalajes
quepresentenalgntipodedao. A su vez, comprobaremos si el nmero
de bultos descargado se corresponde con el indicado en el albarn de
entregadelamercanca.
3. Identificacin de la mercanca. Una vez descargada la mercanca, se confirma si los bultos se
corresponden con lo estipulado, identificando la marca, modelo, cantidad, estado de conservacin y
dems caractersticas. Hecho esto, procedemos a firmar el albarn que servir como justificante de
laentregadelamercanca.
4. Anotaciones en los registros de entrada. Realizamos las oportunas anotaciones en los registros
deentradademercancaenelalmacnparallevaruncontroldelosstocks.
5. Ubicacindelamercancaenelalmacn. Seguiremos el criterio de almacenamiento que resulte
msadecuadoparanuestraempresa,yqueestarenfuncindelespaciodelquedispongamos,de
lascaractersticasfsicasdelospropiosartculosydelcontroldeexistenciasquequeramosllevar.

Autoevaluacin

Indicaenqueordendebemosrealizarlassiguientestareasrelacionadasconelproceso
de recepcin de la mercanca, escribiendo el nmero asociado a su posicin en el
huecocorrespondiente.

Ejercicioderelacionar
Tarea

Relacin

Ordenderealizacin

Ubicacindelamercancaenelalmacn.

1.Primero.

Recepcindeltransporte.

2.Segundo.

Identificacindelamercanca.

3.Tercero.

Anotacinenlosregistrosdeentrada.

4.Cuarto.

Reiniciar Mostrarlasrespuestas
Tupuntuacines0/4.
Enprimerlugarseharlarecepcindeltransporte,despusidentificaremoslamercanca,
posteriormenteharemoslasanotacionesenlosregistrosdeentradayporltimoseubicar
lamercancaenelalmacn.

3.7.Lafacturarecibida.
Seguro que recientemente has realizado alguna compra en la cual te han entregado una factura, pero,
sabesrealmenteporqutelahandadoyparaquesirve?
La factura es el documento que emite el proveedor al cliente, y donde figuran el detalle y el
precio de las mercancas vendidas o los servicios prestados, as como los datos completos de
ambaspartes,sirviendodejustificantelegaldeunaoperacindecompraventa.
Laobligacindefacturarserecogeenlassiguientesnormas:
RealDecreto1496/2003de28deNoviembre,porelqueseregulanlasobligacionesdefacturacin.
Ley58/2003de17deDiciembre,LeyGeneralTributaria.
Orden 962/2007 de 10 de Abril, que desarrolla determinadas disposiciones sobre facturacin
telemticayconservacinelectrnicadefacturas.
RealDecreto1789/2010de30dediciembre,porelquesemodificanelreglamentodelIVAyelReal
Decretodefacturacin.
La normativa reguladora de la facturacin establece que los empresarios y profesionales
estn obligados a emitir facturas por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que
realicen en el desarrollo de su actividad, as como a conservar copia de todas las facturas que
emitan.
Lascaractersticasfundamentalesdelafacturason:
Esundocumentoy,portanto,sehaderealizarporescrito.
Laemiteoexpideelvendedor,paraentregrseloalcomprador.
Eseldocumentoqueacreditajurdicamentequeseharealizadounaoperacindecompraventa.
Es libre en cuanto a su formato, es decir podemos darle la forma que deseemos, pero deber
obligatoriamenteincluirelcontenidomnimoindicadoenlanormativaquelaregula:
Datoscompletosdelcompradorydelvendedor(nombre,direccinynmerodeidentificacin
fiscal).
Nmerodelafacturay,ensucaso,serie.
Lugaryfechadeemisin.
Descripcin detallada de los bienes o servicios objeto de la compraventa (especificando
precio,descuentos,ygastosaccesorios).
BaseimponibledeIVAy
cuotatributaria.
Importetotalapagar.
Endeterminadasoperacioneslasfacturas pueden ser sustituidas por tiques. Esto
ocurrecuandoelimportedelaoperacinnoexcedade3.000euros(IVAincluido)
ysetratedealgunadelassiguientesactividades:
Ventasalpormenor.
Serviciosdehostelera,restauracin,salasdebaileydiscotecas.
Serviciosdepeluqueraeinstitutosdebelleza.
Transportedepersonasyequipajes,yserviciosdeambulancia.
Serviciostelefnicos.
Aparcamientodevehculosyautopistasdepeaje.
Utilizacindeinstalacionesdeportivas.
Dichos tiques debern ir numerados correlativamente y contendrn al menos los
siguientes datos: datos identificativos y NIF del expedidor, la expresin IVA
incluidooeltipoimpositivoaplicadoylacontraprestacintotal.

4.Elprocesodeventas.

Casoprctico

Jaime ha ledo esta maana un artculo en la prensa que

hablaba sobre el proceso de ventas en las pymes.
Rpidamente ha pensado: pero tambin se sigue un
proceso para las ventas? Yo pensaba que una vez
superadoelprocesodecomprassolotenaquededicarme
avenderlamayorcantidadposibledemisproductos.
Antesdeagobiarse,decidellamaraMatilde.Sabequeella
podrayudarleacomprendermejoreltemay,conunpoco
desuerte,igualdescubrequenoestancomplicado.

A la mayora de propietarios de las Pymes les gustara centrarse en las operaciones comerciales diarias y
cubrirtodalademandadeproductosyserviciossinproblemaalguno.Sinembargo,paraconseguirclientes,
afianzarlos,ynodejardeampliarnuestracarteraexistente,esnecesarioentenderlasactividadesdeventa
comounproceso.
Las ventas de la empresa obedecen a un plan de ventas. Dicho plan, ser racional y explcito en las
grandesempresas,eintuitivoytcitoenlasPymes.Peroentodasellasseplanteanlosmismosobjetivos:
Posicionarse en el mercado. La empresa persigue una determinada posicin estratgica en el
mercado.Ellovendrdefinidoporlaparticipacinquelaempresaconsigaenelmercado.
Generar una imagen corporativa. Se entiende por imagen corporativa a la manera en que los
clientespercibenunaempresa,yquecontribuyeallogrodelosobjetivoscomercialestrazadosporel
negocio. Esta imagen est formada por diversos elementos, los cuales, al conjugarse, permiten
llegar a la mente del cliente. Algunos de estos son: el nombre de la empresa, el logo, el eslogan,
folletos informativos de nuestra empresa, pgina web propia, etc. Se trata de diferenciar a nuestra
empresadelresto.
Fijar un determinado volumen de ventas. Realizaremos por tanto una estimacin de las ventas
basndonosenunaestimacindelademandadenuestrosproductos.
Obtener rentabilidad. El plan de ventas debe aadir valor a la empresa, es decir los costes de
desarrollo y elaboracin del plan deben ser inferiores a los beneficios que producir la propia
planificacin.
Obtenerbeneficios.Alfinyalcaboesunodelosobjetivosprincipalesdelaempresa.Atravsde
lasventasdebemospodercubrirtodoslosgastosdelaempresayademsobtenerbeneficios.
Lafinalidaddelprocesoesposicionaralaempresaenelmercado,consiguiendounarelacinestableyde
confianzaconlosclientes.
Elprocesoquedebemosseguirenlasventaseselindicadoenlasiguienteimagen.Alpulsarenellapodrs
verlaendetalle:

Resumentextualalternativo

Autoevaluacin

Indicasilasiguienteexpresinesverdaderaofalsa:elobjetivoprincipaldelprocesode
ventasesconseguirunarelacinestableydeconfianzaconlosclientes.
Verdadero.
Falso.
Lohascomprendidoperfectamente.

4.1.Daraconocernuestroproductooservicio.
Cmo vamos a conseguir que los consumidores conozcan nuestro producto o servicio? Necesitamos
comunicarnosconellos,yestolohacemosatravsdeloqueseconocecomopromocin.
Lapromocindeunproductooservicioconsisteendaraconoceroinformarsobrelaexistencia
delmismo,especificandosuscaractersticas,atributosybeneficios,ascomopersuadiromotivar
alpotencialclienteparaquesedecidaaadquirirlo.
Paradaraconocertuproductooservicio,debestenermuyclaro:
1. Quin es tu mercado objetivo, es decir quin va a necesitar
comprar el producto que tu vendes y por tanto debera saber
que tu puedes proporcionrselo. Si quieres vender impresoras
por ejemplo, tu mercado objetivo sern todas aquellas
empresasoparticularesquecomprenimpresoras.
2. Qu valores aadidos puedes aportar con tu producto.
Tienes que dejar claro que aspectos te diferencian de la
competencia(calidad,precio,serviciopersonalizado,).
3. Qu canales de promocin vas a utilizar. Son muchas las opciones (radio, prensa, Internet,
eventos). Normalmente dispondremos de un presupuesto limitado para la promocin y debemos
aplicarlodelamaneramseficiente.
Lapromocininforma,persuadeyrecuerdaalosconsumidoresoelmercado,quesuproductoexisteoque
estaalaventa.Algunasdelasherramientasquepodemosusarparalapromocinsonlassiguientes:
Relacionespblicas.Hacereferenciaatodoslosesfuerzosrealizadosparamantenerseencontacto
conpersonasclaveymejorarlaimagendelaempresa.
Publicidad. Consiste en cualquier forma de comunicacin pagada que sirve para dar a conocer tu
empresa o tus productos: anuncios en prensa, televisin o radio, tarjetas de presentacin, vallas
publicitarias,InternetDebemosdestacarquelapublicidadsecaracterizaporsucreatividad,porlo
queesimportanteestaraldaenestamateria.
Ventapersonal.Nosreferimosatodoslosesfuerzosquehacenlosvendedoresdelaempresapara
satisfaceralcliente,tratandodeinfluirloparaquefinalmenteadquieraelproductooservicio.
Incentivar la compra de nuestros productos o servicios. Podemos impulsar nuestras ventas
realizandoaccionestalescomorebajas,descuentos,cuponesregalo,muestrasgratis,etc.destinadas
ainduciralconsumidoradecidirseporlacompra.

Autoevaluacin

Sonherramientasparapromocionarnuestrosproductos:
Lapublicidad.
Rebajarnuestrosproductos.
Entregarmuestrasgratuitasdenuestrosproductos.
Todaslasanterioressoncorrectas.
Muybien.Hascaptadolaidea...

4.2.Canalesdeventay/odistribucin.
Todoshemosodohablardeloscanalesdeventaydistribucin,perosabesrealmenteloqueson?
Loscanalesdedistribucinsedefinencomolosconductosquecadaempresaescogeparala
distribucinmscompleta,eficienteyeconmicadesusproductososervicios,demaneraqueel
consumidorpuedaadquirirlosconelmenoresfuerzoposible.
El punto de partida del canal de distribucin es el productor. El punto final o de
destino es el consumidor. El conjunto de personas u organizaciones que estn
entreproductoryusuariofinalsonlosintermediarios.Enestesentido,uncanalde
distribucin est constituido por una serie de empresas y/o personas que facilitan
la circulacin del producto elaborado hasta llegar a las manos del comprador o
usuarioyquesedenominangenricamenteintermediarios.
Posiblemente te ests preguntando por qu los fabricantes o productores
deleganaintermediariosunapartedelalabordeventa?Larespuestaes,porque
losintermediariosayudanalosfabricantesoproductoresquenotienencontactos,
recursos, experiencia o conocimientos especializacin, a que sus productos y
servicioslleguenalconsumidorfinalousuarioindustrial.
Elcostedevenderdirectamenteamillonesdeconsumidores,ademsdelenorme
trabajo que implica tomar, preparar y entregar pedidos individuales, hace que la
labordedistribucinseaprcticamenteprohibitivaparalosfabricantes.Porstarazn,contratanoacuden
aintermediariosparaquerealicenloquelosfabricantesnoestnequipadosparahacer,oparaquehagan
lo que mejor saben hacer debido a sus buenas relaciones con los clientes, su experiencia, conocimientos
especializados,etc.
Adems,loscanalesdedistribucinbrindanalosfabricantesyalosconsumidores,losbeneficiosdelugary
tiempo,esdecirelproductoestardisponibleenellugaryenelmomentoadecuado.
Otro motivo por el cual se usan canales de distribucin es por que los intermediarios suelen comercializar
productos que son complementarios, y de esa manera, logran una distribucin masiva eficiente. Por
ejemplo, Los supermercados son intermediarios que ofrecen a sus clientes una amplia variedad de
productos, por lo cual, muchos consumidores acuden a ellos para satisfacer mltiples necesidades en una
solacompra.

Autoevaluacin

Losintermediariosson:
Laspersonasoempresasquefacilitanlacirculacindeunproducto.
Laspersonasoempresasqueestnentreelproductoryelconsumidorousuariofinal.
Ningunadelasanterioresopcionesescorrecta.
Lasopcionesprimeraysegundasoncorrectas.
Muybien.Lotienesclaro.

4.3.Recepcindepedidos.
Hemosrecibidoelprimerpedido!Pongmonosmanosalaobra.
La siguiente tarea en el desarrollo del proceso de venta consiste en recibir y
analizarelpedido.Yasabesqueelpedidopuedeserrecibidoenlaempresaa
travs de mltiples vas: fax, telfono, carta de pedido, a travs de agente
comercial,email...
Loprimeroquedebeshacerescomprobartodoslosdatosquefiguranenel
pedido. Es muy importante realizar esta labor con rigor para evitar arrastrar
erroresatodoelprocesoposterior:
Datosrelativosalcliente.
Relacindeproductososerviciosquenossolicita.
Condiciones particulares incluidas en el pedido (lugar y plazo de
entrega, precio, forma de pago, etc.). Muchas de estas condiciones
pueden haber sido ya negociadas con el cliente, pero incluso en ese caso, comprobaremos que se
correspondenconloacordado.
Una vez comprobados los datos, evaluamos el pedido para confirmar si la compraventa se realizar
finalmente.Llegadosaestepunto,lomsfrecuenteeslaaceptacindelpedido,peronodebemosolvidar
que existe la posibilidad de que el mismo sea rechazado por alguna causa (las condiciones solicitadas no
coinciden con las pactadas previamente, imposibilidad de servir la mercanca o realizar el servicio
solicitado...).
Tanto si se acepta el pedido como si se rechaza, procederemos a comunicarlo inmediatamente al cliente.
Encasodeaceptacin,iniciaremoselprocesodeexpedicindelamercanca.
Enlasiguienteimagenpodrsverresumidoeldiagramadelprocesoderecepcindepedidos.

4.4.Expedicindemercancas.
Acabamos de confirmar la aceptacin del primer pedido recibido. Y
ahora, qu hacemos? Seguro que lo has adivinado, preparamos y
enviamoslamercanca.
Estatareaesbastantemecnica,peronodebemosolvidarningunode
lospasosaseguir:
1. Localizacin de la mercanca en almacn. Buscaremos la
mercanca en el almacn y la llevamos a la zona de
preparacin.
2. Embalaje.Elobjetivodelmismoesprotegeryagruparlamercanca.
3. Pesado.Estatareasesuelerealizarparaprevisionesenelmanejoytransportedelamercanca.Los
medios humanos y materiales necesarios para movilizar la mercanca variarn notablemente en
funcindesupeso.
4. Etiquetado. Todos los paquetes deben ir correctamente identificados con su etiqueta, indicando el
contenido,ascomotodoslosdatosreferentesalpedidoalquepertenecenylugardeentrega.
5. Agrupacin de paquetes. Todos los paquetes que correspondan al mismo pedido se colocarn
agrupadosyseparadosdelrestoparaevitarequivocaciones.
6. Preparacin de documentos de control. Es el momento de elaborar el albarn de entrega de la
mercanca (del cual se entregar copia al cliente, previa firma y conformidad del mismo), y la
cartadeportes.
7. Entregaaltransportista.Seprocedeaentregarlamercancaaltransportista,elcualfirmarlahoja
deportesyellistadodemercancaqueseleentrega.Esteseencargardellevarlamercancaasu
puntodedestino(elindicadoporelcliente).

Paraeltransportedelamercanca,lasempresaspuedenutilizarmediospropiosocontratarlos
serviciosdeempresasdedicadasaello(empresasdetransporteodemensajera).
Esimportantequerecordemosqueeltransporteincidirenelpreciofinaldelamercanca,dado
quetieneuncostequeenmuchoscasosdebeserasumidoporelcliente.

Autoevaluacin

Indicacualdelassiguientesafirmacionesesfalsa:
La expedicin de mercancas consiste nicamente en entregarle las mismas al
transportista.
El embalaje, pesado y etiquetado de la mercanca forman parte del proceso de
expedicin.
Laexpedicindemercancasimplicatenerqueelaboraralgunosdocumentos.
Eltransportedelamercancapuedeafectaralpreciodelamisma.
Efectivamenteescorrecto,veoquehascaptadolaidea.

4.5.Lafacturaemitida.
Cundo tenemos que emitir la factura y cundo tenemos que
entregrsela al cliente? Probablemente hayas pensado que ambas
cosas se llevan a cabo en el mismo momento, pero no te precipites!
ahoraloveremosdetenidamente.
Es importante destacar que existen algunos supuestos en los cuales
noexisteobligacindeemitirfacturas.Sonlossiguientes:
1. Cuandolaoperacinsearealizadaporcomerciantesminoristas
a los que se les aplique el rgimen especial de recargo de
equivalencia.
2. Cuandosetratedeoperacionesexentasdelimpuestosobreelvaloraadido.
3. Cuando la operacin se realice por un
sujeto pasivo que tribute por el rgimen especial
simplificadodelIVA(tambinconocidocomosistemademdulos).
En cuanto al momento en que se deben emitir y entregar las facturas, debemos distinguir varias
situaciones:
Sieldestinatarionoesunempresariooprofesional,lafacturadeberemitirsey entregarse en
elmomentoderealizarlaoperacin.
Sieldestinatarioesunempresariooprofesional:
La factura se emitir en el plazo de un mes natural desde la fecha en que se realiz la
operacin. El plazo de entrega de la factura es de un mes natural desde la fecha de la
emisin.
En el caso de
facturas recapitulativas, el plazo de emisin es de un mes desde el ltimo
dadelmesnaturalquesefactura,yelplazodeentregaesdeunmesdesdelafechadela
emisin.
Enlosdoscasosanteriores,existelalimitacindeque,entodocaso,lafacturadeberhaber
sidoemitidayentregadaantesdelda16delmessiguientealperiododeliquidacindeIVA
enelquenosencontremos.
Esimportantequenoconfundaslosplazosdeemisinconlosplazosdeentregadelasfacturas.

Autoevaluacin

Unempresariocompramercancaselda10deAbril.Cuandoterminaelplazoquetiene
elproveedorparaemitiryentregarlafactura?
Elproveedortendrqueemitiryentregarlafacturaeldadelacompra,esdecirel10de
Abril.
Elplazodeemisinydeentregaterminanambosel10deMayo.
Elplazodeemisinterminael10deMayoyeldeentregael16deMayo.
Elplazodeemisinterminael10deMayoyeldeentregael10deJunio.
Muybien.Hascaptadolaidea.

Los empresarios o profesionales estn obligados a conservar las copias de las facturas durante el plazo
de 4 aos, de acuerdo con la Ley General Tributaria. No obstante, la legislacin mercantil establece que
"los empresarios conservarn los libros, correspondencia, documentacin y justificantes concernientes a su
negociodebidamenteordenados,durante6aos,apartirdelltimoasientorealizadoenloslibros,salvolo
queseestablezcapordisposicionesgeneralesespeciales."
Aselplazode4aossealadoenlaLGTlofijaen6aoslalegislacinmercantil,yaquelosjustificantes
deunejerciciopuedenhaberdesaparecidocuandounainspeccindelaAEATestcomprobandoelmismo,
yaque,elplazodeprescripcinempiezaacontarsedesdeeldasiguientealltimodelplazovoluntariode

declaracin.

5.Elaboracindedocumentosdecompraventa.

Casoprctico

Matilde ha llegado hoy tarde del trabajo. Le comenta a

Jaimequeelretrasosedebeaquehatenidoquepreparar
a ltima hora varias facturas, y en el ltimo momento han
detectado que haba unos errores en los albaranes de
dichasfacturas.
S que ya estars muy cansada hoy, pero maana me
gustara que me expliques como tengo que elaborar todos
esosdocumentosenmiempresa.LecomentaJaime.
Notepreocupes,yaversquenoestancomplicado.Solo
tienes que elaborarlos con mucho cuidado y teniendo en cuenta todo lo que yo te explique. Le
respondeMatilde.
Siesqueeresunajoya.Anda,sintateadescansarmientrasterminodeprepararlacena.

Ya conoces muchos de los documentos que se originan en los procesos de compraventa, y ha llegado el
momentodequeaprendasaelaborarlos.
De todos ellos, los nicos documentos estrictamente necesarios, y por tanto, los que realizars s con ms
frecuencia en el mbito empresarial, son: el pedido, el albarn y la factura. Por ello, nos centraremos de
momentoenlaelaboracindelosmismos.
Elpedido,elalbarnylafacturasontresdocumentosqueestninterrelacionados.Seexpidenenelorden
en que los hemos enunciado, y cualquier error en alguno de ellos que no sea detectado a tiempo, se
trasladar inevitablemente al documento o documentos posteriores. Es importante por tanto que seas
cuidadosoalahoradeelaborarlos.

Autoevaluacin

Unerrorenunalbarn,quenoseadetectadoatiempo,provocarerroresen:
Elpedido.
Elpedidoylafactura.
Noprovocarerroresenningndocumento.
Lafactura.
Efectivamenteescorrecto.

5.1.Elpedido.
Recuerdas las distintas vas a travs de las cuales se poda formalizar el pedido? Ahora nos vamos a
centrarenlaelaboracindedosellos:lanotadepedidoylacartadepedido.
Como ya sabes, la nota de pedido es un impreso a travs del cual se solicita el envo de mercanca a un
proveedor.
La nota de pedido es libre en cuanto a su formato, es decir, cada empresa podr usar el diseo de la
misma que prefiera, pero si es muy importante respetar un contenido mnimo: la identificacin del
comprador,delvendedor,delamercanca,fechaylugardeentregayfirma.Enocasionesenlapropianota
depedidosepuedenindicarlascondicionesdecompraventaacordadas.

Esimportantenumerartodoslospedidos,albaranesyfacturas.Ellonosayudarenelcontrolde
todaladocumentacindelprocesodecompraventa.

Lacartadepedidoesunacomunicacinformaycomotalsuconfeccinhadesercuidada.Peseaseun
medio menos rpido que la nota de pedido, nos ofrece la ventaja de poder concretar de manera ms
detalladalascondicionesdelacompra.Losdatosquedebecontenerson,comomnimo,losmismosquela
notadepedido.
Tantoenelcasodelanotadepedido,comoenlacarta,lonormalesemitirdoscopiasdeldocumento,una
paraelcompradoryotraparaelvendedor.
Para ver el proceso de gestin de la compraventa vamos a ir desarrollando en la unidad un ejemplo. Las
imgenes ampliables de los siguientes apartados ilustrarn este ejemplo. Los datos de partida son los
siguientes:
LaempresaComermatiS.L.,conCIFB18152518ydomicilioenCalleSolNacientenmero9deGranada
ha realizado un pedido el da 21 de Noviembre de 2011 a su proveedor Industrias Alimentarias S.A., con
CIFA28197482,ydomicilioenCalleLaderanmero7deMlaga.Losartculossolicitadosendichopedido
son:
40cajasdeleche.Referencia1518M.Preciounidad:2,70euros.
10cajasdeatnenconserva.Referencia18T.Preciounidad:8,50euros.
Lascondicionesacordadasentreambaspartesparalacompraventason:descuentocomercialdel5%enla
leche y del 2% en el atn. Lugar de entrega: domicilio del comprador en 3 das laborables mximo. La
compraestgravadaconel8%deIVA.Elpagoseralcontado.
Acontinuacinsemuestrandosejemplosdenotaycartadepedido.

5.2.Elalbarn.
Como bien recordars, el albarn es el documento que acredita la salida de mercanca del almacn, pero
piensasquetieneademsalgunaotrafinalidad?Claroques,vemosloacontinuacin.
Elalbarneseldocumentomercantilqueacompaaalgneroenelmomentodesuentregaal
comprador, y que incluye una relacin detallada de los bienes y/o servicios que se entregan.
Dicho documento constituye el elemento de prueba esencial a los efectos de acreditar la
entrega.
Esmuyimportantequelapersonaencargadaderecepcionarlamercanca
laexamineasullegadaycompruebequesecorrespondeexactamentecon
loquefiguraenelalbarn.
Al igual que ocurre con la nota de pedido, el formato del albarn es libre,
pero es muy recomendable que contenga al menos la siguiente
informacin: identificacin de las partes, nmero del documento, fecha y
lugar de emisin y de entrega de la mercanca, e identificacin detallada
delamercanca.
Podemosdistinguirdostiposdealbaranes:
1. Albarn valorado. Es aquel en el se especifica el precio unitario
delasmercancas.Enocasiones,aparecentambinreflejadosenel
mismolosdescuentosygastosadicionales,aunqueestonoesmuy
frecuente.
2. Albarnnovalorado.Esaquelenelqueindicanicamentelamercancaobjetodelacompraventa,
sinentrarendetallesdeprecio.
Tanto los de un tipo como los del otro son correctos en la prctica habitual. Cada empresa decidir como
deseaelaborarlos.
No olvides nunca la importancia de que el documento sea firmado por el comprador como declaracin de
conformidadconlaentrega.
Siguiendo con el ejemplo planteado en el apartado anterior, en la siguiente imagen puedes ver un posible
formatodealbarn.

Autoevaluacin

Unalbarnenelquenoseespecifiqueelpreciounitariodelosartculosserincorrecto
ynotienevalidez.
Falso.
Verdadero.
Lohascomprendidoperfectamente.

5.3.Lafactura.
Recuerdastodoloquehemosestudiadohastaahorasobrelasfacturas?Ysobrelosgastosydescuentos
enlacompraventa?Perfecto,yahallegadoelmomentodeaplicarloalaprctica.
Los datos para confeccionar la factura se obtienen del albarn, que previamente habr sido firmado por el
cliente, dando as su conformidad al mismo. Recuerda incluir todos los datos que hemos estudiado como
obligatoriosenelcontenidodelafactura.
El primer paso consiste en calcular el importe bruto de la factura, que se obtiene multiplicando el precio
unitariodelproductoporelnmerodeunidadesadquiridas.
Una vez obtenido el importe bruto, debemos restarle la cantidad correspondiente a los descuentos que se
hayanacordadoparaesosproductos,yposteriormenteaadiremoslosgastosaccesoriosalaoperacin.
Porltimo,solonosquedaaadiralresultadoobtenidolacuotacorrespondientedeIVA.
Debes tener en cuenta que los gastos que van incluidos en la facturan (transporte, seguros...) tributan al
mismotipoimpositivodeIVAquelasmercancasaquevanasociadas.Enelcasodequeexistanartculos
con distintos tipos impositivos en la misma factura, debemos repartir proporcionalmente los gastos de la
compraentreelimportebrutodecadatipodeartculos.
Enlasiguienteimagenpuedesverelprocesoquesesigueparaelclculodelafactura.Pinchasobreella
paraverlaendetalle.
Clculodelafactura

Resumentextualalternativo

En la siguiente imagen vers el resulta final de la factura correspondiente al ejemplo planteado en la

unidad.

Autoevaluacin

Si una empresa realiza una compra de 100 cajas de agua, dicha mercanca estar
gravadaconel8%deIVA,ylosgastosdeportesdedichamercancatributarnal:
18%porqueeseltipogeneral.
0%porquelosportesnollevanIVA.
Dependerdelaempresaquerealiceeltransporte.
8%aligualquelamercancacomprada.
Efectivamenteescorrecto.

5.4.Lafacturarectificativa.
Cmo podemos modificar una factura que ya ha sido confeccionada y emitida? Solamente podremos
modificarlaatravsdeunafacturarectificativa.
Lafacturarectificativaesundocumentoqueseemiteparalacorreccindeunafacturaoriginal.
Habrqueexpedirunafacturarectificativaenlossiguientescasos:
1. Cuandolafacturaoriginalnocumpleconalgunodelosrequisitosobligatorios.
2. Cuando la base imponible o las cuotas repercutidas de IVA no se hubiesen determinado
correctamente.
3. Cuandoseproduceunadevolucindeenvasesomercancas.
4. Porlaconcesindedescuentosobonificacionesporvolumendecompra.Tantoenelcasoindicado
en el punto 3, como en ste ltimo, no ser obligatoria la emisin de una factura rectificativa, si
existe un posterior suministro al mismo destinatario, en cuyo caso se permitir realizar la
correspondientecorreccinenlasiguientefacturaqueleseaemitida.
Al realizar una factura de rectificacin deben observarse los mismos requisitos de contenido ya estudiados
para las facturas ordinarias, pero se establecer una serie especial de numeracin. Adems deber
constarlacondicindedocumentorectificativoyladescripcindelacausaquemotivadicharectificacin.
La factura rectificativa deber ser emitida en el momento en que el obligado a expedirla tenga constancia
delascircunstanciasqueobliganasuemisin,siemprequenohubiesentranscurridocuatroaos a partir
delmomentoenquesedevengelimpuesto.
Siguiendoconelejemplodesarrolladoalolargodelaunidad,imaginaqueelcompradorhubiesedevuelto
cinco cajas de atn en conserva por encontrarse en mal estado. El proveedor emite la correspondiente
facturarectificativaenfecha5deDiciembre.Puedesverlaenlasiguienteimagen:

5.5.Librosregistrodefacturasrecibidasyfacturasemitidas.
Quotrasobligacionestienenquecumplirlosempresariosenrelacinalprocesodecompraventa?
Loa empresarios y profesionales sujetos pasivos del IVA estn obligados a llevar los libros de registro de
facturas emitidas, de facturas recibidas, de bienes de inversin y de determinadas operaciones
intracomunitarias.
Loslibrosderegistrodebencumplirunosrequisitosformales:
Debensercumplimentadosporordendefechas,conclaridadyexactitud.
Nosepuedendejarfilasenblanco.
Nosepodrnrealizartachadurasniraspaduras.
Laspginasdebenestarnumeradascorrelativamente.
Nosotrosnoscentraremosenelestudiodedosdeloslibrosindicadosanteriormente:
1. Libro registro de facturas emitidas. En este libro se inscribirn las facturas o documentos
sustitutivos que la empresa emita, incluso por operaciones exentas, indicando su nmero, fecha,
destinatario,baseimponible,tipodeIVAycuotarepercutida.
Normalmente las facturas se anotarn de una en una, pero tambin existe la posibilidad de anotar
variasenunasientoresumensiemprequesecumplansimultneamentelossiguientesrequisitos:
Quelasoperacionessehayanrealizadodentrodeunmismomesnatural.
Queseanoperaciones
gravadasconelmismotipodeIVA.
Queenlosdocumentosexpedidosnoseaobligatorialaidentificacindeldestinatario.
Queelimportetotaldedichasfacturasnoexcedade6.000euros.
2. Libro registro de facturas recibidas. En el se anotarn correlativamente las facturas que la
empresa reciba indicando su nmero, fecha, expedidor, base imponible, tipo de IVA y cuota
soportada.
Podrn hacerse asientos resmenes de facturas recibidas en la misma fecha, siempre que su
importe individual no exceda de 500 euros y el importe total de las mismas no exceda de 6.000
euros.
Tantoenelcasodeloslibrosderegistrodefacturasemitidascomoenelderecibidas,servlidala
anotacin de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que
tributenadistintostiposimpositivos.Seestablece adems la obligacin de anotar por separado las
facturasrectificativas,enatencinalaespecificidaddelasmismas.
Enlasiguienteimagenpodrsencontrarunejemplodeloslibrosderegistro.Comopodrscomprobar,los
datos contenidos en l ya no se corresponden con el ejercicio desarrollado a lo largo de la unidad. Hemos
incluidovariasfacturasparaqueseamsilustrativo.

Autoevaluacin

En los libros de registro de facturas emitidas y recibidas podemos dejar lneas en

blancoporsisenosolvidaanotaralgunafactura:
Falso.
Verdadero.

Lohascomprendidoperfectamente.

5.6.Aplicacionesinformticasdefacturacin.
Hastaahorahasestudiadogranpartedelosdocumentosadministrativosque
se generan en la compraventa. Crees que sera lgico y racional realizar
todosellosamano?Porsupuestoqueno.Eltrabajocotidianodelaempresa
engeneral,ydelosprocesosadministrativosenparticular,ganaeneficiencia
cuandoserealizanconelapoyodemediosinformticos.
Las empresas pueden elegir distintas alternativas a la hora de seleccionar el
tipo de aplicaciones que utilizarn para la gestin del proceso de
compraventa:
1. Usar aplicaciones informticas de propsito general. Son los
conocidos como paquetes integrados, tipo OpenOffice o Microsoft
Office. Suelen incluir procesador de textos, hoja de clculo, bases de datos y programa de
presentaciones.Todaslasaplicacionesestnconectadasentres,demaneraquelaintroduccinde
datosenunadelasaplicacionesesvlidaparalasdems.
Este tipo de aplicaciones estn indicadas para pequeas empresas comerciales, y a travs de ellas
se mecanizan tareas como: correspondencia, contratos, pedidos, albaranes, facturas, ficheros de
clientesyproveedores,etc.
Entre las ventajas que presentan, destacan su bajo coste (o incluso gratuitas en el caso de
OpenOffice), relativa facilidad de manejo, y gran capacidad de adaptacin a las necesidades del
usuario.
2. Usar aplicaciones especficas de gestin. Se suelen denominar programas de facturacin y
normalmente son paquetes informticos que desarrollan todo el proceso de gestin de la
compraventadeformaautomticaapartirdelosdatosinicialesdeclientes,proveedores,productosy
condicionesdecompraventa.
En el mercado podemos encontrar desde paquetes muy econmicos y sencillos (para
microempresas),hasta paquetes muy complejos que incluyen la gestin integral de fabricacin y
almacenaje(destinadosagrandesempresas).
Estas aplicaciones suelen ser la mejor alternativa para muchas empresas dado que su coste es
asequibleyfacilitanenormementelagestindelprocesocompletodecompraventa.
3. Usaraplicacionesespecficasdiseadasamedida.Atravsdeestasaplicacionessecontrolala
gestinintegraldeunaempresa,desdelaplanificacinestratgicahastalagestinoperativa.Suelen
ser soluciones modulares, siendo uno de los mdulos que la componen el de gestin de la
compraventa.
Normalmente son usadas en grandes empresas. Entre sus ventajas destacan la capacidad para
gestionar todos los mbitos de la empresa de manera personalizada, ya que se crean a medida. El
mayorinconvenientequepresentanessuelevadocoste.

Parasaberms

En el siguiente enlace encontrars la oferta de aplicaciones informticas de facturacin de la

marca Sage SP. Aunque existen muchas marcas en el mercado, esta es una de las ms
utilizadas. En la web de Sage SP tienes incluso la posibilidad de descargar versiones
demostrativasdealgunosdesusprogramas.
Aplicacionesinformticasdefacturacin.

6.Gestindeclientesyproveedores.

Casoprctico

Jaime est muy contento porque ya conoce muchos aspectos de

la gestin de su negocio. Sin embargo, ltimamente hay varias
preguntas que le rondan en la cabeza: qu se realmente sobre
misclientesyproveedores?estnsatisfechos?,porquperda
aquelcliente?
Es lgico que Jaime se cuestione esos temas, la gestin de las
relaciones con clientes y proveedores es vital en cualquier
empresa.

Ten en cuenta que no es necesario que una empresa tenga muchos clientes y proveedores para que la
gestin de los mismos sea pronto catica, y la obtencin de informacin valiosa para el crecimiento de la
empresaseadifcil.
Gestionar de manera eficiente la relacin con clientes y proveedores es fundamental para la
supervivenciayelcrecimientodelaempresa.
Lagestindeclientesyproveedoresconsisteenunaestrategiaglobal
encaminada a obtener la mxima informacin posible sobre ellos,
especialmente sobre su comportamiento y sus necesidades. La
finalidad de ello es establecer relaciones duraderas y permanentes en
unascondicionesquesatisfaganaambaspartes.
Algunos de los mtodos de recogida de la informacin necesaria son
lossiguientes:
Trabajo de campo: consiste en la recogida de informacin
directa, facilitada por el propio cliente o proveedor en los procesos de negociacin llevados a cabo
conellos.
Empresas de informacin comercial y bases de datos: nos referimos a empresas que suelen
recoger informacin del Registro Mercantil y los cruzan con bases de datos de incidencias
financieras,judiciales,etc.
Entidades financieras: nuestro banco de confianza puede ayudarnos en la bsqueda de
informacindadoquenormalmentetienenaccesoabasesdedatosalasquenosotrosno.Adems,
confrecuenciadisponendeinformacinporexperienciapropiaconellos,oatravsdeterceros(otros
clientes,otrosbancariosamigos...).
Internet: es una fuente de informacin gratuita y que en ocasiones nos proporciona datos valiosos
(boletinesoficiales,foros...).
Eltratamientodetodalainformacinrecopiladasepuedellevaracabodevariasmaneras,siendolasms
frecuenteslospaquetesinformticosdegestin,lasbasesdedatosylastpicasfichasenpapeldeclientes
yproveedores.
Cada empresa decidir cual o cuales de dichos medios va a utilizar, pero en cualquier caso es de vital
importanciasometeracontinuasrevisionesyactualizacioneslainformacindequedisponemos.

Parasaberms

El siguiente enlace te llevar a la pgina web de Openoffice, donde encontrars varias

aplicaciones de software libre y gratuito. Entre ellas se incluye una base de datos. Sera
interesantequeleechesunvistazoparavercmofunciona.
BasededatosOpenoffice.

6.1.Lafichadeclientes.
Culeslaprincipalfuentedeingresosdeunaempresa?Claroque
si!,susclientes.
Cuanto mejor conozcamos a nuestros clientes, mejor podremos
satisfacer sus necesidades. No debemos olvidar que transformar a
unclienteenunclientefielescincovecesmenoscostosoqueatraer
unclientenuevo.
Quiz te preguntes qu informacin exactamente debo recopilar
sobre cada cliente?. La respuesta es clara y sencilla, cuanta ms
informacin mejor. Como datos mnimos de partida es importante
recogerlossiguientes:
Datosfiscalesydecontactodelcliente.
Artculosquedemandausualmenteycaractersticasdeseadasparalosmismos.
Condiciones particulares acordadas con el cliente en la negociacin (descuentos, gastos accesorios,
formadepago,plazosdeentrega...).
Normalmente,en"observaciones"indicaremostodalainformacinadicionalrecopiladayquepueda
ayudarafavorecernuestrarelacinconelcliente.
El formato de la ficha de clientes es libre y cada empresa adaptar el mismo a sus necesidades. A
continuacin te proponemos un modelo de ficha de clientes que te puede servir de referencia. Podrs
observar que los datos recogidos en la misma se corresponden con los del ejemplo que venimos
desarrollandoenlaunidad.
Llegados a este punto, es muy importante que tengas en cuenta la Ley Orgnica de Proteccin de Datos.
Unadetusobligacionesessalvaguardarlaseguridaddelosdatosdetusclientes.

Parasaberms

En el siguiente enlace te encontrars una recopilacin de la informacin ms relevante en

cuantoalasobligacionesdelasempresasenmateriadeproteccindedatos.
Obligacionesenmateriadeproteccindedatos

6.2.Lafichadeproveedores.
Recuerdaselprocesoqueseguamosparaseleccionaranuestros
proveedores? Ahora que ya hemos determinado cuales sern
nuestros proveedores, es muy importante recopilar toda la
informacindequedisponemosacercadeellos.Noolvidesquelos
proveedoresqueposeaunaempresadeterminarnengranmedida
elxitodesta.
El contar con buenos proveedores no slo significa contar con
productos de calidad y, por tanto, poder ofrecer productos de
calidad, sino tambin la posibilidad de tener bajos costos, o la
seguridad de contar siempre con los mismos productos cada vez
queserequieran.
Debemos crear una base de datos (ya sea en formato de fichas, o informatizado) donde tendremos a
nuestros proveedores, identificndolos por su mejor producto y cualidad, esto nos ayudar a seleccionarlos
dependiendo de nuestras necesidades. Hay proveedores que no son cruciales, pero otros son de vital
importanciapuestoquerepercutenenlosresultadosdecostosdelaempresa.
Es muy importante evaluar continuamente nuestra relacin con cada proveedor, y actualizar toda la
informacin relativa al mismo. Para ello, se realiza peridicamente una comprobacin efectiva de que el
proveedormantieneregularmentelacalidaddelosproductosyserviciossolicitadosNopodemosconvertira
ningn proveedor en imprescindible. Si un proveedor excelente empieza a fallar en la satisfaccin de tus
necesidades,hablatranquilamenteconl,parasabersitienealgnproblema.Siesosfallosdeserviciose
mantieneneneltiempo,quizhayallegadolahoradecambiardeproveedor.
Aligualqueocurraconlafichadeclientes,lafichadeproveedorestendrunformatolibre,adaptadoalas
necesidadespropiasdecadaempresa.Siguiendoconnuestroejemplo,proponemosunposiblemodelo.

Autoevaluacin

Es necesario actualizar la informacin de que disponemos sobre nuestros

proveedores?
Solosielproveedorcambialospreciosdesusproductos.
Noesnecesario.Yaseanotarontodoslosdatoscuandoloelegimoscomoproveedor.
Dependedecadaempresa,peronoesalgodevitalimportancia.
Si.Debemosevaluarcontinuamentenuestrarelacinconelyactualizarlosdatos.
Muybien.Lotienesclaro.

Anexo.Licenciasderecursos.

LicenciasderecursosutilizadosenlaUnidadde
Recurso(1)

Datosdelrecurso(1)

Autora:Latinstock.
Licencia: Uso Educativo no comercial para plataformas pblicas
deFpaD.
Procedencia:Latinstock.

Autora:Latinstock.
Licencia: Uso Educativo no comercial para plataformas pblicas
deFpaD.
Procedencia:Latinstock.

Autora:Latinstock.
Licencia: Uso Educativo no comercial para plataformas pblicas
deFpaD.
Procedencia:Latinstock.

Autora:Latinstock.
Licencia: Uso Educativo no comercial para plataformas pblicas
deFpaD.
Procedencia:Latinstock.

Autora:Latinstock.
Licencia: Uso Educativo no comercial para plataformas pblicas
deFpaD.
Procedencia:Latinstock.

Autora:Latinstock.
Licencia: Uso Educativo no comercial para plataformas pblicas
deFpaD.
Procedencia:Latinstock.

Autora:Latinstock.
Licencia: Uso Educativo no comercial para plataformas pblicas
deFpaD.
Procedencia:Latinstock.

Recurso(2)

Autora:PatrickIsenegger.
Licencia:GNU.
Procedencia:
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:OpenOffice.org_2_icon.svg